Vorstellungsgespräch bestätigen: Muster + Formulierungen

Vorstellungsgespräch bestätigen: Wann?

Den Termin und die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Sie umgehend bestätigen, wenn es passt. Idealerweise noch am selben oder darauffolgenden Tag, also innerhalb von 24-48 Stunden. Alles andere nährt Zweifel an Ihrer Motivation. Sein Gegenüber warten zu lassen, um so eine hohe Nachfrage zu suggerieren, ist riskant.

Begehen Sie bitte nie den Fehler, Ihr Gegenüber zu unterschätzen. Unter Umständen ist Ihr potenzieller Arbeitgeber ebenfalls gefragt. Der Markt an vergleichbaren Stellen leergefegt oder Ihre Konkurrenz stark. Nach dem Vorstellungsgespräch können Sie immer noch „Nein“ sagen. Bis dahin aber sollten Sie starkes Interesse signalisieren.

Vorstellungsgespräch bestätigen: Wie?

Haben Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Post, E-Mail oder Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter erhalten, können Sie den Termin per Mail oder telefonisch bestätigen. Wir empfehlen, das Vorstellungsgespräch möglichst am Telefon zu bestätigen. Aus mehreren Gründen:

• Der Postweg wirkt altbacken und dauert länger. Die Kommunikation bleibt einseitig.
• Per E-Mail geht es zwar schneller, und der Weg ist moderner. Der Kommunikationsweg bleibt aber ebenfalls einseitig und kann zu Missverständnissen führen.
• Wenn Sie mit einem Anruf das Vorstellungsgespräch bestätigen, wird das immer persönlicher. Und Sie haben die Chance zu einem kurzen Gespräch, das Ihnen wichtige Zusatzinformationen zum Vorstellungsgespräch verrät.

Die erforderlichen Kontaktdaten, die Sie für einen Rückruf brauchen, sollten bereits in der Einladung stehen. Dort steht zumindest der Name des einladenden Personalers oder der Führungskraft.

Sollte die direkte Telefonnummer oder Durchwahl fehlen, können Sie auch in der Zentrale anrufen und sich verbinden und den Anruf durchstellen lassen.

Termin telefonisch bestätigen: Was beachten?

Gehen Sie bitte nie unvorbereitet in das Telefonat. Aus der Terminbestätigung kann sich schnell ein Telefoninterview entwickeln. Gut, wenn Sie dann wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung zur Hand haben und vorbereitet sind.

Bevor Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen, sollten Sie also Ihre Bewerbungsunterlagen hervorholen und sich kurz in das Stellenangebot vertiefen, um mögliche Rückfragen beantworten zu können.

Checkliste zur Vorbereitung:

• Wie lautet die genaue Stellenbeschreibung?
• Was ist die genaue Position im Unternehmen?
• Wie habe ich meine Motivation begründet?
• Hatte ich alle wichtigen Muss-Qualifikationen genannt?

Viele Bewerber bewerben sich heute auf mehrere Jobs gleichzeitig. Die unterschiedlichen Positionen und Jobtitel sollten Sie am Telefon jedoch nicht durcheinander bringen. Das wäre peinlich und Sie wirken desinteressiert bis uninformiert.

Beispiel und Formulierung

Falls Sie am Telefon das Vorstellungsgespräch bestätigen, können Sie Folgendes sagen:

• „Guten Tag Herr Personaler, vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als [Jobtitel]. Darüber habe ich mich sehr gefreut. Gerne bestätige ich Ihnen den Termin am TT.MM.JJJJ um 11 Uhr. Ich freue mich auf unser persönliches Kennenlernen. Haben Sie noch Fragen an mich oder soll ich etwas Spezielles mitbringen?“

Die offene Frage am Schluss erlaubt Ihnen, aus der Terminbestätigung einen Dialog zu machen und noch subtil ein paar Infos zu erfragen. Zum Beispiel ob die Reisekosten bezahlt werden.

