Mahnung schreiben: So formulieren Sie richtig

Es gibt sicherlich angenehmere Aufgaben, aber manchmal ist es unumgänglich. Wer eine Mahnung schreiben muss, weil ein säumiger Kunde die längst fällige Überweisung nicht erledigt, ringt um Formulierungen. Nicht unhöflich sollen sie sein, aber dennoch klar und unmissverständlich. Letztlich ist eine Mahnung ein Warnschuss, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Dann wird es für gewöhnlich für beide Parteien ungemütlich – die Reputation, der Zeitaufwand und nicht zuletzt das Geld sind zu bedenken. Wie Sie eine Mahnung schreiben und was Sie sonst noch dazu wissen sollten…

Mahnung schreiben: So formulieren Sie richtig

Mahnung schreiben: Verschiedene Gründe für Zahlungsverzug

Zu reibungslosen Abläufen in einem Unternehmen gehören auch die Zahlungseingänge für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden. In Zahlungsverzug gerät ein Kunde demnach, wenn er nach diesem Zeitpunkt gemahnt wird und daraufhin die Rechnung nicht begleicht.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt:

  • Die Rechnung ging verloren.
  • Der Kunde hat die Rechnung vergessen oder die Zeit aus dem Blick verloren.
  • Er hat vorübergehende oder ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten.
  • Er handelt in betrügerischer Absicht.

Sie werden eine Mahnung schreiben, weil Sie eigene Liquiditätsschwierigkeiten vermeiden wollen, aber letztlich geht es auch um Ihre Reputation, schließlich wollen Sie als Geschäftspartner ernst genommen werden. Geld und besonders säumige Zahlungen sind immer ein heikles Thema, weshalb Sie Ihre Worte mit Bedacht wählen sollten.

Ebenfalls ist sparsam mit Ausrufezeichen umzugehen, da übermäßiger Gebrauch schnell unhöflich und unfreundlich wirken kann. Und zunächst einmal sollten Sie davon ausgehen, dass es einen nachvollziehbaren und akzeptablen Grund dafür gibt, dass Sie Ihr Geld noch nicht auf dem Konto haben.

Erste Mahnung: Zahlungserinnerung an den Kunden

Wie in rechtlichen Zusammenhängen, gilt zunächst einmal die „Unschuldsvermutung“: Ihr Kunde hat vielleicht ohne böse Absicht die Rechnung vergessen, die Zahlung hat sich mit dem Urlaub überschnitten oder Ähnliches. Sie demonstrieren Ihren guten Willen, indem Sie eine Zahlungserinnerung, die erste Mahnung, schreiben.

Oftmals wird beim Mahnung schreiben dreistufig verfahren:

  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung

Teilweise wird auch die Zahlungserinnerung bereits als erste Mahnung bezeichnet, so dass Sie insgesamt bei dem dreistufigen Verfahren auf drei Mahnungen kommen – am Inhalt ändert das nichts. Für Sie ist die Angelegenheit mit Aufwand verbunden, aber da man womöglich auch zukünftig mit dem Kunden Geschäfte machen möchte, sollte nicht sofort der Anwalt eingeschaltet werden.

In der Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Da das Schreiben als Erinnerung gilt und Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde der Aufforderung nachkommt, brauchen Sie hier keine Frist zu setzen. Ebenso sollten Sie hier auf Zusatzkosten verzichten, denn Sie möchten den Geschäftskontakt nicht gefährden.

Stattdessen wird dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung beigefügt. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung stellen Sie sicher, dass Sie nach Begleichen der Rechnung den Geschäftskontakt halten können.

Zweite Mahnung: Verzugszinsen für ausstehende Zahlung

Die zweite Mahnung sollten Sie schicken, wenn bereits etwa 14 Tage nach der Zahlungserinnerung vergangen sind, ohne dass ein Zahlungseingang nachweisbar wäre. Im Gegensatz zur ersten Mahnung werden nun Verzugszinsen fällig. Wenn Sie diese zweite Mahnung schreiben, können Sie sie ähnlich wie die Rechnung aufbauen.

Sie können weitestgehend die Angaben von der Rechnung übernehmen, da es keine Pflichtangaben für eine Mahnung gibt. Allerdings sollten Sie sie entsprechend betiteln und klar herausstreichen, auf welche Rechnung und welche Summe die Mahnung sich bezieht.

Hier sollten Sie außerdem eine Frist setzen, bis zu der das ausstehende Geld überwiesen sein sollte. Angaben zur Höhe der Mahngebüren und Ihre Bankverbindung gehören ebenfalls in die Mahnung.

Folgende Angaben müssen Sie auf eine Mahnung schreiben:

  • Der Zahlungsverzug muss klar benannt werden.
  • Sie können ein neues Zahlungsziel festlegen.
  • Der Bezug zur Originalrechnung muss klar aus der Mahnung hervorgehen.
  • Die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die offene Summe muss aufgeführt sein.

Letzte Mahnung: Den Worten Taten folgen lassen

Wenn Sie die nun folgende Mahnung schreiben, sollte dem Kunden klar sein, dass Sie es ernst meinen. Dies ist die zweite und letzte Mahnung. Zusammen mit der Rechnung und der Zahlungserinnerung haben Sie dem Kunden insgesamt vier Zahlungsaufforderungen geschickt.

Hierbei sollten Sie es belassen, anderenfalls wird der Kunde an Ihrem Durchsetzungsvermögen zweifeln. Diese Mahnung schreiben Sie auch nur, wenn Sie…

  • noch damit rechnen, dass der Kunde die Rechnung begleicht.
  • langjährige Geschäftskontakte nicht unnötig belasten wollen.

In der zweiten und letzten Mahnung schreiben Sie, dass Sie gegebenenfalls juristische Schritte einleiten werden, beispielsweise drohen Sie mit einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen. Des Weiteren führen Sie Verzugszinsen und Mahngebühren auf und weisen darauf hin, dass die entstehenden Kosten vom Schuldner getragen werden müssen.

Das hier dargestellte Prozedere ist nur ein Beispiel dafür, wie ein außergerichtliches Mahnverfahren ablaufen kann. Es liegt in Ihrem Ermessen als Gläubiger, ob Sie bereits nach der Zahlungserinnerung rechtliche Schritte einleiten oder noch zwei weitere Mahnungen verfassen.

Mahnung schreiben: Verzugszinsen und Mahngebühren

Da es für das außergerichtliche Mahnverfahren keine gesetzliche Regelung gibt, können Sie selbst bestimmen, ob Sie bereits ab dem ersten Verzugstag Verzugszinsen und Mahngebühren fordern. Auf beides haben Sie jedoch Anspruch, sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät.

Die Verzugszinsen richten sich danach, ob Sie Geschäfte mit Privatleuten oder Unternehmern machen. Für den ersten Fall liegen die Verzugszinsen 5 Prozent über dem Basiszinssatz der deutschen Bundesbank, bei Unternehmern 9 Prozent.

Gegenwärtig liegt der Basiszinssatz bei 0,88 Prozent (Stand: 2017). Als Gläubiger haben Sie jedoch die Möglichkeit, höhere Zinsen als Verzugsschaden geltend zu machen.

Da es keine gesetzliche Regelung gibt, können Sie die Höhe für die Mahngebühren selbst bestimmen; die Richtwerte dafür sind:

  • Zahlungserinnerung: 2,50 bis 5,00 Euro
  • 1. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
  • 2. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro
[Bildnachweis: by Shutterstock.com]
29. September 2017 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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