Deadlines: Abgabetermine sind dein Freund

Parkinson’sche Gesetz: Deadlines sind ein Freund

Ich leide solange an Motivationsmangel, bis der Zeitmangel kommt. Dieses Bonmot ist vielen bekannt, die eine Deadline vor der Brust haben, Aufgaben aufschieben, bis es fast schon zu spät ist. In diesem Moment kommen uns Deadlines unglaublich gemein und stressig vor. Doch das Gegenteil ist der Fall: Abgabetermine sind unser Freund.

Dieses Phänomen ist auch unter dem Namen Edwards-Gesetz bekannt und besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Das klingt unheimlich wissenschaftlich und komplex, bedeutet aber einfach nur, dass wir uns umso mehr ins Zeug legen, je näher die Deadline rückt. Es ist ein bisschen wie beim Sex: Je näher man dem Ziel kommt, desto mehr strengt man sich an. Was Sexualwissenschaftler vielleicht eher als Klimax bezeichnen würden, tun Kollegen aus anderen Disziplinen etwas genierlich als Goal-Gradient-Effect ab.

Praktisch sieht das dann so aus:

Hinter dem erleichterten „Uff“ verbirgt sich aber noch eine andere Wahrheit: Ohne Deadlines würden wir unsere Zeit vermutlich noch viel mehr verplempern, wichtige Aufgaben noch weiter aufschieben und Probleme hinauszögern, bis daraus womöglich sogar Katastrophen werden.

Langfristig sorgt das Fehlen von Abgabeterminen für Frust, weil man nie fertig wird und kaum schafft, was man sich vornimmt und bald an der eigenen Leistungsfähigkeit und dem Selbstwert zweifelt. Dann beginnt ein Teufelskreis aus Aufschieben, Überforderungs- und Minderwertigkeitsgefühlen.

Wieso kommt es dann überhaupt zur sprichwörtlichen Torschlusspanik?

Der eigentliche Grund für das anfängliche Aufschieben ist das sogenannte Parkinson’sche Gesetz. Es geht auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

Das Gesetz war zwar ursprünglich kaum ernst gemeint, besticht aber durch empirische Evidenz. Oder anders gesagt: Es stimmt – und zwar erschreckend oft.

Denken Sie nur an Meetings: Stundenlang werden Themen diskutiert, alle können mitreden, auch wenn nicht jeder davon Ahnung hat. Aber fünf Minuten vor Schluss werden trotzdem noch die entscheidenden Beschlüsse gefasst. Warum nicht gleich so?

Voilà, das Parkinson’sche Gesetz!

Deadlines sind damit der natürliche Feind der sogenannten Prokrastination (vulgo: Aufschieberitis). Bei Untersuchungen von Psychologen aus Deutschland und den USA kam heraus, dass weltweit fast jeder Fünfte von diesem Aufschieben betroffen ist. Wobei Wissenschaftler zwischen zwei Typen unterscheiden:

• Erregungsaufschieber

  Er reagiert erst auf Druck und genießt den Kick, den der Hochdruck am Schluss erzeugt (siehe Edwards Gesetz). Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.

• Vermeidungsaufschieber

  Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

So oder so: Beide zögern zu lange und schieben zu oft auf. Es ist allerdings möglich, diesen Stress des letzten Drückers zu vermeiden und die Einhaltung von Deadlines und Fristen zumindest wahrscheinlicher zu machen.

Wieso werden Deadlines überschritten?

Schauen wir uns die Sache dazu etwas genauer an: Eine Frist kann entweder in Form eines kompletten Zeitplans mit mehreren Zwischenzielen oder mittels eines einzigen End- beziehungsweise Abgabetermins gestaltet werden. Sie legt das Ende eines Projektes schon fest, bevor auch nur ein erster Arbeitsschritt zur Erledigung getan wurde – in manchen Fällen ist das eher ein Schuss ins Blaue als eine wohl überlegte Zielsetzung.

Die Theorie hinter dem Überschreiten von Fristen ist schnell erklärt:

1. Wenn die Arbeit mehr Zeit in Anspruch nimmt, als zunächst erwartet wurde, werden Termine verpasst. Je unrealistischer die vorherige Einschätzung, desto stärker die Überschreitung des geplanten Termins.
   