Stellen Sie am Telefon aber nie Fragen, die Sie mühelos auf der Homepage des Unternehmens recherchieren können. Wer so etwas fragt, wirkt naiv. Erlaubt sind dagegen formelle Fragen, zum Beispiel: „Haben Sie Tipps für die Anfahrt, Verkehrsmittel, Parkplätze?“

Terminbestätigung: Klären Sie diese 3 Fragen!

Wenn Sie schon mit einem zuständigen Personalverantwortlichen telefonieren, empfehlen wir, unbedingt drei wichtige Fragen zu klären:

• Wer nimmt am Gespräch teil?

  Am Bewerbungsgespräch nehmen oft mehrere Personen teil: Recruiter, zukünftige Vorgesetzte, Kollegen. Die Namen und Anzahl der Anwesenden helfen Ihnen bei der Vorbereitung. Damit können Sie auch besser abschätzen, von wem welche Fragen kommen könnten. Überdies sollten Sie die Teilnehmer kurz auf Linkedin oder Xing suchen und nach Hintergründen und Anknüpfungspunkten recherchieren.

• Wie lange dauert das Vorstellungsgespräch?

  Ein typisches Vorstellungsgespräch dauern zwischen 30 und 45 Minuten. Dauert es länger, sollten Sie mehr Zeit für Fragen, Ihre Selbstpräsentation und eigene Rückfragen einplanen.

• Wie wird das Vorstellungsgespräch ablaufen?

  Werden Sie zu einem Assessment Center eingeladen, sollten Sie mit Gruppenübungen, Fallstudien oder Rollenspielen rechnen. Lädt man Sie über die Mittagszeit zu einem Bewerbungsessen ein, ist das häufig Teil des Tests. Je mehr Sie über den Ablauf erfahren, desto besser für Ihre Vorbereitung und die passende Kleidung.

Wie sollte ich den Termin per E-Mail bestätigen?

Wer lieber eine E-Mail schreiben will, um das Vorstellungsgespräch zu bestätigen, sollte sich in jedem Fall kurz fassen und genau auf eine präzise Wortwahl achten, um Missverständnisse zu vermeiden. Für die Terminbestätigung per E-Mail gelten deshalb folgende Grundregeln:

• Persönlich anreden

  Schreiben Sie die einladende Person immer persönlich an. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur in Ausnahmen verwenden. Wurden Sie in der Einladung geduzt, dürfen Sie auch in DU-Form antworten. Wer das SIE bevorzugt, macht damit aber nichts falsch.

• Dankbarkeit zeigen

  Egal, ob Sie den Termin bestätigen, verschieben oder absagen: Bedanken Sie sich immer für die Einladung und bleiben Sie dabei im Ton stets freundlich und höflich. Das gilt erst recht bei Absagen.

• Termin bestätigen

  Wiederholen Sie nochmal den Termin aus der Einladung und bestätigen Sie, dass Sie genau dann vor Ort zum Vorstellungsgespräch erscheinen werden.

• Kontaktdaten wiederholen

  Falls es auf Seiten des Unternehmens doch mal zu einer Terminverschiebung kommt oder es Rückfragen gibt, empfehlen viele Experten zusätzlich Ihre Kontaktdaten zu wiederholen, wann und wie man Sie erreichen kann. Dafür eignet sich vor allem die Signatur ganz unten in der E-Mail.

• Nachfragen bei Unklarheiten

  Fehlen Informationen oder haben Sie noch Fragen zum Interview-Ablauf, sprechen Sie das in Ihrer Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch ebenfalls an. Das unterstreicht ebenfalls Ihr Interesse.

• Interesse bekräftigen

  Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem möglichst freundlichen und freudigen Satz ab, in dem Sie nochmal Ihr Interesse an der Position und die Vorfreude bekräftigen, etwa: „Ich freue mich sehr auf unser Gespräch und danke für die Einladung zum Kennenlernen“.

