Was ist ein Trennungsgespräch?
Das Trennungsgespräch ist ein Dialog zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, in dem der Angestellte über seine Kündigung informiert wird. Typischerweise ist dies ein Vier-Augen-Gespräch zwischen dem direkten Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, es kann aber auch ein Vertreter der Personalabteilung hinzugezogen werden.
Auf der anderen Seite kann natürlich auch eine Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer vorliegen. Hier geht die Initiative für ein Trennungsgespräch von Mitarbeitern aus. Dieser Artikel richtet den Fokus aber auf die Arbeitgeberperspektive.
Gründe für ein Trennungsgespräch
Fällt das Arbeitsverhältnis unter den Kündigungsschutz, benötigt das Unternehmen triftige Gründe, um die Zusammenarbeit zu beenden. Bevor es zu einem Trennungsgespräch kommt, muss also einer dieser Gründe vorliegen. Vorgesetzte sollten sich unbedingt mit den arbeitsrechtlichen Auswirkungen vertraut machen. Je nach Kündigungsgrund ist möglicherweise zuerst eine Abmahnung nötig oder es müssen mildere Alternativen geprüft werden, bevor wirklich gekündigt werden kann.
Die gesetzlichen Kündigungsgründe sind:
- Verhaltensbedingte Kündigung
Schweres Fehlverhalten kann eine Kündigung rechtfertigen. Dazu zählen etwa Arbeitsverweigerung oder unerlaubte Nebentätigkeiten. - Personenbedingte Kündigung
Kann ein Mitarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht mehr erfüllen, besteht unter Umständen die Möglichkeit zur Kündigung. Beispiele sind ein Beschäftigungsverbot oder die Folgen eines Unfalls. - Betriebsbedingte Kündigung
Betriebsänderungen, Schließungen oder auch nachhaltige Auftragsrückgänge können betriebsbedingte Kündigungen rechtfertigen. - Krankheitsbedingte Kündigung
Ist medizinisch keine Besserung in Sicht und es kommt zu langen Ausfällen oder zahlreichen Kurzerkrankungen, kann es ein Kündigungsgrund sein.
Trennungsgespräch führen: Gute Gründe
Ein Trennungsgespräch gehört nicht zu den schönsten Aufgaben einer Führungskraft. Trotzdem ist es eine besonders wichtige! Auch wenn die Zusammenarbeit endet, hat eine gute Trennungskultur große Auswirkungen.
Wird gar kein Gespräch zur Kündigung geführt – oder ist dieses schlecht und ein Mitarbeiter fühlt sich darin persönlich angegriffen oder falsch behandelt – kann es mehrere negative Folgen haben:
Juristische Konsequenzen
Natürlich sollte eine Kündigung immer juristisch einwandfrei sein. Allerdings ist die Gefahr von juristischen Folgen bei einem verärgerten Mitarbeiter deutlich größer. Der kontrolliert genau die Vertragsbedingungen und sucht nach einer Möglichkeit, sich am Arbeitgeber zu rächen. Ein gut geführtes Trennungsgespräch reduziert das Risiko. Der Angestellte fühlt sich besser behandelt und ist eher geneigt, arbeitsrechtliche Schritte zu unterlassen.
Demotivierende Signale
Auch für die restliche Belegschaft kann ein Trennungsgespräch nachhaltige Konsequenzen haben. Es zeigt eindrucksvoll: Wie wird mit dem ehemaligen Kollegen umgegangen? Wird er fair behandelt? Oder wurde nach der erstbesten Möglichkeit gesucht, einen unangenehmen Kritiker loszuwerden? Lässt sich ein schlechter Umgang mit dem ausscheidenden Mitarbeiter beobachten, leidet das Betriebsklima.
Schlechtes Image
Eine schlechte Trennungskultur, fehlende oder miese Trennungsgespräche und der allgemeine Umgang mit dem Personal sprechen sich schnell herum. Durch Arbeitgeber-Bewertungsportalen entsteht schnell ein schlechtes Image für das Unternehmen. Das Employer Branding wird nachhaltig geschädigt. Es kommt zu einer höheren Fluktuationsrate und begehrte Fachkräfte können nicht mehr vom eigenen Unternehmen überzeugt werden.
