Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Mehr Effizienz ist der Traum eines jeden Arbeitnehmers, der sich einen stressfreieren Arbeitstag wünscht und vermutlich ebenso jedes Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Oder anders ausgedrückt: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein. Das mag auf den ersten Blick nach Wunschdenken aussehen, aber Sie können an Ihrer Effizienz am Arbeitsplatz arbeiten. Wir räumen mit einem häufigen Missverständnis zwischen Effizienz und Effektivität auf und geben Ihnen einige Tipps an die Hand, die Ihnen dabei helfen, mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu haben…

Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Effizienz Definition: Was bedeutet das?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Effizienz als…

Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise (zum Beispiel unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit) zu erreichen.

Effizienz wird laut Duden mit Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit übersetzt. Unter wirtschaftswissenschaftlichen Gesichtspunkten ist das ungenau, denn es ist eine Vermengung der Begriffe Effektivität und Effizienz.

Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten durch die Definitionen verdeutlichen:

  • Effektivität (englisch: effectiveness) ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.
  • Effizienz (englisch: efficiency) beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Effizienz Formel Definition Effektivität steigernEin einfaches Beispiel zeigt den Unterschied: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Der Unterschied liegt in der Art und Weise.

Und hier ist der Rasenmäher aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes nicht nur effektiv, sondern vor allem effizient. Der Ökonom Peter Drucker beschrieb den Unterschied wie folgt:

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.

Wie aus den vorangegangen Beispielen deutlich wird, kann vieles, das Sie tun, effektiv sein – denn es hat einen Effekt. Der Begriff stammt vom Lateinischen effectivus ab und bedeutet „bewirkend“. Deswegen muss es lange noch nicht effizient sein.

Leicht fällt die Unterscheidung anhand dieser beiden Leitfragen:

  • Effektivität

    Was muss getan werden?

  • Effizienz

    Wie muss etwas getan werden?

Wem die Unterscheidung schwerfällt, der kann sich diese Eselsbrücke merken:

  • Effizienz ist das kürzere Wort – das hilft Ihnen dabei, den kürzeren und damit schnelleren Weg zu finden. Effektivität hingegen ist das lange Wort; damit kommen Sie ebenfalls ans Ziel, aber eher über den langen Weg.

Unternehmen könnten effizienter werden

Die renommierte Unternehmensberatung Roland Berger untersuchte 2017 für ihre Studie 150 international tätige Unternehmen aus verschiedenen Branchen.

Weltweit können Unternehmen auf Gebäude, Maschinen und Betriebsausstattungen im Wert von 550 Billionen Euro zurückblicken. Diese Sachanlagen sind die Grundlage, auf der Unternehmen ihre Einkünfte erzielen. Allerdings lässt die Effizienz der Nutzung zu wünschen übrig: Durchschnittlich erwirtschaftet ein Unternehmen pro einem investierten Euro 2,50 Euro Umsatz.

Es geht allerdings gibt es deutliche Abweichungen nach oben und unten: Unternehmen, die ein effizientes Sachanlagen-Management betreiben, haben mehr als dreimal so hohe Erträge als der Durchschnitt, nämlich 7,80 Euro. Weniger effiziente Unternehmen hingegen kommen auf vergleichsweise geringe Erträge pro gebundenem Euro.

Das Fazit der Studie: Gerade mal jedes vierte Unternehmen führt seine Sachanlagen mit Effizienz und kann flexibel auf Marktveränderungen reagieren. Mehr als ein Drittel aller Unternehmen hat zu optimistische Erwartungen und investiert daher zu viel, so dass die Rentabilität ihres Unternehmens leidet.

Effizienz und Effektivität von Prozessen

Effizienz und Effektivität werden vor allem in den Wirtschaftswissenschaften genau unterschieden. Wirtschaftlichkeit spielt eine große Rolle für Unternehmen. Letztlich geht es häufig darum, etwas einzusparen: Zeit, Geld, Anstrengung. Sie fragen sich also, wie Sie etwas tun müssen, um genau das zu erreichen.

