Organigramm erstellen: Vorlage, Arten & Beispiele

Was ist ein Organigramm? Einfach erklärt!

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der internen Struktur und Organisation eines Unternehmens. In einem einfachen, übersichtlichen Art werden die Zusammenhänge und Hierarchien zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen in einem Organisationsschaubild präsentiert. Der Begriff setzt sich aus „Organisation“ und „Diagramm“ zusammen. Synonym wird von Organisationsplan, Strukturplan oder auch Stellenplan gesprochen.

Das Schaubild nutzt simple, leicht verständliche Symbole. Durch Linien, Kästchen, Kreise, Pfeile oder einfache Grafiken werden Zusammenhänge, Verantwortungen und Strukturen visualisiert.

Ursprung des Organigramms

Das erste Organigramm stammt von Daniel McCallum, Manager der New Yorker Eisenbahngesellschaft im 19. Jahrhundert. Sein „organization chart“ ist Vorläufer der anschaulichen Grafik. Es dauerte aber bis in die 1920er und 30er Jahre, bis andere Organisationen und Betriebe den Nutzen entdeckten und ebenfalls Organisationspläne erstellten.

Organigramm erstellen: Vorlage in Word und Excel

In der einfachsten Ausführung brauchen Sie nur ein Blatt Papier und einen Stift. Mit simplen Kasten- oder Kreissymbolen können Sie verschiedene Positionen aufzeichnen, die Hierarchie darstellen und mit Linien verbinden. In der Praxis empfehlen sich digitale Methoden, wenn Sie ein Organigramm erstellen. Das ist zeitgemäßer, vereinfacht die Verbreitung und spätere Anpassungen.

Spezielle Programme für die Erstellung sind Diagram Designer oder Dia. Aber natürlich können Sie auch in Word oder Excel ein Organigramm erstellen:

Organigramm erstellen in Word

Öffnen Sie ein leeres Dokument in Word. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Größe der vorausgewählten Elemente anpassen sowie mit einem Rechtsklick Füllfarbe, Schriftgröße und -farbe ändern. So sieht das Ganze im Beispiel aus:

Download: Organigramm Vorlage Word

Organigramm erstellen in Excel

Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Form und Ausrichtung der Vorlage ändern und rechts im Menü aus verschiedenen SmartArt-Grafikvorlagen wählen. Links von diesen Vorlagen können Sie die Symbole farblich zu verändern. Schrifttypen und -größe lassen sich über die Start-Schaltfläche ändern.

Download: Organigramm Vorlage Excel

Organigramm erstellen: Die Vorbereitung

Wollen Sie ein gutes – übersichtliches und aussagekräftiges – Organigramm erstellen, braucht es einige Vorbereitung. Wichtige Fragen: Was ist das Ziel des Organisationsplans? Wollen Sie jede Stelle des Unternehmens detailliert einbinden oder nur eine Übersicht über Strukturen zeigen? Ist das Schaubild nur zur internen Nutzung oder wird es öffentlich gemacht? Je genauer Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, desto besser ist das Ergebnis.

Zur Vorbereitung gehört auch die Informationsbeschaffung. Haben Sie einen Überblick über alle Abteilungen und Zusammenhänge zwischen den Bereichen? Kennen Sie die Namen der Abteilungsleiter, Teammanager und Führungskräfte? Können Sie Fotos oder Kontaktdaten der Personen hinzufügen? Erst wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie sich auf die eigentliche Gestaltung und Erstellung konzentrieren.

Organigramm Arten

Organigramme gibt es in unterschiedlichen Arten – auch wenn alle gemeinsam haben, dass es eine vertikale oder horizontale Abbildung der Unternehmensstruktur ist. Entscheidend für die Organigramm Arten sind weniger der persönliche Geschmack, sondern Ihre Anforderungen an das Schaubild. Diese richten sich nach der Unternehmensform und den Strukturen. Grundsätzlich lassen sich drei Organigramm Arten unterscheiden:

Hierarchisches Organigramm

Die verbreitetste Art des Organisationsplans ist das hierarchische Organigramm. Es ist (typischerweise) vertikal angeordnet, so lassen sich Hierarchien noch einfach ablesen: Die Struktur wird von oben nach unten abgebildet. An der Spitze befindet sich eine Person oder Gruppe (Inhaber, Geschäftsführer, Vorstand…). Pyramidenförmig finden sich darunter die Abteilungen und Personen mit abnehmender Verantwortung.

