Trennungsgespräch: So trennen Sie sich richtig

Wer eine Beziehung beenden will, muss ein Trennungsgespräch vereinbaren, das gilt für eine Ehe ebenso wie für Trennungen im Berufsleben. Eine für beide Parteien nicht gerade angenehme Situation. Und weil sie nicht gerade alltäglich ist, bestehen etliche Unsicherheiten: Wann ist der richtige Zeitpunkt? Welche organisatorischen, welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen beachtet werden? Ganz wichtig neben formalen Kriterien ist die Art und Weise, mit der ein Vorgesetzter die Nachricht überbringt. Sie hat entscheidenden Einfluss auf den weiteren Verlauf des Trennungsgesprächs – schließlich wollen Sie weder Heulkrämpfe noch Wutausbrüche heraufbeschwören. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich richtig trennen…

Trennungsgespräch: So trennen Sie sich richtig

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Herausforderung beim Trennungsgespräch mit Mitarbeitern

Vorweg sei gesagt: Es gibt natürlich auch die umgekehrte Situation, in der ein Mitarbeiter ein Trennungsgespräch führen möchte. Nachfolgend soll vor allem die Arbeitgeberperspektive berücksichtigt werden.

Trennungsgespräche gehören eher zu den unangenehmen Aufgaben einer Führungskraft. Diese zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht die Fassung verliert, wenn es schwierig wird, sondern ruhig und planvoll vorgeht.

Es mag von außen anders wirken, aber sie ist dabei immer mit den eigenen Entscheidungen und Variablen konfrontiert:

  • Gibt es wirklich keine andere Möglichkeit, als so vorzugehen?
  • Wurde der richtige Mitarbeiter ausgewählt?
  • Wirke ich auf meine Mitarbeiter noch glaubwürdig?
  • Wie reagiere ich auf Gegenargumente des zu kündigenden Mitarbeiters?
  • Wie kann ich der Belegschaft unter die Augen treten?

Ein Trennungsgespräch ist natürlich Erfahrungssache. Gestandene Führungskräfte werden mit zunehmender Erfahrung routinierter vorgehen, aber emotional belastend ist es unter Umständen dennoch. So ganz weiß man nie, was auf einen zukommt.

Die eigene Vorbereitung ist eine Sache, wie der Mitarbeiter reagiert, werden Sie erst in der Situation selbst wissen. Das ist zum Teil natürlich abhängig von der Persönlichkeit: Manch einer ahnt vielleicht bereits etwas, weil die Lage in letzter Zeit deutlich angespannt war. Andere trifft es wiederum wie ein Blitz aus heiterem Himmel.

Neben der individuellen Art, mit Hiobsbotschaften umzugehen, spielt die persönliche Situation eine Rolle. Wer gerade einen Kredit für eine größere Anschaffung aufgenommen hat oder vielleicht noch Schulden abbezahlt, entwickelt womöglich Existenzängste.

Ein Trennungsgespräch zu führen, bedeutet solche Ängste und Umstände zu antizipieren, gleichwohl das Gespräch konsequent zu führen.

Diese Gründe kann ein Trennungsgespräch haben

Fusionen und Umstrukturierungen bringen meist personelle Veränderungen mit sich. Das kann bedeuten, dass manche Angestellten in Frührente gehen, freie Stellen werden nicht mehr nachbesetzt und Kündigungen werden ausgesprochen.

Entscheidend bei der Vorbereitung für das Trennungsgespräch ist, sich mit den arbeitsrechtlichen Modalitäten vertraut zu machen, denn der Kündigungsgrund kann sich auf die Kündigungsfristen auswirken.

Wird einem Mitarbeiter gekündigt, weil die Leistungen deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben, ist das etwas anderes als wenn betriebsbedingt gekündigt wird oder der Mitarbeiter beim Diebstahl erwischt wurde.

Die unterschiedlichen Kündigungsarten finden Sie hier:

Die verhaltensbedingte Kündigung

Dauerhaftes Zuspätkommen, Blaumachen (ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung), Beleidigung von Vorgesetzten, sexuelle Belästigung, Alkoholkonsum trotz Alkoholverbots, Rauchen trotz Rauchverbots, eine unzulässige Nebentätigkeit oder ein anderes vertragswidriges Verhalten können zu einer verhaltensbedingten Kündigung führen.

Eine solche Kündigung muss aber verhältnismäßig sein. Das bedeutet: Es darf für den Arbeitgeber kein milderes Mittel geben, mit dem er die Störung des Arbeitsverhältnisses beseitigen kann – etwa eine Ermahnung, Abmahnung oder Versetzung. Eine verhaltensbedingte Kündigung ist also nur vertretbar, wenn das Interesse das Arbeitgebers an einer Kündigung das Interesse des Arbeitnehmers an einer Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses überwiegt.

