Nein sagen: Tipps und Formulierungen, wie Sie Grenzen setzen

Die netten, hilfsbereiten Kollegen, die niemals Nein sagen – die mag jeder. Denn sie machen das Leben leichter. Das eigene vor allem.

Wer anderen seine Hilfe nur allzu bereitwillig zukommen lässt und nicht Nein sagen kann, zahlt dafür einen hohen Preis: Überlastung, Verzetteln und mehr Fehler sind noch die kleinsten Folgen. Am Ende werden die Ja-Sager und billigen Gehilfen gar noch weniger respektiert als jene, die Grenzen setzen und selbstbewusst Nein sagen.

s ist das Gesetz von Angebot und Nachfrage: Was leicht zu haben ist, hat automatisch weniger Wert. Wer sich dagegen vornehm zurückhält, sich rar macht und gelegentlich verweigert, wird geachtet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Nein sagen lernen…

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Nein sagen: Tipps und Formulierungen, wie Sie Grenzen setzen

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Nein sagen lernen: Vorsicht Gefälligkeitsfalle!

Das „Nein“ entwickelt sich im Beruf zunehmend zu einem Tabu-Wort. Wer einer Aufforderung nicht nachkommt, muss befürchten, entweder als faul abgestempelt zu werden, weil er nicht bereit ist, ein wenig mehr zu tun.

Oder derjenige gilt als „unkollegial“ oder gar „egoistisch“, weil er oder sie die Büronachbarn im Stich lässt, die doch dringend eine helfende Hand benötigen.

Ebenfalls wird Nein-Sagern gerne unterstellt, sie seien überhaupt nicht fähig und kompetent genug und scheinbar schon mit den eigenen Aufgaben gänzlich überfordert.

Aus dieser Erwartungshaltung heraus entwickelt sich bei vielen eine regelrechte Angst, Nein zu sagen. Also wird fleißig Ja und Amen gesagt. Zu allem und zu jedem. Auch dann noch, wenn die eigenen Kapazitäten längst an ihre Grenzen stoßen. Ein Fehler, mit dem Sie sich einige neue Problemen schaffen.


Wer verlernt „Nein“ zu sagen…
  • …wird immer mehr ausgenutzt.
  • …kann sich nicht durchsetzen.
  • …versucht es allen recht zu machen.
  • …wird abhängig von der Meinung anderer.
  • …überlastet sich systematisch selbst.



Das Phänomen, im Beruf eine Bitte nicht ausschlagen zu können, hat längst einen einschlägigen Namen in der Literatur. Der Fachausdruck für das nicht Nein sagen können: „Gefälligkeitsfalle„.

Einmal darin gefangen, wird aus kleinen Gefälligkeiten schnell ein veritabler Nebenjob. Lassen Sie sich deshalb nichts einreden und sagen Sie nicht voreilig „Ja“. Ihre Hilfsbereitschaft in allen Ehren: Sie müssen auch die Kapazitäten haben, um anderen beizustehen. Sonst werden Sie am Ende ausgenutzt und Ihre eigenen ToDos bleiben unerledigt.

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Ursachen: Warum kann ich nicht Nein sagen?

Wenn jemand nicht Nein sagen kann, dann hat das oft tiefere psychologische Gründe. Zu den häufigsten Ursachen gehören Ängste. Aber auch andere Gründe, wie zum Beispiel…

  • Wer nicht Nein sagen kann, fühlt sich geschmeichelt
    Allein schon die Tatsache, dass man Sie fragt, imponiert Ihnen. Sie fühlen sich aufgewertet, wichtig, zentral. Kurz: Sie mutieren zum Helfer, Retter und Ratgeber. Ein kurzer Anflug von Macht umweht Ihr Ego.

    Und weil Sie dieses Gefühl lieben und fürchten, dass es sich nie mehr einstellt, wenn Sie die Bitte jetzt ablehnen, sagen Sie „Ja“. Womöglich war das aber genau der hinterlistige Plan des Bittstellers. „Der Schmeichelei gehen auch die Klügsten auf den Leim“, wusste schon der französische Dramatiker Molière.
  • Wer nicht Nein sagen kann, leidet am Helfer-Syndrom
    Solche Menschen, streben ständig nach dem Gefühl, gebraucht zu werden. Hinter dem Zwang „Ja“ zu sagen steckt entweder die falsche Vorstellung, so die eigene Unersetzbarkeit zu demonstrieren.

