Monotasking: Weniger tun, mehr erreichen

Monotasking: Nur eine Aufgabe auf einmal

Monotasking lässt sich am leichtesten als Gegenkonzept zum bekannten Multitasking erklären. Drei E-Mails schreiben, mit einem Ohr am Telefon sein und die nächsten Termine abklären, mit dem anderen Ohr dem Chef und einem Kollegen zuhören, die über den aktuellen Stand des Projekts und das weitere vorgehen sprechen, nebenbei noch schnell ein paar Dokumente mit der eigenen Unterschrift versehen und einen prüfenden Blick auf den anstehenden Vortrag werfen, den Sie während des Video-Meetings am Laptop erstellt haben – genau das ist Monotasking nicht.

Der Begriff setzt sich zusammen aus der griechischen Vorsilbe mono, was so viel bedeutet wie einzig oder allein und dem englischen task für Aufgabe. Beim Monotasking wird also nur eine einzige Aufgabe gleichzeitig erledigt, diese aber mit voller Konzentration und Aufmerksamkeit.

Keine Ablenkungen, möglichst wenig Unterbrechungen und auch kein Ich mach nur mal eben schnell noch…

Monotasking und sein schlechter Ruf

Nur eine Aufgabe? Schon die reine Vorstellung klingt für viele Arbeitnehmer und auch Vorgesetzte vollkommen absurd. Es gibt schließlich mehr als genug zu tun, alles will rechtzeitig erledigt werden und wer es nicht schafft, das Pensum zu stemmen, hat keine Chance, sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen.

Hinter dieser Einstellung steht eine über viele Jahre verbreitete Meinung: Multitasking ist die beste Arbeitsweise, um viel in kurzer Zeit zu schaffen. Dieses scheinbare Wissen wurde sooft vorgebetet, dass mittlerweile fast jeder daran glaubt und voller Stolz davon berichtet, wie viel er doch gleichzeitig schaffen kann.

Selbst in Bewerbungsprozessen wird darauf eingegangen. Einige Arbeitgeber suchen gezielt nach neuen Mitarbeitern, die multitasken können. Gleichzeitig gibt es Jobsuchende, die es als eine ihrer wichtigsten Fähigkeiten anpreisen, sich um unzählige Dinge gleichzeitig kümmern zu können. Nach Monotasking sucht man in diesen Bereichen jedoch vergebens.

Der Grund: Monotasking klingt langsam, unmotiviert und – um es ein wenig auf die Spitze zu treiben – einfach schlecht. Ein Kollege stürzt sich kopfüber in jede Aufgabe und bearbeitet vier dringende Anliegen gleichzeitig, während ein anderer Mitarbeiter sich nur um einen einzigen Punkt auf seiner ToDo-Liste kümmert.

Nach dem ersten Blick scheint auf der Hand zu liegen, welcher Kollege mehr leistet, den größeren Beitrag zum Erfolg mitbringt und Projekte wirklich vorantreibt. Doch auch dahinter steht nur der falsche Hang zum Multitasking und das fehlende Verständnis dafür, wie Mitarbeiter und Unternehmen vom Monotasking profitieren können.

Darum sollten Sie nur noch Monotasking betreiben

Der größte Vorteil vom Monotasking scheint fast schon trivial zu sein, ist jedoch ungemein wichtig: Es funktioniert – ganz im Gegensatz zum Multitasking. Denn ganz egal, wie oft und lange dieses in den Himmel gelobt wird, das menschliche Gehirn ist schlichtweg nicht in der Lage, mehrere komplexe und herausfordernde Denkprozesse gleichzeitig durchzuführen.

Ja, wir können zwar gleichzeitig atmen, laufen und unsere Umgebung wahrnehmen und damit bis zu einem gewissen Grad durchaus multitasken. Darüber hinaus war es das aber auch schon. Sobald eine Aufgabe über Routine hinausgeht und tatsächlich Hirnschmalz und Denkkapazitäten erfordert, funktioniert das Multitasking nicht mehr.

Wenn Sie sich einreden, beim Multitasking besonders produktiv und leistungsfähig zu sein, machen Sie daher eigentlich etwas ganz anderes: Sie unterbrechen sich immer wieder selbst, lenken sich mit anderen Aufgaben ab, zwingen Ihr Gehirn aus der Konzentration, schweifen kurz zu einem ganz anderen Bereich ab und versuchen im Anschluss wieder zurückzufinden.

Probleme, die Sie beim Monotasking nicht haben. Hier gibt es ausschließlich Vorteile, die außerdem die klassischen Vorbehalte gegen die Arbeit an einer einzigen Aufgabe widerlegen:

• Monotasking ist schneller

  Die Geschwindigkeit wird oft als größtes Argumente für das Multitasking gesehen. Die Vermutung dahinter: Wer viel gleichzeitig macht, schafft auch viel in kurzer Zeit. Genau das ist jedoch falsch. In Studien konnte schon mehrfach gezeigt werden, dass Monotasking deutlich schneller ans Ziel führt. Auch hier spielen fehlende Konzentration und ständige Ablenkung eine große Rolle.