Achtung: Nach der verhaltensbedingten Kündigung kann die Bundesagentur für Arbeit eine Sperrzeit von zwölf Wochen verhängen. Folge: Der Anspruch auf Arbeitslosengeld verringert sich.

Das ausführliche Dossier dazu finden Sie hier:

Die fristlose Kündigung

Hierbei handelt es sich juristisch nicht mehr um eine ordentliche, sondern um eine außerordentliche Kündigung. Die fristlose Entlassung ist zugleich die wohl drastischste Form der Kündigung. Sie kann daher nur in besonders schweren Fällen ausgesprochen werden.

Zu den Gründen für eine fristlose Kündigung gehören beispielsweise eine Straftat (Diebstahl, Bestechung, Betrug, Unterschlagung, …) oder ein erheblicher Pflichtverstoß (Betriebsspionage, Rufschädigung, …), der die weitere Zusammenarbeit für den Arbeitgeber unmöglich macht. In den meisten Fällen muss der Chef aber zuvor eine Abmahnung aussprechen, die den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hinweist und ihm klarmacht, dass weitere Verstöße Konsequenzen haben. Betriebsspionage, schwerer Diebstahl und schwere Beleidigungen („Sie Arschloch!“) können mitunter aber zur sofortigen Entlassung führen.

Das ausführliche Dossier dazu finden Sie hier:

Die personenbedingte Kündigung

Viele denken irrtümlich, die personenbedingte Kündigung sei mit (schlechten) Leistungen des Arbeitnehmers verbunden. Richtig ist: Eine solche Kündigung kann nur ausgesprochen werden, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seiner Eigenschaften oder Fähigkeiten, nicht mehr in der Lage ist, die Aufgaben des Arbeitsvertrags zu erfüllen (aus gesundheitlichen Gründen oder wegen eines schweren Unfalls).

In dem Fall muss die Genesungs-Prognose durch einen Arzt negativ sein. Heißt: Ist kurzfristige Besserung zu erwarten, darf KEINE personenbedingte Kündigung ausgesprochen werden. Zudem müssen vorab mildere Mittel geprüft werden: Also zum Beispiel eine Weiterbeschäftigung an einem anderen Arbeitsplatz, der den Eignungen entspricht oder eine Umschulung, um die Weiterbeschäftigung zu ermöglichen.

Das ausführliche Dossier dazu finden Sie hier:

Die krankheitsbedingte Kündigung

Wer krank ist, kann aus diesem Grund nicht gekündigt werden. Diese Meinung ist weit verbreitet – und falsch. Die krankheitsbedingte Kündigung kann unter bestimmten Umständen auch Arbeitsverhältnisse beenden, die unter den Kündigungsschutz fallen.

Die krankheitsbedingte Kündigung ist mit der personenbedingten eng verwandt. Entsprechend müssen auch hier drei Voraussetzungen erfüllt sein: Eine negative Gesundheitsprognose. Heißt: Der Arbeitgeber kann belegen, dass der Mitarbeiter künftig seine Arbeitsleistung krankheitsbedingt nicht (mehr) erfüllen kann. Zudem müssen die Betriebsabläufe durch die Krankheit massiv Schaden nehmen (sog. Interesssenbeeinträchtigung). Und schließlich muss der Arbeitgeber nachweisen, dass es ihm nicht zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis aufrecht zu erhalten und es keine andere Möglichkeit der Weiterbeschäftigung gibt (sog. Interessenabwägung).

Das ausführliche Dossier dazu finden Sie hier:

Die betriebsbedingte Kündigung

Aufträge bleiben aus, eine Standort muss geschlossen werden oder der Arbeitgeber muss die Insolvenz anmelden. Diese und weitere Ursachen können mögliche Kündigungsgründe für eine betriebsbedingte Kündigung sein, mit der der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beendet.

Man spricht hierbei auch davon, dass dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen, die eine Weiterbeschäftigung unmöglich machen. Eine allgemeine wirtschaftliche Schieflage des Unternehmens oder jüngste Umsatzeinbrüche reichen als Begründung allerdings nicht aus. Der Arbeitgeber muss hierfür konkrete (und langfristige) Gründe und Zahlen präsentieren. Die Hürde für eine betriebsbedingte Kündigung liegt also hoch. Der besondere Kündigungsschutz beispielsweise für Betriebsrat, Schwangere oder Menschen mit einer Behinderung besteht zudem weiter.

Das ausführliche Dossier dazu finden Sie hier:



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Wieso ein gut geführtes Trennungsgespräch so bedeutsam?

