Mahnung schreiben: Inhalt, Vorlage & Ablauf

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Eine Mahnung ist die direkte und eindeutige Aufforderung an einen Kunden, eine noch offene Rechnung zeitnah innerhalb einer festen Frist zu bezahlen.
• Voraussetzung: Sie können eine Mahnung nur für eine fällige Forderung schreiben, die trotz Ablaufs der Zahlungsfrist nicht beglichen wurde. Der Kunde muss also in Zahlungsverzug geraten.
• Verzug: Der Zahlungsverzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Gilt eine individuell kürzere Zahlungsfrist, kann auch schon früher eine Mahnung erfolgen.
• Inhalt: Zu den Pflichtangaben gehören deutlich der Hinweis auf die Mahnung, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, die vorherige Fälligkeit, der geschuldete Betrag und die neue Frist mit Aufforderung zur Zahlung.
• Mahnstufen: Typisch ist ein schrittweises Vorgehen von einer freundlichen Zahlungserinnerung über eine 1., 2. oder auch 3. Mahnung.
• Konsequenzen: Bleibt die Zahlung trotz Mahnungen aus, ist der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Übergabe an ein Inkassobüro.

Laut Studien werden in Deutschland 17 % der Rechnungen erst nach Ablauf der Zahlungsfrist und nach einer Mahnung beglichen. Im B2B-Bereich berichten sogar mehr als 80 % der Unternehmen von regelmäßigen Zahlungsverzögerungen. Dabei folgt die Zahlung durchschnittlich erst 31 Tage nach dem vereinbarten Zahlungsziel – viele Selbstständige und Unternehmen warten also bis zu 2 Monate auf die Bezahlung ihrer Leistungen. Eine ärgerliche Unsitte!

Was ist eine Mahnung genau?

Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung des Gläubigers (Selbstständiger, Unternehmen) an einen Schuldner (Kunde, Käufer), eine geschuldete und fällige Leistung zu erbringen. Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt, wird er durch die Mahnung daran erinnert.

Wann kann ich eine Mahnung schicken?

Sie können eine Mahnung schreiben, sobald das in der Rechnung genannte Zahlungsziel überschritten wurde. Steht in der Rechnung: „Bitte überweisen Sie den Betrag spätestens bis zum TT.MM.JJJJ“ können Sie theoretisch schon am nächsten Tag nach diesem Datum eine Mahnung verschicken, wenn kein Geld bei Ihnen eingegangen ist. In der Praxis warten die meisten Unternehmen aber länger – oft werden Mahnungen erst 30 Tage nach dem Überschreiten des Zahlungszeitpunktes verschickt. Schicken Sie die Rechnung an einen Privatkunden, müssen Sie zudem in der Rechnung darauf hinweisen, dass nach Ablauf der Frist der Zahlungsverzug eintritt.

Mahnung schreiben: Inhalt

Grundsätzlich wird eine Mahnung ähnlich aufgebaut wie eine Rechnung und sollte dieselben Grundelemente enthalten. Diese Inhalte sind wichtig:

1. Titel des Schreibens

   Eine Mahnung sollte schon im Titel deutlich machen, dass es sich um eine „Mahnung“ handelt. Das zeigt die Dringlichkeit. Die richtige Bezeichnung ist auch deshalb wichtig, weil Sie nur nach einer Mahnung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten dürfen.

2. Bezug zur Rechnung

   Stellen Sie klar, auf welche Rechnung (mit Rechnungsnummer!) sich die Mahnung bezieht. Erst dadurch kann der Kunde das Schreiben eindeutig zuordnen. Wir empfehlen überdies, dem Mahnschreiben eine Kopie der Originalrechnung beizufügen.

3. Ursprüngliches Zahlungsziel

   Die Mahnung beinhaltet immer das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung hätte begleichen sollen.

4. Hinweis auf Zahlungsverzug

   Weisen Sie den Kunden darauf hin, dass Sie bislang noch keinen Zahlungseingang feststellen konnten und die Forderung nicht beglichen wurde.

5. Festlegung des Zahlungsziels

   Setzen Sie dem Kunden eine neue Frist für die Begleichung der Rechnung. Diese können Sie individuell festlegen, je nach Kunde und Dringlichkeit der Zahlung.

