Vorstellungsgespräch bestätigen: Chancen nutzen

Endlich wurden Ihre Mühe und das lange Warten belohnt und Sie erhalten eine Einladung zum Jobinterview. Nun wollen Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen. Eigentlich eine reine Formalie. Aber der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Nicht nur, dass verschiedene Kommunikationswege zur Verfügung stehen – was tun Sie, wenn Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs verhindert sind? Wir zeigen Ihnen, wie Sie adäquat auf eine Einladung reagieren und einen Terminvorschlag zum Vorstellungsgespräch formulieren, falls Sie an dem Tag nicht abkömmlich sind…

Vorstellungsgespräch bestätigen: Chancen nutzen

Vorstellungsgespräch bestätigen: Wann und wie?

Die erste Frage ist recht schnell beantwortet: Möglichst umgehend. Also am selben oder darauffolgenden Tag. Ohne Sie als Bewerber automatisch in die Bittsteller-Position verfrachten zu wollen – Sie wollen den Job, oder? Sein Gegenüber unnötig lange warten zu lassen, um so eine vermeintlich hohe Nachfrage zu suggerieren, ist nicht nur unhöflich, sondern riskant.

Begehen Sie nie den Fehler, Ihr Gegenüber zu unterschätzen. Unter Umständen ist Ihr potenzieller Arbeitgeber sehr gefragt, der Markt an vergleichbaren Stellen leergefegt oder aber Ihre Konkurrenz sehr stark. Nach einem Vorstellungsgespräch können Sie immer noch nein sagen. Bis dahin geht es darum, deutliches Interesse zu signalisieren.

Die zweite Frage ist die nach dem Wie. Naheliegend ist, denselben Kommunikationskanal zu benutzen wie der Absender.

Haben Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch per…

  • Post
  • E-Mail
  • Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter/der Mailbox

erhalten, dann können Sie auf demselben Wege reagieren. Wir plädieren allerdings klar dafür, das Vorstellungsgespräch per Telefon zu bestätigen, und zwar aus folgenden Gründen:

  • Der Postweg wirkt tendenziell altbacken und dauert länger. Die Kommunikation bleibt einseitig.
  • Per E-Mail geht es zwar deutlich schneller, aber auch hier bleibt die Kommunikation einseitig.
  • Wenn Sie hingegen mit einem Anruf das Vorstellungsgespräch bestätigen, bringen Sie nicht nur eine persönliche Komponente mit hinein, sondern haben die Gelegenheit zu einem kurzen Gespräch, in dem Sie wichtige Informationen für das bevorstehende Vorstellungsgespräch erfragen können.

Üblicherweise werden die erforderlichen Kontaktdaten, die Sie für einen Rückruf brauchen, bereits in der Einladung angegeben. Anderenfalls wenden Sie sich (sofern nicht identisch) entweder an dieselbe Person, mit der Sie zuvor bereits Kontakt hatten oder Sie lassen sich mit dem zuständigen Gesprächspartner verbinden.

Vorbereitung auf das Telefonat: Inhalt und Verlauf

Eine zeitnahe Reaktion bedeutet allerdings nicht, dass Sie sich unvorbereitet in das Telefonat stürzen sollten, Motto: Jo, ich kann an dem Termin! beziehungsweise Nee, ganz schlecht, da hab ich ein Fußballspiel…

Im Gegenteil. Normalerweise vergehen häufig einige Wochen zwischen Bewerbung und Einladung, so dass Sie – erst recht, wenn Sie mehrere Bewerbungen geschrieben haben – nicht sämtliche Details unmittelbar abrufen können.

Bevor Sie also das Vorstellungsgespräch bestätigen, sollten Sie die Unterlagen zu der Bewerbung hervorholen und sich erneut kurz in das Stellenangebot vertiefen, da Sie in einem Telefonat immer mit möglichen Rückfragen rechnen müssen.

Dann zu stammeln, man wisse gerade nicht genau, worauf der Gesprächspartner sich beziehe, ist peinlich. Gleichzeitig wirken Sie so latent desinteressiert und uninformiert – Eindrücke, die Sie garantiert vermeiden wollen.

Es sind drei Fragen, die Sie im Verlauf des Gesprächs klären wollen:

  • Personen

    Wer sind die Gesprächspartner? Dieser Punkt ist der Grund, warum Sie sich Ihre Bewerbungsunterlagen noch einmal durchlesen sollten – einen Gesprächspartner kennen Sie sehr wahrscheinlich mit Namen schon. Häufig handelt es sich bei Vorstellungsgesprächen jedoch nicht um Vier-Augen-Gespräche, sondern wenigstens zwei Teilnehmern von Unternehmensseite, dem Personaler und Ihrem zukünftigen Vorgesetzten.

    Bei größeren Unternehmen können außerdem Mitglieder des Betriebsrates oder einer Behindertenvertretung anwesend sein. Die Namen aller Anwesenden zu kennen ist hilfreich, nicht immer versteht man in der Vorstellungsrunde zu Beginn jeden Namen. Außerdem können Sie so im Telefonat direkt deren Funktion beziehungsweise Position im Unternehmen in Erfahrung bringen und wissen so direkt zu Gesprächsbeginn, wen Sie vor sich haben.

