Nein sagen: 4 Tipps + mehr als 30 Formulierungen

Nette, hilfsbereite Kollegen, die niemals Nein sagen – die mag jeder. Denn sie machen das Leben leichter. Das eigene vor allem. Wer anderen seine Hilfe nur allzu bereitwillig zukommen lässt und nicht Nein sagen kann, zahlt dafür aber einen hohen Preis: Überlastung, Verzetteln und eine höhere Fehlerquote sind noch die kleinsten Folgen. Zusätzlich werden die Ja-Sager und billigen Gehilfen sogar noch weniger respektiert. Es ist das Gesetz von Angebot und Nachfrage: Was leicht zu haben ist, hat automatisch weniger Wert. Umso wichtiger, dass Sie ablehnen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Neinsagen lernen und öfter mal „Ja“ zum „Nein“ sagen…

Nein sagen: 4 Tipps + mehr als 30 Formulierungen

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Nein sagen: Vorsicht Gefälligkeitsfalle!

Das „Nein“ entwickelt sich im Beruf zunehmend zu einem Tabu-Wort. Wer einer Aufforderung nicht nachkommt, muss befürchten, als faul abgestempelt zu werden, weil er nicht bereit ist, ein wenig mehr zu tun. Oder als unkollegial oder gar egoistisch zu gelten, weil er oder sie die Büronachbarn im Stich lässt, die doch dringend eine helfende Hand benötigen. Ebenfalls wird Nein-Sagern gerne unterstellt, sie seien überhaupt nicht fähig und kompetent genug und scheinbar schon mit den eigenen Aufgaben gänzlich überfordert.

Aus dieser Erwartungshaltung heraus entwickelt sich bei vielen eine regelrechte Angst, „Nein“ zu sagen. Also wird fleißig „Ja“ und „Amen“ gesagt. Zu allem und zu jedem. Auch dann noch, wenn die eigenen Kapazitäten längst an ihre Grenzen stoßen. Ein Fehler, mit dem Sie sich einige neue Problemen schaffen.

Wer verlernt „Nein“ zu sagen,…

  • wird immer mehr ausgenutzt.
  • kann sich nicht durchsetzen.
  • versucht es allen recht zu machen.
  • wird abhängig von der Meinung anderer.
  • überlastet sich systematisch selbst.

Das Phänomen, im Beruf eine Bitte nicht ausschlagen zu können, hat längst einen einschlägigen Namen in der Literatur. Der Fachausdruck für das nicht Nein sagen können: „Gefälligkeitsfalle„. Einmal darin gefangen, wird aus kleinen Gefälligkeiten schnell das Aufgabenpensum eines veritablen Nebenjobs

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7 Ursachen, warum Sie nicht nein Sagen können

Wenn jemand nicht Nein sagen kann, hat das oft tiefere psychologische Gründe. Zu den häufigsten Ursachen gehören Ängste. Aber auch andere Gründe, wie zum Beispiel…

