Tag planen: Tipps & Vorlagen für einen schnellen Feierabend

Tag planen: Die Vorteile

Kennen Sie das? Schon morgens nach dem Aufstehen kreisen Ihre Gedanken darum, was Sie den restlichen Tag erledigen müssen. Sind es nur ein paar kleinere Aufgaben, geht das noch. Problematisch wird es allerdings, wenn wir vor einem riesigen Berg von Aufgaben stehen – und das müssen nicht nur berufliche sein. Vor allem Eltern stehen häufig unter einem großen Druck, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu mangen.

Wer noch dazu unstrukturiert seinen Tag gestaltet, macht sich weiteren Stress. Leider ist das in der Regel nicht der positive Eustress, der uns zu Höchstleistungen anspornt, sondern der negative Distress, der schlimme Auswirkungen auf unsere Gesundheit hat.

Aber nicht nur das, vielfältige Stressfaktoren und ein nicht geplanter Tag, wirken sich auf die Produktivität aus. Damit wird ein Teufelskreis in Gang gesetzt, der uns blockiert und letztlich noch mehr Stress macht.

Der Ausweg: Den Tag planen. Natürlich nicht irgendwie, sondern mit einer verlässlichen und realistischen Methode. Wenn wir unseren Tag geplant haben, müssen wir uns nicht damit beschäftigen, was wir alles erledigen müssen, sondern nur damit, die Aufgaben abzuarbeiten. Das schafft Platz in unserem Kopf und macht Ressourcen frei.

Wer seinen Tag planen möchte, kann auf weitere positive Weise profitieren: Ein strukturierter Tag entlastet nicht nur unseren Arbeitsspeicher im Kopf, er kann sogar unser Selbstbewusstsein und Selbstwertgefühl stärken.

Arbeitnehmer, die ihren Arbeitstag zu einem großen Teil selbst planen können, bekommen Entscheidungshoheit über ihren Tagesablauf. Sie selbst und nicht ein anderer bestimmen darüber, was wann erledigt werden muss und welche Aufgaben zunächst unwichtig sind und hinten anstehen können. Die Möglichkeit, selbstbestimmt den Tag planen zu können, ist immens wichtig für die Arbeitsfreude und Selbstwertgefühl.

Das gibt uns einen Motivationskick und ist damit ein weiteres wichtiges Argument dafür, den Tag zu planen. Vor allem für Selbstständige, Freelancer und Freiberufler ist ein gut strukturierter Tag die Voraussetzung für beruflichen Erfolg. Ein Chef oder Vorgesetzter, der ihnen sagt, was sie bis zum Ende ihres Arbeitstages erledigt haben müssen, fehlt nämlich.

Und das Schönste zum Schluss: Wer gut strukturiert seinen Tag planen kann, hat mehr Freizeit. Statt Überstunden zu schieben, können Arbeitnehmer und Selbstständige pünktlich in den Feierabend starten und diesen genießen.

Ein weiterer Vorteil des gut strukturierten Tages ist, dass die Freizeit wirklich Freizeit ist. Statt sich damit beschäftigen zu müssen, was Sie wieder nicht erledigen konnten und im Kopf den nächsten Tag planen zu müssen, können Sie sich voll uns ganz Ihrer Entspannung und Regeneration widmen. Was Sie erledigen wollten ist geschafft und dank der Tatsache, dass Sie gut den Tag planen können, schaffen Sie das morgen auch. Kein Grund, sich in Ihrer Freizeit mit der Arbeit zu beschäftigen.

Tag planen und strukturieren: So geht es (mit Gratis-Vorlage)

Überzeugt? Dann sollten Sie nicht lange warten, sondern so schnell wie möglich damit anfangen, auch Ihren Tag zu planen. Je schneller Sie sich an das neue Konzept gewöhnt haben, umso früher können Sie von den vielen Vorteilen profitieren.

Ansätze und Anleitungen, wie Sie am besten Ihren Tag planen und strukturieren gibt es zuhauf. Wenn Sie einige Ideen kennen, können Sie für sich entscheiden, welches Vorgehen am besten zu Ihnen passt. Vielleicht finden Sie auch einen ganz anderen Ansatzpunkt. Entscheidend ist, dass Sie anfangen – und das geht zum Beispiel so:

• Reflektieren

  Jeden Tag nach Dienstschluss (oder kurz davor) sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um den hinter Ihnen liegenden Arbeitstag Revue passieren zu lassen. Nur wenn Sie wissen, was gut gelaufen ist, können Sie das am nächsten Tag ebenso planen. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

  • Was hat gut geklappt? Welche Aufgaben konnten Sie ohne Probleme erledigen?
  • Was konnten Sie nicht erledigen? Können Sie den Grund (oder Gründe) dafür identifizieren?
  • Wurden Sie während eines Arbeitsschrittes abgelenkt? Wenn ja, wodurch? Wie können Sie das am nächsten Tag verhindern?

