Vorstellungsgespräch bestätigen: 7 Tipps + Formulierungen

Klasse! Ihre Bewerbung hat überzeugt: Sie erhalten eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Nun wollen Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen. Eigentlich eine Formalie. Aber wir geht das richtig? Per Brief, Mail oder Telefon? Und was ist, wenn Sie den Termin verschieben müssen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie professionell auf eine Einladung zum Bewerbungsgespräch reagieren, den Termin bestätigen oder einen neuen Terminvorschlag formulieren – samt Tipps und Beispielen…

Vorstellungsgespräch bestätigen: 7 Tipps + Formulierungen

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Vorstellungsgespräch bestätigen: Wann?

Den Termin und die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Sie umgehend bestätigen, wenn es passt. Idealerweise noch am selben oder darauffolgenden Tag. Alles andere nährt Zweifel an Ihrer Motivation. Sein Gegenüber warten zu lassen, um so eine hohe Nachfrage zu suggerieren, ist riskant.

Begehen Sie bitte nie den Fehler, Ihr Gegenüber zu unterschätzen. Unter Umständen ist Ihr potenzieller Arbeitgeber ebenfalls gefragt. Der Markt an vergleichbaren Stellen leergefegt oder Ihre Konkurrenz stark. Nach dem Vorstellungsgespräch können Sie immer noch „Nein“ sagen. Bis dahin aber sollten Sie starkes Interesse signalisieren.

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Vorstellungsgespräch bestätigen: Wie?

Haben Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Post, E-Mail oder Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter erhalten, können Sie den Termin auf demselben Weg bestätigen. Wir empfehlen aber, das Vorstellungsgespräch am Telefon zu bestätigen. Aus mehreren Gründen:

  • Der Postweg wirkt altbacken und dauert länger. Die Kommunikation bleibt einseitig.
  • Per E-Mail geht es schneller und ist moderner. Die Kommunikation bleibt aber auch hie einseitig.
  • Wenn Sie mit einem Anruf das Vorstellungsgespräch bestätigen, wird das persönlicher. Und Sie haben die Chance zu einem kurzen Gespräch. Das kann wichtige Informationen zum Vorstellungsgespräch enthalten.

Die erforderlichen Kontaktdaten, die Sie für einen Rückruf brauchen, sollten bereits in der Einladung stehen. Dort steht zumindest der Name des einladenden Personalers oder der Führungskraft. Sollte die direkte Telefonnummer oder Durchwahl fehlen, können Sie auch in der Zentrale anrufen und sich verbinden und den Anruf durchstellen lassen.

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Termin telefonisch bestätigen

Gehen Sie bitte nie unvorbereitet in das Telefonat. Aus der Terminbestätigung kann sich schnell ein Telefoninterview entwickeln. Gut, wenn Sie dann wichtige Informationen zur Hand haben und vorbereitet sind.

Bevor Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, sollten Sie also Ihre Bewerbungsunterlagen hervorholen und sich kurz in das Stellenangebot vertiefen, um mögliche Rückfragen beantworten zu können.

Genaue Stellenbeschreibung?
Genaue Position im Unternehmen?
Wie haben Sie Ihre Motivation begründet?
Haben Sie alle Muss-Qualifikationen genannt?

Viele Bewerber bewerben sich auf mehrere Jobs. Die sollten Sie am Telefon nicht durcheinander bringen. Das wäre peinlich und Sie wirken desinteressiert bis uninformiert.

Beispiele und Formulierungen

Falls Sie am Telefon das Vorstellungsgespräch bestätigen, können Sie Folgendes sagen:

Guten Tag Herr (Personaler), vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als (Jobtitel). Darüber habe ich mich sehr gefreut. Gerne bestätige ich Ihnen den Termin am (Datum) um (Uhrzeit). Ich freue mich auf unser persönliches Kennenlernen. Haben Sie noch Fragen an mich oder soll ich etwas Spezielles mitbringen?

Die offenen Fragen am Schluss erlauben Ihnen, aus der Terminbestätigung einen Dialog zu machen und noch subtil ein paar Infos zu erfragen. Zum Beispiel ob die Reisekosten bezahlt werden.

Stellen Sie am Telefon aber NIE Fragen, die Sie mühelos auf der Homepage des Unternehmens recherchieren können. Wer so etwas fragt, wirkt naiv. Erlaubt sind dagegen formelle Fragen, zum Beispiel: „Haben Sie Tipps für die Anfahrt, Verkehrsmittel, Parkplätze?“

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Termin per E-Mail bestätigen

Wer lieber einen E-Mail schreiben will, um das Vorstellungsgespräch zu bestätigen, kann weniger Fragen stellen. Das wirkt schnell aufdringlich. Fassen Sie sich lieber kurz und finden Sie die passenden Worte. Im Folgenden haben wir ein paar Beispiele für die E-Mail-Bestätigung.

Beispiele und Formulierungen

  • „Sehr geehrte Frau ___________,

    soeben erreichte mich Ihre E-Mail mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch für Ihr Stellenangebot (Jobtitel und Kennziffer), die ich hiermit gerne bestätige. Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch.

    Mit freundlichen Grüßen“

  • „Sehr geehrter Herr ___________,

    vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am (Datum) um (Uhrzeit) wahr. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen. Bis dahin verbleibe ich

    mit besten Grüßen“

Terminbestätigung: Klären Sie diese 3 Fragen!

