Videokonferenz: Tools, Tipps, Informationen

Für Besprechungen im gleichen Raum sitzen? Das ist oftmals nicht nur unnötig, sondern überhaupt nicht umsetzbar, wenn die Kollegen oder Geschäftspartner in unterschiedlichen Ländern und Kontinenten verteilt sind. Mit einer Videokonferenz wird räumliche Nähe zur Nebensache. Kommunikation, Planung und gemeinsames Arbeiten werden durch Videokonferenzen via Internet global und ohne Probleme möglich – ganz ohne Pendeln, Reisen oder benötigte Räumlichkeiten. Bei all den Vorteilen überrascht es nicht, dass die Videokonferenz immer beliebter wird und in zahlreichen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehört. Wir zeigen, mit welchen Tools die Videokonferenz einfach umzusetzen ist und geben Tipps, um die digitalen Besprechungen besser zu machen…

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Videokonferenz: Tools, Tipps, Informationen

Definition und Vorteile von Videokonferenzen

Meetings gehören in vielen Teams zur Tagesordnung. Es werden Informationen weitergegeben, aktuelle Entwicklungen der Projekte gesprochen, weitere Ziele gesetzt, Aufgaben und Verantwortungen verteilt oder das weitere Vorgehen geplant. Klassischerweiser finden diese Zusammenkünfte in einem Konferenzraum statt, wo alle Teilnehmer gemeinsam am Tisch sitzen. Moderne Arbeitsformen machen es jedoch notwendig, neue Wege zu gehen.

Oft arbeiten Teams nicht mehr in einem Büro zusammen. Einige Kollegen arbeiten im Homeoffice, andere sind vielleicht gerade auf einer Dienstreise oder die Kollegen aus Amerika sollen an der Besprechung teilnehmen.

In Zeiten moderner Arbeitsformen, fortschreitender Dezentralisierung, virtueller Teams und New Work nimmt die Videokonferenz deshalb eine zunehmend wichtige Rolle im beruflichen Alltag ein. Nur so können weiterhin gute Kommunikation, Absprache und Zusammenarbeit ermöglicht werden. Videokonferenzen sind eine einfache Möglichkeit, um alle Beteiligten an einen digitalen Tisch zu bringen.

Als Videokonferenzen werden solche Meetings bezeichnet, bei denen synchron Bild und Ton übertragen werden. Sie dienen der Verbindung von Personen, die sich an verschiedenen Orten aufhalten. Dies passiert mittels entsprechender Geräte wie Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Kamera. Die Teilnehmer einer Videokonferenz sitzen also nicht wie bei klassischen Meetings gemeinsam in einem Raum, sondern kommen digital zusammen und können dabei über verschiedene Kontinente verteilt sein.

Durch Videokonferenzen können im besten Fall gleich mehrere Kosten gespart werden. Zum einen müssen die Teilnehmer einer Videokonferenz nicht durch die Gegend fahren oder sogar fliegen, um persönlich am Meeting teilzunehmen. An einer Videokonferenz kann von nahezu überall teilgenommen werden – ob in einem anderen Büro, von zuhause oder sogar von unterwegs, wenn das mobile Internet standhält.

Gleichzeitig können Kosten für Räumlichkeiten und Ausstattung eingespart werden. Es müssen keine gesonderten Konferenz- und Meetingräume zur Verfügung gestellt und ausgestattet werden. Natürlich braucht es für Videokonferenzen das nötige Equipment, dies ist jedoch meist deutlich günstiger oder durch entsprechende Tools sogar kostenlos.

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Videokonferenz: Tools und Software für digitale Besprechungen

Die Voraussetzungen für eine Videokonferenz sind nicht allzu hoch. Fast alle Laptops, Smartphones und auch Tablets sind heutzutage mit Kamera und Mikrofon ausgestattet. Auch die Qualität ist dabei gut genug, um ohne Probleme an einer Videokonferenz teilnehmen zu können. Verfügen Sie dann noch über eine stabile Internetverbindung, steht der sicheren Übertragung von Bild und Ton nichts mehr im Weg.

Um eine Videokonferenz zu beginnen oder dieser beizutreten, brauchen Sie dann nur noch das entsprechende Tool und die richtige Software. Dabei stehen Ihnen nicht nur kostenpflichtige Programme zur Verfügung, sondern auch auch Tools und Softwarelösungen, die kostenlos sind und die Videokonferenzen ohne Installation eines Programms ermöglichen.

