Meeting: 13 Tipps + 3 geniale Ideen für bessere Meetings

Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen dann stark nach. Mit einem Meeting ist das genauso. Viele davon ziehen sich in die Länge wie Kaugummi am Schuh. Tagein, tagaus verbringen unzählige Arbeitnehmer wertvolle Arbeitszeit in Meeting, Konferenzen, Besprechungen. Doch wie viele davon sind wirklich produktiv, nützlich, hilfreich? Umfragen und Studien zeigen: Weit weniger als viele denken. Schluss mit dieser Zeitverschwendung! Ein schlechtes Meeting kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und kostbare Motivation. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, zahlreiche Tipps und Methoden, wie Sie Ihre Meetings optimieren und produktiver machen…

Meeting: 13 Tipps + 3 geniale Ideen für bessere Meetings

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Meeting: Problematisch statt produktiv

Zahlreiche Studien zeigen: Arbeitnehmer verbringen inzwischen rund die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in Meetings und Teamsitzungen. Führungskräfte sogar noch mehr. Zeit, die oft besser genutzt werden könnte. Denn auch das zeigen die Umfragen unter Betroffenen: Ein großer Teil der wöchentlichen Meetings könnte problem- und ersatzlos gestrichen werden. Viele Meetings sind unnütz und sorgen eher für mehr Probleme, statt zur Lösung beizutragen.

Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Harris verlieren Beschäftigte weltweit durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings, denen sie zwar beiwohnen, die aber kaum Relevant für ihre tägliche Arbeit haben.

Warum sind Meetings oft unproduktiv?

Dabei kommen gleich mehrere Faktoren zusammen, die Meetings zu Produktivitätskillern machen:

  • Die Arbeitszeit wird zerstückelt
    Je häufiger Meetings am Tag stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Wie sollen Sie sich wirklich einer Aufgabe widmen, wenn Sie zwischen zwei nervigen Meetings, in denen kaum etwas Neues besprochen wird, nur eine oder knapp zwei Stunden Zeit haben? Der oft beschworene Flow – er findet nicht mehr statt.
  • Die Meetings liefern keine Ergebnisse
    Zudem werden in diesen Meetings oft nur über abstrakte Probleme, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien gesprochen. Entsprechend theoretisch und nutzlos sind häufig die Ergebnisse. Trotzdem haften Meetings in der Welt des Managements nahezu sakrosankte Attribute an, wie positiv, populär, produktiv. Was kaum einer zugibt: Die Zusammenkünfte sind oft nichts weiter als Marktplätze der Eitelkeiten – mit hohen Risiken und Nebenwirkungen. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet; wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab.
  • Die Teilnehmer sind genervt und frustriert
    Ein langfristiger Effekt, der auch außerhalb des Meetings die Produktivität senkt: Wer ständig in langen und unnötigen Meetings sitzt, ist genervt und von der Situation frustriert. Die Motivation geht verloren und es wird weniger produktiv gearbeitet. Forscher vom Virginia Tech Crilion Research Institute gehen sogar soweit, zu sagen: Meetings machen dumm. In ihren Untersuchungen lag der IQ der Probanden nach einem Meeting deutlich niedriger als vorher. Insbesondere im Vergleich zur Kontrollgruppe mit Kollegen, die nicht im Meeting saßen.

Natürlich geht nicht darum, das Meeting per se zu deklassieren. Meetings sind für den Austausch von Informationen, für Brainstormings enorm nützlich und wichtig. Als Instrument der Teamarbeit helfen sie dabei, Informationen auszutauschen, gemeinsam über Projekte, Fortschritte, Ideen, Probleme und deren Lösungen zu beraten.

Nicht Meetings an sich sind das Problem, sondern deren Umsetzung. Meetings müssen nicht abgeschafft, sondern verbessert werden.

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Meeting Arten: Wie findet die Besprechung statt?

Meeting ist nicht gleich Meeting. Auch wenn viele der Besprechungen an den gleichen Problemen kranken und sich deshalb für Mitarbeiter alle gleich nutzlos anfühlen. Bei einer Umfrage des Instituts LM Research & Marketing Consultancy unter 2500 Büroarbeitern kam heraus:

  • 29 Prozent der täglichen Meetings sind webbasierte Treffen.
  • 26 Prozent sind Präsenz-Meetings.
  • 24 Prozent sind Telefonkonferenzen.
  • 11 Prozent sind private Runden.

17 Prozent der Konferenzen müssen allerdings noch vor dem Treffen wieder neu geplant werden, weil Teilnehmer absagen oder sich Inhalte geändert haben.

