Videokonferenz: Tools, Tipps, Informationen

Via Internet können wir heute global miteinander arbeiten und uns austauschen, ohne dass wir dazu am selben Ort sein müssen. Eine Videokonferenz ermöglicht Heimarbeit und senkt Pendel- oder Reisekosten (was gut für die Umwelt ist). Kollegen in Berlin, Köln, New York und Sydney können zur Videokonferenz zugeschaltet werden, um Anliegen und Projekte zu besprechen. Es bringt aber auch einige Nachteile: Es ist ein Unterschied, ob man sich physisch gegenübersitzt und miteinander diskutiert oder nur mit der Mattscheibe. Wir zeigen, mit welchen Tools Sie Videokonferenzen einfach umsetzen können und mit welchen Tipps diese zum Erfolg werden…

Videokonferenz: Tools, Tipps, Informationen

Videokonferenz Definition: Konferenz mit und ohne Anwesenheit

Videokonferenz-Whatsapp-Hardware-Definition-mit mehreren TeilnehmernAls Videokonferenzen werden solche Meetings bezeichnet, bei denen synchron Bild und Ton übertragen werden. Sie dienen der Verbindung von Personen, die sich an verschiedenen Orten aufhalten. Dies passiert mittels entsprechender Geräte wie Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Kamera. Die Teilnehmer einer Videokonferenz sitzen also nicht wie bei klassischen Meetings gemeinsam in einem Raum, sondern kommen digital zusammen und können dabei über verschiedene Kontinente verteilt sein.

In Zeiten von Dezentralisierung, New Work, virtuellen Teams und modernen Konzepten der Zusammenarbeit nimmt die Videokonferenz eine zunehmend wichtige Rolle im beruflichen Alltag ein. Oft ist es schlichtweg nicht möglich, dass alle Beteiligten eines Projekts gemeinsam und persönlich an einem Tisch versammelt werden. Um dennoch eine gute Kommunikation, Absprache und Zusammenarbeit zu ermögliche, sind Videokonferenzen eine einfache Möglichkeit, die Beteiligten digital zusammenzurufen.

Durch Videokonferenzen können im besten Fall gleich mehrere Kosten gespart werden. Zum einen müssen die Teilnehmer einer Videokonferenz nicht durch die Gegend fahren oder sogar fliegen, um persönlich am Meeting teilzunehmen. An einer Videokonferenz kann von nahezu überall teilgenommen werden – ob in einem anderen Büro, aus dem Home Office oder sogar von unterwegs, wenn das mobile Internet standhält.

Gleichzeitig können Kosten für Räumlichkeiten und Ausstattung eingespart werden. Es müssen keine gesonderten Konferenz- und Meetingräume zur Verfügung gestellt und ausgestattet werden. Natürlich braucht es für Videokonferenzen das nötige Equipment, dies ist jedoch meist deutlich günstiger.

Fun Fact: 11 Prozent tragen keine Hosen in der Videokonferenz

11 Prozent tragen keine Hosen in der VideokonferenzEs gibt Zahlen, die will man eigentlich gar nicht wissen, weil sie sofort das Kopfkino auslösen und man dann Bilder in der Birne hat, die man da nicht haben will. Aber gut: Sie wurden gewarnt – jetzt gibt’s Kopfkino… Sorry. Wie eine Umfrage unter Videokonferenz-Teilnehmern ergeben hat, tragen rund elf Prozent der (zugeschalteten) Teilnehmer während des Telemeetings keine Hosen.

Die Kameraeinstellung oder der verdeckende Schreibtisch machen es möglich. Das mag zwar bequem sein – eine gute Idee ist es trotzdem nicht. So zeigen Studien, dass Kleidung auf unsere Psyche wirkt. Wer mit runtergelassenen Hosen argumentiert, dürfte kaum Überzeugungskraft entwickeln.

Software und Tools für Videokonferenzen

Die meisten Laptops, Tablets und Smartphones bringen diese Voraussetzungen heutzutage mit, so dass es immer unkomplizierter geworden ist, eine Übertragung von Bild und Ton gleichzeitig zu gewährleisten. Sie könnten also eine Konferenz nur mit einem Smartphone und der entsprechenden App beziehungsweise Software abhalten – in einigen Fällen geht es sogar ganz ohne Software.