    Oder aber der Versuch, Minderwertigkeitsgefühle zu kompensieren. Auch das ist ein Irrweg, da die kurzfristige Anerkennung, die mit dem Gefallen erzielt wird, nur in eine Abwärtsspirale führt: Mehr Gefälligkeiten, weniger Zeit, schlechtere Leistungen, sinkende Anerkennung.

    Das Helfersyndrom führt also nur zu massivem Stress und mündet nicht selten in totaler Erschöpfung oder gar einem Burnout.
  • Wer nicht Nein sagen kann, hat Angst vor Ablehnung
    Nicht wenige Menschen plagt die Sorge, dass es die Beziehung nachhaltig belastet, wenn sie eine Bitte ablehnen. Womöglich quält sie dabei auch ein schlechtes Gewissen, weil Sie früher einmal gelernt haben, dass man Hilfe nicht verweigern darf. Wer es dennoch tut, gilt in ihren Augen als egoistisch oder herzlos.

    Die Frage ist aber: Wer ist egoistischer – derjenige, der eine Bitte ausschlägt, weil er nicht anders kann – oder derjenige, der seine Sympathien davon abhängig macht, wer nach seiner Pfeife tanzt? Hüten Sie sich vor solchen Menschen! Sie versuchen nur Sie zu manipulieren, sind berechnend und selten dankbar.
  • Wer nicht Nein sagen kann, hat Angst, etwas zu verpassen
    Natürlich geht man mit den Kollegen einen Kaffee trinken, obwohl dringend noch drei Anrufe erledigt werden müssten. Natürlich wird die Einladung zum Feierabendbier nicht abgesagt, obwohl der Körper längst bedrohlichen Schlafmangel signalisiert. Natürlich macht man bei dem Projekt mit, die anderen tun es ja auch… Hauptsache mittendrin, immer dabei und bloß kein Abweichler sein!

    Sie ahnen längst: Auch hier werden Sie manipuliert – durch zeitliche Verknappung. Die Kollegen gaukeln Ihnen vor, hier und jetzt eine einmalige Chance zu bekommen. Wie bei einem Sonderangebot. Dabei können Sie mit der Gruppe doch sicher auch ein andermal noch einen Kaffee trinken?! Sie sollen sich nicht immer absondern, aber es ist völlig in Ordnung, gelegentlich Nein zu sagen.
  • Wer nicht Nein sagen kann, fürchtet die Konsequenzen
    Insbesondere wenn hinter der Bitte der Chef steht. In vielen Fällen ist es tatsächlich nicht ratsam, dessen Wünsche auszuschlagen. Enttäuschte Chefs befördern nicht. Aber auch Vorgesetzte müssen lernen, wann Schluss ist.

    Die Angst vor Ablehnung oder generell vor der Enttäuschung und der Reaktion der anderen ist zwar verständlich, es ist aber enorm wichtig, damit umgehen zu lernen und zu können. Vor allem, um sich egoistischen Schmarotzern zu schützen.
  • Wer nicht Nein sagen kann, fühlt sich verantwortlich
    Und zwar für die Bürostimmung im Allgemeinen und das Bedürfnis des Kollegen nach Entlastung und persönlichem Glück im Besonderen. Sie denken: „Der Arme: Schon seit fünf Wochen sitzt er an dem Projekt, heute Nachmittag muss er es präsentieren – und was er hat, ist alles andere als spruchreif.“

    Es ist zwar nobel, dem Tropf jetzt unter die Arme zu greifen, doch ist es nicht Ihre Verantwortung. Sie können also durchaus Nein sagen, wenn Sie selbst unter der Hilfe leiden würden.
  • Wer nicht Nein sagen kann, vergleicht sich
    Jeder Mensch hat ein anderes Arbeitspensum. Wer sich jedoch mit anderen dauerhaft vergleicht, erliegt bald der Illusion Gleiches schaffen zu müssen.

    Sie sollen und wollen das Beste aus sich herausholen – soweit, so gut. Aber bitte nicht auch noch das Beste des Kollegen dazu. Nichts versetzt Menschen mehr unter Druck, als der Versuch, ständig den Ansprüchen anderer zu genügen.
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Nein sagen lernen: Tipps für den Job

Auch wenn es zum Leben gehört, hin und wieder eigene Interessen zurückzustecken – an manchen Stellen muss man beherzt Nein sagen. Insbesondere im Beruf. Alles andere führt nur dazu, dass wertvolle Zeit verloren geht und Kräfte zerstreut werden, die dann für die eigene Arbeit fehlen.

