Zeitplanung: So gewinnen Sie mehr Zeit am Tag

Warum ist Zeitplanung erforderlich?

Viele unterschätzen den Aufwand ihrer Aufgaben, den Einfluss von Störungen und überschätzen ihre eigene Schnelligkeit. Das Resultat: Stress. Denn Deadlines für die Abgabe von Hausarbeiten, für das Projektende oder das Erscheinen von Fachartikeln lassen sich meist nicht verschieben.

Schwierigkeiten beim Erstellen von Präsentationen oder bei der Aneignung von Lernstoff – ganz gleich, ob für Studenten in der Examensphase oder Berufstätige in Fortbildungen – sind zumeist auf eine schlechte Zeitplanung zurückführen. Dabei gibt es verschiedene Schwierigkeiten, mit denen sich Menschen konfrontiert sehen.

Zu den häufigsten zählen:

• Antrieb

  Erst einmal in die Puschen zu kommen, stellt für viele die größte Hürde dar. Es werden unzählige Ausreden gefunden, warum eine Aufgabe auf unbestimmte Zeit hinausgeschoben wird. Bei dringlichen funktioniert das natürlich nur bis zu einem gewissen Grad.

• Wahllosigkeit

  In dem Bestreben, endlich mit etwas anzufangen – ganz gleich was, HAUPTSACHE loslegen – wird wahllos auf eine Aufgabe zurückgegriffen. Die richtige Aufgabe zum falschen Zeitpunkt kann genauso zu Stress führen wie die falsche Aufgabe.

• Organisation

  Es werden mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, zwischendurch vielleicht noch ein paar Mails beantwortet – das Chaos ist perfekt. Dieses Vorgehen ist unglaublich zeitaufwendig, eine gute Zeitplanung verhindert, dass Sie sich verzetteln.

• Erschöpfung

  Rückt die Abgabe der Hausarbeit oder der Termin der Präsentation näher, wird bis zum Anschlag gearbeitet, um die zuvor vergeudete Zeit wieder aufzuholen. Meist bleiben bei solchen Aktionen die Pausen auf der Strecke.

• Störquellen

  Sie haben zwar nur bis zu einem gewissen Grad darauf Einfluss, ob Ihr Chef gerade mit einem Anliegen ins Büro platzt. Andere Störquellen lassen sich reduzieren.

Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Die meisten der oben aufgeführten Punkte sind Probleme, deren Lösung in Ihnen selbst liegt. Daher ist es bei genauer Betrachtung unsinnig, von Zeitmanagement zu sprechen, da es letztlich um Selbstmanagement geht. Das bedeutet: Die eigene Arbeitsweise kritisch zu reflektieren, hinderliche Verhaltensweisen zu identifizieren und dann entsprechend zu ändern.

Dabei geht es nicht darum, die Selbstoptimierung auf die Spitze zu treiben, sondern im Endeffekt zu einem entspannteren Tagesablauf und mehr Freizeit zu kommen.

Der Zeitplanung kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Mit einem Irrglauben muss jedoch direkt zu Beginn aufgeräumt werden: Zeitplanung bedeutet nicht, dass der Tag (oder welche Zeiteinheit Sie gerade im Sinn haben) bis ins kleinste Detail durchgetaktet wird. Das würde genau das Gegenteil bewirken, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.

Beispiele für Zeitplanung

Wie lässt sich Zeitplanung vornehmen? Zunächst sollten Sie die Einheit definieren, die Sie ins Auge fassen wollen. Geht es darum, einen Plan für die nächsten zwei Wochen zu erstellen? Oder wollen Sie einen Tag strukturieren?

In beiden Fällen setzt das voraus, dass Sie sich Zeit nehmen zu reflektieren, was Sie erledigen wollen. Das Wichtigste bei der Zeitplanung: Erstellen Sie einen Plan, bevor er unmittelbar zum Einsatz kommt.

Wochenplanung

Hier gibt es zwei Möglichkeiten, abhängig davon, wie Sie persönlich ticken. Entweder, Sie nehmen sich am Ende der Arbeitswoche – für die meisten wird das der Freitag sein – etwa eine halbe Stunde Zeit und stellen den Plan für die kommende Woche fertig. Tragen Sie dafür sämtliche in den nächsten sieben Tagen anstehenden Aufgaben in den Planer oder Kalender.

Dazu können Sie die analoge Papiervariante nutzen oder Software wie beispielsweise Outlook. Der Vorteil bei einer elektronischen Termin- und Aufgabenverwaltung ist, dass Sie zumeist eine Erinnerungsfunktion haben. Auch erübrigt sich das Schleppen dicker Notizbücher, da die Software meist mit dem Smartphone verknüpft ist.

Wer nach einer langen Arbeitswoche schon reichlich müde ist und Schwierigkeiten hat, sich zu konzentrieren, für den mag der Freitag zur Wochenplanung ungeeignet sein. Die andere Möglichkeit ist, dass Sie sonntags, wenn Sie ausgeruht vom Wochenende sind, sich Zeit nehmen und die kommende Woche planen.

So geht ein Teil Ihrer Freizeit allerdings für die Arbeit drauf – auch sind Sie in Gedanken bereits auf der Arbeit, obwohl Sie eigentlich noch im Wochenende wären. Für welche Variante Sie sich entscheiden, ist letztlich eine Typfrage.

Mehr dazu lesen Sie hier:

• Lernplan erstellen: Entspannter lernen

Tagesplanung

Deutlich kleinteiliger ist die Zeitplanung, wenn Sie einen Tag strukturieren. Eine Methode, die sich dabei bewährt hat, weil sie sehr simpel ist und sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lässt, ist die 25.000-Dollar-Methode.