Flaches Organigramm

Die horizontale Abbildung eines Organigramms eignet sich vor allem für Unternehmen mit flacher Hierarchie, meist jungen Start-ups. Hier gibt es kaum einen Mittelbau, der Hierarchieaufbau besteht meist nur aus zwei Ebenen, den Führungskräften und den Angestellten.

Matrix-Organigramm

Seltener kommt das Matrix-Organigramm zum Einsatz. Es ist eine Mischform aus hierarchischen und flachem Organigramm. Nützlich ist diese Art, wenn Mitarbeiter im Unternehmen mehreren Vorgesetzten unterstellt sind oder in der Projektarbeit.

Inhalt: Was gehört in ein Organigramm?

Sie wollen für Ihr Unternehmen ein Organigramm erstellen? Dann haben wir hier ein paar Tipps und Elemente die Sie bei der Erstellung nicht vergessen sollten:

Ziele & Funktionen

Bevor Sie an die Erstellung gehen, sollten Sie klären, für welche Funktionen und Ziele das Organigramm eingesetzt werden soll. Oftmals ist die interne Wirkung im Fokus. Dazu zählen klare Zuständigkeiten oder bessere Kommunikation. Es kann aber auch als Instrument der Neuorganisation im Unternehmen genutzt werden, wenn Veränderungen in der Struktur angestrebt werden. Zuletzt kann das Organigramm externe Funktionen übernehmen, um Kunden, Geschäftspartnern oder der Öffentlichkeit einen besseren Einblick in die Unternehmensorganisation zu geben.

Klarheit & Verständlichkeit

Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher wird das Organigramm. Dennoch sind Verständlichkeit und Übersichtlichkeit grundlegende Aspekte und müssen beachtet werden. Gestalten Sie den Organisationsplan nicht kreuz und quer, sondern in einer klaren Richtung. Empfehlenswert ist ein Aufbau von oben nach unten. Das spiegelt die Hierarchie. So kann jeder die Zusammenhänge im Schaubild verstehen.

Bilder & Text

Das Organigramm Ihres Unternehmens muss nicht nur aus Kästen mit einem Stichwort bestehen. Sie können Bilder und Text einfügen, um die positiven Effekte zu verstärken. Bauen Sie Porträtbilder von Führungskräften und Ansprechpartnern ein. Das erleichtert es Mitarbeitern, diese zu erkennen und senkt die Hürde, den Austausch zu suchen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie ein Grafik einer Abteilung oder eines Teams erstellen. Motivation und Identifikation lassen sich steigern, wenn die einzelnen Mitarbeiter mit Bild als Teil des Projekts dargestellt werden.

Struktur & Anpassung

Ein Organigramm ist nie fertig oder abgeschlossen, sondern erfordert regelmäßige Aktualisierung, Erweiterung oder Anpassung. Gibt es einen Wechsel in den Führungspositionen oder wird die Struktur innerhalb des Unternehmens verändert, sollte dies zeitnah in die grafische Darstellung übernommen werden. Eine veraltete Abbildung der Unternehmensorganisation hilft niemandem weiter, sondern sorgt für Verwirrung.

Funktionen und Nutzen eines Organigramms

Strukturen, Organisation, Abläufe und Hierarchien im Unternehmen sind genau festgelegt. Das gilt nicht nur mit, sondern ebenso ohne Organigramm. Es wird in der Unternehmensorganisation definiert, welcher Abteilung und welchem Bereich eine Position zugeordnet ist, wer in der Verantwortung höher gestellt ist, welche Ressorts zusammenarbeiten, wo Schnittstellen oder Unterschiede liegen.