Wenn Sie im Büro und Beruf jemandem einen Korb geben müssen, kommen dafür vor allem drei Gruppen infrage: Kollegen, Kunden, Chefs. Für alle drei gilt: Bringen Sie ihnen die Abfuhr möglichst schonend und auf die sanfte Art bei. Das heißt nicht, dass Sie lange um den heißen Brei herumreden sollen. Mit einer Wischiwaschi-Abfuhr tun Sie sich keinen Gefallen. Die erzeugt nur Missverständnisse und späten Frust.

Verletzend und respektlos werden, sollten Sie aber auch nicht. Umgekehrt würde man das ja auch nicht wollen. Deshalb hier noch unsere Tipps, wie Sie im Beruf Nein sagen können…

Wie sagt man dem Chef nein?

Einem Boss einen Korb zu geben, ist heikles Terrain. Erst recht, wenn der gerade schlecht auf einen zu sprechen ist, miese Laune hat oder Entlassungen drohen. Ein achtungsvoller Ton, gepaart mit einer subtilen Ausweichstrategie ist hier essenziell für diese Mission. Oder anders formuliert: Die richtige Antwort gegenüber dem Chef beginnt im Kern immer mit der Phrase: „Ja, aber…“

Genauso wichtig ist dabei auch, dass Sie ihm aufmerksam zuhören und ihn nicht unterbrechen. Das dokumentiert Ihre Ernsthaftigkeit und unterstreicht Ihren grundsätzlich guten Willen. Bleiben Sie zu ebenso jedem Zeitpunkt höflich, auch wenn der Antrag noch so unverschämt war. Heben Sie niemals die Stimme (wirkt aggressiv) und spielen Sie auch nicht beleidigt (wirkt infantil), sondern versuchen Sie vielmehr sanft auszuweichen, etwa indem Sie…

Alternativen anbieten


Ich habe leider nicht die Zeit, später bei der Präsentation dabei zu sein. Aber ich könnte helfen, die Folien nachher noch aufzubereiten.

Ich muss unbedingt vorher noch diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern. Falls es eilig ist, vielleicht hat Klaus ja gerade etwas Zeit…


Die Folgen verdeutlichen


Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegen bringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X zwangsläufig nach hinten verschieben.

Ich kann das gerne machen, Sie wissen aber, dass ich dafür nicht die qualifizierteste Person im Team bin?!


Dramatisieren


Ich bin zurzeit enorm eingespannt, so dass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.

Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.

Ich kann das mit meinem Gewissen nicht vereinbaren.


Ihn an sein Wort erinnern


Wir hatten seinerzeit verabredet, dass das andere Projekt unbedingt Vorrang hat. Können Sie mir kurz erklären, wieso dies jetzt anders ist?

Sie hatten mir für heute Nachmittag frei gegeben. Inzwischen habe ich dort eine paar wichtige Termine, die ich auch nicht mehr absagen kann.



Mit solchen Erinnerungen dürfen Sie den Boss allerdings weder bedrängen, noch brüskieren. Sie wollen ihn schließlich nicht zum Armdrücken herausfordern.

Um Mithilfe bitten


Sie wissen, ich arbeite gerade auch an X und Y. Um alles tiptop zu erledigen, bräuchte ich noch Unterstützung, sonst wird das nichts.



Der Vorteil dieser Strategie ist: Wenn Sie den Beistand gut begründen, der aber nicht greifbar ist, sucht Ihr Boss womöglich selbst nach einer Alternative.

Wollen Sie dem Chef Nein sagen, empfiehlt sich eine knappe Begründung. Vorgesetzte möchten über Gründe informiert und nicht nur abserviert werden. Sie wollen schließlich führen und nicht das Gefühl bekommen, Mitarbeiter machen nur das, was sie wollen.

Bei guten Chefs stoßen Sie auf Verständnis und Kompromissbereitschaft. Leider gibt es aber auch schlechte Führungskräfte, die sich selbst mit guten Argumenten nicht überzeugen lassen.

Unabhängig davon, wie Ihr Chef tickt, gilt bei allen Abfuhren: Niemals, wirklich niemals sollten Sie Ihren Vorgesetzten anlügen, wenn Sie Ihr „Nein“ begründen! Früher oder später kommt so etwas heraus, und dann ist Ihre Reputation flöten.