Diese Zeitplanung sollten Sie bereits am Tag zuvor erledigen. Dafür gehen Sie folgendermaßen vor:

• Identifizieren Sie die Aufgaben.

  Hierfür reichen Stift und Zettel, dann schreiben Sie sich sechs Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen.

• Bringen Sie sie in die richtige Reihenfolge.

  Ordnen Sie den Aufgaben Prioritäten zu. Die wichtigste Aufgabe erhält die Nummer 1, die zweitwichtigste Nummer 2 und so weiter.

• Beginnen Sie mit der Aufgabe.

  Am nächsten Tag liegt der Zettel mit den von eins bis sechs nummerierten wichtigsten Aufgaben vor Ihnen, Sie können direkt loslegen, da Sie tags zuvor bereits entschieden haben, welche Aufgabe dringlich ist.

• Überprüfen Sie die Reihenfolge.

  Wenn Sie die erste Aufgabe erledigt haben, halten Sie kurz inne und vergewissern sich, ob die Reihenfolge noch stimmig ist. Manchmal bringt der Chef neue Arbeit vorbei, in anderen Fällen konnten Sie vielleicht Arbeit an einen Kollegen mit Leerlauf delegieren, so dass sich etwas verschoben hat. Sortieren Sie daher die Reihenfolge neu.

• Arbeiten Sie nacheinander ab.

  Vielleicht schaffen Sie nicht alle Aufgaben auf Ihrer Liste – Sie müssen sich auch nicht immer sklavisch an „sechs Aufgaben“ halten – diese Zahl hat sich lediglich in der Vergangenheit bewährt. Im konkreten Fall kann es aber immer sein, dass etwas dazwischen kommt. Wichtig ist, dass Sie sich davon nach Möglichkeit nicht irritieren lassen, sondern in aktualisierter Reihenfolge abarbeiten.

• Gehen Sie so erneut vor.

  Es wird sich eine Routine bei Ihnen einstellen, wenn Sie jeden Tag so planen. Das hilft Ihnen dabei, schneller zu werden. Gleichzeitig wird Ihnen der Entscheidungsprozess zu Beginn immer leichter fallen.

Mehr dazu lesen Sie hier:

• Tagesplan: Wie Sie Ihre Zeit organisieren
• Tag planen: Tipps & Vorlagen für einen schnellen Feierabend

Intervallplanung

Die kleinteiligste Zeitplanung ist hier nun die Gestaltung der einzelnen Tagesabschnitte. Bewährt hat sich hier die Pomodoro-Technik. Benannt ist Sie nach der Küchenuhr im Tomaten-Design von Francesco Cirillo, der diese Methode entwickelte.

Bei der Pomodoro-Technik wird in 25-Minuten-Intervallen gerechnet, das heißt, sie arbeiten 25 Minuten, dann machen Sie fünf Minuten Pause und danach geht es erneut weiter. Diese Einheiten, 25 plus 5, werden Pomodori genannt. Sie kombinieren die 25.000-Dollar-Methode am besten mit dieser, denn der erste Schritt besteht darin, dass Sie einschätzen, wie lange Sie für Ihre Aufgaben jeweils brauchen.

Nicht alle Aufgaben werden sich in 25 Minuten erledigen lassen – aber angenommen, Sie brauchen eine Stunde für eine Aufgabe, dann wären das zwei Pomodori-Intervalle. Alle vier Pomodori-Intervalle machen Sie eine Pause von 30 Minuten.

Mehr dazu lesen Sie hier:

• Pomodoro Technik: Produktiver arbeiten in Intervallen

3 Tipps zur Zeitplanung

Allen Tipps zur Zeitplanung ist gemeinsam, dass Sie sich ein gewisses Zeitfenster nehmen müssen, um Ordnung und Struktur in Ihre Termine und Aufgaben zu bringen. Ebenso unverzichtbar ist die Priorisierung. Ohne Kenntnis der Deadlines können keine sinnvollen Entscheidungen getroffen werden.

Das können Sie außerdem tun, um Ihre Zeitplanung zu unterstützen:

• Arbeiten Sie mit Trick 17

  Oftmals liegt die größte Hürde im Perfektionismus – aus Angst, etwas Wichtiges zu übersehen, werden Entscheidungen vermieden. Das führt dazu, dass Dinge erst gar nicht angepackt werden. Um diese Antriebsschwäche zu Beginn zu minimieren, ist ein Trick die 2-Minuten-Regel: Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten schaffen können, machen Sie sofort, statt es aufzuschieben. Das verhindert, dass sich ein scheinbar unüberwindbarer Berg an Aufgaben ansammelt.

• Planen Sie Zeitpuffer ein

  Ein weiterer Tipp aus dem Selbstmanagement ist die 20-20-60-Regel. Sie besagt: Planen Sie lediglich 60 Prozent Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit fest (für besagte sechs Aufgaben) ein, die restlichen 40 Prozent werden je zur Hälfte für unerwartete Störungen beziehungsweise für soziale Aktivitäten in der Freizeit verwendet.

• Minimieren Sie Ablenkungen

  Völlig vermeiden lassen sich Störungen nie. Aber der quasselfreudige Kollege wird leichter in die Schranken gewiesen, wenn Sie die Tür zu Ihrem Büro schließen. Ablenkungen zu reduzieren bedeutet ebenso, das eigene Smartphone nur im Flugmodus zu betreiben und/oder außer Reichweite aufzubewahren. Auch Mails, die sofort beantwortet werden (obwohl eine Antwort Zeit hätte), gehören zu den Zeitfressern. Richten Sie stattdessen feste Zeiten ein.