Videokonferenz: Die 7 besten Gratis-Tools

Meetings werden immer häufiger durch Videokonferenzen ersetzt. Dabei sitzen die Kollegen nicht im selben Raum, sondern kommen an einem digitalen Tisch zusammen – die einen aus dem Homeoffice, andere von unterwegs, wieder andere aus dem Ausland. Das spart Zeit und Kosten. Damit Austausch, Planung und gemeinsames Arbeiten funktionieren, braucht eine digitale Konferenz jedoch die richtigen Videokonferenz Tools. Wir stellen Ihnen die besten Gratis-Tools für eine Videokonferenz vor und geben Tipps, die Ihre digitalen Besprechungen besser machen…

Videokonferenz: Die 7 besten Gratis-Tools

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Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Als Videokonferenz werden Meetings bezeichnet, bei denen Bild und Ton synchron übertragen werden. Der Videokonferenz-Server sammelt zunächst Bilder und Ton der Teilnehmer und mischt diese zu einem Gesamt-Video mit Fenstern der einzelnen Teilnehmer. So entsteht ein virtueller Raum. Dies passiert mittels entsprechender Geräte wie Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Kamera und spezieller Software, sogenannter Videokonferenz-Tools. Im Gegensatz zum klassischen Meeting sind Absprachen und Zusammenarbeit so ortsunabhängig möglich.

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Videokonferenz Tools: Diese Software ist kostenlos

Eine Videokonferenz braucht wenige Voraussetzungen: Laptops, Smartphones, Tablets – alle haben haben Kamera und Mikrofon längst eingebaut. Die Qualität ist gut genug. Somit fehlen nur noch entsprechende Videokonferenz-Tools. Neben kostenpflichtigen Programmen gibt es inzwischen zahlreiche kostenlose Softwarelösungen. Die sieben besten Tools für Videokonferenzen, die Sie gratis nutzen können, stellen wir hier vor:

Zoom

In Zeiten von Corona kam es zu einem regelrechten Hype um den Anbieter Zoom. Das amerikanische Unternehmen erfreut sich großer Beliebtheit bei seinem Angebot zu Videokonferenzen. Sie brauchen lediglich einen Account und können anschließend Videokonferenzen beginnen oder durch eine Meeting-ID zu einer laufenden Besprechung beitreten. Die Handhabung ist einfach und mit wenigen Klicks lassen sich Videokonferenzen durchführen. Einziger Nachteil: Die kostenlose Variante ist für Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten begrenzt. Für kurze Videokonferenzen ausreichend, bei langen Meetings kann eins der Abo-Modelle genutzt werden.

Vorteile von Zoom
➠ Bis zu 100 Teilnehmer an der Videokonferenz gratis
➠ Kostenlos, aber mit Zeitbeschränkung
➠ Leicht zu bedienen

Skype

Zu den bekanntesten Namen rund um Videokonferenzen gehört Skype. Ursprünglich für private Gespräche entwickelt, wird es inzwischen auch häufig für Videokonferenzen im Job genutzt. Das Programm aus dem Hause Microsoft unterstützt nämlich nicht nur die Kommunikation von zwei Personen, sondern kann auch in größeren Gruppen genutzt werden. Bis zu 50 Teilnehmer können an einem der kostenlosen Videoanrufe teilnehmen. Die Business-Version von Skype wird nicht mehr Vertrieben, diese wurde in den Nachfolger Microsoft Teams (im nächsten Abschnitt) integriert.

Vorteile von Skype
➠ Kostenlose Nutzung mit einem Microsoft Konto
➠ Webversion ohne Installation möglich
➠ Kein Zeitlimit
➠ Leichte Datenübermittlung

Microsoft Teams

Neben der Möglichkeit zur Videokonferenz wird Microsoft Teams als umfangreiches Paket für digitale und dezentrale Zusammenarbeit beworben. So können neben digitalen Konferenzen weitere Funktionen rund um das gesamte Office-Paket genutzt werden. Daten können gespeichert und Dokumente zeitgleich gemeinsam bearbeitet werden. Schon in der kostenlosen Version punktet Microsoft Teams mit einem großen Funktionsumfang. Aufgrund der aktuellen Maßnahmen gegen Corona und der zahlreichen Homeoffice-Lösungen, ermöglicht Microsoft es Unternehmen zudem, das Premium-Paket kostenlos zu nutzen. Setzen Sie sich dafür am besten direkt mit einem Vertriebspartner von Microsoft in Verbindung.