Wie kann man zu Kunden nein sagen?

Dasselbe gilt Kunden gegenüber genauso. Doch haben die zuweilen die Angewohnheit, deutlich verständnisloser und unbarmherziger zu sein. Zumal, wenn Sie sich wie Könige fühlen, weil Sie einen Großteil Ihres Umsatzes beisteuern. Bei solchen Typen lässt sich ein „Ja“ manchmal partout nicht vermeiden. Sie können aber wenigstens versuchen, künftige Anfragen vorsorglich zu kanalisieren, indem Sie…

Gemeinsam vorplanen

Zeigen Sie zunächst Verständnis („Ich sehe Ihren Punkt…“), und kommen Sie dem Wunsch des Kunden bereitwillig entgegen, sagen Sie ihm aber auch, dass es Ihre Kapazitäten gewaltig belastet. Fragen Sie deshalb:


Wie können wir unsere Zusammenarbeit denn verbessern um künftig auszuschließen, dass so etwas wieder passiert?


Eine Frist vorgeben

Sagen Sie „Ja“, setzen Sie zugleich aber ein Zeitlimit:


Ich kümmere mich sehr gerne darum. Dann müssen Sie mir aber auch bis Ende der Woche dafür Zeit geben.

Ich erledige das sofort, aber nur, wenn es nicht länger als eine Stunde dauert. Dann habe ich einen anderen wichtigen Termin.


Einen Gefallen einfordern


Ich werde versuchen, was sich machen lässt. Aber dann schulden Sie mir auch etwas, wenn wir vielleicht einmal in Bedrängnis geraten.


Wie sagt man Kollegen nein?

Bei Kollegen sieht die Sache freilich etwas anders aus. Befüllen die Ihren Schreibtisch zum wiederholten Mal mit zusätzlicher Arbeit, haben Sie etwas mehr Reaktionsspielraum.

Auch hier sollten Sie Ihrem Ärger allerdings nicht ungebremst Luft machen und lospoltern. Besser Sie hören sich auch deren Anliegen erst an, erbitten sich Bedenkzeit und lehnen dann gegebenenfalls ab, indem Sie…

Um Verständnis werben

Bittet ein Kollege um Hilfe oder einen Gefallen, können Sie Nein sagen, indem Sie um sein Verständnis bitten. Erklären Sie, dass Sie gerade selbst bis über beide Ohren in Arbeit stecken und deshalb leider nicht einspringen können. Eine kurze Erklärung reicht aus – schließlich sind Sie nicht verpflichtet. Alternative Antworten je nach Situation sind:


Ich verstehe deine schwierige Lage, aber ich kann gerade keine Minute entbehren.

Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Mal leider nicht übernehmen.


Konsequent bleiben

Auch Sie haben Pläne, Abgabetermine, Grundsätze. Das alles sind gute Gründe, warum Sie der Bitte nicht stattgeben können. Und die dürfen Sie durchaus nennen:


Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.

Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.

Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.

Es tut mir leid, aber ich leihe Freunden grundsätzlich kein Geld.


Den Ball zurückwerfen

Vielleicht steckt hinter der Bitte auch nur Unsicherheit: Statt selbst die Verantwortung zu übernehmen, versucht der Kollege die Last auf Ihre Schulter zu verteilen. Verantwortungsvoller von Ihnen wäre es allerdings, ihn an dieser Herausforderung wachsen zu lassen:


Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, helfen kann ich später immer noch.

Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe und Verantwortung übertragen. Er hat sich sicher etwas dabei gedacht.


Die Unverschämtheit dieser Bitte offenbaren

Auch das ist zulässig, wenn Sie dabei zumindest höflich bleiben. Wenn es allzu offensichtlich ist, dass der Kollege nur einen lästigen Job loswerden wollte, sollte er spüren, dass er Sie nicht für dumm verkaufen kann. Versucht er das dennoch häufiger, dürfen Sie ihn sogar öffentlich bloßstellen. Das ist nicht unkollegial – er ist es.


Mir macht diese Arbeit auch keinen Spaß – aber es ist deine Aufgabe!



Prüfen Sie also etwaige Anfragen genau. Im Zweifel sagen Sie, dass Sie sich überrumpelt oder geschmeichelt fühlen. Erbitten Sie sich etwas Bedenkzeit. Zeigen Sie weiterhin Verständnis für die Bedürfnisse des anderen. Legen Sie aber auch Ihre eigenen dar – und sagen Sie „Nein“.