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13 Meeting Tipps: Wie Konferenzen besser werden

Weil Meetings oft unproduktiv sind, haben einige Unternehmen die Besprechungen pro Woche bereits deutlich reduziert. Ein Anfang. Ganz ohne geht es im beruflichen Alltag aber nicht. Umso wichtiger ist es, Meetings von den typischen Schwafelrunden weg zu entwickeln, in denen der Wert eines Beitrages an dessen Dauer sowie der Anzahl der verschossenen Worthülsen bemessen wird. Das ist nicht leicht. Wenn es gelingt, ist es aber ein großer Gewinn für alle Teilnehmer. Um Ihnen bei der Umsetzung zu helfen, haben wir 13 bewährte Tipps und Empfehlungen für bessere Meetings gesammelt:

1. Meeting pünktlich beginnen

Die Probleme beim Meeting fangen oftmals schon an, bevor die eigentliche Besprechung gestartet wurde. Ein Teilnehmer kommt eigentlich immer zu spät – trotzdem sollten Sie pünktlich loslegen und nicht auf alle Nachzügler warten. Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, drei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

  • Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
  • Suchen Sie sich Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentieren Sie deren Verspätung.
  • Warten Sie nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.

2. Agenda rechtzeitig vorbereiten

Jedes Meeting sollte eine Agenda haben. Sie dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte der Tagesordnung gemacht hat. Wenn es Schwierigkeiten gibt, eine Agenda zu erstellen oder keiner so genau weiß, was auf der Agenda stehen soll, ist es ein starkes Indiz, dass das Meeting eigentlich völlig überflüssig ist. Doch auch mit Agenda gibt es einige Punkte, die Sie für ein gutes Meeting beachten sollten:

  • Bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.
  • Notieren Sie neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für das nächste Meeting ein.
  • Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.

3. Erhöhen Sie die Aufmerksamkeit durch Fragen

Ein Meeting lädt regelrecht dazu ein, gedanklich abzuschweifen. Lange Monologe ohne Inhalt fördern die Aufmerksamkeit nicht gerade. Experten raten deshalb dazu, Teilnehmer gezielt aus dem Denktrott zu befreien. Das kann durch eine spannende Anekdote zu Beginn passieren oder durch Fragen. Das signalisiert den Teilnehmern, dass Mitarbeit und eben auch Mitdenken gefragt ist. Niemand möchte ertappt werden, während er keine Ahnung hat, worum es im Meeting gerade geht. Wenn Sie gleich zu Beginn des Meetings die Mitarbeiter wachrütteln wollen, können Sie einige der folgenden Fragen stellen. Sie wurden von Dan McCarthy, der seit Jahrzehnten im Bereich der Führungskräfteentwicklung arbeitet.

  • Wie stellen Sie sich den idealen Arbeitsplatz vor?
  • Wo würde das Unternehmen heute stehen, wenn Sie nicht hier arbeiten würden?
  • Wenn Hollywood einen Film über unser Unternehmen drehen würde, welchen Titel hätte er?

Bevor Sie damit aber im nächsten Meeting loslegen: Wer die Fragen stellt, sollte auch bereit sein, mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert zu werden. Schaffen Sie also vorher ein offenes Gesprächsklima und respektieren Sie die Antworten Ihrer Mitarbeiter und Kollegen – egal, ob diese Ihnen gefallen oder nicht. Wenn es nicht gleich ganz so ausgefallen sein soll, tun es übrigens auch andere Fragen. Das bindet alle Teilnehmer ein und erhöht die Aufmerksamkeit. Schließlich möchte niemand ertappt werden, während er keine Ahnung hat, worum sich das Gespräch gerade dreht.

4. Schweiger gezielt ansprechen

Zu dem Punkt der Aufmerksamkeit und Beteiligung im Meeting gibt es gleich einen weiteren Tipp: Bieten Sie allen Teilnehmern die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen und die Besprechung mit Beiträgen und Inhalten zu gestalten. Falls sich jemand nicht engagiert, halten Sie das bitte nicht sofort für einen Akt der Rebellion oder der Arbeitsverweigerung. Vielleicht fühlt sich derjenige auch nur unwohl mit dem Format der Konferenz. Sprechen Sie solche Teilnehmer gezielt an und bitten Sie respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: Herr Müller, wie ist Ihre Meinung dazu? reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

  • Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
  • Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb haben Sie diese Leute ja auch eingeladen (siehe Punkt 4).
  • Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.

