Terminbestätigung: So sagen Sie Termine zu + Vorlage

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Eine Terminbestätigung ist die schriftliche (selten mündliche) Bekräftigung, dass ein vorgeschlagener oder bereits lose vereinbarter Termin wirklich stattfindet.
• Zweck: Die Bestätigung schafft Klarheit und Verbindlichkeit. Beide Seiten wissen, dass das Treffen stattfindet, nehmen sich die Zeit und bereiten sich vor.
• Struktur: Professionelle Terminbestätigungen umfassen eine Anrede, eine kurze Einleitung, die konkrete Bestätigung mit Datum, Ort und Uhrzeit, (optional) zusätzliche Informationen sowie eine freundliche Verabschiedung.
• Zeitpunkt: Schicken Sie die Bestätigung für einen Termin möglichst zeitnah nach der ursprünglichen Vereinbarung. Warten Sie nicht erst mehrere Tage oder gar Wochen.
• Fehler: Achten Sie unbedingt auf korrekte Angaben der Termindaten. Fassen Sie sich kurz, bleiben Sie aber unbedingt höflich und professionell.
• Selbstständige: Für Selbstständige ist die Terminbestätigung ein schriftlicher Beleg bei späteren Unklarheiten oder auch ein Nachweis für Honorarabrechnungen.

Wichtiger Pluspunkt für Unternehmer: Durch schriftliche Bestätigungen reduzieren Sie Terminausfälle (sog. „No-Show-Rate“) um mehr als 30 %. Mit der Zusage steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass Termine wirklich stattfinden – und Sie sich nicht unnötig einen Zeitraum freihalten.

Was ist eine Terminbestätigung genau?

Die Terminbestätigung ist eine (schriftliche) Zusage, dass ein ausgemachter Termin zum vereinbarten Zeitpunkt stattfindet. Sie bestätigen damit noch einmal, dass Sie den Termin in jedem Fall wahrnehmen – und erinnern auch den Empfänger daran. Typisch sind Bestätigungen für Termine im Job: bei Vorstellungsgesprächen, wichtigen Besprechungen oder Treffen. Aber auch Ärzte und teilweise Restaurants verschicken Terminbestätigungen.

Termin bestätigen: mündlich oder schriftlich?

Als Faustregel gilt: Für informelle und regelmäßige Treffen reicht eine mündliche Bestätigung. Einen Termin, der jede Woche zur selben Zeit stattfindet – etwa ein Jour fixe –, müssen Sie meist nicht gesondert bestätigen. Formelle und unregelmäßige Termine werden wiederum mit einer schriftlichen Terminbestätigung per E-Mail zugesagt. Eine postalische Bestätigung erfolgt nur bei offizielleren Anlässen – zum Beispiel Kongressen oder lang geplanten Veranstaltungen mit wichtigen Kunden. Hierbei gilt: Achten Sie auf ein hochwertiges Schreiben (Papierqualität, Logo, handschriftliche Unterschrift). Das unterstreicht die Bedeutung des Anlasses.

Inhalt einer Terminbestätigung

Für die Terminbestätigung reicht eine kurze Nachricht, das Schreiben muss aber den wichtigsten Inhalt umfassen. Beantworten Sie deshalb die wichtigsten W-Fragen:

1. Was findet statt?
   Kundentreffen, Kongress, Arzttermin, Vorstellungsgespräch…
2. Worum geht es?
   Thema, Untersuchung, Agenda…
3. Wer nimmt daran teil?
   Gesprächspartner, Personaler, Vorstand…
4. Wo findet der Termin statt?
   Ort, Lage, Raum…
5. Wann geht es los?
   Datum, Uhrzeit, Dauer…
6. Wie sieht der Rahmen aus?
   Ablauf, Rahmenbedingungen, Verpflegung, benötigte Materialien…

Wie ist der Aufbau?

Für einen professionellen Eindruck und leichte Verständlichkeit folgt die Terminbestätigung einem klaren Aufbau. Orientieren Sie sich beim Formulieren an dieser Gliederung:

• Betreffzeile

  Die Betreffzeile ist kurz und aussagekräftig. Fügen Sie idealerweise hinzu, worum es beim Termin geht (Thema und Datum). Beispiel: „Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ“

• Anrede

  Kennen Sie den Ansprechpartner, sollte dieser namentlich genannt werden (Sehr geehrte/r Herr/Frau…). Sonst beginnen Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren…„

• Einleitungssatz

  Die Einleitung verweist auf den bereits ausgemachten Termin – also ein vorangegangenes Gespräch oder vorherigen Schriftverkehr.