Für Unternehmen mit schmalerem Budget oder eher ungezwungenen Videokonferenzen gibt es eine Reihe kostenloser Tools, die eine Übertragung von drei bis zehn Gesprächspartnern ermöglichen, beispielsweise:

  • Skype

    Nicht nur privat, auch beruflich wird Skype aus dem Hause Microsoft häufig für Videokonferenzen genutzt. Unternehmen können dabei auf die Variante Skype for Business zurückgreifen, um weitere Funktionen rund um das Paket Office 365 nutzen zu können.

  • Google Hangouts

    Google bietet mit den Hangouts ebenfalls eine Option und Software für Videokonferenzen. Als App oder direkt aus dem Browser heraus gibt es viele Funktionalitäten, die über reines Reden und Zuhören hinaus gehen.

  • Webex

    Webex ist ein Klassiker in Sachen Videokonferenz und gehört zu den ersten Anbietern. Mittlerweile wurde der Service von Cisco übernommen. Die Funktionen lassen sich leicht und übersichtlich aus dem Browser heraus steuern, es können Termine erstellt und verschickt sowie Teilnehmer zur Videokonferenz eingeladen werden.

  • GoToMeeting

    Ebenfalls ein bekannter Name bei Tools für Videokonferenzen ist GoToMeeting. Wie bei anderen Tools gibt es auch hier eine Variante für den Browser als auch eine Software, die Sie runterladen und installieren können. Alle Funktionen sind übersichtlich geordnet, leicht zu finden und zu benutzen und ermöglichen einen schnellen Einstieg.

  • Anymeeting

    Unter dem Namen Anymeeting wird eine Software vertrieben, die sowohl Videokonferenzen als auch Webinare ermöglichen soll. Nach der Anmeldung können sofort Videokonferenzen gestartet oder für die Zukunft geplant werden. Ein kleiner Haken: Der Service ist vollständig auf Englisch, einige Sprachkenntnisse werden also benötigt – für die einfache Nutzung sollte es aber ausreichen.

Hardware für Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern

Gleichzeitig ist die Qualität nicht immer gegeben, so dass es sinnvoll ist, mit externen Mikrofonen und entsprechender Hardware, also einem Videokonferenzsystem, zu arbeiten. Außerdem ist die Teilnehmerzahl bei kostenlosen Apps häufig beschränkt: Videotelefonie gibt es zumeist nur mit zwei, drei Personen, selten zehn.

Die Hardware für Videokonferenzen müssen Sie sich nicht zwangsläufig selbst anschaffen – etliche Firmen haben sich auf die Vermietung spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen nebst der entsprechenden Software an.

Sie sollten daher einschätzen, in welchem Rahmen Sie die Videokonferenz ansiedeln wollen: Geht es um eine vergleichsweise zwanglose Mitarbeiterbesprechung oder eher um ein wichtiges Geschäft, das hier erörtert werden soll? Sollen mehr als zehn Personen daran teilnehmen können?

Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Lösungen für Videokonferenzen, die bekanntesten Anbieter sind:

  • Polycom
  • Cisco (Tandberg)
  • Lifesize
  • Sony
  • Radvision

Die meisten davon bieten Videokonferenz- und Raumsysteme, Desktoplösungen und mobile Lösungen an. Bitte beachten Sie, dass die erforderlichen Endgeräte nicht direkt bei den Herstellern zu kaufen sind. Für die Videokonferenz-Systeme gibt es Händler, die auf den Vertrieb von audiovisuellen Konferenzlösungen spezialisiert sind.