   
2. Doch auch während eines Projekts können sich die Umstände derart verändern, dass die Einhaltung einer Deadline unwahrscheinlicher wird: Technische Probleme, externe Verzögerungen (zum Beispiel durch unpünktliche Lieferanten), Verschiebungen von Prioritäten und der Teufel im Detail seien hier stellvertretend für die vielen kleinen und großen Schwierigkeiten genannt, die einen Zeitplan aus der Bahn werfen können.

Was auch immer der Grund für eine Verschiebung sein mag: Stets gleich bleibt der Fakt, dass auf einmal in der vorgegebenen oder restlichen Zeit mehr Arbeit als gedacht erledigt werden muss.

Um diesen Zustand zu vermeiden, braucht es ein paar klare Überlegungen und Strategien. Ganze 8 Strategien, mit denen Sie Fehleinschätzungen vermeiden und Fristen effektiver einhalten, stellen wir im Folgenden vor…

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   Deadline-Strategie: Konsequenzen verdeutlichen

   Einige Deadlines wiegen schwerer als andere: Der Unterschied liegt in den Konsequenzen, die ein Überschreiten der Frist mit sich bringt. Am kritischsten sind Termine, die auf keinen Fall verschoben werden können: Beispielsweise öffentlich angekündigte Ereignisse, die Präsenz auf einer Messe und vertraglich festgelegte Termine. Doch auch firmeninterne Deadlines ohne öffentliche Relevanz können bei Nichtbeachtung schwere Konsequenzen haben, wie zum Beispiel Umsatz- oder Kundenverluste.
   
   
   
   Weil Fristen durch Konsequenzen an Gewicht gewinnen, sollten Sie eine Liste mit Gründen anfertigen, warum Arbeitsschritte unbedingt zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sein müssen.
   
   Durch eine Veröffentlichung dieser Konsequenzen spornen Sie sich und andere Projektteilnehmer zu konzentrierterem Arbeiten an und sorgen für den nötigen Respekt vor den Terminen. Dies sollte allerdings möglichst früh geschehen, um unnötige Panik während eines Projekts zu vermeiden.
   

   Wann Limits schaden

   Wie sagte schon Paracelsus: Die Dosis macht das Gift. So gut es ist, sich ein Limit zu setzen und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung auszumalen, so verkehrt ist es, wenn man ohnehin schon kalten Schweiß auf der Stirn stehen hat.
   
   Es gibt Bereiche im Leben, über die haben Sie einfach keine Kontrolle. Hier verursacht eine strikte Deadline nur das: Stress, Lähmung, Blockade. „In drei Monaten habe ich einen neuen Job“ oder „In zwei Wochen finde ich einen neuen Partner“ sind offensichtlich unsinnige Limits. Die Deadline-Mehrheit ist zugegebenermaßen subtiler, aber deshalb nicht zwingend weniger unsinnig. Achten Sie auf diese feine Unterscheidung.

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   Deadline-Strategie: Deadlines verknüpfen

   Verbinden Sie Deadlines mit spezifischen Tätigkeiten, anstatt bloß nackte Terminlisten herauszugeben.
   
   Also beispielsweise statt Abgabe am 9.9. lieber Präsentation & Besprechung der Ergebnisse im Konferenzraum am 9.9.. So werden Teilnehmer indirekt dazu aufgefordert und motiviert, vorzeigbare Ergebnisse abzuliefern – niemand möchte bei einem festgelegten Ereignis vor der Gruppe mit leeren Händen dastehen.
   
   Durch geschickte Verteilung solcher Vorgaben halten Sie die Motivation während des gesamten Projekts hoch. Zudem geben Sie sich selbst die Chance, ein gutes Vorbild abzugeben und Ihre eigene Termintreue zu demonstrieren.

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   Deadline-Strategie: Prioritäten setzen

   Jedes Projekt hat Kernziele, die am Ende auf jeden Fall erreicht sein müssen. Viele haben jedoch zusätzlich Bonusanforderungen, die für den Erfolg nicht notwendig sind, jedoch für den Auftraggeber als Sahnehäubchen fungieren.
   
   Solche Zusatzarbeiten sind wichtig und werden von Kunden und Vorgesetzten oft sehr geschätzt. Ihnen muss jedoch klar sein, dass der Kern des Projektes absoluten Vorrang hat. Häufig können die Fristen von Bonusanforderungen auch verschoben werden, während der Projektkern meistens zu verbindlichen Terminen erledigt sein muss.
   
