Organigramm: Vorlage, Vorteile, Beispiele, Tipps

Ein Organigramm ist wie die Landkarte eines Unternehmens. Es verdeutlicht Aufbau sowie Hierarchien und bildet diese in einer übersichtlichen Grafik ab. Das erste Organigramm ist mehr als 150 Jahren alt – wachsende Größe und Komplexität moderner Unternehmensstrukturen machen die anschauliche Darstellung wichtiger denn je. Wir erklären, was einen solchen Organisationsplan ausmacht, welche Vor- und Nachteile er hat und zeigen, wie Sie selbst ein Organigramm erstellen können…

Organigramm: Vorlage, Vorteile, Beispiele, Tipps

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Was ist ein Organigramm? Einfach erklärt!

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Struktur und Organisation innerhalb eines Unternehmens. In einer möglichst einfachen, übersichtlichen Art werden die Zusammenhänge und Hierarchien zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen in einem Organisationsschaubild präsentiert. Der Begriff setzt sich aus „Organisation“ und „Diagramm“ zusammen. Synonym wird von Organisationsplan, Strukturplan oder auch Stellenplan gesprochen.

Als Vater des heutigen Organigramms gilt Daniel McCallum, Eisenbahningenieur und Manager der New Yorker Eisenbahngesellschaft Mitte des 19. Jahrhunderts. Im Jahr 1855 ließ McCallum von der Struktur und Organisation der Eisenbahngesellschaft eine veranschaulichende Grafik erstellen – das erste Organigramm beziehungsweise organization chart. Es dauerte bis in die 1920er und 30er Jahre, bis andere Organisationen und Betriebe den Nutzen entdeckten und ebenfalls Oganisationspläne erstellten.

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Was ist wichtig bei einem Organigramm?

Strukturen, Organisation, Abläufe und Hierarchien in einem Unternehmen sind sehr genau festgelegt. Das gilt nicht nur mit, sondern ebenso ohne Organigramm. Es wird in der Unternehmensorganisation definiert, welcher Abteilung und welchem Bereich eine Position zugeordnet ist, wer in der Verantwortung höher gestellt ist, welche Ressorts zusammenarbeiten, wo Schnittstellen oder Unterschiede liegen.

So stellt sich die Frage: Welche Gründe gibt es für ein Unternehmen, ein Organigramm zu erstellen? Dafür gibt es gleich mehrere gute Argumente:

  • Gesamtorganisation wird sichtbar

    Für einzelne Mitarbeiter, Teams und auch Führungskräfte ist es manchmal schwierig, das große Ganze im Blick zu behalten. Jeder erledigt seine täglichen Aufgaben, doch gerade in Konzernen fehlt oftmals das Bild und das Verständnis, wie die eigene Leistung zum Gesamterfolg beiträgt. Ein Organigramm zeigt auf, wie die einzelnen Zahnräder des Betriebs ineinandergreifen, wie die Hierarchien aufgebaut sind und wie das Unternehmen funktioniert.

  • Kommunikation wird verbessert

    Wer ist verantwortlich? Wer ist der Ansprechpartner? Wer ist der direkte Vorgesetzte und wer sind die Vorgesetzten des eigenen Chefs? Die Zuständigkeiten sind vielleicht geregelt, doch kann die Kommunikation nur davon profitieren, wenn jeder weiß, an wen er sich bei den unterschiedlichsten Belangen wenden kann. So kann ein Organisationsplan die interne Kommunikation stärken.

  • Planung wird optimiert

    Langfristiger Erfolg wird erst durch gute Planung möglich. Dazu zählt die Richtung, in die sich ein Unternehmen entwickelt ebenso wie die Personalplanung, um stets die benötigten Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu haben. Das Organigramm kann es bei genau dieser langfristigen Planung helfen, zeigen, wo in Zukunft größerer Bedarf – ob an Personal, Investition oder Innovation – besteht und in welchen Bereichen ein Unternehmen handeln muss.

  • Identifikation und Loyalität wird gefördert

    Zu sehen, welche Position man selbst im Unternehmen bekleidet, kann die Identifikation mit dem Arbeitgeber deutlich steigern. Arbeitnehmer sehen sich als tatsächlicher Teil des Unternehmens, fühlen sich eher eingebunden und entwickeln eine größere Loyalität.

