Tag planen: Die Vorteile
Manche Menschen leben einfach so in den Tag hinein. Keine Frage, das ist lässig und entspannt. Sie schaffen so aber im Zweifel deutlich weniger, machen unnötige Überstunden oder verzetteln sich sogar.
Umgekehrt sorgt eine clevere Zeitplanung nachweislich für mehr Produktivität und Effizienz in Job und Alltag. Weitere positive Effekte sind:
- Höhere Zeitersparnis
- Reduzieren von Stress
- Sichtbare Leistungssteigerung
- Mehr Selbstwirksamkeit
- Zunehmende Arbeitsfreude
- Bessere Vereinbarkeit von Job und Familie
- Mehr Freizeit und Zeit zur Regeneration
- Optimale Work-Life-Balance
Wenn Sie Ihren Tag planen, werden Sie nicht zuletzt mehr Ihrer Ziele erreichen. Die vielen Erfolgserlebnisse stärken wiederum Ihr Selbstbewusstsein und Selbstwertgefühl.
Tipps: Wie kann ich den Tag planen und strukturieren?
Den Tag planen, ist übrigens keine Raketenwissenschaft. Die meisten Zeitmanagement-Methoden sind einfach und lassen sich leicht in eine nützliche Tagesroutine verwandeln. Je früher Sie damit anfangen, den Tag zu planen, desto schneller können Sie von den genannten Vorteilen profitieren.
Egal, welche Methoden zum Zeitmanagement Sie nutzen, um Ihren Tag planen und strukturieren zu können: Am Ende laufen alle auf die folgenden Techniken hinaus:
1. Reflektieren
Jeden Tag nach dem Feierabend sollten Sie sich noch ein paar Minuten Zeit nehmen, um den Tag Revue passieren zu lassen und zu bilanzieren:
- Was war gut?
- Was hat geklappt?
- Was habe ich alles erledigt?
- Was blieb noch liegen?
- Was habe ich heute gelernt?
- Was kann ich künftig besser machen?
Diese kurze Selbstreflexion erzeugt nicht nur einen großen Lerneffekt, sondern hilft Ihnen ebenso dabei, den nächsten Tag besser zu planen.
2. Priorisieren
Die eigentliche Tagesplanung beginnt damit, sich einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben des Tages zu verschaffen – zum Beispiel in einer klassischen To-Do-Liste. Anschließend müssen Sie diese Liste priorisieren.
Bedeutet: Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben wichtig und dringend sind. Diese setzen Sie an die erste Stelle. Was weniger wichtig, aber immer noch eilig ist, sollten Sie delegieren. Der Rest wird auf später verschoben.
Dieses Prioritäten setzen findet sich in allen Selbstmanagement-Techniken und ist unverzichtbar. Vielen Menschen fällt das schwer. Methoden wie die 2-Minuten-Regel oder PEPE-Regel können das zumindest erleichtern.
3. Einschätzen
Kein Tagesplan funktioniert ohne realistische Zeitangaben. Wenn Sie mittels Liste den Tag planen, sollten Sie dazu immer auch den zeitlichen Aufwand pro Aufgabe einschätzen. Lassen Sie sich nicht davon entmutigen, wenn Sie anfangs daneben liegen und den Aufwand falsch einschätzen. Mit etwas Übung werden Sie besser!!
In dem Fall sollten Sie in die Tagesplanung mehr Zeitpuffer einsetzen. Profis empfehlen, nicht mehr als 60 Prozent des Tages zu verplanen – die restliche Zeit halten Sie sich für Unvorhergesehenes oder dringende Zusatzaufgaben frei (siehe: ALPEN-Methode).
4. Einhalten
Dieser Schritt klingt trivialer, als er ist: Es gehört einiges an Disziplin dazu, seinen Tagesplan exakt einzuhalten. Gerade zu Anfang, wenn Sie noch keine Routine darin haben…
Tun Sie es trotzdem, und fallen Sie nicht in alte Gewohnheiten zurück. Treffen Sie morgens eine Vereinbarung mit sich selbst, dass Sie den Plan unbedingt einhalten. Das schafft psychologisch mehr Verbindlichkeit. Hauptsache, Sie bleiben dran und verbessern sich von Woche zu Woche beim Tag planen.
Kostenlose Vorlage für einen Tagesplaner
Um Sie dabei zu unterstützen, Ihren Tag zu planen, haben wir eine minimalistische Vorlage für einen Tagesplaner erstellt, den Sie sich gerne kostenlos als PDF herunterladen können.
Das Besondere an diesem Tagesplaner ist, dass er sich nicht nur auf Aufgaben und ToDos konzentriert, sondern Sie gleichzeitig an ausgleichende Aktivitäten, an ausreichendes Trinken und richtige Mahlzeiten erinnert. So haben Sie den gesamten Tagesablauf in kleinem Format durchgeplant und strukturiert.
| Tagesplan (leer) | Tagesplan (Beispiel) |
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PS: Zum Vergrößern der Vorlagen einfach auf das Bild klicken.
