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Meeting: 10 Tipps + 3 geniale Ideen für bessere Meetings

Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen stark nach. Mit manchen Meetings ist das genauso. Viele davon ziehen sich wie Kaugummi am Schuh. Tagein, tagaus verbringen unzählige Arbeitnehmer wertvolle Arbeitszeit im Meeting und vergeuden diese. Schluss mit dieser Zeitverschwendung! Wir zeigen in diesem Ratgeber die besten Tipps und Methoden, wie Sie Meetings optimieren und produktiver machen…



Meeting: 10 Tipps + 3 geniale Ideen für bessere Meetings

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Meeting: Problematisch statt produktiv

Studien zeigen: Arbeitnehmer verbringen rund die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in Meetings und Teamsitzungen. Führungskräfte sogar noch mehr. Doch ein großer Teil der wöchentlichen Sitzungen ist unproduktiv und unnütz.

Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Harris verlieren Beschäftigte rund 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings, denen sie zwar beiwohnen, die aber keine Relevanz für ihre Arbeit haben.

Warum sind Meetings unproduktiv?

Vor allem zwei Faktoren machen Meetings zu Produktivitätskillern:

  • Arbeitszeit wird zerstückelt
    Finden Meetings häufiger am Tag statt, fragmentieren sie den Arbeitstag in immer kleinere und kaum noch produktive Einheiten. Die Teilnehmer kommen nicht mehr in den Flow.
  • Ergebnisse bleiben aus
    In den Meetings wird viel besprochen, vielleicht sogar beschlossen. Aber konkrete Ergebnisse gibt es nicht. Diese Treffen sind eher Marktplätze der Eitelkeiten – aber ohne Agenda.

Grundsätzlich sind Meetings als Instrument der Kommunikation und Teamarbeit wichtig und nützlich. Das Problem ist nicht das Medium, sondern dessen Einsatz, Planung und Umsetzung.

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8 Arten von Meetings

Meetings gibt es in unterschiedlichen Formen und Arten. Rund 29 Prozent davon sind heute webbasierte Treffen, nur noch rund ein Viertel bleiben echte Präsenz-Meetings. Diese acht Arten von Meetings sollten Sie kennen:

  1. Onboarding-Meetings
    Das Onboarding gibt neuen Mitarbeitern eine erste Orientierung über den Betrieb, Abläufe und Strukturen. Onboarding-Meetings gibt es als Einzelbesprechung mit dem Chef oder als Kennenlern-Meeting mit allen.
  2. Jour Fixe
    Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Meeting für einen festgelegten Personenkreis zu festen Zeiten, um Mitarbeiter auf den aktuellen Stand zu bringen und die Kommunikation zu fördern.
  3. Kickoff-Meetings
    Startet ein neues Projekt, lädt der Projektleiter zum Kick-Off-Meeting. Dabei werden alle Beteiligten über Aufgaben, Rollen, Regeln und Ziele des Projekts informiert. Diese Besprechung kann zwischen 1-2 Stunden dauern.
  4. Telemeeting
    Telemeeting ist der Oberbegriff für virtuelle Meetings – am Telefon oder als Videokonferenz mittels MS Teams oder Zoom. Diese Meeting-Art spart vor allem Zeit und Kosten und eignet sich auch für ein Bewerbungsgespräch.
  5. Chefmeeting
    Diese Art des Meetings ist ein 4-Augen-Gespräch mit dem Chef. Die Anlässe für das Chefmeeting können positiv sein (Feedback, Beförderung, Gehaltserhöhung) oder negativ (Kritikgespräch, Kündigung).
  6. Come to Jesus Meeting
    Das Come-to-Jesus-Meeting ist ebenfalls ein Chefmeeting, aber unangenehm: Der Chef liest seinen Leuten die Leviten, tadelt wiederholtes Fehlverhalten und droht mit Konsequenzen – eine echte Bußpredigt.
  7. Brainstorming-Meetings
    Bei dieser Meeting-Art werden Ideen und Lösungen für aktuelle Herausforderungen gesammelt. Die optimale Gruppengröße bei einem Brainstorming liegt bei fünf bis acht Personen.
  8. Mystery Meetings
    Mystery Meetings sollen Mitarbeiter motivieren und Kreativität fördern. Zu den Treffen wird man an einen ungewöhnlichen Ort eingeladen. Niemand weiß, wer kommt. Oft folgt dann ein Brainstorming.
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10 Meeting Tipps: Wie Konferenzen besser werden