6. Berechnung von Verzugszinsen

   Schon ab dem ersten Tag des Verzugs haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen und können Mahngebühren für die Mahnung erheben. Sie entscheiden aber im Einzelfall, ob Sie dies tun möchten oder darauf verzichten.

7. Ausweisen der Gesamtsumme

   Erheben Sie Verzugszinsen und Mahngebühren, sollten Sie diese in der Mahnung separat auflisten und zusammen mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag eine neue Gesamtsumme in der Mahnung ausweisen.

Formulierungen für Mahnschreiben

Es gibt viele Gründe, warum Zahlungen ausbleiben. Hier gilt zunächst einmal die Unschuldsvermutung. Mahnungen sollten deshalb höflich formuliert sein. Verärgerung über die ausgebliebene Zahlung hat in einer Mahnung nichts zu suchen. Denken Sie immer daran, dass Sie einem Kunden schreiben, den Sie in der Regel behalten wollen. Gute Formulierungen in einer Mahnung sind:

• „Für unsere Rechnung (Rechnungsnummer) vom TT.MM.JJJJ über 8.420 € konnten wir bis heute leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir möchten Sie deshalb höflich bitten, die Zahlung bis spätestens zum TT.MM.JJJJ zu veranlassen.“
• „Für die Rechnung mit der Rechnungsnummer 1234/5678 haben wir Ihnen am TT.MM.JJJJ eine Zahlungserinnerung gesendet. Leider konnten wir bis heute noch keinen Zahlungseingang feststellen. Folgende Beträge stehen noch aus: (Rechnungsbetrag, Verzugszins, Mahngebühren, fällige Gesamtsumme). Wir bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag bis spätestens zum TT.MM.JJJJ zu überweisen.“

Das Mahnverfahren in 3 Stufen

Generell ist eine Mahnung an keine besondere Form gebunden. Sie ist sowohl schriftlich oder mündlich, als auch durch schlüssiges Verhalten gültig. Nach dem Gesetz ist nur eine einzige Mahnung erforderlich, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten dürfen. In der kaufmännischen Praxis haben sich jedoch die schriftliche Zahlungserinnerung und 3 weitere schriftliche Mahnungen als Standard-Verfahren etabliert:

• Höfliche Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung
• 3. Mahnung

Zahlungserinnerung

Zunächst erinnern Sie Ihren Kunden freundlich an die Rechnung und die noch ausstehende Zahlung. Zu diesem Zeitpunkt gehen Sie davon aus, dass der Kunde die Überweisung unbeabsichtigt vergessen hat und die Zahlung bei Erhalt der Erinnerung zeitnah nachholt. In einer solchen Zahlungserinnerung wird typischerweise keine konkrete Frist gesetzt. Fügen Sie dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung bei. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung stellen Sie sicher, dass Sie nach Begleichen der Rechnung den Geschäftskontakt halten. Rein rechtlich hat eine Zahlungserinnerung aber die gleiche Wirkung wie eine Mahnung.

Vorlage für eine Zahlungserinnerung

Download: Vorlage der Zahlungserinnerung (Word)

1. Mahnung

Wird die Rechnung trotz Zahlungserinnerung nicht beglichen, schicken Sie eine erste Mahnung, die Sie auch so benennen. Mahngebühren oder Verzugszinsen sind hier zwar bereits möglich, aber zu diesem frühen Zeitpunkt eher unüblich. Bleiben Sie weiterhin höflich und gehen Sie von einer unbeabsichtigten Überschreitung des Zahlungsziels aus. Sie können aber zur Verdeutlichung darauf hinweisen, dass bei weiterem Zahlungsverzug Mahngebühren und Verzugszinsen erhoben werden.

Vorlage für eine 1. Mahnung

Download: Vorlage für 1. Mahnung (Word)

2. Mahnung

Folgt auf die erste Mahnung keine Reaktion, verleihen Sie der Forderung mit der zweiten Mahnung Nachdruck. Spätestens 14 Tage nach der Erinnerung sollten Sie dieses Schreiben verschicken. Hier können Sie auch Mahngebühren und Verzugszinsen einfordern. Setzen Sie zudem eine eindeutige Frist, bis zu der die Zahlung eingegangen sein muss. Eine zweite Mahnung ist jedoch keine Pflicht. Falls Sie nicht davon ausgehen, dass der Kunde seine Rechnung begleichen wird, ist schon zu diesem Zeitpunkt ein gerichtliches Mahnverfahren möglich.

