Terminbestätigung: Tipps und Formulierungen

Angesichts der zahlreichen Dinge, die privat oder beruflich bedacht werden müssen, wird schnell mal ein Termin vergessen. Eine Terminbestätigung kann dem vorbeugen. Hier zeigen wir, wie sie richtig formuliert wird und welche Bestandteile Inhalt einer Terminbestätigung sind. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten und zeigen anhand kostenlose Muster, wie es richtig geht…

Terminbestätigung: Tipps und Formulierungen

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Form der Terminbestätigung: Mündlich oder schriftlich?

Ob ein Termin schriftlich oder mündlich bestätigt wird, hängt von den Umständen ab. Ein privates Treffen mit einer Freundin können Sie selbstverständlich kurz mündlich versichern. Gleiches gilt für regelmäßig wiederkehrende Termine: Haben Sie jeden Dienstag um 10 Uhr einen Jour fixe, brauchen Sie vermutlich keinen gesonderten Hinweis für die Teilnahme. Anders kann es bei einem neuen Kollegen aussehen, der noch nicht mit den Gepflogenheiten vertraut ist. Meist wird eine schriftliche Terminbestätigung per E-Mail geschickt. Das geht nicht nur schneller, sondern spart auch Kosten.

Postalische Terminbestätigungen kommen überwiegend dann zum Einsatz, wenn dem Termin ein offizieller Anstrich verliehen werden soll. Das gilt beispielsweise für Anmeldungen bei Kongressen, wichtigen Kunden und Persönlichkeiten oder bei Bewerbungen. Die postalische Terminbestätigung eröffnet noch einmal zusätzliche Möglichkeiten im Gegensatz zur schriftlichen via Mail. Durch die Wahl eines hochwertigen Briefpapiers (Papierqualität, Logo, Wasserzeichen) können Sie die Wertigkeit des Anlasses steigern als auch die Bedeutung der eingeladenen Person signalisieren.

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Sinn und Zweck einer Terminbestätigung

Ganz gleich, ob Sie privat Freunden eine Nachricht zukommen lassen, ein Arzt seine Patienten informiert oder ein Personaler für ein Vorstellungsgespräch eine Terminbestätigung formuliert: Immer geht es darum, einen ins Auge gefassten Termin zu bestätigen und die Erfolgsaussichten zu erhöhen.

Eine Terminbestätigung erfüllt folgende Funktionen

  • Erinnerung
    Oft ist bereits mündlich ein bestimmter Termin festgehalten worden. Eine schriftliche Terminbestätigung listet das Besprochene auf und dient so als Gedächtnisstütze. Sie unterstreicht die Ernsthaftigkeit des Termins und sorgt dafür, dass der Adressat sich der Verbindlichkeit bewusst ist. Erkennbar ist das beispielsweise an Formulierungen wie: „Wir bitten um Terminbestätigung.“
  • Employer Branding
    Sie arbeiten mit einer Terminbestätigung am Image des Unternehmens. Sie präsentieren sich als zuverlässiges, zuvorkommendes und planvoll denkendes Unternehmen. Schließlich signalisieren Sie, dass alles wie vorgesehen stattfindet. Höflichkeit und Professionalität sind wesentliche Faktoren und wirken sich positiv auf die Kundenbindung aus.
  • Information
    Eine Terminbestätigung kann zusätzliche Informationen enthalten, die im Gespräch vorab noch nicht übermittelt wurden. Die Terminbestätigung beim Arzt kann beispielsweise darauf hinweisen, dass der Patient nüchtern zu erscheinen habe. Eine Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch kann zum Beispiel Hinweise zum öffentlichen Nahverkehr und einen Lageplan enthalten.
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Verfassen einer Terminbestätigung

Üblicherweise wird eine Terminbestätigung kurz nach Zustandekommens eines Termins verfasst. Meist ist dem ein Telefonat beziehungsweise Gespräch oder eine Anmeldung vorausgegangen. Die schriftliche Bestätigung des Termins verleiht die Gewissheit, dass die beiden Gesprächspartner identische Informationen ausgetauscht haben. Das reduziert Missverständnisse.

Ton der Terminbestätigung

Ob Sie Ihre Terminbestätigung persönlich oder eher förmlich verfassen, hängt vom Adressaten und der Unternehmenskultur ab. In jungen Unternehmen ist das Duzen verbreitet, das Schreiben hat also einen persönlichen, freundlichen Ton. Werden hochrangige Persönlichkeiten eingeladen, wird ein eher formaler, neutraler Ton gewählt werden. Eine Terminbestätigung unter guten Bekannten oder Freunden darf ruhig eine persönliche und herzliche Note enthalten. Im Vorfeld sollte also gut überlegt werden, was mit dem Schreiben ausgedrückt werden soll, um niemanden zu brüskieren.

