Bewerbungsgespräch: In 5 Gesprächsphasen überzeugen

Das Bewerbungsgespräch ist heikel: Binnen weniger Minuten soll man das Schlauste sagen, was einem jemals über die Lippen gekommen ist, soll vor Inspiration und Engagement nur so sprühen, soll sympathisch und motiviert sein, einen guten ersten Eindruck hinterlassen und obendrein herausstreichen, warum das die einmalige Chance für das Unternehmen ist, die Bestbesetzung einzustellen. Jetzt, hier und heute… Keine Bange! Die meisten Bewerbungsgespräche verlaufen in fünf typischen Gesprächsphasen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich optimal darauf vorbereiten und diese meistern…

Bewerbungsgespräch: In 5 Gesprächsphasen überzeugen

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Alle Bewerbungsgespräche haben ein Muster

Nervosität im Vorstellungsgespräch ist völlig normal. Es ist sogar ein Zeichen dafür, dass Sie motiviert sind und den Job wirklich wollen. Wichtig ist nur, dass Sie sich Ihre Nervosität nicht einfach wegplaudern – und den Job gleich dazu. Zum Beispiel, indem Sie im Gespräch lauter irrelevante Informationen aneinander reihen oder sich um Kopf und Kragen reden.

Bereiten Sie sich lieber gründlich auf das Gespräch und seine typischen Phasen vor. Zum Beispiel mit den folgenden Hilfestellungen. Alle fünf Gesprächsphasen lassen sich in Teilschritten vorbereiten – und schon sieht diese riesige Hürde „Bewerbungsgespräch“ nur noch wie ein Stapel aus Bausteinen aus:

Phase 1: Smalltalk

Dauer: ca. 5 Minuten
➠ Kurze Begrüßung
➠ Namentliche Vorstellung
➠ Frage nach Anreise & Befinden / Getränke

Phase 2: Kennenlernen

Dauer: ca. 15 Minuten
➠ Arbeitgeber stellt sich vor
➠ Unternehmen / Kultur / Produkte
➠ Beschreibung der Position und Stelle

Phase 3: Selbstpräsentation

Dauer: ca. 10 Minuten
➠ Bisheriger beruflicher Werdegang
➠ Wesentliche Meilensteine und Erfolge
➠ Stärken mit Bezug zur Stelle

Phase 4: Rückfragen

Dauer: ca. 10 Minuten
➠ Fragen zu Inhalten & Anforderungen des Jobs
➠ Fragen zu Erwartungen & Leistungsmessung
➠ Fragen zu Entwicklungschancen

Phase 5: Abschluss

Dauer: ca. 5 Minuten
➠ Dank für das Gespräch
➠ Weitere Schritte / Fristen
➠ Verabschiedung

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Vorbereitung: Tipps für die 5 Gesprächsphasen

Gehen wir von einem Standard-Bewerbungsgespräch und einem Mittelwert von 45 Minuten aus, dann erwartet Sie bei diesem klassischen Vorstellungsgespräch in etwa der folgende Ablauf. So überzeugen und meistern Sie die einzelnen Phasen im Ablauf des Bewerbungsgesprächs.

Smalltalk

Das bisschen Geplänkel am Anfang sollten Sie nie unterschätzen. Wie gesagt: Es prägt den ersten Eindruck – und der entscheidet schon viel. Smalltalk, also die Kunst des leichten Plauderns ist keine Raketenwissenschaft. Sie lässt sich lernen – und damit elegant jedes sprichwörtliche Eis brechen.

Wichtig ist, dass Sie mit einer offenen Haltung und Körpersprache Ihrem Gegenüber signalisieren, wie sehr Sie sich auf das Gespräch freuen und sich jetzt gerne unterhalten und kennenlernen würden. Ganz zwanglos. Nochmal: Sie sind hier kein Bittsteller! Sie möchten zwar den Job – aber bitte auch nur, wenn er passt und die Bedingungen stimmen. Das finden Sie in diesem Gespräch heraus. Nicht mehr, nicht weniger.

Tipps für den Smalltalk

  • Zu allen abwechselnd Blickkontakt halten.
  • Immer lächeln.
  • Kleine, positive Anekdote erzählen.
  • Offene Fragen stellen.
  • Niemals jammern oder über Nervosität klagen.