So werden Videokonferenzen zum Erfolg

    Vor dem Video-Meeting

  • Machen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei?
  • Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  • Schalten Sie Störquellen aus. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln, hereinplatzenden Kollegen. Versuchen Sie solche Störer zu eliminieren, vor allem die akustischen. Tatsächlich ist bei der TV-Konferenz ein guter, störungsfreier Ton wichtiger als ein brillantes Bild. Allerdings gilt auch hierbei: Leuchten Sie den Raum ordentlich aus und setzen Sie sich nicht unbedingt ins Gegenlicht, weil Sie sonst aussehen wie der leibhaftige Schattenmann.
  • Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  • Behalten Sie die Sitzordnung im Auge. Damit ist nicht gemeint, dass Sie sich darüber sorgen sollten, wer neben wem sitzt, sondern dass alle hinterher von der Kamera erfasst werden und damit sichtbar sind.
  • Vermeiden Sie auffällig gemusterte Kleidung. Fernsehleute hassen Karomuster, leuchtfarbene Hemden, Blusen oder Krawatten und starke Kontraste. Diese lassen das Bild flimmern – und das lenkt die Betrachter mächtig ab. Ähnliches gilt für stark funkelnden Schmuck oder andere reflektierende Gegenstände im Raum.
  • Falls Sie das Meeting organisieren: Erscheinen Sie überpünktlich und stellen Sie sicher, dass die Verbindungen stehen, bevor es losgeht. Nichts nervt mehr als Soundchecks im eigentlichen Meeting. Das ist wie bei Präsentationen, bei denen der Redner als erstes Powerpoint hochfährt, Motto: Gestern ging’s noch…
  • Ernennen Sie einen Moderator, der das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht. Gerade bei Videokonferenzen gilt: Es kann nur einer gleichzeitig sprechen.
  • Während der Videokonferenz

  • Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit.
  • Stellen Sie die Teilnehmer kurz vor oder lassen Sie diese sich selbst vorstellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind. Noch besser: Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight. Starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich diese Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen. Psychologische Studien zeigen, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.
  • Verhalten Sie sich natürlich: Sprechen Sie in die Kamera, betonen Sie Ihre Sätze normal, aber vermeiden Sie ausladende Gesten. Diese sehen bei Bildübertragungen stets unvorteilhaft und latente aggressiv aus.
  • Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Meetings zeichnen sich ohnehin meist dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Nutzen Sie lieber Schweigeminuten. Wer schweigt, denkt vielleicht noch zu ende und erspart der Runde so Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen genannten Ideen und Gedanken zu einem neuen besseren zu verknüpfen. Wenn dauernd jemand dazwischen quasselt, ist der kreative Funke schon verglimmt, bevor er zünden kann.
  • Bleiben Sie höflich: Flüstern Sie nicht mit dem Nachbarn, checken Sie nicht Ihre E-Mails am Blackberry und lesen Sie keine Zeitung. Das gilt zwar grundsätzlich für alle Meetings, erst recht aber für TV-Besprechungen, weil diese hierbei extrem stört.
  • Aufpassen mit Kaffeetassen, die Sie ins Meeting mitbringen! Insbesondere wenn Sie diese immer wieder auf dem Tisch abstellen, auf dem auch die Mikrofoneinheit steht, gibt das sehr laute und sehr hässliche Übertragungsgeräusche. Dasselbe gilt für Rascheln in Papierstapeln oder nervösen Spielereien mit dem Stift. Wenn Sie schon während der Konferenz Kaffee trinken müssen, behalten Sie die Tasse in der Hand oder stellen Sie diese nur einmal ab – wenn sie leer ist.
  • Wenn Sie merken, dass die Besprechung abzudriften droht und sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt festbeißen, bitten Sie diese, die Sache nach dem Meeting unter vier Augen zu klären – und finden Sie zur Agenda zurück. Andernfalls wird das für die restlichen Teilnehmer sehr langweilig und die kreative Stimmung kann ins Negative kippen.
  • Nach den Videokonferenzen

  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail! Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.

Die wichtigste Regel allerdings lautet: Übertreiben Sie es mit den Besprechungen nicht.

Es gibt Studien, die zeigen, dass die Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Maß abnimmt wie die Anzahl der Meetings (und Videokonferenzen), an denen die Leute teilnehmen müssen, steigt.

Korreliert man das mit der Statistik, dass überall auf der Welt die Zahl der Zusammenkünfte zunimmt, sind das nicht gerade rosige Aussichten. Und entscheidend ist sowieso, um es mit den Worten eines Bundeskanzlers zu sagen, was hinten rauskommt.

[Bildnachweis: fizkes by Shutterstock.com]
9. November 2018 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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