Was ist ein Daily Huddle?

Daily Huddle klingt für deutsche Ohren fast wie Kuddelmuddel. Und die Ähnlichkeit kommt nicht von ungefähr: So wie beim Durcheinander geht es auch hierbei um dichtes Gedränge – allerdings der produktiven Art. Gemeint ist damit eine Form des Meetings, und zwar ein Kurzmeeting, auch als Stand-up-Meeting oder Daily Scrum bezeichnet. Letzteres ist wiederum der Scrum-Methode entlehnt und stammt wie der Begriff huddle aus dem Sport, genauer genommen aus dem American Football.

Dort bezeichnet der „Team Huddle“ die Zusammenkunft der Spieler, um die Köpfe zusammenzustecken und sich auf die nächsten Spielzüge zu verständigen. Das Ganze findet vor Spielbeginn statt, muss also entsprechend schnell und zielorientiert ablaufen. Diese Daily Huddle Methode lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Der Teamleiter ruft dafür regelmäßig zu Tagesbeginn oder Beginn einer Schicht zum Treffen auf. Aus dem Sport ist der Team Huddle bereits als effektives Instrument im Leadership bekannt.

Die sechs Regeln des Daily Huddle

Der Wandel vom Team Huddle zum Daily Huddle ist so neu nicht. Diese Art von Meetings wird in Unternehmen schon seit einiger Zeit praktiziert. Der Unternehmer und Autor Verne Harnish zitiert in seinem Buch „Scaling Up“ Größen wie John D. Rockefeller und Steve Jobs, die bereits Daily Huddles durchführten. Harnish nennt sechs Regeln, die beim Daily Huddle beachtet werden sollten:

Häufigkeit
Der Name deutet es bereits an: der Daily Huddle sollte täglich stattfinden. Manche Unternehmen halten nur jeden zweiten Tag ein Meeting ab. Andere wiederum veranstalten Weekly Huddle. Beides läuft dem Grundgedanken zuwider. Nimmt die Frequenz ab, bleiben die Vorteile (siehe Kasten) auf der Strecke, nimmt die Projektgeschwindigkeit ab.
Dauer
Der Daily Huddle sollte nicht länger als zehn, fünfzehn Minuten dauern. Hier geht es nur kurz um den Stand der Dinge, größere Probleme müssen in Vier-Augen-Gesprächen oder anderen Meetings erörtert werden. Zweck des Daily Huddle ist die Synchronisierung des gesamten Teams und damit eine Erhöhung der Geschwindigkeit.
Teilnehmer
Soweit es möglich ist, sollten die Daily Huddles vor Ort stattfinden und alle am Projekt Involvierten einschließen. Harnish nennt dazu eine Faustregel: Lieber viele Leute in selteneren Meetings statt weniger Leute in häufigeren Meetings.
Agenda Damit das Ganze so kurz bleibt, nennt er lediglich drei Fragen, die zur Sprache kommen sollen: Was ist gerade los? Was sind die täglichen Kennzahlen? Wo hakt es gerade? Dafür bleibt den Beteiligten lediglich etwa eine halbe Minute pro Person, in der sie darlegen, womit sie in den nächsten 24 Stunden beschäftigt sein werden. Angesichts dieser Zeitvorgabe können nur elementare Aufgaben besprochen werden. Gleichzeitig kann das Daily Huddle helfen zu erkennen, dass Aufgaben neu priorisiert oder sogar anders verteilt werden müssen.
Moderator
Große Bedeutung kommt daher auch dem Moderator zu. Wie beim Sport übernimmt der Moderator eine Schlüsselfunktion und weiß, was wann zu tun ist, etwa wenn Probleme auftauchen. Er behält die Zeit im Blick und sorgt dafür, dass die drängenden Fragen geklärt werden können. Idealerweise wissen nach der Auflösung des Daily Huddle alle Teilnehmer, was als nächstes ansteht.
Ort
Wo das Daily Huddle stattfindet, bleibt letztlich dem Moderator überlassen. Es empfiehlt sich, dass der Raum gut und schnell erreichbar ist und die Teilnehmer darin ungestört sind. Eine Ausstattung mit Stühlen und Tischen kann sich hinderlich erweisen, da es eher zum Verweilen einlädt. Daher sollte das Daily Huddle unbedingt im Stehen oder maximal auf Hockern stattfinden. Das erhöht die Dynamik des Treffens.