  • Wer nicht Nein sagen kann, fühlt sich geschmeichelt
    Allein schon die Tatsache, dass man Sie fragt, imponiert Ihnen. Sie fühlen sich aufgewertet, wichtig, zentral. Kurz: Sie mutieren zum Helfer, Retter und Ratgeber. Ein kurzer Anflug von Macht umweht Ihr Ego. Sie lieben dieses Gefühl und sagen deshalb immer „Ja“. Womöglich war das aber der hinterlistige Plan des Bittstellers. „Der Schmeichelei gehen auch die Klügsten auf den Leim“, wusste schon der französische Dramatiker Molière.
  • Wer nicht Nein sagen kann, leidet am Helfer-Syndrom
    Solche Menschen, streben ständig nach dem Gefühl, gebraucht zu werden. Entweder soll die eigene Unersetzbarkeit demonstriert werden oder es ist der Versuch,Minderwertigkeitsgefühle zu kompensieren. Das Helfersyndrom führt aber nur zu massivem Stress oder gar totaler Erschöpfung und Burnout. Die kurzfristige Anerkennung führt in eine Abwärtsspirale: Mehr Gefälligkeiten, weniger Zeit, schlechtere Leistungen, sinkende Anerkennung.
  • Wer nicht Nein sagen kann, hat Angst vor Ablehnung
    Nicht wenige Menschen plagt die Sorge, dass es die Beziehung nachhaltig belastet, wenn sie eine Bitte ablehnen. Womöglich quält sie dabei auch ein schlechtes Gewissen, weil Sie früher einmal gelernt haben, dass man Hilfe nicht verweigern darf. Wer es dennoch tut, gilt in ihren Augen als egoistisch oder herzlos. Die Frage ist aber: Wer ist egoistischer – derjenige, der eine Bitte ausschlägt – oder derjenige, der seine Sympathien davon abhängig macht, wer nach seiner Pfeife tanzt?
  • Wer nicht Nein sagen kann, hat Angst, etwas zu verpassen
    Mit den Kollegen einen Kaffee trinken, obwohl dringend noch drei Anrufe erledigt werden müssten. Die Einladung zum Feierabendbier nicht absagen, obwohl der Körper längst bedrohlichen Schlafmangel signalisiert. Bloß immer dabei sein und nichts verpassen – auch wenn es noch viele Gelegenheiten zum Kaffee geben wird. Sie sollen sich nicht immer absondern, doch ein gelegentliches Nein ist völlig in Ordnung.
  • Wer nicht Nein sagen kann, fürchtet die Konsequenzen
    Insbesondere wenn hinter der Bitte der Chef steht. In vielen Fällen ist es tatsächlich nicht ratsam, dessen Wünsche auszuschlagen. Enttäuschte Chefs befördern nicht. Aber auch Vorgesetzte müssen lernen, wann Schluss ist. Die Angst vor Ablehnung oder generell vor der Enttäuschung und der Reaktion der anderen ist zwar verständlich, es ist aber enorm wichtig, damit umgehen zu können. Sonst werden Sie angreifbar für egoistische Schmarotzer.
  • Wer nicht Nein sagen kann, fühlt sich verantwortlich
    Und zwar für die Bürostimmung im Allgemeinen und das Bedürfnis des Kollegen nach Entlastung und persönlichem Glück im Besonderen. Sie denken: „Der Arme: Schon seit fünf Wochen sitzt er an dem Projekt, heute Nachmittag muss er es präsentieren – und was er hat, ist alles andere als spruchreif.“ Es ist zwar nobel, dem Tropf jetzt unter die Arme zu greifen, doch ist es nicht Ihre Verantwortung. Entscheidend sollte sein, ob Sie Zeit und Energie haben – oder selbst unter der Hilfe leiden würden.
  • Wer nicht Nein sagen kann, vergleicht sich
    Jeder Mensch hat ein anderes Arbeitspensum. Wer sich jedoch mit anderen dauerhaft vergleicht, erliegt bald der Illusion Gleiches schaffen zu müssen. Sie sollen und wollen das Beste aus sich herausholen – soweit, so gut. Aber bitte nicht auch noch das Beste des Kollegen dazu. Nichts versetzt Menschen mehr unter Druck, als der Versuch, ständig den Ansprüchen anderer zu genügen.

Darum müssen Sie Nein sagen können

Der wichtigste Schlüssel, um künftig besser Neinsagen zu können, ist ein gesundes Selbstwertgefühl. Indem Sie Ihr Selbstbewusstsein stärken, stärken Sie auch Ihre Abwehrkräfte gegenüber allzu großer Unverschämtheit.

Wer sich selbst annimmt (und damit über genug Selbstliebe und Selbstachtung verfügt), dem fällt es auch leichter, Nein zu sagen. Auch auf die Gefahr hin, dass andere Sie dann ablehnen oder darauf beleidigt und verschnupft reagieren.

Nur weil Sie eine Bitte ausschlagen, sind Sie aber nicht weniger liebenswert. Das ist ein Irrglaube! Richtig ist vielmehr: Wer Neinsagen lernt, gewinnt größere Freiheit und offenbart mentale Stärke. Und schon dafür lohnt es sich, häufiger Nein zu sagen.


