Mahnung schreiben: So formulieren Sie richtig

Mahnung schreiben: Gründe für Zahlungsverzug

Zu reibungslosen Abläufen in einem Unternehmen gehören auch die Zahlungseingänge für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden. In Zahlungsverzug gerät ein Kunde demnach, wenn er nach diesem Zeitpunkt gemahnt wird und daraufhin die Rechnung nicht begleicht.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt:

• Die Rechnung ging verloren.
• Der Kunde hat die Rechnung vergessen oder die Zeit aus dem Blick verloren.
• Er hat vorübergehende oder ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten.
• Er handelt in betrügerischer Absicht.

Sie werden eine Mahnung schreiben, weil Sie eigene Liquiditätsschwierigkeiten vermeiden wollen, aber letztlich geht es auch um Ihre Reputation, schließlich wollen Sie als Geschäftspartner ernst genommen werden. Geld und besonders säumige Zahlungen sind immer ein heikles Thema, weshalb Sie Ihre Worte mit Bedacht wählen sollten.

Ebenfalls ist sparsam mit Ausrufezeichen umzugehen, da übermäßiger Gebrauch schnell unhöflich und unfreundlich wirken kann. Und zunächst einmal sollten Sie davon ausgehen, dass es einen nachvollziehbaren und akzeptablen Grund dafür gibt, dass Sie Ihr Geld noch nicht auf dem Konto haben.

Zahlungserinnerung und erste Mahnung an den Kunden

Wie in rechtlichen Zusammenhängen, gilt zunächst einmal die „Unschuldsvermutung“: Ihr Kunde hat vielleicht ohne böse Absicht die Rechnung vergessen, die Zahlung hat sich mit dem Urlaub überschnitten oder Ähnliches.

Im kaufmännischen Bereich hat sich beim Mahnung schreiben ein dreistufiges Verfahren etabliert:

• Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung

Rechtlich dazu verpflichtet sind Sie jedoch nicht. Es entspricht lediglich Ihrer rechtlichen Pflicht, dass Sie eine erste Mahnung, quasi als Zahlungserinnerung, schreiben, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Manche Ratgeber empfehlen eine Zahlungserinnerung anstelle einer ersten Mahnung.

Wie Sie in entscheiden, sollten Sie abhängig von Ihrer Kundenbeziehung machen. Für Sie ist die Angelegenheit in jedem Fall mit Aufwand verbunden, aber wenn Sie auch zukünftig mit dem Kunden Geschäfte machen möchten, sollte nicht sofort der Anwalt eingeschaltet werden.

In der Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Da das Schreiben als Erinnerung gilt und Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde der Aufforderung nachkommt, brauchen Sie hier keine Frist zu setzen. Ebenso sollten Sie hier auf Zusatzkosten verzichten, denn Sie möchten den Geschäftskontakt nicht gefährden.

Stattdessen wird dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung beigefügt. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung stellen Sie sicher, dass Sie nach Begleichen der Rechnung den Geschäftskontakt halten können.

Fälligkeit von Forderungen und Verzug

Der Zeitpunkt, an dem Sie als Gläubiger von Ihrem Kunden verlangen können, seine Rechnung zu begleichen, wird als Fälligkeit bezeichnet. Sie kann sich einerseits aus einem Vertrag ergeben, wenn dort festgelegt ist, wann Ihr Kunde für die empfangene Leistung zu zahlen hat.

Ebenfalls kann sie durch eine Rechnung bestimmt werden. Hier kann sofortige Fälligkeit des Rechnungsbetrags festgelegt werden oder aber Sie geben ein bestimmtes Datum an (zum Beispiel zum 15. eines Monats). Die Fälligkeit einer Forderung allein bedeutet noch keinen Verzug Ihres Kunden.

Im Bürgerlichem Gesetzbuch (§ 286 Absatz 3 BGB) ist geregelt, wann ein Schuldner in Verzug kommt:

Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

Anders gesagt: Der Verzug tritt erst ein, wenn ein Schuldner bei nachweislicher Fälligkeit nicht bezahlt, obwohl Rechnung und Mahnung eingegangen sind. Kein Verzug liegt allerdings vor, wenn die Leistung aus einem Grund unterbleibt, den er nicht verschuldet hat.

