Definition: Was ist Zeitplanung?

Zeitplanung (Synonym: Zeitmanagement) ist eine Methode, bei der Zeit und Aufgaben effizienter und effektiver eingeteilt werden, um gesteckte Ziele einfacher und schneller zu erreichen. Kurz: Gute Zeitplanung verhindert, dass Sie sich verzetteln.

Ein Zeitplan (oder Tagesplan) wiederum ist das Ergebnis der Zeitplanung: eine priorisierte To-Do-Liste der einzelnen Tagesaufgaben und Arbeitsabläufe inklusive der für diese Tätigkeiten eingeplanten Zeiten. Ziel der Zeitplanung ist, alle Arbeiten innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erledigen.

Warum ist eine Zeitplanung wichtig?

Eine gute Zeitplanung ist wichtig, weil sie hilft, den Tag sinnvoll zu strukturieren und in realistische Zeitabschnitte einzuteilen, in denen anstehende Aufgaben erledigt werden können. Das beugt nicht nur unnötigem Stress vor, sondern minimiert das Risiko von Prokrastination – dem Aufschieben von lästigen, aber wichtigen Aufgaben.

Überdies ist Zeitplanung wesentliches Element und zentrale Voraussetzung für Selbstmanagement. Zeitdruck, überzogene Deadlines oder gefühlte Überforderung sind oft das Ergebnis schlechter Zeitplanung und fehlender Organisation.

Vorteile effektiver Zeitplanung

Sinnvolle und erfolgreiche Zeitplanung hat gleich mehrere Vorteile: Sie können damit…

die Zeit besser nutzen.
den Tag optimal einteilen.
die Effizienz steigern.
Fristversäumnisse vermeiden.
den Erfolg kontrollieren.
die Work-Life-Balance verbessern.
motiviert bleiben.

Beispiele für Zeitplanung

Gute Zeitplanung ist eine Form der Selbstoptimierung. Das bedeutet aber nicht, dass deswegen jeder Tag bis ins kleinste Detail durchgeplant und durchgetaktet sein muss. Das Gegenteil ist der Fall: Erfolgreiche Zeitplanung beinhaltet immer auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes sowie Pausen und Freizeit zur Erholung.

Für die Zeiplanung selbst gibt es unterschiedliche Zeitrahmen und Einheiten – zu den üblichen gehören: Tag, Woche, Monat und Jahr. Hier drei Beispiele:

Wochenplanung

Für die meisten Menschen beginnt die Arbeitswoche am Montag. Viele verschaffen sich dann erst einmal einen Überblick über alle anstehenden Wochenaufgaben, die bis Freitag oder Samstag geschafft sein müssen und verteilen diese Aufgaben und Termine dann über die gesamte Woche in ihrem Planer oder Kalender.

Es hat sich bewährt, die Wochenplanung nicht erst am Montagmorgen zu beginnen, sondern schon am Freitagabend – als letzte Aufgabe der Woche. Dadurch haben Sie die wichtigsten Termine schon einmal im Blick und haben das Wochenende gedanklich frei: Sie wissen, was Sie am Montag erwartet und können den Wochplan dann immer noch anpassen und optimieren.

Tagesplanung

Deutlich kleinteiliger ist die Zeitplanung mit einem Tagesplan. Auch hier verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, setzen Prioritäten und verteilen die Arbeit im Tagesverlauf.

In dem Fall kann es kann es aber sinnvoll sein, zugleich den eigenen Biorhythmus bzw. Ihren Chronotyp zu beachten: Sind Sie eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Je nach Typ haben wir unterschiedliche Leistungsphasen:

Wer seine individuelle Leistungskurve kennt, kann diese bei seinem Tagesplan berücksichtigen und zum Beispiel anspruchsvolle und kreative Aufgaben in seine Hochphase legen, während Routineaufgaben eher in die Tiefphasen gehören.

Intervallplanung

Eine Zeitplanung in noch kleineren Einheiten ist die sogenannte Intervallplanung. Dabei wird der Tag in kleinere Abschnitte (= Intervalle) eingeteilt, in denen Sie konzentriert und fokussiert arbeiten. Zu den bekanntesten Methoden hierfür gehört die Pomodoro-Technik – benannt nach der Küchenuhr im Tomaten-Form.

Bei der Pomodoro-Technik werden Aufgaben in 25-Minuten-Intervalle eingeteilt. Danach folgen 5 Minuten Pause. Nach vier dieser 25-plus-5-Pomodori machen Sie eine 30-minütige Pause. Alternative Intervallplanungen sind das Timeboxing oder Batching, bei dem mehrere gleichartige Aufgaben zusammengelegt werden, um eine Art Routine-Effekt zu erzeugen.

Zeitplanung optimieren: 8 Tipps

Eine sinnvolle Zeitplanung sorgt für einen reibungslosen Tagesablauf. Das hat Vorteile in der Projektarbeit, aber auch ganz persönlich. Die folgenden Tipps haben sich schon oft bewährt und unterstützen Sie bei Ihrer persönlichen Zeitplanung:

1. Ziele definieren

Im ersten Schritt verschaffen Sie sich stets eine Übersicht über alle wichtigen To-Dos des Tages oder der Woche. Am besten sammeln Sie dazu zunächst alle wichtigen Aufgaben in einer Liste. So haben Sie gleich im Blick, was liegengeblieben ist und was unbedingt noch heute erledigt werden muss.

