Vorstellungsgespräch bestätigen: Ungeahnte Chancen

Geschafft. Die Bewerbung war erfolgreich. Sie haben eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Was tun Sie jetzt? Sich auf den Termin freuen und abwarten? Fehler! Sie sollten vielmehr den Termin zum Vorstellungsgespräch bestätigen und so die Chancen clever nutzen, die sich Ihnen gerade bieten. Wir sagen Ihnen auch gleich, wie Sie aus dem simplen Vorgang der Terminbestätigung das Optimum herausholen…

Vorstellungsgespräch bestätigen: Ungeahnte Chancen

Vorstellungsgespräch bestätigen: Per Mail, Post oder Telefon?

Normalerweise würden Sie den Gesprächstermin auf demselben Weg bestätigen, auf dem Sie die Einladung erhalten haben. Also…

  • einen Brief per Post,
  • eine E-Mail mit dem Antworten-Button und
  • eine Nachricht auf der Mailbox Ihres Telefons per Rückruf.

Von all diesen Wegen bietet Ihnen jedoch nur das Telefon die besten Chancen, ganz nebenbei wichtige Fakten über das kommende Gespräch zu erfahren und so einen entscheidenden Schritt voranzukommen.

Idealerweise rufen Sie jene Person zurück, die die Einladung ausgesprochen beziehungsweise unterzeichnet hat. Im besten Fall steht die Rückrufnummer schon in der Einladung oder in der Signatur der E-Mail. Andernfalls können Sie sich auch von der Zentral aus an Ihren Ansprechpartner durchstellen lassen.

Diese Fragen sollten Sie stellen

Anschließend sollten Sie sich natürlich zuerst für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedanken. Ebenso bekräftigen, dass Sie sich auf den Termin freuen – und dann folgende drei Fragen stellen

  1. Wer sind die Gesprächsteilnehmer?

    Wenn Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, sollte sich die erste Frage auf die Gesprächsteilnehmer beziehen. Vielleicht ist es Ihnen auch schon einmal passiert: Sie hatten sich auf ein Vier-Augen-Gespräch vorbereitet. Doch dann sitzen Ihnen vier Personen gegenüber. Nicht jedem fällt es leicht, sich blitzschnell auf die neue Situation einzustellen.

    Auch andere Dinge können zu Peinlichkeiten führen, zum Beispiel…

    • wenn Sie bei der Begrüßung den Namen Ihres Gesprächspartners nicht verstanden haben oder
    • wenn Sie nicht wissen, welche Funktion im Unternehmen der zweite Gesprächspartner innehat: Welcher von beiden ist der oder die Ranghöhere? Wer trifft die Entscheidung über Ihre Einstellung? Nicht immer hat derjenige, der am meisten redet, auch das Meiste zu sagen.

    Sie sind also auf jeden Fall im Vorteil, wenn Sie vor dem Vorstellungsgespräch genau wissen, mit wem Sie es zu tun haben.

  2. Wie lange wird das Vorstellungsgespräch dauern?

    Überdies können und sollten Sie fragen, wie lange das Vorstellungsgespräch voraussichtlich dauern wird. Auf ein halbstündiges Gespräch werden Sie sich anders vorbereiten als auf eines, das 45 bis 60 Minuten dauert.

    Lange Jobinterviews enthalten neben einer ausführlichen Selbstpräsentation meist auch Mini-Assessments, Tests und natürlich auch die Chance für ausführliche Rückfragen. In einem 30-Minuten-Gespräch müssen Sie sich dagegen bei der Vorbereitung auf das Wesentliche fokussieren, um zu überzeugen.

  3. Wie wird das Vorstellungsgespräch ablaufen?

    Auch nach dem Ablauf des Vorstellungsgesprächs können Sie fragen.

    Lernen Sie vielleicht mehrere Personen nacheinander kennen? Gibt es spezielle Tests? Oder ist eine Betriebsbesichtigung möglich oder geplant, für die Sie andere Kleidung oder Schuhe benötigen als für ein Gespräch, das nur im Büro stattfindet? Vielleicht wird man Ihnen nicht alles verraten oder ausweichen. Aber fragen kostet nichts – und Sie können damit letztlich nur gewinnen. Keine Ahnung, was auf Sie zukommt hatten Sie vorher auch schon.