   Daher folgender Tipp: Klären Sie schon vor einem Projekt mit Ihrem Auftraggeber, welche Punkte er unbedingt erfüllt sehen möchte. Meist sind das die ersten Aspekte, die er anspricht. An Bonusziele kommen Sie oft subtil heran; beispielsweise wenn ein Kunde von einem früheren Projekt oder einem Konkurrenzprojekt schwärmt.
   
   Behalten Sie diese Punkte im Hinterkopf – aber schätzen Sie ihren Stellenwert als Zugabe zum Kerngeschäft realistisch ein.

4. Deadline-Strategie: Probleme einkalkulieren

   Vielleicht ist die Motivation in Ihrem Projektteam gar nicht das (einzige) Problem: Fristen werden auch aufgrund von unerwarteten Schwierigkeiten überschritten. Die oft fehlende Voraussagbarkeit verhindert das Einplanen solcher Unannehmlichkeiten – da hilft der größte Arbeits-Ansporn nicht weiter.
   
   Der erste Schritt zur Lösung ist die Erkenntnis, dass Probleme – in welcher Form auch immer – recht wahrscheinlich während eines Projekts auftreten werden.
   
   Wenn also ein fehlerfreier Projektplan steht: Erfinden Sie Probleme! Berufen Sie sich, wenn möglich, auf vergangene Projekte und die darin aufgetretenen Schwierigkeiten. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, im realistischen Rahmen zu bleiben. Sie müssen ja nicht gleich die Apokalypse voraussagen, sondern lediglich die wahrscheinlichsten Verzögerungen berücksichtigen.
   
   Laut dem sogenannten Hofstadter’schen Gesetz (eine Weiterentwicklung des Parkinson’schen Gesetzes) brauchen Vorgänge in der Regel doppelt so lange für ihre Erledigung wie geplant.
   
   Als Faustregel gilt daher: Fügen Sie zwischen 50 und 100 Prozent der ausgerechneten Projektzeit noch einmal oben drauf. Je nach Branche und Art Ihres Projektes kann das völlig über- oder untertrieben sein – wägen Sie selbst ab, wie viel Zeit die wahrscheinlichsten Probleme Ihres Projekts in Anspruch nehmen können, und lassen Sie sich einen ausreichenden Puffer.
   
   
   
   Im Projektplan erfinden Sie indes eine treffende Bezeichnung für Ihren Zeitpuffer, zum Beispiel Bearbeitungszugabe oder Zeit zur Problembeseitigung. Der Begriff ist nicht das entscheidende: Wichtig ist, dass Sie überhaupt Zeit in der Hinterhand haben.
   
   Und falls Sie befürchten, anspruchsvolle Kunden mit Ihrer großzügigen Zeitplanung zu vergraulen, halten Sie folgendes Argument bereit: Lieber zu viel Zeit veranschlagen und das Projekt vor Fristende bewältigen als die Abgabe wegen zu knapper Zeitplanung verpassen. Schwere Konsequenzen (siehe Punkt 1) bei einer Nichteinhaltung des Termins leisten zusätzliche Überzeugungsarbeit.

5. Deadline-Strategie: Luftschlösser ablehnen

   Der folgende Tipp nimmt eine gewisse Sonderstellung ein, denn es handelt sich um eine Strategie, die bereits vor der Annahme eines Projekts angewandt wird.
   
   Die Überlegung ist hierbei so offensichtlich wie verzwickt: Wenn ein Projekt in der vom Auftraggeber vorgegebenen Zeit nicht erledigt werden kann, nehmen Sie es gar nicht erst an.
   
   Natürlich ist diese Möglichkeit nicht immer gegeben – noch dazu benötigt es einiges an Chuzpe und Selbstvertrauen, bezahlte Arbeit beziehungsweise die Anfrage eines Kunden abzulehnen.
   
   Wenn Sie jedoch von Vornherein erkennen, dass eine Frist nicht oder nur durch übermenschliche Leistung zu schaffen ist – ist dieses Projekt dann das Geld wert?
   
   Ein unmöglich zu schaffendes Projekt kann fatale Auswirkungen auf das Team und Ihr Image haben: Ständige Überforderung, gereiztes Arbeitsklima und sogar Burnout-Erkrankungen können die Folge sein.
   
   Daher sollte das Ablehnen von Projekten stets als Alternative gesehen werden – möglicherweise findet sich auch ein gewisser Verhandlungsspielraum, der aus dem Luftschloss eine machbare Aufgabe macht.