  Wenn Sie sich einer Aufgabe nach der anderen widmen, diese immer konzentriert beenden und erst im Anschluss mit der nächsten beginnen, sind Sie schneller, als wenn Sie alles durcheinander machen. Durch das ewig Hin und Her kann Ihr Gehirn sich nie auf eine Arbeit einstellen und Sie kommen nicht in den Flow, den Sie beim Monotasking erreichen können.

• Monotasking liefert bessere Ergebnisse

  Wenn Sie voll und ganz bei der Sache sind, machen Sie weniger Fehler. Monotasking verbessert somit auch die Qualität Ihrer Arbeit und verhindert, dass Sie durch mangelnde Konzentration immer wieder Flüchtigkeitsfehler machen, die ein schlechtes Bild von Ihrer Leistung hinterlassen und korrigiert werden müssen.

• Monotasking macht zufrieden

  Wenn Sie alles auf einmal machen, verlieren Sie schnell den Überblick, wissen kaum noch, wo Ihnen der Kopf steht und am Ende haben Sie das Gefühl, kaum etwas wirklich geschafft zu haben. Beim Monotasking sieht es anders aus. Sie gehen ganz strukturiert vor, arbeiten Aufgabe für Aufgabe ab und haben dabei immer wieder Erfolgserlebnisse.

  Diese steigern die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit und fördern dabei auch die Motivation für kommende Herausforderung.

Monotasking: Tipps für die Umsetzung

Wenn Monotasking soviel besser ist als sein Gegenstück, wieso ist es dann nicht so beliebt und verbreitet? Das hat gleich mehrere Ursachen. Zum einen ist es die weiter oben bereits beschriebene Denkweise, die auf der falschen Annahme beruht, Multitasking sei die beste Arbeitsweise, um viel in kurzer Zeit zu erreichen. Diese ist leider auch bei vielen Chefs zu finden, die genau das dann auch von Mitarbeitern erwarten.

Wer dann mit dem Vorgesetzten argumentieren möchte, dass er sich um eine Aufgabe nach der anderen kümmert und das nächste Projekt erst angeht, wenn er das aktuelle abgeschlossen hat, macht sich damit nicht gerade beliebt. Hier hilft meist nur ein offenes Gespräch und der Beweis, dass Sie durch Monotasking schnellere und bessere Ergebnisse liefern, um den Chef zu überzeugen.

Immer wieder scheitert das Monotasking aber auch an der eigenen Umsetzung. Es wurde regelrecht verlernt, nur eine einzelne Sache zu erledigen und sich darauf zu konzentrieren. Selbst in der Freizeit fällt es vielen schwer, nur ein Buch zu lesen, nur fernzusehen oder sogar nur zu essen. Zumindest wird nebenbei immer aufs Smartphone geschaut, um E-Mails und Nachrichten zu kontrollieren.

Doch Monotasking können Sie wieder erlernen. Die folgenden Tipps helfen dabei:

• Stehen Sie zum Monotasking

  Trotz der Vorteile wird Monotasking nicht nur auf Zuspruch stoßen. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird es mindestens einen Kollegen geben, der es nicht versteht, Sie kritisiert und moniert, dass Sie zu faul sind und nicht genug leisten. Lassen Sie sich davon nicht beirren, sondern sprechen Sie mit Leistung und Erfolg.

  Um die neue Angewohnheit zum Monotasking auch wirklich beizubehalten, sollten Sie sich zudem keine Ausnahmen erlauben. Gerade am Anfang ist Disziplin besonders wichtig, um nicht in die alten Verhaltensmuster zurückzufallen.

• Sorgen Sie für klare Prioritäten

  Monotasking erfordert Organisation, gerade weil Sie nicht einfach alles gleichzeitig machen, sondern Ihre Arbeit strukturieren und nacheinander angehen. Ein wichtiger Faktor sind dabei klare Prioritäten, die Sie jeden Tag aufs Neue festlegen müssen.

  Welche Aufgaben sind besonders wichtig oder müssen zuerst erledigt werden, weil andere darauf aufbauen? Welche Deadlines müssen Sie im Auge behalten? Was kann warten? Entweder bereits am Abend zuvor oder spätestens am Morgen sollten Sie einen Plan haben, in welche Reihenfolge Sie Ihre Aufgaben bringen wollen.

• Schalten Sie Ablenkungen aus

  Der Ton vom E-Mail Postfach oder das Klingeln des Telefons und schon ist es mit dem Monotasking vorbei. Leider gibt es unzählige solcher Ablenkungen, die es ungemein schwer machen können, sich wirklich nur auf eine Sache zu konzentrieren.

  Um das Risiko zu minimieren, sollten Sie Ablenkungen so gut es geht ausschalten. Machen Sie das E-Mail Postfach zu, stellen Sie das Smartphone auf lautlos und sagen Sie vielleicht sogar den Kollegen Bescheid, dass Sie sich gerade konzentrieren und bitte nur im Notfall gestört werden wollen.