E-Mail-Anrede: Tipps für mehrere Personen

Eine förmlich korrekte E-Mail beginnt immer mit einer Anrede. Alles andere wäre unhöflich. Allerdings bieten E-Mails mehrere Formen der Anrede. Mehr als Briefe. Denn eine Mail können Sie nicht nur an eine Person schicken wie den gedruckten Brief. E-Mails lassen sich per CC (oder BCC) über den großen Verteiler an mehrere Personen verschicken. Das beeinflusst auch die E-Mail-Anrede (oder „Gruppen-Anrede). Wir zeigen Ihnen alle wichtigen Knigge-Regeln, die Sie bei der E-Mail-Anrede beachten müssen und geben Tipps für die perfekte Form. Bonus: Was die Anrede über die Beziehung zwischen Absender und Empfänger verrät…

E-Mail-Anrede: Tipps für mehrere Personen

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Was muss ich bei der E-Mail-Anrede beachten?

Grundsätzlich haben Sie bei Brief und E-Mail mehrere Optionen, wie Sie die Anrede formulieren:

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Sehr geehrte Frau _____, / Sehr geehrter Herr _____,
  • Liebe Frau _____, / Lieber Herr _____,
  • Guten Tag, Frau _____, / Guten Tag, Herr _____,
  • Hallo, Frau _____, / Hallo, Herr _____,
  • Hi, Frau _____, / Hi, Herr _____,

Nach dem Betreff ist die E-Mail-Anrede das Erste, was Empfänger lesen. Sie prägt den ersten Eindruck enorm und sagt viel über die Beziehung zwischen Absender und Empfänger aus. Eine unpassende Anrede kann respektlos und unhöflich wirken, ja sogar verärgern. Eine professionelle Ansprache wiederum kann Sympathien wecken und dem Empfänger für den Inhalt öffnen.

Anrede bei Brief und E-Mail: 3 Grundregeln

Generell sind bei der E-Mail-Anrede drei Grundregeln zu beachten:

  • Die förmlich korrekte Anrede endet IMMER mit einem Komma.
  • Nach der Anrede folgt (nach DIN 5008) grundsätzlich eine Leerzeile.
  • Das erste Wort des Einleitungssatzes wird – wegen des Kommas – klein geschrieben (sofern es sich dabei nicht um ein Substantiv handelt).

E-Mail-Anrede an mehrere Personen

Wenn Sie mehrere Personen anschreiben, können Sie – theoretisch – alle Namen direkt nebeneinander schreiben, also zum Beispiel so:

„Lieber Herr Meier, lieber Herr Müller,“

Allerdings wird diese Form unübersichtlich, sobald Sie mehr als zwei Personen anreden oder aber die Namen besonders lang sind. Erlaubt ist daher auch die Schreibweise untereinander. Diese bietet den Vorteil, dass sie deutlich übersichtlicher ist – vor allem, wenn eine Person einen Doppelnamen trägt. Beispiel:

„Liebe Frau Schniegelsiepen-Huttenstedt,
lieber Herr Müller,“

Genderneutrale E-Mail-Anrede

Wer eine möglichst genderneutrale Anrede nutzen möchte, kann in E-Mails zum Beispiel auch formulieren:

Sehr geehrte Lesende und Zuhörende,

Die Formulierung hat den Charme, dass sie zugleich auch Taube und Blinde einschließt. Alternativ geht auch „Sehr geehrte Gesprächspartner,“. Der eigentlich neutrale Plural wird aber von manchen immer noch als „zu männliche Form“ gewertet.

E-Mail-Anrede unter Kollegen

Nicht besonders kompliziert, dafür allgemein gehalten sind die folgenden Anrede-Beispiele für Kollegen. Wer tagtäglich miteinander arbeitet, sich womöglich duzt, hat natürlich ein anderes Vertrauensverhältnis zueinander als Menschen, die sich kaum sehen und keine direkten Kollegen sind. Die Anrede mit „Liebe“ oder „Lieber“ kann daher im Job völlig in Ordnung sein. Beispiele:

„Hallo zusammen, / Hallo allerseits,“

Diese Anrede eignet sich, wenn der Absender mit den Personen gut vertraut ist – etwa im Freundeskreis oder im Team, wenn alle Angesprochenen untereinander per Du sind.

