Videokonferenz: Kostenlose Meetings online

Als Videokonferenz werden Meetings bezeichnet, bei denen Bild und Ton synchron übertragen werden. Statt klassisch zusammen in einem Raum, können die Teilnehmer im Homeoffice oder auf der ganzen Welt verteilt sein. In der modernen Zusammenarbeit setzen immer mehr Arbeitgeber auf Videokonferenzen. Dank Laptops mit Kamera und Mikrofon kein Problem. Zusätzlich braucht es spezielle Software – ein Videokonferenz Tool. Diese stellen den digitalen Raum und sichern die technische Umsetzung für ortsunabhängige Besprechungen.

Videokonferenz Anbieter und Tools im Vergleich

Mit Laptop und Internetverbindung sind die Grundvoraussetzungen für eine Videokonferenz in guter Qualität bereits gegeben. Fehlt noch das Videokonferenz Tool. Es gibt zahlreiche Anbieter, die einen solchen Service anbieten. Teilweise kostenlos, teilweise gegen eine monatliche Gebühr. Wir stellen die besten Anbieter und Tools für Videokonferenzen genauer vor:

1. Zoom

Das amerikanische Unternehmen erfreut sich großer Beliebtheit bei seinem Angebot zu Videokonferenzen. Sie brauchen lediglich einen Account und können sofort Videokonferenzen beginnen oder durch eine Meeting-ID zu einer laufenden Besprechung beitreten. Die Handhabung ist einfach und intuitiv. Schon nach wenigen Klicks lassen sich Konferenzen erstellen und verschiedene Funktionen und Optionen einstellen.

Nachteil von Zoom: Die kostenlose Variante ist für Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten begrenzt. Für kurze Videokonferenzen ausreichend, bei langen Meetings kann eins der Abo-Modelle genutzt werden. Vollen Funktionsumfang gibt es in kostenpflichtigen Versionen ab 139,90 Euro pro Jahr.

Vorteile von Zoom

Kostenlose Basic-Version
Bis zu 100 Teilnehmer (kostenlos)
Intuitive Bedienung
HD Qualität
Chat
Bildschirmfreigabe
Zoom Whiteboard für Zusammenarbeit

2. Skype

Zu den bekanntesten Namen rund um Videokonferenzen gehört Skype. Ursprünglich vor allem für private Gespräche genutzt, wird es längst auch für Videokonferenzen im Job eingesetzt. Das Programm aus dem Hause Microsoft kann in Gruppen von bis zu 50 Personen kostenlos genutzt werden. Die Business-Version von Skype wird nicht mehr Vertrieben, diese wurde in den Nachfolger Microsoft Teams (im nächsten Abschnitt) integriert.

Vorteile von Skype

Kostenlose Nutzung mit einem Microsoft Konto
Webversion ohne Installation möglich
HD Qualität
Kein Zeitlimit
Bildschirmfreigabe
Aufzeichnung der Videokonferenz möglich
Leichte Datenübermittlung

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet Videokonferenzen und umfangreiche Funktionen für digitale und dezentrale Zusammenarbeit. Zudem können Sie Daten und Dokumente speichern und gemeinsam bearbeiten. Die kostenlose Variante ermöglicht Besprechungen bis zu einer Stunde für 100 Teilnehmer. Ab 3,40 Euro monatlich gibt es die Essentials Version mit bis zu 300 Teilnehmern in Gruppenbesprechungen. Für 5,10 Euro im Monat bekommen Sie zusätzlich das gesamte Office Paket.

