Vorstellungsgespräch Vorbereitung: Checkliste

Ihre Bewerbung war ein Erfolg, Sie sind in der Schlussrunde und im Vorstellungsgespräch. Nun will man Sie persönlich kennenlernen. Gehen Sie aber nie ohne Vorbereitung ins Vorstellungsgespräch!

Mit der richtigen Vorbereitung steigen nicht nur Ihre Chancen auf den Job – Sie selbst werden sicherer, überzeugen mehr und können sich ebenso deutlich wie positiv von den Bewerbern abheben. Bevor wir ausführlich auf die Tipps zur Vorbereitung eingehen, nutzen Sie bereits die folgende Checkliste für eine schnelle Übersicht…

Zuerst: Die Terminabsprache

Nach der Vorstellungsgespräch Einladung haben Sie drei Optionen: zusagen, verschieben, absagen. Die meisten Arbeitgeber machen schon mit der Einladung erste Terminvorschläge. Tipps für Ihre Antwort:

Termin zusagen
Passt der Termin, sagen Sie zu – per E-Mail oder am Telefon. Wir empfehlen telefonisch, weil Sie dann auch gleich Informationen für das Bewerbungsgespräch erfragen können. Rechnen Sie aber auch mit einem Mini-Telefoninterview und seien Sie darauf vorbereitet.
Termin verschieben
Haben Sie einen triftigen Grund, können Sie den Vorstellungsgespräch Termin verschieben. Gute Gründe sind berufliche Verpflichtungen, private Anlässe (z.B. Hochzeit) oder eine kurzfristige Erkrankung. Machen Sie in dem Fall Vorschläge für Alternativtermine.
Termin absagen
Falls Sie kein Interesse mehr an dem Job haben, sollten Sie das Vorstellungsgespräch höflich absagen. Entschuldigen Sie sich für die Umstände, aber rechtfertigen Sie sich nicht. Eine kurze Erklärung und ein Zweizeiler reichen. Wichtig ist nur respektvoll zu bleiben.

Checkliste: Vorstellungsgespräch vorbereiten

Vor dem Gespräch	▢ Hintergründe recherchieren ▢ Dresscode kennen ▢ Lebenslauf kennen ▢ Selbstpräsentation vorbereiten ▢ Fragen vorbereiten ▢ Körpersprache trainieren ▢ Anreise klären
Im Gespräch	▢ Alle begrüßen ▢ Richtig vorstellen ▢ Souverän antworten ▢ Notizen machen ▢ Rückfragen stellen ▢ Dankend verabschieden
Nach dem Gespräch	▢ Gespräch analysieren ▢ Dankschreiben schicken ▢ Evtl. nachfassen

Gratis-Download: Checkliste zur Vorbereitung (PDF)

Vorstellungsgespräch Ablauf: 5 Phasen

Zur professionellen Vorstellungsgespräch Vorbereitung gehört ebenfalls, dass Sie die fünf typischen Phasen im Gespräch kennen. So kann Sie später nichts aus der Ruhe bringen, und Sie sind mit dem Ablauf vertraut:

Phase 1: Smalltalk (Dauer: ca. 5 Minuten)
Inhalt: Kurze Begrüßung, namentliche Vorstellung aller Anwesenden, Frage nach Anreise und Befinden, evtl. Getränke
Phase 2: Kennenlernen (Dauer: ca. 15 Minuten)
Inhalt: Unternehmen und Arbeitgeber stellt sich vor, Beschreibung der angebotenen Position und Stelle, erste Fragen
Phase 3: Selbstpräsentation (Dauer: ca. 10 Minuten)
Inhalt: Bisheriger beruflicher Werdegang, wesentliche Meilensteine und Erfolge, Stärken mit Bezug zur Stelle
Phase 4: Rückfragen (Dauer: ca. 10 Minuten)
Inhalt: Fragen zu Aufgaben und Anforderungen, Erwartungen und Leistungsmessung sowie Gehalt und Entwicklungschancen
Phase 5: Abschluss (Dauer: ca. 5 Minuten)
Inhalt: Dank für das Gespräch, Klärung weiterer Schritte und Fristen, Verabschiedung

Um Sie bei der Vorbereitung zum Bewerbungsgespräch optimal zu unterstützen, können Sie sich diese 5 Gepsärchsphasen inklusive ausführlicher Tipps hier als weitere Checkliste (PDF) kostenlos herunterladen.