Die Ziele bleiben dabei die gleichen, es wird allerdings das bisherige Handeln auf seine Leistung hin untersucht und bewertet. Im Fokus steht der geringste Aufwand bei gleichzeitigem Erreichen des Ziels. Eine Formel für Effizienz – gleichzeitig auch Effektivitätsformel – könnte folgendermaßen aussehen:

Effizienz Effektivitaet Formel Aufwand Grafik

So wichtig die Effizienz und Effektivität von Prozessen auch sind: Sie lassen sich nicht immer trennen. Auf dem ersten Blick mag ressourcensparender Umgang immer erfolgversprechend sein. Aber oftmals gibt es mehrere Optionen. Um das obige Beispiel aufzugreifen:

Sie zeigen Effizienz bezogen auf Zeit und Anstrengung, wenn Sie den Rasenmäher für Ihren Rasen benutzen. Allerdings kostet er Geld – in Form von Strom, Benzin und Reparaturen. Das Mähen mit Sense könnte eine Alternative darstellen. Das dauert zwar länger als mit dem Rasenmäher, dafür ist die Handhabung selbsterklärend, umweltfreundlich und gleichzeitig tun Sie etwas für Ihre körperliche Fitness.

Übertragen auf ein Unternehmen heißt das, dass sorgfältig abgewägt werden muss, wie welches Ziel erreicht werden soll. Geht es beispielsweise um den Aufbau von Geschäftsbeziehungen, muss erst einmal das Vertrauen gewonnen werden. Hier beim Zeitfaktor die Daumenschraube anzusetzen, könnte das Unterfangen torpedieren.

Lange Arbeitszeiten machen nicht effizient

Effizienz Formel Definition Effektivität steigernEin Blick in deutsche Büros zeigt: In vielen Unternehmen wird die Leistung von Mitarbeitern leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Die Arbeitsergebnisse zeigen oft jedoch, dass diese Annahme meilenweit von der Realität entfernt ist.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie (PDF) der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird.

Soll heißen: In vielen Fällen macht es für die erbrachte Leistung einen kaum messbaren Unterschied, ob jeden Tag 12 Stunden geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Das Zauberwort für die Erklärung dieses Phänomens lautet Effizienz..

Effizienz steigern: So machen es die Profis

Effizienz hat also nichts mit der wöchentlichen Arbeitszeit zu tun, sondern vielmehr geht es darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen.

So fand man bei einer Microsoft-Umfrage heraus, dass bei einer Wochenarbeitszeit von 45 Stunden insgesamt 17 Stunden im Job unproduktiv vertan wurden. Wie machen das eigentlich jene Menschen, die mit effizientem Arbeiten scheinbar so gar keine Probleme haben?

Es gibt sicher zahlreiche Varianten, individuelle Tipps und persönliche Tricks. Aber auch ein paar Gemeinsamkeiten, von denen sich lernen lässt. Diese sollten Sie kennen:

  1. Effizienz Tipp: Sie managen ihre Gefühle und Stimmungen.

    Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem – wie es so schön heißt – mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

    Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unseren Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr.

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  2. Effizienz Tipp: Sie klären, was überhaupt erledigt werden muss.

    Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

    Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist die älteste aller Übungen, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

    Effizient arbeiten mit Eisenhower-Matrix

    Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte.

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  3. Effizienz Tipp: Sie lesen ihre E-Mails nicht am Morgen.

    Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind – ob Eule oder Lerche – zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

    Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

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  4. Effizienz Tipp: Sie eliminieren Störquellen und Ablenkungen.

    Man kann versuchen, Zeit zu sparen und schneller zu werden. Oft aber ist das nur ein Laborieren an den Symptomen. Wer effizient arbeiten möchte, bekämpft stattdessen die Ursachen. Wie gesagt, liegt es am Ende an Ihrer Haltung, wie Sie mit den Zeitfressern umgehen.

    Im Job lauern leider gleich eine ganze Menge davon. Die sieben schlimmsten sind E-Mails, Meetings, Klatsch und Tratsch, Smartphones, das Internet, Helfersyndrom und Perfektionismus.

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  5. Effizienz Tipp: Sie finden ihre eigene Formel für Effizienz.

    Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht sowieso immer gleich schnell und ist überdies noch höchst gerecht: Jeder Mensch hat 24 Stunden davon, jeden Tag. Allerdings liegt es an uns, wie wir mit der Zeit umgehen, sie nutzen und unsere Prioritäten setzen.

    Hierzu gibt es längst gefühlte 15 Meter Ratgeberliteratur – mit mehr oder weniger hilfreichen Tipps. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten. Beispiele hierfür sind die ABC-Methode, das GTD-Prinzip, die ALPEN-Methode oder auch die SMART-Methode.

