Zeiteinteilung: Ein Schlüssel zum Erfolg

Zeit vergeht immer gleich schnell. Den Unterschied macht allenfalls unsere Wahrnehmung der Zeit: Wenn man zum Beispiel einem Job nachgeht, den man liebt und die Aufgaben ebenso abwechslungsreich wie herausfordernd sind, vergeht die Zeit wie im Flug. Wer dagegen im Supermarkt an der Kasse steht und in der Schlange wartet, hat das Gefühl, die Zeit steht still.

Das bedeutet zugleich: Trotz gleicher Zeit kann es große Unterschiede bei den Ergebnissen geben. Quantitativ wie auch qualitativ. Was der oder die eine in ihrer Zeit schafft, wirkt auf andere utopisch. Dabei spielen jedoch zwei Faktoren eine entscheidende Rolle: Die richtige Zeiteinteilung und die Selbstisziplin, sich daran zu halten. Beide sind ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg.

Optimale Zeiteinteilung: Vorteile

Wer sich seine Zeit bestmöglich einteilt, verschaffen Sie sich damit gleich mehrere Vorteile und positive Effekte:

Sie schaffen mehr in derselben Zeit.
Sie verbessern die Ergebnisse und Leistungen.
Sie werden zufriedener wegen der Erfolge.
Sie reduzieren Stress, weil Sie alles schaffen.

Bessere Zeiteinteilung? Zeitfresser vermeiden!

Zeiteinteilung hat viel mit Zeitmanagement oder besser: mit Selbstmanagement zu tun. Dabei geht es nicht nur darum, immer mehr oder möglichst viel aus dem Tag herauszuquetschen. Oft reicht es schon die täglichen Zeitfresser zu reduzieren, um mehr zu schaffen.

Zeitdiebe lauern überall: Zu den größten gehören E-Mails, Messenger, Meetings und Social Media Apps wie Tiktok oder Instagram. Dabei kann man Stunden verplempern und sich der Prokrastination hingeben. Der erste und wichtigste Tipp lautet daher: Identifizieren Sie Ihre größten Zeitfresser und schalten Sie diese ab! Das führt schon automatisch zu einer besseren Zeiteinteilung und -nutzung.

Keine Zeiteinteilung ohne Disziplin

Der zweite Tipp ist weniger angenehm: Ohne Disziplin geht es nicht, wenn Sie aus der vorhandenen Zeit das Beste machen wollen. Wer immer wieder lästige Aufgaben aufschiebt oder Ausreden findet, verschwendet Zeit.

Hand aufs Herz: Womöglich sind die Probleme mit Ihrer Zeiteinteilung in Wahrheit eine Frage der Selbstdisziplin. Die gute Nachricht: Das haben Sie selbst im Griff und können solche schlechten Gewohnheiten jederzeit ändern. Sie müssen es nur wirklich wollen, kleine Schritte gehen und etwas Geduld haben.

Tipps für eine bessere Zeiteinteilung

Jetzt wird es praktisch: Sie wollen Ihre Zeiteinteilung verbessern? Dann haben wir jetzt eine Reihe von bewährten Tipps und Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen:

1. Bessere Zeiteinteilung durch Planung und Vorbereitung

Wer viel um die Ohren hat, kann leicht den Überblick verlieren. Der Schlüssel zum besserer Zeiteinteilung liegt immer am Anfang – bei der Vorbereitung und Planung. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag am Vorabend zu planen und zu strukturieren. Dafür gibt es heute zahlreiche Tools – allesamt hochwirksame Klassiker. Zum Beispiel ToDo-Listen, die sogenannte Eisenhower-Methode oder das moderne Timeboxing und Batching. Suchen Sie sich die Methode aus, die am besten zu Ihnen passt.

2. Bessere Zeiteinteilung durch klare Prioritäten

Eine oft unterschätzte Technik für bessere Zeiteinteilung: Setzen Sie klare Prioritäten! Wenn Sie wissen, was wirklich wichtig und dringend ist, können Sie sich darauf fokussieren. Der Rest ist definitionsgemäß weniger wichtig und dringlich. Hat also Zeit. Indem Sie Ihre ToDos priorisieren, verschwenden Sie keine Zeit mit Kleinigkeiten und treffen bessere Entscheidungen. Zweiter Tipp: Machen Sie sich bewusst, dass nicht jede Aufgabe bis ins letzte Detail geplant und perfekt sein muss. Übertriebener Perfektionismus ist ebenfalls ein Zeitfresser und macht gute Zeiteinteilung unmöglich.

3. Bessere Zeiteinteilung durch Routine

Routinen haben einen schlechten Ruf, geben dem Tag aber Struktur und feste Abläufe. Diese Ordnung hilft ebenfalls bei der Zeiteinteilung und -nutzung. Denn routinierte Handgriffe gehen schneller und sparen Zeit. Der Kopf wird frei für wirklich Wichtiges. Nicht wenige Erfolgsmenschen empfehlen, sich zum Beispiel eine Morgenroutine anzugewöhnen. So beginnt der Tag mit einem festen (und sinnvoll) Morgenritual und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zeit.

4. Bessere Zeiteinteilung durch Grenzen

Auch das gehört zur Zeiteinteilung: Sie müssen hier und da bewusst Grenzen setzen und beherzt Nein sagen lernen. Denn sind wir ehrlich: Zeitdiebe – das sind oft andere Menschen. Sie werden Ihr Pensum und Ihre Pläne nicht schaffen, wenn Sie jeder Bitte um einen Gefallen nachkommen. Das kann mal Sympathien kosten, ja. Aber ein „Nein“ jetzt bedeutet kein generelles Nein zur Person. Nur sind Ihre Aufgaben und Bedürfnisse mindestens genauso wichtig wie die der anderen.

5. Bessere Zeiteinteilung durch Delegieren

Sie wollen so viel wie möglichst selber machen? Fehler! Falls Sie selbstständig sind, kennen Sie den Spruch: „Selbstständige arbeiten selbst und ständig.“ Deshalb kommen auch so viele damit nicht voran. Ein guter Unternehmer arbeitet nicht IM Unternehmen, sondern AM Unternehmen. Bedeutet: Lernen Sie zu delegieren! Das hat nichts mit Faulheit zu tun, sondern mit intelligentem Zeitmanagement. Was andere besser und schneller erledigen können, sollten Sie abgeben. So nutzen Sie nicht nur Ihre Stärken und Kompetenzen besser – auch die Zeiteinteilung wird effektiver, weil Sie beherrschen, was Sie jetzt erledigen.

6. Bessere Zeiteinteilung durch Flexibilität

Trotz aller Planung und Struktur sollten Sie flexibel bleiben. Eine allzu strikte Zeiteinteilung ist ein enges Korsett, das keinen Raum lässt für das, was sonst passieren kann. Gerät der Plan dann durcheinander, entsteht neuer, unnötiger Stress. Planen Sie daher immer mit genügend Zeitpuffern und Pausen dazwischen. Die sind nicht nur wichtig zur Erholung und machen den Kopf frei. Sie gewinnen so auch mehr Freiheit für Unvorhergesehenes. Und das nennt man Leben…

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]