Trennungsgespräch vorbereiten: 5 Schritte für Arbeitgeber
Das Gespräch sollte niemals spontan und unvorbereitet stattfinden. Bevor mit dem Betroffenen gesprochen wird, sollten Sie das Trennungsgespräch vorbereiten. Dabei helfen fünf Schritte und wichtige Fragen:
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Wer wird gekündigt?
Ist es ein Mitarbeiter in der Probezeit oder ein langjähriges Teammitglied? Das Vorgehen sollte entsprechend angepasst werden, um die individuelle Situation zu berücksichtigen.
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Wann wird gekündigt?
Manchmal ist die sofortige Kündigung unausweichlich, in anderen Fällen erfolgt erst eine Abmahnung. Selbst wenn feststeht, dass gekündigt wird, muss die Frage geklärt werden, wann genau diese ausgesprochen wird.
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Wer führt das Trennungsgespräch?
Das sollte in der Regel der direkte Vorgesetzte sein. Ist das Verhältnis zwischen Chef und Mitarbeiter jedoch sehr angespannt, muss eine andere Person gefunden werden.
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Wie verläuft die Kündigungsfrist?
Wird nicht fristlos gekündigt, bleibt der Mitarbeiter noch für einige Wochen oder sogar Monate im Unternehmen. Es sollte klar sein, wie diese Kündigungsfrist abläuft. Arbeitet der Mitarbeiter weiter oder wird er freigestellt?
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Wie wird die Trennung intern kommuniziert?
Den Kollegen bleibt die Kündigung nicht verborgen. Zur Vorbereitung gehört deshalb auch, wie eine Trennung intern kommuniziert wird. Soll transparent über die Entscheidung gesprochen werden oder bleiben einige Informationen besser im kleinen Rahmen?
Was gehört in ein Trennungsgespräch?
Ein professionelles Trennungsgespräch sollte nicht bei der Kündigungsbotschaft enden. Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen auch klären, wie die verbleibende Zeit und das Ausscheiden konkret gestaltet werden. Dazu gehören insbesondere diese Punkte:
Thema |
Das sollte geklärt werden |
| Kündigung | Sind die Entscheidung und ihre Begründung für den Mitarbeiter verständlich? |
| Kündigungsfrist | Bis wann läuft das Arbeitsverhältnis und wann ist der letzte Arbeitstag? |
| Freistellung | Arbeitet der Mitarbeiter bis zum Ende weiter oder wird er ganz beziehungsweise teilweise freigestellt? |
| Resturlaub | Wie wird mit verbleibenden Urlaubstagen und möglichen Überstunden umgegangen? |
| Übergabe | Welche Aufgaben, Projekte und Kontakte müssen bis zum Ausscheiden übergeben werden? |
| Wissenstransfer | Welches wichtige Wissen muss gesichert und an Kollegen oder Nachfolger weitergegeben werden? |
| Kommunikation | Wann und wie werden Kollegen, Kunden und Geschäftspartner über das Ausscheiden informiert? |
| Arbeitszeugnis | Wann wird das Zeugnis erstellt und welche Informationen oder Unterlagen werden dafür noch benötigt? |
| Arbeitsmittel | Wann und wie werden Laptop, Smartphone, Schlüssel, Ausweise oder andere Arbeitsmittel zurückgegeben? |
| Abschied | Wie wird der letzte Arbeitstag gestaltet und ist eine persönliche Verabschiedung im Team vorgesehen? |
Unser Tipp: Klären Sie möglichst viele dieser Punkte bereits im Trennungsgespräch und halten Sie wichtige Vereinbarungen anschließend schriftlich fest. Das verhindert Missverständnisse und gibt beiden Seiten Sicherheit für die verbleibende Zeit.
Mitarbeiter kündigen: Herausforderungen im Trennungsgespräch
Ein Trennungsgespräch ist Erfahrungssache. Gestandene und erfahrene Führungskräfte, die ein solches Gespräch bereits unzählige Male geführt haben, können routiniert vorgehen. Trotzdem gibt es in einer solchen Ausnahmesituation immer wieder Herausforderungen, auf die Sie eingestellt sein müssen. Sie können zwar nie genau wissen, was auf Sie zukommt – doch je mehr mögliche Herausforderungen Sie kennen, desto besser können Sie damit umgehen.
