Virtuelle Teams managen: So klappt es

In vielen Branchen ist es bereits völlig normal, dass Mitarbeiter über mehrere Kontinente verstreut arbeiten, teilweise sogar an ein- und demselben Projekt. So selbstverständlich das einerseits ist: Wer virtuelle Teams managen will, muss einiges beachten. Globalisierung und technischer Fortschritt sei Dank, sind die Möglichkeiten für diese Arbeitsweisen heutzutage beinahe endlos. Doch wie sicherstellen, dass auch wirklich alle organisiert und koordiniert vorgehen? Wir zeigen Ihnen, wie sich virtuelle Teams managen lassen…

Virtuelle Teams managen: So klappt es

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Definition: Was ist ein virtuelles Team?

Die virtuelle Zusammenarbeit nimmt gerade in großen Unternehmen immer weiter zu. Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, aus dem Homeoffice zu arbeiten, statt ins Büro zu fahren.

Um sich der besonderen Herausforderungen virtueller Teams und deren Management widmen zu können, muss erst einmal definiert werden, was damit gemeint ist. Dazu die Organisations- und Wirtschaftspsychologen Guido Hertel und Udo Konradt:

Unter virtuellen Teams werden flexible Arbeitsgruppen verstanden, deren standortverteilte Mitglieder ortsunabhängig und ergebnisorientiert kooperieren und informationstechnisch vernetzt sind.

Die dezentrale Verteilung der Mitarbeiter bringt verschiedene Besonderheiten mit sich. In Deutschland ist nach wie vor die Präsenzkultur weit verbreitet. Das heißt, auch ohne Meeting läuft man seinen direkten Kollegen über den Weg.

Entweder man arbeitet ohnehin im Großraumbüro miteinander, trifft sich beim Kaffee kochen in der Büroküche oder bei der Mittagspause in der Kantine.

Genau diese direkten Möglichkeiten zur sozialen Interaktion fallen weitestgehend weg. Je nach Organisation und Beschaffenheit der Teams, sprich der Persönlichkeitsstruktur der Mitarbeiter, hat das Konsequenzen darauf, wie Führungskräfte virtuelle Teams managen sollten.

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Herausforderungen virtueller Teams: Die Vor- und Nachteile

Die Arbeit in virtuellen Teams eröffnet viele neue Möglichkeiten, von denen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmen selbst profitieren können. Allen voran die Tatsache, dass es nicht mehr notwendig ist, alle Beteiligten gemeinsam in einem Raum zu haben, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Vorteile für Arbeitgeber und Teams

  • Personal

    Unternehmen können so Personal einsparen. Statt Spezialisten in mehrfacher Ausfertigung für alle Standorte zu haben, benötigen Sie nun weniger Personal und können diese je nach Arbeitsvolumen dort einsetzen, wo Unterstützung benötigt wird.

  • Betriebskosten

    Kosten für Büroräume, Strom, Wasser, Heizung fallen um ein Vielfaches geringer aus, denn die Infrastruktur wird vom virtuellen Mitarbeiter gestellt, der meist von zuhause arbeitet.

  • Mitarbeiterbindung

    Die flexiblen Arbeitszeiten sind eine Möglichkeit Mitarbeiter an sich zu binden, da die so oft Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren können.

  • Arbeitsweg

    Lange Arbeitswege und Pendelei entfallen. Keine Zeit mehr totschlagen zu müssen im morgendlichen Verkehrsstau oder Feierabendverkehr bedeutet nicht nur weniger Geld für Sprit auszugeben, sondern einen Zugewinn an Lebensqualität.

  • Flexibilität

    Die Flexibilität ermöglicht Arbeitnehmern, ihr Privatleben um den Job herum zu gestalten. Sportkurse am Vormittag, Arzttermine morgens oder zwischendurch den Steuerberater aufsuchen? Alles kein Problem.

  • Gesundheit

    Leider bleibt nicht jeder kranke Kollege zuhause. Die Folge: vermeidbare Ansteckungen. Das wiederum kann bei virtuellen Teams nicht passieren. Ein Segen in Zeiten von Corona. Und gleichzeitig weniger Krankmeldungen.

