Tagesplan: Wie Sie Ihre Zeit organisieren

Tagesplan erstellen: Wofür ist das gut?

Der eine oder andere fragt sich vielleicht, ob so ein Tagesplan denn wirklich erforderlich ist. Denn natürlich kann bereits das Erstellen eines solchen Plans aufwendig sein. Hierbei ist festzustellen, dass es nicht den einen Tagesplan gibt.

Manche Menschen fertigen solche Pläne lieber digital an. Dann können Sie beispielsweise Ihre Aufgaben in den Outlook Kalender von Microsoft eintragen. Andere greifen klassisch zu Papier und Stift – letztlich liegt es an Ihren persönlichen Vorlieben, für welche Variante Sie sich entscheiden.

In jedem Fall sollten Sie Ihren Tagesplan verschriftlichen. Denn selbst beim besten Gedächtnis gerät doch das eine oder andere in Vergessenheit und Sie verlieren den Überblick. Außerdem haben Sie so den Kopf frei für andere Dinge.

Gerade für Freiberufler und Lehrer, aber auch andere Berufstätige, die von Zuhause aus arbeiten, kann ein Tagesplan sinnvoll sein. Damit lassen sich berufliche und private Aufgaben auf getrennten Listen führen. So erledigen Sie keine privaten Aufgaben in der Arbeitszeit oder umgekehrt.

Ein Plan ist ja zunächst einmal nichts anderes als eine Vorstellung zu einer zukünftigen Handlungsabfolge, das heißt, wie ich in Zukunft vorzugehen gedenke. Die Besonderheit beim Tagesplan liegt darin, dass eben jeder Tag geplant wird und so alle anstehenden Aufgaben geschafft werden.

Dabei ist es wichtig, dass ein Tagesplan flexibel bleibt, denn es können immer unvorhergesehene Dinge passieren, die Ihre zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern: Das können Anfragen von Kunden mit einem neuen Auftrag sein, ebenso gut auch Kollegen, die unerwartet an die Bürotür klopfen.

Manche dieser unvorhergesehenen Ereignisse müssen sofort erledigt werden, andere können warten. In jedem Fall stellen sie jedoch Unterbrechungen Ihres Arbeitsablaufs dar, die Sie aus Ihrem Flow bringen können. Ein Tagesplan hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und schneller wieder zu Ihren Aufgaben zu finden.

Tagesplan: Vorab die Ziele reflektieren

Zeitmanagement ist in erster Linie Selbstmanagement, denn die vorhandene Zeit ist immer die gleiche. Es liegt an Ihnen, sie entsprechend zu gewichten. Dies kann unter Zuhilfenahme von To-do-Listen geschehen, sofern vorhanden.

Anderenfalls schnappen Sie sich eine Tagesplan Vorlage und tragen direkt die zu erledigenden Aufgaben hinein. Allerdings ist es sinnvoll, hier Prioritäten zu setzen und nicht einfach wahllos alles hineinzuschreiben, was in nächster Zeit anfällt.

Bevor Sie also mit der eigentlichen Planung loslegen, sollten Sie sich über Ihre Ziele klar werden: Was wollen Sie erreichen? Idealerweise arbeiten Sie daran jeden Tag, damit Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Daneben gibt es die Aufgaben, die Teil des Tagesgeschäfts sind und einfach erledigt werden müssen.

So ein Tagesplan sollte im Voraus erstellt werden: Wenn Sie bereits im Chaos versinken und Ihr Terminkalender vor lauter Aufgaben für den jeweiligen Tag bereits überquillt, geht es nur noch darum, abzuarbeiten. Genau solche Szenarien können das Gefühl von Überforderung hervorrufen.

Verschiedene Methoden der Umsetzung

Um Überforderung und Chaos zu vermeiden, ist ein frühzeitig angefertigter Tagesplan wichtig. Es gibt verschiedene Methoden, die Ihnen dabei helfen können, realistisch zu planen. Ein Klassiker ist beispielsweise das Eisenhower-Prinzip.

Dazu erstellen Sie folgende Matrix:

Anhand dieser Maxtrix können Sie beispielsweise erkennen, welche Dinge Sie beispielsweise in einen Tagesplan weit vorne eintragen sollten und welche vielleicht noch Zeit bis zum Ende der Woche haben.

Fallen viele Aufgaben an, die Sie als dringlich und als eilig einschätzen, sollten Sie überlegen, inwieweit Sie diese delegieren können. Nicht in allen Fällen ist das möglich, so dass manchmal Überstunden anfallen. Generell sollten Sie aber bemüht sein, diese zu vermeiden.

Eine andere Möglichkeit, Ihren Tagesplan zu erstellen, ist die sogenannte Alpen-Methode.

Das Akronym steht für:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Letztlich geht es weniger um ein Entweder-oder, sondern um ein „Auch“; denn egal, für welche Methode Sie sich entscheiden: Immer geht es darum, die anstehenden Aufgaben zu sichten, den Umfang einzuschätzen und dann loszulegen. Wie sich das im Detail gestaltet, dazu im Folgenden sechs Tipps.

Sieben Tipps für Ihren Tagesplan

Und so gehen Sie bei der Erstellung eines Tagesplans vor:

• Beginnen Sie am Vorabend mit dem Tagesplan.

  Planen Sie am Ende des Tages bereits für den nächsten Tag, dazu gehört auch, sich die wichtigen Unterlagen bereits auf den Tisch zu legen und aufzuräumen. Das hat zweierlei Vorteile: Erstens vermeiden Sie den Frust, am nächsten Tag im Chaos zu beginnen. Zweitens sind Sie morgens ausgeruht und können dann voller Elan in den Tag starten.
  