5. Konferenzen richtig nutzen

Einer der wichtigsten Tipps für bessere Meetings ist die Erkenntnis, dass eine solche Besprechung längst nicht immer der beste Weg ist. Vor jedem Meeting sollte deshalb unbedingt die Frage stellen: Ist dieses Treffen – auf diese Art – wirklich nötig? Berufen Sie kein Meeting ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Eine Rundmail mit den wichtigsten Daten informiert ebenfalls alle und dauert nur wenige Sekunden. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen. Wozu Besprechungen letztlich da sind:

  • Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
  • Um offenen Fragen zu klären.
  • Um schneller einen Konsens zu finden.

6. Meetings besser besetzen

Der Erfolg eines Meetings steht und fällt mit den Teilnehmern. Bei der Besetzung sollten Sie sich genau überlegen, wer beim Meeting dabei sein sollte – und wer kaum etwas beizutragen hat und dem Ergebnis eher im Weg stehen könnte. Dabei geht es nicht nur um Aufgabenbereiche, sondern auch um Persönlichkeiten. Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen, aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Personen dieser Art ruinieren jedes Treffen. Laden Sie deshalb die richtigen Teilnehmer ein – jene, die…

  • zu den Themen beitragen können.
  • die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
  • regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.

7. Kleine Meetings einberufen

Neben den konkreten Teilnehmern ist vor allem die Anzahl der Teilnehmer ein wichtiger Punkt, um Meetings zu verbessern. Im Meeting gilt oftmals: Weniger ist mehr! Große Diskussionsrunden von 15 oder 20 Teilnehmern sind nur äußerst selten sinnvoll und es ist auch nicht angebracht, fast ein komplettes Team im Meeting dazu zu holen. Effektiver ist es, wenn Sie die Größe des Meetings begrenzen und nur eine Handvoll Leute einladen – die dafür aber umso besser diskutieren können. Denken Sie immer daran: Je mehr Teilnehmer das Meeting hat, desto häufiger werden Dinge unnötigerweise wiederholt oder es sitzt die Hälfte einfach nur schweigend herum, weil es nichts mehr zu sagen gibt. Warum 15 Leute von der Arbeit abhalten, wenn alles Wichtige auch mit fünf Mitarbeitern geklärt werden kann?

  • Beschränken Sie das Meeting (wenn möglich) auf fünf bis sieben Teilnehmer.
  • Laden Sie Teammitglieder ein, die wirklich vom Inhalt der Besprechung betroffen sind.
  • Führen Sie lieber mehrere kleine als ein riesiges Meeting.

8. Diskussionen unbedingt fördern

Eine falsche Annahme ist es, dass im Meeting immer alle einer Meinung sein müssen. Ganz im Gegenteil! Wenn während des Meetings keine Diskussionen stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich von Anfang an unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen dienen zum Ideenwettstreit, zum Abwägen und Argumentieren. Die besten Vorschläge sollen sich am Ende durchsetzen – nicht der einzige Vorschlag. Dazu ist wichtig, dass Sie Folgendes beachten:

  • Diskutieren Sie stets sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
  • Vorgesetzten muss widersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
  • Machen Sie die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.

9. Entscheidungen sichtbar dokumentieren

Werden im Meeting Entscheidungen getroffen, sind diese später nur noch schwer nachvollziehbar. Was wurde beschlossen und warum eigentlich? Wer war noch mal wofür verantwortlich? Nach Wochen oder gar Monaten können solche Fragen meist nicht mehr beantwortet werden. Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

  • Erstellen Sie hinterher ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen.
  • Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
  • Bringen Sie (als Gastgeber) relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.

10. Powerpoint möglichst vermeiden

Powerpoint ist ein nützliches Werkzeug für Schulungen oder Seminare – aber nicht für effektive Meetings. Wenn in einer Besprechung mehr als sieben Minuten schweigend auf eine Wand gestarrt wird, dann hätten die präsentierten Informationen ebenso vorab per Mail versendet werden können. Nochmal: Die meisten Meetings sind zum Meinungsausstausch oder Brainstorming da. Reine Wasserstandsmeldungen lassen sich auch virtuell verteilen. Wenn Sie dennoch mit Powerpoint arbeiten wollen, beherzigen Sie bitte folgende Empfehlungen:

  • Lange Vorträge sind in Meetings nicht zielführend.
  • Erstellen Sie höchstens ein Handout für die Teilnehmer.
  • Sorgen Sie für Interaktion statt Frontalunterricht.