Vorteile von Microsoft Teams
➠ Viele Funktionen
➠ Bis zu 250 Teilnehmer
➠ Dezentrale Zusammenarbeit über die Videokonferenz hinaus

Webex

Webex ist ein Klassiker in Sachen Videokonferenz und gehört zu den ersten Anbietern. Mittlerweile wurde der Service von Cisco übernommen. Die Funktionen lassen sich leicht und übersichtlich steuern. Es können Termine erstellt und verschickt sowie Teilnehmer über einen Link zur Videokonferenz eingeladen werden. Über den kostenlosen Webex-Basic-Tarif können Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern durchgeführt werden. Hier gibt es jedoch eine zeitliche Begrenzung von 50 Minuten. Weitere Funktionen gibt es über verschiedene kostenpflichtige Tarife.

Vorteile von Webex
➠ Leichte Erstellung und Einladung
➠ Bis zu 100 Teilnehmer, aber zeitlich begrenzt
➠ Einfache Nutzung

Bitrix24

Bitrix24 liefert nicht nur die Möglichkeit zu Videokonferenzen, sondern bietet einen großen Funktionsumfang aus dem Projektmanagement. So gibt es ein Intranet für Mitarbeiter, einen gemeinsamen Kalender, die Möglichkeit Arbeitsgruppen zu bilden, Dokumente im Cloud-Speicher abzulegen – aber eben auch Videokonferenzen zu führen. Die kostenlose Free-Version ist gerade für kleine Unternehmen geeignet, da hier bis zu 12 Nutzer das Basis-Paket nutzen können. Aufgrund von Corona gilt aktuell bei Bitrix24: Das Nutzerlimit von 12 ist in der Free-Version aufgehoben, unabhängig von der Zahl der Nutzer können Unternehmen aktuell das kostenlose Funktionspaket in Anspruch nehmen.

Vorteile von Bitrix24
➠ Großer Funktionsumfang
➠ Online-Speicher für Dokumente
➠ Kein zeitliches Limit
➠ Kostenlose Nutzung für 12 Nutzer (aktuell unbegrenzt)

GoToMeeting

Ebenfalls ein bekannter Name bei Tools für Videokonferenzen ist GoToMeeting. Sie können eine Browser-Variante nutzen oder die Software herunterladen und installieren. In der kostenlosen Version GoToMeeting Free sind leider nur Konferenzen mit bis zu 4 Teilnehmern möglich. Für kleine Teams gut, für größere jedoch ungeeignet. Hinzu kommt eine Begrenzung der Meetingzeit auf 40 Minuten, wenn Sie sich in der kostenlosen Version bewegen. Reicht die kostenlose Form nicht aus, können Sie die Pro-Variante für 14 Tage kostenlos testen. Für die weitere Nutzung fallen im Anschluss Abo-Kosten je nach Funktionsumfang an.

Vorteile von GoToMeeting
➠ Einfache Desktop-Version
➠ Whiteboard in der Videokonferenz
➠ Integration von Office oder Google Kalender möglich

Intermedia Anymeeting

Intermedia Anymeeting ermöglicht Videokonferenzen und Webinare. Nach der Anmeldung können sofort digitale Besprechungen gestartet oder für die Zukunft geplant werden. Der Service stammt aus den USA und wird bislang nur vollständig auf Englisch angeboten. Für die Nutzung reichen grundlegende Sprachkenntnisse aber aus. Leider fehlt es an einer fortlaufenden Gratis-Version. Lediglich die ersten 30 Tage können Sie als Probemonat kostenlos Videokonferenzen für vier Teilnehmer erstellen, im Anschluss zahlen Sie je nach Funktion und Anzahl der Nutzer.