Professionell wirkt übrigens auch, wer zum Beispiel seine Bewerbungsunterlagen mit ins Bewerbungsgespräch bringt und sich während des Interviews Notizen macht. Natürlich sollten Sie dem Bewerbungsgespräch weiterhin folgen können. Sie signalisieren so aber Interesse am Gesagten und können später im Verlauf des Gesprächs klügere Rückfragen stellen.

Vorstellungsgespräch: Checkliste mit 100 Fragen

Vorstellungsgespräch Fragen Download Gratis ListeMithilfe dieser Fragen versuchen Personaler mehr über Ihre bisherigen Erfahrungen, erworbenen Kompetenzen, Soft Skills zu erfahren – und ob Ihre Angaben in der Bewerbung wahr sind.

Die Liste mit 100 typischen Fragen können Sie sich kostenlos herunterladen und zur Vorbereitung des Interviews nutzen.


Download Fragenkatalog

Kennenlernen

In den meisten Fällen stellt sich erst einmal der Gastgeber vor. Also alle anwesenden Personen und Unternehmensvertreter. Anschließend das Unternehmen, dessen Hintergrund und schließlich Details zur ausgeschriebenen Stelle. Selbstverständlich folgen Sie diesen Ausführungen mit größtem Interesse, hören aufmerksam zu und nicken ab und zu zustimmend. Alles andere wäre unhöflich. Auf diese Vorstellung des Unternehmens folgen dann in der Regel typische Vorstellungsgespräch-Fragen. Davon gibt es weit über 100 verschiedene:

  • Fragen zur Bewerbungsmotivation
  • Fragen zu Persönlichkeit, Stärken und Schwächen
  • Fragen zur Arbeitsweise
  • Fragen zum Fitting und der persönlichen Chemie
  • Spontanitätsfragen
  • Stressfragen
  • Fangfragen
  • Fragen zur Führungskompetenz

Weil einige dieser Fragen in – schätzungsweise – jedem zweiten Jobinterview gestellt werden, haben wir dazu ausführliche Artikel erstellt – mit passenden Antworten und Reaktion. Diese können Sie zur Vorbereitung und Vertiefung gerne nutzen:

TIPP: Bitte nicht von „man“ sprechen!

Wer das Wörtchen „man“ im Bewerbungsgespräch zu oft benutzt, wird von Personalern schneller aussortiert. Das ist das Ergebnis einer Studie um Mark Murphy: Schlechte Kandidaten nutzten in den Jobinterviews das Wort „man“ fast viermal so oft wie die Gruppe der wahren Leistungsträger. Wer im Bewerbungsgespräch häufig von „man“ spricht, so die Forscher, wirke zudem distanziert von den eigenen Leistungen – so als würde er oder sie gar nicht über die eigenen Erfahrungen sprechen (oder gar lügen). Wesentlich erfolgreicher sei es, von „ich“ oder „wir“ zu sprechen.

Frage nach Schwächen im Vorstellungsgespräch

„Was sind Ihre Schwächen?“ – Vor kaum einer anderen Frage im Vorstellungsgespräch haben Bewerber mehr Angst. Dabei hat jeder Mensch Schwächen. Aber welche darf man jetzt nennen, ohne sich die Bewerbung und das Bewerbungsgespräch zu verhauen? Im folgenden Video erklären wir Ihnen, wie Sie sich auf die Frage nach den eigenen Schwächen vorbereiten und optimal darauf antworten. Idealerweise antworten Sie auf die Frage nach den Schwächen immer konstruktiv. Heißt: Sie beweisen Ehrlichkeit und Selbstreflexion und sagen, dass Sie sich mit Ihren Schwächen auseinandergesetzt haben und daran arbeiten.

Machen Sie aber bitte nicht den Fehler, komplette Antworten auswendig zu lernen und diese nur noch abzuspulen. Das wirkt immer hölzern, mechanisch und unglaubwürdig.

Selbstpräsentation

Die Selbstpräsentation (auch „Selbstvorstellung“ genannt) gehört zum festen Repertoire im Bewerbungsprozess. Irgendwann fällt der Satz: „Erzählen Sie doch mal etwas über sich!“ Ein Klassiker. Und der Auftakt zu Ihrer Vorstellung. Die Selbstpräsentation dauert selten länger als fünf bis zehn Minuten. Mehr wird auch nicht erwartet.