Vorstellungsgespräch vorbereiten: 10 Tipps

Jetzt wissen Sie, was Sie im Vorstellungsgespräch erwartet. Das gibt Ihnen Selbstsicherheit und hilft, auch bei Stressfragen Ruhe zu bewahren.

Für die professionelle Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch gehen wir jetzt mehr ins Detail und erklären – Schritt für Schritt –, wie Sie den perfekten Eindruck hinterlassen und Personaler davon überzeugen, dass Sie die Bestbesetzung sind. Los geht’s…

1. Hintergründe recherchieren

Sobald Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, sollten Sie den Termin kurz prüfen und das Vorstellungsgespräch bestätigen – idealerweise verbunden mit der Frage, wie lange es dauern und wer daran teilnehmen wird.

Vorteil: Die Dauer verrät Ihnen, wie intensiv Sie sich auf das Jobinterview vorbereiten sollten; die Namen der Teilnehmer können Sie anschließend im Internet oder auf Linkedin recherchieren, um mehr über die Personen und mögliche Gemeinsamkeiten zu erfahren. Das sind sympathische Gesprächseinstiege für den Smalltalk.

Recherchieren Sie ebenso Hintergründe zum Unternehmen. Das verhindert dumme Fragen. Außerdem gewinnen Sie so Erkenntnisse für mögliche Rückfragen. Je mehr Sie wissen, desto besser können Sie im Gespräch herausfinden, ob der Job und Arbeitgeber wirklich zu Ihnen passt. Gute Fragen zur Vorbereitung sind:

Welche Firmenstandorte gibt es? Wo sitzt die Zentrale?
Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen?
Welche Produkt oder Dienstleistungen bietet die Firma an?
Wie erfolgreich ist das Unternehmen?
Wer sind die wichtigsten Wettbewerber?
Wie viele neue Mitarbeiter werden aktuell gesucht?
In welchen Bereichen und warum?
Wohin will sich der Arbeitgeber entwickeln?
Welche Rolle spielt dabei Ihr Job?
Was braucht der perfekte Kandidat für diese Position?
Was davon bringen Sie mit?

Viele der relevanten Informationen finden Sie meist schon auf der Firmenhomepage, in Jobbörsen oder im Internet via Google und in der Presse.

2. Dresscode kennen

Wer im Vorstellungsgespräch falsch gekleidet erscheint, erzeugt gleich einen schlechten ersten Eindruck: Offensichtlich sind Sie nicht gut vorbereitet! Die Kleidung ist im Vorstellungsgespräch keinesfalls Nebensache: Sie signalisiert Respekt, subtil Zugehörigkeit und den eigenen Anspruch. Ein wahres Bonmot lautet: „Kleiden Sie sich für den Job, den Sie wollen – nicht für den, den Sie schon haben!“

Ihr Dresscode sollte daher angemessen sein und zur Branche passen. Natürlich sollten Sie sich im Outfit auch wohlfühlen und nicht verkleidet wirken. Aber im Zweifel gilt: „Lieber overdressed als underdressed!“ Hier die Grundregeln:

3. Bewerbungsunterlagen kennen

Es klingt nur trivial: Kennen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen! Speziell die Formulierungen im Anschreiben zur Motivation und die Details im tabellarischen Lebenslauf. Es wäre ungünstig, wenn Sie sich in Widersprüche verstricken, Stationen im Werdegang durcheinander bringen oder plötzlich nichts mehr von Hobbys wissen, die Sie angegeben haben.

💡 TIPP: Bringen Sie ein paar Kopien der Bewerbung mit ins Vorstellungsgespräch – als „Handout“. Die Geste demonstriert Professionalität, Einfühlungsvermögen und gute Vorbereitung. Im Zweifel legen Sie die Muster vor sich auf den Tisch – als Gedächtnisstütze.

4. Selbstpräsentation vorbereiten

Sie werden in jedem Vorstellungsgespräch aufgefordert, sich kurz selbst vorzustellen. Die sogenannte Selbstpräsentation sollte kurz und prägnant sein und nicht länger als 3 Minuten dauern, ohne den Lebenslauf zu wiederholen.