Vorteile von Microsoft Teams

Kostenlose Basic-Variante
Bis zu 100 Teilnehmer (kostenlos)
Dezentrale Zusammenarbeit über die Videokonferenz hinaus
Full HD Qualität
Chat
Leicht zu bedienen
Office-Anwendungen (kostenpflichtig)
Aufzeichnung (kostenpflichtig)

4. Cisco Webex

Cisco Webex ist ein Klassiker der Videokonferenz ist weiterhin sehr beliebt. Die Funktionen lassen sich leicht und übersichtlich steuern. Es können Termine erstellt und verschickt sowie Teilnehmer über einen Link zur Videokonferenz eingeladen werden. Über den kostenlosen Webex-Tarif können bis zu 100 Teilnehmern für 50 Minuten teilnehmen. Zahlreiche weitere Funktionen sind in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten (Starter ab 14,25 Euro, Business ab 28,50 Euro monatlich).

Vorteile von Webex

Kostenlose Videokonferenz möglich
Leichte Erstellung und Einladung
HD Qualität
Bis zu 100 Teilnehmer (50 Minuten kostenlos)
Whiteboards
Bildschirmfreigabe
Aufzeichnung

5. Amazon Chime

Mit dem Kommunikationsservice Chime bietet auch Amazon eine Option für Online-Videokonferenzen an. Die kostenlose Basic-Version kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Wie bei anderen Anbietern ist auch hier der Funktionsumfang reduziert, das gesamte Angebot gibt es kostenpflichtig. Die Pro-Variante kostet 3 § pro Tag pro Nutzer – Sie zahlen nur die Tage, an denen die Funktionen genutzt werden, höchstens aber 15 $ monatlich.

Vorteile von Amazon Chime

Kostenlose Basic-Version
Chat
HD Qualität
Dateitransfer
Whiteboards
Bildschirmfreigabe
Aufzeichnung

6. Bitrix24

Bitrix24 liefert Videokonferenzen und einen großen Funktionsumfang aus dem Projektmanagement. Sie können kostenlose Videoanrufe führen – für unbegrenzte Nutzer und ohne zeitliche Einschränkung. Zusätzlich gibt es einen Online-Speicher, einen gemeinsamen Kalender, die Möglichkeit Arbeitsgruppen zu bilden und Dokumente im Cloud-Speicher abzulegen.

Vorteile von Bitrix24

Kostenlos unbegrenzte Videokonferenz
Online-Speicher für Dokumente
HD Qualität
Kein zeitliches Limit
Chat
Gemeinsamer Kalender

7. GoToMeeting

Die Produktpalette von GoToMeeting reicht von Konferenzen über Webinare und Online-Schulungen. Über die Version GoToMeeting Free können drei Nutzer bis zu 40 Minuten kostenlos teilnehmen. Geeignet ist die Gratis-Variante somit nur für kleine Teams. Kostenpflichtige Versionen gibt es ab 10.75 Euro pro Monat für 150 Teilnehmer.

Vorteile von GoToMeeting

Kostenlose Version (3 Teilnehmer)
HD Qualität
Bildschirmfreigabe
Chat
Whiteboard in der Videokonferenz
Integration von Office oder Google Kalender

8. Intermedia Anymeeting

Intermedia Anymeeting ist ein amerikanischer Service und wird komplett auf Englisch betrieben. Videokonferenzen für 4 Personen sind in der Starter-Version kostenlos möglich. Für einfache Besprechungen in kleiner Runde geeignet. Größere Meetings oder weitere Funktionen sind erst im kostenpflichtigen Abo möglich. Für 10 Nutzer gibt es die Lite-Version (9,99 $/Monat), die Pro-Version für 100 Teilnehmer und vollen Funktionsumfang gibt es für 12,99 $ monatlich.

Vorteile von Anymeeting

Kostenlose Starter-Version (4 Teilnehmer)
Bildschirmfreigabe
HD Qualität
Schneller Einstieg nach der Anmeldung
Aufzeichnung (kostenpflichtig)
Integration von Office, Outlook, Slack (kostenpflichtig)

9. Jitsi Meet

Einfacher kann Videokonferenz kaum gehen: Über Jitsi Meet geben Sie einfach den Namen für Ihr Meeting ein, drücken auf „Start Meeting“ und schon geht es los. Bis zu 100 Teilnehmer können kostenlos und unbegrenzt ein Meeting führen. Nicht einmal eine Anmeldung ist erforderlich. Sie können Jitsi direkt über die Homepage oder als Browser-Erweiterung nutzen.