Auch wenn Sie das nicht müssten: Begründen Sie Ihre Ablehnung ruhig mit den negativen Konsequenzen. Das macht es dem anderen leichter, Ihre Absage zu akzeptieren.

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Wie kann man höflich nein sagen?

Der wichtigste Schlüssel, um künftig besser Neinsagen zu können, ist ein gesundes Selbstwertgefühl. Indem Sie Ihr Selbstbewusstsein stärken, stärken Sie auch Ihre Abwehrkräfte gegenüber allzu großer Unverschämtheit.

Wer sich selbst annimmt (und damit über genug Selbstliebe und Selbstachtung verfügt), dem fällt es auch leichter, Nein zu sagen. Auch auf die Gefahr hin, dass andere Sie dann ablehnen oder darauf beleidigt und verschnupft reagieren.

Nur weil Sie eine Bitte ausschlagen, sind Sie aber nicht weniger liebenswert. Das ist ein Irrglaube!

Richtig ist vielmehr:


Wer Neinsagen lernt, gewinnt größere Freiheit und offenbart mentale Stärke.



Die Kunst dabei ist, das Nein zu formulieren ohne zu verletzen. Schließlich gibt einem selbstbewusstes Auftreten keinen Freibrief für einen Affront. Deshalb haben wir hier sieben verschiedene Möglichkeiten und Beispiele aufgeführt, wie Sie Nein sagen können ohne jemanden zu verletzen:

Nein sagen, indem Sie… Alternativen anbieten


Ich habe leider nicht die Zeit, mich mit an den Stand zu stellen. Aber ich könnte helfen, die Dekoration vorzubereiten.

Ich habe dafür gerade keine Zeit, aber frag doch Klaus…

Diese Woche geht es bei mir gar nicht, aber in zwei Wochen hätte ich Zeit…


Nein sagen, indem Sie… Folgen verdeutlichen


Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegen bringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X nach hinten verschieben müssen.

Ich bin dafür nicht die qualifizierteste Person im Team.


Nein sagen, indem Sie… dramatisieren


Ich bin zurzeit enorm eingespannt, so dass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen kann, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.

Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.

Ich kann das nicht mit meinem Gewissen vereinbaren.


Nein sagen, indem Sie… spiegeln


Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, helfen kann ich immer noch.

Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe und Verantwortung übertragen. Er hat sich sicher was dabei gedacht.

Ich kann verstehen, dass ich mich an Claudia’s Geburtstagsgeschenk beteiligen soll. Ihr geht ja häufig zusammen essen. Aber ich kenne sie kaum…


Nein sagen, indem Sie… konsequent bleiben


Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.

Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.

Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.

Es tut mir leid, aber ich leihe Freunden grundsätzlich kein Geld.

Sie wollen mein Nein wohl um keinen Preis akzeptieren – aber ich bleibe dabei: Sorry, diesmal nicht.


Nein sagen, indem Sie… um Verständnis werben


Ich finde das Angebot sehr schmeichelhaft, aber ich habe offen gestanden andere Pläne für meine Karriere.

Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Jahr nicht schon wieder übernehmen.


Nein sagen, indem Sie… sich kurz fassen


Nein


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Nein sagen: Reden Sie Klartext

Eines ist bei allem wichtig: Wer Nein sagt, sollte Klartext reden. Verzichten Sie unbedingt auf beschwichtigende Einschränkungen wie…

  • Bitte nicht böse sein…
  • Tut mir echt leid, aber…
  • Möglicherweise…
  • Vielleicht könnte…

Diese Formulierungen entstehen meist aus dem Wunsch heraus, den anderen nicht zu verletzen oder zu hoffen, das Problem würde sich von allein lösen. Sie untergraben aber zugleich Ihre Entscheidung und lassen sie weniger souverän wirken.

Aus demselben Grund verbieten sich natürlich auch Verlegenheits- und Notlügen vom Typ: „Das geht nicht, ich habe schon das und das vor…“ Wenn Sie wirklich etwas anderes Wichtiges vorhaben – gut. Aber bitte nicht lügen. Falls das rauskommt, haben Sie nicht nur Ihre Souveränität verspielt, sondern auch Ihre Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in Sie.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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7. Juli 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt mehr als 20 Jahre als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


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