Wir stellen Ihnen einige der bekannteren Tools vor, mit denen Sie problemlos Videokonferenzen führen können. Dabei gibt es in der Regel die Möglichkeit, die Tools kostenlos zu nutzen, wobei der Funktionsumfang eingeschränkt sein kann. Wollen Unternehmen alle Funktionen unbegrenzt und für die gesamte Belegschaft nutzen, fallen dabei Kosten für die Nutzung der Programme an.

  • Skype

    Zu den bekanntesten Namen rund um Videokonferenzen gehört sicherlich Skype. Nicht nur privat wird es häufig genutzt, sondern auch im beruflichen Umfeld kann das Programm zum Einsatz kommen, um Videokonferenzen zu führen. Das Programm aus dem Hause Microsoft unterstützt nicht nur die Kommunikation von zwei Personen, sondern kann auch in größeren Gruppen genutzt werden.

  • Microsoft Teams

    Für Unternehmen gab es früher das Paket Skype for Business, das mittlerweile ins Angebot Microsoft Teams übernommen wurde. Mit dieser Variante können weitere Funktionen rund um das gesamte Office Paket genutzt werden, um dezentral zu arbeiten.

    Aufgrund der aktuellen Maßnahmen gegen Corona und der zahlreichen Homeoffice-Lösungen, ermöglicht Microsoft es Unternehmen zudem, das Premium-Paket kostenlos zu nutzen. Setzen Sie sich dafür am besten direkt mit einem Vertriebspartner von Microsoft in Verbindung.

  • Webex

    Webex ist ein Klassiker in Sachen Videokonferenz und gehört zu den ersten Anbietern. Mittlerweile wurde der Service von Cisco übernommen. Die Funktionen lassen sich leicht und übersichtlich aus dem Browser heraus steuern, es können Termine erstellt und verschickt sowie Teilnehmer zur Videokonferenz eingeladen werden.

    Auch bietet Webex die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu teilen und den Gesprächspartnern somit Inhalte direkt vom eigenen Bildschirm aus zu präsentieren. Auch Webex reagiert auf die Coronakrise und erweitert aktuell die Möglichkeiten der kostenlosen Nutzung.

  • GoToMeeting

    Ebenfalls ein bekannter Name bei Tools für Videokonferenzen ist GoToMeeting. Wie bei anderen Tools gibt es auch hier eine Variante für den Browser als auch eine Software, die Sie runterladen und installieren können. Alle Funktionen sind übersichtlich geordnet, leicht zu finden und zu benutzen und ermöglichen einen schnellen Einstieg.

    Reicht die kostenlose Form nicht aus, können Sie die Pro-Variante für 14 Tage kostenlos testen. Anschließend können Si ein Abonnement abschließen, um den vollen Funktionsumfang weiterhin zu nutzen.

  • Anymeeting

    Unter dem Namen Anymeeting wird eine Software vertrieben, die sowohl Videokonferenzen als auch Webinare ermöglichen soll. Nach der Anmeldung können sofort Videokonferenzen gestartet oder für die Zukunft geplant werden. Ein kleiner Haken: Der Service ist vollständig auf Englisch, einige Sprachkenntnisse werden also benötigt – für die einfache Nutzung sollte es aber ausreichen.

  • Zoom

    Das amerikanische Unternehmen Zoom konzentriert sich auf Remote-Konferenzdienste, wobei Videokonferenzen besonders wichtig sind. Sie brauchen lediglich einen Account und können anschließend Videokonferenzen selbst beginnen oder zu einer laufenden Besprechung eingeladen werden.

    Die kostenlose Variante setzt bei Gruppenbesprechungen ein Zeitlimit von 40 Minuten, für kurze Videokonferenzen kann sie trotzdem ausreichend sein. Für Unternehmen, die einen größeren Funktionsumfang benötigen, gibt es verschiedene Abo-Modelle.

  • Bitrix24

    Bitrix24 liefert nicht nur die Möglichkeit zu Videokonferenzen, sondern liefert einen großen Funktionsumfang aus dem Projektmanagement. So gibt es ein Intranet für Mitarbeiter, einen gemeinsamen Kalender, die Möglichkeit Arbeitsgruppen zu bilden, Dokumente im Cloud-Speicher abzulegen – aber eben auch Videokonferenzen zu führen. Die kostenlose Free-Version ist gerade für kleine Unternehmen geeignet, da hier bis zu 12 Nutzer das Basis-Paket nutzen können.