2. Prioritäten setzen

Nachdem Sie einen Überblick und eine Liste aller potenzieller Tagesaufgaben haben, müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen – also priorisieren. Dazu gibt es unterschiedliche Methoden. Bewährt hat sich vor allem das sogenannte Eisenhower-Prinzip.

Dafür erstellen Sie zunächst eine Matrix mit 4 Feldern: waagerecht unterscheiden Sie nach wichtig bzw. unwichtig, vertikal nach dringend bzw. nicht dringend (oder eilig). Nun verteilen Sie die Aufgaben entsprechend ihrer Priorisierung in der Eisenhower-Matrix. Beispiel:

3. Tagesplan erstellen

Dank dieser Vorarbeiten haben Sie schon jetzt eine klare Struktur, was Sie heute unbedingt erledigen müssen und was Sie delegieren oder auch verschieben können. Jetzt müssen Sie die Aufgaben und Projekte nur noch über den Tagesplan verteilen – „terminieren“.

Nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Tagesplaner zum Ausdrucken. Alternativ geht auch ein klassischer Kalender oder eine App. Tragen Sie dort die einzelnen To-Dos dort ein – aber berücksichtigen Sie dabei unbedingt Ihre Leistungskurve bzw. Chronobiologie! Setzen Sie sich zugleich realistische Ziele. Überschätzen Sie Ihre Fähigkeiten nicht und stellen Sie sicher, dass Sie auch erreichen können, was Sie sich vornehmen. Nur so bleiben Sie motiviert.

Zeitplanung (Vorlage)	Zeitplanung (Beispiel)

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4. Pufferzeiten einplanen

Wenn Sie Ihren Tag strukturieren, sollten Sie stets Zeitpuffer einplanen und freie Zeit für kurzfristig anfallende Tätigkeiten oder Termine lassen (siehe: 20-20-60-Regel). Erstens bleiben Sie so flexibel und zweitens geraten Sie durch diese Pufferzeiten weniger unter Zeitdruck. Wenn Sie Ihren Tagesplan zu straff gestalten, kann dies zu Frustration führen, sobald etwas dazwischenkommt. Falls es doch zu Leerlauf kommt, können Sie immer noch Aufgaben mit geringer Priorität erledigen.

5. Pausen machen

Immer nur funktionieren, funktioniert nicht! Der Mensch ist keine Maschine. Daher sollten Sie bei Ihrer Tagesstruktur zudem regelmäßige Pausen einkalkulieren (siehe: Arbeitsrhythmus 52-17). Arbeitsforscher und Psychologen empfehlen, spätestens alle 90 Minuten eine Verschnaufpause von 10 Minuten einzulegen.

6. Routinen schaffen

Routinen haben einen schlechten Ruf, geben dem Tag aber Struktur und feste Abläufe. Diese Ordnung hilft ebenfalls bei der Zeitplanung. Routinierte Handgriffe gehen schneller: Der Kopf wird frei für wirklich Wichtiges. Nicht wenige Erfolgsmenschen empfehlen, sich zum Beispiel eine Morgenroutine anzugewöhnen. So beginnt der Tag mit einem festen (und sinnvoll) Morgenritual und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zeit.

7. Grenzen setzen

Gehört nicht direkt zur Zeitplanung – aber indirekt: Um Ihren Plan einzuhalten, müssen Sie manchmal bewusst Grenzen setzen und beherzt Nein sagen. Denn die größten Zeitdiebe sind oft andere Menschen, Kollegen oder Kunden. Sie werden Ihr Pensum und Ihre Pläne nicht schaffen, wenn Sie jeder Bitte um einen Gefallen nachkommen. Das kann mal Sympathien kosten, ja. Aber ein „Nein“ jetzt bedeutet kein generelles Nein zur Person.

8. Ablenkungen ausschalten

Trotz aller Zeitplanung: Versuchen Sie Ablenkungen und typische Zeitfresser so gut es geht in Ihrem Tagesablauf zu eliminieren. Fokussieren Sie sich jeweils ganz auf Ihre Aufgabe. Laut Studien brauchen wir zwischen 7 bis 11 Minuten, um uns nach einer Störungen wieder voll auf den ursprünglichen Job zu konzentrieren (siehe: Singletasking).

Eine derart strukturierte Zeitplanung kann Ihre Produktivität deutlich steigern, für Zeitersparnis sorgen und helfen, den Alltag besser zu organisieren.

Denken Sie aber daran, Zeit zur Selbstfürsorge einzuplanen und Ihre Zeitplanung regelmäßig anzupassen. Nehmen Sie sich Zeit, um zu reflektieren, wie gut Sie Ihre Ziele damit erreichen und überprüfen Sie, ob sich die Zeitplanung nicht noch verbessern lässt…

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