„Hallo Kollegen, / Guten Morgen liebes Team!“

Wird die Mail unternehmensintern verschickt, eignet sich die obige Variante der E-Mail-Anrede für Empfänger auf derselben Hierarchieebene.

„Liebe Kolleginnen,
liebe Kollegen,“

Mit der Geschlechterunterscheidung bekommt die Anrede eine persönlichere Note. Zwar werden die Adressaten nicht einzeln genannt, allerdings klingt diese E-Mail-Anrede direkter, weil Ihnen offenbar wichtig ist, alle im Team anzusprechen – Frauen wie Männer. Je nach Thema und Mail-Inhalt kann das sinnvoll sein.

E-Mail-Anrede bei Geschäftspartnern

Gegenüber Geschäftspartnern sollte die Anrede förmlicher gewählt werden. Bei persönlich unbekannten Ansprechpartnern macht man mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ nichts verkehrt. Allerdings handelt es sich bei der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ um eine Notlösung. Sie empfiehlt sich nur, wenn der Adressat nicht ermittelt werden konnte oder Sie mehr als zwei Personen ansprechen wollen. Die folgenden Beispiele zeigen die Unterschiede, wenn die Namen der Adressaten bekannt sind:

Sehr geehrte Frau Vollmers,
sehr geehrter Herr Meier,

In diesem Fall handelt es sich um zwei Geschäftsleute auf derselben Hierarchieebene. Die Frau wird daher zuerst adressiert. Wäre Herr Meier allerdings Frau Vollmers‘ Vorgesetzter, würde er zuerst genannt.

Sehr geehrter Herr Fietzke,
sehr geehrter Herr Meier,
sehr geehrter Herr Vollmers,

Alphabetisch wird sortiert, wenn es sich bei bei den Geschäftspartnern um Personen handelt, die hierarchisch in derselben Position sind. Sollte Herr Vollmers allerdings in der Unternehmenshierarchie über Herrn Fietzke und Herrn Meier stehen, müsste erst Herr Vollmers genannt werden.

Liebe Frau Müller,
lieber Herr Meier,

Bei einem langjährigen Geschäftskontakt kann ein freundschaftlicher Ton gewählt werden. Eine Formulierung mit „Liebe/lieber“ ist deutlich persönlicher und kann gewählt werden, um das gute Vertrauensverhältnis zu unterstreichen.

Förmliche Anrede: Was tun bei offiziellen Titeln?

Trägt der Empfänger einen akademischen Titel im Namen, müssen Sie diesen in der Anrede erwähnen. Er ist Namensbestandteil. Ihn wegzulassen, käme einer Missachtung und Herabwürdigung gleich. Von den akademischen Titeln werden in der Anrede aber nur genannt:

  • Professor (immer ausgeschrieben, nie mit „Prof.“ abgekürzt)
  • Doktor (er darf mit „Dr.“ abgekürzt werden)

Niedrigere Grade wie etwa das Diplom, der Master oder Bachelor entfallen in der Anrede. Beispiel:

„Sehr geehrter Herr Professor Muster,“
„Sehr geehrte Frau Professorin Beispiel,“
„Sehr geehrter Herr Dr. Muster,“
„Sehr geehrte Frau Dr. Beispiel,“

Trägt Ihr Empfänger indes mehr als einen Titel, so nennen Sie hiervon nur den höchsten Grad und Titel in der Anrede. Das gilt laut Knigge auch bei mehreren Doktortiteln.

Ausnahme: Bei der Anschrift auf dem Briefumschlag oder in der Briefadresse werden alle Titel aufgezählt.

Was gilt bei Adelstiteln?