  • Individualität

    Mitarbeiter virtueller Teams können sich ihren Arbeitsplatz nach eigenem Gutdünken gestalten und persönliche Vorlieben stärker berücksichtigen. Das erhöht den Wohlfühlfaktor.

  • Konzentration

    Keine lauten Telefonate des Büronachbarn, kein hektisches Absatzklappern oder sonstige Ablenkungsfaktoren. Die Arbeit im virtuellen Team ermöglicht im hohen Maße Konzentration.

  • Arbeitsmotivation

    Virtuelle Teams besitzen ein höheres Maß an souveränen Entscheidungsmöglichkeiten über die Zeit. Das steigert die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter. Sie verfügen über größere Handlungs- und Entscheidungsspielräume.

Für eine faire und vollständige Beurteilung muss neben den Vorzügen auch die andere Seite der Medaille betrachtet werden.

Virtuelle Teams, die durch teils enorme Distanzen voneinander getrennt sind, haben mit anderen Schwierigkeiten und Problemen zu kämpfen, als Präsenzteams. Und die gilt es zunächst einmal zu lösen, um tatsächlich ein produktives Arbeiten zu ermöglichen:

Herausforderungen für Arbeitgeber und Teams

  • Technische Voraussetzungen

    Dabei geht es um die technischen Voraussetzungen, die durch Highspeed-Internet, Telefon- oder Videokonferenzen und auch online-basierte Lösungen zur gemeinsamen Arbeit gegeben sein müssen. Gibt es technische Probleme, kümmert sich im Unternehmen vor Ort die hauseigene IT-Abteilung. Bei virtuellen Teams ist der Mitarbeiter selbst gefragt.

  • Zeitliche Probleme

    Sitzen die Geschäftspartner oder auch die Kollegen aus einer internationalen Niederlassung in Asien oder Amerika, ist es durch die teilweise sehr große Zeitverschiebung gar nicht so leicht, Termine zu koordinieren. Die einen machen Feierabend, während die anderen gerade erst auf dem Weg zur Arbeit sind – und trotzdem soll am Ende gemeinsam ein Ergebnis abgeliefert werden.

  • Ergonomische Vorgaben

    Oft erfüllen heimische Arbeitsplätze nicht die ergonomischen Mindestanforderungen bezüglich der Arbeitsfläche, Beleuchtungsstärke oder Blendwirkungen. Sowohl Bundes- und Landesämter wie auch Gewerkschaften stellen allerdings Checklisten zur Verfügung, anhand derer diese überprüft werden können.

  • Organisatorische Probleme

    In virtuellen Teams herrscht ein enormer Kommunikationsbedarf, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind, neue Entwicklungen sofort bekannt werden und entsprechend darauf reagiert werden kann. Geht die Organisation schief, weil klare Zuständigkeiten und Ziele fehlen, wird nicht miteinander, sondern aneinander vorbei gearbeitet.

  • Gefühlter Kontrollverlust

    Schwierig für einige Chefs die Vorstellung, Kontrolle abgeben zu müssen. Mal eben unter einem Vorwand im Büro vorbeizuschauen, geht nicht. Sie müssen darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Daher geht es auch weniger um konkrete zeitliche Rahmen als vielmehr die Ergebnisse, die innerhalb einer bestimmten Zeit erwartet werden.

  • Soziale Isolation

    Die Arbeit als Bestandteil eines virtuellen Teams bedeutet die Abwesenheit von physischer Präsenz. Sie mögen Ihre Kollegen kennen, aber Sie begegnen ihnen deutlich seltener als Kollegen in nicht-virtuellen Teams. Mancher Arbeitnehmer braucht den direkten Austausch, um nicht zu vereinsamen.