Egal, ob Sie die Terminbestätigung per Mail oder am Telefon abgeben: Diese drei Fragen sollten Sie klären:

  • Anwesende
    Wer nimmt am Gespräch teil? Häufig sind Bewerbungsgespräche keine Vier-Augen-Gespräche. Daran sind mehrere Personen, Personaler, zukünftige Vorgesetzte oder Kollegen beteiligt. Die Namen und Anzahl der Anwesenden helfen Ihnen bei der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Weil Sie so besser abschätzen können, von wem welche Fragen kommen. Und weil Sie die Interviewer auf Linkedin oder Xing suchen und so nach Hintergründen und Anknüpfungspunkten recherchieren können.
  • Dauer
    Wie lange dauert das Vorstellungsgespräch? Typische Vorstellungsgespräche dauern zwischen 30 und 45 Minuten. Dauern sie länger, sollten Sie mehr Zeit für Fragen, Ihre Selbstpräsentation und eigene Rückfragen einplanen. Die Dauer des Gesprächs verrät Ihnen viel über den Inhalt. Hier finden Sie den Ablauf und die Gesprächsphasen für ein 45-Minuten-Interview.
  • Ablauf
    Wie wird das Vorstellungsgespräch ablaufen? Werden Sie zu einem Assessment Center eingeladen, kommen Gruppenübungen, Fallstudien oder Rollenspiele. Lädt man Sie über die Mittagszeit und zu einem „Geschäftsessen“ ein, ist das meist Teil des Tests. Je mehr Sie über den Ablauf erfahren, desto besser für Ihre Vorbereitung – oder die passende Kleidung.


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Vorstellungsgespräch verschieben

Das kann passieren: Der vorgeschlagene Vorstellungs-Termin passt nicht. Sie haben da andere Pläne, die sich nicht verschieben lassen. Kurz: Sie müssen das Vorstellungsgespräch verschieben. Grundsätzlich kein Problem. Die Gründe für eine Terminverschiebung sollten aber wirklich wichtig sein.

Wichtige Gründe sind eine akute Erkrankung, die Sie an das Bett fesselt; ein lange geplanter und gebuchter Urlaub im Ausland oder wenn Sie für Ihren aktuellen Arbeitgeber einen Termin wahrnehmen müssen und sich unter keinen Umständen freinehmen können. Der zukünftige Arbeitgeber wird Ihre hohe Arbeitsmoral und Loyalität wertschätzen.

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier oder dem Treffen mit dem Fitnesstrainer zu verschieben. Das ist respektlos und verrät, wo Ihre Prioritäten liegen: nicht beim neuen Job.

Terminverschiebung formulieren: Wie?

  • Bedanken und freuen Sie sich über die Einladung.
  • Bitten Sie um Verständnis, dass Sie an dem Termin keine Zeit haben.
  • Nennen Sie den triftigen Grund dafür.
  • Nennen Sie zwei bis drei Alternativtermine.
  • Geben Sie zusätzlich Tage an, an denen Sie unter keinen Umständen können. So verhindern Sie ein endloses Hin und Her zwecks Terminabsprache.

Konkret kann das so aussehen…

Beispiele und Formulierungen

  • „Sehr geehrte Frau ___________, vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider ist es mir an dem Tag nicht möglich, den Termin wahrzunehmen, da ich zeitgleich auf Dienstreise in Österreich sein werde. Ich könnte Ihnen in derselben Woche am Freitag, den TT.MM.JJJJ einen Ausweichtermin anbieten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie die Terminverschiebung einrichten können.“
  • „Sehr geehrter Herr ___________, auf diesem Wege danke ich Ihnen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider bin ich am TT.MM.JJJJ dienstlich verhindert. Alternativ möchte ich Ihnen gerne den TT.MM.JJJJ oder den TT.MM.JJJJ vorschlagen. Über Ihre Rückmeldung und ein persönliches Kennenlernen freue ich mich.“
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Vorstellungsgespräch absagen

Vielleicht haben Sie inzwischen aber ein besseres Angebot auf dem Tisch liegen. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen. Unangenehm – kommt aber vor. In dem Fall sollten Sie zwar höflich und respektvoll bleiben. Aber auch nicht um den heißen Brei reden. Klare Kante und die Wahrheit kommen besser an.

Auch hierbei bleiben wieder die Wege E-Mail oder Telefon. Als Faustregel können Sie sich merken: Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft (richtig) ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit guter Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Beispiele und Formulierungen

  • „Sehr geehrte Frau __________,

    vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.“

  • „Sehr geehrter Herr __________,

    vielen Dank für die Einladung und Möglichkeit zum persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich hiermit meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen. Daher muss ich auch das Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.“

Wie geht es nach der Einladung zum Vorstellungsgespräch weiter?

Die ersten Hürden sind genommen. Vor Ihnen liegt nun das Vorstellungsgespräch bei einem Wunscharbeitgeber. Vielleicht sogar DEM Traumarbeitgeber! Dass Ihre Bewerbung überzeugt hat, sollte Ihnen Auftrieb geben und das Selbstvertrauen stärken. Was folgt, ist eine gründliche Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Dazu zählen:

  • Eine überzeugende Selbstpräsentation
  • Herausarbeiten von Alleinstellungsmerkmalen
  • Untermauern der Eignung durch Beispiele und Erfolge
  • Gute Antworten auf schwierige Fragen üben – zu Jobwechselmotiven, Kündigung, Arbeitslosigkeit oder Lücken im Lebenslauf
  • Clevere Rückfragen

Wie das alles gelingt, zeigen wir Ihnen in den folgenden verlinkten, umfassenden Ratgebern. Klicken Sie sich durch! Es hat schon zahlreichen Lesern geholfen

[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]

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5. November 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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