Es geht nicht nur darum, dass ein Vorgesetzter eine Verantwortung gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter trägt. Ein gut vorbereitetes Trennungsgespräch wirkt sich aufs ganze Unternehmen aus und spiegelt die Unternehmenskultur wider – so wie ein schlechtes übrigens auch.

Hire-and-fire-Praktiken wie in Amerika sind hierzulande zwar weitestgehend unüblich, aber eine richtige Trennungskultur hat sich noch nicht etablieren können. Gelingt es Ihnen nicht, das Trennungsgespräch so zu führen, dass sich der Mitarbeiter nicht persönlich angegriffen fühlt, kann das diese Folgen haben:

  • Juristische Konsequenzen

    Natürlich sollte eine Kündigung immer juristisch einwandfrei sein. Allerdings ist die Gefahr von juristischen Folgen bei einem verärgerten Mitarbeiter deutlich größer. Der kontrolliert sehr genau die Vertragsbedingungen. Lässt sich das Setting, in dem das Trennungsgespräch stattgefunden hat, durch den Kopf gehen und erwägt dann gegebenenfalls arbeitsrechtliche Schritte.

  • Demotivierende Signale

    Nachhaltige Konsequenzen kann ein Trennungsgespräch auch auf die restliche Belegschaft haben. Wie wird mit dem ehemaligen Kollegen umgegangen? Wird er fair behandelt? Oder wurde nach der erstbesten Möglichkeit gesucht, einen unangenehmen Kritiker loszuwerden? Lässt sich ein schlechter Umgang mit dem ehemaligen Mitarbeiter beobachten, wirkt sich das auf das Betriebsklima aus.

  • Schlechtes Image

    In der Konsequenz führen demotivierte Mitarbeiter zu wirtschaftlichen Einbußen. Eine schlechte Behandlung spricht sich gerade in Zeiten von Arbeitgeber-Bewertungsportalen schnell herum. Das Image leidet, die Fluktuationsrate steigt.

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Beispiele für Fehler im Trennungsgespräch

Befragungen zufolge graust es einigen Vorgesetzten derart vor einem Trennungsgespräch, dass sie es möglichst schnell „hinter sich bringen“: Der zu kündigende Mitarbeiter wird postalisch informiert oder zwischen Tür und Angel binnen zwei Minuten vor vollendete Tatsachen gesetzt und mit dem Ergebnis allein gelassen.

Solche Fehler, aber auch die falschen Worte führen dazu, dass das Trennungsgespräch in die Hose geht. Formulierungen à la „Ich will das ja eigentlich auch nicht, aber was soll ich machen?“ wirken wenig souverän. Ebenfalls vermeiden sollten Sie:

  • Ich weiß gar nicht, wieso wir Sie jemals eingestellt haben.
  • Sie haben in letzter Zeit so viele Fehler gemacht, das war die naheliegende Lösung.
  • Andere Kollegen sind einfach besser als Sie.

Warum? Die erste Formulierung wälzt die Verantwortung ab, signalisiert Ihrem Gegenüber, dass Sie nicht dahinterstehen und wirkt latent illoyal. Als Vorgesetzter vertreten Sie allerdings auch das Unternehmen, für das Sie arbeiten. Sie sollten sich also genau überlegen, zu wem und wann Sie so etwas sagen.

Handelt es sich natürlich um einen langjährigen Mitarbeiter, der sich verdient gemacht hat, ist es absolut angebracht, Bedauern zu äußern. Fällt sein Arbeitsplatz Rationalisierungsmaßnahmen zum Opfer oder muss gar Insolvenz angemeldet werden, hilft Transparenz dabei, die Kündigung zumindest auf der Sachebene nachvollziehbar zu machen.

Die anderen drei Formulierungen sind einfach nur despektierlich. Ganz gleich, was vorgefallen ist, sollten Sie Ihrem Mitarbeiter mit Wertschätzung begegnen. Ein Trennungsgespräch ist nicht der Zeitpunkt für einen Rundumschlag, in dem alte Fehler oder schlechte Leistungen vorgehalten werden.

Das hätte lange vorher in einem Feedbackgespräch stattfinden müssen. Zumal die Arbeitsleistung ohnehin kein Thema bei einer betriebsbedingten Kündigung ist. Hier sollten also auch keine fadenscheinigen Argumente angeführt werden.

Zudem sollten vor allem größere Unternehmen mit Betriebsrat auf der Hut sein. Der muss im Kündigungsfalle angehört werden. Ist der zu kündigende Mitarbeiter selbst Betriebsratsmitglied, besteht ein besonderer Kündigungsschutz, sind nur außerordentliche Kündigungen möglich.