11. Meeting Regeln bestimmen

Meist gilt in Meetings einfach die alltägliche Etikette zugrunde gelegt, auf weitere feste Regeln wird verzichtet. Solche festzulegen klingt zunächst vielleicht hart – Meeting Regeln können aber genau das richtige Mittel sein. Sie wollen produktive Zusammenkünfte, bei denen am Ende alle das Gefühl haben, etwas Sinnvolles getan zu haben. Wenn Regeln dabei helfen, sollten diese festgelegt werden. Ob Sie dabei mündliche Regeln aufstellen oder diese schriftlich festhalten – etwa auf einem Flipchart in der Ecke des Meetingraumes – ist Ihnen überlassen. Wichtig ist: Jeder muss sich gleichermaßen an die Regeln halten – ob nun neuer Kollege oder bereits langjährige Führungskraft. Soll etwas an den Regeln geändert werden, können Vorschläge gemacht werden, die in der Gruppe (aber bitte außerhalb des Meetings) besprochen werden. Solche Regeln können beispielsweise die folgenden sein:

  • Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden.
  • Im Meeting haben Smartphones nichts zu suchen.
  • Vorbereitung auf das Meeting ist Pflicht.

12. Sitzungszeit streng einhalten

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Setzen Sie unbedingt Deadlines und halten Sie diese auch ein. Das ist für die Effizienz im Meeting wichtig, aber auch für die weitere Tagesplanung der Teilnehmer. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

  • Kalkulieren Sie stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
  • Haben Sie immer ein Blick auf die Zeit und moderieren Sie das Meeting entsprechend. Unterbrechen Sie ausschweifende Laberer.
  • Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.

13. Feedback einholen

Aus Fehlern lässt sich lernen – das gilt auch für Meetings. Soll heißen: Wenn ein Meeting so gar nicht den Erwartungen entsprochen hat, muss es in Zukunft nicht genauso weitergehen. Die Teilnehmer sollten Feedback geben, was Sie gut fanden, was gestört hat und was sie sich für kommende Meetings wünschen würden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen mit der Zeit lernen und jedes Meeting besser als den Vorgänger gestalten. Wichtige Feedbackpunkte sind dabei:

  • Was soll sich beim nächsten Meeting ändern?
  • Womit waren Sie zufrieden im Meeting?
  • Wo besteht der dringendste Handlungsbedarf?
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Meetings abbrechen: Wann ist das sinnvoll?

Das Meeting erfüllt keine Selbstzweck. Wenn alle spüren, dass es nichts bringt, sollten Sie das Meeting abbrechen, statt krampfhaft durchzuhalten. Fehlen zum Beispiel wichtige Informationen oder ein klares Ziel beziehungsweise ein erkennbarer Zweck für die Konferenz, schalten die Teilnehmer ohnehin nach kurzer Zeit ab. Oder die Smartphones an. Statt den Kollegen zuzuhören, werden Mails beantwortet oder im Internet gesurft. Dazu muss man aber nicht am runden Tisch sitzen.

Entsprechend fordern manche, Besprechungen, die sich als reine Zeitverschwendung entpuppen, konsequent abzubrechen. Zur Not auch mitten im Meeting. Und sei es nur, um auf den Missstand aufmerksam zu machen oder ein Exempel zu statuieren. Das ist zwar radikal, kann aber den Kreislauf aus organisiertem Überdruss und Langeweile tatsächlich durchbrechen.

Ein Meeting sollten Sie abbrechen, wenn…

  • …es keine Agenda gibt.
    Wenn Sie sowieso nicht wissen, warum Sie zusammen kommen, hat sich die Sache gleich erledigt. Klare Meeting Regel: Wenn keiner weiß, worum es geht, können sich auch alle wieder ihren normalen Aufgaben widmen.
  • …alle zu spät kommen.
    Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz. Sie sagt: Anderes ist mir wichtiger. Oder: Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann. So wird die Bummelei gar noch zur Macht- und Dominanzstrategie. Frechheit. Beweisen Sie das Gegenteil!
  • …keiner vorbereitet ist.
    Leider meinen manche, der tiefere Sinn einer Agenda besteht darin, Punkte zu haben, an denen man sich abarbeiten kann, während man sich parallel an einem Dialog aus Gratiskaffee und Knusperspaß vom Typ „Selection“ erfreut. Falsch! Der Sinn besteht darin, dass man sich vorher ein paar wertvolle Gedanken dazu machen kann, um hernach schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen.
  • …nichts herauskommt.
    Manchmal haben sich alle vorbereitet – und trotzdem zündet der Funke nicht. Qualität kommt von quälen, deshalb sollten Sie hier ruhig auch ein paar Schweigeminuten aushalten. Aber wenn auch nach einer halben Stunde partout nichts passieren will, vertagen Sie das Meeting lieber, bis die Geister und Gemüter der Anwesenden frischer sind.
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Meeting-Typen: Diese 8 treffen Sie in jeder Runde

Störenfried
Er fällt dadurch auf, dass er sich regelmäßig eine andere Meinung leistet, nach der Devise: Das sehe ich aber anders… Und zwar immer. Das kann auch sein Gutes haben. Im Idealfall verhindert der Störenfried so im letzten Moment ein Desaster oder bringt neue kreative Impulse. Meist zieht er aber das Meeting künstlich in die Länge.