Emotionsausbrüche
Frust, Schock, Trauer und Wut sind die häufigsten emotionalen Reaktionen, mit denen Sie rechnen müssen. Ein Tränenausbruch ist ebenso möglich wie ein Wutanfall, bei dem ein Mitarbeiter seinem Ärger Luft macht. Versuchen Sie, Verständnis zu zeigen und selbst ruhig zu bleiben, auch wenn die Emotionen auf der Gegenseite hochkochen.
Mitleid
Der Jobverlust ist ein großer Einschnitt und hat für den Betroffenen persönliche Konsequenzen. Auch wenn Sie Mitgefühl empfinden, dürfen Sie sich dem Mitleid nicht hingeben. Es ist schwierig, doch wenn die Entscheidung für eine Kündigung gefallen ist, müssen Sie im Trennungsgespräch hart bleiben.
Verhandlung
„Ich kann in Zukunft besser sein…“, „Geben Sie mir noch eine Chance, dann beweise ich Ihnen, dass…“ Aus Angst und Verzweiflung beginnen manche Arbeitnehmer im Kündigungsgespräch eine Verhandlung, um den eigenen Job doch noch zu retten. Gehen Sie erst gar nicht darauf ein und machen Sie keinerlei Hoffnung.
Trennungsgespräch Fehler: Häufige Beispiele
Bei einem Trennungsgespräch können vom Arbeitgeber viele Fehler gemacht werden. Diese können dazu führen, dass Mitarbeiter sich vom Unternehmen schlecht behandelt und vor die Tür gesetzt fühlen. Diese häufigen Fehler sollten Sie deshalb unbedingt vermeiden:
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Kein Trennungsgespräch
Ein leider häufiger Fehler ist, dass erst gar kein Trennungsgespräch geführt wird. Vorgesetzte informieren den betroffenen Mitarbeiter nur schriftlich oder teilen ihm die Botschaft zwischen Tür und Angel mit. Das Gespräch ist keine schöne Aufgabe – doch es gehört zu Ihren Pflichten und Sie sollten sich nicht davor drücken.
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Keine Verantwortung
Um es sich selbst zu erleichtern, drücken Führungskräfte sich im Gespräch um die Verantwortung. „Ich will das ja eigentlich auch nicht, aber was soll ich machen – die Führungsetage hat es so beschlossen…“ Sie sind Vertreter des Unternehmens, also sollten Sie zur Entscheidung stehen.
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Kein Respekt
Immer wieder fallen Formulierungen, die jeglichen Respekt vor dem Mitarbeiter vermissen lassen: „Andere Kollegen sind einfach besser“, „Bei so vielen Fehlern war es unsere einzige Lösung“ oder auch „Ich kann mir gar nicht erklären, wieso wir Sie jemals eingestellt haben…“ Das ist einfach ganz schlechter Stil und gehört sich nicht.
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Keine Unterstützung
Bei einer fristlosen Kündigung mag es verständlich sein, bei anderen Gründen sollten Sie dem Mitarbeiter aber Unterstützung anbieten. Vielleicht können Sie als Referenz bei der Jobsuche dienen oder Kontakte vermitteln.
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Kein Betriebsrat
Größere Unternehmen müssen vor dem Trennungsgespräch an den Betriebsrat denken. Dieser muss im Kündigungsfalle angehört werden.
Trennungsgespräch führen: Leitfaden für Arbeitgeber
Wie sollten Sie also ein Trennungsgespräch führen, damit aus einer schwierigen Situation das beste Ergebnis entsteht? Unser folgender Leitfaden für Arbeitgeber zeigt, welche Aspekte besonders wichtig sind, und zeigt den beispielhaften Ablauf eines Trennungsgesprächs mit dem Mitarbeiter:
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Analyse
Stellen Sie sicher, dass von juristischer Seite aus alles in Ordnung ist. Dafür muss klar sein, welcher Kündigungsgrund vorliegt. Bei Kleinbetrieben mit weniger als zehn Mitarbeitern wird der allgemeine Kündigungsschutz des Kündigungsschutzgesetzes nicht angewendet. Kriterien wie die Sozialauswahl gelten nicht. In größeren Betrieben hingegen muss sie beachtet werden, andernfalls liegt ein Auswahlfehler vor.