Vorlage für eine 2. Mahnung

Download: Vorlage für 2. Mahnung (Word)

3. Mahnung schreiben

Die dritte und letzte Mahnung folgt in kürzerem Abstand – etwa 7 Tage nach erneut versäumter Zahlung. Der Ton bleibt professionell, die Aussage ist aber klar und deutlich: Wenn nicht gezahlt wird, folgt ein Gerichtsverfahren. Fordern Sie zudem die aktuellen Verzugszinsen und Mahngebühren ein. Hinzu kommt der Hinweis, dass Kosten für gerichtliche Verfahren vom Schuldner zu tragen sind.

Vorlage für eine 3. Mahnung

Download: Vorlage zur 3. Mahnung (Word)

Fälligkeit und Verzug von Forderungen

Die Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, an dem Sie als Gläubiger von Ihrem Kunden verlangen, seine Rechnung zu begleichen. Sie ergibt sich aus einem Vertrag, der Zahlungsziele festlegt, oder aus dem Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. Die Fälligkeit einer Forderung allein bedeutet noch keinen Verzug Ihres Kunden. Ein Geschäftskunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug – auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Privatpersonen kommen nur in Verzug, wenn auf diese Folgen in der Rechnung hingewiesen wurde. Kein Verzug liegt vor, wenn die Leistung aus einem Grund unterbleibt, den der Kunde nicht verschuldet hat.

Beispiel für Fälligkeit und Verzug

Sie kaufen sich am 1. Juni online ein Fahrrad und erhalten gleich die Rechnung – „zahlbar bis zum 15. Juni“. Die Zahlung ist somit spätestens am 15. Juni fällig. Wenn Sie das Fahrrad bis zu diesem Zeitpunkt bezahlen, gibt es keine Probleme. Haben Sie bis dahin noch kein Geld überwiesen, kommen Sie ab dem 16. Juni in Zahlungsverzug, wenn der Fahrradhändler Sie in der ersten Rechnung darauf hingewiesen hat. Mit Beginn des Verzugs kann der Verkäufer Ihnen dann Mahnungen schicken.

Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen

Verzugszinsen werden nach dem Basiszinssatz berechnet, der aktuell 1,27 % beträgt (Stand: 2026). Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Unterschieden wird bei der Berechnung der Verzugszinsen zwischen Geschäften mit Privatpersonen und Geschäften zwischen Unternehmen. Daraus ergeben sich folgende gesetzliche Verzugszinsen:

• Geschäfte mit Privatpersonen: 6,27 %

  Der Verzugszinssatz liegt für das Jahr 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Berechnung: 1,27 % + 5 Prozentpunkte = 6,27 %

• Geschäfte zwischen Unternehmen: 10,27 %

  Der Verzugszinssatz bei Rechtsgeschäften zwischen Unternehmen liegt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Berechnung: 1,27 % + 9 Prozentpunkte = 10,27 %

Mahngebühren richtig ansetzen

Bei Geschäftskunden oder öffentlichen Auftragsgebern dürfen Sie zusätzlich eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Diese Pauschale gilt nicht für Privatpersonen. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Sie dürfen aber nur die Kosten für die Mahnung in Rechnung stellen, die tatsächlich anfallen. Das begrenzt sich auf Papier- und Portokosten, allgemeine Verwaltungskosten dürfen nicht einkalkuliert werden. Grundsätzlich gilt eine Mahngebühr zwischen 2-3 Euro als angemessen.

Gerichtliches Mahnverfahren bei Erfolglosigkeit

Bleibt die Zahlung trotz Mahnungen aus, bleibt der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren. Sie stellen dafür einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids (dies ist hier online möglich). Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren verhindern Sie eine mögliche Forderungsverjährung. Zudem ist die gerichtliche Mahnung günstiger als eine Klage, da kein Prozess stattfindet.

Was passiert im gerichtlichen Mahnverfahren?

