Umstrukturierung: So kommunizieren Sie das

Was bedeutet eine Umstrukturierung für das Unternehmen?

Eine Umstrukturierung im Unternehmen könnte auch als Umbruch, Umbau, Neugestaltung oder etwas zugespitzter als Neuanfang bezeichnet werden. Zunächst einmal bedeutet es, dass sich einiges ändern wird. Laut Definition ist eine Umstrukturierung ein Richtungswechsel in der Organisation, bei dem bisherige betriebliche Abläufe, Geschäftsprozesse und Strukturen hinterfragt und neu gestaltet werden.

Die Ursachen für eine solche Umstrukturierung können dabei vielfältig sein, haben jedoch fast immer damit zu tun, dass es im Unternehmen gerade nicht so läuft, wie Manager, Vorstand und Geschäftsführung es sich vorstellen. Das können finanzielle Schwierigkeiten sein, ein wachsender Abstand zur direkten Konkurrenz, ein Einbruch der Auftragslage oder auch Probleme bei technischen Innovationen sein.

Durch eine umstrukturierte Organisation erhoffen sich die Verantwortlichen, eine Verbesserung der Situation und eine langfristige Sanierung des Betriebs. Für Mitarbeiter klingt das sofort wie eine anstehende Kündigungswelle, die viele Arbeitsplätze kostet. Das trifft aber längst nicht immer zu.

Bei einer Umstrukturierung kann Personal abgebaut werden. Dies ist vor allem bei finanziellen Engpässen der Fall, doch gibt es weitere Möglichkeiten der Umstrukturierung. Die Produktion kann anders aufgeteilt werden, Abteilungen werden zusammengelegt, um Synergieeffekte zu nutzen, es wird eine stärkere Qualitätskontrolle eingeführt oder es wird großflächig im gesamten Unternehmen eine neue Software ausgerollt, um die Ergebnisse zu verbessern.

Manchmal kann auch das gesamte Geschäftsmodell angepasst werden, um sich neuen Bedingungen am Markt anzupassen und erfolgreich sein zu können. Umstrukturierungen können ebenso die Produktpalette betreffen, so dass neue Ideen umgesetzt oder alte, unwirtschaftliche Produkte aus dem Angebot gestrichen werden.

Für Unternehmen bedeutet das unzählige Stellschrauben, an denen bei der Umstrukturierung gedreht werden kann, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Für Mitarbeiter und Arbeitnehmer entsteht daraus hingegen große Unsicherheit.

Darauf kommt es bei der Kommunikation einer Umstrukturierung an

Ist eine Umstrukturierung unausweichlich, müssen die Mitarbeiter davon in Kenntnisse gesetzt werden, was als nächstes geschieht und welche Veränderungen für das Unternehmen und die Arbeitnehmer selbst anstehen. Ein schwerer Gang für Chefs, der aber zum Führungsposten dazugehören kann. Bevor voreilig ein großes Meeting einberufen wird, um die Neuigkeiten zu verkünden, sollten Vorgesetzte sich einige Gedanken darüber machen, wie sie das Vorhaben angehen wollen.

Wir haben einige Tipps und Ratschläge, die Ihnen dabei helfen können, eine Umstrukturierung im Unternehmen richtig zu kommunizieren.

• Bleiben Sie in jedem Fall ehrlich.

  Der erste unumstößliche Grundsatz: Ehrlichkeit. Versprechen Sie nichts, das Sie nicht auch halten können, reden Sie nichts schön, übertreiben Sie nichts, lassen Sie nichts aus und fügen Sie nichts hinzu. Das klingt einfach und selbstverständlich, kann in der Praxis aber durchaus hart sein.
  
  Seinen Mitarbeitern ins Gesicht zu sagen, dass viele den Job verlieren oder die nächsten Monate über die Zukunft des Unternehmens entscheiden, kann hart sein. Doch Arbeitnehmer haben diese Ehrlichkeit verdient – schon aus Respekt und Wertschätzung, aber auch, um Ihnen die Chance zu geben, auf die Situation zu reagieren.




• Zeigen Sie Fingerspitzengefühl.

  Ehrlichkeit bedeutet nicht, dass Chefs nicht behutsam vorgehen sollten. Alle Beteiligten befinden sich in einer schwierigen Phase, was auch die Kommunikation beeinflussen sollte. Erwartungen, Ängste und Fragen sollten ernst genommen und beantwortet werden. Auch sollte für die Kommunikation ausreichend Zeit eingeplant werden, anstatt diese übers Knie zu brechen und in zehn Minuten wie ein Roboter alle Punkte abzuarbeiten.




• Fragen Sie nach der Meinung.

  Die Entscheidungen zur Umstrukturierung werden an oberster Stelle getroffen, doch in der Kommunikation dieser Entscheidungen sollte unbedingt auch nach der Meinung der Mitarbeiter gefragt werden. Damit zeigen Sie auf der einen Seite, dass Sie nicht einfach von oben herab handeln, sondern die Mitarbeiter in den gesamten Prozess einbeziehen und können auf der anderen Seite von den Ansichten profitieren.
  
  Mitarbeiter haben oft ein gutes Verständnis für die Probleme des Arbeitsalltag, wissen wo Optimierungen besonders erfolgversprechend sind und welche Probleme gelöst werden müssen. Das Feedback sollte deshalb nicht nur eine symbolische Geste sein, sondern wirklich beherzigt werden.




• Sorgen Sie für anhaltende Transparenz.

  Während der gesamten Umstrukturierung sollte für größtmögliche Transparenz gesorgt werden. Es reicht nicht aus, sich am Anfang einmal hinzustellen und zu sagen, welche Veränderungen anstehen. Es braucht regelmäßigen Austausch und offene Kommunikation im Umstrukturierungsprozess.
  
  Das bedeutet auch, dass Sie neue Entscheidungen mitteilen, von Problemen berichten und auch Fortschritte in die richtige Richtung im Team bekannt machen. Je transparenter Sie als Führungskraft sind, desto größer mehr weicht die Unsicherheit und es entsteht Vertrauen.




• Begründen Sie Entscheidungen.

  Viele Mitarbeiter wünschen sich bei Umstrukturierungen eine Begründung für die getroffenen Entscheidungen. Warum wird genau das gemacht und welche Auslöser haben dazu geführt? Dabei müssen Führungskräfte nicht haarklein jedes betriebswirtschaftliche Detail aufbereiten, doch eine nachvollziehbare Begründung hilft dabei, mehr Verständnis für die Situation des Unternehmens und die Notwendigkeit der Umstrukturierung zu schaffen.




• Machen Sie die Ziele klar und verständlich.

  Neben den Ursachen sollte auch ganz klar das Ziel kommuniziert werden. Was soll die Umstrukturierung bringen, welche Effekte werden angestrebt und wie hilft das dabei, wieder auf den richtigen Weg zu kommen? Ein verständliches Ziel hilft Mitarbeitern dabei, sich mit diesem zu identifizieren und selbst ihr Bestes zu geben, um die gesteckten Ziele zu erreichen.