TIPP: In den USA ist es üblich, das erste Angebot mit einem „Nein“ abzulehnen. Denn das erste Angebot ist selten das beste. Indem jede Verhandlung mit einem „Nein“ beginnt, entsteht ein tatsächlich ein Gespräch auf Augenhöhe und der gegenseitige Respekt wächst.


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Tipps: So schaffen Sie es Nein zu sagen

Die gute Nachricht: Nein sagen lässt sich lernen. Es wird Ihnen nicht von Anfang an leicht fallen, doch mit einigen Tipps werden Sie immer besser darin und schaffen es, häufiger Nein zu sagen:

  • Antworten Sie nicht sofort
    Bevor Sie antworten, denken Sie nach, ob Sie wirklich Ja sagen wollen. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu überlegen, ob Sie der Bitte nachkommen wollen oder lieber Nein sagen. Es ist völlig legitim, wenn Sie nicht sofort eine endgültige Antwort geben, sich erst nach einiger Bedenkzeit äußern.
  • Hinterfragen Sie Ihre Motivation
    Warum wollen Sie Ja sagen? Wollen Sie wirklich helfen – und können dies auch – oder stehen dahinter die oben genannten Ursachen und Ängste? Wenn Sie Ihre Motivation selbstkritisch hinterfragen, erkennen Sie leichter, wann Sie Nein sagen sollten.
  • Klären Sie Ihre persönlichen Konsequenzen
    Ihr Gegenüber freut sich über Ihre Zustimmung, aber welche Konsequenzen hat es für Sie, wenn Sie nicht Nein sagen? Vielleicht müssen Sie länger arbeiten, sind völlig erschöpft vom zusätzlichen Pensum, haben Stress oder müssen sogar selbst Termine absagen oder umlegen. Wenn der Aufwand zu groß ist, sollten Sie Nein sagen.
  • Machen Sie sich keine Schuldgefühle
    Ein Nein ist nichts, für das Sie sich schämen müssten und auch kein Grund für Schuldgefühle. Sie sind nicht verpflichtet, sofort zur Hilfe zu eilen, eigene Grenzen zu überschreiten und um jeden Preis Ja zu sagen. Will Ihr Gegenüber Ihnen ein schlechtes Gewissen machen, ist dies umso mehr ein Grund, um Nein zu sagen.
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Nein sagen lernen: Formulierungen und Beispiele

Sie wollen ablehnen, dann stellt sich gleich die nächste Frage: Wie kann ich Nein sagen? Gerade im Job bei Kollegen, Kunden oder dem Chef ein schwieriges Thema. Für alle gilt: Bringen Sie ihnen die Abfuhr schonend und auf die sanfte Art bei. Sie sollen nicht um den heißen Brei herumreden, mit einer Wischiwaschi-Abfuhr tun Sie sich keinen Gefallen. Verletzend und respektlos werden, sollten Sie aber auch nicht. Um Ihnen zu helfen, haben wir zahlreiche Beispiele und Formulierungen zusammengestellt, wie Sie Nein sagen können.


TIPP: Sagen Sie NIE „Ja, aber…“. Während „Ja“ das Herz des Gegenübers öffnet, schließt es das „aber“ wieder. Versuchen Sie stattdessen Euphemismen für das ABER zu finden, zum Beispiel „gleichzeitig“: „Ja, natürlich können wir deinen Weg gehen. Gleichzeitig gibt es noch diese Alternative…“


Wie sagt man dem Chef nein?

