Tagesplan erstellen: Vorlage zum Ausdrucken + 8 Tipps

Tagesplan erstellen: Wofür?

Manche Tage fühlen sich an, als reichten 24 Stunden nicht aus. Die Aufgaben stapeln sich, eine Struktur fehlt. Genau an dieser Stelle hilft es, wenn Sie einen Tagesplan erstellen. Der Aufwand ist gering, der Effekt groß: Ein Tagesplan mit To-Do-Liste motiviert und sorgt zugleich dafür, dass Sie mehr erreichen und wichtige Aufgaben besser erledigen.

Zusätzlich steigert der Tagesplan die Disziplin: Eine aufgeschriebene Aufgabe wirkt stets verbindlicher als ein gedankliches Vorhaben.

Tagesplan Vorteile

Weitere Vorteile: Mithilfe eines Tagesplans können Sie…

den Überblick behalten
den Tag strukturieren
Aufgaben priorisieren
Termine und Ideen im Auge behalten
die Produktivität und Effizienz steigern
den Erfolg kontrollieren

Oft unterschätzt: Kalender, Planer oder Habit-Tracker wirken schon dadurch, dass Sie darauf erledigte Aufgaben abhaken können. Das gibt Ihnen nicht nur einen Motivationskick – mit dem Energieschub können Sie sich gleich ins nächste Projekt stürzen…

Gerade für Freiberufler und Selbstständige, die im Homeoffice arbeiten, kann ein Tagesplan sinnvoll sein. Damit lassen sich berufliche und private Aufgaben auf getrennten Listen führen. So erledigen Sie keine privaten Aufgaben in der Arbeitszeit oder umgekehrt.

Definition: Was ist ein Tagesplan?

Ein Tagesplan ist eine strukturierte Liste anstehender Aufgaben und Projekte in einer geplanten zeitlichen Abfolge. Synonyme hierfür sind auch Terminplaner oder Kalender. Diese gibt es klassisch auf Papier oder digital als App für das Smartphone oder als Online-Terminplaner für das Computer-Desktop.

Kostenlose Tagesplan Vorlage zum Ausdrucken

Um Ihren Tag zu strukturieren, müssen keinen teuren Tagesplaner kaufen: Nutzen Sie hierfür einfach unsere kostenlose Tagesplaner Vorlage zum Ausdrucken!

Den Tagesplan mit To-Do-Liste haben wir minimalistisch gehalten und extra entwickelt, um Ihren Arbeitsalltag zu optimieren. Damit bleiben Sie nicht nur produktiv, sondern haben auch Platz für Notizen, für Ideen und Geistesblitze sowie für eine tägliche Reflexion Ihrer Ernährung und Erfolge…

(Zum Vergrößern einfach anklicken)

Tagesplaner (leer)	Tagesplaner (Beispiel)

Download (PDF)	Download (Word)

Wie kann ich einen Tagesplan erstellen? 8 Tipps

Ein gut strukturierter Tagesplan macht einen großen Unterschied im Alltag. Indem Sie Ihre Zeit effektiver organisieren, können Sie produktiver werden, mehr Ziele erreichen und den Stress reduzieren. Dabei gilt: Erstellen Sie Ihren Tagesplan schon am Vorabend. So beginnen Sie den neuen Tag bereits strukturiert und verschwenden keine Zeit. Zusätzlich beruhigt es, wenn Sie schon wissen, dass der kommende Tag gut geplant ist.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen – Schritt für Schritt – wie Sie ganz einfach einen optimalen Tagesplan erstellen, der Ihnen hilft, den Arbeitsalltag zu meistern:

1. Leistungsphasen erkennen

Bevor Sie so richtig loslegen und Ihren Tag planen, sollten Sie sich zunächst mit Ihrem Biorhythmus bzw. Ihrem Chronotyp beschäftigen: Sind Sie eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Je nach Typ haben wir unterschiedliche Leistungsphasen:

Wer seine individuelle Leistungskurve kennt, kann diese bei seinem Tagesplan gleich berücksichtigen und zum Beispiel anspruchsvolle und kreative Aufgaben in seine Hochphase legen, während Routineaufgaben eher in die Tiefphasen gehören.

2. Ziele definieren

Im zweiten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über alle wichtigen To-Dos des Tages. Am besten sammeln Sie dazu zunächst alle wichtigen Aufgaben in einer Liste – möglichst schon am Vorabend. So haben Sie zudem im Blick, was liegengeblieben ist und deshalb unbedingt am nächsten Tag erledigt werden muss.

3. Prioritäten setzen

Nachdem Sie einen Überblick und eine Liste aller potenzieller Tagesaufgaben haben, müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen – also Prioritäten setzen. Dazu gibt es unterschiedliche Methoden. Bewährt hat sich vor allem das sogenannte Eisenhower-Prinzip.

Dafür erstellen Sie zunächst eine Matrix mit 4 Feldern: waagerecht unterscheiden Sie nach wichtig bzw. unwichtig, vertikal nach dringend bzw. nicht dringend (oder eilig). Nun verteilen Sie die Aufgaben entsprechend ihrer Priorisierung in der Eisenhower-Matrix. Beispiel:

4. Tagesplan erstellen

Dank dieser Vorarbeiten haben Sie schon jetzt eine klare Struktur, was Sie heute unbedingt erledigen müssen und was Sie delegieren oder auch verschieben können. Jetzt müssen Sie die Aufgaben und Projekte nur noch über den Tagesplan verteilen – „terminieren“.

Nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Tagesplan zum Ausdrucken. Alternativ geht auch ein klassischer Kalender oder eine App. Tragen Sie dort die einzelnen To-Dos dort ein – aber berücksichtigen Sie dabei unbedingt Ihre Leistungskurve bzw. Chronobiologie! Setzen Sie sich zugleich realistische Ziele. Überschätzen Sie Ihre Fähigkeiten nicht und stellen Sie sicher, dass Sie auch erreichen können, was Sie sich vornehmen. Nur so bleiben Sie motiviert.

5. Pufferzeiten einplanen

Wenn Sie Ihren Tag strukturieren, sollten Sie stets Zeitpuffer einplanen und freie Zeit für kurzfristig anfallende Tätigkeiten oder Termine lassen. Erstens bleiben Sie so flexibel und zweitens geraten Sie durch diese Pufferzeiten weniger unter Stress oder Zeitdruck. Wenn Sie Ihren Tagesplan zu straff gestalten, kann dies zu Frustration führen, sobald etwas dazwischenkommt. Falls es doch zu Leerlauf kommt, können Sie immer noch Aufgaben mit geringer Priorität erledigen.

6. Pausen machen

Immer nur funktionieren, funktioniert nicht! Der Mensch ist keine Maschine. Daher sollten Sie bei Ihrer Tagesstruktur zudem regelmäßige Pausen einkalkulieren (siehe: Arbeitsrhythmus 52-17). Arbeitsforscher und Psychologen empfehlen, spätestens alle 90 Minuten eine Verschnaufpause von 10 Minuten einzulegen. Alternativ können Sie auch die Pomodoro-Technik nutzen.

7. Batching nutzen

Eine moderne Zeitmanagement-Methode ist das Timeboxing beziehungsweise Batching: Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln (was langsamer macht), legen Sie beim Batching gleichartige Aufgaben zusammen. So entsteht eine Art Routine-Effekt. Die Arbeitsabläufe wiederholen sich – und Sie erledigen diese schneller.

8. Ablenkungen ausschalten

Trotz aller Struktur: Versuchen Sie Ablenkungen und typische Zeitfresser so gut es geht in Ihrem Tagesablauf zu eliminieren. Fokussieren Sie sich jeweils ganz auf Ihre Aufgabe. Laut Studien brauchen wir zwischen 7-11 Minuten, um uns nach einer Störungen wieder voll auf den ursprünglichen Job zu konzentrieren (siehe: Singletasking).

Ein derart strukturierter Tagesplan kann Ihre Produktivität steigern und Ihnen helfen, Ihren Alltag besser zu organisieren. Indem Sie Ihre Prioritäten festlegen, Zeitblöcke einplanen, realistische Ziele setzen und flexible Zeitpuffer einplanen, können Sie das Beste aus Ihrer Zeit herausholen.

Denken Sie auch daran, Zeit zur Selbstfürsorge einzuplanen und Ihren Tagesplan regelmäßig zu bewerten und anzupassen. Nehmen Sie sich Zeit, um zu reflektieren, wie gut Sie Ihre Ziele erreicht haben, und überprüfen Sie, ob Sie den Tagesplan verbessern können. Sie werden sehen: Mit der Zeit brauchen Sie diese Schritte gar nicht mehr. Den Tagesplan erstellen Sie in Gedanken automatisch – und Sie werden deutlich mehr Ziele erreichen…

Bonus-Tipps für Ihren persönlichen Tagesplan

Zum Selbstmanagement und für eine optimale Zeiteinteilung finden Sie auf der Karrierebibel noch viele weitere Tipps und Tricks. Abschließend geben wir Ihnen noch ein paar Empfehlungen, mit denen Sie Ihren ganz persönlichen Tagesplan nochmal verbessern können:

Methoden ausprobieren

Jeder Mensch tickt anders. Beschäftigen Sie sich mit mit unterschiedlichen Methoden aus dem Zeitmanagement – zum Beispiel mit der ALPEN-Methode, der Pomodoro-Technik oder mit Eat the frog. Wählen Sie aus, was am besten zu Ihrer Arbeitsweise und Persönlichkeit passt und optimieren Sie so Ihren Tagesplaner.
Routinen schaffen

Routinen haben einen schlechten Ruf, geben dem Tag aber Struktur und feste Abläufe. Diese Ordnung hilft ebenfalls beim Erstellen eines Tagesplans. Routinierte Handgriffe gehen einfach schneller: Der Kopf wird frei für wirklich Wichtiges. Nicht wenige Erfolgsmenschen empfehlen, sich zum Beispiel eine Morgenroutine anzugewöhnen. So beginnt der Tag mit einem festen (und sinnvoll) Morgenritual und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zeit.
Grenzen setzen

Um Ihren Tagesplan auch einzuhalten, müssen Sie manchmal bewusst Grenzen setzen und beherzt Nein sagen lernen. Denn sind wir ehrlich: Zeitdiebe – das sind oft andere Menschen, Kollegen oder Kunden. Sie werden Ihr Pensum und Ihre Pläne nicht schaffen, wenn Sie jeder Bitte um einen Gefallen nachkommen. Das kann mal Sympathien kosten, ja. Aber ein „Nein“ jetzt bedeutet kein generelles Nein zur Person. Nur sind Ihre Aufgaben und Bedürfnisse mindestens genauso wichtig wie die der anderen.
Belohnungen einbeziehen

Schon das Abhaken von Aufgaben motiviert. Gönnen Sie sich aber zusätzlich immer wieder kleine Belohnung, wenn Sie Teilziele (sogenannte Meilensteine) erreichen. Das hält die Motivation aufrecht und gibt neue Energie für den nächsten Tag oder neue Projekte. Solche Belohnungen können ein Kurztrip am Wochenende oder ein gemeinsames Essen mit dem Partner oder mit Freunden sein.