• Grußformel

  Beenden Sie die Terminbestätigung formell mit einer korrekten Grußformel. Üblich sind: „Mit freundlichen Grüßen“ oder neutraler „Viele Grüße„. Die Formel „Liebe Grüße“ empfehlen wir nicht – zu persönlich!

Achtung: Wenn Sie Ihre Antwort mit Outlook versenden, verlangen Sie keine automatische Lesebestätigung. Das könnte zu aufdringlich wirken.

Aufbau der Antwort

Bei der Bestätigung per E-Mail fassen Sie sich bitte immer kurz. Es ist ja nur eine Bestätigung. Für den folgenden Musteraufbau reichen in der Regel 3-4 Zeilen völlig aus:

1. Persönliche Anrede
2. Dank für die Einladung
3. Terminbestätigung
4. Kontaktdaten und Rückfragen
5. Grußformel und Signatur

Muster: Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch

• Bestätigung des Vorstellungsgesprächs am TT.MM.JJJJ
  Sehr geehrte Frau Beispiel,

  vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am TT.MM.JJJJ um 11 Uhr wahr. Falls sich noch etwas ändern sollte bin ich unter der Telefonnummer 0123 4567890 und per E-Mail ab 18 Uhr erreichbar. Ich freue mich schon sehr auf ein persönliches Kennenlernen und verbleibe bis dahin

  mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Wie kann ich das Vorstellungsgespräch verschieben?

Manchmal passen die Terminvorschläge nicht. Den Termin zu verschieben, ist daher legitim und keinesfalls unüblich. Also keine Sorge! Gute Gründe sind zum Beispiel ein lange geplanter und schon gebuchter Urlaub, Geschäftstermine, private Verpflichtungen (Hochzeit, Beerdigung, Taufe, Klausur, etc.).

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das verrät, wo Ihre Prioritäten liegen – und zwar nicht beim neuen Job!

Der schlechteste Grund ist, gar keinen Grund zu nennen: „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an oder führt sogar zu einer Absage.

In der Antwort immer Alternativtermine nennen!

Wenn Sie in Ihrer Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch den Termin verschieben möchten, sollten Sie immer 2-3 Alternativtermine anbieten. Das wirkt lösungsorientiert. Empfohlen werden Terminvorschläge für das Vorstellungsgespräch zwischen 9 und 16 Uhr – und außerhalb der Mittagspause.

Die Terminverschiebung sollten Sie nach folgendem Muster aufbauen:

1. Persönliche Anrede
2. Dank und Freude für die Einladung
3. Bedauern über den Termin
4. Bitte um Alternativtermin
5. 2-3 neue Gesprächstermine vorschlagen
6. Grußformel und Signatur

Achten Sie allerdings darauf, dass der Alternativtermin nicht zu weit in der Zukunft liegt. Das könnte wieder Desinteresse signalisieren oder dass Sie vorher erst noch andere Gespräche führen wollen und dieser Arbeitgeber nur zweite Wahl ist.

Vorstellungstermin verschieben: Muster & Beispiel

• Anfrage zur Verschiebung des Vorstellungsgesprächs
  Sehr geehrte Herr Muster,

  herzlichen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin!

  Leider habe ich am vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 9 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge). Daher müssen wir bitte einen anderen Termin finden. Als Alternative kann ich Ihnen vorschlagen:

  Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
  Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
  Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr

  Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen!

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Vorstellungsgespräch absagen

Vielleicht haben Sie inzwischen auch ein besseres Angebot auf dem Tisch liegen. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen. Unangenehm – kommt aber vor.

In dem Fall sollten Sie erst recht höflich und respektvoll bleiben. Aber auch nicht um den heißen Brei reden. Klare Kante und die Wahrheit kommen besser an. Einen Grund müssen Sie dennoch nicht angeben.

