Meeting: Alle Tipps für bessere Besprechungen

Wie viele Meetings machen Sie in der Woche so mit? Für viele Arbeitnehmer ist es mindestens eins, manche sitzen hingegen sogar täglich am Konferenztisch und kämpfen sich durch eine Besprechung nach der anderen. Die zweite Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Wie viele dieser Meetings sind wirklich gut, nützlich, informativ und waren am Ende den zeitlichen Aufwand wert? Leider zeigt sich in vielen Unternehmen, dass es sich dabei eher um die Ausnahme als die Regel handelt. Stunde um Stunde wird besprochen und doch kommt nichts dabei herum. Sinnvoll ist anders und in der Zeit, die ein Team beim Meeting vergeudet, könnte ein ganzes Projekt auf die Beine gestellt werden. So kann es nicht weitergehen – wir haben alle Tipps zusammengestellt, die für bessere Meetings sorgen und Ihnen dabei helfen, das Beste aus Konferenzen herauszuholen

Meeting: Alle Tipps für bessere Besprechungen

Meeting: Zeitverschwendung oder nützliches Treffen?

Um gleich zu Beginn Missverständnisse vorzubeugen: Es geht nicht darum, Meetings zu verteufeln oder allgemein zu behaupten, es sei reine Zeitverschwendung, Mitarbeiter zusammenzurufen und gemeinsam über Projekte, Fortschritte, Ideen, Probleme und deren Lösungen zu beraten. Ganz im Gegenteil. Meetings sind für den Austausch am Arbeitsplatz enorm wichtig und sind in vielen Situationen ein geeignetes Instrument.

Nicht Meetings an sich, sondern deren Umsetzung ist das Problem. Wird ein ganzes Team oder zumindest ein beachtlicher Teil davon davon für eine Stunde, 90 Minuten oder länger in einen Raum gepfercht, ohne dass es einen wirklichen Grund dafür gibt oder am Ende ein sinnvolles und produktives Ergebnis steht, kostet das ein Unternehmen bares Geld – und die Mitarbeiter kostbare Nerven.

Meetings müssen nicht abgeschafft, sondern verbessert werden. Dann kann ruhig regelmäßig ein Treffen einberufen werden und alle Teilnehmer sind mit Begeisterung dabei, statt schon im Vorfeld Kopfschmerzen zu kriegen und vor Langeweile einzuschlafen.

Damit Ihre Meetings in Zukunft keine Zeitverschwendung mehr sind, haben wir alle Tipps für das perfekte Meeting zusammengefasst und erklären Ihnen auch, wie Sie einen besonders guten Eindruck in der Besprechung hinterlassen:

Alle Tipps fürbessere Meetings und Konferenzen

Tipps für bessere Meetings

Viele Meetings laufen nach einem ähnlichen Muster ab: Der Chef erzählt, kaum einer weiß genau, worum es dabei eigentlich geht, höchstens ein kleiner Anteil ist überhaupt an dem Projekt oder Thema beteiligt und der Rest sitzt stumm daneben und versucht möglichst interessiert auszusehen. Kurz gesagt: Viel Lärm um nichts. Als Ressourceneinsatz ein pures Desaster, da unzählige Arbeitsstunden schlichtweg verschwendet werden.

Dabei können schon einfachste Mittel helfen, um Meetings besser und erfolgreicher zu gestalten. Zum Beispiel nur dann ein Meeting einzuberufen, wenn es dafür wirklich einen konkreten Anlass gibt – und nicht weil es einfach regelmäßig jeden Freitag stattfindet. Auch sollte es eine Diskussion sein, kein Monolog. Wenn ohnehin nur der Chef redet, kann dieser auch eine Rundmail schreiben, um die Informationen weiterzugeben.

Hilfreich ist es zudem, möglichst kurze Meetings einzuberufen und sich an die zeitlichen Vorgaben zu halten. Schluss mit endlosem Schwafeln, stattdessen auf den Punkt gebrachte Kommunikation, die wirklich voranbringt.

Weitere Meeting-Tipps finden Sie HIER.

Verhaltensregeln für Meetings

Manchmal möchte man im Meeting nur noch verwundert mit dem Kopf schütteln. Das Verhalten mancher Kollegen ist unglaublich und trägt dazu bei, dass Besprechungen ein regelrechter Albtraum werden. Wer sich über andere beschweren möchte, sollte jedoch unbedingt darauf achten, nicht selbst mit negativem Benehmen aufzufallen und gegen den Meeting-Knigge zu verstoßen.

