Zeiteinteilung: Wie Sie Ihre Zeit besser nutzen

Der Tag hat 24 Stunden, wird nur die Arbeitszeit betrachtet, geht es durchschnittlich um täglich acht Stunden. Jedem steht grundsätzlich die gleiche Zeitspanne zur Verfügung – Ihnen, den Kollegen, Chef, Manager… Erstaunlich ist jedoch, wie unterschiedlich viel in der Zeit geschafft und erledigt wird. Einige besonders produktive und effiziente Menschen holen das Maximum aus jedem Tag heraus, während andere sich verwundert fragen, wie das möglich ist. Ein Teil der Antwort: Durch eine gute Zeiteinteilung. Tatsächlich gibt es zahlreiche Wege, mit denen Sie sich Ihre Zeit besser einteilen können, um aus den täglichen Stunden mehr herausholen zu können. Dabei gibt es viele Dinge, die Sie zur Zeiteinteilung tun sollten, wenn Sie Ihre Zeit besser nutzen wollen, aber auch häufige Fehler, die vermieden werden müssen…

Zeiteinteilung: Wie Sie Ihre Zeit besser nutzen

Zeiteinteilung: Ein Schlüssel zum Erfolg

Die Zeit vergeht immer gleich schnell. Unterschiedlich kann lediglich die Wahrnehmung einer Spanne ausfallen, so sagte Albert Einstein Wenn man mit dem Mädchen, das man liebt, zwei Stunden zusammensitzt, denkt man, es ist nur eine Minute; wenn man aber nur eine Minute auf einem heißen Ofen sitzt, denkt man, es sind zwei Stunden, um die Idee der Relativität zu verdeutlichen.

Somit wird im Berufsleben – einmal abgesehen von Überstunden und zusätzlich geleisteter Arbeit – jedem Mitarbeiter die gleiche zeitliche Ressource zur Verfügung gestellt. Wie diese Zeit eingeteilt und genutzt wird, liegt jedoch in der Verantwortung eines jeden selbst.

Soll heißen: Trotz gleicher Zeit kann es große Unterschiede in den Ergebnissen geben. Quantitativ wie auch qualitativ. Was einer leistet, ist für einen anderen utopisch. Motivation und Disziplin spielen dabei auch eine Rolle, doch gerade in der Zeiteinteilung kann ein Schlüssel zum Erfolg liegen.

Wenn sie sich Ihre Zeit bestmöglich einteilen, verschaffen Sie sich damit gleich mehrere Vorteile und positive Auswirkungen. Zunächst einmal verbessern Sie Ihre Ergebnisse und Leistungen. Sie schaffen mehr und arbeiten besser, was auch Ihrem Chef auffallen wird. Zusätzlich profitiert Ihre Zufriedenheit, weil Sie den Stress reduzieren und stolz auf Ihre Arbeit sein können.

Vermeiden Sie Zeitfresser für eine bessere Zeiteinteilung

Zeiteinteilung lernen Synonym Zeit besser nutzenEs gibt viel, was Sie für eine bessere Zeiteinteilung tun können – mehr dazu weiter unten im Artikel. Bevor Sie aber abgeschreckt werden und befürchten, dass eine gute Zeiteinteilung kompliziert und anstrengend ist, gibt es zunächst eine gute Nachricht: Oftmals müssen Sie nichts zusätzlich tun, sondern es reicht bereits, schlechte Gewohnheiten wegzulassen, um eine bessere Zeiteinteilung zu erreichen.

Im ersten Schritt müssen Sie dafür Ihre persönlichen Zeitfresser identifizieren. Fragen Sie sich, womit Sie am Tag die meiste Zeit verbringen und vor allem womit Sie den Großteil verschwenden. Führen Sie viele unnötige Telefonate, die kaum zielführend sind, aber Zeit kosten? Beantworten Sie ständig Mails oder sitzen in Meetings und können sich daher nicht auf die wirklichen Aufgaben konzentrieren?

An vielen Zeitfressern sind Sie auch selbst schuld, wenn Sie sich beispielsweise von Ihrem Smartphone ablenken lassen oder im Internet surfen. Um Ihre Zeiteinteilung zu verbessern, braucht es diese ehrliche Selbstreflexion, um zu erkennen, an welchen Stellen Sie Zeit gewinnen können.

Keine Zeiteinteilung ohne Disziplin

Es lässt sich leicht über Zeiteinteilung reden, das Vorhaben in die Praxis umzusetzen, ist noch einmal eine ganz andere Herausforderung. Die größten Probleme bereitet dabei mangelnde Disziplin. Genau diese braucht es aber, um aus der vorhandenen Zeit das beste und meiste herauszuholen.

Wer aufschiebt, Ausreden findet oder sich und sein Handeln nicht im Griff hat, verschwendet Zeit. Probleme mit Ihrer Zeiteinteilung sind deshalb möglicherweise ein Problem der Disziplin.

Versuchen Sie sich selbst zu disziplinieren, bleiben Sie bei der Sache und ziehen Sie auch unangenehme Aufgaben durch, ohne Dinge aufzuschieben oder mittendrin abzubrechen. Schon profitiert auch Ihre Zeiteinteilung.

Tipps für eine bessere Zeiteinteilung

Sie wollen Ihre Zeiteinteilung verbessern? Dann haben wir zum Schluss noch eine Reihe von Tipps und Vorschlägen, die Ihnen dabei helfen können:

  • Bessere Zeiteinteilung durch Planung und Vorbereitung

    Was steht jetzt an? Worum muss ich mich kümmern? Habe ich nicht was vergessen? Es ist leicht, den Überblick und damit eine Menge Zeit zu verlieren, die Sie produktiver nutzen könnten. Statt lange hin und her zu überlegen, sollten Sie größeren Wert auf Planung und Vorbereitung legen. Unschlüssigkeit und Orientierungslosigkeit machen eine effiziente Zeiteinteilung unmöglich. Statt blind loszulegen, sollten Sie einen Plan haben, an dem Sie sich orientieren.

