Organigramm: Definition, Vorlage (Word) + wie erstellen?

Definition: Was ist ein Organigramm?

Das Organigramm (= „Organisation“ + „Diagramm“) ist eine grafische Darstellung und Landkarte eines Unternehmens. Darin werden die internen Strukturen, Verantwortungen und Hierarchien der einzelnen Organisationseinheiten durch Symbole, Kästen oder Kreise, Linien und Pfeile abgebildet und in Beziehung gesetzt.

Einfach erklärt, gibt das Organigramm einen schnellen Überblick über die Zusammenhänge zwischen Abteilungen, Aufgaben, Prozessen und macht die Führungsstrukturen von Unternehmen, Organisationen, Verbänden, Vereinen und Behörden sichtbar. Kernaussagen sind:

• Wer ist für was zuständig?
• Wie sind die Rollen verteilt?
• Wer berichtet wem?
• Wer ist wessen Vorgesetzter?

Eingesetzt werden Organigramme häufig bei Neustrukturierungen, der Ressourcenplanung oder Genealogie (Ahnenforschung bzw. Stammbäume). Synonym wird von Organisationsplan, Strukturplan, Organisationsschaubild oder Stellenplan gesprochen.

Download: Organigramm Vorlage Word

Download: Organigramm Vorlage Excel

Organigramm Aufbau

Organigramme geben einen guten Überblick über das Verhältnis zwischen Teams und Abteilungen und visualisieren funktionsübergreifende Beziehungen sowie die Befehlskette einer Firma. Dazu ist es sinnvoll den Aufbau sowie die Inhalte durch verschiedne grafische Elemente darzustellen. Beispiele:

• Kästen und Kreise
  zeigen Personen, Funktionen, Aufgaben, Produkte oder Kunden.
• Position
  bildet die Hierarchie von Gruppen und Untergruppen ab.
• Linien und Pfeile
  stellen Kommunikationswege, Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse dar.
• Farben
  verdeutlichen Besonderheiten.
• Bilder und Fotos
  zeigen Personen oder Produkte.

Aufbau Organigramm Beispiel

Organigramm erstellen

Bevor Sie ein Organigramm erstellen, sollten Sie ein paar grundsätzliche Fragen klären:

• Was alles soll das Schaubild darstellen?
• Wie detailliert wollen Sie die Organisation abbilden?
• Soll jede Stelle gezeigt werden oder nur die Hauptstrukturen?
• Welches Tool nutzen Sie (Word, Excel, Powerpoint)?
• Wie werden Hierarchien und Beziehungen dargestellt (Linien, Symbole)?
• Wird das Organigramm intern oder öffentlich genutzt?

Zur Vorbereitung gehört ebenfalls die Informationsbeschaffung: Namen der Führungskräfte und Teamleiter, Titel, Aufgabenbereiche, eventuell Fotos und Kontaktdaten. Erst dann folgt die eigentliche Gestaltung und Erstellung…

Organigramm erstellen: Word

Wir empfehlen, bevor Sie mit einem Tool oder Grafikprogramm starten, die einfachste Form mit einem Stift auf ein Blatt Papier zu zeichnen. Das gibt Ihnen einen Überblick über die späteren Dimensionen – und ob Sie zum Beispiel besser im Hoch- oder Querformat starten, wenn Sie das Organigramm erstellen.

Jetzt öffnen Sie ein leeres Dokument in Word. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt“. Im Menüband erscheinen verschiedene Optionen: Klicken Sie auf „Hierarchie“ und Sie erhalten verschiedene Organigramm-Vorlagen zur Auswahl.

Wählen Sie die gewünschte Vorlage für Ihr Organigramm. Sie können die Größe der vorausgewählten Elemente anpassen sowie mit einem Rechtsklick Füllfarbe, Schriftgröße und -farbe ändern. Alle Elemente lassen sich später noch verändern, verschieben oder löschen.

Organigramm erstellen: Excel

Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel. Wählen Sie den Reiter „Einfügen“ und dort „SmartArt“. Im Menüband erscheinen ebenfalls verschiedene Optionen: Klicken Sie wieder „Hierarchie“ und Sie erhalten verschiedene Vorlagen zur Auswahl.