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Tipps: So sollten Sie ein Trennungsgespräch führen

Nachdem wir einige typische Fehler und ungünstige Verhaltensweisen aufgeführt haben, geben wir ein Beispiel dafür, wie ein Trennungsgespräch ablaufen kann:

  • Analyse

    Stellen Sie sicher, dass von juristischer Seite aus alles in Ordnung ist. Dafür muss klar sein, welcher Kündigungsgrund vorliegt. Bei Kleinbetrieben von weniger als zehn Mitarbeitern findet der allgemeine Kündigungsschutz des Kündigungsschutzgesetzes keine Anwendung. Das heißt, Kriterien wie die Sozialauswahl gelten nicht. In größeren Betrieben hingegen muss sie beachtet werden, anderenfalls liegt ein Auswahlfehler vor.

  • Vorbereitung

    Wer hält das Trennungsgespräch, wann findet es statt und wo? Wird der Mitarbeiter bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen freigestellt? Geklärt werden sollte außerdem, ob dem Mitarbeiter eine Abfindung angeboten wird.

  • Ort

    Wählen Sie einen ruhigen Ort ohne viel Durchgangsverkehr. Legen Sie den Termin so, dass Sie möglichst ungestört bleiben: Keine Telefonanrufe oder Kunden, auch keine neugierigen Kollegen. Halten Sie Ihren Schreibtisch möglichst frei, außer einem Glas Wasser und Taschentüchern, die Sie für alle Fälle bereithalten sollten.

  • Beteiligte

    Übernehmen Sie das Trennungsgespräch unbedingt selbst. Als direkter Vorgesetzter können Sie nicht nur deutlich besser als ein Personaler beurteilen, welche Leistungen der Mitarbeiter wirklich erbracht hat. Es ist auch eine Frage der Höflichkeit und des Respekts, einen langjährigen Mitarbeiter persönlich die Nachricht zu überbringen.

  • Klarheit

    Reden Sie Klartext. Nicht in brutalstmöglicher Form, aber auch ohne Euphemismen und Worthülsen. Sprechen Sie direkt an, warum und zu welchem Zweck dieses Gespräch stattfindet. Das spannt den Mitarbeiter nicht unnötig auf die Folter und gibt ihm die Möglichkeit, das Gesagte zu verarbeiten.

  • Begründung

    Die Frage nach dem Kündigungsgrund wird kommen. Die Antwort sollten Sie sich vorab zurecht gelegt haben. Erfolgt die Kündigung personen- oder verhaltensbedingt, sollten Sie behutsam formulieren, um Kränkungen zu vermeiden.

  • Dauer

    Die Entscheidung zu verkünden, ist eine Sache von ein, zwei Minuten. Sie sollten allerdings Zeit für Nachfragen einplanen. Lassen Sie nach einer Reihe von Informationen Pausen, damit Ihr Mitarbeiter das Gesagte erfassen kann.

  • Abschluss

    Klären Sie mit dem Mitarbeiter das weitere Vorgehen, etwa Resturlaub oder eine Freistellung. Ebenfalls muss sich um die Übergabe an einen Kollegen gekümmert und geklärt werden, bis wann die persönlichen Sachen abgeholt werden müssen.

Als Arbeitnehmer: Wie sollten Sie reagieren?

Ein Trennungsgespräch ist eine Stresssituation. Drei kurze Tipps für Arbeitnehmer im Kündigungsgespräch:

  • Ruhe bewahren

    Im ersten Augenblick ist der Verstand wie vernebelt. Keineswegs sollten Sie jetzt unüberlegt handeln. Stattdessen: Atmen Sie tief durch, zählen Sie 21, 22 und stellen dann gegebenenfalls eine Frage.

  • Fassung behalten

    Sparen Sie sich wutentbrannte Reden und aggressive Ausraster. Auch tränenreiche Vorwürfe (Warum ich?) bringen den Vorgesetzten in die Bredouille. Es lässt Sie zudem unsouverän wirken. Gibt es einen berechtigten Grund für Ihre Kündigung, werden Sie nichts daran ändern. Wurden tatsächlich bestimmte Faktoren (beispielsweise Sozialauswahl) nicht berücksichtigt, müssen Sie mit einer Kündigungsklage juristische Schritte einleiten.

  • Selbstwert kennen

    Auch wenn die Lage derzeit nicht gut aussieht: Vermeiden Sie, um den Job oder eine Arbeit zu betteln. Das wirkt nicht nur unwürdig und verzweifelt. Es kann gut sein, dass sich ein Vorgesetzter zu einer Zusage hinreißen lässt, die er nicht einlösen kann (oder darf). Die Enttäuschung ist vorprogrammiert, die Kündigung bleibt dennoch wirksam.

Mehr Infos gibt es hier:

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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10. Mai 2020 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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