Organigramm: Wie erstellen? Funktion + Vorlagen

Definition: Was ist ein Organigramm?

Das Organigramm („Organisation“ + „Diagramm“) ist eine grafische Darstellung und Landkarte eines Unternehmens. Darin werden die internen Strukturen, Verantwortungen und Hierarchien der einzelnen Organisationseinheiten durch Symbole, Kästen oder Kreise, Linien und Pfeile abgebildet und in Beziehung gesetzt.

Einfach erklärt: Das Organigramm gibt einen schnellen Überblick über die Zusammenhänge zwischen Abteilungen, Aufgaben, Prozessen und macht die Führungsstrukturen von Unternehmen, Organisationen, Verbänden, Vereinen und Behörden sichtbar.

Die Kernaussagen im Organigramm

• Wer ist für was zuständig?
• Wie sind die Rollen verteilt?
• Wer berichtet wem?
• Wer ist wessen Vorgesetzter?

Eingesetzt werden Organigramme häufig bei Neustrukturierungen, der Ressourcenplanung oder Genealogie (Ahnenforschung, Stammbäume). Synonym wird von Organisationsplan, Strukturplan, Organisationsschaubild oder Stellenplan gesprochen.

Organigramm Aufbau

Organigramme geben einen Überblick über das Verhältnis zwischen Teams und Abteilungen und visualisieren funktionsübergreifende Beziehungen sowie die Befehlskette einer Firma. Dazu ist es sinnvoll den Aufbau und die Inhalte durch verschiedne grafische Elemente darzustellen. Beispiele:

• Kästen und Kreise
  zeigen Personen, Funktionen, Aufgaben, Produkte oder Kunden.
• Position
  bildet die Hierarchie von Gruppen und Untergruppen ab.
• Linien und Pfeile
  stellen Kommunikationswege, Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse dar.
• Farben
  verdeutlichen Besonderheiten.
• Bilder und Fotos
  zeigen Personen oder Produkte.

Organigramm Beispiel

Welche Organigramm Arten gibt es?

Organigramme können Unternehmensstrukturen auf verschiedene Arten abbilden: Ob horizontal oder vertikal liegt in erster Linie an der Unternehmensform.

Die Abbildungen und Gestaltungsarten lassen sich generell in drei übergeordnete Gattungen unterscheiden: hierarchische Organigramme, Matrix-Organigramme und flache Organigramme…

1. Hierarchisches Organigramm

Das hierarchische Organigramm (auch: Hierarchiediagramm) ist die verbreitetste Form. Es ist vertikal angeordnet und zeigt die hierarchischen Strukturen von oben nach unten: An der Spitze befindet sich eine Person oder Gruppe (Inhaber, CEO, Geschäftsführer, Vorstand). Darunter gruppieren sich – pyramidenförmig – die Abteilungen und Personen mit abnehmender Weisungsbefugnis und Verantwortung.

Vorteile

• Einfache Darstellung
• Übersichtliche Unternehmensstruktur
• Klare Rollenverteilung

2. Flaches Organigramm

Die horizontale Abbildung des Organigramms (auch: horizontales Organigramm) eignet sich für Unternehmen mit flacher Hierarchie – oft Start-ups. Hier gibt es keinen großen Mittelbau, der Aufbau besteht oft nur aus zwei Ebenen und einer einfachen Befehlskette – zwischen Führungskräften und Angestellten.

Vorteile

• Reduzierte Management-Ebenen
• Flexible Strukturen
• Gleichgestelle Beziehungen

3. Matrix-Organigramm

Das Matrix-Organigramm ist eher selten. Es ist eine Mischform aus hierarchischem und flachem Organigramm. Nützlich ist diese Art bei der Projektarbeit – wenn zum Beispiel Mitarbeiter wechselnden Vorgesetzten unterstellt sind.

Vorteile

• Interdisziplinäre Kommunikation
• Effiziente Ressourcennutzung
• Stärkere Projektarbeit

Welche Funktionen hat ein Organigramm?

Hauptaufgabe des Organigramms ist, die Organisationsstruktur verständlich und übersichtlich darzustellen. Die Abbildung hilft Mitarbeitenden, Neuzugängen und Führungskräften, die internen Kommunikationswege zu erkennen und zu verstehen, wie die Prozesse funktionieren.

Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert der Organisationsplan das Verständnis für Abläufe, Verantwortung und Schnittstellen einzelner Ressorts. Das fördert die Orientierung bei der Einarbeitung und hilft, die passenden Ansprechpartner zu finden.

Übersicht: Organigramm Funktionen

• Strukturen abbilden

  Transparenz schaffen für Abteilungen, Teams und Führungsstrukturen: Wie greifen die einzelnen Zahnräder des Betriebs ineinander? Wie funktioniert die Hierarchie?

• Zuständigkeiten regeln

  Kommunikationswege offenbaren: Wer ist für was verantwortlich? Wer ist Ansprechpartner für welche Themen und Aufgaben und wer berichtet an wen?

• Personalplanung optimieren

  Verteilung von Know-how und Personallücken sichtbar machen: Welche Fähigkeiten werden gebraucht, wo fehlen Fachkräfte? Planung für gezielte Personalentwicklung oder Einstellungen.