In dieser kurzen Redezeit müssen Sie das Wesentliche auf den Punkt bringen. Zum Labern bleibt keine Zeit. Es geht darum, Werbung in eigener Sache zu machen, aber auch Präsentationssicherheit zu beweisen. Denn das Präsentieren und Vorstellen von Projekten oder Ergebnissen gehört heute zu fast jedem Job. Die Selbstvorstellung bietet also schon mal einen Vorgeschmack darauf, wie Sie womöglich später, nach der Einstellung agieren. Ablesen ist dabei tabu! Die Selbstvorstellung ist IMMER ein freier Vortrag.

Das klingt schwer, lässt sich aber gut zuhause vorbereiten, üben und auswendig lernen. Folgen Sie dabei idealerweise dieser Choreografie:

1. Werdegang

➠ Selbstvorstellung (Name, Alter, Herkunft)
➠ Ausbildung/Studium, höchster Abschluss
➠ Bisherige Jobs, Erfahrungen

2. Erfolge

➠ Meilensteine des Berufslebens
➠ Besondere Qualifikationen, Zertifikate
➠ Größe Erfolge (Zahlen!)

3. Bezug zur Stelle

➠ Stärken und Talente mit Mehrwert
➠ Relevante Soft Skills
➠ Motivation für den Job

Proben Sie die Selbstpräsentation wiederholt daheim vor dem Spiegel oder als Videoaufzeichnung mit dem Smartphone. Wer selbstsicherer ist, kann dies auch vor echten Zuhörern, wie Freunden, Geschwistern, Eltern üben. Vorteil: Die geben zudem Rückmeldungen und Tipps, wie Sie wirken und was sich verbessern lässt.

Rückfragen

In jedem Bewerbungsgespräch kommt der Teil, in dem Sie eigene Fragen stellen können und müssen – die sogenannten Rückfragen. Eingeleitet wird diese Phase meist mit der Frage: „Haben Sie noch Fragen?“

Wann immer Ihnen diese Gelegenheit gegeben wird, sollten Sie auf keinen Fall schweigen: Sie haben bitte eigene Fragen – immer! Schon aus zwei Gründen. Erstens: Dies ist eine einmalige Chance, mehr über das Unternehmen und Ihren vielleicht zukünftigen Arbeitsplatz, den Chef, dessen Anforderungen und die Kollegen zu erfahren. Zweitens: Dies ist ein Test, der Ihr wahres Interesse an dem Job abklopft, aber auch ob und wie intensiv Sie sich auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet haben.

An der Tiefgründigkeit und Cleverness Ihrer Rückfragen kann selbst ein ungeübter Personaler schnell erkennen, ob Sie nur die Stellenanzeige oder auch die Webseiten (Plural!) des Unternehmens sowie einschlägige Fachartikel dazu gelesen haben. Eigene Fragen sind das Symbol für Eigeninitiative, Selbstbewusstsein, und sie signalisieren eine professionelle Einstellung. Gute Rückfragen zu stellen, ist Ihre Pflicht.

Zu den besten Rückfragen, die Sie im Vorstellungsgespräch einem Personaler stellen können, gehören zum Beispiel diese hier:

  • Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
  • Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
  • Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
  • Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
  • Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
  • Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
  • Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
  • Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
  • Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
  • Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?

Zur besseren Vorbereitung können Sie auch die folgende kostenlose Liste mit bewährten eigenen Fragen nutzen.

Rückfragen: 100 clevere eigene Fragen

Rückfragen Download Gratis ListeEs gibt auch dumme Fragen – diese gehören nicht dazu: In der folgenden Liste finden Sie rund 100 clevere Rückfragen, die Sie im Vorstellungsgespräch stellen können.

Natürlich nicht alle, aber ein paar davon. Wählen Sie die für Sie besten Fragen aus und lernen Sie diese auswendig. Denn eines dürfen Sie nie: keine eigenen Fragen stellen.