    Wer will, kann zur besseren Vorbereitung auch um weitere Informationen bitten. Es ist zwar selbstverständlich, dass Sie sich zum Beispiel vorab intensiv mit der Website des Unternehmens beschäftigen. Fragen zu Informationen, die bereits dort zu finden sind, sind damit tabu. Aber Sie können im Telefonat fragen, ob es vielleicht Unterlagen gibt zu…

    • dem Inhalt des Traineeprogramms.
    • der Unternehmenskultur.
    • den Führungsrichtlinien oder

    All das kann Ihnen ebenfalls bei der Vorbereitung helfen und versetzt Sie in die Lage, im Vorstellungsgespräch den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen.

Was tun, wenn der Termin nicht passt?

In der Regel sollten Bewerber natürlich versuchen, den angebotenen Termin wahrzunehmen. Auch dann, wenn Sie hierfür andere Termine verschieben müssen. Es zeigt einfach, wie wichtig Ihnen der Job ist und welche Prioritäten Sie dafür setzen.

Manchmal passt es aber partout nicht. Dann dürfen Sie selbstverständlich den einladenden Arbeitgeber um einen alternativen Gesprächstermin bitten. Dies sollte aber bitte nur bei einem wichtigen Grund geschehen.

Ein wichtiger Grund kann sein…

  • Sie sind dienstlich verhindert und können sich an dem Tag nicht frei nehmen.
  • Sie sind zu diesem Termin schon im bereits gebuchten Urlaub.

Ebenfalls legitim ist eine Verschiebung, wenn Ihr derzeitiger Arbeitgeber nichts von der Bewerbung erfahren soll und Sie sich deshalb einen Termin vor oder nach Ihrer Arbeitszeit wünschen. Zur Not auch an einem Samstag.

Verschiebungsgründe, die bei einem Arbeitgeber nicht gut ankommen, sind hingegen:

  • Sie sind schon privat verabredet.
  • Der Termin ist Ihnen zu früh am Morgen.
  • Sie haben Karten für ein Fußballspiel oder Konzert.
  • Sie müssen auf das Baby einer Freundin aufpassen.
  • Sie haben am selben Tag schon ein anderes Vorstellungsgespräch (das Ihnen offenbar wichtiger ist).

Nicht lachen – alles schon vorgekommen. Und es ist leicht, sich auszurechnen, wie hoch die Chancen jener Bewerber auf den Job danach waren…

Bitten Sie also nur dann um eine Terminverschiebung, wenn es wirklich nicht anders geht. Und wenn Sie um einen Alternativtermin bitten, geben Sie aus Respekt und Höflichkeit immer einen wichtigen Grund an. Die Botschaft muss sein: Mir ist das Vorstellungsgespräch sehr wichtig, aber es geht dann einfach nicht!

Machen Sie in dem Fall bitte auch gleich von sich aus Alternativvorschläge und nennen Sie gegebenenfalls weitere Termine, an denen Sie ebenso definitiv verhindert sind. Dann müssen Sie beide nicht lange nach einem passenden Ausweichtermin suchen. Und Sie zeigen, dass Sie mitdenken.

Indem Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen und die Chancen eines kurzen Telefonats nutzen, erhöhen Sie Ihre Jobchancen auf jeden Fall.

Sicher, so mancher Personaler wird an der Stelle jetzt aufheulen und monieren, dass ihn das nervt und dass solche Telefonate eher unsympathisch machen. Lassen Sie sich davon nicht ins Bockshorn jagen:

  • Erstens ist das nur ein Abwehrmechanismus aus Sorge, plötzlich im Dauerbimmeln unterzugehen (was aber Quatsch ist, weil die Chance am Ende doch immer nur wenige wahrnehmen).
  • Zweitens ist das nunmal der Job der Personalabteilung: Sie suchen neue Mitarbeiter, schalten extra dazu Stellenanzeigen – und sind dann verschnupft, wenn tatsächlich potenzielle Kollegen und Talente Kontakt mit Ihnen aufnehmen? Ernsthaft??? Man kann nicht einerseits Employer Branding betreiben und den Fachkräftemangel beklagen und sich gleichzeitig beschweren, wenn sich Fachkräfte tatsächlich für die Jobs und Arbeitgeber interessieren und Fragen haben.

Wer verschnupft reagiert, weil Sie sich engagieren und interessieren, der hat Sie im Grunde nicht verdient. Nutzen Sie also die Chance auch, Ihren Arbeitgeber gleich vorab etwas besser kennenzulernen.

Mitarbeit: Dr. Cornelia Riechers
[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]

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11. Januar 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


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