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Vorbereitung
Wer hält das Trennungsgespräch, wann findet es statt und wo? Wird der Mitarbeiter bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen freigestellt? Geklärt werden sollte außerdem, ob dem Mitarbeiter eine Abfindung angeboten wird.
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Ort
Wählen Sie einen ruhigen Ort ohne Durchgangsverkehr. Legen Sie den Termin so, dass Sie möglichst ungestört bleiben: keine Telefonanrufe oder Kunden, auch keine neugierigen Kollegen. Halten Sie Ihren Schreibtisch möglichst frei, außer einem Glas Wasser und Taschentüchern, die Sie für alle Fälle bereithalten sollten.
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Beteiligte
Übernehmen Sie das Trennungsgespräch unbedingt selbst. Es ist eine Frage der Höflichkeit und des Respekts, einem Mitarbeiter aus Ihrem Team die Nachricht persönlich zu überbringen. Ein Verantwortlicher der Personalabteilung kann höchstens als zusätzlicher Beteiligter hinzu kommen.
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Klarheit
Reden Sie Klartext. Nicht in brutalstmöglicher Form, aber auch ohne Euphemismen und Worthülsen. Sprechen Sie direkt an, warum und zu welchem Zweck dieses Gespräch stattfindet. Das spannt den Mitarbeiter nicht unnötig auf die Folter und ermöglicht ihm, das Gesagte zu verarbeiten.
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Begründung
Die Frage nach dem Kündigungsgrund wird kommen. Die Antwort sollten Sie sich vorab zurechtgelegt haben. Erfolgt die Kündigung personen- oder verhaltensbedingt, sollten Sie behutsam formulieren, um Kränkungen zu vermeiden. Bei betriebsbedingten Kündigungen kann Transparenz helfen und die Akzeptanz erhöhen.
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Dauer
Die Entscheidung zu verkünden, ist eine Sache von ein, zwei Minuten. Sie sollten allerdings Zeit für Nachfragen einplanen. Lassen Sie nach einer Reihe von Informationen Pausen, damit Ihr Mitarbeiter das Gesagte erfassen kann.
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Abschluss
Klären Sie mit dem Mitarbeiter das weitere Vorgehen, etwa Resturlaub oder eine Freistellung. Ebenfalls muss sich um die Übergabe an einen Kollegen gekümmert und geklärt werden, bis wann die persönlichen Sachen abgeholt werden müssen.
Für Mitarbeiter: Wie sollten Sie reagieren?
Ein Trennungsgespräch ist eine Stresssituation. Drei kurze Tipps für Arbeitnehmer im Kündigungsgespräch:
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Ruhe bewahren
Im ersten Augenblick ist der Verstand wie vernebelt. Keineswegs sollten Sie jetzt unüberlegt handeln. Stattdessen: Atmen Sie tief durch, zählen Sie 21, 22 und stellen dann gegebenenfalls eine Frage.
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Fassung behalten
Sparen Sie sich wutentbrannte Reden und aggressive Ausraster. Auch tränenreiche Vorwürfe („Warum ich?“) bringen nichts. Wurden tatsächlich bestimmte Faktoren (beispielsweise Sozialauswahl) nicht berücksichtigt, müssen Sie mit einer Kündigungsschutzklage juristische Schritte einleiten.
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Selbstwert kennen
Es ist ein Schock und Sie fühlen sich schlecht. Trotzdem sollten Sie Ihren Selbstwert kennen und diesen nicht vom Arbeitgeber abhängig machen. Ja, Sie haben Ihren Job verloren – das macht Sie als Person nicht weniger wertvoll. Versinken Sie nicht in Selbstmitleid, sondern bleiben Sie souverän.
Mehr Infos für Mitarbeiter finden Sie in unserem umfangreichen Artikel zur Kündigung des Arbeitsvertrages:
Gekündigt – und jetzt? 7 Schritte nach der Kündigung
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