  • Individuelle Skills

    Von Mitarbeitern virtueller Teams ist nicht weniger als sehr gute Selbstorganisation, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Handlungskompetenz gefragt. Die kulturelle Kompetenz bezieht sich längst nicht nur auf Teammitglieder aus unterschiedlichen Nationen – auch Erfahrungen mit unterschiedlicher Unternehmenskulturen wirken sich auf die Zusammenarbeit und die Kommunikation aus.

Studie zeigt: Virtuelle Teams scheitern oft

Eine Studie der Rochus Mummert Consulting Group kommt zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent aller virtuellen Teams scheitern.

Der Grund dafür liegt offenbar in mangelndem Vertrauen. Was zunächst überrascht, ist eigentlich ganz logisch: Vertrauen kann erst mit der Zeit wachsen: Zwei Personen lernen sich kennen, machen gemeinsame Erfahrungen miteinander und stellen fest, dass man sich aufeinander verlassen kann.

Genau diese gemeinsamen Erfahrungen, zu sehen, wie die andere Person „tickt“ sind in virtuellen Teams von Natur aus begrenzt. Bleibt die menschliche Komponente auf der Strecke, werden nur noch kurze, knappe Anweisungen erteilt, schadet das dem Vertrauen. Das kann schlimmstenfalls dazu führen, dass Konflikte entstehen und eskalieren.

Das wiederum wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus. Für virtuelle Teams in der Anfangsphase – besonders in der Projektarbeit – sind daher Kick-Off-Meetings unerlässlich.

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So lassen sich virtuelle Teams führen

Hat man die klassischen Schwierigkeiten im Griff und überwunden, muss man sich noch einer weiteren Frage stellen: Wie lässt sich ein virtuelles Team managen, damit es tatsächlich erfolgreich zusammen arbeitet?

Wir haben folgende Tipps für Sie:

  1. Achten Sie auf die Auswahl des virtuellen Teams

    Egal ob im selben Gebäude oder auf mehrere Länder und Kontinente verteilt: Ein Team funktioniert nur dann, wenn die Mitglieder zusammen passen und gemeinsam agieren. Es wäre ein großer Fehler zu glauben, dass die Zusammenstellung weniger wichtiger wäre, weil die Teammitglieder sich vermutlich kaum direkt treffen werden.

    Gerade virtuelle Teams stehen im ständigen Kontakt und müssen gemeinsam an einem Strang ziehen, um zu Ergebnissen zu kommen. Einzelgänger und Sturköpfe sind dabei nicht zu gebrauchen und stehen eher im Weg, als tatsächlich einen Nutzen zu bringen.

  2. Helfen Sie sich mit entsprechenden Programmen

    Natürlich helfen E-Mails und Telefonate bei der Arbeit und Kommunikation. Daneben gibt es viele weitere Programme, die dabei helfen können, von unterschiedlichen Orten an gemeinsamen Projekten und Ideen zu arbeiten. So können etwa Dateien in einer Cloud abgelegt und aktualisiert werden, um sie für alle zugänglich und jederzeit abrufbar zu machen. Weit verbreitet und sehr nützlich ist beispielsweise Google Docs, an denen Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und Änderungen vornehmen können, egal von wo.

  3. Geben Sie der Arbeit eine Struktur

    Wird an unterschiedlichen Orten gearbeitet, besteht immer die Gefahr, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben sieht, sich um Teilbereiche kümmert und dabei das große Ganze immer weiter in Vergessenheit gerät. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie der Arbeit des virtuellen Teams eine Struktur geben. Das hilft dabei, Fragen und Probleme gemeinsam zu diskutieren, so dass sich am Ende niemand mit der Lösung eines anderen anfreunden muss.

    Legen Sie etwa genaue Zeiten fest, zu denen das gesamte virtuelle Team zusammen kommt, um über die Abläufe zu sprechen. Hier sollte jeder die Gelegenheit haben, kurz seinen Fortschritt zu präsentieren und gleichzeitig zu sehen, wie die Teilstücke zusammengefügt werden.