Smartphones haben beispielsweise am Konferenztisch nichts verloren – und einen Anruf annehmen oder E-Mails und Nachrichten beantworten geht überhaupt nicht, egal wie lange es dauert. Den Gegenüber ausreden zu lassen und diesen mit Respekt zu behandeln, sollte ebenfalls selbstverständlich sein, doch leider zeigt die Erfahrung immer wieder, dass im Meeting die gute Kinderstube vergessen wird.

Fast scheint es so, als gelten Verhaltensregeln, die am Arbeitsplatz vollkommen normal sind, im Meeting plötzlich nicht mehr – der Besprechungsraum als Ort, an dem alles erlaubt ist. Um ein gutes Meeting zu haben, sollten alle Beteiligten sich an die Regeln halten und helfen, das Treffen zu gestalten.

Weitere Knigge-Regeln für Meetings finden Sie HIER und HIER.

Typische Gedanken im Meeting

Was geht Ihnen im Meeting so durch den Kopf? Der wahrscheinlich häufigste Gedanke lautet wohl: Wann hat das hier endlich ein Ende? Wenn der Chef ohne Punkt und Komme redet und nicht abzusehen ist, wann das Meeting endlich zum Abschluss kommt, steigt der Frust und die Langeweile.

Ebenso anstrengend kann es sein, wenn ein Kollege einen dummen und unqualifizierten Beitrag nach dem anderen liefert und Sie sich wiederholt innerlich fragen, wie es überhaupt möglich ist, dass so jemand im selben Team mit Ihnen arbeitet.

Keine Sorge: Solche Gedanken haben nicht nur Sie, sondern vermutlich auch viele andere am Tisch. Wichtig ist es jedoch, dass Sie diese unbedingt für sich behalten. Das ist zugegeben nicht immer ganz leicht, doch Sie tun sich keinen Gefallen damit, Ihnen ein solcher Kommentar über die Lippen kommt.

Weitere Dinge, die jeder im Meeting denkt, finden Sie HIER.

Smarter wirken im Meeting

Meetings sind immer ein Schaulaufen. Jeder hat die Chance, sich zu präsentieren, mit Ideen zu glänzen, seine hervorragenden Leistungen in großer Runde anzupreisen und den Chef mit Innovationen zu begeistern. Und natürlich wollen alle Beteiligten den besten Eindruck machen.

Häufig ist das mehr Schein als Sein – doch kann das sehr gut funktionieren und warum nicht ein wenig tricksen, um beruflich voranzukommen oder sich für eine Gehaltserhöhung zu empfehlen? Schon mit Ihrer Wortwahl können Sie bewirken, von anderen als besonders smart wahrgenommen zu werden.

Komplizierte Worte wirken clever, gerade wenn diese aus der Mathematik kommen. Die Bedeutung des Gesagten bleibt zwar identisch – doch es klingt einfach viel schlauer, wenn Sie nicht von Ja oder Nein, sondern einer binären Entscheidung sprechen.

Weitere Tricks, um im Meeting besonders schlau zu wirken, finden Sie HIER.

Die richtige Anzahl von Teilnehmern im Meeting

Wer sollte alles an einem Meeting teilnehmen? Diese Frage scheinen sich viele Führungskräfte erst gar nicht zu stellen, stattdessen wird einfach grundsätzlich das gesamte Team zur Besprechung gebeten. Das kann zwar sinnvoll sein, doch ist es längst nicht immer. Zum einen betrifft das Thema des Meetings nicht jeden Kollegen, zum anderen sind zu große Meetings wenig zielführend.

Zu große Gruppen führen zu schlechteren Ergebnissen im Meeting – da sind sich Forscher ohnehin einig. Die Kommunikation wird zunehmend schwieriger, es müssen ständig Dinge erklärt werden, weil nicht alle auf demselben Wissensstand sind und in sehr großen Meetings findet insgesamt ein schlechterer Austausch statt.