Einem Boss einen Korb zu geben, ist heikles Terrain. Erst recht, wenn der gerade schlecht auf einen zu sprechen ist, miese Laune hat oder Entlassungen drohen. Ein achtungsvoller Ton, gepaart mit einer subtilen Ausweichstrategie ist hier essenziell für diese Mission. Oder anders formuliert: Die richtige Antwort gegenüber dem Chef beginnt im Kern immer mit der Phrase: „Ja, aber…“

Bleiben Sie zu jedem Zeitpunkt höflich, auch wenn der Antrag noch so unverschämt war. Heben Sie niemals die Stimme (wirkt aggressiv) und spielen Sie auch nicht beleidigt (wirkt infantil). Zudem empfiehlt sich eine knappe Begründung. Chefs wollen nicht nur abserviert, sondern informiert werden. Ein absolutes NoGo: Niemals sollten Sie Ihren Vorgesetzten anlügen, wenn Sie Ihr „Nein“ begründen! Früher oder später kommt so etwas heraus, und dann ist Ihre Reputation flöten. Mögliche Strategien, wenn Sie dem Chef Nein sagen, sind:

Alternativen anbieten

  • „Ich habe leider nicht die Zeit, später bei der Präsentation dabei zu sein. Aber ich könnte helfen, die Folien nachher noch aufzubereiten.“
  • „Ich muss unbedingt vorher noch diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern. Falls es eilig ist, vielleicht hat Klaus ja gerade etwas Zeit…“
  • „Leider schaffe ich das heute nicht mehr. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, könnte ich mich sofort im Anschluss daran machen.“

Folgen verdeutlichen

  • „Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegen bringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X zwangsläufig nach hinten verschieben.“
  • „Ich kann das gerne machen, Sie wissen aber, dass ich dafür nicht die qualifizierteste Person im Team bin?!“

Dramatisieren

  • „Ich bin zurzeit enorm eingespannt, so dass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.“
  • „Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.“
  • „Ich kann das mit meinem Gewissen nicht vereinbaren.“

An Abmachungen erinnern

  • „Wir hatten seinerzeit verabredet, dass das andere Projekt unbedingt Vorrang hat. Können Sie mir kurz erklären, wieso dies jetzt anders ist?“
  • „Sie hatten mir für heute Nachmittag frei gegeben. Inzwischen habe ich dort eine paar wichtige Termine, die ich auch nicht mehr absagen kann.“
  • „Beim letzten Mal haben wir darüber gesprochen, dass ich einen solch großen zusätzlichen Arbeitsaufwand zeitlich nicht schaffe.“

Um Mithilfe bitten

  • „Sie wissen, ich arbeite gerade auch an X und Y. Um alles gut erledigen zu können, bräuchte ich noch Unterstützung, sonst wird das nichts.“
  • „Natürlich helfe ich gerne, doch alleine ist es in der Zeit kaum zu schaffen.“

Wie kann man zu Kunden nein sagen?

Ein ähnliches Vorgehen empfiehlt sich Kunden gegenüber. Das Problem: Diese haben zuweilen die Angewohnheit, deutlich verständnisloser und unbarmherziger zu sein. Zumal, wenn Sie sich wie Könige fühlen, weil Sie einen Großteil Ihres Umsatzes beisteuern. Bei solchen Typen lässt sich ein „Ja“ manchmal partout nicht vermeiden. Sie können aber wenigstens versuchen, künftige Anfragen vorsorglich zu kanalisieren, indem Sie…

Gemeinsam vorplanen

  • „Ich verstehe Ihr Anliegen. Damit es nicht zu weiteren Engpässen kommt, sollten wir eine frühzeitige Lösung finden.“
  • „Wie können wir unsere Zusammenarbeit denn verbessern um künftig auszuschließen, dass so etwas wieder passiert?“

Eine Frist vorgeben

  • „Ich kümmere mich sehr gerne darum. Dann müssen Sie mir aber auch bis Ende der Woche dafür Zeit geben.“
  • „Ich erledige das sofort, aber nur, wenn es nicht länger als eine Stunde dauert. Dann habe ich einen anderen wichtigen Termin.“
  • „Wenn es keine Alternative gibt, werde ich das in die Wege leiten. Es wird allerdings einige Zeit dauern – rechnen Sie daher frühestens am Freitag mit einem Ergebnis.“

Einen Gefallen einfordern

  • „Ich werde versuchen, was sich machen lässt. Aber dann schulden Sie mir auch etwas, wenn wir vielleicht einmal in Bedrängnis geraten.“
  • „Ich hoffe auf Ihr Entgegenkommen, wenn ich mich darum kümmere.“

Wie sagt man Kollegen nein?