Kostenlos (100 Nutzer, zeitlich unbegrenzt)
Keine Anmeldung nötig
HD Qualität
Bildschirmfreigabe
Chat
Aufzeichnung
Datenschutz / Verschlüsselung
Integration von Google, Microsoft, Slack

Hardware für Videokonferenzen

Einige Unternehmen setzen nicht auf Software, sondern auf Hardware, um an mehreren Standorten gesamte Räume für die Teilnahme an Videokonferenzen auszustatten. Denkbar ist dies, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten regelmäßig zu Videokonferenzen zusammenkommen – allerdings geht dabei natürlich ein großer Teil der Flexibilität verloren. Wird die Hardware-Lösung im Büro genutzt, müssen Mitarbeiter doch wieder vor Ort sein und können sich nicht ortsunabhängig zuschalten.

Zudem können hohe Kosten anfallen, auch wenn Sie sich die Hardware für Videokonferenzen nicht zwangsläufig kaufen müssen – Anbieter haben sich auf die Vermietung spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen nebst der entsprechenden Software an. Am Ende sollte nach individueller Situation und Nutzung entschieden werden, ob eine Lösung mit Hardware die richtige Wahl ist. Zu den bekanntesten Anbietern zählen:

Polycom
Cisco (Tandberg)
Lifesize
Sony
Radvision

Alternativ können Sie die Hardware selbst kaufen und Meeting-Räume für Videokonferenzen aufrüsten. Die einmalige Investition in Kamera und Mikrofone kann sich langfristig lohnen. Die Umsetzung kann dann über einen der oben genannten Anbieter stattfinden.

Vorteile der Videokonferenz

Der Siegeszug der Videokonferenz ist kein Zufall. Spätestens seit Corona arbeitet ein großer Teil der Mitarbeiter von zuhause. Doch schon zuvor hat das digitale Meeting der altmodischen Besprechung den Rang abgelaufen. Zu groß sind die Vorteile einer Videokonferenz im Vergleich zu Meetings mit Anwesenheitspflicht:

Dezentrale Teams kommen zusammen
Mitarbeiter sitzen längst nicht immer gemeinsam im Büro. Homeoffice und Zusammenarbeit über weite Strecken machen körperliche Anwesenheit bei Meetings schwierig. Zur Videokonferenz kann sich jeder hinzu schalten, egal wo er sich aufhält.
Termine werden schneller gefunden
Es ist leichter, einen Termin für eine Videokonferenz zu finden, an dem alle Teilnehmer können. Der organisatorische Aufwand ist geringer und die Teilnahme leichter. Es müssen weniger Termine hin und her geschoben werden, bis alle zusammenkommen.
Kosten werden reduziert
Keine Fahrt- oder Flugkosten und keine gesonderten Räumlichkeiten machen die Videokonferenz zu einer kostengünstigen Option. Es braucht lediglich eine stabile Internetverbindung. Die benötigten Tools sind oftmals kostenlos – mehr dazu weiter unten im Artikel.

Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Ist die technische Umsetzung einer Videokonferenz geklärt, muss diese noch produktiv und erfolgreich gestaltet werden. Zu oft sind Meetings reine Zeitverschwendung ohne Ergebnis. Diese Gefahr droht auch bei Videokonferenzen. Unsere Tipps zeigen, wie Ihre digitale Meetings erfolgreich werden – in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Vor der Videokonferenz