• Priorisieren

  Gerade zu Beginn ist es wichtig, sich beim Tag planen nicht zu viel vorzunehmen. Versuchen Sie sich daher auf eine wichtige und drei weniger wichtige Aufgaben zu beschränken, die Sie pro Tag abarbeiten möchten.

  Klappt das gut, können Sie den Tagesplan anpassen und fünf weitere, kleine Aufgaben hinzufügen. Achten Sie bei der Auswahl der Aufgaben darauf, dass die fünf notfalls in den Plan des nächsten Tags verschoben werden können. Es dürfen also keine Aufgaben sein, die erledigt werden müssen, bevor Sie sich dem nächsten Punkt auf der Agenda widmen können.

  Aufgaben, die außerhalb des eigentlichen Workflows liegen, eignen sich hierfür am besten: Der Urlaubsantrag für die nächsten Ferien oder – im Privatleben – der nächste Vorsorgetermin beim Zahnarzt sind solche Dinge.

• Identifizieren

  Selbst wenn Sie den Tag optimal planen, wird es Ihnen nicht gelingen, alle Aufgaben, die auf Sie warten, an nur einem Tag zu erledigen. Daher ist es nötig, dass Sie wichtige und dringende Aufgaben von weniger wichtigen oder dringenden trennen (weiter unter erklären wir das noch einmal in dem Eisenhower-Prinzip).

• Einschätzen

  Keine Planung ohne realistische Zeitangabe. Das gehört auch dazu, wenn Sie den Tag planen möchten. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie anfangs den zeitlichen Aufwand falsch einschätzen. Mit etwas Übung werden Sie besser.

  Versuchen Sie trotzdem schon zu Beginn jeder Aufgabe, die Sie an dem Tag erledigen möchten, einen Zeitrahmen zu geben. Sollten Sie ihn deutlich unter- oder überschreiten, gehört auch diese Information in den Tagesplaner. Die Info hilft Ihnen dabei, zukünftige Pläne zu optimieren.

• Puffern

  Dieser Punkt wird Einsteiger in die Tagesplanung erstaunen: Verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihres Tages. Um eine realistische Chance zu haben, den Tagesplan einzuhalten, müssen auch Zeiten für unvorhergesehene Störungen oder dringende Zusatzaufgaben freigehalten werden.

  Da Sie danach wieder Zeit brauchen, um zu dem eigentlich geplanten Tag zurückzufinden, sollten Sie 40 Prozent der täglich zur Verfügung stehenden Arbeitszeit für Ungeplantes reservieren.

• Einhalten

  Klingt zunächst ganz einfach, ist es aber nicht. Es gehört einiges an Disziplin dazu, gerade zu Anfang den Tagesplan genau einzuhalten.

  Ein Trick: Treffen Sie am Abend (oder dann, wenn Sie den nächsten Tag geplant haben) eine Vereinbarung mit sich selbst, dass Sie alles daran setzen, die Planung einzuhalten. Das schafft Verbindlichkeit und macht es schwieriger, aus der ursprünglichen Planung auszuscheren.

  Sollte es trotz allem nicht funktioniert haben, sehen Sie das Positive daran: Sie haben eine Rückmeldung, wie Sie zukünftig besser den Tag planen können und langfristig mit dieser Methode erfolgreicher werden.

Kostenlose Vorlage für einen Tagesplaner

Um Sie dabei zu unterstützen, Ihren Tag zu planen, haben wir eine minimalistische Vorlage für einen Tagesplaner erstellt, den Sie sich hier gleich als kostenloses PDF herunterladen können.

Besonders an diesem Tagesplaner ist, dass er sich nicht nur auf Aufgaben, ToDos und Notizen konzentriert, sondern Sie gleichzeitig an sportliche Aktivitäten, ausreichendes Trinken und Ihre Mahlzeiten erinnert.

So haben Sie Ihren gesamten Tagesablauf in kleinem Format durchgeplant und strukturiert. Alles, was Sie noch tun müssen, ist die Vorlage des Tagesplaners herunterzuladen und diese auszufüllen.

Wie Sie mit dem Tagesplaner umgehen und wie dieser im Alltag aussehen könnte, zeigt Ihnen das folgende Beispiel eines ausgefüllten Tagesplaners:

Zeitmanagement-Plan erstellen: Lernen zu planen und zu organisieren

Neben der vorgestellten Basis-Struktur gibt es andere erprobte und optimierte Methoden, die gerne verwendet werden. Warum sich also nicht auch daran orientieren, wenn Sie Ihren Tag planen möchten?