• Produktivität erhöhen

  Sei es durch Umstrukturierungen oder Change Management: Das Organigramm verdeutlicht die Verteilungen von Ressourcen und Aufgaben und kann deren Effizienz steigern helfen.

• Loyalität fördern

  Im Diagramm werden mögliche Karrierepfade im Unternehmen deutlich. Das schafft Motivation und erhöht die Loyalität.

Was sind die Vor- und Nachteile von Organigrammen?

Ein Organigramm hat viele Vorteile, weshalb zahlreiche Unternehmen darauf setzen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Nachteile und Kritikpunkte, die nicht ignoriert werden sollten:

Wie erstelle ich ein Organigramm?

Bevor Sie ein Organigramm erstellen, sollten Sie ein paar grundsätzliche Fragen klären:

• Was alles soll das Schaubild darstellen?
• Wie detailliert wollen Sie die Organisation abbilden?
• Soll jede Stelle gezeigt werden oder nur die Hauptstrukturen?
• Welches Tool nutzen Sie (Word, Excel, Powerpoint)?
• Wie werden Hierarchien und Beziehungen dargestellt (Linien, Symbole)?
• Wird das Organigramm intern oder öffentlich genutzt?

Zur Vorbereitung gehört ebenfalls die Informationsbeschaffung: Namen der Führungskräfte und Teamleiter, Titel, Aufgabenbereiche, eventuell Fotos und Kontaktdaten. Erst dann folgt die eigentliche Gestaltung und Erstellung…

Organigramm erstellen – mit Word

Wir empfehlen, bevor Sie mit einem Tool oder Grafikprogramm starten, die einfachste Form mit einem Stift auf ein Blatt Papier zu zeichnen. Das gibt Ihnen einen Überblick über die späteren Dimensionen – und ob Sie zum Beispiel besser im Hoch- oder Querformat starten.

1. Jetzt öffnen Sie ein leeres Dokument in Word.
2. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt“.
3. Im Menüband erscheinen verschiedene Optionen: Klicken Sie auf „Hierarchie“ und Sie erhalten verschiedene Organigramm-Vorlagen zur Auswahl.
4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm.
5. Sie können die Größe der vorausgewählten Elemente anpassen sowie mit einem Rechtsklick Füllfarbe, Schriftgröße und -farbe ändern.
6. Alle Elemente lassen sich später noch verändern, verschieben oder löschen.

Oder nutzen Sie unsere kostenlose Organigramm Vorlage in Word:

Download: Organigramm Vorlage Word

Organigramm erstellen – mit Excel

Auch mit Excel können Sie in wenigen Schritten ganz einfach ein Organigramm erstellen:

1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel.
2. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt“.
3. Im Menüband erscheinen verschiedene Optionen: Klicken Sie wieder „Hierarchie“ und Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl.
4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für das Organigramm aus.
5. Sie können die Form und Ausrichtung der Vorlage ändern und rechts im Menü aus verschiedenen SmartArt-Grafikvorlagen wählen.
6. Links von diesen Vorlagen können Sie die Symbole farblich zu verändern. Schrifttypen und -größe lassen sich über die Start-Schaltfläche ändern.

Alternativ können Sie zum Erstellen eines Organigramms kostenlose Tools und Programme wie Diagram Designer oder Dia verwenden. Oder Sie laden sich unsere kostenlose Excel Organigramm Vorlage herunter:

Download: Organigramm Vorlage Excel

Organigramm erstellen – online

Wenn Sie ein Organigramm online erstellen, stehen Ihnen heute zahlreiche Tools zur Verfügung, die den Prozess vereinfachen und flexibel gestalten. Im Vergleich zu klassischen Programmen wie Word oder Excel bieten die digitalen Plattformen zusätzliche Funktionen, die Ihre Schaubilder interaktiv, leicht anpassbar und visuell ansprechend machen.

Organigramme online erstellen: beliebte Tools

• Lucidchart

  Lucidchart ist ein browserbasiertes Tool, das zahlreiche Vorlagen für Organigramme bietet. Es ermöglicht die einfache Zusammenarbeit im Team und die Integration mit anderen Programmen wie Google Workspace oder Microsoft Teams.

• Miro

  Dieses Tool ist ideal für kreative und interaktive Organigramme. Dank seiner Whiteboard-Funktion können Teams in Echtzeit brainstormen und Organigramme flexibel anpassen.

• Visio (Microsoft)

  Als Teil der Microsoft-Office-Familie ist Visio besonders für Unternehmen geeignet, die auf eine nahtlose Integration mit Excel oder PowerPoint angewiesen sind. Es bietet umfangreiche Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten.

• Canva

  Canva bietet eine benutzerfreundliche Plattform, auf der Sie Organigramme mit einem modernen Design erstellen können. Besonders praktisch sind die vielen anpassbaren Vorlagen.

Je nach Größe des Unternehmens können Sie im Organigramm auch Fotos und Kontaktdaten der Mitarbeiter ergänzen. Solange alle damit einverstanden sind, sind auch Angaben zu Hobbys oder Interesse möglich. Das fördert den Austausch untereinander – und das Organigramm erhält einen zusätzlichen Nutzen.

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