Weil Meetings oft unproduktiv sind, haben einige Unternehmen die Besprechungen pro Woche bereits reduziert. Ein Anfang. Ganz ohne geht es aber nicht. Umso wichtiger ist es, Meetings von den typischen Schwafelrunden zu befreien und besser vorzubereiten bzw. umzusetzen. Das sind die zehn besten Tipps und bewährte Empfehlungen, die wir hierfür recherchiert haben:

1. Agenda vorbereiten

Jedes Meeting braucht eine Agenda. Sie dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist. Die Tagesordnung sollte einen Moderator und Themen der Besprechung benennen sowie Teilnehmer und Zeiträume. Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen, damit diese sich entsprechend vorbereiten können. Lesetipp: Unvorbereitet im Meeting?

2. Teilnehmer auswählen

Der Erfolg des Meetings steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Teilnehmer. Überlegen Sie bei der Besetzung genau, wer dabei sein muss und wer nicht. Laden Sie nur ein, wer zum Thema etwas Wichtiges beitragen kann (und soll), für Entscheidungen (qua Amt) unentbehrlich ist oder durch kreative und konstruktive Vorschläge immer wieder positiv auffällt.

3. Teilnehmerzahl begrenzen

Neben den konkreten Teilnehmern ist ebenso die Gruppengröße entscheidend. Für viele Meetings gilt: Weniger ist mehr! Große Diskussionsrunden von 15-20 Teilnehmern ufern meist aus. Effektiver werden die Treffen, wenn Sie die Teilnehmerzahl auf eine Handvoll Leute begrenzen, die dafür umso besser diskutieren können. Optimal sind – wie beim Brainstorming – fünf bis acht Teilnehmer (siehe auch: Ringelmann-Effekt):

Team Gruppegroesse Teamgroesse Optimal

4. Pünktlich beginnen

Viele Meetings ziehen sich in die Länge, weil Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen. Bestrafen Sie nicht jene, die den Termin ernst nehmen, sondern die Nachzügler und sorgen Sie für mehr Pünktlichkeit und Verbindlichkeit – und fangen Sie zur vereinbarten Zeit an. Wer 5 Minuten zu spät kommt, zahlt entweder in eine Strafkasse oder darf nicht mehr in den Raum. Ist hart, diszipliniert aber langfristig.

TIPP: Nutzen Sie die 10-bis-12 Regel von Jeff Bezos. Wichtige Meetings finden bei ihm nur zwischen 10 und 12 Uhr statt, weil das die produktivste Zeit sei.

5. Regeln festlegen

In den meisten Meetings wird auf Etikette-Regeln verzichtet – alle setzen auf ein positives Miteinander. Kann klappen, muss aber nicht. Es hat sich bewährt, anfangs ein paar generelle Regeln zu formulieren, die allen bekannt sind und an die sich alle halten. Dazu gehören Standards, wie: andere ausreden lassen oder bei Kritik respektvoll bleiben. Empfehlenswert sind aber genauso: maximale Redezeit von 2 Minuten am Stück oder grundsätzliches Handy-Verbot, damit keiner abgelenkt ist.

Schreiben Sie diese Regeln auf ein Flipchart und hängen Sie diese gut sichtbar für alle in den Raum.

6. Fragen stellen

Viele Meetings laden dazu ein, abzuschweifen. Lange Monologe wirken einschläfernd, Motto: „Es ist zwar schon alles gesagt, aber nicht von allen.“ Stellen Sie stattdessen zu Beginn systemische Fragen. Diese zwingen die Teilnehmer aus dem Denktrott und regen zum Mitmachen an. Überdies schaffen Fragen ein offenes Gesprächsklima – solange alle die Antworten der Kollegen respektieren und erst einmal zuhören.

7. Schweiger ansprechen

In jedem Meeting gibt es Kollegen, die aktiv daran teilnehmen und solche, die eher passiv bleiben. Das kann unterschiedliche Gründe haben – zum Beispiel, dass sich jemand nur zu Wort meldet, wenn er oder sich wirklich etwas zu sagen hat. Trotzdem sollten Schweiger und Schüchterne vom Moderator immer angesprochen und aktiviert werden. Zum Beispiel: „Frau Müller, was ist Ihre Meinung dazu?“ Das zeigt: Jede Meinung und jeder Teilnehmer ist wichtig. Und: Verstecken gilt nicht!

