Vorstellungsgespräch bestätigen: Chancen nutzen

Klasse! Ihre Bewerbung hat überzeugt, das lange Warten wurde belohnt: Sie erhalten eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Nun wollen Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen. Eigentlich eine reine Formalie.

Die Probleme stecken jedoch im Detail: Nicht nur, dass verschiedene Kanäle gibt, wie Sie den Termin bestätigen – Brief, Mail, Telefon. Was ist zum Beispiel, wenn Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs verhindert sind und den Termin verschieben müssen?

Wir zeigen Ihnen, wie Sie adäquat und professionell auf eine Einladung zum Bewerbungsgespräch reagieren, den Termin bestätigen oder einen neuen Terminvorschlag formulieren, falls Sie an dem Tag keine Zeit haben…

Vorstellungsgespräch bestätigen: Chancen nutzen

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Vorstellungsgespräch bestätigen: Wann?

Den Termin und die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Sie umgehend bestätigen (wenn es passt). Also noch am selben oder darauffolgenden Tag. Alles andere wäre nicht nur unhöflich – es nährt auch Zweifel an Ihrer Motivation.

Ohne Sie als Bewerber in eine Bittsteller-Position zu bringen: Sie wollen den Job noch immer, oder? Sein Gegenüber unnötig warten zu lassen, um dadurch eine vermeintlich hohe Nachfrage nach einem selbst zu suggerieren, ist riskant.

Begehen Sie bitte nie den Fehler, Ihr Gegenüber zu unterschätzen. Unter Umständen ist Ihr potenzieller Arbeitgeber ebenfalls gefragt. Der Markt an vergleichbaren Stellen leergefegt oder aber Ihre Konkurrenz stark. Nach dem Vorstellungsgespräch können Sie immer noch „Nein“ sagen. Bis dahin aber geht es darum, deutliches Interesse zu signalisieren. Jetzt. Sofort.

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Vorstellungsgespräch bestätigen: Wie?

Wie sollten Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen? Naheliegend ist, denselben Kommunikationskanal zu benutzen wie der Absender.

Haben Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Post, E-Mail oder Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter erhalten, können Sie auf demselben Wege antworten.

Wir empfehlen allerdings, das Vorstellungsgespräch am Telefon zu bestätigen. Aus mehreren Gründen:

  • Der Postweg wirkt tendenziell altbacken und dauert länger. Die Kommunikation bleibt einseitig.
  • Per E-Mail geht es zwar deutlich schneller, ist moderner. Aber auch hier bleibt die Kommunikation einseitig. Sie sagen zu, das wars.
  • Wenn Sie hingegen mit einem Anruf das Vorstellungsgespräch bestätigen, bringen Sie nicht nur eine persönliche Komponente hinein, sondern haben die Gelegenheit zu einem kurzen Gespräch, in dem Sie wichtige Informationen für das bevorstehende Vorstellungsgespräch erfragen können. Das bietet Ihnen enorme Vorteile.

Alle erforderlichen Kontaktdaten, die Sie für einen Rückruf brauchen, sollten bereits in der Einladung stehen. Dort steht zumindest der Name des Personalers oder der Führungskraft, die Sie eingeladen hat.

An diese Person sollten Sie sich für die Terminbestätigung direkt wenden. Sollte die direkte Telefonnummer oder Durchwahl fehlen, können Sie auch in der Zentrale oder Personalabteilung anrufen und sich verbinden beziehungsweise Ihren Anruf durchstellen lassen.

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Vorbereitung auf das Telefonat: Inhalt und Ablauf

Eine zeitnahe Reaktion bedeutet allerdings nicht, dass Sie unvorbereitet in das Telefonat gehen, Motto: „Guten Tag, ich kann an dem Termin. Danke. Tschüss.“ Oder: „Nee, ganz schlecht, da hab ich ein Fußballspiel…“ Bloß nicht!

Je nachdem kann sich der Anruf auch zu einem Telefoninterview entwickeln. Gut, wenn Sie dann alle wichtigen Informationen und Unterlagen vor sich liegen haben.

Bevor Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, sollten Sie also Ihre Bewerbungsunterlagen hervorholen und sich kurz in das Stellenangebot vertiefen, da Sie in einem Telefonat mit möglichen Rückfragen rechnen müssen:

➠ Genaue Stellenbeschreibung?
➠ Genaue Position im Unternehmen?
➠ Wie haben Sie Ihre Motivation begründet?
➠ Haben Sie alle Muss-Qualifikationen genannt?