Bei Adelstiteln fallen bei der Anrede „Herr“ / „Frau“ und „von“ weg. Freiherren und -frauen wiederum werden zu „Herr“ / „Frau“. Beispiel:

„Sehr geehrter Graf Musterstein,“
„Sehr geehrte Baronin Muster-Beispiel,“

In Kombination mit einem akademischen Grad lautet die Anrede korrekt:

„Sehr geehrter Professor Graf Musterstein,“

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Was sagt die Anrede über die Beziehung aus?

Egal, ob privat oder im Berufsleben: Jeder sollte sich genau überlegen, wen man wie anschreibt. Die korrekte E-Mail-Anrede enthält – trotz ihrer Kürze – viele Informationen über denjenigen, der sie ausgewählt hat. Oder anders formuliert: Was Peter über Paul sagt (oder wie er ihn anredet), sagt mehr über Peter als über Paul. Diese Informationen lassen sich der E-Mail-Anrede entnehmen:

  • Intention
    Locker und salopp oder förmlich distanziert? Wird die schriftliche Anrede hochoffiziell formuliert, ist klar, dass es der Absender sachlich-ernst meint. Rechnungen, Mahnungen oder Behördenbriefe werden nie mit einem „Hi“ oder ähnlichem beginnen.
  • Beziehungsgrad
    Wie formuliert wird, offenbart zugleich die Vertrautheit. Bekannten gegenüber kann die E-Mail-Anrede problemlos mit „Hi“ oder „Hallo“ beginnen. „Bekannt“ heißt aber nicht, dass Sie die Person kennen, sondern vielmehr mit ihr freundschaftlich verkehren und verbunden sind.
  • Kinderstube
    Diesen Unterschied zu kennen, verrät überdies die (gute) Kinderstube. Wer weiß, wie er oder sie sein Gegenüber anredet, zeigt damit indirekt seine (guten) Manieren.
  • Hierarchie
    Bei hierarchisch höher stehenden Personen sowie gegenüber bestimmten Berufsständen, die gesellschaftlich immer mit hohem Ansehen verbunden sind, wird nach wie vor der entsprechende Titel genannt. Beispielsweise „Exzellenz“ oder „Hochwürden“ für kirchliche Würdenträger, „Frau Ministerin“ oder „Herr Bürgermeister“ für hochrangige Politiker.
  • Region
    Einfluss auf die Wahl der E-Mail-Anrede nimmt auch die jeweilige Region. So ist im süddeutschen Raum und in Österreich beispielsweise „Grüß Gott“ oder „Servus“ weit verbreitet, ohne dass damit eine religiöse Intention verbunden wäre.
  • Anzahl
    Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie in Ihrer E-Mail-Anrede lediglich eine oder mehrere Personen adressieren: Müssen alle namentlich erwähnt werden? Wer wird in welcher Reihenfolge genannt? An wieviele Personen adressiere ich überhaupt eine Mail? Dazu gleich mehr.

Empfänger in CC oder BCC?

Bitte beachten Sie beim Mail-Versand in CC oder BCC:

  • Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen schicken und deren Mail-Adressen ins Adressfeld oder ins CC-Feld (Carbon Copy) setzen, sind die Empfängeradressen für alle anderen sichtbar. Bei externen Mails, kann das unter Umständen den Datenschutz verletzen. Nicht jeder möchte für die anderen als Empfänger sichtbar sein oder will, dass seine persönliche Mail-Adresse so bekannt wird.
  • Für mehr Vertraulichkeit sorgt in dem Fall alle Empfänger (oder alle bis auf den Hauptadressaten) in das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) einzutragen. Alle dort eingetragenen Mail-Adressen bleiben für die anderen unsichtbar. In dem Fall ergibt eine namentliche Anrede aber wenig Sinn. Sonst wäre doch wieder klar, wer die Mail noch bekommen hat. Bleibt also nur „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder den einen – sichtbaren – Empfänger anzureden.