Flussdiagramm Meeting Beispiel Redezeit

8. Entscheidungen dokumentieren

Werden im Meeting Entscheidungen getroffen, müssen Sie diese unbedingt schriftlich dokumentieren – zum Beispiel in einem Besprechungsprotokoll. Nur so sind diese später noch nachvollziehbar und bekommen einen verbindlichen Charakter. Überdies hilft das Protokoll bei einem Folgemeeting zu kontrollieren, was schon umgesetzt und erreicht wurde.

9. Sitzungszeit einhalten

Wenn Sie wollen, dass Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent am Schluss sein und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Setzen Sie unbedingt eine Deadline und halten Sie diese ein! Schon aus zwei Gründen: Sie respektieren die Zeitplanung der Teilnehmer (die haben danach noch andere Termine) – und Sie erhöhen durch Limits die Effizienz (siehe: Parkinsonsches Gesetz).

Parkinsonsches Gesetz Arbeit Zeit Projektmanagement

Bonus-Tipp: Kalkulieren Sie bei längeren Meetings stets etwas Pufferzeit und Pausen ein.

10. Feedback einholen

Aus Fehlern lernen wir am meisten. Das gilt ebenso für Meetings. Wenn ein Meeting so gar nicht den Erwartungen entsprochen hat, bitten Sie die Teilnehmer um Feedback. Auf diese Weise können Sie Ihre Meetingkultur stetig verbessern und diese Liste noch weiter durch Ihre ganz individuellen Tipps ergänzen.

Ansonsten gilt: Seien Sie sparsam mit Meetings – sie gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Manches lässt sich vielleicht effizienter per E-Mail, Memo oder Telefon klären. Meetings sind immer dann sinnvoll, wenn Sie anregende Diskussionen führen, offenen Fragen klären oder schneller einen Konsens finden wollen.

Meetings abbrechen: Wann sinnvoll?

Wenn alle spüren, dass weiterreden nichts bringt, sollten Sie das Meeting abbrechen. Fehlen zum Beispiel wichtige Informationen als Entscheidungsgrundlage oder sind die falschen Personen anwesend, ist so eine Teamsitzung pure Zeitverschwendung. Ein Meeting sollten Sie immer abbrechen, wenn…

  • es keine Agenda gibt.
  • alle zu spät kommen.
  • keiner vorbereitet ist.
  • nichts herauskommt.


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Ideen für interessantere Meetings

Das Meeting muss nicht immer demselben Muster folgen (siehe Arten von Meetings oben). Variieren Sie Abläufe und Inhalte, um die Beteiligung und Kreativität anzuregen. Zum Beispiel: Stühle weglassen. Stehkonferenzen verlaufen automatisch knackiger und kürzer, weil niemand so lange stehen will. Oder: spontan die Agenda-Reihenfolge umdrehen. Sofort sind alle viel aufmerksamer! Zudem können Sie sich clevere Meeting-Ideen von prominenten Managern abschauen:

  • Marissa Mayer
    Die ehemalige Yahoo-Chefin gilt als besonders streng. Ihren Mitarbeitern legte sie schon zu Google-Zeiten feste Meeting-Regeln auf: Gemeetet wird nur mit klarer Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.
  • Warren Buffett
    Er macht Termine nur kurzfristig – am besten von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht auf den Treffwilligen.
  • Götz Klink
    Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A.T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen kommen. Neue Gedanken bekommen so immer eine Chance.

Meeting-Typen: Diese 8 treffen Sie in jeder Runde

Der Querulant

Der Querulant fällt dadurch auf, dass er sich regelmäßig eine andere Meinung leistet, nach der Devise: „Das sehe ich aber anders!“ Das kann auch sein Gutes haben: Im Idealfall verhindert der Bedenkenträger so im letzten Moment ein Desaster oder bringt neue kreative Impulse ein. Meistens aber zieht dieser Typ das Meeting nur künstlich in die Länge.

Der Unterbrecher

Dieser Meeting-Typ ist ein naher Verwandter des Störenfrieds, geht aber anders vor: Sobald in der Runde eine gute Idee geboren wird, kann sich der Unterbrecher kaum noch im Zaum halten. Er muss jetzt auch seinen Senf dazu geben. In der Regel dient das Manöver nur dazu, hinterher seinen wertvollen Anteil an der besten Idee zu reklamieren.