Eine überzeugende Selbstpräsentation hat immer einen Bezug zur Stelle und zum Unternehmen. Einsteigen können sie zum Beispiel so: „Vielen Dank für die Einladung und die Chance, mich hier vorzustellen. Mein Name ist Maria Muster, ich bin 27 und würde gerne drei Erfahrungen ins Zentrum meiner Selbstpräsentation stellen. Diese zeigen aus meiner Sicht am deutlichsten, warum ich zur Stelle passe: 1. …“ Aber Vorsicht: Lernen Sie die Präsentation nicht Wort für Wort auswendig. Das wirkt später aufgesetzt und nicht authentisch. Der Idealfall ist eine freie Rede.

💡 TIPP: Aufbauen können Sie die Selbstvorstellung nach der Formel: „Ich bin – ich kann – ich will“: Im ersten Teil sagen Sie kurz wer Sie sind, nennen ein paar Hintergründe zu Ausbildung und Berufserfahrung. Danach nennen Sie Ihre drei wichtigsten Stärken und Alleinstellungsmerkmale. Schließlich zeigen Sie, wie Sie diese mit Mehrwert für das Unternehmen einsetzen.

5. Fragen vorbereiten

Das Vorstellungsgespräch dient dazu, dass sich beide besser kennenlernen – Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dass man Ihnen Fragen im Vorstellungsgespräch stellen wird, ist daher 100-prozentig sicher. Vorteil: Die meisten Antworten können Sie gedanklich vorbereiten (nicht auswendig lernen!).

Personaler nutzen im Interview unterschiedliche Fragearten. Zu allen Fragen finden Sie bei uns ausführliche Ratgeber, die Sie gerne nutzen können, wenn Sie das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Fragen sind zum Beispiel: Brainteaser, Stressfragen, Fangfragen und teilweise auch illegale Fragen, die Sie aber gar nicht oder mit einer Notlüge beantworten können.

Eine Auswahl der häufigsten Fragen von Personalern:

Überzeugende Antworten und Strategien finden Sie in den verlinkten Artikeln dazu.

Lesetipp: Beste Fragen namhafter CEOs

6. Rückfragen formulieren

Auch Bewerber dürfen und sollten Fragen stellen – wann immer sie die Chance dazu erhalten! Kluge Rückfragen zeigen echtes Interesse und beweisen wieder Ihre gründliche Vorbereitung. Zudem erfahren Sie dadurch mehr über den Job und das Unternehmen: Wer fragt, der führt – auch das Gespräch!

Zur Vorbereitung haben wir eine Auswahl der besten Rückfragen:

Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?

Gratis-Download: Liste mit 80 cleveren Rückfragen

7. Körpersprache trainieren

Unterschätzen Sie nicht die Macht der Körpersprache! Mimik, Gestik und Körperhaltung zählen zur nonverbalen Kommunikation – und die beeinflusst maßgeblich, wie Ihre Worte wirken. Umfragen unter Personalern zeigen: Fehlender Blickkontakt, fehlendes Lächeln oder ein schlaffer Händedruck sind Bewerbungskiller.

Trainieren Sie daher während der Vorbereitung Ihre Körpersprache – vor dem Spiegel oder mithilfe eines Handy-Videos. Mikrogesten wie nervöses Nesteln an Fingern oder Spielen an Ringen senden ungute Signale. Besser: eine aufrechte Körperhaltung, Körperspannung und langsame Bewegungen gepaart mit einer ruhigen Stimme. Alles zusammen strahlt perfektes Selbstbewusstsein aus!

💡 TIPP: Legen Sie Ihre Hände im Gespräch locker auf den Tisch oder in den Schoß. Bitte nicht krampfhaft am Stuhl festhalten oder nur halb darauf setzen. Sie freuen sich gerade auf ein schönes Gespräch und sind nicht im Verhör!

8. Englisch üben

Apropos Sprache: In internationalen Firmen ist es heute üblich, das Vorstellungsgespräch oder einen Teil davon auf Englisch zu führen, um gleich Ihre Sprachkenntnisse zu testen. Falls Sie sich für einen internationalen Job oder bei einem globalen Unternehmen bewerben, gehört zur Vorstellungsgespräch Vorbereitung, dass Sie wichtige Begriffe und Vokabeln dafür ins Englische übersetzen.