Als Faustregel gilt hat Amazon-Chef Jeff Bezoz einmal gesagt: Zwei Pizzas sollten ausreichen, um die Teilnehmer eines Meetings satt zu bekommen. Umgerechnet auf eine Personenzahl bedeutet dies, dass fünf bis allerhöchstens acht Mitarbeiter in einem Meeting sitzen sollten.

Weitere Informationen dazu finden Sie HIER.

Meeting im Stehen – Tipps zur Stehkonferenz

Meetings sollen kürzer und agiler werden. Eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen: Lassen Sie die Stühle weg und laden Sie nicht zum klassischen Meeting, sondern zu einer Stehkonferenz. Diese sind von Anfang an für eine deutlich kürzere Zeit geplant, schließlich will sich niemand zwei Stunden lang die Beine in den Bauch stehen.

Schon 15 Minuten können für ein Meeting im Stehen ausreichen, der präzise Austausch wird gefördert und es ist eine Abwechslung zu den immer gleichen Besprechungen im Sitzen.

Doch auch Stehkonferenzen sollten gut vorbereitet werden und ähnlichen Regeln folgen, wie andere Meetings. Eine klare Agenda hilft dabei, die Kernthemen nicht aus den Augen zu verlieren und auch wenn die Atmosphäre im Stehen ein wenig lockerer ist, sollte mit der gleichen Professionalität vorgegangen werden.

Weitere Tipps zu Meetings im Stehen finden Sie HIER.

Team richtig einstellen – Tipps für Kick-off Meetings

Ein großes Projekt steht an, der Kunde hat hohe Erwartungen und es gibt viel zu tun. Zum Start werden alle Beteiligten zu einem Kick-off Meeting geladen, in dem die wichtigsten Informationen weitergegeben und Fragen geklärt werden. Richtig umgesetzt kann dies der Startpunkt für ein erfolgreiches Projekt werden – oder der Anfang vom Ende sein.

In jedem Fall sollten die Rollen geklärt und Zuständigkeiten sowie Verantwortungen verteilt werden. Nach dem Meeting sollte jeder wissen, was seine Aufgabe ist und wofür die Kollegen zuständig sind. Auch die Zwischen- und Endziele sollten eindeutig definiert und klar kommuniziert werden, um Missverständnissen und späteren Problemen vorzubeugen.

Weitere Tipps zu Kick-off Meetings finden Sie HIER.

Moderationstechniken für Meetings

Der Verlauf eines guten Meetings sollte nicht einfach sich selbst oder dem Zufall überlassen werden. Vielmehr braucht es eine Moderation, die dafür sorgt, dass es einen roten Fragen gibt, alle wichtigen Themen und Fragen behandelt werden und die vorgegebene Zeit nicht überschritten wird.

Ein Moderator übernimmt im Meeting eine wichtige Rolle und leitet durch die Diskussion, ist aber vor allem auch dafür verantwortlich, die Redebeiträge an andere abzugeben. Moderation sollte nicht in einen Monolog ausarten.

Gezielte Ansprache der Teilnehmer und Rückfragen sind wichtige Techniken, um Meetings erfolgreich zu moderieren.

Weitere Informationen zur Moderation von Meetings finden Sie HIER.

Tipps für fehlende Vorbereitung im Meeting

In einer idealen Welt sind alle Teilnehmer eines Meetings optimal vorbereitet, wissen genau, worum es geht und haben sich bereits im Vorfeld eigenständig Gedanken gemacht, Ideen entwickelt und nach Lösungen für die Probleme gesucht, auf die Sie dabei gestoßen sind.

Die Realität zeigt jedoch: Viele kommen in ein Meeting und sind vollkommen unvorbereitet. Andere sollen das aber natürlich nicht mitbekommen und so liegt es an Ihnen, Ihr fehlendes Wissen geschickt zu überspielen. Stellen Sie beispielsweise Fragen, wenn ein Kollege etwas gesagt oder vorgeschlagen hat – so können Sie sich beteiligen, ohne selbst Neues beitragen zu müssen.

Gut kommt es auch an, wenn Sie ein Zwischenfazit ziehen und noch einmal kurz zusammenfassen, was die anderen bereits gesagt und erarbeitet haben. Optimal: ein sogenanntes Besprechungsprotokoll.

Weitere Tipps und Informationen dazu finden Sie HIER.

[Bildnachweis: sirtravelalot by Shutterstock.com]
10. August 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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