Unterbrecher
Dieser Meeting-Typ ist ein naher Verwandter des Störenfrieds, geht aber anders vor: Sobald in der Runde eine gute Idee geboren wird, kann sich der Unterbrecher kaum noch im Zaum halten. Er muss jetzt auch seinen Senf dazu geben, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen.

Unpünktliche
Ein chronisch unpünktlicher Zeitgenosse, der Meetings regelmäßig daran hindert, effizient zu starten. Entweder der Typ ist ein Chaot, dann hilft nur Disziplinarisches. Oder er demonstriert damit subtil seine Macht, im Sinne von: Seht her: Ich kann es mir leisten, euch warten zu lassen. Ich bin wichtiger!

Diva
Ob männlich oder weiblich – die Diva fällt durch latente Gereiztheit und Überempfindlichkeit bei allen Belanglosigkeiten auf. Den Unterbrecher weist sie mit Vehemenz und Schärfe in seine Schranken, den Chef zuweilen aber auch. Denn sie ist davon überzeugt, dass sie sich das leisten kann.

Schweiger
Ein ruhiger Typ im Meeting, der fast nie etwas sagt. Und falls doch, dann oszillieren seine Beiträge zwischen Zustimmung und Wiederholung. Manchmal sind Schweiger willkommene Abnicker und Mehrheitsbeschaffer bei Lieblingsprojekten des Meetingleiters. Ansonsten sind sie leicht zu übersehen.

Snacker
Er ist leicht zu erkennen, denn in der Regel hat er eine Tasse Kaffee und auch etwas zu essen dabei. Das wirkt ein wenig häuslich, gemütlich, entpuppt sich im Verlauf mancher Meetings jedoch als weise und vorausschauend, weshalb den Snacker oft neidische Blicke aller anderen treffen.

Disziplinierer
Im Meeting ist dies derjenige, der alle anderen ständig mahnt zur Agenda zurückzukehren oder auf das geplante Ende des Meetings in zehn Minuten hinweist. Eigentlich eine feine Sache, so bleibt die Sitzung produktiv und hält sich im besten Fall an die Vorgaben. Allerdings sind alle anderen meist sehr schnell genervt.

Smartphone-Nutzer
Dieser Meeting-Typ wird gerne mit dem Schweiger verwechselt, besitzt im Gegensatz zu dem aber ein Smartphone. Sobald es langweilig wird, schaltet dieser Typ um auf externe Konferenz – und meetet seine TwitterFacebookEmailfreunde. Sein Lächeln sollten Sie daher nicht als Beifall zum aktuellen Beitrag missinterpretieren. Wahrscheinlich guckt er gerade nur ein lustiges Youtube-Video.

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Beteiligung im Meeting: Warum sagt keiner was?

Sie haben alle Teilnehmer der Besprechung begrüßt und das Thema vorgestellt. Nun warten Sie darauf, dass sich eine Diskussion entwickelt. Doch die rege Beteiligung, die Sie sich erhofft haben, bleibt aus. Zwangsläufig stellen Sie sich die Frage: Warum sagt keiner was?

Leider ist das in Meetings ein verbreitetes Problem. Statt Beiträge von den Teilnehmern guckt der Moderator nur in eine schweigende Runde. Oft wird das vorschnell als reines Desinteresse gedeutet. Tatsächlich kann es aber viele verschiedene Gründe haben, warum sich Mitarbeiter im Meeting nicht oder nur kaum beteiligen:

  • Sie haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
  • Sie trauen Sie nicht, das Wort zu ergreifen.
  • Sie fühlen sich vom Anliegen überrumpelt und wissen nicht, was sie sagen sollen.
  • Sie sind gelangweilt.
  • Sie haben nicht verstanden, worum es geht.
  • Sie haben das Gefühl, dass ihre Meinung nichts zählt.