Daily Huddle: Vorteile und kostenlose Vorlage

Damit regelmäßige Meetings zum Erfolg führen, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

Sie sind wirklich notwendig.
Sie werden effizient durchgeführt.
Sie dienen dem Erkenntnisgewinn und haben somit unmittelbaren Nutzen für die Teilnehmer, das Unternehmen und die Kunden.

Genau diese Bedingungen kann ein Daily Huddle erfüllen, weil es vom Grundkonzept her bereits so angelegt ist. Die Notwendigkeit eines Daily Huddle ist gegeben, sofern gerade Projekte bearbeitet werden. Auch wenn eigentlich die meisten Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, hat der Daily Huddle motivierende Wirkung und führt dazu, dass Mitarbeiter sich mehr einbringen. Dadurch, dass er täglich angelegt ist, verbessert sich die interne Kommunikation, werden auftretende Probleme früh erkannt und besprochen. Das ermöglicht ganz im Sinne des agilen Managements eine frühzeitige Kurskorrektur. Das spart Zeit, Energie und Kosten ein.

Der Erfolg wird dadurch beflügelt, dass die regelmäßigen Treffen ein besseres Kennenlernen ermöglichen. Das Vertrauen untereinander wächst, so dass Mitarbeiter sich trauen, Probleme offen anzusprechen und ihre Meinung auszudrücken. Davon profitiert das Betriebsklima und das Team wird insgesamt effizienter. Eine kostenlose Vorlage für ein Daily Huddle bieten wir HIER als Word-Dokument und HIER als PDF-Datei an.

Tipps: So gelingt Ihr tägliches Stand-up-Meeting

Probleme tauchen da auf, wo vom ursprünglichen Fahrplan abgewichen wird:

Der Daily Huddle startet und endet verspätet.
Es werden Mitarbeiter hinzugezogen, die nichts mit der Sache zu tun haben.
Die falschen Fragen werden erörtert und/oder Grundsatzdiskussionen angestoßen.
Der Daily Huddle findet im Sitzen statt.

Umgekehrt führt eine strikte Einhaltung zum Gelingen. Aber das sagt sich so leicht – natürlich wird von den Teilnehmern Pünktlichkeit erwartet. Aber gerade bei etwas, das jeden Tag stattfindet und dann noch so kurz angelegt ist, wird die Bedeutung anfangs falsch eingeschätzt. Mit ein paar Tricks können Teamleiter ihre Mitarbeiter „einfangen“:

Fangen Sie pünktlich an und hören ebenso auf.
Ein Daily Huddle, das nur 15 Minuten dauert und bei dem die Hälfte der Teilnehmer fünf Minuten zu spät kommt, bedeutet, dass bereits ein Drittel der Zeit verschwendet wurde. Nichtsdestotrotz sollte das Daily Hubble wie vorgesehen zu Ende gehen und auch zukünftige Daily Hubbles beginnen, selbst wenn noch nicht alle anwesend sind – Beginn und Ende zur vorgesehenen Zeit erhöhen den Druck, pünktlich zu erscheinen.
Wählen Sie eine ungewöhnliche Zeit.
Harnish zufolge motiviert eine krumme Zeitangabe die Mitarbeiter eher, pünktlich zum Beginn des Daily Huddle zu erscheinen, also nicht um 9.15 Uhr, sondern beispielsweise um 9.23 Uhr. Andere Unternehmen arbeiten mit abgesprochenen Sanktionen: Wer zu spät kommt, zahlt in eine gemeinsame Kasse. Damit keine Streitigkeiten über die Zeitangabe entstehen, dient eine Atomuhr als Maßstab.
Ermutigen Sie, Probleme zu benennen.
Ein Daily Huddle erhält seine Daseinsberechtigung unter anderem dadurch, dass er ein Problem löst, einen Mehrwert bietet. In dem Moment, in dem keine nützlichen Informationen geliefert werden, wird das Meeting lediglich als Zeitverschwendung empfunden. Es sollten daher alle ermutigt werden, ihre Schwierigkeiten zu benennen, selbst wenn jemand meint, für sein Anliegen gäbe es keine Hilfe im Team.

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