Die Unpünktliche

Eine chronisch unpünktliche Zeitgenossin (gibt es auch in männlicher Form!) hindert Meetings regelmäßig daran, effizient zu starten. Entweder ist diese Teilnehmerin eine Chaotin, dann hilft nur Disziplinarisches. Oder sie demonstriert damit subtil ihre Macht, im Sinne von: „Ohne mich fängt in dem Laden nichts an! Ich kann es mir leisten, euch warten zu lassen…“

Die Diva

Ob männlich oder weiblich – die Diva fällt durch latente Gereiztheit und Überempfindlichkeit bei allen Belanglosigkeiten auf. Den Unterbrecher weist sie mit Vehemenz und Schärfe in seine Schranken, den Chef zuweilen auch. Ihre bevorzugte Tonart ist passiv-aggressiv – auch weil sie glaubt, dass sie sich das erlauben kann.

Der Schweiger

Ein ruhiger Typ im Meeting, der fast nie etwas sagt. Und falls doch, dann oszillieren seine Beiträge zwischen Zustimmung oder Wiederholung. Manchmal sind Schweiger willkommene Abnicker und Mehrheitsbeschaffer bei Lieblingsprojekten des Meetingleiters. Ansonsten sind sie leicht zu übersehen und füllen lediglich den Raum.

Der Snacker

Der Typ hat Hunger – nur nicht auf Inhalt. Er ist leicht daran zu erkennen, dass er oder sie in der Regel eine Tasse Kaffee und etwas zu essen dabei hat. Das wirkt ein wenig häuslich, gemütlich, entpuppt sich im Verlauf mancher Meetings jedoch als weise und vorausschauend, weshalb den Snacker oft neidische Blicke aller anderen treffen.

Die Disziplinierin

Im Meeting ist dies diejenige, die alle anderen ständig mahnt, zur Agenda zurückzukehren oder auf das geplante Ende des Meetings in 10 Minuten hinweist. Eigentlich eine feine Sache, so bleibt die Sitzung produktiv und hält sich im besten Fall an die Vorgaben. Allerdings sind die anderen davon schnell genervt…

Die Smartphone-Nutzerin

Dieser Meeting-Typ wird gerne mit dem Schweiger verwechselt, besitzt im Gegensatz zu diesem aber ein Smartphone. Sobald es langweilig wird, schaltet die Nutzerin um auf externe Konferenz – und meetet ihre InstaLinkedinEmailfreunde. Ihr Lächeln sollten Sie nicht als Beifall zum aktuellen Beitrag missinterpretieren. Wahrscheinlich guckt sie gerade nur ein lustiges Youtube-Video!


Lesetipp: Sitzordnung: Du bist, wo du sitzt

Wie kann ich die Beteiligung im Meeting steigern?

Manches Meeting kommt einfach nicht in Fahrt – die Beteiligung ist weniger rege als erhofft. Das kann verschiedene Gründe haben: Die Teilnehmer…

  • sind unvorbereitet.
  • haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
  • wissen nicht, was von ihnen erwartet wird.
  • sind bereits gelangweilt.
  • haben das Gefühl, dass ihre Meinung nicht zählt.

So lässt sich die Beteiligung steigern

Egal, welcher Grund dahintersteckt (meist ist es ein Mix): Arbeiten Sie aktiv dagegen an, und bringen Sie wieder Pep in die Besprechung. Die Beteiligung im Meeting steigern, können Sie zum Beispiel mit diesen Tipps:

  • Atmosphäre schaffen
    Bauen Sie bewusst Ängste ab. Sagen und zeigen Sie, dass jeder Wortbeitrag willkommen ist und dass es keine Nachteile hat, seine Meinung zu äußern. Schaffen Sie ein Gesprächsklima, das positiv und ermutigend ist (siehe: Eisbrecher für Meetings).
  • Redezeit moderieren
    In jedem Meeting gibt es einige Kollegen, die das Ruder an sich reißen und den Großteil der Redezeit beanspruchen. Die müssen Sie reglementieren und zur Not unterbrechen. Sorgen Sie aktiv dafür, dass ALLE zu Wort kommen – dazu wurden sie eingeladen!
  • Schüchterne unterstützen
    Besonders schwierig kann ein Meeting für Introvertierte und Schüchterne sein. Bühnen für Selbstdarsteller schrecken sie eher ab. Umso wichtiger ist, dass Sie (als Moderator) diese gezielt ansprechen, unterstützen und deutlich machen, warum ihr Beitrag für alle genauso wichtig ist.
  • Langeweile verhindern
    Sobald Langeweile aufkommt und sich das Meeting zieht, lässt die Beteiligung nach. Halten Sie das Treffen daher von vornherein kurz und gliedern Sie es stärker durch Pausen oder interessante Zwischenfragen (siehe: Moderationstechniken).

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