  • Dauer

    Wie lange dauert das Vorstellungsgespräch? Die Vorbereitung für ein Vorstellungsgespräch sieht anders aus, wenn es sich um ein klassisches Jobinterview handelt, als wenn Sie beispielsweise an einem Assessment Center teilnehmen. Die Frage nach der Dauer ist daher nicht ganz trivial. Typische Vorstellungsgespräche dauern etwa zwischen 45 und 60 Minuten. Wie diese sich in die einzelnen Gesprächsphasen aufteilen, zeigt diese Grafik:

    Gespraechsphasen Vorstellungsgespraech 5 Phasen Tipps Ablauf

  • Verlauf

    Wie gestaltet es sich? Das oben angedeutete Assessment Center lässt bereits gewisse Rückschlüsse zu, wie das Vorstellungsgespräch in Teilen verlaufen wird. In anderen Fällen gestalten große Unternehmen einen Auswahltag durchaus auch schon mal als Segeltörn – die abzufragenden Inhalte sind aber meist dieselben. Vom Bewerber werden Lösungen zu Fallstudien, Rollenspiele, Kompetenztests und Selbstpräsentation erwartet. Je nach Gestaltung des Vorstellungsgesprächs sollten Sie in Erfahrung bringen, ob Sie gegebenenfalls noch bestimmte Unterlagen oder Kleidung mitbringen müssen.

Keine Fragen sollten Sie zu Informationen stellen, die Sie mühelos auf der Homepage des Unternehmens selbst recherchieren können – die vorherige Beschäftigung mit der Seite sollte selbstverständlich sein. Ebenso sind Fragen zum Dresscode bei Banken und Versicherungen überflüssig, da die Kleidung meist sehr formell ist.

Muster: Antwortmail auf Einladung zum Vorstellungsgespräch

Antwortmail auf Einladung zum VorstellungsgesprächGreifen Sie – etwa aus Zeitgründen oder weil Sie den Gesprächsverlauf dokumentieren wollen – auf eine E-Mail zurück, um das Vorstellungsgespräch zu bestätigen, können Sie Ihre Antwort folgendermaßen verfassen:

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr XYZ,

soeben erreichte mich Ihre E-Mail mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch für Ihr Stellenangebot [Jobtitel und Kennziffer angeben], die ich hiermit gerne bestätige.

Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr XYZ,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am [Datum einfügen] um [Uhrzeit einfügen] wahr. Ich verbleibe bis dahin

mit freundlichen Grüßen

Terminverschiebung: So können Sie einen Terminvorschlag formulieren

Etwas unangenehm, aber durchaus im Bereich des Möglichen ist, folgende Situation: Sie freuen sich zwar unglaublich über die Einladung, aber zum vorgeschlagenen Zeitpunkt sind Sie leider nicht abkömmlich und wollen das Vorstellungsgespräch verschieben.

Bitte bedenken Sie, dass Sie Ihrerseits nur bei wirklich wichtigen Gründen um eine Terminverschiebung bitten sollten!

Wichtige Gründe sind eine akute Erkrankung, die Sie daran hindert, das Bett zu verlassen oder wenn Sie für Ihren derzeitigen Arbeitgeber einen anderen Termin wahrnehmen müssen und/oder sich unter keinen Umständen freinehmen können. In diesem Fall sollten Sie den Grund auch klar kommunizieren.

Ein zukünftiger Arbeitgeber wird es bei aller Bereitschaft zum Jobwechsel wertschätzen, dass Sie Ihrem gegenwärtigen Arbeitgeber gegenüber eine hohe Arbeitsmoral an den Tag legen und sich loyal verhalten, statt sich durch Ausflüchte irgendwie herauszustehlen.

Beachten Sie bei alledem, dass Sie Respekt und Höflichkeit signalisieren, und nicht einfach für private Banalitäten wie eine Geburtstagsfeier die Planung Ihres zukünftigen Arbeitgebers durcheinanderbringen. Wie können Sie einen Terminvorschlag formulieren?

  1. Nennen Sie Alternativtermine, an denen Sie in jedem Fall die Einladung wahrnehmen können.
  2. Geben Sie ebenfalls die Tage an, an denen Sie ebenfalls unter keinen Umständen abkömmlich sind – so verhindern Sie ein endloses Hin und Her zwecks Terminabsprache.

Formulierungsbeispiele für eine Terminverschiebung

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr XYZ,

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider ist es mir an dem Tag nicht möglich, den Termin wahrzunehmen, da ich zeitgleich auf Dienstreise in Österreich sein werde. Ich könnte Ihnen in derselben Woche am Freitag, den [Datum einfügen] einen Ausweichtermin anbieten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie die Terminverschiebung einrichten können.

Mit freundlichen Grüßen

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr XYZ,

auf diesem Wege danke ich Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider bin ich am [Datum einfügen] dienstlich verhindert. Alternativ möchte ich Ihnen gerne den [neuen Termin einfügen] oder den [neuen Termin einfügen] vorschlagen. Über Ihre Rückmeldung und ein persönliches Kennenlernen freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen

[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]
13. Juni 2019 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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