Meist bewirbt man sich ja auf mehrere Jobs. Am Telefon damit durcheinander zu geraten oder bei Rückfragen zu stammeln, wäre nicht nur peinlich. Sie wirken so latent desinteressiert und uninformiert – Eindrücke, die Sie garantiert vermeiden wollen.

Stattdessen sind es drei Fragen, die Sie im Verlauf des Gesprächs klären wollen:

1. Anwesende

Wer sind die Gesprächspartner? Dieser Punkt ist der Grund, warum Sie sich Ihre Bewerbungsunterlagen noch einmal durchlesen sollten: EINEN Gesprächspartner kennen Sie mit Namen schon – Sie rufen ihn oder sie gerade an. Häufig handelt es sich bei Vorstellungsgesprächen jedoch nicht um Vier-Augen-Gespräche. Daran sind meist mehrere Personen, Personaler, zukünftige Vorgesetzte oder Kollegen beteiligt.

Die Namen und Anzahl der Anwesenden zu kennen, hilft Ihnen bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Erstens, weil Sie besser abschätzen können, von wem welche Fragen kommen. Zweitens könnten Sie die Interviewer auch mal auf Linkedin oder Xing suchen, deren Profil studieren und so nach Gemeinsamkeiten, Hintergründen und Anknüpfungspunkten recherchieren. Im späteren Bewerbungsgespräch kann das nur Vorteile bringen.

2. Dauer

Wie lange dauert das Vorstellungsgespräch? Die Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch sieht anders aus, wenn es sich um ein klassisches Jobinterview handelt, als wenn Sie beispielsweise an einem Assessment Center teilnehmen. Die Frage nach der Dauer ist daher nicht trivial.

Typische Vorstellungsgespräche dauern zwischen 30 und 45 Minuten. Dauern sie länger, sollten Sie mehr Zeit für Fragen, Ihre Selbstpräsentation und eigene Rückfragen einplanen und sich entsprechend vorbereiten. Hier finden Sie den Ablauf und die Gesprächsphasen für ein 45-Minuten-Interview.

3. Verlauf

Wie wird das Vorstellungsgespräch ablaufen? Werden Sie zu einem Assessment Center eingeladen, lässt das gute Rückschlüsse zu, wie das Vorstellungsgespräch verlaufen wird: Gruppenübungen, Fallstudien, Rollenspiele, Kompetenztests und Selbstpräsentation gehören hier zum Standard. Womöglich lädt man Sie aber auch über die Mittagszeit und zu einem „Geschäftsessen“ ein. Das ist natürlich auch Teil des Tests. Oder es findet ein Gruppen-Interview mit mehreren Bewerbern statt.

So oder so: Je mehr Sie über den Ablauf in Erfahrung bringen können (alles wird man Ihnen nicht verraten), desto besser für Sie. Die Nervosität sinkt, weil Sie in etwa wissen, was auf Sie zukommt. Und Sie können gegebenenfalls bestimmte Unterlagen oder passende Kleidung anziehen.

ACHTUNG!

Stellen Sie am Telefon bitte keine Fragen zu Informationen, die Sie mühelos auf der Homepage des Unternehmens selbst recherchieren können. Dass Sie sich vor dem Anruf mit dem Unternehmen und dessen Webseite beschäftigt haben, ist selbstverständlich. Wer nach so etwas fragt, wirkt wieder naiv und unvorbereitet. Ebenso sind zum Beispiel Fragen zum Dresscode bei Banken und Versicherungen überflüssig, da die Kleidung hier sowieso immer formell ist.

Erlaubt sind dagegen formelle Fragen. Zum Beispiel:

➠ Tipps für die Anfahrt (Verkehrsmittel, Parkplätze)?
➠ Werden die Reisekosten bezahlt?
➠ Nachreichen/Mitbringen bestimmter Unterlagen oder Referenzen?

Muster-Antwort: Mail zur Einladung zum Vorstellungsgespräch

Greifen Sie – aus Zeitgründen oder weil Sie den Gesprächsverlauf dokumentieren wollen – bei der Terminbestätigung lieber auf eine E-Mail zurück, können Sie Ihre Antwort folgendermaßen verfassen:


Sehr geehrte Frau ___________,

soeben erreichte mich Ihre E-Mail mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch für Ihr Stellenangebot [Jobtitel und Kennziffer angeben], die ich hiermit gerne bestätige.

Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen



Sehr geehrter Herr ___________,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am [Datum einfügen] um [Uhrzeit einfügen] wahr. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen. Bis dahin verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen


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Terminverschiebung: Um einen neuen Termin bitten

Auch das kann passieren: Sie freuen sich zwar über die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Der vorgeschlagene Termin passt allerdings gar nicht. Sie haben da leider schon andere Pläne, die sich auch nicht verschieben lassen.

Kurz: Sie müssen das Vorstellungsgespräch verschieben.

Bitte bedenken Sie, dass Sie wirklich nur bei wichtigen Gründen um eine Terminverschiebung bitten sollten. Wichtige Gründe sind eine akute Erkrankung, die Sie daran hindert, das Bett zu verlassen; ein lange geplanter und gebuchter Urlaub im Ausland oder wenn Sie für Ihren derzeitigen Arbeitgeber einen anderen Termin wahrnehmen müssen und/oder sich unter keinen Umständen freinehmen können. In diesem Fall sollten Sie den Grund klar kommunizieren.

Ein zukünftiger Arbeitgeber wird es bei aller Bereitschaft zum Jobwechsel wertschätzen, dass Sie Ihrem gegenwärtigen Arbeitgeber gegenüber eine hohe Arbeitsmoral an den Tag legen und sich loyal verhalten, statt sich durch Ausflüchte irgendwie herauszustehlen.

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier oder dem regelmäßigen Treffen mit dem Fitnesstrainer zu verschieben. Das ist nicht nur respektlos – es offenbart auch, wo Ihre Prioritäten liegen: Jedenfalls nicht beim Job.

Wie können Sie einen Terminvorschlag formulieren?

  • Bedanken und freuen Sie sich über die Einladung.
  • Bitten Sie um Verständnis, dass Sie an dem Termin keine Zeit haben.
  • Nennen Sie den triftigen Grund dafür.
  • Nennen Sie zwei bis drei Alternativtermine.
  • Geben Sie zusätzlich Tage an, an denen Sie unter keinen Umständen können. So verhindern Sie ein endloses Hin und Her zwecks Terminabsprache.

Beispiele und Formulierungen für eine Terminverschiebung


Sehr geehrte Frau ___________,

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider ist es mir an dem Tag nicht möglich, den Termin wahrzunehmen, da ich zeitgleich auf Dienstreise in Österreich sein werde. Ich könnte Ihnen in derselben Woche am Freitag, den TT.MM.JJJJ einen Ausweichtermin anbieten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie die Terminverschiebung einrichten können.

Mit freundlichen Grüßen



Sehr geehrter Herr ___________,

auf diesem Wege danke ich Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider bin ich am TT.MM.JJJJ dienstlich verhindert. Alternativ möchte ich Ihnen gerne den TT.MM.JJJJ oder den TT.MM.JJJJ vorschlagen. Über Ihre Rückmeldung und ein persönliches Kennenlernen freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen


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Wie geht es nach der Einladung zum Vorstellungsgespräch weiter?

Die ersten Hürden sind genommen. Vor Ihnen liegt nun das Vorstellungsgespräch bei einem Wunscharbeitgeber, vielleicht sogar DEM Traumarbeitgeber. Dass Ihre Bewerbung überzeugt hat, sollte Ihnen ebenfalls Auftrieb geben und das Selbstvertrauen stärken.

Was nun folgt, ist eine gründliche Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch.

Dazu zählen:

  • Eine überzeugende Selbstpräsentation
  • Herausarbeiten von Alleinstellungsmerkmalen und untermauern durch Beispiele und Erfolge
  • Gute Antworten auf schwierige Fragen – etwa zu Jobwechselmotiven, Kündigung, Arbeitslosigkeit oder Lücken im Lebenslauf
  • Clevere Rückfragen

Wie das alles gelingt, zeigen wir Ihnen in den nachfolgend verlinkten, umfassenden Ratgebern und Dossiers. Klicken Sie sich einfach durch. Es hat schon zahlreichen Lesern geholfen

[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]

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22. Juli 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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