Als Faustregel können Sie sich merken: Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft richtig und rechtzeitig ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit guter Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Beispiele und Formulierungen

• „Sehr geehrte Frau Beispiel, vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.“
• „Sehr geehrter Herr Muster, vielen Dank für die Einladung und Möglichkeit zum persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich hiermit meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen. Daher muss ich auch das Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.“

Wie eine Einladung zum 2. Vorstellungsgespräch bestätigen?

In vielen großen Unternehmen ist es heute üblich, nicht nur ein sondern zwei oder drei Jobinterviews zu führen, um den perfekten Mitarbeiter zu finden. Bei einer Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch kennen Sie sich zwar schon – kurz darauf antworten sollten Sie dennoch.

Natürlich haben Sie auch beim Recall wieder alle drei Optionen: bestätigen, verschieben, absagen. Bleiben Sie auch hierbei unbedingt wieder höflich, respektvoll und professionell. Mögliche Musterformulierungen für Ihre Antwort können lauten:

• Terminzusage

  „Vielen Dank für Ihre Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch. Ich freu mich sehr, nach unserem angenehmen ersten Gespräch, noch mehr über die Details und Herausforderungen der Position zu sprechen und Sie von meiner Motivation und Eignung für die Stelle zu überzeugen. Gerne bestätige ich den genannten Termin am TT.MM.JJJJ.“

• Terminverschiebung

  „Vielen Dank für die Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch und die Chance, Sie noch mehr von meinen Fachkenntnissen zu überzeugen. Leider kann ich den Termin am TT.MM.JJJJ jedoch aus persönlichen Gründen nicht wahrnehmen. Ich würde mich freuen, wenn wir einen Alternativtermin finden könnten. Ich schlage dafür den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr vor. Passt das? Ansonsten freue ich mich über Ihre Alternativvorschläge.“

• Terminabsage

  „Vielen Dank für die Einladung zu einem weiteren Gespräch. Nach gründlicher Überlegung habe ich mich jedoch gegen die Stelle entschieden und möchte den Bewerbungsprozess nicht weiter fortsetzen. Ich bedanke mich herzlich für die Möglichkeit, Ihr Unternehmen kennenzulernen, und bitte die Umstände zu entschuldigen. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Besetzung der Position.“

Wie geht es nach der Einladung zum Vorstellungsgespräch weiter?

Die erste Hürde ist genommen. Vor Ihnen liegt nun das Vorstellungsgespräch bei einem Wunscharbeitgeber. Vielleicht sogar dem Traumarbeitgeber! Dass Ihre Bewerbung überzeugt hat, sollte Ihnen Auftrieb geben und das Selbstvertrauen stärken. Was folgt, ist eine gründliche Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Dazu zählen:

• Holen Sie weitere Hintergrundinformationen zum Unternehmen und der Branche ein.
• Bereiten Sie Ihre Selbstpräsentation (3-5 Minuten) vor.
• Untermauern der Eignung durch Beispiele und Erfolge
• Überlegen Sie sich gute Antworten auf häufige Fragen im Vorstellungsgespräch.
• Insbesondere zu Ihren Stärken und Schwächen.
• Formulieren Sie eine Antwort zu Ihrer Wechselmotivation
• Erklären Sie mögliche Lücken im Lebenslauf
• Formulieren Sie eigene Rückfragen, die Sie stellen wollen.
• Bereiten Sie sich auf das mögliche Interview-Format vor.
• Üben Sie ein Vorstellungsgespräch mit Freunden oder einem Coach.
• Finden Sie ein angemessenes Outfit, das Ihre Seriosität unterstreicht.
• Nehmen Sie Notizblock, Stift und Bewerbungskopien mit.
• Planen Sie Ihre Anreise und erscheinen Sie unbedingt pünktlich.

Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab?

Zu einer gründlichen Vorstellungsgespräch Vorbereitung gehört überdies, dass Sie sich mit dem genauen Ablauf in allen 7 Gesprächsphasen inklusive Vor- und Nachbereitung beschäftigen. Hier unsere Tipps dazu:

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