• Die Eisenhower-Matrix

  Diese Methode klingt nicht zufällig nach dem früheren US-Präsidenten, er ist tatsächlich für ihre Entstehung verantwortlich. Der Legende zufolge hat er das Prinzip für sein eigenes Zeitmanagement angewendet und seinen Mitarbeitern gezeigt, wie Sie damit Ihren Tag planen können.

  Und so sieht die Matrix aus:

  Anhand dieser Einteilung lassen sich die Aufgaben priorisieren.

  Wichtige Aufgaben sind solche, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Je weniger eine Aufgabe das tut, umso eher kann sie vernachlässigt werden.

  Dringliche Aufgaben müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein. Je später die Aufgabe erledigt sein muss, umso weniger dringlich ist sie.

  Die Einteilung in die Matrix verrät Ihnen dabei auch, wie Sie mit der Aufgabe vorgehen müssen:

  • Nicht eilig, aber wichtig

    Aufgaben dieser Kategorie müssen exakt terminiert werden. Bis wann können Sie sich Zeit lassen? Da sie wichtig sind, sollten Sie diese Aufgaben außerdem selbst übernehmen.

  • Nicht eilig und unwichtig

    Diese Dinge sollten Sie komplett ignorieren. In der Regel stehen Aufwand und Nutzen in keinem empfehlenswerten Verhältnis zueinander. Anders gesagt: Diese Dinge kosten Zeit, ohne Ihnen oder dem Unternehmen etwas zu bringen.

  • Eilig und wichtig

    Die höchste Kategorie in der Matrix. Aufgaben diesen Typs sollten Sie unverzüglich selbst übernehmen.

  • Eilig und unwichtig

    Wenn Sie in der komfortablen Lage sind, Mitarbeiter oder Teammitglieder zu haben, an die Sie Aufgaben abgeben können, sind das die richtigen dafür. Sie sollten zwar zügig erledigt werden, müssen dabei aber nicht zur Chefsache gemacht werden.

• Der Biorhythmus

  Grundsätzlich unterscheidet man zwei Typen von Menschen: Die Lerchen und die Eulen. Lerchen sind früh wach und leistungsfähig, während Eulen ihr Leistungshoch eher am Abend haben.

  Optimal ist es, wenn beide chronobiologischen Typen ihren Arbeitstag danach ausrichten können – in der Praxis wird es nicht immer funktionieren. Wer im Schichtbetrieb in einem produzierenden Gewerbe arbeitet, wird wohl kaum dann zur Arbeit erscheinen können, wann es zu seinem Biorhythmus passt.

  Freelancer, Selbstständige und einige andere Arbeitnehmer haben aber die Option, ihren Tag entsprechend zu planen. Eulen, die selbstständig sind, können sich ihre Termine später legen, während Lerchen mit wichtigen Aufgaben schon früh am Morgen starten können.

  Diejenigen unter uns, die sich an vorgegebene Schichtpläne halten müssen, können trotzdem entsprechend ihrer inneren Uhr leben und arbeiten – wenigstens zum Teil. Den Tag in 90 minütige Abschnitte einzuteilen ist eine Option von der sowohl Lerchen als auch Eulen profitieren. So trainieren wir unseren Körper darauf, innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne konzentriert zu arbeiten.

• Eat that Frog

  Diese Methode ist auch unter dem Namen Eat the Frog (zu Deutsch: Iss den Frosch) bekannt – die Idee dahinter ist relativ simpel und einleuchtend.

  Unliebsame Aufgaben (der Frosch) schieben wir gerne möglichst lange vor uns her. Das allein ist schon schlimm, hat aber einen Einfluss auf unseren weiteren Tagesauflauf – und zwar keinen positiven.

  Wir werden langsamer und weniger produktiv, weil wir ständig daran denken müssen, dass die ungewollte Aufgabe noch vor uns liegt. Erledigen wir diese Aufgabe sofort, am besten schon zu Beginn unseres Arbeitstages, passiert folgendes:

  • Wir sind stolz auf uns, die Aufgabe so schnell und gut erledigt zu haben.
  • Wir haben ein gutes Gefühl, weil der Frosch jetzt von unserem Teller verschwunden ist.
  • Wir haben Platz für weitere Aufgaben.
  • Wir fühlen uns motiviert und voller Tatendrang, die restlichen Tagesaufgaben anzugehen.

  Kurzum, wenn Sie Ihren Tag planen, sollten Sie darauf achten, diejenige Aufgabe, die Sie am wenigsten erledigen wollen, auf Platz eins der Tagesordnung zu setzen. Sie können davon nur profitieren.