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Was gehört alles in ein Organigramm?

Sie wollen für Ihr Unternehmen ein Organigramm erstellen? Dann haben wir hier ein paar Tipps und Elemente die Sie bei der Erstellung nicht vergessen sollten:

Ziele & Funktionen

Bevor Sie an die Erstellung gehen, sollten Sie klären, für welche Funktionen und Ziele das Organigramm eingesetzt werden soll. Oftmals soll eine interne Wirkung erzielt werden, etwa die Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten oder zwischen ganzen Abteilungen. Es kann aber auch als Instrument der Neuorganisation im Unternehmen genutzt werden, wenn Veränderungen in der Struktur angestrebt werden. Zuletzt kann das Organigramm auch externe Funktionen übernehmen, um möglichen Kunden, Geschäftspartnern oder auch der Öffentlichkeit einen besseren Einblick in die Unternehmensorganisation zu geben.

Klarheit & Verständlichkeit

Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher wird das Organigramm. Dennoch sind Verständlichkeit und Übersichtlichkeit grundlegende Aspekte, die unbedingt beachtet werden müssen. Gestalten Sie den Organisationsplan nicht kreuz und quer, sondern in einer klaren Richtung, beispielsweise von oben nach unten. Nur so wird es wirklich jedem ermöglicht, die Zusammenhänge im Schaubild zu verstehen.

Bilder & Text

Das Organigramm Ihres Unternehmens muss nicht nur aus Kästen mit einem Stichwort bestehen. Sie können ebenso Bilder und weiteren Text einfügen, um die positiven Effekte zu verstärken. Bauen Sie beispielsweise Porträtbilder von Führungskräften und Ansprechpartnern ein. Das erleichtert es Mitarbeitern, diese zu erkennen und senkt die Hürde, tatsächlich den Austausch zu suchen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie ein Grafik einer Abteilung oder eines Teams erstellen. Motivation und Identifikation lassen sich steigern, wenn die einzelnen Mitarbeiter mit Bild als Teil des Projekts dargestellt werden.

Struktur & Anpassung

Ein Organigramm ist nie fertig oder abgeschlossen, sondern erfordert regelmäßige Aktualisierung, Erweiterung oder Anpassung. Gibt es einen Wechsel in den Führungspositionen oder wird die Struktur innerhalb des Unternehmens verändert, sollte dies zeitnah in die grafische Darstellung übernommen werden. Eine veraltete Abbildung der Unternehmensorganisation hilft niemandem weiter, sondern sorgt für Verwirrung.

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Wie erstellt man ein Organigramm?

In der einfachsten Ausführung brauchen Sie nur ein Blatt Papier und einen Sitft. Mit simplen Kasten- oder Kreissymbolen können Sie dann verschiedene Positionen aufzeichnen, die Hierarchie darstellen und mit Linien verbinden. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine digitale Variante zu erstellen. Das ist zeitgemäßer, vereinfacht die Verbreitung und spätere Anpassungen.

Programme, die Sie nutzen können, sind beispielsweise Diagram Designer oder Dia. Aber natürlich können Sie auch in Word oder Excel ein Organigramm erstellen:

Organigramm erstellen in Word

Öffnen Sie ein leeres Dokument in Word. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Größe der vorausgewählten Elemente anpassen sowie mit einem Rechtsklick Füllfarbe, Schriftgröße und -farbe ändern. Und so sieht das Ganze aus:

Organigramm Erstellen Word Screenshot

[Quelle: Screenshot aus Microsoft Word]



Download: Organigramm Vorlage Word

Organigramm erstellen in Excel

Nach ganz ähnlichem Prinzip gehen Sie vor, wenn Sie ein Organigramm in Excel erstellen wollen: Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Form und Ausrichtung der Vorlage ändern und rechts im Menüband aus verschiedenen SmartArt-Grafikvorlagen wählen. Links von diesen Vorlagen findet sich die Möglichkeit, die Symbole farblich zu verändern. Schrifttypen und -größe lassen sich über die Start-Schaltfläche ändern.

