Was ist ein Daily Huddle?

Das Daily Huddle ist eine Form des Meetings, bei dem in kurzer Zeit die wichtigsten Informationen geteilt und die nächsten Aufgaben besprochen werden. Anders als in klassischen Besprechungen sitzen die Teilnehmer nicht für 60, 90 oder gar 120 Minuten zusammen, ohne nennenswerte Ergebnisse zu erzielen. Stattdessen findet ein effizientes und produktives Treffen statt, aus dem jeder mit einem Mehrwert herausgeht.

Der Begriff bedeutet wörtlich tägliches Gedränge oder täglicher Haufen. Auch im Sport – insbesondere beim American Football – bezeichnet Huddle ein kurzes Treffen der Spieler, um den nächsten Spielzug zu besprechen. Dieses Prinzip wird auf den Job übertragen. Das Team steckt kurz die Köpfe zusammen, spricht sich ab und geht dann motiviert an die Umsetzung. Der Team Huddle ist somit ein effektives Instrument der Kommunikation und im Leadership.

Andere Bezeichnungen für den Daily Huddle

Der Daily Huddle wird auch als huddle meeting, Kurzmeeting, Stehkonferenz oder Daily Scrum bezeichnet. Letztere Bezeichnung ist an die Scrum-Methode angelehnt.

Die sechs Regeln des Daily Huddle

Die Idee vom Daily Huddle ist gar nicht so neu. Viele Unternehmen setzen bereits seit Jahren und Jahrzehnten darauf. Der Unternehmer und Autor Verne Harnish zitiert in seinem Buch „Scaling Up“ Größen wie John D. Rockefeller und Steve Jobs, die bereits auf kurze Zusammenkünfte der Mitarbeiter setzten. Dass immer mehr Teams darauf setzen, hat einen einfachen Grund: Die meisten Meetings sind schlicht Zeitverschwendung – zumindest für einige der Teilnehmer. Es wird viel und lange geredet, ohne wirklich weiterzukommen oder man sitzt in einer Konferenz, deren Inhalt für die eigenen Projekte irrelevant ist.

Um den kurzen, täglichen Team Huddle zu optimieren, nennt Harnish deshalb sechs Regeln für eine erfolgreiche Kurzbesprechung:

1. Häufigkeit

Der Name deutet es bereits an: Der Daily Huddle sollte täglich stattfinden. Typisch ist eine kurze Zusammenkunft vor Beginn der eigentlichen Arbeit. So beginnt jeder den Arbeitstag auf dem gleichen Stand und weiß, welche ToDos als nächstes auf der Agenda stehen. Manche Unternehmen halten nur jeden zweiten Tag ein Meeting ab, andere veranstalten ein Weekly Huddle. Beides läuft dem Grundgedanken zuwider. Nimmt die Frequenz ab, bleiben die Vorteile auf der Strecke.

2. Dauer

Der Daily Huddle sollte nicht länger als zehn bis fünfzehn Minuten dauern. Hier geht es kurz um den Stand der Dinge, größere Probleme müssen in Vier-Augen-Gesprächen oder Folge-Meetings erörtert werden. Zweck des Daily Huddle ist die Synchronisierung des gesamten Teams und damit eine Erhöhung der Geschwindigkeit.

3. Teilnehmer

Soweit es möglich ist, sollten die Daily Huddles vor Ort stattfinden und alle am Projekt Involvierten einschließen. Bei dezentralen Teams kann das Treffen natürlich auch digital stattfinden. Bei den Teilnehmern muss darauf geachtet werden, dass möglichst niemand dabei ist, für den der Inhalt völlig uninteressant ist. Geht es um ein Projekt, an dem ein Kollege nicht mitarbeitet, braucht dieser auch nicht im Huddle dabei zu sein.

4. Agenda

Damit das Ganze so kurz bleibt, sollten vor allem drei zentrale Fragen gestellt werden: Woran wird gerade gearbeitet? Was ist der aktuelle Status Quo im Projekt? Wo gibt es Probleme? Die Beteiligten können knapp beschreiben, woran Sie arbeiten und wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Angesichts der Zeitvorgabe können nur elementare Aufgaben besprochen werden. Gleichzeitig kann das Daily Huddle helfen zu erkennen, dass Aufgaben neu priorisiert oder sogar anders verteilt werden müssen.

5. Moderator

Große Bedeutung kommt auch dem Moderator zu. Wie beim Sport der Teamcaptain übernimmt der Moderator eine Schlüsselfunktion und weiß, was wann zu tun ist, etwa wenn Probleme auftauchen. Er behält die Zeit im Blick und sorgt dafür, dass die drängenden Fragen geklärt werden können. Idealerweise wissen nach der Auflösung des Daily Huddle alle Teilnehmer, was als nächstes ansteht.