    Überlegen Sie sich beispielsweise bereits am Vorabend, was am nächsten Tag zu tun ist und welche Projekte in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen. Das kann unangenehmen Überraschungen vorbeugen, Stress vermeiden und hilft Ihnen dabei, die begrenzte Zeit besser zu nutzen.

  • Bessere Zeiteinteilung durch klare Prioritäten

    Der vielleicht häufigste und bekannteste Tipp für eine bessere Zeiteinteilung: Setzen Sie klare Prioritäten. Zu wissen, welche Aufgabe besonders wichtig und besonders dringend ist, sorgt dafür, dass Sie sich die Zeit ganz automatisch besser einteilen. Das bedeutet auch, dass Sie sich auf die wichtigen Entscheidungen konzentrieren sollten, um keine Zeit mit unwichtigen Kleinigkeiten zu verschwenden.

    Ein ewiges Hin und Her und Gedanken über das Für und Wider ist nur bei großen und wichtigen Entscheidungen sinnvoll. Machen Sie sich bewusst, dass nicht jede Kleinigkeit bis ins letzte Detail geplant sein und perfekt werden muss. Ein solch übertriebener Perfektionismus macht gute Zeiteinteilung unmöglich und sorgt obendrein für Frust.

  • Bessere Zeiteinteilung durch Routine

    Routinen geben Ihrem Tag Struktur und feste Abläufe. Diese Ordnung hilft bei einer besseren Zeiteinteilung, weil die Arbeit organisierter abläuft. Sie können auch feste Zeiten für bestimmte Dinge einplanen, beispielsweise jeden Morgen von 10 Uhr bis 10:30 Uhr E-Mails beantworten. Oder jeden Tag als erstes die Schwierigste Aufgabe des Tages angehen. So springen Sie nicht von einem ToDo zum nächsten und verschwenden auch keine Zeit damit, sich zu überlegen, was Sie als nächstes tun müssen.

    Auch eine gute Morgenroutine kann bereits bei der Zeiteinteilung helfen, um richtig in den Tag zu starten. Neben Sport, Lesen, Radio oder Musik können Sie es auch zu Ihrer Routine machen, den kommenden Tag gedanklich durchzugehen und sich bereits über mögliche zeitliche Engpässe bewusst zu werden, die vermieden werden können.

  • Bessere Zeiteinteilung durch Grenzen

    Ein effektives Mittel für eine gute Zeiteinteilung sind Grenzen. Legen Sie fest, wie lange Sie sich mit einer Aufgabe beschäftigen und halten Sie sich an diese Vorgabe. Das lässt sich bereits bei der Planung eines Arbeitstages tun. Sollte es einmal nicht klappen, den zeitlichen Rahmen einzuhalten, können Sie die Gründe dafür analysieren und für die Zukunft daraus lernen.

    Grenzen sollten Sie dabei aber nicht nur sich selbst, sondern auch anderen setzen. Lassen Sie sich nicht für Kleinigkeiten unterbrechen, bitten Sie Kollegen darum, mit einem Anliegen zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu kommen, wenn es nicht ungemein dringend ist. Auch Nein sagen ist ein wichtiger Faktor für Ihre Zeiteinteilung, um nicht mit Aufgaben überschüttet zu werden.

  • Bessere Zeiteinteilung durch Delegieren

    Sie wollen so viel wie möglichst selbst machen? Scheinbar eine gute Einstellung, die jedoch Ihrer Zeiteinteilung schaden kann. Sie können nicht in allem gut sein und für manche Dinge brauchen Sie möglicherweise länger als andere Kollegen, die mehr Erfahrung oder Wissen in diesem Bereich haben. Zu verstehen, welche Aufgaben Sie delegieren und an andere abgeben sollten, ist ein wichtiger Faktor für besseres Zeitmanagement.

    Delegieren hat dabei nichts mit Faulheit zu tun und schadet weder Ihrer Karriere, noch Ihrem Ansehen im Unternehmen – wenn Sie es nicht übertreiben und einfach jede Aufgabe von sich weisen. Vielmehr stellen Sie unter Beweis, dass Sie Ihre Stärken kennen und nutzen, ohne dabei die besonderen Kompetenzen der Kollegen zu vergessen. So werden alle Ressourcen bestmöglich genutzt, was auch dem Chef gefallen dürfte.

  • Bessere Zeiteinteilung durch Flexibilität

    Trotz aller Planung und Struktur sollten Sie dennoch flexibel bleiben, da Ihre Zeiteinteilung sonst schnell an ihre Grenzen stößt. Es gibt immer Unvorhersehbares, dass Ihren Zeitplan aus dem Konzept bringen kann. Der Chef kommt mit einem Auftrag, der nicht warten kann, ein Kunde hat einen kurzfristigen Änderungswunsch, der schnell umgesetzt werden muss oder ein Kollege benötigt Hilfe, um eine Deadline halten zu können.

    Lassen Sie deshalb immer ein bisschen freie Zeit übrig, um reagieren und sich anpassen zu können. Ohnehin gilt bei aller Produktivität und Zeiteinteilung, dass Sie auch an Pausen denken sollten.

[Bildnachweis: Maurice Volmeyer by Shutterstock.com]
11. Oktober 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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