So lässt sich die Beteiligung steigern

Egal, welche Grund am Ende ausschlaggebend ist (meistens ist es ohnehin ein Mix aus mehreren Punkten), gibt es ein paar Tipps und Tricks, mit denen die Beteiligung im Meeting gesteigert werden kann:

  • Informieren Sie die Mitarbeiter rechtzeitig
    Wer Meetings unangekündigt einberuft, überrascht die Teilnehmer – und braucht sich nicht über fehlende Beteiligung wundern. Schließlich hatte niemand Zeit, sich vorzubereiten. Also muss improvisiert werden. Das verschreckt und verunsichert. Geben Sie den Mitarbeitern genügend Zeit, sich im Vorfeld schon einige Gedanken zu machen.
  • Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre
    Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass durch die Äußerung der Meinung Nachteile entstehen, werden sie sich auch offen äußern. Wer hingegen Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen, schweigt lieber. Schaffen Sie ein Gesprächsklima, das positiv und ermutigend ist.
  • Lassen Sie jeden zu Wort kommen
    In Meetings reißen meist einige das Ruder an sich und übernehmen den Großteil der Redezeit. Der Moderator sollte dagegen steuern und gezielt auch den ruhigeren Teilnehmern das Wort erteilen. So kann sich jeder beteiligen und seine Ansichten in der Gruppe teilen.
  • Verhindern Sie Langeweile
    Sobald Langeweile aufkommt und sich ein Meeting immer weiter in die Länge zieht, lässt auch die Beteiligung nach. Die Teilnehmer sehnen nur noch das Ende herbei. In kürzeren, interessanten Meetings ist die Beteiligung hingegen hoch. Halten Sie es deshalb lieber kurz. Das hält die Aufmerksamkeit und auch die Beteiligung hoch.
  • Sprechen Sie Lob aus
    Moderatoren und Führungskräfte sollten zeigen, dass gute Ideen und Redebeiträge geschätzt und die Leistungen dahinter anerkannt werden. Ein solches Lob spornt an und motiviert ungemein. Gleichzeitig ermutigt es auch andere, sich zu beteiligen und ebenfalls positiv aufzufallen.

Besonders schwierig kann ein Meeting für Introvertierte und Schüchterne sein. Besprechungen sind Bühnen für Selbstdarsteller. Wer die Kunst der großen Rede nicht beherrscht, hat schlechte Karten und wird nicht selten in den Hintergrund gedrängt. Aber auch für Introvertierte gibt es ein paar Tipps, mit denen Sie im Meeting auch ohne Getöse auftrumpfen:

Tipps für Schüchterne im Meeting

  • Gute Vorbereitung. Je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter fällt es Ihnen, Ihre Argumente vorzubringen.
  • Notizen. Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen. Das gibt Sicherheit. Wenn Sie unsicher sind, dürfen Sie auch kurz ablesen.
  • Blickkontakt halten. Senken Sie Ihren Blick nicht, sondern halten Sie Augenkontakt. Das fällt anfangs schwer, sorgt aber für Selbstbewusstsein.
  • Körpersprache beachten. Fummeln Sie nicht an Kleidung oder Händen herum. Das wirkt unsicher. Lächeln Sie und legen Sie die Hände auf dem Tisch ab.
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Ideen für interessantere Meetings

Das Meeting muss nicht immer demselben Muster folgen. Variieren Sie Abläufe und Inhalte, um die Beteiligung und Kreativität anzuregen. Zum Beispiel: Stühle weglassen. Durch das Stehen haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich das Treffen in die Länge zieht. Oder: spontan die Reihenfolge der Agenda umdrehen. Sofort sind alle viel aufmerksamer. Auch die cleveren Meeting-Ideen und Beispiele prominenter Manager können Sie sich abschauen:

  • Marissa Mayer
    Die ehemalige Yahoo-Chefin gilt nicht nur als besonders gut organisiert, sondern auch als besonders streng. Ihren Mitarbeitern legte sie schon zu ihren Google-Zeiten feste Meeting Regeln auf: Gemeetet wird nur mit einer klaren Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.
  • Warren Buffett
    Termine nur kurzfristig machen – besser noch von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht auf den Treffwilligen.
  • Götz Klink
    Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A.T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen gemacht werden. Neue Gedanken bekommen so erst einmal eine Chance.

Meeting Knigge: Dieses Verhalten geht gar nicht

Im Meeting zeigen sich die Teilnehmer nicht immer von der besten Seite. Einige verhalten sich sogar vollkommen daneben. Einige dieser Peinlichkeiten und Pannen gehen im Meeting überhaupt nicht – kommen aber leider trotzdem vor:

  • Mit dem Sitznachbarn tuscheln
    Es ist Montagmorgen und eigentlich würden Sie Ihrer Arbeitskollegin viel lieber vom Wochenende erzählen, als im Meeting zu sitzen. Doch sich flüsternd zu unterhalten und eventuell unterdrückt zu lachen oder zu kichern, ist rücksichtslos gegenüber den anderen. Und das gilt selbst für die Minuten, bevor das Meeting losgeht. Denn mit diesem Verhalten schließen Sie Ihre Kollegen aus. Diese mögen sich dann fragen: Reden die beiden über mich? Das sorgt für schlechte Stimmung.
  • Anrufe annehmen
    Zwischendurch E-Mails checken und beantworten. Das stört doch keinen. Das stimmt zwar, doch Sie sagen damit auch implizit, dass Ihnen andere Termine und Aufgaben wichtiger sind. Sie zeigen den Anwesenden damit auch Ihr Desinteresse am Thema. Sollten Sie auf eine wichtige Benachrichtigung warten, kommunizieren Sie das an Ihre Kollegen. Keiner wird es Ihnen übel nehmen, wenn Sie kurz vor die Tür gehen, um mit einem wichtigen Kunden zu telefonieren, weil dieser ein Problem hat. Doch sollten Sie das zu Beginn mitteilen, damit alle Bescheid wissen.
  • Einen Kollegen bloß stellen
    Ein Meeting ist dazu da, um Vorschläge und Ideen kritisch zu diskutieren. Doch sollten Sie das nicht als Gelegenheit sehen, einem Kollegen eins reinzuwürgen. Sie sollten nie ausfallend und persönlich werden. Denn das fällt auch anderen Kollegen und dem Chef auf. Sie schädigen damit nicht nur Ihre Beziehung zum bloßgestellten Kollegen, sondern lassen auch Zweifel an Ihrer Teamfähigkeit aufkeimen. Eine solche Aktion kann auch böse nach hinten losgehen, wenn sich beispielsweise alle anderen Kollegen auf die Seite des Bloßgestellten schlagen.
  • Den anderen ins Wort fallen
    „Da bin ich völlig anderer Meinung“ – mit diesen Worten unterbrechen Sie Ihren Kollegen mitten im Satz. Auch, wenn Sie die Ansichten des Kollegen nicht teilen, ist es respektlos, ihn auf diese Art und Weise zu unterbrechen. Damit fördern Sie nur eine rücksichtslose Diskussionskultur. Im Handumdrehen lässt niemand mehr den anderen ausreden. Das sorgt für Frust und eine hitzige Stimmung.
  • Sich mit Häppchen vollstopfen
    Gibt es bei dem Meeting Häppchen, Kaffee und Kuchen, ist das nicht als Einladung zur Mittagspause zu verstehen. Stellen Sie das Essen nicht in den Vordergrund, indem Sie sich den Teller vollpacken oder lautstark kauen. Auch vom Platz aufzustehen, um sich am Essen zu bedienen, ist ein No-Go.
  • Frühzeitig das Feld räumen
    Nur wenn Sie einen wichtigen Anschlusstermin haben, können Sie das Meeting frühzeitig verlassen. Doch auch dann sollten Sie Ihren Abgang vorher ankündigen und nicht wortlos den Raum verlassen. Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Zeit eingehalten wird. Es ist seine Aufgabe das Meeting zu beenden und die Diskussion zu vertagen, falls noch nicht alle Punkte geklärt wurden.

Weitere Dossiers zu Meetings

Zum Abschluss haben wir in der Übersicht noch weitere Dossiers mit vielen Informationen und Tipps rund um das Meeting für Sie zusammengestellt. Viel Spaß beim Stöbern und Weiterlesen!

Typische Gedanken im Meeting

Was geht Ihnen im Meeting so durch den Kopf? Der wahrscheinlich häufigste Gedanke lautet wohl: Wann hat das hier endlich ein Ende? Wenn der Chef ohne Punkt und Komme redet und nicht abzusehen ist, wann das Meeting endlich zum Abschluss kommt, steigt der Frust und die Langeweile. Ebenso anstrengend kann es sein, wenn ein Kollege einen dummen und unqualifizierten Beitrag nach dem anderen liefert und Sie sich wiederholt innerlich fragen, wie es überhaupt möglich ist, dass so jemand im selben Team mit Ihnen arbeitet.

Keine Sorge: Solche Gedanken haben nicht nur Sie, sondern vermutlich auch viele andere am Tisch. Wichtig ist es jedoch, dass Sie diese unbedingt für sich behalten. Das ist zugegeben nicht immer ganz leicht, doch Sie tun sich keinen Gefallen damit, Ihnen ein solcher Kommentar über die Lippen kommt. Weitere Dinge, die jeder im Meeting denkt, finden Sie HIER.

Smarter wirken im Meeting

Meetings sind immer ein Schaulaufen. Jeder hat die Chance, sich zu präsentieren, mit Ideen zu glänzen, seine hervorragenden Leistungen in großer Runde anzupreisen und den Chef mit Innovationen zu begeistern. Und natürlich wollen alle Beteiligten den besten Eindruck machen. Häufig ist das mehr Schein als Sein – doch kann das sehr gut funktionieren und warum nicht ein wenig tricksen, um beruflich voranzukommen oder sich für eine Gehaltserhöhung zu empfehlen? Schon mit Ihrer Wortwahl können Sie bewirken, von anderen als besonders smart wahrgenommen zu werden.

