Effizienz steigern: 5 + 11 Tipps für effizienteres Arbeiten

Effizienz ist ein wichtiges Unternehmensziel. Auch im Alltag wirkt sich auf Ihren Erfolg aus, ob Sie effizient arbeiten oder nicht. Ein Problem: Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Effizienz und Effektivität häufig synonym verwandt. Wir erklären anhand von Beispielen, was der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität ist. Außerdem geben wir Ihnen zahlreiche Tipps für effizienteres Arbeiten…

Effizienz steigern: 5 + 11 Tipps für effizienteres Arbeiten

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Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Effizienz wird im Duden mit „Wirksamkeit“ oder „Wirtschaftlichkeit“ übersetzt. Die Beschreibung führt zu einem häufigen Missverständnis. Denn auch Effektivität ist wirksam und meist wirtschaftlich. Es gibt aber Unterschiede:

  • Effektivität (englisch: „effectiveness“)
    ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man von der Wirksamkeit einer Maßnahme. Die Leitfrage: WAS muss getan werden?
  • Effizienz (englisch: „efficiency“)
    beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht um das Ergebnis in Relation zum Aufwand. Es geht also um die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel. Die Leitfrage: WIE muss etwas getan werden?

Der Ökonom Peter Drucker definierte den Unterschied einmal wie folgt: „Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.“

Definition: Was ist Effizienz?

Effizienz ist ein Kriterium, mit dem wir eine Maßnahme oder ein Instrument bewerten. Wir bewerten, ob etwas geeignet ist, ein Ziel auf eine möglichst zeitsparende, schonende oder produktive („wirtschaftliche“) Art zu erreichen. Allerdings ist Effizienz nicht zwangsläufig das Maß aller Dinge. Drucker prägte ebenfalls den Satz: „Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.“ Zur wirklichen Effizienz gehört daher auch eine vorherige Analyse, ob eine Arbeit tatsächlich notwendig ist oder nicht.

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Beispiele: Effizient oder effektiv Handeln?

Die folgenden Beispiele verdeutlichen den Unterschied:

1. Beispiel aus dem Alltag

Sie müssen den Rasen im Garten mähen.

  • Effektivität: Sie nehmen dafür eine Schere. Damit kommen Sie Ihrem Ziel zumindest näher, da Sie den Rasen kürzen.
  • Effizienz: Im Gegensatz zur Schere ist der Rasenmäher deutlich effizienter. Sie benötigen weniger Zeit und Kraft.

2. Beispiel aus dem Unialltag

Sie wollen Ihre Bachelorarbeit schreiben.

  • Effektivität: Sie greifen zu Stift und Papier und verfassen eine handschriftliche Ausarbeitung.
  • Effizienz: Stattdessen schreiben Sie Ihre Abschlussarbeit am Computer. So lassen sich Fehler direkt korrigieren, Sie erreichen eine bessere Lesbarkeit und können mühelos Absätze oder Kapitel im Nachhinein umstrukturieren.

3. Beispiel aus dem Berufsalltag

Sie müssen Ihrem Team wichtige Inhalte vermitteln. Dafür halten Sie eine Präsentation.

  • Effektivität: Sie arbeiten zu einem vorgegebenen Thema alle möglichen Nebenschauplätze aus. Um nichts davon zu vergessen, lesen Sie wortgetreu Ihre Ausarbeitung vor. Ihre Zuhörer werden dabei vermutlich einschlafen.
  • Effizienz: Zielführender ist es, sich auf die wichtigen Details eines Themas zu beschränken. Sie üben die Präsentation vorab ein, so dass Sie frei vortragen und Blickkontakt halten können. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Publikum aus dem Vortrag Inhalte mitnimmt.

Formel für Effizienz und Effektivität

Für einen wirtschaftlichen und ressourcensparenden Weg müssen Sie Alternativen und Optionen vergleichen. Nur so können Sie die Prioritäten entsprechend setzen und eine sinnvolle Entscheidung treffen. Um das Beispiel mit dem Rasenmäher aufzugreifen: Sie zeigen Effizienz bezogen auf Zeit und Anstrengung, wenn Sie den Rasenmäher für Ihren Rasen benutzen. Allerdings kostet er Geld – in Form von Strom, Benzin und Reparaturen. In diesen Punkten ist er nicht effizient. Erst durch die Abwägung und Priorisierung verschiedener Faktoren kann eine Methode gewählt werden.

Um den Unterschied zu visualisieren und besser zu verstehen, kann die Formel für Effizienz beziehungsweise Effektivität helfen. Diese setzen jeweils das Ergebnis in Bezug zur wichtigsten anderen Größe – nämlich dem zu erreichenden Ziel (für die Effektivität) und dem eingesetzten Aufwand für die Effizienz. So lassen sich sowohl Effizienz, als auch Effektivität berechnen…

Effizienz Effektivitaet Formel Aufwand Grafik

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5 + 11 Tipps, wie Sie Ihre Effizienz steigern

Es kommt vor, dass am Ende des Tages die ToDo-Liste nicht abgearbeitet ist. Wahlweise ist sie viel zu voll. Womöglich wurde aber nicht effizient gearbeitet. Die Effizienz zu steigern, bedeutet aber nicht, dass mehr gearbeitet werden muss. Bei der Effizienz geht es nicht um die Dauer der Arbeitszeit. Vielmehr geht es darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Zum Beispiel mit diesen Tipps:

  • Ziele konkretisieren
    Oft fehlt es an Effizienz, weil jemand an falschen Stellen Zeit und Energie verschwendet. Um effizient arbeiten zu können, müssen Sie genau wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen und welche Rahmenbedingungen dafür relevant sind. Je besser Sie informiert sind, desto leichter können Sie unnötige Aufgaben vermeiden und Zeitverschwendungen umgehen.
  • Emotionen kontrollieren
    Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht. Aus der Forschung ist bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unsere Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert leichter. Mehr Effizienz ist daher auch eine Einstellungssache.
  • Aufgaben klären
    Effizienz bedeutet vor allem auszusortieren. Viele kennen aus dem Assessment Center die Postkorbübung. Letztlich basiert sie auf dem Eisenhower-Prinzip. Dafür teilen Sie Aufgaben in folgende Bereiche ein: Wichtig / Unwichtig, Dringend / Nicht dringend. So entscheiden Sie vorab, was Sie anpacken, delegieren oder gleich vergessen sollten.
  • Zeit verkürzen
    Viele neigen dazu, die zur Verfügung stehende Zeit voll auszuschöpfen. So werden sie auf den letzten Drücker fertig. Mit Effizienz hat das wenig zu tun. Setzen Sie sich stattdessen kürzere Zeitlimits, in denen Sie Ihre Aufgaben fertigstellen. Sie werden sehen, dass es trotzdem klappt. Sie werden weniger aufschieben, effizienter arbeiten und am Ende mehr schaffen. Damit das funktioniert, muss die Deadline aber realistisch bleiben. Ein Projekt, dass mindestens zwei Stunden benötigt, können Sie nicht auf 20 Minuten begrenzen. Das führt nur zu Chaos und Frust.
  • E-Mails planen
    Direkt als erstes morgens die E-Mails lesen, kann schlechte Laune verursachen. Außerdem vergeuden Sie die beste Zeit für effizientes Arbeiten. Unabhängig vom Chronotyp liegen zwischen 10 und 12 Uhr die Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein. Wer sich schon vorher im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler verliert, ist bereits abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

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