Selbstorganisation lernen: Mehr Ordnung, bessere Ergebnisse

Selbstorganisation – genauer gesagt deren Fehlen – kann einem das Leben unnötig schwer machen. Die Aufgaben stapeln sich auf dem Schreibtisch, Chaos macht sich breit, die Deadline wird nicht reichen… Nicht wenige verlieren sich im Kleinklein des Alltags, verzetteln sich im Multitasking oder schaffen es einfach nicht, ihr Leben besser zu organisieren. Eine kluge Selbstorganisation ist ein wesentlicher Schlüssel zu Produktivität, Zielerreichung und Zufriedenheit. Aber wie gelingt es einem, bei all den Aufgaben und der knappen Zeit den Überblick zu behalten? Die folgenden 5 Schritte zeigen Ihnen, wie Sie mehr Selbstorganisation lernen und den Alltag in den Griff bekommen…

Selbstorganisation lernen: Mehr Ordnung, bessere Ergebnisse

Selbstorganisation lernen: Warum ist es so wichtig?

In der Schulzeit, während des Studiums oder der Ausbildung und auch im Berufsleben – von Selbstorganisation lässt sich in jeder Lebenslage profitieren.

Dennoch tun sich viele schwer damit und suchen stattdessen Ausreden, schieben die knappe Zeit auf schlechte Führungsqualitäten des Chefs, die zu hohen Anforderungen des Kunden oder das schlechte Arbeitsklima.

In einigen Fällen stimmt das zwar. Oft aber ließen sich eine Menge Probleme sparen, indem man schon die eigene Selbstorganisation verbessert. Zum Beispiel diese…

  • Sie sparen Zeit

    Eine klare Ordnung und gute Organisation kann Ihnen dabei helfen, eine Menge Zeit zu sparen, da Sie unnötige Zeitfresser erkennen und beheben können. Selbstorganisation hilft außerdem dabei, anfallende Aufgaben schneller zu bearbeiten und so am Ende des Tages mehr Zeit für andere Dinge zur Verfügung zu haben.

    Schließlich hat es wahrscheinlich jeder schon einmal erlebt, dass er Dinge einfach immer weiter vor sich hergeschoben hat, nur um kurz vor Schluss in Panik zu verfallen und dem Ärger zu erliegen, nicht rechtzeitig angefangen zu haben.

  • Sie haben weniger Stress

    Stress entsteht oft dann, wenn wir das Gefühl haben, die Kontrolle zu verlieren, mit den anstehenden Projekten nicht mehr fertig zu werden oder den Erwartungen nicht gerecht werden zu können. Wir werden hektisch und setzen uns selbst unter Druck, um alles zu schaffen. Selbstorganisation kann dafür sorgen, diesen Stress zu vermeiden, bevor er überhaupt entstehen kann.

    Je organisierter Sie bei Ihrer Arbeit vorgehen, desto leichter wird es Ihnen fallen, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und die richtigen Dinge zur richtigen Zeit anzugehen, um am Ende ganz in Ruhe alles zu schaffen.

  • Sie erreichen Ihre Ziele

    Wer unorganisiert handelt und entscheidet, verrennt sich gerne einmal auf seinem Weg und kommt am Ende nicht mehr da an, wo er eigentlich hin wollte. So ist es auch im Job. Wenn Sie sich etwas vornehmen, dieses Ziel aber immer wieder aus den Augen verlieren, bleiben Sie am Ende auf der Strecke.

    Mit der nötigen Selbstorganisation werden Sie jedoch gezielt auf Ihre Ziele hinarbeiten und diese am Ende auch erreichen – ganz gleich, ob Sie zwischenzeitlich vielleicht einen Umweg genommen haben.

  • Sie werden erfolgreicher

    Selbstorganisation kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben besser zu erledigen, produktiver und effizienter zu arbeiten. Das wird über kurz oder lang auch Ihr Vorgesetzter bemerken. Auf diese Weise kann sich Ihnen vielleicht die Chance bieten, die nächsten Karriereschritte zu gehen.

