Timeboxing: Produktiv durch klare Zeiten

Wer seine Zeit nicht richtig nutzt, schafft am Ende wenig bis gar nichts. Es wird entweder vollends prokrastiniert und aufgeschoben, zwischen allen Aufgaben hin und her gesprungen, wodurch nichts wirklich erledigt wird oder zeitliche Begrenzungen können nicht eingehalten werden, wodurch Pläne durcheinander geraten und Probleme mit Kunden und dem weiteren Ablauf entstehen können. Das sogenannte Timeboxing kann helfen, dass Sie sich Ihre Zeit besser einteilen und sogar in kürzerer Zeit mehr schaffen und produktiver arbeiten. Die Idee und das Konzept hinter dem Timeboxing sind verblüffend einfach und die Vorteile vielfältig und durchaus überzeugend – allerdings braucht es die nötige Disziplin, um sich wirklich an die Zeitfenster zu halten und das Timeboxing auch langfristig zu nutzen…

Timeboxing: Produktiv durch klare Zeiten

Timeboxing Definition: Was ist das?

Timeboxing Definition Erklärung Zeitmanagement Tool Methode Scrum Verfahren App UhrDas Timeboxing ist ein Verfahren und eine Methode aus dem Zeitmanagement und wird im agilen Projektmanagement und der SCRUM-Methode genutzt, allerdings kann es auch einzeln betrachtet und angewandt werden. Die Bereiche und Möglichkeiten, in denen das Timeboxing genutzt werden kann, sind dabei zahlreich: So wird es beispielsweise für das Zeitmanagement und die Produktivitätssteigerung in Projekten genutzt, Sie können aber auch Ihre Arbeitstage besser planen und gestalten oder das Timeboxing für erfolgreichere Meetings und Besprechungen nutzen.

Der Grundgedanke besteht darin, klar definierte und festgelegte Zeitfenster – also time boxes – für die eigenen ToDos, Aufgaben und Projekte zu erstellen. Statt einfach loszulegen und mit der Arbeit zu beginnen, wird durch das Timeboxing eine klare Planung und Struktur erstellt, die zeigt, wann genau und wie lange welche Teilaufgabe erledigt wird.

Bei einem großen Projekt können etwa die ersten drei Tage für Vorbesprechungen, organisatorische Fragen und Planungen als zeitlicher Rahmen festgelegt werden, anschließend folgen verschiedene Zeitfenster für die Umsetzung der vielen ToDos, bevor abschließend noch einmal ein Tag für die Kontrolle und ein weiterer für Optimierungen und letztliche Verbesserungen eingeplant wird.

Noch deutlicher lässt sich die Idee des Timeboxings an der Planung eines Arbeitstages veranschaulichen:

Die erste Timebox ist beispielsweise das Meeting am Morgen, das für 45 Minuten angesetzt ist, anschließend werden weitere 45 Minuten E-Mails beantwortet und Telefonate geführt. Für die nächsten zweieinhalb Stunden widmen Sie sich Ihren täglichen Aufgaben, die Sie priorisiert haben. Nach der Mittagspause folgt ein zweites Meeting für eine Stunde, bevor Sie gemeinsam mit den Kollegen für zwei Stunden an einem Projekt arbeiten. Für die letzte Stunde des Tages legen Sie ein Zeitfenster für die Planung und Vorbereitung des kommenden Arbeitstages fest.

Die Vorteile beim Timeboxing

Timeboxing Verfahren Definition Vorteile Erklärung Zeitmanagement Produktivität Tool Uhr Scrum ModelAuf den ersten Blick mag das Timeboxing nur nach guter Planung und Arbeitsorganisation aussehen, doch sollten Sie sich von der Einfachheit des Verfahrens nicht täuschen lassen – die Vorteile, die durch klare Zeitfenster und eine feste Zuordnung der eigenen Aufgaben und Abläufe entstehen, machen das Timeboxing zu einer sehr nützlichen Technik, mit der Sie Ihre Ergebnisse und Produktivität deutlich verbessern können.

Dabei profitiert das Timeboxing vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt einfach ausgedrückt, dass Sie für eine Aufgabe so lange brauchen, wie Ihnen Zeit zur Verfügung steht – egal wie komplex oder umfangreich die Aufgabe ist. Wenn Sie sich eine Timebox von 90 Minuten setzen, werden Sie also auch in dieser Zeit fertig und schaffen wirklich ein gutes Ergebnis.

Fehlt ein solch zeitlicher Rahmen, dauert die Arbeit umso länger. Das Phänomen können Sie beispielsweise beobachten, wenn der Chef reinkommt und sagt, dass er in zehn Minuten einen Bericht über den aktuellen Stand haben will. Normalerweise würden Sie viel länger brauchen, doch durch das nachdrückliche Zeitfenster filtern Sie viel effizienter und produktiver die Informationen, schauen nur auf das wirklich wichtige und schaffen es rechtzeitig einen Bericht vorzulegen.

Ein weiterer Vorteil ist die gesteigerte Konzentration. Sie springen nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her, sondern schaffen es wirklich, Ihre unterschiedlichen ToDos abzuarbeiten und fertig zu stellen, bevor Sie sich dem nächsten zuwenden.