Sammeln Sie schon bei der Hintergrundrecherche wichtige englische Fachbegriffe auf der Firmen-Webseite und eignen Sie sich das einschlägige Fachvokabular der Branche an: Blättern Sie dazu beispielsweise in Fachbeiträgen, Fachblogs oder Fachlexika und schreiben Sie sich eine Übersicht mit den wichtigsten Begriffen heraus.

9. Notizen machen

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube: Bewerber dürfen zum Vorstellungsgespräch sowohl Notizen mitbringen als auch während des Gesprächs Notizen machen. Auch hiermit beweisen Sie wieder Ihre sorgfältige und gründliche Vorbereitung.

Wir empfehlen daher: Nehmen Sie zum Bewerbungsgespräch immer Stift und Notizblock mit und schreiben Sie sich wichtige eigene Fragen oder Punkte dazu, die Sie unbedingt ansprechen möchten. Nur eines sollten Sie nicht: stur ablesen! Sympathiepunkte sammelt, wer den Blickkontakt zu seinen Gesprächspartnern hält und die Notizen nur zur Unterstützung nutzt.

💡 TIPP: Ihre Nervosität im Vorstellungsgespräch können Sie mit einem einfachen Trick reduzieren: Wackeln Sie mit den Zehen! Ernsthaft: Das sieht keiner und löst sofort eine mentale Blockade oder einen Blackout.

10. Anreise klären

Am Tag des Vorstellungsgesprächs sind Sie bestimmt nervös. Das ist normal, sollte Sie aber nicht blockieren. Um unnötigen Stress zu vermeiden, informieren Sie sich rechtzeitig über die genaue Anreise. Anfahrtswege und -zeiten, Ausweichrouten, ÖPNV-Alternativen, Parkplätze… All das beugt unnötiger Panik vor. Idealerweise kommen Sie ein paar Minuten vor dem Termin beim Unternehmen an. Der Zeitpuffer sollte aber nicht mehr als 10 Minuten betragen. Wer eine halbe Stunde zu früh erscheint, sieht latent bedürftig aus.

💡 TIPP: Fragen Sie im Rahmen Ihrer Vorbereitung beim einladenden Unternehmen nach, ob die Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtung) übernommen werden. Wer einlädt, muss in der Regel zahlen. Allerdings können Arbeitgeber die Kostenübernahme ausschließen. Das muss dann aber zusammen mit der Einladung passieren. Nachträglich ist es rechtsunwirksam.

Bewerbungsgespräch Fehler: Das bitte vermeiden!

Nervosität und schlechte Vorbereitung führen leider noch oft zu vermeidbaren Fehlern, die die Bewerbungschancen dramatisch reduzieren oder sofort den Job kosten können. Diese Vorstellungsgespräch Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

Handy anlassen

Im Gespräch ans Handy gehen? Absolut tabu! Falls es klingelt, weil Sie vergessen haben, es auszuschalten: Entschuldigen Sie sich umgehend, drücken Sie den Anruf weg und schalten Sie das Smartphone aus. In dieselbe Kategorie gehören: auf die Uhr schauen (langweilen Sie sich etwa?) oder labern und nicht auf den Punkt kommen. So jemand wirkt wenig fokussiert.
Arrogant werden

Sie sind kein Bittsteller, richtig. Aber auch noch nicht eingestellt. Der Grat zwischen Selbstvertrauen und Arroganz ist schmal. Um nicht für Letzteres gehalten zu werden, sollten Bewerber stets aufmerksam und aktiv zuhören. Das schließt kluge Rückfragen ebenso ein wie etwas Empathie im Umgang mit Personalern.
Über Jobs lästern

Egal, warum Sie einen neuen Job suchen: Reden Sie nie schlecht über ehemalige Arbeitgeber, Chefs und Kollegen. Üble Nachrede wirkt wie ein Bumerang – und jeder Personaler fragt sich sofort: „Wird der Typ auch über uns so herziehen, wenn er geht?“ Blicken Sie ausschließlich nach vorne und zeigen Sie eher Dankbarkeit für viele Gelegenheiten zu lernen. Das ist zweideutig, klingt aber professioneller.
Gehalt ansprechen