    Außerdem führt Selbstorganisation oftmals zu mehr Eigeninitiative, da Sie sich und Ihre Fähigkeiten besser einschätzen können und diese aktiv nutzen wollen, um beruflich voran zu kommen.

Selbstorganisation lernen: In einfachen Schritten

Nach so viel Vorteilen bleibt natürlich die Frage: Wie lässt sich denn nun mehr Selbstorganisation lernen?

Zunächst einmal ist es wichtig, über den eigenen Schatten zu springen und sich darauf einzulassen, etwas an sich und der eigenen Arbeitsweise zu ändern. Nur wer dazu wirklich bereit ist, kann langfristig etwas verändern und sich besser organisieren. Ansonsten gelingt dieser Prozess meist schon in fünf einfachen Schritten, die Ihre bisherige Organisation verändern werden:

  1. Schreiben Sie es auf

    Klingt unspannend, bewirkt aber viel. Gerade das Aufschreiben von wichtigen Aufgaben, Terminen oder Deadlines ist der erste große Schritt zu besserer Selbstorganisation. Vielen ist dies zwar bewusst, umsetzen tun es dennoch nur wenige. Es sorgt dafür, dass Sie zu jeder Zeit den Überblick behalten, sich selbst immer erinnern können, was gerade ansteht und noch wichtiger: Sie haben den Kopf frei, um sich wirklich auf die Erledigung zu fokussieren.

    Schon eine kleine To-Do-Liste, die möglicherweise nur einige Minuten in der Entstehung braucht, kann Ihren Tagesablauf beeinflussen und dafür sorgen, dass Sie konzentriert die einzelnen Punkte abarbeiten, anstatt alles mögliche durcheinander zu machen, ohne wirklich etwas zu schaffen.

    Nicht zu vergessen, wie unglaublich befriedigend und motivierend es ist, die einzelnen Punkte auf der Liste abzuhaken und damit deutlich zu machen, dass etwas geschafft wurde.

  2. Arbeiten Sie an Ihrer Konzentration

    Ablenkung ist der vielleicht größte Feind der Selbstorganisation. Ja, es gibt immer etwas, das attraktiver oder vermeintlich wichtiger als die eigentliche Aufgabe ist: Ein Kollege kommt mit einer dringenden Frage ins Büro gestürmt; das Telefon klingelt oder das weitergeleitete Youtube-Video ist einfach zu verführerisch. All dies bringt uns aus dem Takt. Mehr noch: Laut Studien braucht es im Schnitt danach rund elf Minuten, um wieder in den ursprünglichen Gedanken zurück zu finden.

    Wenn Sie also Ihre Konzentration steigern, tun Sie damit gleichzeitig etwas für Ihre Selbstorganisation. Sie lernen, eine begonnene Aufgabe erst zu beenden bevor Sie etwas anderes tun.

    Sicher: Pausen sind wichtig und sollten gemacht werden. Aber genauso entscheidend ist deren Timing: Hören Sie auf, wichtige Aufgaben mittendrin zu unterbrechen. Das erfordert ein hohes Maß an Disziplin, lohnt sich aber langfristig.

  3. Unterteilen Sie Aufgaben

    Multitasking funktioniert nicht. Trotzdem versuchen es viele immer wieder. Schade! In der Regel führt es nur dazu, dass mehr Fehler gemacht werden, Wichtiges vergessen wird und am Ende ein schlechteres Ergebnis herauskommt, über das sich alle ärgern.

    Setzen Sie stattdessen Prioritäten und arbeiten Sie anstehende Aufgaben der Reihe nach ab. Es ist ein Trugschluss, dass es schneller oder besser geht, wenn alles parallel angepackt wird. Am Ende werden Sie keiner der Aufgaben wirklich gerecht.

    Übrigens: Handelt es sich nicht von Anfang an um mehrere kleine Aufgaben, die eine nach der anderen abgearbeitet werden kann, sollten Sie große Projekte in kleine Teilschritte zerlegen und diese Stück für Stück angehen. So wird es Ihnen leichter fallen, überhaupt loszulegen, da Sie nicht vor einem schier unüberwindbaren Berg, sondern nur vor Teiletappen stehen.