Download 100 Rückfragen

Abschied

Gleich ist es geschafft. Das Bewerbungsgespräch ist fast vorbei. Damit Ihnen auf den letzten Metern keine Fehler passieren, sollten Sie ein paar klassische Patzer tunlichst vermeiden. Nicht wenige Bewerber reden sich bei der Verabschiedung vom Bewerbungsgespräch um Kopf und Karriere. Oft sind das überschüssige Adrenalin und die Nervosität schuld, dass man mehr sagt, als einem gut tut. Zu den schlimmsten Offenbarungen gehören leider laut ausgesprochene Seufzer der Erleichterung, wie…

  • „Da bin ich aber froh, dass wenigstens Sie mich eingeladen haben…“ (Ups, ein Resterampe-Kandidat!)
  • „Wie stehen meine Chancen denn jetzt so?“ (Bisher gut, jetzt klingt es plötzlich nach Bittsteller!)
  • „Richtig gemein fand ich ja die Frage zu… Ein Glück habe ich mich darauf mit dem Buch XYZ vorbereitet!“ (Ja, so unauthentisch klang das auch!)

Auch wenn das Herz am Ende des Jobinterviews immer noch bis zum Hals pocht und Sie am liebsten losplaudern wollen: Tun Sie es nicht! Bleiben Sie bis zur letzten Minute Profi und halten Sie die Zunge im Zaum. De facto endet das Bewerbungsgespräch erst, wenn Sie durch die Tür und nicht mehr in Sichtweite und auf dem Firmengelände sind. Bekräftigen Sie solange lieber noch einmal Ihren Wunsch, für das Unternehmen arbeiten zu wollen. Oder bedanken Sie sich für das gute Gespräch und die angenehme Atmosphäre. Erlaubt sind auch dezente Komplimente zum Unternehmen (keine persönlichen) à la…

Ich muss zugeben, Ihre Büros und das Gebäude haben mich ganz schön beeindruckt. Wurde das von einem Feng-Shui-Innenarchitekten entworfen?

Kluge Fragen, die Sie zum Schluss noch stellen können, sind zum Beispiel:

  • „Was wären die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess?“
  • „Wann kann ich frühestens mit einer Antwort von Ihnen rechnen?“
  • „Mit wem von Ihnen kann ich in Kontakt bleiben oder bei eventuellen Rückfragen auf Sie zukommen?“

Setzen Sie Ihren Gesprächspartner aber bitte nie unter Druck. Als Faustregel gilt: Frühestens zwei Wochen nach dem Jobinterview dürfen Sie sich gerne wieder telefonisch erkundigen, ob es schon eine Entscheidung gibt. Mancher Ausleseprozess dauert allerdings etwas länger. Danach bleibt nur noch, sich formvollendet zu verabschieden und das Gespräch zu beenden.

Vorstellungsgespräch: Regeln für den Abschied

  • Lächeln + für das Gespräch danken.
  • Von allen verabschieden – namentlich.
  • Fester Händedruck – mit Blickkontakt.
  • Frage nach nächsten Schritten + Fristen


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Und nach dem Bewerbungsgespräch?

Mancher Ausleseprozess dauert länger. Das kann an der internen Bürokratie liegen oder daran, dass ein Entscheidungsträger krank ist. In diesem Fall: Bitte nicht allzu forsch auftreten oder gar Druck machen. Mit Verständnis und Freundlichkeit kommt man hier meist schneller zum Ziel. Was Sie stattdessen tun können: Schicken Sie ein Dankschreiben.

In Deutschland ist das zwar noch die Ausnahme, umso mehr hebt Sie ein solcher Brief oder auch eine E-Mail aber von der Masse ab und bietet die Chance, Schiefgelaufenes gerade zu rücken. Betonen Sie darin, dass Sie das Gespräch positiv fanden und es Ihren Wunsch verstärkt hat, für dieses Unternehmen zu arbeiten. Wiederholen Sie maximal zwei Erkenntnisse des Jobinterviews und beantworten Sie offen gebliebene Fragen. Danken Sie für die Zeit und Aufmerksamkeit (falls Sie gemeinsam Essen waren auch dafür), und freuen Sie sich auf eine baldige Antwort. Das alles sollte nicht länger als eine halbe Seite sein.

Und selbst wenn das Bewerbungsgespräch bei Ihrem absoluten Wunscharbeitgeber stattfand: Hören Sie sich weiter um! Alles auf eine Karte zu setzen, wäre töricht. Auch nach einem (aus Ihrer Sicht) erfolgreichen Vorstellungsgespräch, sollten Sie weiterhin Einladungen zu Jobinterviews wahrnehmen und sich weiter bewerben. Erstens, weil Sie so die Initiative behalten und zweitens, weil Sie Ihre Chancen auf einen Job erhöhen.

Wir wünschen viel Erfolg bei der Bewerbung!

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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13. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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