Diese Formen der Anrede sind nicht empfehlenswert

Einige E-Mail-Anreden sollten Sie vermeiden. Dazu zählen zum Beispiel: „Werter Herr Maier“ oder „Verehrte Frau Müller“. Beide Formulierungen muten nicht nur gestelzt an. Sie gelten auch als veraltet und sollten vermieden werden. Ebenso ist die Kurzfassung ohne Adjektiv („Frau … / Herr…“) nicht zu empfehlen. Sie wirkt wenig wertschätzend und ist meist auch so gemeint. Das gilt im Übrigen genauso für die deutlich vertrautere Form der Anrede mit Vornamen: Wer duzt und statt „Liebe Anna,“ nur „Anna,“ schreibt, drückt damit schon atmosphärische Störungen auf der Beziehungsebene aus.

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E-Mail-Anrede auf Englisch

Eine große Gemeinsamkeit weißt die E-Mai-Anrede auf Englisch mit der deutschen auf: In beiden Fällen hängt die Wahl der E-Mail-Anrede davon ab, in welcher Beziehung Sie zum Adressaten stehen. Auch werden Mails im privaten wie im geschäftlichen Umfeld generell informeller gehandhabt als Briefe. Bevor wir uns den eigentlichen E-Mail-Anreden widmen, eine Vorbemerkung: Im Deutschen wird nach der Anrede ein Komma gesetzt und klein weitergeschrieben. Im Englischen ist das Satzzeichen abhängig davon, ob Sie an einen Gesprächspartner in Großbritannien oder in die USA schreiben:

  • Großbritannien: Das Komma ist optional. Setzen Sie jedoch eins, sollten Sie nach der Grußformel am Schluss ebenfalls eins setzen. Außerdem wird im Haupttext groß weitergeschrieben.
  • USA: Ein Satzzeichen ist Pflicht – allerdings haben Sie die Wahl zwischen Komma oder Doppelpunkt. Auch hier wird im Haupttext groß weitergeschrieben.

Welche Anreden gibt es?

  • Dear Mr / Dear Ms
    Hier handelt es sich um die Standardformulierung für englische Briefe oder E-Mails. Sie entspricht unserem „Lieber Herr, liebe Frau…“ und gilt als formell-höfliche E-Mail-Anrede. Wichtig: Im Gegensatz zu früher wird kein Wert mehr auf die Unterscheidung zwischen verheirateten oder unverheirateten Frauen gelegt. So wie im Deutschen „Fräulein“ als Anrede unüblich ist, wird im Englischen auf „Miss“ verzichtet. Die Abkürzung „Ms“ wird mit stimmhaften S wie in „Sand“ gesprochen.
  • Dear Gary / Dear Andrea
    Sie können in der E-Mail-Anrede auf Englisch auch „Dear“ nur mit dem Vornamen einer Person kombinieren. Allerdings handelt es sich hierbei um eine persönliche Anrede, die nur bei Personen gewählt werden sollte, mit denen Sie gut bekannt sind. Für Kollegen oder Geschäftspartner ist diese E-Mail-Anrede ebenfalls möglich, wenn es bereits ein persönliches Kennenlernen gab.
  • Dear Sir or Madam
    Bei dieser E-Mail-Anrede hingegen handelt es sich um eine Notlösung: Es ist das Pendant des deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“ auf Englisch. Und wie im Deutschen sind immer Anreden vorzuziehen, die persönlich sind. Aber es kann Fälle geben, in denen sich der Name partout nicht ermitteln lässt. Eine gesteigerte und noch deutlich formellere Variante ist die Formulierung „To whom it may concern“, zu Deutsch etwa: „Wen es betrifft.“ Wollen Sie eine informelle Mail an mehrere Leute verfassen, schreiben Sie in Großbritannien „Dear people“ oder „Dear all“. In den USA „Hi there,…“ oder „Hi all,…“
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Was das Intro über den Absender verrät

Natürlich dürfen Sie die folgenden Beispiele nicht allzu ernst nehmen – so sind sie auch nicht gemeint. Aber in jedem zugespitzten Spaß steckt ein Funken Wahrheit. Deshalb, daher und darum: Heute etwas E-Mail-Etiketten-Voodoo…

