E-Mail-Anrede: Tipps für mehrere Personen

Man kann E-Mails so oder so beginnen: direkt zum Punkt, ohne viele Umschweife. Oder mit einer (freundlichen) E-Mail-Andrede.

Zumindest beim Erstkontakt ist diese Pflicht. Alles andere wäre unhöflich, respektlos, formlos. Allerdings bieten E-Mails gleich mehrere Formen der Anrede. Mehr als Briefe. Denn eine Mail können Sie nicht nur an eine Person schicken wie den gedruckten Brief. E-Mails lassen sich auch per CC (oder BCC) über den großen Verteile an mehrere Personen verschicken. Das beeinflusst dann auch die E-Mail-Anrede oder – in dem Fall: Gruppen-Anrede.

Wir zeigen Ihnen hier, welche Anrede-Form sich für welche Art von E-Mail eignet. Wie Sie durch die richtige Anrede Höflichkeit und Wertschätzung ausdrücken – und was die Anrede über die Beziehung zwischen Sender und Empfänger verrät…

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E-Mail-Anrede: Tipps für mehrere Personen

E-Mail eröffnet viele Möglichkeiten

Dem Entree haftet mitunter eine schier unerträgliche Bedeutungsschwere an. Wie du kommst gegangen, so du wirst empfangen, lautet ein schon angejahrtes Bonmot. Etwas eleganter, dafür finaler klingt: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

In der Regel beziehen sich beide Zitate auf persönliche Begegnungen – auf einen Kongress zum Beispiel, auf ein Meeting oder das Bewerbungsgespräch.

Die Wirkungsweise des Intros lässt sich aber ebenso gut auf den Schriftverkehr übertragen – vor allem auf dessen heute alltäglichste Form: die E-Mail.

Die E-Mail als schnelles Kommunikationsmedium verleitet nicht nur zu Rechtschreibfehlern, sondern ebenso zu einer salopperen Anrede, als es angemessen wäre.

Einige Hochschulen geben mittlerweile schon Leitfäden heraus, wie Dozenten korrekterweise von ihren Studenten angesprochen werden sollten.

Gleichzeitig führen die verschiedenen Möglichkeiten der Vervielfältigung zu Fragen wie:

  • Wie formuliert man eine E-Mail-Anrede an unbekannte Personen – beispielsweise bei einem Unternehmen, dessen E-Mail mit [email protected] beginnt?
  • Wie schreibt man eine E-Mail-Anrede an mehrere Personen?
  • Sagt man noch „Liebe Frau Soundso“ oder „Lieber Herr Soundso“?
  • Welche Anreden und Alternativen gibt es überhaupt?
  • Ist die Anrede „per Du“ im Geschäftsbrief oder einer geschäftlichen E-Mail erlaubt?

Der Reihe nach…

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Was müssen Sie für die korrekte E-Mail-Anrede beachten?

Ganz gleich, ob an der Uni oder im Berufsleben: Jeder sollte sich gut überlegen, wen er wie anschreibt.

Die korrekte E-Mail-Anrede enthält – trotz ihrer Kürze – viele Informationen über denjenigen, der sie bewusst ausgewählt hat. Oder anders formuliert: Was Peter über Paul sagt (oder wie er ihn anredet), sagt mehr über Peter als über Paul.

Diese Informationen lassen sich bereits der E-Mail-Anrede entnehmen:

  • Intention
    Sie kennen das von guten Freunden und Kollegen: „Duuu, ich habe da mal eine Frage…“. So ähnlich verhält es sich mit der schriftlichen Anrede: Wird hochoffiziell formuliert, ist klar, dass eine gewisse Ernsthaftigkeit gefragt ist. Rechnungen, Mahnungen oder Behördenbriefe werden nie mit einem „Hi“ oder ähnlichem beginnen.
  • Beziehungsgrad
    Wie formuliert wird, offenbart die Vertrautheit. Bekannten gegenüber kann eine E-Mail-Anrede problemlos mit „Hi“ oder „Hallo“ beginnen. Bekannt heißt allerdings nicht, dass Sie die Person kennen, sondern vielmehr mit ihr freundschaftlich verkehren und verbunden sind.
  • Kinderstube
    Diesen Unterschied überhaupt zu kennen, macht die (gute) Kinderstube aus. Wer weiß, wie er oder sie sein Gegenüber anredet, zeigt damit indirekt seine guten Manieren.
  • Hierarchie
    Bei hierarchisch höher stehenden Personen sowie gegenüber bestimmten Berufsständen, die gesellschaftlich immer mit hohem Ansehen verbunden sind, wird nach wie vor der entsprechende Titel genannt. Beispielsweise „Exzellenz“ oder „Hochwürden“ für kirchliche Würdenträger, „Frau Ministerin“ oder „Herr Bürgermeister“ für hochrangige Politiker.
  • Region
    Einfluss auf die Wahl der jeweiligen E-Mail-Anrede nimmt die jeweilige Region. So ist im süddeutschen Raum und in Österreich beispielsweise „Grüß Gott“ als Grußformel weit verbreitet, ohne dass damit religiöse Intentionen verbunden wären.
  • Anzahl
    Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie in Ihrer E-Mail-Anrede lediglich eine Person oder mehrere Personen adressieren: Müssen alle namentlich erwähnt werden? Wer wird in welcher Reihenfolge genannt? An wieviele Personen adressiere ich überhaupt eine Mail? Dazu gleich mehr.

E-Mail-Anrede an mehrere Personen: Positionierung der Namen

Wenn Sie mehrere Personen anschreiben, können Sie theoretisch die Namen direkt nebeneinander schreiben, also:

  • Lieber Herr Meier, lieber Herr Müller,

Allerdings wird es unübersichtlich, wenn Sie mehr als zwei Personen anreden oder aber die Namen besonders lang sind. Die Schreibweise untereinander bietet den Vorteil, dass es deutlich übersichtlicher ist, vor allem, wenn eine Person einen Doppelnamen trägt:

  • Liebe Frau Schniegelsiepen-Huttenstedt,
    lieber Herr Müller,


E-Mail-Anrede unter Kollegen

Nicht besonders kompliziert, dafür allgemein gehalten sind die folgenden Anrede-Beispiele. Wer tagtäglich miteinander arbeitet, sich womöglich duzt, hat natürlich ein anderes Vertrauensverhältnis zueinander als Menschen, die sich kaum sehen und keine direkten Kollegen sind.

Eine Anrede mit „liebe“ oder „lieber“ kann daher im Job völlig in Ordnung sein:

  • Hallo zusammen, / Hallo allerseits,

    Diese Anrede eignet sich, wenn der Absender mit den Personen gut vertraut ist – etwa im Freundeskreis oder im Team, wenn alle Angesprochenen untereinander per Du sind.
  • Hallo Kollegen, / Guten Morgen liebes Team!

    Wenn die Mail unternehmensintern verschickt wird, eignet sich für Empfänger auf derselben Hierarchieebene auch diese E-Mail-Anrede.
  • Liebe Kolleginnen,
    liebe Kollegen,


    Mit der Geschlechterunterscheidung bekommt die Anrede eine persönlichere Note. Zwar werden die Adressaten nicht einzeln genannt, allerdings klingt diese E-Mail-Anrede direkter, weil Ihnen offenbar wichtig ist, alle im Team anzusprechen – Frauen wie Männer. Je nach Thema und Mail-Inhalt kann das sinnvoll sein.
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E-Mail-Anrede bei Geschäftspartnern

Gegenüber Geschäftspartnern sollte die Anrede natürlich eher förmlich und seriös gewählt werden. Bei persönlich unbekannten Ansprechpartnern macht man mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ nichts verkehrt.


Die förmlich korrekte Anrede endet übrigens IMMER mit einem Komma. Nach einer Leerzeile wird dann das erste Wort des Einleitungssatzes klein geschrieben – sofern es sich dabei nicht um ein Substantiv handelt.



Allerdings handelt es sich bei der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ um eine Notlösung. Sie empfiehlt sich nur, wenn der Adressat nicht ermittelt werden konnte oder Sie mehr als zwei Personen ansprechen wollen.