Gleichzeitig hilft das Timeboxing bei der gesamten Planung und sorgt dafür, dass Sie den Überblick behalten. Das ist natürlich bei Projekten wichtig, aber auch im Berufsalltag ist es wichtig, dass Sie den Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben nicht verlieren.

Zu guter Letzt sorgen die Planung und die Zeitfenster dafür, dass Sie Deadlines besser einhalten und wirklich rechtzeitig fertig werden.

Timeboxing: So können Sie die Methode anwenden

In der Umsetzung ist das Timeboxing einfacher als viele andere Zeitmanagement-Methoden. Es gibt keine komplizierten Abläufe, für die es wochenlange Übung braucht, um sie zu verinnerlichen. Somit sind die Zeitfenster wirklich für jeden geeignet und sofort einsetzbar.

Damit Sie das Verfahren des Timeboxings auch wirklich optimal für sich nutzen können, haben wir noch einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen können, das Maximum aus den einzelnen time boxes herauszuholen:

  • Nutzen Sie die gesamte Zeit

    Egal, ob Sie das Timeboxing auf einzelne Tage mit jeweils acht Stunden oder eine gesamte Woche mit rund 40 Arbeitsstunden anwenden: Sie sollten immer Zeitfenster für die volle Zeit bilden, die Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie nur einen Teil, beispielsweise die erste Zeit, planen, gehen einige positive Effekte verloren – und spätestens wenn Sie die letzte time box beendet haben, verfallen Sie wieder in alte Arbeitsweisen.

  • Fangen Sie frühzeitig mit dem Timeboxing an

    Zeitboxen sind zwar relativ schnell erstellt, dennoch ist es sinnvoll und für den größtmöglichen Erfolg beim Timeboxing ratsam, wenn Sie die zeitlichen Rahmen bereits im Vorfeld festlegen, also beispielsweise am Tag vorher oder gleich zu Beginn eines großen Projekts. So können Sie sich wirklich auf die einzelnen Aufgaben innerhalb der Fenster konzentrieren und sich nicht mehr mit der Erstellung weiterer time boxes beschäftigen.

  • Halten Sie sich daran

    Die größte Schwierigkeit beim Timeboxing besteht in der nötigen Disziplin, um sich nicht ablenken zu lassen, die Zeitfenster einzuhalten und auch wirklich zur geplanten Zeit an den anvisierten Aufgaben zu arbeiten. Machen Sie keine Ausnahmen und trainieren Sie, die Vorgaben wirklich zu berücksichtigen.

  • Planen Sie die Zeitfenster möglichst konkret

    Die besten Ergebnisse erzielen Sie beim Timeboxing, wenn die Zeitfenster möglichst genau geplant werden. Dabei geht es nicht nur um die konkrete Zeitangabe, sondern vor allem um die Aufgaben. Mit Erledigung anstehender ToDos kann alles gemeint sein und es ist absolut nichtssagend. Gehen Sie bei der Planung des Timeboxings wirklich ins Detail und halten fest, was genau Sie in diesem Zeitraum erledigen wollen – beispielsweise Erstellung einer Präsentation für den Vortrag am 01.05.2018 oder Telefonat mit Herrn Müller über aktuellen Stand und weiteres Vorgehen bei Projekt XY.

Timeboxing und Batching: Beide Methoden nutzen

Timeboxing Batching Verfahren Methode Zeitmanagement TippsZusammen mit dem Timeboxing wird oftmals eine weitere Zeitmanagement-Methode genutzt: Das sogenannte Batching. Auch diese ist sehr einfach und lässt sich optimal mit dem Vorgehen des Timeboxings kombinieren. Beim Batching geht es darum, gleiche, ähnliche oder sich wiederholende Aufgaben zu Paketen zusammenzuschnüren und diese gebündelt anzugehen.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Telefonate an einem Tag führen, sollten Sie diese priorisieren und hintereinander angehen. Das ist deutlich produktiver und erfolgreicher, als ein Telefonat zu führen, dann eine halbe Stunde etwas anderes zu machen, wieder ein Telefonat zu führen und dann erneut eine andere Aufgabe anzugehen.

Auch das Batching verhindert Ablenkungen und verbessert die Ergebnisse. Sie haben sich auf eine Aufgabe eingestellt, Ihre Konzentration und Arbeitsweise daran orientiert – nutzen Sie diese Phase, um gleich alle weiteren Aufgaben zu erledigen, die dazu passen.

Das funktioniert auch besonders gut bei Aufgaben, die eine große Konzentration erfordern. Wenn Sie bereits einmal hochkonzentriert arbeiten, sollten Sie Ihren Fokus nicht brechen, um irgendetwas anderes zu machen. Es wird umso schwerer, später noch einmal eine starke Konzentration aufzubauen.

[Bildnachweis: Dean Drobot by Shutterstock.com]
4. April 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

Mehr von der Redaktion und aus dem Netz



Kb Buch Werbung 2019
Stellenanzeigen finden Sie auf www.karrieresprung.de.

Karrierefragen Hinweis Artikel Unten 1000px Fertig gelesen? Zurück zur Startseite!