Plötzlich finden Sie sich selbst in einem Raum mit den Kollegen wieder, der Chef oder Projektleiter steht vorne, erklärt Abläufe, zeigt Diagramme, stellt Fragen, spricht von Erwartungen und der näher rückenden Deadline - und Sie haben absolut keine Ahnung, worum genau es eigentlich geht. Wenn Sie unvorbereitet im Meeting sitzen, stehen Sie vor einem großen Problem. Niemand soll mitbekommen, dass Sie ziemlich ahnungslos sind, worüber gerade gesprochen wird. Gleichzeitig können Sie auch nicht für die gesamte Dauer stumm zu Boden schauen und hoffen, dass niemand von Ihnen Notiz nimmt. Was also tun? Am besten ist es, wenn Sie sich die fehlende Vorbereitung im Meeting nicht anmerken lassen und diese stattdessen selbstbewusst überspielen. Wie Sie sich unvorbereitet im Meeting durchschlagen können...

Unvorbereitet im Meeting Tipps Team Besprechung

Unvorbereitet im Meeting: Häufiger als gedacht

Zunächst einmal die gute Nachricht vorneweg: Wenn Sie unvorbereitet in einem Meeting sind, müssen Sie sich nicht sofort in Grund und Boden schämen. Es ist gar nicht so unwahrscheinlich, dass Sie dabei nicht alleine sind. In einigen Berufen und bei so manchem Arbeitgeber ist es fast schon unmöglich, jedes Meeting mit gut vorbereitet und ausgerüstet anzutreten. Wer das versuchen würde, hätte keine Zeit, seine eigentlichen Aufgaben im Job zu erledigen.

Der Grund: Arbeitnehmer werden von einer regelrechten Meetingwelle überrollt. Einer Studie zufolge geht rund die Hälfte der Arbeitszeit vieler Beschäftigter für Besprechungen drauf. Um sich darauf auch noch akribisch vorzubereiten, bräuchte es die andere Hälfte obendrauf. Da diese Zeit gebraucht wird, um Projekte tatsächlich voran zu bringen, Aufträge abzuschließen und den Kernaufgaben nachzugehen, bleibt schlichtweg keine Zeit, sich für jedes Meeting vorzubereiten.

Unvorbereitet im Meeting zu sein ist also keine Faulheit oder Böswilligkeit, um den Ablauf zu stören und das Team bei der Arbeit in Rückstand zu bringen. Es ist vielmehr das Ergebnis der Meetingkultur in vielen Unternehmen. Die Treffen werden in ihrer Häufigkeit einberufen, um Dinge voranzubringen, zu kommunizieren, zu planen und Resultate zu liefern.

Tatsächlich finden sich dort jedoch viele Mitarbeiter, die vollkommen oder zumindest teilweise unvorbereitet sind und somit wenig bis gar nichts zum Erfolg des Meetings beitragen können. Stattdessen ist es deren einziges Ziel, nicht negativ aufzufallen.

6 Tipps, mit denen Sie unvorbereitet durchs Meeting kommen

Unvorbereitet im Meeting zu sein birgt immer die Gefahr, dass die anderen und vor allem der Chef darauf aufmerksam werden. Der einfachste Weg ist dabei gleichzeitig besonders gemein und unangenehm: Ihnen wird eine Frage gestellt, auf die Sie keine Antwort haben oder Sie sollen Ihre Meinung zum Thema äußern, die Sie sich nicht bilden konnten, weil Sie nicht genau wissen, worum es geht.

Fangen Sie dann unsicher an im Raum umherzublicken, in Ihren Unterlagen zu wühlen oder nach Worten zu ringen, ist allen Anwesenden klar, dass Sie sich auf das Meeting nicht vorbereitet haben. Die Kollegen sind vermutlich froh, dass sie nicht selbst aufgeflogen sind, der Chef hingegen wird wenig begeistert sein.

Doch Sie können auch unvorbereitet im Meeting sein und trotzdem überzeugend auftreten. Swantje Allmers (MindVisory Seminars) ist Führungskräftecoach und Unternehmensberaterinkennt und kennt daher die Meeting-Situation und das Problem der mangelnden Vorbereitung aus vielen Unternehmen.

Die Expertin hat insgesamt sechs Tipps, wie Sie unvorbereitet im Meeting sein und trotzdem durchkommen können:

  1. Übernehmen Sie die Moderatoren-Rolle

    Die Moderation zu übernehmen ist die elegante Flucht nach vorn. Denn der Moderator eines Meetings ist der, der auf Struktur und Ablauf achtet und weniger zum Inhalt beisteuern muss. Natürlich sollten Sie wissen, wobei es darauf ankommt. Legen Sie zum Beispiel gemeinsam mit der Gruppe Sinn und Zweck, Agenda und gewünschte Ergebnisse des Treffens fest und führen Sie durch das Meeting, indem Sie aktiv nach der Meinung anderer fragen, Gesagtes zusammenfassen und die nächsten Schritte festhalten.

    Hinweis: Als Chef wird man Ihnen die Rolle des Moderators in der Regel ohne Weiteres zugestehen. Auch als Mitarbeiter können Sie diese in vielen Fällen übernehmen, denn oft sind die Beteiligten dankbar, wenn jemand das Wort ergreift. Achten Sie unbedingt darauf, ob dies im jeweiligen Kontext angemessen ist. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich ein Eigentor zu schießen.