Organigramm Erstellen Excel Screenshot

[Quelle: Screenshot aus Microsoft Excel]



Download: Organigramm Vorlage Excel

Organigramm Formen

Seit der Entwicklung hat sich die Darstellung des Organigramms nicht groß verändert. Es handelt sich um eine vertikale oder horizontale Abbildung, wobei die Variante von oben nach unten sich größerer Beliebtheit erfreut. Entscheidend für die Organigramm Formen sind allerdings weniger der persönliche Geschmack, sondern Ihre Anforderungen an das Schaubild. Und die richten sich nach der Unternehmensform. Es lassen sich drei Arten von Organigrammen unterscheiden:

Hierarchisches Organigramm

Beim hierarchischen Organigramm handelt es sich um die verbreitetste Art des Organisationsplans. Meist wird es vertikal dargestellt. Aus dieser Darstellungsform sind die Hierarchien noch einfacher abzulesen, da die Struktur tatsächlich von oben nach unten abgebildet werden kann. An der Spitze befindet sich eine Person oder Gruppe (beispielsweise der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand) und pyramidenförmig finden sich darunter die Abteilungen und Personen mit abnehmender Verantwortung.

Flaches Organigramm

Die horizontale Abbildung eines Organigramms eignet sich vor allem für Unternehmen mit flacher Hierarchie, meist jungen Start-ups. Hier gibt es kaum einen Mittelbau, der Hierarchieaufbau besteht meist nur aus zwei Ebenen, den Führungskräften und den Angestellten.

Matrix-Organigramm

Seltener kommt das Matrix-Organigramm zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um eine Mischform aus hierarchischen und flachem Organigramm. Sie kann geeignet sein, wenn in einem Unternehmen Mitarbeiter mehreren Vorgesetzten unterstellt sind. Dargestellt wird es wie in unserer obigen Grafik als Säulenorganigramm.

Die Vor- und Nachteile von Organigrammen

Viele Unternehmen setzen auf ein Organigramm, doch gibt es weiterhin zahlreiche Firmen, die darauf verzichten. Zu Unrecht, denn neben den oben genannten Gründen gibt es mehrere Vorteile, die dafür sprechen, ein Schaubild der Unternehmensorganisation anzufertigen:

Vorteile

  • Organigramme sind leicht zu erstellen
    Wenn Sie sich im Unternehmen auskennen – was Sie tun sollten, schließlich arbeiten Sie dort und befinden sich wahrscheinlich sogar in einer Leitungsposition, wenn Sie ein Organigramm erstellen – ist die Umsetzung und Erstellung relativ einfach. Sie benötigen wenig Vorkenntnisse, um ein übersichtliches Organigramm erstellen zu können.
  • Organigramme klären Zuständigkeiten eindeutig
    Für Erfolge wird gerne die Verantwortung übernommen. Ganz anders sieht es aus, wenn etwas schief läuft. Wer trägt die Schuld? In wessen Bereich fällt ein Fehler, der große Kosten verursacht? An einem Organigramm lässt sich leicht und eindeutig ablesen, wer für etwas zuständig ist.
  • Organigramme schaffen Struktur
    Ein Organigramm soll die Unternehmensstruktur abbilden, gleichzeitig hilft es dabei, überhaupt eine klare Struktur zu etablieren. Durch die Verdeutlichung und grafische Abbildung fällt es Führungskräften einfacher, Bereiche und Abteilungen voneinander abzugrenzen und im gesamten Unternehmen eine Organisation einzuführen.

Nachteile

Auf der anderen Seite gibt es natürlich auch Nachteile und Kritikpunkte von Organigrammen:

  • Organigramme sind extreme Vereinfachungen
    Zwar soll ein Organigramm einfach und übersichtlich sein, genau das kann sich als Nachteil herausstellen. Hinter einem Punkt im Organigramm kann sich eine Abteilung, bei großen Konzernen sogar ein vollständiges Unternehmen verbergen, das wiederum aus unzähligen Bereichen und Mitarbeitern besteht. Wer ein Organigramm ansieht, versteht noch nicht zwangsläufig alle Zusammenhänge und Verbindungen, die darin abgebildet sind.
  • Organigramme können schnell veralten
    Es werden ständig Entscheidungen getroffen, die dazu führen, dass ein Organigramm nicht mehr stimmt. Abteilungen werden geschlossen oder zusammengelegt, Manager verlassen ihre Position, neue Mitarbeiter werden eingestellt oder es werden zusätzliche Stellen im Unternehmen neu geschaffen, die noch nicht im Organigramm verzeichnet sind.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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