Beispiel

Der Kunde bekommt eine Lieferung in Rechnung gestellt, die niemals angekommen ist oder aber deren Annahme aufgrund unverschuldeten Schadens verweigert wurde. Er begleicht die Rechnung nicht und kommt auch nicht in Verzug.

Damit der Verzug eintritt, müssen Schuldner, die Privatpersonen sind, gesondert in der Rechnung darauf hingewiesen worden sein, dass sie bei Nichtbegleichen der Rechnung in Verzug geraten. Bei Firmenkunden ist dieser Hinweis unnötig.

Manche Firmenkunden berufen sich auf eine nicht zugestellte Rechnung. Dabei ist aus der Praxis bekannt, dass einige ihre eigene Liquidität durch verzögerte Zahlungen vorübergehend erhöhen. Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist es für eine Dokumentation sinnvoll, die Mahnung schriftlich zu verfassen und gegebenenfalls per Einschreiben zu versenden.

Verzugszinsen berechnen und Mahngebühren

Da es für das außergerichtliche Mahnverfahren keine gesetzliche Regelung gibt, können Sie selbst bestimmen, ob Sie bereits ab dem ersten Verzugstag Verzugszinsen und Mahngebühren fordern. Auf beides haben Sie jedoch Anspruch, sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät.

Die Verzugszinsen richten sich danach, ob Sie Geschäfte mit Privatleuten oder Unternehmern machen. In § 288 Abschnitt 1 und 2 BGB heißt es dazu:

Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Gegenwärtig liegt der Basiszinssatz bei – 0,88 Prozent (Stand: Juli 2018). Das bedeutet bei einem Geschäft mit Privatkunden, dass Sie 4,12 Prozent, bei Geschäftskunden 8,12 Prozent Verzugszinsen aufs Jahr gerechnet veranschlagen dürfen.

Beispiel

Ein Geschäftskunde schuldet Ihnen 2.000 Euro, die Verzugsdauer liegt bei sechs Wochen (= 42 Tage). Die Rechnung lautet wie folgt:

2.000 Euro (Forderung) x 8,12 Prozent (Zinssatz für Geschäftskunden) = 162,40 Euro / 365 (Tage im Jahr) x 42 (Tage Verzugsdauer) = 18,69 Euro.

Sie dürfen also knapp 20 Euro Verzugszinsen verlangen. Jedes Jahr wird zum 1. Januar und zum 1. Juli der Basiszinssatz erneut festgelegt. Den aktuellen Basiszinssatz nebst Zinsrechner finden Sie HIER.

Zusätzlich können Sie bei Geschäftskunden oder öffentlichen Auftragsgebern eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Diese Pauschale gilt jedoch nicht für Privatpersonen.

Da es keine gesetzliche Regelung gibt, können Sie die Höhe für die Mahngebühren selbst bestimmen, wenn sich ein Verbraucher im Verzug befindet. Die Richtwerte dafür sind:

• Zahlungserinnerung: 2,50 bis 5,00 Euro
• 1. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro
• 2. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Mahnung schreiben: Aufbau und Zeitpunkt

Gerät Ihr Kunde in Verzug, kommt es zum sogenannten Verzugs- oder Verzögerungsschaden, für den Sie Ersatz verlangen können. Ihr Anspruch auf Ersatz des Verzugschadens besteht neben dem Leistungsanspruch. Zur Berechnung dieses Schadens greifen Sie auf Verzugszinsen zurück, die sich aus dem Basiszinssatz ergeben (siehe oben).

Sie können bereits in der ersten Mahnung beziehungsweise Zahlungserinnerung diese Verzugszinsen geltend machen. Ist Ihnen an einem guten Verhältnis gelegen und besteht die Geschäftsbeziehung bereits länger, folgen Sie dem dreistufigen Mahnverfahren.