  Diese Energie sollten Sie aber in die anspruchsvollen, aufwendigeren Aufgaben stecken und nicht in die Entwicklung eines Tagesplans. Tragen Sie zunächst die Termine ein, die bereits unumstößlich feststehen, also Meetings, Dienstreisen, Kundengespräche.

• Teilen Sie die Zeit in verschiedene Abschnitte.

  Am besten arbeiten Sie mit einem Stundenplan. Schätzen Sie ein, welche Zeit Sie für welche Aufgaben benötigen und tragen Sie sie je nach ermittelter Priorität in den Tagesplan ein. Um Zeit für Ungeplantes zu haben, sollten Sie großzügige Zeitpuffer einbauen. Der Richtwert hier: 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen, 40 Prozent offen halten. Auch sollten Sie sich nicht zu viel auf einmal vornehmen: Alle Aufgaben erledigt zu haben und dann sich eventuell noch einer neuen Sache zuzuwenden ist wesentlich angenehmer als nur die Hälfte zu schaffen.

• Fangen Sie mit dem Schwierigsten an.

  Der englischsprachige Begriff für diesen Tipp nennt sich „Eat the frog„. Natürlich sollen Sie keinen leibhaftigen Frosch essen – vielmehr ist damit gemeint, dass Sie am besten den Tag damit beginnen, die unangenehmste Aufgabe zu lösen, die ansteht. Auch hier machen Sie sich wieder zu Nutze, dass Sie morgens meist ausgeruhter und konzentrierter sind, so dass Ihnen Lösungswege viel eher einfallen werden, als wenn Sie am Tagesende noch etwas Produktives zu Papier bringen sollen.

• Reservieren Sie Zeit für sich selbst.

  Hierbei geht es nicht nur darum, Freizeit für sich selbst einzuplanen, obgleich das sehr wichtig ist, denn Sie brauchen schließlich einen Ausgleich zur Arbeit. Zeit für sich selbst reservieren heißt auch, dass Sie hier die Dinge hineinlegen, die Sie privat erledigen müssen.
  
  Das können Termine mit dem Steuerberater sein oder andere Verpflichtungen. Falls nötig, bereiten Sie auch diese Zeiten vor, legen Sie die notwendigen Unterlagen parat. Die Wahrscheinlichkeit, mit den eigenen Belangen nicht auf der Strecke zu bleiben ist weitaus größer, wenn Sie solche privaten Aufgaben ebenso gewichten wie berufliche und entsprechend in den Tagesplan einbauen.
  
  Falls Sie in diesem Zeitraum von einem Kollegen für eine andere Aufgabe angefragt werden, kann es vorkommen, dass Sie ablehnen müssen. Nein sagen ist ein wichtiger Aspekt im Zeitmanagement, wenngleich Sie natürlich nicht grundsätzlich jede Hilfe Ihrerseits versagen sollten. Bieten Sie stattdessen zu einem anderen Zeitpunkt eine Alternative an.

• Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen.

  Ihr Tagesplan wird vor allem dann effektiv, wenn Sie gleiche Aufgaben zusammenfassen. Ein extremes Gegenbeispiel wäre, wenn Sie morgens zu Beginn drei Mails beantworten, dann an einer Aufgabe arbeiten, zwischendurch neue Mails beantworten und sich anschließend wieder der Aufgabe widmen würden – und das alles im Wechsel, zwischendurch vielleicht noch einige Anrufe.
  
  So werden Sie immer wieder aus Ihrer eigentlichen Arbeit gerissen und vergeuden Zeit. Nicht selten brauchen wir etwa 15 Minuten, um uns anschießend wieder auf das zu konzentrieren, was eigentlich anliegt. Sparen Sie lieber diese Zeit, indem Sie sich zu bestimmten Zeiten gleichartige Aktivitäten in Zeitblöcke packen, also zum Beispiel: 11 bis 12 Uhr Mails bearbeiten.

• Überprüfen Sie Ihren Tagesplan.

  Diese Aufgabe kann erst am Ende des Tages erfolgen. Prüfen Sie, inwieweit die Realität von Ihre Tagesplan abweicht. Haben Sie alle geplanten Aufgaben bewältigen können? Falls ja, dann herzlichen Glückwunsch! Wer jetzt noch Zeit über hat, kann überlegen, was er damit anfangen kann.
  
  Welche Aufgabe würden Sie gerne noch erledigen? Entscheidend ist hierbei, wieviel Zeit Ihnen noch am Tag verbleibt und wieviel Energie. Denn je nach Umfang und Energielevel ist nicht jede Aufgabe geeignet. Nicht zu kurz kommen sollte bei dieser Überlegung der Aspekt der Freude: Es fällt uns wesentlich leichter und zu motivieren, wenn die Aufgabe außerdem noch Spaß macht. Wenn der Tagesplan allerdings nicht wie erhofft geklappt hat, gilt es weiterhin auszumisten.

• Belohnen Sie sich.

  Um Ihre Motivation zu erhalten, sollten Sie sich belohnen. Dazu gehört vor allem, sich die erreichten Aufgaben bewusst zu machen, indem Sie sie visualisieren: Streichen Sie durch, was Sie geschafft haben. So bleibt nicht nur ein diffuses Gefühl, sondern schwarz auf weiß der Beleg, dass Sie gearbeitet haben. Je nach Zeitkontingent und Energie können Sie sich belohnen, indem Sie sich nach der Arbeit zu Freizeitaktivitäten verabreden oder sonst etwas Nettes gönnen.