  4. Führen Sie regelmäßiges Feedback ein

    Kommunikation besteht im Alltag zu einem Großteil aus Körpersprache, Mimik und Gestik – genau das geht bei virtuellen Teams allerdings oft verloren. Das liegt in erster Linie natürlich an der räumlichen Distanz, aber auch den damit verbundenen Kommunikationswegen wie Chat und E-Mail. Eine Alternative können Videokonferenzen sein.

    Diese eigenen sich gut, um über gemeinsame Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Teamarbeit zu sprechen. Geht es hingegen um kritische Anmerkungen an einzelne Mitglieder, sollten diese in einem privaten Vier-Augen-Gespräch zu zweit besprochen werden.

  5. Setzen Sie klar definierte Ziele

    Damit ein virtuelles Team erfolgreich handeln kann, braucht es klare Zielvorgaben, an denen man sich orientieren kann. Diese sollten ruhig regelmäßig wiederholt werden. Neben dem gemeinsamen Ziel muss dabei klar werden, wie jeder einzelne dazu beiträgt, dieses zu erreichen.

    Wird gemeinsam in einem Büro gearbeitet, lässt sich meist noch relativ gut einschätzen, welchen Beitrag die eigene Arbeit hat. Dies wird jedoch umso abstrakter, wenn die Arbeit von vielen Mitarbeiter nur noch an einer zentralen Stelle zusammenläuft.

  6. Pflegen Sie persönlichen Austausch

    Vertrauen kann sich nicht aus dem Nichts entwickeln. Führungskräfte mögen bei der Einstellung ein glückliches Händchen gehabt haben. Dennoch ist entscheidend, dass die räumliche Distanz durch gemeinsame Rituale überwunden wird. Das kann beispielsweise erreicht werden, indem einmal wöchentlich ein virtueller Kaffeeklatsch abgehalten wird, bei dem Persönliches wie Urlaub oder Familie Teil der Unterhaltung sind.

    Wichtig auch physische Treffen: Eine Weihnachtsfeier und gemeinsame Ausflüge bieten schon deutlich mehr Zeit als nur für etwas Smalltalk. Die gemeinsamen Erlebnisse tragen dazu bei, das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.

Führung virtueller Teams: Ein Interview mit Thomas Dehler

Thomas Dehler ist Gründer und Geschäftsführer der Gefta mbH und beschäftigt sich seit mehr als 16 Jahren mit dezentralen Arbeitsplätzen. Er selbst führt rund 400 Homeoffice-Mitarbeiter und ist Experte in der Anbindung von Homeoffice-Arbeitsplätzen. Wir haben mit ihm über die typischen Probleme von virtuellen Teams gesprochen…

Herr Dehler, welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen beziehungsweise beim Führen virtueller Teams?

Unternehmen, die Homeoffice-Mitarbeiter führen, stehen in der Regel immer vor zwei Herausforderungen: Zum einen die technische und zum anderen die organisatorische Herausforderung. Das heißt: Wer kümmert sich bei technischen Problemen um die Mitarbeiter und wie kann den Mitarbeitern geholfen werden, falls sie anderweitig Hilfe benötigen? Dafür ist auf jeden Fall ein Organigramm notwendig, um klar zu strukturieren, wer bei welchem Problem wie hilft. Hinzu kommt die Herausforderung des Datenschutzes. Gerade mit der Einführung der DSGVO sollten sich alle Unternehmen intensiv mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigen, insbesondere, wenn externe Mitarbeiter Zugriff auf solche Daten haben.

Manche Führungskräfte stehen dem Homeoffice kritisch gegenüber, da es ihnen schwer fällt den Mitarbeitern zu vertrauen, ob die wirklich arbeiten oder die Arbeit auch richtig erledigen. Wie gehen Sie damit um?

Für Homeoffice-Mitarbeiter gilt wie allgemein, dass man seine Mitarbeiter sorgfältig auswählen und ihnen Vertrauen schenken sollte. Ebenso ist es wichtig, dass die Führungskraft sicherstellt, dass der Homeoffice-Mitarbeiter seine Aufgaben und Pflichten kennt und denen auch gewissenhaft nachgeht. Zur sogenannten arbeits- und zeitwirtschaftlichen Erfassung gibt es mittlerweile viele technische Lösungen mit denen sichergestellt wird, dass die Arbeitszeiten und die Leistungen auch eingehalten werden.