Die folgenden Beispiele zeigen die Unterschiede, wenn die Namen der Adressaten bekannt sind:

  • Sehr geehrte Frau Vollmers,
    sehr geehrter Herr Meier,


    In diesem Fall handelt es sich um zwei Geschäftsleute auf derselben Hierarchieebene. Die Frau wird daher zuerst adressiert. Wäre Herr Meier allerdings Frau Vollmers‘ Vorgesetzter, würde er zuerst genannt.
  • Sehr geehrter Herr Fietzke,
    sehr geehrter Herr Meier,
    sehr geehrter Herr Vollmers,


    Alphabetisch wird sortiert, wenn es sich bei bei den Geschäftspartnern um Personen handelt, die hierarchisch in derselben Position sind. Sollte Herr Vollmers allerdings in der Unternehmenshierarchie über Herrn Fietzke und Herrn Meier stehen, müsste erst Herr Vollmers genannt werden.
  • Liebe Frau Müller,
    lieber Herr Meier,


    Bei einem langjährigen Geschäftskontakt kann ein freundschaftlicher Ton gewählt werden. Eine Formulierung mit „Liebe/lieber“ ist deutlich persönlicher und kann gewählt werden, um das gute Vertrauensverhältnis zu unterstreichen.

Empfänger in CC oder BCC?

Bitte beachten Sie:
  • Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen schicken und deren Mail-Adressen ins Adressfeld oder ins CC-Feld (Carbon Copy) setzen, sind die Empfängeradressen für alle anderen sichtbar. Bei externen Mails, kann das unter Umständen den Datenschutz verletzen. Nicht jeder möchte für die anderen als Empfänger sichtbar sein oder will, dass seine persönliche Mail-Adresse so bekannt wird.
  • Für mehr Vertraulichkeit sorgt in dem Fall alle Empfänger (oder alle bis auf den Hauptadressaten) in das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) einzutragen. Alle dort eingetragenen Mail-Adressen bleiben für die anderen unsichtbar. In dem Fall ergibt eine namentliche Anrede aber wenig Sinn. Sonst wäre doch wieder klar, wer die Mail noch bekommen hat. Bleibt also nur „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder den einen – sichtbaren – Empfänger anzureden.


Diese Formen der Anrede sind nicht empfehlenswert

Einige E-Mail-Anreden sollten Sie vermeiden. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Werter Herr Maier
  • Verehrte Frau Müller

Beide Formulierungen muten nicht nur gestelzt an. Sie gelten als veraltet und sollten vermieden werden.

Auch die Kurzfassung ohne Adjektiv „Frau … / Herr…“ ist nicht zu empfehlen. Sie wirkt wenig wertschätzend und ist meist auch so gemeint.

Das gilt im Übrigen auch für die deutlich vertrautere Form der Anrede mit Vornamen. Wer duzt und statt „Liebe Anna,“ nur „Anna,“ schreibt, drückt damit schon atmosphärische Störungen auf der Beziehungsebene aus.

Förmliche Anrede: Was tun bei Titeln?

Trägt der Empfänger einen akademischen Titel im Namen, müssen Sie diesen in der Anrede erwähnen. Er ist Namensbestandteil. Ihn wegzulassen, käme einer Missachtung und Herabwürdigung gleich.

Von den akademischen Titeln werden in der Anrede aber nur genannt:

  • Professor (immer ausgeschrieben, nie mit „Prof.“ abgekürzt)
  • Doktor (er darf mit „Dr.“ abgekürzt werden)

Niedrigere Grade wie etwa das Diplom, der Master oder Bachelor entfallen in der Anrede.

Beispiel:


Sehr geehrter Herr Professor Muster,

Sehr geehrte Frau Professorin Beispiel,

Sehr geehrter Herr Dr. Muster,

Sehr geehrte Frau Dr. Beispiel,



Trägt Ihr Empfänger indes mehr als einen Titel, so nennen Sie hiervon nur den höchsten Grad und Titel in der Anrede. Das gilt laut Knigge auch bei mehreren Doktortiteln.