6. Ort

Wo das Daily Huddle stattfindet, bleibt letztlich dem Moderator überlassen. Es empfiehlt sich, dass der Raum gut und schnell erreichbar ist und die Teilnehmer darin ungestört sind. Eine Ausstattung mit Stühlen und Tischen kann hinderlich sein, da es eher zum Verweilen und langen Diskussionen einlädt. Daher sollte das Daily Huddle im Stehen oder maximal auf Hockern stattfinden. Das erhöht die Dynamik des Treffens.

Daily Huddle Vorlage

Ein Daily Huddle kann eine rein mündliche Absprache sein, Sie können das Treffen aber auch mit einem kurzen schriftlichen Protokoll festhalten. Wir haben dafür eine kostenlose Vorlage zum Download erstellt:

Vorlage als PDF

Vorlage als Word-Dokument

Daily Huddle: Vorteile der Kurzmeetings

Damit regelmäßige Meetings zum Erfolg führen, müssen sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

Sie sind wirklich notwendig.
Sie werden effizient durchgeführt.
Sie dienen dem Erkenntnisgewinn und haben somit unmittelbaren Nutzen für die Teilnehmer, das Unternehmen und die Kunden.

Genau diese Bedingungen kann ein Daily Huddle erfüllen, weil das ganze Konzept darauf ausgelegt ist. Zusätzlich steigern die kurzen Treffen die Motivation, weil jeder sich einbringen kann und Projekte wirklich vorangebracht werden.

Kurzmeetings stärken das Team

Ein weiterer Vorteil: Kurze Meetings sorgen für ein stärkeres Wir-Gefühl. Die tägliche Absprache, die verbesserte Kommunikation, das gemeinsame Erreichen von Zielen – all das stärkt den Zusammenhalt im Team. Auch Probleme werden als Gruppe frühzeitig erkannt und gelöst. Das schweißt zusammen.

Auch lernen sich die Teammitglieder im Austausch besser kennen.. Das Vertrauen untereinander wächst, die Zusammenarbeit insgesamt wird besser. Davon profitiert auch das Betriebsklima.

Tipps: So gelingt Ihr tägliches Stand-up-Meeting

Auch ein Daily Huddle ist kein Selbstläufer für erfolgreiche Besprechungen. Probleme tauchen da auf, wo vom ursprünglichen Fahrplan abgewichen wird:

Der Daily Huddle startet und endet verspätet.
Es werden Mitarbeiter hinzugezogen, die nichts mit der Sache zu tun haben.
Die falschen Fragen werden erörtert und/oder Grundsatzdiskussionen angestoßen.
Der Daily Huddle findet im Sitzen statt.

Umso wichtiger ist es, die zentralen Grundsätze der Methode einzuhalten. Besonders wichtig: Pünktlichkeit aller Teilnehmer. Das gilt für Beginn und Ende des Treffens, aber auch für die Dauer. Nach 15 Minuten ist Schluss, damit keine endlosen Diskussionen entstehen. Hier sind drei weitere Tipps für einen erfolgreichen Daily Huddle:

Wählen Sie einen geübten Moderator
Mit den Fähigkeiten des Moderators steht und fällt der Erfolg der kurzen Besprechung. Er muss das Gespräch auf die Kernfragen lenken können, alle Mitarbeiter zu Wort kommen lassen, aber auch begrenzen, wenn jemand zu weit ausholt. Das erfordert Übung und Erfahrung.
Beginnen Sie zu einer ungewöhnlichen Zeit
Harnish zufolge motiviert eine krumme Zeitangabe die Mitarbeiter eher, pünktlich zum Beginn des Daily Huddle zu erscheinen, also nicht um 9.15 Uhr, sondern beispielsweise um 9.23 Uhr. Andere Unternehmen arbeiten mit abgesprochenen Sanktionen: Wer zu spät kommt, zahlt in eine gemeinsame Kasse. Damit keine Streitigkeiten über die Zeitangabe entstehen, dient eine Atomuhr als Maßstab.
Ermutigen Sie, Probleme zu benennen
Ein Daily Huddle erhält seine Daseinsberechtigung unter anderem dadurch, dass er ein Problem löst, einen Mehrwert bietet. In dem Moment, in dem keine nützlichen Informationen geliefert werden, wird das Meeting überflüssig. Es sollten daher alle ermutigt werden, ihre Schwierigkeiten zu benennen, selbst wenn jemand meint, für sein Anliegen gäbe es keine Hilfe im Team.

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