Inhalt der Terminbestätigung

Üblicherweise werden keine Romane verfasst. Aber eine Terminbestätigung sollte die wichtigsten W-Fragen beantworten, also:

  • Was findet statt?
    Kongress, Arzttermin, Vorstellungsgespräch…
  • Worum geht es?
    Thema, Untersuchung…
  • Wer nimmt daran teil?
    Speaker, Personaler, Vorstand…
  • Wo findet der Termin statt?
    Ort, Lage, Raum…
  • Wann geht es los?
    Datum, Uhrzeit, Dauer…
  • Wie sieht der Rahmen aus?
    Buffet, Utensilien werden gestellt…

Aufbau der Terminbestätigung

Was Abstände anbelangt, sind Mails für gewöhnlich nicht ganz so streng normiert wie etwa Geschäftsbriefe. Trotzdem sollte auch Ihre Terminbestätigung einem klar gegliederten Aufbau folgen. Die Gliederung ist ganz ähnlich wie in einem gewöhnlichen Brief oder Anschreiben und setzt sich folgendermaßen zusammen:

Idealerweise wählen Sie bereits für den Betreff eine aussagekräftige Formulierung – Terminbestätigung allein sagt noch nicht aus, worum es geht oder wofür ein Termin bestätigt wird. Nennen Sie hingegen bereits Thema und Datum, sieht der Adressat bereits im Postfach, worum es geht. Ähnlich wie bei der Anrede können Sie durch die Wahl der geeigneten Grußformel am Ende Ihrer Terminbestätigung eine persönliche Note geben. Es macht eben einen Unterschied, ob Sie einfach nur „mit freundlichen Grüßen“ schreiben oder „sonnige Grüße aus dem – momentan leider bewölkten – Regensburg“.

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Kostenlose Vorlagen für eine Terminbestätigung

Die Kunst einer gelungenen Terminbestätigung liegt nun darin, wie Sie das Ganze inhaltlich füllen. Selbst kurze, knappe Mitteilungen können unnötig angestaubt klingen. Sie wollen aber, dass sich der Adressat persönlich angesprochen und wertgeschätzt fühlt. Nachfolgend liefern wir Ihnen einige Beispiele, Muster und Vorlagen.

Terminbestätigung per E-Mail

Webinar am 20. Juli

Hallo Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihre Registrierung zu unserem Webinar „Malen nach Zahlen“. Das wird ganz groß! Schon 300 Anmeldungen sind eingegangen und am Freitag werden wir dann gemeinsam dem großen Künstler Paul Pinsel über die Schulter gucken.

Am Ende ist etwa eine halbe Stunde Zeit für persönliche Fragen eingeplant. Das Ganze wird voraussichtlich anderthalb Stunden dauern. Sie brauchen für dieses Webinar nur Zeit, Lust auf etwas Neues und gegebenenfalls ein eigenes Werk, an dem Sie gerade arbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme am 20. Juli um 10 Uhr. Um zum Webinar zu gelangen, klicken Sie den unten aufgeführten Link.

Mit herzlichen Grüßen
(Name des Verfassers)
SIGNATUR

Terminbestätigung per Brief


Vor- und Nachname des Absenders
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Wohnort
Telefonnummer
E-Mailadresse (und gegebenenfalls Website)

Vor- und Nachname des Empfängers
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Wohnort
Datum

Bestätigung Ihres Vorstellungsgesprächs am [TT.MM.JJJJ]

Lieber Herr Feldmann,

wie bereits telefonisch besprochen, möchten wir Sie gerne persönlich kennenlernen und uns ein Bild von Ihnen machen. Das Vorstellungsgespräch findet am [Datum] um 10 Uhr in unseren Räumlichkeiten in der Phantasiestraße 1 in 12345 Phantasiestadt statt.

Sie finden uns mit dem Bus der Linie 50X und steigen an der gleichnamigen Haltestelle „Phantasiestraße“ aus. Etwa 20 Meter weiter auf derselben Seite befindet sich unser Haupteingang mit dem Empfang. Dort werde ich Sie persönlich abholen und zum Besprechungsraum begleiten.

Herr Müller, unser Geschäftsführer, Frau Mustermann, die Gleichstellungsbeauftragte und ich werden Ihre Gesprächspartner sein.

Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, geben Sie uns eine kurze Mitteilung, wir finden dann einen anderen.

Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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20. Oktober 2020 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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