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    Heißt übersetzt: „Ich hab keine Ahnung, wen diese E-Mail erreicht. Und es ist mir völlig schnuppe, du Flitzpiepe!“ Formal ist die Anrede natürlich okay, aber was folgt, könnte eine Kündigung sein. Oder Spam. Oder Post von einem Bewerber, die seine Hausaufgaben vergessen hat.
  • Mein Freund.
    Einer Ihrer Erbonkel dritten Grades in Nigeria ist verstorben. Er hat Ihnen Vierhunderttrölfzig Mirdonen Euro hinterlassen, aber leider Ihre Kontonummer vergessen. Immerhin: Sein freundlicher Nachlassverwalter wird sich um alles kümmern – vorausgesetzt, Sie bezahlen ihm vorab eine kleine Bearbeitungsgebühr, denn komisch: Daran hat der reiche Onkel nicht gedacht. War vermutlich schon sehr alt…
  • Hey!
    „Hey“ heißt: Ich hab keinen Bock, lange drumrum zu reden, aber ich will was von dir! Netter Versuch.
  • Hallo!
    Ein simples „Hallo“ kann bedeuten, dass dem Absender gerade nichts Besseres eingefallen ist. Oder dass er sich noch viel mehr Gedanken darüber macht, was er anschließend in die E-Mail packt. Kann was Gutes sein, kann aber auch nicht. Besser Sie stellen sich schon mal eine Flasche Whiskey neben den Laptop.
  • Hi
    Verrät: Der Absender glaubt, er sei wichtig und könne sich den Ton leisten.
  • Hi!!!
    Bedeutet: Sie sollten die E-Mail löschen, ohne sie zu lesen.
  • Lieber…
    Gefährlich. Falls Sie sich gut kennen: Glück gehabt, alles bestens. So beginnen freundliche Mails. Falls es sich um einen verhassten Kollegen oder gar die dritte Mail vom Chef handelt: Anschnallen! Mit derart geheuchelter Freundlichkeit beginnen verbale Beerdigungen.
  • Harald!
    Bedeutet nichts Gutes. Nie. Jetzt gibt’s gleich den Wischmop ins Gebiss…
  • …, Harald.
    Offenbart: Sie haben beim letzten Einkauf in irgendeinem Online-Shop vergessen, den Haken für die Newsletter-Bestellung rauszunehmen, und jetzt bekommen Sie das, was Sie verdienen: personalisierten Werbemüll. Selber schuld.
  • Werter Herr…
    Du mich auch!
  • Hallo zusammen,
    Obacht! Hier versucht jemand Verantwortung zu delegieren. Besonders verräterisch: Die eingebaute Empfangsbestätigung. Hinterher heißt es dann: „Wieso? Die Mail haben doch alle gelesen.“
  • Moin Moin
    Saloppe Begrüßung unter Freunden – im Süddeutschen auch „Servus“. Geht eigentlich. In den meisten Fällen aber stammt die Anrede von einem Möchtegern-Nordlicht mit Pseudo-Understatement.
  • Was geht?
    Als Sie das letzte gemeinsame Bier mit diesem Kumpel getrunken haben, war Madonna noch eine Art Jungfrau und ein Ex-Cowboy Präsident der Vereinigten Staaten. Leider wird Ihr Buddy es dieses Mal nicht zu Ihrer Familien-Geburtstagsfeier schaffen. Aber vielleicht können Sie ihm aus alter Freundschaft gerade etwas Geld leihen?
  • Guten Tag.
    Der ist bestimmt nicht gut gelaufen, der Tag. Erboste Kunden beginnen so Ihre E-Mail. Ebenso völlig Fremde, die keine Ahnung haben und sich informieren wollen. Oder Trolle, die gerade Munition sammeln. Genau lesen! Jedes weitere Wort könnte ironisch sein.
  • Mein Liebster… (Alternativ: Liebste…)
    Sie werden gleich darüber informiert, dass Sie a) Vater geworden sind; b) endlich heiraten sollen; c) sich beim letzten Sex womöglich angesteckt haben. Oder sie werden abserviert. Aber mit höflicher Anrede.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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