Natürlich wollen Sie im Job verdienen, was Sie verdienen. Sprechen Sie das Gehalt aber nicht sofort an – das outet Sie als Söldner. Die Bezahlung können Sie immer noch verhandeln, wenn der Rest passt. Und sollte der Arbeitgeber Ihren Gehaltsvorstellungen nicht entsprechen, kommentieren Sie das bitte nicht sofort. Jede Verhandlung beginnt mit einem Nein! Fragen Sie lieber nach Zusatzleistungen, mehr Urlaub oder bezahlter Weiterbildung. Abwägen können Sie daheim immer noch.
Privatleben ausplaudern

Im Vorstellungsgespräch darf und soll es menscheln. Dank der guten Vorbereitung kennen Sie ein paar private Gemeinsamkeiten und können dadurch Sympathien gewinnen. Zu viel aus dem Privatleben und Ihrer Freizeit sollten Sie aber nicht erzählen. Erstens, weil das Arbeitgeber nichts angeht; zweitens, weil das distanzlos und unprofessionell aussieht. Über Hobbys zu sprechen, bringt auch nur etwas, wenn Sie damit relevante Soft Skills belegen, die im neuen Job gefragt sind.

Jetzt bloß keine Fehler machen!

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Vorstellungsgespräch beenden

Wie Sie das Vorstellungsgespräch beenden prägt den letzten Eindruck – und der hallt nach. Machen Sie sich daher auch bei der Vorstellungsgespräch Vorbereitung schon Gedanken zum richtigen Abschied.

Wir empfehlen: Bedanken Sie sich für die Einladung, das nette Gespräch und die angenehme Atmosphäre. Geben Sie jedem Teilnehmer die Hand, und sprechen Sie die Anwesenden persönlich mit Namen an (vorher notieren und merken!). Zum Beispiel: „Frau Muster, es hat mich gefreut, Sie kennenzulernen.“ Oder: „Herr Beispiel, danke für die aufschlussreichen Antworten und Erklärungen.“ Das macht den Abschied sofort persönlicher.

Beim Abschied Jobwunsch bekräftigen!

Ist das Vorstellungsgespräch aus Ihrer Sicht gut verlaufen und passt alles, sollten Sie Ihren Wunsch bekräftigen, für das Unternehmen zu arbeiten. Nur bitte nicht zu dick auftragen, sonst sehen Sie wieder verzweifelt aus. Eleganter sind folgende Formulierungen:

Direkt: „Ich bin mir inzwischen sicher: Das ist der Job, den ich wirklich will. Was kann ich noch tun, um Sie davon zu überzeugen, dass ich die beste Besetzung bin?“
Fragend: „Brauchen Sie noch weitere Informationen, um mir ein konkretes Jobangebot zu machen?“
Offensiv: „Ich bin an diesem Job wirklich sehr interessiert. Was würde Sie noch davon abhalten, mir die Position anzubieten?“
Defensiv: „Ich könnte den Job schon nächste Woche antreten. Was wäre der nächste Schritt dafür? Was brauchen Sie noch, um sich zu entscheiden?“
Emotional: „Nachdem, was ich heute über Ihr Unternehmen gelernt habe, bin ich noch begeisterter, für Sie zu arbeiten. Ich hoffe, bald von Ihnen eine positive Nachricht zu erhalten.“

Alle Formulierungen sind nur Beispiele zur Inspiration. Idealerweise knüpfen solche Schlussbemerkungen stets natürlich an das Gespräch an und passen zu Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Temperament.

Nach dem Vorstellungsgespräch: Abwarten oder nachfragen?

Das Vorstellungsgespräch ist perfekt gelaufen, Ihre Vorbereitung hat sich ausgezahlt und Sie haben ein gutes Gefühl… Trotzdem hören Sie nichts mehr von dem Unternehmen? Schon 2-3 Wochen ist das Interview her! In einem solchen Fall dürfen und sollten Sie nachfassen. Faustregel: Spätestens nach drei Wochen sollte sich das Unternehmen melden – sonst tun Sie das!

Für das sogenannte Follow-Up können Sie eine kurze E-Mail schreiben – besser aber noch, Sie greifen zum Telefonhörer. Am Telefon klingen Sie erstens weniger verzweifelt und erfahren auch meist mehr. Das gilt ebenso für den negativen Fall einer Bewerbungsabsage. Fernmündlich lassen Personaler schon mal eher den wahren Absagegrund durchblitzen – und Sie lernen gleich wieder etwas für die nächste Vorstellungsgespräch Vorbereitung und was Sie besser machen können… Wir wünschen: viel Erfolg!

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]