Die zweite Mahnung sollten Sie schicken, wenn bereits etwa 14 Tage nach der Zahlungserinnerung vergangen sind, ohne dass ein Zahlungseingang nachweisbar ist. Wenn Sie diese zweite Mahnung schreiben, können Sie sie ähnlich wie die Rechnung aufbauen.

Sie können weitestgehend die Angaben von der Rechnung übernehmen, da es keine Pflichtangaben für eine Mahnung gibt. Allerdings sollten Sie sie entsprechend betiteln und klar herausstreichen, auf welche Rechnung und welche Summe die Mahnung sich bezieht.

Hier sollten Sie außerdem eine Frist setzen, bis zu der das ausstehende Geld überwiesen sein sollte. Angaben zur Höhe der Mahngebühren und Ihre Bankverbindung gehören ebenfalls in die Mahnung.

Folgende Angaben müssen Sie auf eine Mahnung schreiben:

• Der Zahlungsverzug muss klar benannt werden.
• Sie können ein neues Zahlungsziel festlegen.
• Der Bezug zur Originalrechnung muss klar aus der Mahnung hervorgehen.
• Die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die offene Summe muss aufgeführt sein.

Letzte Mahnung: Den Worten Taten folgen lassen

Wenn Sie die nun folgende Mahnung schreiben, sollte dem Kunden klar sein, dass Sie es ernst meinen. Dies ist die zweite und letzte Mahnung. Zusammen mit der Rechnung und der Zahlungserinnerung haben Sie dem Kunden insgesamt vier Zahlungsaufforderungen geschickt.

Hierbei sollten Sie es belassen, anderenfalls wird der Kunde an Ihrem Durchsetzungsvermögen zweifeln. Diese Mahnung schreiben Sie auch nur, wenn Sie…

• noch damit rechnen, dass der Kunde die Rechnung begleicht.
• langjährige Geschäftskontakte nicht unnötig belasten wollen.

In der zweiten und letzten Mahnung schreiben Sie, dass Sie gegebenenfalls juristische Schritte einleiten werden, beispielsweise drohen Sie mit einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen. Des Weiteren führen Sie Verzugszinsen und Mahngebühren auf und weisen darauf hin, dass die entstehenden Kosten vom Schuldner getragen werden müssen.

Das hier dargestellte Prozedere ist nur ein Beispiel dafür, wie ein außergerichtliches Mahnverfahren ablaufen kann. Es liegt in Ihrem Ermessen als Gläubiger, ob Sie bereits nach der Zahlungserinnerung rechtliche Schritte einleiten oder noch zwei weitere Mahnungen verfassen.

Gerichtliches Mahnverfahren bei Erfolglosigkeit

Hat das ganze Mahnung schreiben nichts gebracht und der Schuldner seine Rechnung nicht beglichen, können Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen.

Aus der außergerichtlichen Mahnung wird nun eine gerichtliche, so verhindern Sie eine mögliche Forderungsverjährung. Darüber hinaus ist die gerichtliche Mahnung günstiger als eine Klage, da üblicherweise kein Prozess stattfindet. Anders, wenn der Schuldner dem Mahnbescheid widerspricht – dann ist es ratsam, einen Anwalt zu konsultieren.

In diesem Fall wäre eine Klage Ihrerseits zielführender, da der Schuldner anderenfalls den Prozess in die Länge ziehen kann. Diese letzten Schritte führen in den meisten Fällen dazu, dass der säumige Kunde seine Rechnung begleicht.

Allerdings ist die Beziehung nun belastet, das heißt, diese Transaktion dürfte meist auch die letzte gewesen sein. Wichtig ist einerseits, das richtige Maß im Umgang mit den Kunden zu finden, gerade wenn Sie oder Ihr Geschäftspartner neu im Geschäft sind beziehungsweise erstmals miteinander Geschäfte machen.

Andererseits sollten Sie vermeiden, falsche Signale zu senden, indem Sie eine Vermeidungsstrategie praktizieren. Für Gläubiger im Umgang mit Schuldnern ist daher eine Mischung aus Intuition und Erfahrungswissen angesagt.