    Aufgrund von Corona gilt aktuell bei Bitrix24: Das Nutzerlimit von 12 ist in der Free-Version aufgehoben, unabhängig von der Zahl der Nutzer können Unternehmen aktuell das kostenlose Funktionspaket in Anspruch nehmen.

Hardware für Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern

Mit den oben genannten Tools und den Softwarelösungen sind für nahezu alle Teams die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten einer Videokonferenz abgedeckt. Einige Unternehmen setzen hingegen nicht auf Software, sondern auf Hardware, um beispielsweise an mehreren Standorten gesamte Räume für die Teilnahme an Videokonferenzen auszustatten.

Das kann eine Möglichkeit sein, wenn beispielsweise Teams an verschiedenen Standorten gemeinsame Projekte bearbeiten und deshalb regelmäßig zu einer Videokonferenz zusammenkommen. Allerdings geht damit natürlich ein großer Teil der Flexibilität verloren. Wird die Hardware-Lösung im Büro genutzt, müssen Mitarbeiter doch wieder vor Ort sein und können sich nicht ortsunabhängig vom Laptop zuschalten.

Zudem können durchaus hohe Kosten anfallen, auch wenn Sie sich die Hardware für Videokonferenzen nicht zwangsläufig selbst anschaffen müssen – Anbieter haben sich auf die Vermietung spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen nebst der entsprechenden Software an. Am Ende sollte je nach individueller Situation und Nutzung entschieden werden, ob eine Hardware-Lösung die richtige Wahl ist.

Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Lösungen für Videokonferenzen, die bekanntesten Anbieter sind:

  • Polycom
  • Cisco (Tandberg)
  • Lifesize
  • Sony
  • Radvision

Die meisten davon bieten Videokonferenz- und Raumsysteme, Desktoplösungen und mobile Lösungen an. Bitte beachten Sie, dass die erforderlichen Endgeräte nicht direkt bei den Herstellern zu kaufen sind. Für die Videokonferenz-Systeme gibt es Händler, die auf den Vertrieb von audiovisuellen Konferenzlösungen spezialisiert sind.

Tipps für Videokonferenzen: Erfolgreiche Vorbereitung und Ablauf

Ist die technische Umsetzung einer Videokonferenz geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, diese möglichst produktiv und erfolgreich zu gestalten. Ohnehin entpuppen sich viele Meetings eher als Zeitverschwendung, doch ist es noch einmal eine besondere Herausforderung, wenn man sich nicht physisch gegenüber sitzt, sondern nur mit dem Bildschirm redet.

So hat beispielsweise einmal eine Umfrage unter Teilnehmern von von Telemeetings ergeben, dass rund 10 Prozent dabei keine Hosen tragen. Davon ausgehend, dass Sie während einer Videokonferenz vollständig angezogen sind, haben wir zahlreiche Tipps, damit sowohl Vorbereitung als auch Ablauf einer Videokonferenz zum Erfolg werden:

Vor der Videokonferenz

  • Erstellen Sie einen Plan

    Machen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei? So können sich alle Teilnehmer vorbereiten und wissen, worum es gehen soll.

  • Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl

    Große Videokonferenzen mögen zwar besonders produktiv und kommunikativ wirken, enden aber eher im Chaos. Halten Sie die Teilnehmerzahl deshalb so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne. Außerdem bringt es nichts, wenn Kollegen teilnehmen, die überhaupt nichts mit den Inhalten der Videokonferenz zu tun haben.

    Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).

  • Bestimmen Sie einen Moderator

    Ernennen Sie einen Moderator, der das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe.

    Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht. Gerade bei Videokonferenzen gilt: Es kann nur einer gleichzeitig sprechen.

  • Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre

    Schalten Sie vor der Videokonferenz unbedingt Störquellen aus. Es ist nervig und unprofessionell, wenn im Hintergrund dauerhaft ein Brummen zu hören ist oder zwischendurch das Handy klingelt. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln, hereinplatzenden Kollegen. Versuchen Sie solche Störer zu eliminieren.