Komplizierte Worte wirken clever, gerade wenn diese aus der Mathematik kommen. Die Bedeutung des Gesagten bleibt zwar identisch – doch es klingt einfach viel schlauer, wenn Sie nicht von Ja oder Nein, sondern einer binären Entscheidung sprechen. Weitere Tricks, um im Meeting besonders schlau zu wirken, finden Sie HIER.

Meeting im Stehen – Tipps zur Stehkonferenz

Meetings sollen kürzer und agiler werden. Eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen: Lassen Sie die Stühle weg und laden Sie nicht zum klassischen Meeting, sondern zu einer Stehkonferenz. Diese sind von Anfang an für eine deutlich kürzere Zeit geplant, schließlich will sich niemand zwei Stunden lang die Beine in den Bauch stehen. Schon 15 Minuten können für ein Meeting im Stehen ausreichen, der präzise Austausch wird gefördert und es ist eine Abwechslung zu den immer gleichen Besprechungen im Sitzen.

Doch auch Stehkonferenzen sollten gut vorbereitet werden und ähnlichen Regeln folgen, wie andere Meetings. Eine klare Agenda hilft dabei, die Kernthemen nicht aus den Augen zu verlieren und auch wenn die Atmosphäre im Stehen ein wenig lockerer ist, sollte mit der gleichen Professionalität vorgegangen werden. Weitere Tipps zu Meetings im Stehen finden Sie HIER.

Team richtig einstellen – Tipps für Kick-off Meetings

Ein großes Projekt steht an, der Kunde hat hohe Erwartungen und es gibt viel zu tun. Zum Start werden alle Beteiligten zu einem Kick-off Meeting geladen, in dem die wichtigsten Informationen weitergegeben und Fragen geklärt werden. Richtig umgesetzt kann dies der Startpunkt für ein erfolgreiches Projekt werden – oder der Anfang vom Ende sein. In jedem Fall sollten die Rollen geklärt und Zuständigkeiten sowie Verantwortungen verteilt werden. Nach dem Meeting sollte jeder wissen, was seine Aufgabe ist und wofür die Kollegen zuständig sind. Auch die Zwischen- und Endziele sollten eindeutig definiert und klar kommuniziert werden, um Missverständnissen und späteren Problemen vorzubeugen. Weitere Tipps zu Kick-off Meetings finden Sie HIER.

Moderationstechniken für Meetings

Der Verlauf eines guten Meetings sollte nicht einfach sich selbst oder dem Zufall überlassen werden. Vielmehr braucht es eine Moderation, die dafür sorgt, dass es einen roten Fragen gibt, alle wichtigen Themen und Fragen behandelt werden und die vorgegebene Zeit nicht überschritten wird. Ein Moderator übernimmt im Meeting eine wichtige Rolle und leitet durch die Diskussion, ist aber vor allem auch dafür verantwortlich, die Redebeiträge an andere abzugeben. Moderation sollte nicht in einen Monolog ausarten.

Gezielte Ansprache der Teilnehmer und Rückfragen sind wichtige Techniken, um Meetings erfolgreich zu moderieren. Weitere Informationen zur Moderation von Meetings finden Sie HIER.

Tipps für fehlende Vorbereitung im Meeting

In einer idealen Welt sind alle Teilnehmer eines Meetings optimal vorbereitet, wissen genau, worum es geht und haben sich bereits im Vorfeld eigenständig Gedanken gemacht, Ideen entwickelt und nach Lösungen für die Probleme gesucht, auf die Sie dabei gestoßen sind. Die Realität zeigt jedoch: Viele kommen in ein Meeting und sind vollkommen unvorbereitet. Andere sollen das aber natürlich nicht mitbekommen und so liegt es an Ihnen, Ihr fehlendes Wissen geschickt zu überspielen. Stellen Sie beispielsweise Fragen, wenn ein Kollege etwas gesagt oder vorgeschlagen hat – so können Sie sich beteiligen, ohne selbst Neues beitragen zu müssen.

Gut kommt es auch an, wenn Sie ein Zwischenfazit ziehen und noch einmal kurz zusammenfassen, was die anderen bereits gesagt und erarbeitet haben. Optimal: ein sogenanntes Besprechungsprotokoll. Weitere Tipps und Informationen dazu finden Sie HIER.

[Bildnachweis: FGC by Shutterstock.com]
16. Oktober 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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