Stellt sich die Frage: Welche Gründe gibt es für ein Unternehmen, ein Organigramm zu erstellen? Dafür gibt es mehrere gute Argumente:

• Gesamtorganisation sichtbar machen

  Für einzelne Mitarbeiter, Teams und Führungskräfte ist es schwierig, das große Ganze im Blick zu behalten. Jeder erledigt seine täglichen Aufgaben, doch gerade in Konzernen fehlen das Bild und das Verständnis, wie die eigene Leistung zum Gesamterfolg beiträgt. Ein Organigramm zeigt , wie die einzelnen Zahnräder des Betriebs ineinandergreifen, wie die Hierarchien aufgebaut sind und wie das Unternehmen funktioniert.

• Kommunikationswege offenbaren

  Wer ist verantwortlich? Wer ist der Ansprechpartner? Wer ist der direkte Vorgesetzte und wer sind die Vorgesetzten des eigenen Chefs? Die Zuständigkeiten sind vielleicht geregelt, doch profitiert die interne Kommunikation, wenn jeder weiß, an wen er sich bei unterschiedlichsten Belangen wenden kann.

• Planung optimieren

  Das Organigramm kann zeigen, wo größerer Bedarf besteht – ob an Personal, Investition oder Innovation. Es hilft der Personalplanung, genügend Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen für die langfristigen Ziele des Unternehmens einzustellen.

• Identifikation und Loyalität fördern

  Zu sehen, welche Position man selbst im Unternehmen bekleidet, kann die Identifikation mit dem Arbeitgeber deutlich steigern. Arbeitnehmer sehen sich als tatsächlicher Teil des Unternehmens, fühlen sich eingebunden und entwickeln eine größere Loyalität.

Vor- und Nachteile von Organigrammen

Ein Organigramm hat viele Vorteile, weshalb zahlreiche Unternehmen darauf setzen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Nachteile und Kritikpunkte, die nicht ignoriert werden sollten:

Vorteile

• Leicht zu erstellen
  Wenn Sie sich im Unternehmen auskennen – was Sie in einer Leitungsposition tun sollten, in der Sie das Organigramm erstellen – ist die Umsetzung relativ einfach. Sie benötigen wenig Vorkenntnisse, sondern vor allem Informationen rund um den Betrieb.
• Eindeutige Zuständigkeiten
  Für Erfolge wird gerne die Verantwortung übernommen. Ganz anders sieht es aus, wenn etwas schief läuft. Wer trägt die Schuld? In wessen Bereich fällt ein Fehler, der große Kosten verursacht? An einem Organigramm lässt sich leicht und eindeutig ablesen, wer für etwas zuständig ist.
• Klare Struktur
  Ein Organigramm soll die Unternehmensstruktur abbilden, gleichzeitig hilft es dabei, überhaupt eine klare Struktur zu etablieren. Durch die Verdeutlichung und grafische Abbildung fällt es Führungskräften einfacher, Bereiche und Abteilungen voneinander abzugrenzen und im gesamten Unternehmen eine Organisation einzuführen.
• Mehr Transparenz
  Das Schaubild sorgt für Transparenz der Kommunikationswege und zeigt, wie Informationen im Unternehmen verteilt werden. Wer berichtet an wen? Wer besitzt welche Informationen?

Nachteile

• Extreme Vereinfachungen
  Zwar soll ein Organigramm einfach und übersichtlich sein, genau das kann sich als Nachteil herausstellen. Hinter einem Punkt im Organigramm kann sich eine Abteilung, bei großen Konzernen sogar ein vollständiges Unternehmen verbergen, das wiederum aus unzähligen Bereichen und Mitarbeitern besteht. Wer ein Organigramm ansieht, versteht noch nicht zwangsläufig alle Zusammenhänge und Verbindungen, die darin abgebildet sind.
• Schnell veraltet
  Es werden ständig Entscheidungen getroffen, die dazu führen, dass ein Organigramm nicht mehr stimmt. Abteilungen werden geschlossen oder zusammengelegt, Manager verlassen ihre Position, neue Mitarbeiter werden eingestellt oder es werden zusätzliche Stellen im Unternehmen geschaffen, die noch nicht im Organigramm verzeichnet sind.
• Verlieren Übersichtlichkeit
  Organisationspläne sollen Übersicht schaffen, erreichen aber oft das Gegenteil. In großen Unternehmen sind die Schaubilder oft sehr komplex, da zu viele Bereiche miteinander verbunden sind.

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