6. Deadline-Strategie: Schnelligkeit einschätzen

   Für das Planen der eigenen Aufgaben ist es von Vorteil, wenn Sie Ihre persönlichen Zeitvorgaben kennen. Das bedeutet nicht, herauszufinden, wie Sie auf Teufel komm raus möglichst schnell durch Ihre Arbeit rasen können. Vielmehr geht es darum, zu wissen, wie viel Zeit Sie idealerweise benötigen, um eine Aufgabe zur vollsten Zufriedenheit zu erledigen.
   
   Wenn Sie beispielsweise für einen guten Bericht acht Stunden benötigen, vom Projektleiter jedoch regelmäßig nur zwei Stunden dafür zugeteilt bekommen, dann sollten Sie über dieses Problem sprechen.
   
   Sofern Ihre Arbeit gut ist, wird man Ihnen in den meisten Fällen mehr Zeit genehmigen – Qualität vor Raserei ist die Prämisse. Gerade Anfänger verbessern Ihre Schnelligkeit im Laufe der Zeit automatisch und sollten nicht von Anfang an durch unrealistische Zeitvorgaben überfordert werden.
   

   Schlüsselprobleme zuerst lösen

   Identifizieren Sie Schlüsselfaktoren zuerst. In jedem Projekt gibt es mindestens einen gordischen Knotenpunkt. An dem scheitert entweder das gesamte Werk oder es läuft danach wie von selbst. Spüren Sie diese Schlüsselstelle(n) als Erstes auf und lösen Sie das Problem so schnell wie möglich. Und die Deadline wird zur Nebensache.

7. Deadline-Strategie: Zwischenfristen einbauen

   Führen Sie Zwischenfristen oder Mini-Deadlines in Ihren Projektplan ein (auch Meilensteine genannt), um Checkpunkte für Ihr Vorankommen zu schaffen.
   
   So schaffen Sie eine durchgehend hohe Motivation, erkennen Fehler in der Zeitplanung frühzeitig und können entsprechend gegenlenken. Überdies wirken sie wunderbar dem Parkinson’schen Gesetz entgegen: Je näher der Mini-Abgabetermin rückt, desto mehr hängen sich die meisten rein.
   
   Anstatt dabei nur auf eine einfache zeitliche Einteilung zurückzugreifen, sollten Sie Ihre Mini-Deadlines zusätzlich nach zusammengefassten Arbeitsschritten oder Ergebnissen definieren. Dadurch verhindern Sie, dass sich Arbeitsschritte nach dem Parkinson’sches Gesetz in genau dem Maß ausdehnen, wie eben Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
   
   Weiterer Vorteil der Meilensteine: Sie helfen vielen Menschen, zu überblicken, was schon erledigt ist und was nicht. Denn mal ehrlich: Für manche ist ein Großprojekt von drei bis sechs Monaten einfach nicht zu überblicken, entsprechend wächst die Prokrastination. Zwischen-Limits dagegen sorgen für einen ordentlichen Work-Flow und Flow.
   
   
   
   Durch laufende Kontrollen geben Sie dem gesamten Team die Chance, auftretende Probleme anzusprechen und aus der Welt zu schaffen. Eventuell kann sogar Arbeitskraft umverteilt werden, um ins Stocken gekommene Prozesse mit neuem Schwung zu versehen.

8. Deadline-Strategie: Erwartungen einschränken

   Zum realistischen Setzen von Deadlines gehört, dass Sie sich folgende Theorie vieler Managementtrainer vor Augen führen:
   
   Aus den drei Wunschgedanken billig, perfekt und schnell können im Rahmen eines Projekts maximal zwei gleichzeitig erfüllt werden.
   
   Zur Verdeutlichung:

   • Eine billige und perfekte Zielerfüllung wird (wenn überhaupt möglich) sehr lange dauern.
   • Eine perfekte und schnelle Bearbeitung kostet meistens viel Geld.
   • Eine billige und schnelle Erfüllung wird nur selten perfekte Ergebnisse liefern.

   Machen Sie sich deshalb das Zusammenspiel von Budget, Zeitreserven und Qualität bewusst, bevor Sie Deadlines setzen. Alle drei Aspekte bedingen sich gegenseitig.
   
   Wägen Sie im Voraus ab, welche Konsequenzen Ihre Zeitvorgaben jeweils haben werden, um vor bösen Überraschungen gefeit zu sein.