    Smart Methode Ziele Erreichen Zielstrebigkeit Effizienz

    Die Masche dahinter bleibt aber stets gleich: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte einteilen, die man erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Wichtiger aber ist, Sie finden den Trick, der am besten zu Ihnen passt.

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  6. Effizienz Tipp: Sie planen kleinere Pausen ein.

    Auch Pausen gehören zur Effizienz; kein Mensch kann sich acht Stunden oder mehr am Tag konzentrieren. Untersuchungen zufolge steigen Fehlerquoten und Unfälle ab der achten Stunde sogar. Dass die Konzentration leidet, kann viele Gründe haben.

    Effizienz BRAC Prinzip Pausen 90 Minuten 4 Stunden

    Kollegen, Telefon, Mails – aber auch schlecht gelüftete Räume, ungünstige Lichtquellen oder eine starke Geräuschkulisse wie etwa in Großraumbüros. Damit Sie den Kopf wieder etwas frei bekommen, sind Pausen wichtig.

    Das können Mittagspausen sein, die Sie für einen Spaziergang oder ein Büro-Workout nutzen oder auch 5-Minuten-Pausen, in denen Sie sich strecken, kurz die Beine vertreten.

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  7. Effizienz Tipp: Sie räumen Ihren Schreibtisch auf.

    Das Genie beherrscht das Chaos, heißt es. Aber es heißt auch: Ordnung ist das halbe Leben. Post-its überall, Akten türmen sich, Pflanzen, Kaffeetassen und diverse Stifte. Brauchen Sie alles gleichzeitig?

    Häufig verbringen wir viel zu viel Zeit damit, Dinge zu suchen, die doch irgendwo auf dem Schreibtisch liegen müssten. Untersuchungen haben einmal ergeben: Bis zu zweieinhalb Stunden (!) verbringen manche Arbeitnehmer pro Tag damit, irgendwelche Informationen zu suchen, weil sie nicht entsprechend abgeheftet wurden.

    Auf einem geordneten Schreibtisch finden Sie die wichtigen Dinge wesentlich besser als auf einem unaufgeräumten. Das spart Zeit und Geld am Ende. Darüber hinaus wirkt ein aufgeräumter Schreibtisch wesentlich einladender.

    Effizienz-effizient arbeiten-effizientes Arbeiten Bedeutung-schneller und effizienter arbeiten

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  8. Effizienz Tipp: Sie erledigen Ihre Aufgaben sofort.

    Gerade Dinge, auf die wir nicht so richtig Lust haben, schieben wir vor uns her. Dabei ist Prokrastination keine Lösung. Wenn Sie erst noch lauter andere Dinge erledigen, wächst der Druck und damit der Stress nur. Viel schlimmer: Sie halten unter Umständen wirklich Ihre Deadline nicht ein und sind anschließend total gefrustet.

    Ein kleiner Trick kann Ihnen dabei helfen, auch unangenehme Dinge schnell zu erledigen: belohnen Sie sich anschließend mit einer Nettigkeit. Wenn Sie regelmäßig schwierige Termine wahrnehmen müssen, dann kann es Ihnen helfen, wenn Sie feste Zeiten dafür einplanen und diese direkt als Erstes erledigen – so bleibt der Rest des Tages für angenehme Aufgaben.

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  9. Effizienz Tipp: Sie planen Erholung ein.

    Manchmal ist der Akku einfach leer, dann fehlen die Ideen, wie ohne Umwege gearbeitet werden könnte. Oder die Geschwindigkeit hinkt den sonstigen Arbeitsbewältigungen deutlich hinterher. Dann kann der tägliche Gang ins Büro zur Qual werden.

    Ein Urlaub könnte jetzt genau das Richtige sein. Manchmal hilft bereits der Ausblick auf die anstehende Auszeit, die eigenen Gedanken zu beflügeln.

    Stellen Sie allerdings die Sinnhaftigkeit Ihres Jobs infrage oder wollen Sie prinzipiell einfach eine längere Auszeit haben, kann ein Sabbatical dabei helfen, die Dinge klarer zu sehen. Ob allerdings für Sie ein Sabbatical infrage kommt, müssen Sie mit Ihrem Arbeitgeber klären, einen Rechtsanspruch darauf haben Sie nicht.

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  10. Effizienz Tipp: Sie lernen nein zu sagen.

    Das ist kein Appell fürs Schuftigsein. Aber es gibt Menschen, die fühlen sich für alles verantwortlich. Wer räumt die Spülmaschine regelmäßig aus? Sie. Wer füllt den Kopierer wieder auf? Sie. Dabei haben andere Kollegen ebenfalls zwei Hände.