Bei Kollegen sieht die Sache etwas anders aus. Befüllen die Ihren Schreibtisch zum wiederholten Mal mit zusätzlicher Arbeit, haben Sie etwas mehr Reaktionsspielraum. Auch hier sollten Sie Ihrem Ärger allerdings nicht ungebremst Luft machen und lospoltern. Prüfen Sie etwaige Anfragen genau. Im Zweifel sagen Sie, dass Sie sich überrumpelt oder geschmeichelt fühlen und erbitten sich wie in den obigen Tipps beschrieben etwas Bedenkzeit.

Begründen Sie Ihre Ablehnung ruhig mit den negativen Konsequenzen – auch wenn Sie keine Rechtfertigung schuldig sind, wenn Sie Nein sagen. Das macht es dem anderen aber leichter, Ihre Absage zu akzeptieren. Folgende Beispiele können ebenfalls helfen:

Um Verständnis werben

  • „Ich verstehe deine schwierige Lage, aber ich kann gerade keine Minute entbehren. Leider stecke ich selbst tief in meinen Projekten fest.“
  • „Das wird Sie zwar enttäuschen, aber ich kann das dieses Mal leider nicht übernehmen. Ich hoffe, Sie verstehen, dass ich gerade keine Kapazitäten frei habe.“
  • „Ich finde das Angebot sehr schmeichelhaft, aber ich habe offen gestanden andere Pläne.“

Konsequent bleiben

  • „Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.“
  • „Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Deshalb kann ich nicht noch mehr übernehmen.“
  • „Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.“
  • „Es tut mir Leid, aber ich verleihe grundsätzlich kein Geld.“

Verantwortung betonen

  • „Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, helfen kann ich später immer noch.“
  • „Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe und Verantwortung übertragen. Er hat sich sicher etwas dabei gedacht.“
  • „Die Verantwortung dafür liegt bei dir. Wenn ich das jetzt übernehme, kommen wir beide in Schwierigkeiten.“

Unverschämtheit offenbaren

  • „Mir macht diese Arbeit auch keinen Spaß – aber es ist deine Aufgabe!“
  • „Ich verstehe, dass es eine lästige Aufgabe ist, aber dieses Mal bist du dran und musst sie übernehmen.“

Wie kann man höflich Nein sagen?

Gerade im Job wollen Sie möglichst höflich und professionell Nein sagen. Die oben Beispiele und Formulierungen sind dazu durchaus geeignet, wenn Sie aber doch Angst haben, Ihrem Gegenüber auf die Füße zu treten, hilft vor allem eins: Verzichten Sie auf lange Ausführungen und fassen Sie sich kurz. Etwa so:

Fassen Sie sich kurz

  • „Nein“.
  • „Das geht leider nicht.“
  • „Leider muss ich ablehnen.“
  • „Da bist du dieses Mal auf dich allein gestellt.“

Nein sagen: Reden Sie Klartext

Eines ist bei allem wichtig: Wer Nein sagt, sollte Klartext reden. Verzichten Sie unbedingt auf beschwichtigende Einschränkungen wie…

  • „Bitte nicht böse sein…“
  • „Tut mir echt leid, aber…“
  • „Möglicherweise…“
  • „Vielleicht könnte…“

Diese Formulierungen entstehen meist aus dem Wunsch heraus, den anderen nicht zu verletzen oder zu hoffen, das Problem würde sich von allein lösen. Sie untergraben aber zugleich Ihre Entscheidung und lassen sie weniger souverän wirken.

Aus demselben Grund verbieten sich natürlich auch Verlegenheits- und Notlügen vom Typ: „Das geht nicht, ich habe schon das und das vor…“ Wenn Sie wirklich etwas anderes Wichtiges vorhaben – gut. Aber bitte nicht lügen. Falls das rauskommt, haben Sie nicht nur Ihre Souveränität verspielt, sondern auch Ihre Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in Sie.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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