  2. Wechseln Sie die Ebene

    Um Details zu entfliehen, die Sie aufgrund fehlender Vorbereitung nicht kennen, können Sie die Betrachtungsebene wechseln. Lenken Sie den Fokus auf das große Ganze, die Kernfrage des Meetings und die dahinterstehende Intention. Oft gibt es auf dieser Ebene genug, über das noch gesprochen werden muss. Ein Perspektivwechsel, der Sie vor Details schützt und als jemanden dastehen lässt, der für Überblick sorgt.


  3. Gesagtes zusammenfassen

    Nicht selten verlieren sich die Teilnehmer des Meetings in den Inhalten oder kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Wenn Sie auf der inhaltlichen Ebene nicht brillieren können, fassen Sie Gesagtes für die Gruppe intelligent zusammen. So leisten Sie auch ohne konkreten Input einen wertvollen Beitrag zur Diskussion. Wichtig: Markieren Sie Ihren Beitrag auch als Zusammenfassung des zuvor Gesagten und werden Sie dabei nicht ausschweifend.


  4. Konkretisierungs-Fragen stellen

    Die wenigsten Menschen formulieren so, dass wirklich klar wird, was gemeint ist. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, konkretisierende Fragen zu stellen. Wenn Ihr Kollege zum Beispiel sagt: Hier müssten wir aktiv werden, können Sie darauf aufsetzen und Fragen stellen wie: Was stellen Sie sich konkret vor?, Wann müssen wir Ihrer Meinung nach aktiv werden?, Wer genau muss aktiv werden?. Achten Sie darauf, dass Ihre Frage nicht als Angriff aufgefasst wird. Das Ziel ist, Ihnen auch ohne Vorbereitung einen sinnvollen Beitrag zu verschaffen, indem Sie gemeinsames Nachdenken anregen.


  5. Bewusst vage formulieren

    Im Umkehrschluss zum letzten Punkt können Sie sich natürlich selbst aus der Affäre ziehen, indem Sie bewusst unkonkret formulieren und mit Oberbegriffen arbeiten, wie zum Beispiel Hier müssen wir die Verantwortung übernehmen. oder Das sollten wir uns genauer anschauen. In der Regel wird dies als klares Statement (miss)gedeutet, da jeder das interpretiert, was für ihn am besten passt.


  6. Seien Sie aufmerksam und machen Sie Notizen

    Selbstverständlich hilft auch hier das Befolgen des Meeting-Knigges, also aufmerksam sein, Notizen machen (besser nicht im Laptop oder Telefon) und andere Menschen ausreden lassen. Wer im Meeting Mails checkt oder schreibt, aufs Telefon schaut und mangelndes Interesse signalisiert, fällt bedeutend unangenehmer auf als jemand ohne Vorbereitung, der dies zu kaschieren weiß.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Vorgehensweisen, mit denen Sie sich selbst eher schaden. So rät Allmers dringend von diesen Aktionen ab, wenn Sie unvorbereitet im Meeting sind:

  • Flucht nach vorn, indem Sie allen Teilnehmern zu Beginn mitteilen, dass Sie nicht vorbereitet sind. Das provoziert diejenigen, die sich vorbereitet haben und signalisiert, dass Sie das Meeting weniger ernst nehmen. Es wird nicht besser, wenn Sie darauf verweisen, dass Sie Wichtigeres zu tun hatten.
  • Versuchen Sie nicht, die erforderlichen Unterlagen im Meeting zu lesen, um fehlende Vorbereitung auszugleichen. Das fällt auf und führt außerdem dazu, dass Sie abgelenkt und unaufmerksam wirken und keinen Beitrag leisten können.
  • Ziehen Sie sich nicht zurück, indem Sie maximal ruhig sind oder auf Telefon und Computer schauen. Das stört die Produktivität und Atmosphäre erheblich und zeigt mangelnden Respekt gegenüber dem Einladenden und den anderen Teilnehmern.

Unvorbereitet im Meeting: Nicht immer nur durchmogeln

Mit den obigen Tipps wird es Ihnen in der Regel gelingen, sich unbescholten aus der Affäre zu ziehen, selbst wenn Sie vollkommen unvorbereitet im Meeting sind. Trotzdem ist es auf lange Sicht besser, wenn Sie sich nicht darauf spezialisieren, im Meeting irgendwie durchzukommen, ohne negativ aufzufallen, sondern eine Routine erarbeiten, die Ihnen zumindest eine gewisse Vorbereitung für Meetings ermöglicht.

Niemand macht Ihnen einen Vorwurf, dass Sie keine Stunden zur Verfügung haben, um die Agenda auswendig zu lernen, sich zu jedem Aspekt ein paar Ideen zu überlegen, deren Vor- und Nachteile zu analysieren und vielleicht noch anschauliche Diagramme und Powerpoint-Präsentationen zu erstellen. Das braucht es aber auch gar nicht.

Allmers empfiehlt: "Sie sollten es sich zur Regel machen, sich (je nach Thema) mindestens 15 Minuten vor dem Termin noch einmal mit dem Thema vertraut zu machen und darüber nachzudenken, ob Sie ein bestimmtes Ergebnis anstreben." Selbst eine solch kurze Vorbereitung hat laut der Expertin mehrere Vorteile:

  • Sie sind damit in der Regel schon besser vorbereitet als die meisten anderen.
  • Kollegen und Vorgesetzte nehmen Sie als informiert und organisiert wahr.
  • Sie können Ihre eigene Position besser durchsetzen.
  • Sie können eine Führungsrolle im Meeting übernehmen und inhaltlich steuern.
[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]

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