  • Achten Sie auf Ihre Kleidung

    In einer Videokonferenz können die anderen Teilnehmer Sie sehen, also sollten Sie entsprechend professionell gekleidet sein. Orientieren Sie sich an dem Dresscode, den Sie auch am Arbeitsplatz tragen würden.

    Vorsicht zudem mit auffällig gemusterter Kleidung. Gerade Karomuster auf Hemd, Bluse oder auch Krawatte lassen das Bild flimmern.

  • Punkten Sie durch Püntklichkeit

    Wie bei jedem anderen Meeting gilt auch bei der Videokonferenz: Lassen Sie die anderen Teilnehmer nicht warten! Zum angegebenen Termin sollten Sie deshalb bereit sein, Ihre Technik kontrolliert haben und sich nur noch einwählen müssen.

    Noch wichtiger ist dies, wenn Sie die digitale Besprechung organisieren. Hier müssen Sie schon vorher da sein, die nötigen Vorbereitungen treffen und die Videokonferenz starten.

Während der Videokonferenz

  • Halten Sie die Zeiten ein

    Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit einer Videokonferenz! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit.

  • Machen Sie eine Vorstellungsrunde

    Da die Teilnehmer einer Videokonferenz sich vielleicht noch nie getroffen haben, sollten Sie diese kurz vorstellen oder jedem in einer Vorstellungsrunde kurz Zeit geben, um sich selbst vorzustellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind.

  • Bleiben Sie natürlich

    Es ist anfangs vielleicht etwas ungewohnt, in eine Kamera zu schauen und nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern über das Mikrofon mit den Kollegen zu sprechen. Trotzdem sollten Sie in einer Videokonferenz möglichst natürlich sein und sich nicht anders verhalten. Einige betonen in einer Videokonferenz plötzlich Worte und Sätze ganz anders oder verhalten sich merkwürdig – machen Sie sich darüber keine Gedanken, sondern sprechen Sie so, wie Sie es im normalen Meeting auch tun würden.

  • Lassen Sie kurze Pausen

    Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Durch leichte Verzögerungen in der Übertragung ist es wichtig, dass kurze Pausen gemacht werden – nur so entsteht ein Dialog.

  • Fokussieren Sie die Gruppe auf das Hauptthema

    Auch in Videokonferenzen muss eine klare Linie verfolgt werden, um produktiv zu bleiben und wirklich etwas mit der Besprechung zu erreichen. Wenn Sie merken, dass die Videokonferenz in eine falsche Richtung abdriftet und sich vom Thema entfernt, sollte der Moderator einschreiten und zum roten Faden zurückfinden.

    Beißen sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt fest, können diese in eine eigene Videokonferenz übergehen, um den Punkt unter vier Augen zu klären. So kann der Rest der Gruppe zur Agenda zurückkommen. Andernfalls wird das für die restlichen Teilnehmer sehr langweilig und die kreative Stimmung kann ins Negative kippen.

Nach der Videokonferenz

  • Bedanken Sie sich

    Am Ende einer Videokonferenz sollten Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken. Erwähnen Sie beispielsweise die Pünktlichkeit, den reibungslosen Ablauf in der technischen Umsetzung oder auch die kreativen Ideen, die von allen Teammitgliedern vorgebracht wurden. Das steigert gleich die Motivation für das nächste Mal.

  • Erstellen Sie ein Protokoll

    Wie bei jedem Meeting sollten Sie auch für eine Videokonferenz die Ergebnisse zusammenfassen und als Protokoll an die Teilnehmer weiterleiten. So werden Entscheidungen, Zuteilungen, Ziele und Aufgaben noch einmal schriftlich festgehalten und jedem zugänglich gemacht. Das verhindert spätere Missverständnisse.

Ein besonders wichtiger Erfolgstipp für Videokonferenzen zum Schluss: Übertreiben Sie es mit den Besprechungen nicht. Dauerhafte Besprechungen und Videokonferenzen bringen kaum sinnvolle Ergebnisse, sondern kosten alle Teilnehmer viel Zeit, während Stimmung und Motivation sinken.

Auch wenn Videokonferenzen ein gutes Mittel sind, sollten Sie diese beschränken und nur dann einsetzen, wenn ein Meeting wirklich sinnvoll und notwendig ist.

[Bildnachweis: fizkes by Shutterstock.com]
25. März 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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