Im gerichtlichen Mahnverfahren wird die offene Forderung als Gerichtsbeschluss durchgesetzt – möglicherweise auch mit einem Gerichtsvollzieher. Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid, ist eine Klage über Ihren Anwalt die letzte Option.

Wann ist eine Mahnung sinnlos?

Es gibt säumige Kunden, bei denen es keinen Sinn hat, mehrere Mahnungen zu schreiben. In folgenden Fällen sollten Sie andere Maßnahmen prüfen oder ergreifen:

• Der Kunde hat generell Zahlungsschwierigkeiten

  Vermuten Sie nach einer Schufa-Auskunft, dass ein Kunde nicht in der Lage ist, Ihre Rechnung zu begleichen, haben Mahnungen wenig Sinn. Um den Prozess abzukürzen, beauftragen Sie direkt ein Inkassounternehmen. Der Kunde kann mit dem Dienstleister eine Ratenzahlung vereinbaren.

• Der Kunde verweigert die Zahlung

  Ist der Kunde liquide, weigert sich aber, seine Rechnung zu bezahlen, kürzen Sie den Prozess ab, und leiten Sie direkt ein gerichtliches Mahnverfahren ein.

• Der Kunde befindet sich in einer Insolvenz

  Ist ein Kunde insolvent geworden, besteht die Gefahr, dass Ihre Rechnung angefochten wird. Es droht ein Forderungsausfall. Melden Sie Ihre Forderung unbedingt beim zuständigen Insolvenzverwalter an.

• Der Kunde hat betrügerische Absichten

  In diesem Fall leiten Sie unmittelbar das gerichtliche Mahnverfahren ein. Falls Sie klare Beweise für einen Betrug haben, sollten Sie auch eine Zivilklage erwägen.

Zahlungsverzug und offene Forderungen vermeiden

Mit diesen Maßnahmen können Sie das Risiko offener Forderungen minimieren, die Sie vor einer Zahlung erst lange anmahnen müssen:

• Bonitätsprüfung

  Überprüfen Sie die Bonität Ihres Kunden vor der Bestellung und bieten Sie Zahlungen auf Rechnung an.

• Abschlagszahlung

  Verlangen Sie bei größeren Projekten regelmäßige Abschlagszahlungen. Das schützt Sie vor Ausfällen.

• Factoring

  Verkaufen Sie laufende und zukünftige Rechnungen an einen Factor, der als Gläubiger das Zahlungsrisiko übernimmt.

Mahnung schreiben mit Software oder manuell?

Sie können Mahnungen selbst schreiben oder dies automatisiert durch eine Software machen lassen. Welche Option für Sie die richtige ist, hängt primär von Art und Umfang Ihrer Tätigkeit ab.

Mahnungen selbst schreiben

Gerade in der Anfangsphase schreiben Selbstständige Mahnungen in der Regel selbst mit Word-Vorlagen. Das ist ein schneller Einstieg, bietet volle Flexibilität und ist vor allem kostenlos möglich. Allerdings drohen Fehler (z.B. Zahlendreher bei Rechnungsnummern), und Sie müssen stets alle Fristen selbst im Blick haben. Mit wachsendem Kundenstamm stößt das System an seine Grenzen.

Mahnungen durch Software erstellen lassen

Moderne Buchhaltungsprogramme (z.B. Lexoffice, SevDesk) haben integrierte Funktionen zum Mahnwesen. Die Software erkennt überfällige Rechnungen automatisch und kümmert sich um die Schritte im Mahnverfahren. Durch eine Verknüpfung mit den Zahlungseingängen werden bezahlte Rechnungen sofort abgeglichen. Auch die Berechnung der Verzugszinsen läuft durch die Programme automatisch. Großer Nachteil sind die monatlichen Kosten und Sie müssen sich in die Systeme einarbeiten, um den vollen Funktionsumfang richtig zu nutzen.

Unser Karrierebibel-Tipp: Gründer in der Anfangsphase können anfallende Mahnungen problemlos manuell erstellen. Sobald das Business erfolgreicher wird und Sie mehr Kunden haben, lohnt sich die Umstellung auf passende Software. Diese nimmt Ihnen viel Arbeit ab und wiegt die monatlichen Kosten wieder auf.

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