Ausnahme: Bei der Anschrift auf dem Briefumschlag oder in der Briefadresse werden alle Titel aufgezählt.


Was gilt bei Adelstiteln?

Bei Adelstiteln fallen bei der Anrede „Herr“ / „Frau“ und „von“ weg. Freiherren und -frauen wiederum werden zu „Herr“ / „Frau“.

Beispiel:

Sehr geehrter Graf Musterstein,
Sehr geehrte Baronin Muster-Beispiel,

In Kombination mit einem akademischen Grad lautet die Anrede korrekt:

Sehr geehrter Professor Graf Musterstein,


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E-Mail-Anrede auf Englisch

Eine große Gemeinsamkeit weißt die E-Mai-Anrede auf Englisch mit der deutschen auf: In beiden Fällen hängt die Wahl der E-Mail-Anrede davon ab, in welcher Beziehung Sie zum Adressaten stehen. Auch werden Mails im privaten wie im geschäftlichen Umfeld generell informeller gehandhabt als Briefe.

Bevor wir uns den eigentlichen E-Mail-Anreden widmen, eine Vorbemerkung: Im Deutschen wird nach der Anrede ein Komma gesetzt und klein weitergeschrieben. Im Englischen ist das Satzzeichen abhängig davon, ob Sie an einen Gesprächspartner in Großbritannien oder in die USA schreiben:

  • Großbritannien: Das Komma ist optional. Setzen Sie jedoch eins, sollten Sie nach der Grußformel am Schluss ebenfalls eins setzen. Außerdem wird im Haupttext groß weitergeschrieben.
  • USA: Ein Satzzeichen ist Pflicht – allerdings haben Sie die Wahl zwischen Komma oder Doppelpunkt. Auch hier wird im Haupttext groß weitergeschrieben.

Welche Anreden gibt es?

  • Dear Mr / Dear Ms

    Hier handelt es sich um die Standardformulierung für englische Briefe oder E-Mails. Sie entspricht unserem „Lieber Herr, liebe Frau…“ und gilt als formell-höfliche E-Mail-Anrede. Wichtig: Im Gegensatz zu früher wird kein Wert mehr auf die Unterscheidung zwischen verheirateten oder unverheirateten Frauen gelegt. So wie im Deutschen Fräulein als Anrede unüblich ist, wird im Englischen auf Miss verzichtet. Die Abkürzung Ms wird mit stimmhaften S wie in Sand gesprochen.
  • Dear Gary / Dear Andrea

    Sie können in der E-Mail-Anrede auf Englisch auch Dear nur mit dem Vornamen einer Person kombinieren. Allerdings handelt es sich hierbei um eine persönliche Anrede, die nur bei Personen gewählt werden sollte, mit denen Sie gut bekannt sind. Für Kollegen oder Geschäftspartner ist diese E-Mail-Anrede ebenfalls möglich, wenn es bereits ein persönliches Kennenlernen gab.
  • Dear Sir or Madam

    Bei dieser E-Mail-Anrede hingegen handelt es sich um eine Notlösung: Es ist das Pendant des deutschen Sehr geehrte Damen und Herren…. auf Englisch. Und wie im Deutschen sind immer Anreden vorzuziehen, die persönlich sind. Aber es kann Fälle geben, in denen sich der Name partout nicht ermitteln lässt. Eine gesteigerte und noch deutlich formellere Variante ist die Formulierung To whom it may concern, zu Deutsch etwa: Wen es betrifft.

Wollen Sie eine informelle Mail an mehrere Leute verfassen, schreiben Sie in Großbritannien Dear people oder Dear all. In den USA Hi there,… oder Hi all,…

Was das Intro über die Absichten des Absenders offenbart

Natürlich dürfen Sie die folgenden Beispiele nicht allzu ernst nehmen – so sind sie auch nicht gemeint. Aber in jedem zugespitzten Spaß steckt ein Funken Wahrheit.