  4. Halten Sie sich an Zeitpläne.

    Deadlines sind für viele gleichbedeutend mit Stress und werden dementsprechend verteufelt, doch sollten Sie mit einem solchen Urteil nicht vorschnell gegen jede Deadline sein. Gerade feste Zeitpläne können Ihnen die nötige Struktur für Ihre Selbstorganisation verleihen. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie sich tatsächlich daran halten.

    Setzen Sie sich am Anfang der Bearbeitung eine Frist, wie lange Sie brauchen wollen, und lassen Sie sich nicht dazu verleiten, diese zu verlängern. Da der Mensch ein Meister darin ist, sich selbst etwas vorzumachen, wird Ihnen sicherlich der ein oder andere Grund einfallen – doch bleiben Sie standhaft und halten Sie sich an die gesetzte Frist.

    Warum das so wichtig ist, beschreibt das Parkinson’sche Gesetz des britischen Historikers und Publizisten Cyril Northcote Parkinson. Es besagt, dass sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Fehlt eine zeitliche Frist, werden Sie also für jede Aufgabe viel länger brauchen.

    Es mag Ihnen anfangs schwer fallen und es klingt merkwürdig, doch wird es Ihrer Selbstorganisation gut tun, wenn Sie sich zeitlich ein wenig unter Druck setzen. Sie geben sich selbst einfach keinen Freiraum, um zu trödeln und aufzuschieben – aber bitte immer im Rahmen, damit Sie noch die Möglichkeit erhalten, die Aufgaben tatsächlich zu schaffen.

  5. Ziehen Sie es durch

    Selbstorganisation kommt leider nicht von heute auf morgen. Es wird eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie sich an die neuen Vorgehensweisen gewöhnt haben. Es ist auch nicht ausgeschlossen, dass es gelegentlich zu Rückschlägen kommt, die Ihnen das Gefühl geben, dass sich nichts verbessert hat.

    Davon sollten Sie sich jedoch nicht entmutigen lassen. Selbstorganisation ist schließlich ein langfristiges Projekt, dass Sie die nächsten Jahre begleiten wird. Ziehen Sie es also durch und geben Sie nicht vorschnell auf, nur weil der Erfolg sich nicht sofort einstellt.

    Nur mit der richtigen Übung und Erfahrung, werden Sie Ihre Selbstorganisation richtig nutzen und von den positiven Effekten profitieren können.

Selbstorganisation lernen: Eine Frage der Gewohnheiten

Selbstorganisation lernen: Eine Frage der GewohnheitenUm Selbstorganisation zu lernen, müssen Sie sich zunächst einmal von ein paar Altlasten trennen. Konkret: Lösen Sie sich von schlechten Gepflogenheiten und Angewohnheiten. Und machen Sie so Platz für neue und bessere Vorgehensweisen.

Klingt in der Theorie natürlich simpel, ist in der Praxis aber oft eine große Herausforderung. Zu tief und zu fest verankert sind die alten Abläufe, die sich oft über Jahre eingeübt und als unbewusste Routine etabliert haben.

Bisherige Gewohnheiten zu ändern und die obigen Tipps tatsächlich umzusetzen, braucht daher eine gewisse Zeit (die Sie sich geben sollten). Laut Studien dauert es bis zu 66 Tage, bis man eine alte Gewohnheit durch eine neue ersetzt hat…

Gewohnheiten Ändern 66 Tage 8 Schritte Grafik

Der Weg zu einer besseren Selbstorganisation beginnt mit dem Sprung ins kalte Wasser: Fangen Sie einfach an! Das fühlt sich zunächst ungewohnt und deshalb unangenehm an. Mit der Zeit aber wird es besser und Sie zufriedener werden. Nicht zuletzt, weil Sie mehr von dem schaffen, was Sie sich vornehmen…

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
27. Oktober 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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