Erstellen Sie einen Plan
Machen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ziel des Meetings? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei? So können sich alle Teilnehmer vorbereiten und wissen, worum es gehen soll.
Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl
Große Videokonferenzen mögen zwar besonders produktiv und kommunikativ wirken, enden aber eher im Chaos. Halten Sie die Teilnehmerzahl deshalb so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Verzichten Sie auf Kollegen, die nichts mit dem Inhalt der Konferenz zu tun haben.
Bestimmen Sie einen Moderator
Ernennen Sie einen Moderator, der die Videokonferenz leitet und das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht.
Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre
Schalten Sie vor der Videokonferenz unbedingt Störquellen aus. Es ist nervig und unprofessionell, wenn im Hintergrund dauerhaft ein Brummen zu hören ist oder zwischendurch das Handy klingelt. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln oder hereinplatzende Kollegen.
Kleiden Sie sich angemessen
In einer Videokonferenz können die anderen Teilnehmer Sie sehen, also sollten Sie entsprechend professionell gekleidet sein. Orientieren Sie sich an dem Dresscode, den Sie auch am Arbeitsplatz tragen würden – egal, ob Sie gerade zuhause am Schreibtisch sitzen. Vorsicht mit auffällig gemusterter Kleidung. Gerade Karomuster auf Hemd, Bluse oder auch Krawatte lassen das Bild flimmern.
Punkten Sie durch Pünktlichkeit
Wie bei jedem anderen Meeting gilt bei der Videokonferenz: Lassen Sie die anderen Teilnehmer nicht warten! Zum angegebenen Termin sollten Sie bereit sein, Ihre Technik kontrolliert haben und sich nur noch einwählen müssen. Noch wichtiger ist dies, wenn Sie die digitale Besprechung organisieren. Hier müssen Sie schon vorher da sein, die nötigen Vorbereitungen treffen und die Videokonferenz starten.

Während der Videokonferenz

Halten Sie die Zeiten ein
Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit einer Videokonferenz! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie Laberzeit.
Machen Sie eine Vorstellungsrunde
Da die Teilnehmer einer Videokonferenz sich vielleicht noch nie getroffen haben, sollten Sie diese kurz vorstellen oder jedem in einer Vorstellungsrunde kurz Zeit geben, um sich selbst vorzustellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind.
Bleiben Sie natürlich
Es ist anfangs etwas ungewohnt, in eine Kamera zu schauen und nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern über das Mikrofon mit den Kollegen zu sprechen. Trotzdem sollten Sie in einer Videokonferenz natürlich sein und sich nicht anders verhalten. Einige betonen in einer Videokonferenz plötzlich Worte und Sätze ganz anders oder verhalten sich merkwürdig – machen Sie sich darüber keine Gedanken, sondern sprechen Sie so, wie Sie es im normalen Meeting auch tun würden.
Lassen Sie kurze Pausen
Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Durch leichte Verzögerungen in der Übertragung ist es wichtig, dass kurze Pausen gemacht werden – nur so entsteht ein Dialog.
Fokussieren Sie die Gruppe auf das Hauptthema
Die Videokonferenz muss einer klaren Linie folgen, um produktiv zu sein. Wenn Sie merken, dass die Videokonferenz in eine falsche Richtung abdriftet und sich vom Thema entfernt, sollte der Moderator einschreiten und zum roten Faden zurückfinden. Beißen sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt fest, können diese in eine eigene Videokonferenz übergehen, um den Punkt unter vier Augen zu klären. So kann der Rest der Gruppe zur Agenda zurückkommen.

Nach der Videokonferenz

Bedanken Sie sich
Am Ende einer Videokonferenz sollten Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken. Erwähnen Sie die Pünktlichkeit, den reibungslosen Ablauf in der technischen Umsetzung oder auch die kreativen Ideen der Teammitglieder. Das steigert gleich die Motivation für das nächste Mal.
Erstellen Sie ein Protokoll
Fassen Sie die Ergebnisse der Videokonferenz zusammen und leiten Sie diese als Protokoll an die Teilnehmer weiter. So werden Entscheidungen, Zuteilungen, Ziele und Aufgaben noch einmal schriftlich festgehalten und jedem zugänglich gemacht. Spätere Missverständnisse – und Ausreden – werden verhindert.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]