Deshalb, daher und darum: Heute etwas E-Mail-Etiketten-Voodoo…

  • Sehr geehrte Damen und Herren,

    Heißt übersetzt: Ich hab keine Ahnung, wen diese E-Mail erreicht. Und es ist mir völlig schnuppe, du Flitzpiepe! Formal ist die Anrede natürlich okay, aber was folgt, könnte eine Kündigung sein. Oder Spam. Oder Post von einem Bewerber, die seine Hausaufgaben vergessen hat.
  • Mein Freund.

    Einer Ihrer Erbonkel dritten Grades in Nigeria ist verstorben. Er hat Ihnen Vierhunderttrölfzig Mirdonen Euro hinterlassen, aber leider Ihre Kontonummer vergessen. Immerhin: Sein freundlicher Nachlassverwalter wird sich um alles kümmern – vorausgesetzt, Sie bezahlen ihm vorab eine kleine Bearbeitungsgebühr, denn komisch: Daran hat der reiche Onkel nicht gedacht. War vermutlich schon sehr alt…
  • Hey!

    „Hey“ heißt: Ich hab keinen Bock, lange drumrum zu reden, aber ich will was von dir! Netter Versuch.
  • Hallo!

    Ein simples „Hallo“ kann bedeuten, dass dem Absender gerade nichts Besseres eingefallen ist. Oder dass er sich noch viel mehr Gedanken darüber macht, was er anschließend in die E-Mail packt. Kann was Gutes sein, kann aber auch nicht. Besser Sie stellen sich schon mal eine Flasche Whiskey neben den Laptop.
  • Hi

    Verrät: Der Absender glaubt, er sei wichtig und könne sich den Ton leisten.
  • Hi!!!

    Bedeutet: Sie sollten die E-Mail löschen, ohne sie zu lesen.
  • Lieber…

    Gefährlich. Falls Sie sich gut kennen: Glück gehabt, alles bestens. So beginnen freundliche Mails. Falls es sich um einen verhassten Kollegen oder gar die dritte Mail vom Chef handelt: Anschnallen! Mit derart geheuchelter Freundlichkeit beginnen verbale Beerdigungen.
  • Harald!

    Bedeutet nichts Gutes. Nie. Jetzt gibt’s gleich den Wischmop ins Gebiss…
  • …, Harald.

    Offenbart: Sie haben beim letzten Einkauf in irgendeinem Online-Shop vergessen, den Haken für die Newsletter-Bestellung rauszunehmen, und jetzt bekommen Sie das, was Sie verdienen: personalisierten Werbemüll. Selber schuld.
  • Werter Herr…

    Du mich auch!
  • Hallo zusammen,

    Obacht! Hier versucht jemand Verantwortung zu delegieren. Besonders verräterisch: Die eingebaute Empfangsbestätigung. Hinterher heißt es dann: Wieso? Die Mail haben doch alle gelesen.
  • Moin Moin

    Saloppe Begrüßung unter Freunden – im Süddeutschen auch „Servus“. Geht eigentlich. In den meisten Fällen aber stammt die Anrede von einem Möchtegern-Nordlicht mit Pseudo-Understatement.
  • Was geht?

    Als Sie das letzte gemeinsame Bier mit diesem Kumpel getrunken haben, war Madonna noch eine Art Jungfrau und ein Ex-Cowboy Präsident der Vereinigten Staaten. Leider wird Ihr Buddy es dieses Mal nicht zu Ihrer Familien-Geburtstagsfeier schaffen. Aber vielleicht können Sie ihm aus alter Freundschaft gerade etwas Geld leihen?
  • Guten Tag.

    Der ist bestimmt nicht gut gelaufen, der Tag. Erboste Kunden beginnen so Ihre E-Mail. Ebenso völlig Fremde, die keine Ahnung haben und sich informieren wollen. Oder Trolle, die gerade Munition sammeln. Genau lesen! Jedes weitere Wort könnte ironisch sein.
  • Mein Liebster… (Alternativ: Liebste…)

    Sie werden gleich darüber informiert, dass Sie a) Vater geworden sind; b) endlich heiraten sollen; c) sich beim letzten Sex womöglich angesteckt haben. Oder sie werden abserviert. Aber mit höflicher Anrede.


[Bildnachweis: Studiostocks by Shutterstock.com]

2. Juli 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt mehr als 20 Jahre als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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