Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Mehr Effizienz ist der Traum eines jeden Arbeitnehmers, der sich einen stressfreieren Arbeitstag wünscht und vermutlich ebenso jedes Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Oder anders ausgedrückt: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein. Das mag auf den ersten Blick nach Wunschdenken aussehen, aber Sie können Ihre Effizienz verbessern. Dafür gilt es zunächst zu verstehen, was Effizienz genau ist und wo die Unterschiede zur Effektivität liegen. Wir klären auf und geben Ihnen einige Tipps an die Hand, die Ihnen dabei helfen, Ihre Effizienz zu steigern und mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu haben…

Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Definition: Was ist Effizienz?

Effizienz scheint ein einfaches Konzept zu sein, doch schon bei der Definition und Bedeutung gibt es immer wieder Missverständnisse. Zunächst ist deshalb eine klare Definition notwendig, um zu verstehen, was es überhaupt heißt, effizient zu arbeiten. Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Effizienz als…

Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise (zum Beispiel unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit) zu erreichen.

Effizienz wird laut Duden mit Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit übersetzt. Auf den ersten Blick sind diese Erklärungen eher schwammig und unter wirtschaftswissenschaftlichen Gesichtspunkten ist es sogar äußerst ungenau, Effizienz als Wirksamkeit zu übersetzen. Genau hier liegt der Ursprung des häufigsten Missverständnisses: eine Vermengung der Begriffe Effektivität und Effizienz.

Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten im direkten Vergleich verdeutlichen:

  • Effektivität (englisch: effectiveness) ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.
  • Effizienz (englisch: efficiency) beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

Unternehmen tun sich oftmals schwer mit dieser Unterscheidung. So wird die Leistung von Mitarbeitern oftmals leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Doch schon aus eigener Erfahrung wissen Arbeitnehmer, dass diese Formel nicht aufgehen kann.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie (PDF) der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird. Es macht kaum einen messbaren Unterschied, ob 12 Stunden täglich geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Entscheidend ist auch hier die Effizienz.

Beispiel und Formel: Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Effizienz Formel Definition Effektivität steigernUm den Unterschied zu visualisieren und besser zu verstehen, können die Formel für Effizienz beziehungsweise Effektivität helfen. Diese setzen jeweils das Ergebnis in Bezug zur wichtigsten anderen Größe – nämlich dem zu erreichenden Ziel (für die Effektivität) und dem eingesetzten Aufwand für die Effizienz.

Effizienz Effektivitaet Formel Aufwand Grafik

Noch klarer macht es ein einfaches Beispiel: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Der Unterschied liegt in der Art und Weise.

Und hier ist der Rasenmäher aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes nicht nur effektiv, sondern vor allem effizient. Der Ökonom Peter Drucker beschrieb den Unterschied wie folgt:

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.

Wie aus den vorangegangen Beispielen deutlich wird, kann vieles, das Sie tun, effektiv sein – denn es hat einen Effekt. Der Begriff stammt vom Lateinischen effectivus ab und bedeutet „bewirkend“. Deswegen muss es lange noch nicht effizient sein.

Leicht fällt die Unterscheidung anhand dieser beiden Leitfragen:

  • Effektivität

    Was muss getan werden?

  • Effizienz

    Wie muss etwas getan werden?

Wem die Unterscheidung schwerfällt, der kann sich diese Eselsbrücke merken:

  • Effizienz ist das kürzere Wort – das hilft Ihnen dabei, den kürzeren und damit schnelleren Weg zu finden. Effektivität hingegen ist das lange Wort; damit kommen Sie ebenfalls ans Ziel, aber eher über den langen Weg.

Effizienz ist nicht immer möglich

So wichtig die Effizienz und Effektivität von Prozessen auch sind – nicht immer ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit umsetzbar. Angenommen, ein Angestellter muss etwas ausdrucken und der Kopierer muss genau jetzt mit neuem Toner befüllt werden.

Unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit betrachtet wird er zu gut bezahlt, als dass er Zeit für das Nachfüllen verschwenden sollte. Denn in dem Moment, wo er aus einer Kammer den Toner holt, den Behälter in den Kopierer setzt und wartet, bis das Gerät wieder einsatzbereit ist, geht er keiner wertschöpfenden Tätigkeit nach.

Ein Azubi, der noch ein entsprechendes Lehrgehalt bekommt, wäre wirtschaftlicher mit der Betreuung dieser Aufgabe. Andererseits würde es unter Umständen viel zu lange dauern, bis der Azubi von seiner derzeitigen Tätigkeit weggeholt worden wäre, um diese Aufgabe zu erledigen.

Würde er nur für solche Aufgaben eingesetzt, würde er nichts lernen und schließlich ist es auch nicht zielführend, wenn alle Tätigkeiten, die von weniger wertschöpfender Qualität sind, ausgelagert würden – dann käme es zu einer langweiligen, monotonen Routine in den jeweiligen Bereichen.

Auf den ersten Blick mag ressourcensparender Umgang immer erfolgversprechend sein. Aber oftmals gibt es mehrere Optionen. Um das obige Beispiel aufzugreifen:

Sie zeigen Effizienz bezogen auf Zeit und Anstrengung, wenn Sie den Rasenmäher für Ihren Rasen benutzen. Allerdings kostet er Geld – in Form von Strom, Benzin und Reparaturen. Das Mähen mit Sense könnte eine Alternative darstellen. Das dauert zwar länger als mit dem Rasenmäher, dafür ist die Handhabung selbsterklärend, umweltfreundlich und gleichzeitig tun Sie etwas für Ihre körperliche Fitness.

Übertragen auf ein Unternehmen heißt das, dass sorgfältig abgewägt werden muss, wie welches Ziel erreicht werden soll. Geht es beispielsweise um den Aufbau von Geschäftsbeziehungen, muss erst einmal das Vertrauen gewonnen werden. Hier beim Zeitfaktor die Daumenschraube anzusetzen, könnte das Unterfangen torpedieren.

Effizienz steigern: Tipps für effizienteres Arbeiten

Effizienz hat nichts mit der wöchentlichen Arbeitszeit zu tun, sondern bedeutet vielmehr, dass Sie die verfügbare Zeit bestmöglich nutzen.

Im Arbeitsalltag ist das leider gar nicht so leicht. Wie machen das eigentlich jene Menschen, die mit effizientem Arbeiten scheinbar so gar keine Probleme haben? Die tröstende Nachricht: Die meisten neigen zumindest hin und wieder dazu, die Effizienz zu vernachlässigen. Sie sind mit dem Problem nicht alleine.

Glücklicherweise gibt es einiges, das Sie tun können, um Ihre Effizienz zu steigern. Wir haben zahlreiche Tipps und Tricks zusammengestellt, von denen Sie etwas lernen können:

  1. Effizienz Tipp: Sie kennen Ihre Ziele

    Um effizient arbeiten zu können, müssen Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen und welche Rahmenbedingungen dafür relevant sind. Je besser Sie informiert sind, desto leichter können Sie unnötige Aufgaben vermeiden und Zeitverschwendungen umgehen.

    Oft fehlt es an Effizienz, weil an falschen Stellen Zeit und Energie verschwendet wird. Es ist viel effizienter, wenn Sie die wichtigsten Aufgaben identifizieren und sich diesen mit voller Konzentration widmen.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

  2. Effizienz Tipp: Sie managen ihre Gefühle und Stimmungen

    Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem – wie es so schön heißt – mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

    Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unseren Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

  3. Effizienz Tipp: Sie klären, was überhaupt erledigt werden muss

    Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

    Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist die älteste aller Übungen, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

    Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

  4. Effizienz Tipp: Sie lesen Ihre E-Mails nicht am Morgen

    Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind – ob Eule oder Lerche – zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

    Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

Noch effizienter: 11 weitere Tipps als PDF

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[Bildnachweis: FGC by Shutterstock.com]
6. November 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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