Vorteile von Anymeeting
➠ Möglichkeit zum Screen-Sharing
➠ Schneller Einstieg nach der Anmeldung
➠ Integration von Outlook und anderen Programmen möglich

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Hardware für Videokonferenzen

Mit den oben genannten Tools und den Softwarelösungen sind für nahezu alle Teams die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten einer Videokonferenz abgedeckt. Einige Unternehmen setzen hingegen nicht auf Software, sondern auf Hardware, um beispielsweise an mehreren Standorten gesamte Räume für die Teilnahme an Videokonferenzen auszustatten. Denkbar ist dies, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten regelmäßig zu Videokonferenzen zusammenkommen – allerdings geht dabei natürlich ein großer Teil der Flexibilität verloren. Wird die Hardware-Lösung im Büro genutzt, müssen Mitarbeiter doch wieder vor Ort sein und können sich nicht ortsunabhängig zuschalten.

Zudem können hohe Kosten anfallen, auch wenn Sie sich die Hardware für Videokonferenzen nicht zwangsläufig kaufen müssen – Anbieter haben sich auf die Vermietung spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen nebst der entsprechenden Software an. Am Ende sollte nach individueller Situation und Nutzung entschieden werden, ob eine Hardware-Lösung die richtige Wahl ist. Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Lösungen für Videokonferenzen, die bekanntesten Anbieter sind:

  • Polycom
  • Cisco (Tandberg)
  • Lifesize
  • Sony
  • Radvision
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Vorteile der Videokonferenz

Der Siegeszug der Videokonferenz ist kein Zufall. Durch die aktuelle Situation, in der ein großer Teil der Mitarbeiter von zuhause aus arbeitet, wurde er beschleunigt, in vielen Unternehmen hat das digitale Meeting der altmodischen Besprechung aber bereits zuvor den Rang abgelaufen. Zu groß sind die Vorteile einer Videokonferenz im Vergleich zu Meetings mit Anwesenheitspflicht:

  • Dezentrale Teams kommen zusammen. Mitarbeiter sitzen längst nicht immer gemeinsam im Büro. Homeoffice und Zusammenarbeit über weite Strecken machen körperliche Anwesenheit bei Meetings schwierig. Zur Videokonferenz kann sich jeder hinzu schalten, egal wo er sich aufhält.
  • Termine werden schneller gefunden. Es ist leichter, einen Termin für eine Videokonferenz zu finden, an dem alle Teilnehmer können. Der organisatorische Aufwand ist geringer und die Teilnahme leichter. Es müssen weniger Termine hin und her geschoben werden, bis alle zusammenkommen.
  • Kosten werden reduziert. Keine Fahrt- oder Flugkosten und keine gesonderten Räumlichkeiten machen die Videokonferenz zu einer kostengünstigen Option. Es braucht lediglich eine stabile Internetverbindung. Die benötigten Tools sind oftmals kostenlos – mehr dazu weiter unten im Artikel.
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Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Ist die technische Umsetzung einer Videokonferenz geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, diese möglichst produktiv und erfolgreich zu gestalten. Meetings entpuppen sich oft als Zeitverschwendung. Diese Gefahr droht auch bei Videokonferenzen. Damit Ihre digitalen Meetings erfolgreich werden, haben wir zahlreiche Tipps für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Videokonferenz für Sie zusammengestellt:

Vor der Videokonferenz

  • Erstellen Sie einen Plan
    Machen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei? So können sich alle Teilnehmer vorbereiten und wissen, worum es gehen soll.
  • Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl
    Große Videokonferenzen mögen zwar besonders produktiv und kommunikativ wirken, enden aber eher im Chaos. Halten Sie die Teilnehmerzahl deshalb so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Verzichten Sie auf Kollegen, die nichts mit dem Inhalt der Konferenz zu tun haben.
  • Bestimmen Sie einen Moderator
    Ernennen Sie einen Moderator, der die Videokonferenz leitet und das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht.
  • Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre
    Schalten Sie vor der Videokonferenz unbedingt Störquellen aus. Es ist nervig und unprofessionell, wenn im Hintergrund dauerhaft ein Brummen zu hören ist oder zwischendurch das Handy klingelt. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln, hereinplatzenden Kollegen.
  • Kleiden Sie sich angemessen
    In einer Videokonferenz können die anderen Teilnehmer Sie sehen, also sollten Sie entsprechend professionell gekleidet sein. Orientieren Sie sich an dem Dresscode, den Sie auch am Arbeitsplatz tragen würden – egal, ob Sie gerade zuhause am Schreibtisch sitzen. Vorsicht aber mit auffällig gemusterter Kleidung. Gerade Karomuster auf Hemd, Bluse oder auch Krawatte lassen das Bild flimmern.
  • Punkten Sie durch Pünktlichkeit
    Wie bei jedem anderen Meeting gilt auch bei der Videokonferenz: Lassen Sie die anderen Teilnehmer nicht warten! Zum angegebenen Termin sollten Sie deshalb bereit sein, Ihre Technik kontrolliert haben und sich nur noch einwählen müssen. Noch wichtiger ist dies, wenn Sie die digitale Besprechung organisieren. Hier müssen Sie schon vorher da sein, die nötigen Vorbereitungen treffen und die Videokonferenz starten.

Während der Videokonferenz

  • Halten Sie die Zeiten ein
    Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit einer Videokonferenz! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie Laberzeit.
  • Machen Sie eine Vorstellungsrunde
    Da die Teilnehmer einer Videokonferenz sich vielleicht noch nie getroffen haben, sollten Sie diese kurz vorstellen oder jedem in einer Vorstellungsrunde kurz Zeit geben, um sich selbst vorzustellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind.
  • Bleiben Sie natürlich
    Es ist anfangs vielleicht etwas ungewohnt, in eine Kamera zu schauen und nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern über das Mikrofon mit den Kollegen zu sprechen. Trotzdem sollten Sie in einer Videokonferenz möglichst natürlich sein und sich nicht anders verhalten. Einige betonen in einer Videokonferenz plötzlich Worte und Sätze ganz anders oder verhalten sich merkwürdig – machen Sie sich darüber keine Gedanken, sondern sprechen Sie so, wie Sie es im normalen Meeting auch tun würden.
  • Lassen Sie kurze Pausen
    Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Durch leichte Verzögerungen in der Übertragung ist es wichtig, dass kurze Pausen gemacht werden – nur so entsteht ein Dialog.
  • Fokussieren Sie die Gruppe auf das Hauptthema
    Die Videokonferenzen muss einer klaren Linie folgen, um produktiv zu sein. Wenn Sie merken, dass die Videokonferenz in eine falsche Richtung abdriftet und sich vom Thema entfernt, sollte der Moderator einschreiten und zum roten Faden zurückfinden. Beißen sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt fest, können diese in eine eigene Videokonferenz übergehen, um den Punkt unter vier Augen zu klären. So kann der Rest der Gruppe zur Agenda zurückkommen.

Nach der Videokonferenz

  • Bedanken Sie sich
    Am Ende einer Videokonferenz sollten Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken. Erwähnen Sie die Pünktlichkeit, den reibungslosen Ablauf in der technischen Umsetzung oder auch die kreativen Ideen der Teammitglieder. Das steigert gleich die Motivation für das nächste Mal.
  • Erstellen Sie ein Protokoll
    Fassen Sie die Ergebnisse der Videokonferenz zusammen und leiten Sie diese als Protokoll an die Teilnehmer weiter. So werden Entscheidungen, Zuteilungen, Ziele und Aufgaben noch einmal schriftlich festgehalten und jedem zugänglich gemacht. Spätere Missverständnisse – und Ausreden – werden verhindert.

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[Bildnachweis: fizkes by Shutterstock.com]
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24. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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