Timeboxing: Produktiver arbeiten durch klare Zeiten

Timeboxing Definition: Was ist das?

Das Timeboxing ist ein Verfahren und eine Methode aus dem Zeitmanagement. Es wird vor allem im agilen Projektmanagement und der SCRUM-Methode genutzt. Die Bereiche, in denen Timeboxing eingesetzt werden kann, sind zahlreich: So wird es beispielsweise für die Produktivitätssteigerung in Projekten genutzt. Ebenso können Sie damit Ihre Arbeitstage besser planen und gestalten. Timeboxing eignet sich aber auch für bessere Meetings und Besprechungen.

Der Grundgedanke besteht darin, klar definierte und festgelegte Zeitfenster – die „time boxes“ – für die To-Dos, Aufgaben oder Projekte zu erstellen. Statt einfach loszulegen und mit der Arbeit zu beginnen, wird durch das Timeboxing eine klare Planung und Struktur erstellt. Sie zeigt, wann genau und wie lange welche Teilaufgabe erledigt wird.

Bei einem großen Projekt können zum Beispiel die ersten drei Tage für Vorbesprechungen, organisatorische Fragen und Planungen als zeitlicher Rahmen festgelegt werden. Anschließend folgen verschiedene Zeitfenster für die Umsetzung der ToDos. Abschließend wird noch einmal ein Tag für die Kontrolle und ein weiterer zur Optimierung und letzte Verbesserungen eingeplant.

Beispiel: Timeboxing für einen Arbeitstag

• Die erste Timebox ist beispielsweise das Meeting am Morgen, das für 45 Minuten angesetzt ist.
• Anschließend werden weitere 45 Minuten E-Mails beantwortet und Telefonate geführt.
• Für die nächsten zweieinhalb Stunden widmen Sie sich Ihren täglichen Aufgaben, die Sie priorisiert haben.
• Nach der Mittagspause folgt ein zweites Meeting für eine Stunde, bevor Sie gemeinsam mit den Kollegen für zwei Stunden an einem Projekt arbeiten.
• Für die letzte Stunde des Tages legen Sie ein Zeitfenster für die Planung und Vorbereitung des kommenden Arbeitstages fest.

Die Vorteile beim Timeboxing

Auf den ersten Blick wird Timeboxing simpel. Lassen Sie sich von der Einfachheit des Verfahrens aber nicht täuschen. Die Disziplin bei der Umsetzung hat es oft in sich! Das gilt ebenso für die Vorteile. Durch die klaren Zeitfenster und die feste Zuordnung der Aufgaben und Abläufe entstehen beim Timeboxing zahlreiche Optionen, Ergebnisse, Effizienz und Produktivität deutlich zu steigern.

Dabei profitiert das Timeboxing vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz. Das besagt, dass Sie für eine Aufgabe so lange brauchen, wie Ihnen Zeit zur Verfügung steht – egal wie komplex oder umfangreich die Aufgabe ist. Wenn Sie sich eine Timebox von 90 Minuten setzen, werden Sie also auch in dieser Zeit fertig. Kurz: Sie nutzen die psychologische Macht der Deadlines.

Ein weiterer Vorteil ist die gesteigerte Konzentration. Dank den Timeboxes springen nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her (siehe auch: Multitasking), sondern fokussieren sich auf die gerade jetzt wichtige Aufgabe. So schaffen Sie letztlich mehr und schneller. Gleichzeitig hilft Timeboxing dabei, den Überblick zu behalten. Das ist bei Projekten wichtig, aber auch im Berufsalltag.

Timeboxing Tipps: So können Sie die Methode anwenden

In der Umsetzung ist das Timeboxing einfacher als viele andere Selbstmanagement-Methoden. Es gibt keine komplizierten Abläufe, für die es wochenlange Übung braucht, um sie zu verinnerlichen. Die Zeitfenster sind wirklich für jeden geeignet und sofort umsetzbar. Damit Sie das Verfahren des Timeboxings optimal nutzen können, haben wir einige Tipps zusammengestellt:

• Nutzen Sie die gesamte Zeit

  Egal, ob Sie das Timeboxing auf einzelne Tage mit jeweils acht Stunden oder eine gesamte Woche mit rund 40 Arbeitsstunden anwenden: Sie sollten immer Zeitfenster für die volle Zeit bilden, die Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie nur einen Teil, beispielsweise die erste Zeit, planen, gehen einige positive Effekte verloren – und spätestens wenn Sie die letzte time box beendet haben, verfallen Sie wieder in alte Arbeitsweisen.

• Fangen Sie frühzeitig mit dem Timeboxing an

  Zeitboxen sind zwar relativ schnell erstellt, dennoch ist es sinnvoll und für den größtmöglichen Erfolg beim Timeboxing ratsam, wenn Sie die zeitlichen Rahmen bereits im Vorfeld festlegen, also beispielsweise am Tag vorher oder gleich zu Beginn eines großen Projekts. So können Sie sich wirklich auf die einzelnen Aufgaben innerhalb der Fenster konzentrieren und sich nicht mehr mit der Erstellung weiterer time boxes beschäftigen.

• Halten Sie sich daran

  Die größte Schwierigkeit beim Timeboxing besteht in der nötigen Disziplin, um sich nicht ablenken zu lassen, die Zeitfenster einzuhalten und auch wirklich zur geplanten Zeit an den anvisierten Aufgaben zu arbeiten. Machen Sie keine Ausnahmen und trainieren Sie, die Vorgaben wirklich zu berücksichtigen.

• Planen Sie die Zeitfenster möglichst konkret

  Die besten Ergebnisse erzielen Sie beim Timeboxing, wenn die Zeitfenster möglichst genau geplant werden. Dabei geht es nicht nur um die konkrete Zeitangabe, sondern vor allem um die Aufgaben. Mit „Erledigung anstehender ToDos“ kann alles gemeint sein. Gehen Sie bei der Planung des Timeboxings ins Detail und halten fest, was genau Sie in diesem Zeitraum erledigen wollen. Zum Beispiel „Erstellung einer Präsentation für den 1. Mai“ oder „Telefonat mit Herrn Muster über den aktuellen Stand von Projekt XY“.

Timeboxing und Batching: Beide Methoden nutzen

Zusammen mit dem Timeboxing wird oft eine weitere Zeitmanagement-Methode genutzt: Das sogenannte Batching. Auch diese Technik ist einfach und lässt sich optimal mit dem Timeboxing kombinieren.

Beim Batching geht es darum, gleiche, ähnliche oder sich wiederholende Aufgaben zu Paketen zusammenzuschnüren und diese gebündelt anzugehen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Telefonate am Tag führen müssen, sollten Sie diese priorisieren und hintereinander abarbeiten. Das ist deutlich schneller und effektiver, als ein Telefonat zu führen, eine halbe Stunde etwas anderes zu machen und dann wieder zu telefonieren. Das Batching verhindert ebenfalls Ablenkungen und verbessert die Ergebnisse.

Batching funktioniert besonders gut bei Aufgaben, die große Konzentration erfordern. Sobald Sie hochkonzentriert arbeiten, sollten Sie den Aufgabentyp durchhalten. So optimieren Sie die Abläufe fast automatisch und werden mit jeder Aufgabe besser und schneller.

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