Plan erstellen: Tipps zum Planen und Organisieren
Nachdem Sie die vier wichtigsten Grundsätze des Zeitmanagements und der Tagesplanung kennen, stellen wir Ihnen abschließend noch ein ein paar bewährte und populäre Methoden vor, die Sie auf jeden Fall kennen sollten – und bei Gefallen anwenden, wenn Sie Ihren Tag planen…
Das Eisenhower-Prinzip
Ein absoluter Klassiker, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und Aufgaben nach Bedeutung und Dringlichkeit zu sortieren. Das Eisenhower-Prinzip ist ebenso einfach wie genial: Dazu brauchen Sie lediglich einen Quadraten mit vier Feldern. Horizontal unterscheiden Sie nach Wichtigkeit, vertikal nach Dringlichkeit. Heraus kommt diese Matrix:
Anhand dieser Einteilung lassen sich die Aufgaben ganz einfach priorisieren:
-
Eilig und wichtig (rechts oben)
Das sind Aufgaben der höchsten Kategorie. Diese müssen Sie selbst und heute, also am selben Tag erledigen.
-
Nicht eilig, aber wichtig (rechts unten)
Aufgaben in diesem Feld haben noch etwas Zeit. Dennoch sollten Sie ihnen einen festen Termin und eine Deadline zuordnen, falls Sie diese selbst übernehmen.
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Eilig, aber unwichtig (links oben)
Entscheidend ist der Zusatz: „für Sie“ (oder den heutigen Tag) unwichtig. Das bedeutet in der Regel, dass auch andere den Job erledigen können. Deshalb sollten Sie diese Aufgaben delegieren.
-
Nicht eilig und unwichtig (links unten)
Was in diese Kategorie fällt, können Sie vorerst komplett ignorieren. Aufwand und Nutzen stehen in keinem guten Verhältnis. Es reicht, wenn Sie sich darum kümmern, sobald Zeit dafür ist.
2. Eat that Frog
Einen ähnlichen Ansatz wie das Eisenhower-Prinzip verfolgt diese Methode. Nur dass bei Eat the Frog (zu Deutsch: Schluck die Kröte) schon eine erste Bewertung eingebaut ist. Die kurze Empfehlung lautet: Wichtige, aber unliebsame Aufgaben (der Frosch) schieben Sie bitte nicht auf, sondern erledigen Sie gleich morgens.
Die Idee dahinter: Das Aufschieben (Fachbegriff: Prokastination) nimmt einen negativen Einfluss auf den weiteren Tagesauflauf. Weil wir ständig daran denken müssen, dass die ungeliebte Aufgabe noch vor uns liegt, werden wir langsamer und weniger produktiv (siehe: Depletion-Effekt). Erledigen wir die Aufgabe aber sofort, sind wir erleichtert, motiviert und voller Tatendrang, weil der Frosch vom Tagesteller verschwunden ist.
3. Biorhythmus
Unsere physische Leistungskraft ist im Tagesverlauf nicht konstant. Tatsächlich schwankt die sogenannte Leistungskurve sogar enorm und ist abhängig von unserer Chronobiologie beziehungsweise unserem Biorhythmus.
Die Wissenschaft unterscheidet dabei zwischen zwei Chronotypen, die in dieser Reinform allerdings selten vorkommen: Lerchen (Frühaufsteher) und Eulen (Spätaufsteher). Beide haben im Tagesverlauf unterschiedliche Leistungshochs und -tiefs. Je besser Sie sich kennen und Ihren persönlichen Biorhythmus berücksichtigen, wenn Sie Ihren Tag planen, desto leichter gehen Ihnen die Aufgaben von der Hand und desto schneller werden Sie fertig.
Freelancer, Selbstständige und Arbeitnehmer mit flexiblen Arbeitszeiten haben hier natürlich einen Vorteil, weil Sie den Tag freier planen können und sich zum Beispiel nicht an Schichtpläne halten müssen. Alternativ können Sie bei Ihrer Zeiteinteilung aber zum Beispiel auf die Pomodoro-Technik oder den Arbeitsrhythmus 52-17 zurückgreifen und diesen für sich nutzen.
4. Batching
Ein weiterer effektiver Trick, um den Tag optimal zu nutzen, ist das sogenannte Batching. Dabei werden thematisch gleiche Aufgaben zusammengefasst und in einem Block erledigt. Der Begriff leitet sich vom Englischen „to batch“ ab und bedeutet, die Dinge „stapelweise“ zu erledigen. Statt also zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was langsamer macht, nutzt Batching für die gleichartigen Aufgaben eine Art Routine-Effekt. Die Arbeitsabläufe sind gleich und wiederholen sich – das funktioniert dann praktisch wie am Fließband und steigert wieder Ihre Effizienz.
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