Organigramm: Vorlage, Vorteile, Beispiele, Tipps

Ein Organigramm ist wie die Landkarte eines Unternehmens. Es hilft, Aufbau und Hierarchien eines Unternehmens zu verdeutlichen und in einer übersichtlichen Grafik abzubilden. Bereits vor mehr als 150 Jahren wurde das erste Organigramm erstellt. In der heutigen Zeit ist die Idee jedoch aktueller denn je. Mit wachsender Größe und Komplexität von Unternehmensstrukturen, steigt der Nutzen einer anschaulichen Darstellung in Form eines Organigramms. Dies gilt nicht nur für große Konzerne, sondern ebenso für kleinere Betriebe. Was wichtig bei einem Organigramm ist, welche Vor- und Nachteile es mitbringt und wie Sie ein Organigramm erstellen können…

Organigramm: Vorlage, Vorteile, Beispiele, Tipps

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Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern „Organisation“ und „Diagramm“ zusammen. Es handelt sich dabei um die grafische Darstellung der Struktur und Organisation innerhalb eines Unternehmens. In einer möglichst einfachen, übersichtlichen Art und Weise werden die Zusammenhänge und Hierarchien zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen in einem Organisationsschaubild präsentiert. Als Synonym zum Organigramm wird teilweise von einem Organisationsplan, einem Strukturplan oder auch von einem Stellenplan gesprochen.

Als Vater des heutigen Organigramms gilt Daniel McCallum, der Mitte des 19. Jahrhunderts als Eisenbahningenieur und Manager der New Yorker Eisenbahngesellschaft arbeitete. Im Jahr 1855 ließ McCallum von der Struktur und Organisation der Eisenbahngesellschaft eine veranschaulichende Grafik erstellen – das erste Organigramm oder auch organization chart, wie es im Englischen genannt wird. Bis das Organigramm tatsächlich in anderen Unternehmen eingesetzt wurde, vergingen einige Jahrzehnte. Erst ab den 1920er und 1930er Jahren begannen Betriebe, die Vorteile und Nutzen eines Organigramms für sich zu entdecken.

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Was ist wichtig bei einem Organigramm?

Strukturen, Organisation, Abläufe und Hierarchien in einem Unternehmen sind sehr genau festgelegt. Das gilt nicht nur mit, sondern ebenso ohne Organigramm. Es wird in der Unternehmensorganisation definiert, welcher Abteilung und welchem Bereich eine Position zugeordnet ist, wer in der Verantwortung höher gestellt ist, welche Ressorts zusammenarbeiten, wo Schnittstellen oder Unterschiede liegen.

So stellt sich zwangsläufig die Frage: Welche Gründe gibt es für ein Unternehmen, ein Organigramm zu erstellen? Hier gibt es gleich mehrere gute Argumente. Zwar zeigt eine große Anzahl von Betrieben, dass wirtschaftlicher Erfolg auch ohne Organigramm möglich ist, dennoch gibt es einige Gründe, warum ein Organigramm wichtig ist:

  • Die Gesamtorganisation wird sichtbar
    Für einzelne Mitarbeiter, Teams und auch Führungskräfte ist es manchmal schwierig, das große Ganze im Blick zu behalten. Jeder erledigt seine täglichen Aufgaben, doch gerade in großen Konzernen fehlt oftmals das Bild und das Verständnis, wie die eigene Leistung zum Gesamterfolg beiträgt. Ein Organigramm zeigt auf, wie die einzelnen Zahnräder des Betriebs ineinandergreifen, wie die Hierarchien aufgebaut sind und wie das Unternehmen funktioniert.
  • Die Kommunikation wird verbessert
    Wer ist verantwortlich? Wer ist der Ansprechpartner? Wer ist der direkte Vorgesetzte und wer sind die Vorgesetzten des eigenen Chefs? Die Zuständigkeiten sind vielleicht geregelt, doch kann die Kommunikation nur davon profitieren, wenn jeder weiß, an wen er sich bei den unterschiedlichsten Belangen wenden kann. So kann ein Organigramm dabei helfen, die interne Kommunikation zu stärken.
  • Die Planung wird optimiert
    Langfristiger Erfolg wird erst durch gute Planung möglich. Dazu zählt die Richtung, in die ein Unternehmen sich entwickelt ebenso wie die Personalplanung, um stets die benötigten Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu haben. Wird ein Organigramm richtig genutzt, kann es bei der langfristigen Planung helfen, zeigen, wo in Zukunft größerer Bedarf – ob an Personal, Investition oder Innovation – besteht und in welchen Bereichen ein Unternehmen handeln muss.
  • Die Identifikation und Loyalität wird gefördert
    Zu sehen, welche Position man selbst im Unternehmen bekleidet, kann zu einer deutlich gesteigerten Identifikation mit dem Arbeitgeber führen. Arbeitnehmer sehen sich zunehmend als tatsächlicher Teil des Unternehmens, fühlen sich eher eingebunden und entwickeln eine größere Loyalität.
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Was gehört alles in ein Organigramm?