Wählen Sie wie schon in Word die gewünschte Vorlage für das Organigramm. Sie können die Form und Ausrichtung der Vorlage ändern und rechts im Menü aus verschiedenen SmartArt-Grafikvorlagen wählen. Links von diesen Vorlagen können Sie die Symbole farblich zu verändern. Schrifttypen und -größe lassen sich über die Start-Schaltfläche ändern.

Alternativ können Sie zum Erstellen eines Organigramms kostenlose Tools und Programme wie Diagram Designer oder Dia verwenden.

Funktionen: Für was ist ein Organigramm gut?

Hauptaufgabe des Organigramms ist, die Organisationsstruktur verständlich und übersichtlich darzustellen. Die Abbildung hilft Mitarbeitenden, Neuzugängen und Führungskräften, die internen Kommunikationswege zu erkennen und zu verstehen, wie die Prozesse funktionieren.

Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert der Organisationsplan das Verständnis für Abläufe, Verantwortung und Schnittstellen einzelner Ressorts. Das fördert die Orientierung bei der Einarbeitung und hilft, die passenden Ansprechpartner zu finden.

Wichtige Funktionen des Organigramms:

• Strukturen abbilden
  Transparenz schaffen für Abteilungen, Teams und Führungsstrukturen: Wie greifen die einzelnen Zahnräder des Betriebs ineinander? Wie funktioniert die Hierarchie?
• Zuständigkeiten regeln
  Kommunikationswege offenbaren: Wer ist für was verantwortlich? Wer ist Ansprechpartner für welche Themen und Aufgaben und wer berichtet an wen?
• Personalplanung optimieren
  Verteilung von Know-how und Personallücken sichtbar machen: Welche Fähigkeiten werden gebraucht, wo fehlen Fachkräfte? Planung für gezielte Personalentwicklung oder Einstellungen.
• Produktivität erhöhen
  Sei es durch Umstrukturierungen oder Change Management: Das Organigramm verdeutlicht die Verteilungen von Ressourcen und Aufgaben und kann deren Effizienz steigern helfen.
• Loyalität fördern
  Im Diagramm werden mögliche Karrierepfade im Unternehmen deutlich. Das schafft Motivation und erhöht die Loyalität.

Welche Organigramm Arten gibt es?

Organigramme können Unternehmensstrukturen auf verschiedene Arten abbilden: Ob horizontal oder vertikal liegt in erster Linie an der Unternehmensform.

Die Abbildungen und Gestaltungsarten lassen sich generell in drei übergeordnete Gattungen unterscheiden: hierarchische Organigramme, Matrix-Organigramme und flache Organigramme…

Hierarchisches Organigramm

Das hierarchische Organigramm (auch: Hierarchiediagramm) ist die verbreitetste Form. Es ist vertikal angeordnet und zeigt die hierarchischen Strukturen von oben nach unten: An der Spitze befindet sich eine Person oder Gruppe (Inhaber, CEO, Geschäftsführer, Vorstand). Darunter gruppieren sich – pyramidenförmig – die Abteilungen und Personen mit abnehmender Weisungsbefugnis und Verantwortung.

Flaches Organigramm

Die horizontale Abbildung des Organigramms (auch: horizontales Organigramm) eignet sich für Unternehmen mit flacher Hierarchie – oft Start-ups. Hier gibt es keinen großen Mittelbau, der Aufbau besteht oft nur aus zwei Ebenen und einer einfachen Befehlskette – zwischen Führungskräften und Angestellten.

Matrix-Organigramm

Das Matrix-Organigramm ist eher selten. Es ist eine Mischform aus hierarchischem und flachem Organigramm. Nützlich ist diese Art bei der Projektarbeit – wenn zum Beispiel Mitarbeiter wechselnden Vorgesetzten unterstellt sind.

Was sind die Vor- und Nachteile von Organigrammen?

Ein Organigramm hat viele Vorteile, weshalb zahlreiche Unternehmen darauf setzen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Nachteile und Kritikpunkte, die nicht ignoriert werden sollten:

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