• Hauptteil (Bestätigung des Termins)

  Bestätigen Sie kurz und unmissverständlich den ausgemachten Zeitpunkt für den Termin.

• Zusätzliche Informationen (optional)

  Wollen Sie dem Empfänger weitere Informationen mitteilen, folgen diese nach der Bestätigung.

• Schluss

  Bringen Sie am Schluss Ihre Freude über den bevorstehenden Termin zum Ausdruck. Das sorgt für positive Stimmung.

• Grußformel

  Neutral enden Sie mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Persönlicher wird es zum Beispiel mit Formulierungen wie „Sonnige Grüße aus…“

Muster: Kostenlose Vorlagen zur Terminbestätigung

Unsere Muster zeigen, wie eine Terminbestätigung in der Praxis aussehen kann. Die Vorlagen dienen der Inspiration und zum besseren Verständnis. Passen Sie diese unbedingt den individuellen Umständen an, bevor Sie die Schreiben verschicken:

Muster: Terminbestätigung Vorstellungsgespräch

Muster: Terminbestätigung Geschäftstermin

Muster: Terminbestätigung per E-Mail

Muster: Terminbestätigung beim Arzt

Vermeiden Sie diese Fehler

Die Terminbestätigung ist kurz und der Inhalt eigentlich klar – trotzdem müssen Sie diese typischen Fehler vermeiden:

• Späte Bestätigung

  Bestätigen Sie einen Termin am besten innerhalb von 24 Stunden. Kommt die Nachricht erst nach 2 Wochen, hat der Kunde den Termin vielleicht schon anders belegt.

• Falsche Angaben

  Prüfen Sie genau, dass Datum, Wochentag, Uhrzeit und Ort stimmen. Bestätigen Sie nicht einen Freitag, wenn der Termin an einem Mittwoch ist. Das sorgt für Verwirrung und Probleme.

• Keine Kontaktmöglichkeit

  Bei Fragen oder kurzfristigen Absagen muss Ihr Gegenüber Sie erreichen. Fügen Sie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse bei.

• Fehlende Genauigkeit

  Schreiben Sie nicht nur „Alles klar, bis dann“. Bestätigen Sie genau den Termin mit allen wichtigen Eckdaten.

Gute Gründe für eine Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung ist nicht nur eine lästige Pflicht. Sie ist Ausdruck professioneller Kommunikation und sorgt dafür, dass Verabredungen wie geplant stattfinden. Das kurze Schreiben erfüllt sogar noch weitere Funktionen:

• Erinnerung

  Der Termin wurde bereits vor einiger Zeit ausgemacht, die Bestätigung erinnert an den Zeitpunkt und dient als Gedächtnisstütze. Sie zeigen, dass Sie die Absprache nicht vergessen haben, und unterstreichen die Ernsthaftigkeit und Verbindlichkeit des Termins.

• Employer Branding

  Unternehmen präsentieren sich durch die Nachricht als zuverlässige, zuvorkommende Organisationen. Sie zeigen: Höflichkeit und Professionalität sind wesentliche Faktoren. Das verbessert die Kundenbindung und das Employer Branding – z.B. gegenüber Bewerbern.

• Information

  Eine Terminbestätigung kann zusätzliche Informationen enthalten, die im Gespräch vorab noch nicht übermittelt wurden. Beispiel: Die Bestätigung vom Arzt beinhaltet den Hinweis, dass der Patient nüchtern erscheinen muss, oder die Bestätigung zum Vorstellungsgespräch enthält Informationen zur Anreise und einen Lageplan.

• Stimmung

  In der Nachricht zeigen Sie: „Ich freue mich auf den Termin und ein positives Gespräch.“ Sie schaffen bereits die Rahmenbedingungen für eine angenehme Atmosphäre und gute Stimmung beim persönlichen Aufeinandertreffen.

Erinnern Sie noch einmal an den Termin

Manche Termine werden für mehrere Wochen oder gar Monate in der Zukunft vereinbart. Haben Sie zeitnah eine Terminbestätigung geschickt, ist diese also bereits einige Zeit her. Deshalb unser Karrierebibel-Tipp zum Abschluss: Schicken Sie 48 Stunden vor dem eigentlichen Treffen noch einmal eine Terminerinnerung. Hier reichen wenige Zeilen: „Hallo Herr [Name], endlich ist es so weit: Am TT.MM. findet unser Kick-off-Meeting wie geplant um 13 Uhr im Start-up-Haus statt. Falls Sie vorab noch Fragen haben oder sich Ihre Pläne kurzfristig ändern, sagen Sie mir kurz Bescheid. Ich freue mich auf das Kennenlernen“.

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