Sie wollen für Ihr Unternehmen ein Organigramm erstellen? Dann haben wir hier ein paar Tipps und Elemente die bei der Erstellung eines Organigramms nicht vergessen werden sollten:

Ziele & Funktionen

Bevor Sie an die eigentliche Erstellung gehen, sollten Sie zunächst klären, für welche Funktionen und Ziele das Organigramm eingesetzt werden soll. Oftmals soll eine interne Wirkung erzielt werden, etwa die Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten oder zwischen ganzen Abteilungen. Ein Organigramm kann aber auch als Instrument der Neuorganisation im Unternehmen genutzt werden, wenn Veränderungen in der Struktur angestrebt werden. Zuletzt kann das Organigramm auch externe Funktionen übernehmen, um möglichen Kunden, Geschäftspartnern oder auch der Öffentlichkeit einen besseren Einblick in die Unternehmensorganisation zu geben.

Klarheit & Verständlichkeit

Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher wird das Organigramm. Dennoch sind Verständlichkeit und Übersichtlichkeit grundlegende Aspekte, die unbedingt beachtet werden müssen. Gestalten Sie das Organigramm nicht kreuz und quer, sondern in einer klaren Richtung, beispielsweise von oben nach unten. Nur so wird es wirklich jedem ermöglicht, die Zusammenhänge im Schaubild zu verstehen.

Bilder & Text

Das Organigramm Ihres Unternehmens muss nicht nur aus Kästen mit einem Stichwort bestehen. Sie können ebenso Bilder und weiteren Text einfügen, um die positiven Effekte zu verstärken. Bauen Sie beispielsweise Porträtbilder von Führungskräften und Ansprechpartnern ein. Das erleichtert es Mitarbeitern, diese zu erkennen und senkt die Hürde, tatsächlich den Austausch zu suchen. Dies gilt umso mehr, wenn Sie ein Organigramm einer Abteilung oder eines Teams erstellen. Motivation und Identifikation lassen sich steigern, wenn die einzelnen Mitarbeiter mit Bild als Teil des Projekts dargestellt werden.

Struktur & Anpassung

Ein Organigramm ist nie fertig oder abgeschlossen, sondern erfordert regelmäßige Aktualisierung, Erweiterung oder Anpassung. Gibt es einen Wechsel in den Führungspositionen oder wird die Struktur innerhalb des Unternehmens verändert, sollte dies zeitnah ins Organigramm übernommen werden. Eine veraltete Darstellung der Unternehmensorganisation hilft niemandem weiter, sondern sorgt vielmehr für Verwirrung.

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Wie erstellt man ein Organigramm?

Positionen in einem Organigramm werden meist mit Kasten- oder Kreissymbolen dargestellt, mit Linien werden Verbindungen gezogen. Theoretisch brauchen Sie dafür nur ein Blatt Papier und einen Stift. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, auf eine digitale Variante zu setzen und Ihr Organigramm mit einer entsprechenden Software zu erstellen. Das ist nicht nur zeitgemäßer, sondern vereinfacht auch die Verbreitung sowie die spätere Überarbeitung.

Sie können einerseits auf diverse Open-Source-Programme für Organigramme zurückgreifen, beispielsweise den Diagram Designer. Hier können Sie per „Drag and Drop“ Kastenelemente und Verbindungslinien in die Zeichenebene ziehen. Der Vorteil von Dia wiederum ist, dass es sich dabei um eine deutschsprachige Grafiksoftware handelt. Sie hat eine übersichtliche Oberfläche und ist einfach in der Handhabung – auch hier wird mit Drag and Drop gearbeitet.

Organigramm erstellen in Word

Öffnen Sie ein leeres Dokument in Word. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Größe der vorausgewählten Elemente anpassen sowie mit einem Rechtsklick Füllfarbe, Schriftgröße und -farbe ändern. Und so sieht das Ganze aus:

Organigramm Erstellen Word Screenshot

Download: Organigramm Vorlage Word

Organigramm erstellen in Excel

Nach ganz ähnlichem Prinzip gehen Sie vor, wenn Sie ein Organigramm in Excel erstellen wollen: Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort recht weit unten „SmartArt-Grafik“. Im Menüband erscheinen unter „SmartArt-Grafik einfügen“ verschiedene Optionen. Klicken Sie „Hierarchie“, Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Form und Ausrichtung der Vorlage ändern und beispielsweise rechts im Menüband aus verschiedenen SmartArt-Grafikvorlagen wie etwa „Backsteinszene“ wählen. Links von diesen Vorlagen findet sich die Möglichkeit, die Symbole nach eigenem Gusto farblich zu verändern. Schrifttypen und -größe lassen sich über die Start-Schaltfläche ändern. Und so sieht das Ganze aus:

Organigramm Erstellen Excel Screenshot

Download: Organigramm Vorlage Excel

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Organigramm Formen

Seit der Entwicklung hat sich die Darstellung des Organigramms nicht groß verändert. Es handelt sich meist um eine vertikale oder horizontale Abbildung, wobei die Variante von oben nach unten sich größerer Beliebtheit erfreut. Entscheidend für die Organigramm Formen sind allerdings weniger der persönliche Geschmack, sondern mehr Ihre Anforderungen an das Organigramm. Und die richten sich mehr nach der Unternehmensform. Es lassen sich drei Arten von Organigrammen unterscheiden:

Hierarchisches Organigramm

Beim hierarchischen Organigramm handelt es sich um die verbreitetste Art des Organigramms. Meist wird es vertikal dargestellt. Aus dieser Darstellungsform sind die Hierarchien noch einfacher abzulesen, da die Struktur tatsächlich von oben nach unten abgebildet werden kann. An der Spitze befindet sich eine Person oder Gruppe (beispielsweise der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand) und pyramidenförmig finden sich darunter diejenigen Abteilungen und Personen mit abnehmender Verantwortung.

Flaches Organigramm

Die horizontale Abbildung eines Organigramms eignet sich vor allem für Unternehmen mit flacher Hierarchie, meist jungen Start-ups. Hier gibt es kaum einen Mittelbau, der Hierarchieaufbau besteht meist nur aus zwei Ebenen, den Führungskräften und den Angestellten.

Matrix-Organigramm

Seltener kommt das Matrix-Organigramm zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um eine Mischform aus hierarchischen und flachem Organigramm. Sie kann geeignet sein, wenn in einem Unternehmen Mitarbeiter mehreren Vorgesetzten unterstellt sind. Dargestellt wird es wie in unserer obigen Grafik als Säulenorganigramm.

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Die Vor- und Nachteile von Organigrammen

Viele Unternehmen setzen auf ein Organigramm, doch gibt es weiterhin zahlreiche Firmen, die darauf verzichten. Zu Unrecht, denn neben den oben genannten Gründen, ein Organigramm zu erstellen, gibt es mehrere Vorteile, die dafür sprechen, ein Schaubild der Unternehmensorganisation anzufertigen:

Vorteile

Organigramme sind leicht zu erstellen
Wenn Sie sich im Unternehmen auskennen – was Sie tun sollten, schließlich arbeiten Sie dort und befinden sich wahrscheinlich sogar in einer Leitungsposition, wenn Sie ein Organigramm erstellen – ist die Umsetzung und Erstellung relativ einfach. Sie benötigen wenig Vorkenntnisse, um ein übersichtliches Organigramm erstellen zu können.

Organigramme klären Zuständigkeiten eindeutig
Für Erfolge wird gerne die Verantwortung übernommen. Ganz anders sieht es aus, wenn etwas schief läuft. Wer trägt die Schuld? In wessen Bereich fällt ein Fehler, der große Kosten verursacht? An einem Organigramm lässt sich leicht und eindeutig ablesen, wer für etwas zuständig ist.

Organigramme schaffen Struktur
Ein Organigramm soll die Unternehmensstruktur abbilden, gleichzeitig hilft es dabei, überhaupt eine klare Struktur zu etablieren. Durch die Verdeutlichung und grafische Abbildung fällt es Führungskräften einfacher, Bereiche und Abteilungen voneinander abzugrenzen und im gesamten Unternehmen eine Organisation einzuführen.

Nachteile

Auf der anderen Seite gibt es natürlich auch Nachteile und Kritikpunkte von Organigrammen:

Organigramme sind extreme Vereinfachungen
Zwar soll ein Organigramm einfach und übersichtlich sein, genau das kann sich als Nachteil herausstellen. Hinter einem Punkt im Organigramm kann sich eine Abteilung, bei großen Konzernen sogar ein vollständiges Unternehmen verbergen, das wiederum aus unzähligen Bereichen und Mitarbeitern besteht. Wer ein Organigramm ansieht, versteht noch nicht zwangsläufig alle Zusammenhänge und Verbindungen, die darin abgebildet sind.

Organigramme können schnell veralten
Es werden ständig Entscheidungen getroffen, die dazu führen, dass ein Organigramm nicht mehr stimmt. Abteilungen werden geschlossen oder zusammengelegt, Manager verlassen ihre Position, neue Mitarbeiter werden eingestellt oder es werden zusätzliche Stellen im Unternehmen neu geschaffen, die noch nicht im Organigramm verzeichnet sind.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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4. September 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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