Nun arbeiten aber nicht alle Kollegen daheim. Wie funktioniert die Einbindung von Homeoffice-Mitarbeitern in das Gesamtteam?

Das ist eine gute Frage! Wenn das Homeoffice nur temporär genutzt wird, gibt es das Problem mit dem Gemeinschaftsgefühl natürlich weniger stark, als bei Kollegen, die permanent vom Homeoffice aus arbeiten. In dem Fall sollte man unbedingt bestehende Kommunikationskanäle und Kollaborationswerkzeuge nutzen.

Zum Beispiel?

Im Büroalltag bemerkt jeder Mitarbeiter, wenn ein neuer Kollege im Unternehmen beginnt, da er das neue Gesicht in der Teeküche sieht. Also muss man sich die Frage stellen, wie eine Teeküche für die Mitarbeiter aussieht, die nicht auf der Präsenzfläche sind. Da kommt man dann schnell auf technische Antworten wie beispielsweise Chaträume, dezentrale Meetingräume oder Ähnliches. Und in diesen digitalen Klassenräumen findet das Aufladen von Teamgeist statt, das Wir-Gefühl wird gestärkt und es bildet sich eine Gemeinschaft. Aus der Praxis weiß ich, dass sich viele unserer Projektmitarbeiter einmal in der Woche zu einem digitalen Stammtisch außerhalb der Arbeitszeit treffen. Dort tauschen sie sich per Videochat aus. Wir bieten unseren Mitarbeitern dazu lediglich die technischen Möglichkeiten an.

Sind virtuelle Teams den Präsenz-Teams überlegen?

Diese Frage lässt sich weder mit Ja noch mit Nein beantworten. Allerdings gibt es definitiv Gründe, weshalb Unternehmen über Homeoffice-Lösungen nachdenken sollten.

Nämlich?

Die Digitalisierung des Arbeitsmarktes verlangt von Unternehmen immer mehr Beschleunigung, Flexibilität und Dynamikrobustheit. Bei der Diskussion über Arbeitszeitmodelle, die von Mitarbeitern immer mehr Flexibilität abverlangt, wäre es fahrlässig nicht über die Flexibilisierung des Arbeitsortes nachzudenken. Wenn die Digitalisierung zur Entgrenzung von Arbeit führt, dann muss man sich als Unternehmen die Frage stellen, wozu man die Mitarbeiter jeden Tag auf die übliche Präsenzfläche bestellt, wenn Entgrenzung der Arbeit nun mal passiert und auch funktioniert. Die Flexibilität steigt enorm und der Pool von Talenten, die man als Mitarbeiter gewinnen kann, ist weitaus größer, als wenn man an einen Standort gebunden ist.

Hand aufs Herz: Ist das Arbeiten im Homeoffice denn für jeden Arbeitnehmer geeignet?

Leider nein. Nicht jeder Arbeitnehmer ist 100-prozentig für die Arbeit im Homeoffice geeignet. Es gibt persönliche erfolgskritische Faktoren, die eine Anstellung im Homeoffice verhindern können. Und es gibt Verhaltenstypologien, die darauf hindeuten, dass ein Mitarbeiter nicht für das Homeoffice geeignet ist.

Welche?

Beispielsweise besitzen solche Mitarbeiter keine Ergebnisfokussierung, keinen Auftragserfüllungswillen oder weisen eine geringe nur Selbstmotivation auf. Das zu erkennen, ist Aufgabe der Führungskraft, um die Qualität der Arbeit an dezentralen Arbeitsplätzen und in virtuellen Teams zu gewährleisten. Andernfalls schadet man nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Mitarbeiter, der im Homeoffice arbeitet – dort aber unglücklich wird.

Herr Dehler, Danke für das Gespräch.

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[Bildnachweis: GaudiLab by Shutterstock.com]
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5. Juli 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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