    Sagen Sie auch mal nein, wenn Sie gerade wenig Zeit haben. Natürlich sollten Sie auch weiterhin Kollegen unterstützen, wenn Sie um Hilfe gebeten werden. Aber es geht ums quid pro quo: Wer Ihnen hilft, dem sollte auch geholfen werden und umgekehrt.

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  11. Effizienz Tipp: Sie praktizieren Monotasking.

    Es ist ein lang gepflegter Mythos, aber eben auch nur das: Das Multitasking. Telefonieren und gleichzeitig Mails beantworten? Funktioniert kaum bei gleicher Aufmerksamkeit für beide Dinge. Nicht nur, dass das dem Gesprächspartner am Telefon gegenüber unhöflich ist, sich gleichzeitig mit einer anderen Sache zu beschäftigen:

    Sie werden Ihrer Aufgabe höchstwahrscheinlich nicht gerecht. Es ist hohe Konzentration dafür erforderlich, die über einen längeren Zeitraum auf diesem Level nicht zu leisten ist. Das führt zur Erschöpfung.

    Pariser Wissenschaftler haben herausgefunden, dass das menschliche Gehirn viel besser arbeitet, wenn es nur eine Aufgabe zu bewältigen hat, denn dann können sich beide Hirnhälften auf diese konzentrieren. Andersherum muss sich bei zwei Aufgaben je eine Hälfte um eine Aufgabe kümmern. In der Summe dauert das jedoch länger, als wenn die Aufgaben einzeln nacheinander erledigt werden und zusätzlich steigt die Fehlerquote.

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  12. Effizienz Tipp: Sie pflegen soziale Kontakte.

    Jeder Mensch braucht einen Ausgleich zur Arbeit. Pausen und Sport sind eine feine Sache, nicht zu kurz kommen sollten außerdem soziale Kontakte. Dazu können – wenn es sich ergibt – durchaus die lieben Kollegen gehören. Das kann sogar unter dem Gesichtspunkt des Netzwerkens sinnvoll sein.

    Ebenso wichtig ist es jedoch, den eigenen Freunde nicht zu vernachlässigen. Hier leiht man Ihnen ein Ohr, wenn der gereizte Vorgesetzte mal wieder nervt, hier können Sie wieder auftanken. Wer ausgeruht und emotional ausgeglichen ist, kann sich viel leichter an seine Aufgaben machen.

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  13. Effizienz Tipp: Sie bremsen Ihren Perfektionismus.

    Perfektionismus kann lähmen. Bevor Sie überhaupt etwas anfangen, überlegen Sie viel zu lange, wie und ob eine Sache erledigt werden könnte – und schieben damit Entscheidungen vor sich her, die wesentlich schneller getroffen werden könnten.

    Dieses Vorgehen – aus Angst, Fehler zu begehen – ist äußerst ineffektiv. Zumal Fehler an sich nichts Schlimmes sind, sofern Sie daraus lernen. Fragen Sie sich, ob der Zeitaufwand, den Sie für diese Sache betreiben noch im Verhältnis zum Ergebnis steht.

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  14. Effizienz Tipp: Sie stecken sich Ziele – schon am Vorabend.

    Wer keine Ziele hat, kann auch nichts erreichen. Das ist zwar eine Binse, trotzdem beherzigen sie nur wenige und leben in den Tag hinein. Daran ist nichts Falsches, nur hat es mit Effizienz recht wenig zu tun.

    Effizienz dank Zielen

    Der Trick ist, sich allerdings nicht nur die großen Lebensziele zu stecken und diese im Auge zu behalten. Wahrhaft effiziente Menschen brechen das auf jeden einzelnen Tag herunter – und das schon am Vorabend. Ein vorgeplanter Tag gibt Sicherheit, wichtige Dinge werden auf jeden Fall erledigt und Sie können selbst dafür sorgen, ein Erfolgserlebnis zu haben.

    Es gibt aber auch einen psychologischen Effekt dahinter – den sogenannten Goal-Gradient-Effekt. Kurz gesagt bewirkt der: Je näher wir dem Ziel sind, desto mehr strengen wir uns an. Indem wir uns eine kürzere Deadline setzen (Morgen!), sind wir maximal motiviert.

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[Bildnachweis: Malinovskaya Yulia by Shutterstock.com]
22. Februar 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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