Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Mehr Effizienz ist der Traum eines jeden Arbeitnehmers, für weniger Stress am Arbeitstag – und ebenso jedes Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Anders ausgedrückt geht es bei Effizienz um eine klare These: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein.

Das mag nach Wunschdenken klingen, wer seine Effizienz tatsächlich verbessert, kann aber genau das schaffen. Dafür gilt es zunächst zu verstehen, was Effizienz ist und wo die Unterschiede zur Effektivität liegen. Wir klären auf und geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Effizienz steigern und mit weniger Arbeit mehr Erfolg haben…

Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Anzeige

Was ist Effizienz?

Effizienz scheint ein einfaches Konzept zu sein, doch schon bei der Definition und Bedeutung gibt es immer wieder Missverständnisse. Zunächst ist deshalb eine klare Definition notwendig, um zu verstehen, was es überhaupt heißt, effizient zu arbeiten.


Definition von Effizienz

Effizienz ist ein Kriterium, das aussagt, ob eine Maßnahme oder ein Instrument geeignet ist, um ein Ziel auf eine möglichst wirtschaftliche Art zu erreichen.


Effizienz wird laut Duden mit Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit übersetzt, wobei diese Begriffe besser getrennt voneinander betrachtet werden.

Genau hier liegt nämlich der Ursprung des häufigsten Missverständnisses: eine Vermengung der Begriffe Effektivität und Effizienz. Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten im direkten Vergleich verdeutlichen:

➠ Effektivität (englisch: „effectiveness“)
ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man von der Wirksamkeit. Die Leitfrage lautet: Was muss getan werden?

➠ Effizienz (englisch: „efficiency“)
beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man von der Wirtschaftlichkeit. Die Leitfrage für die Effizienz lautet: Wie muss etwas getan werden?

Unternehmen tun sich dennoch schwer mit dieser Unterscheidung. So wird die Leistung von Mitarbeitern leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Doch schon aus eigener Erfahrung wissen Arbeitnehmer, dass diese Formel nicht aufgehen kann.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie (PDF) der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird. Es macht kaum einen messbaren Unterschied, ob 12 Stunden täglich geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Entscheidend ist auch hier die Effizienz.

Effizienz Formel und Beispiel

Um den Unterschied zu visualisieren und besser zu verstehen, kann die Formel für Effizienz beziehungsweise Effektivität helfen. Diese setzen jeweils das Ergebnis in Bezug zur wichtigsten anderen Größe – nämlich dem zu erreichenden Ziel (für die Effektivität) und dem eingesetzten Aufwand für die Effizienz.

So lassen sich sowohl Effizienz, als auch Effektivität berechnen…

Effizienz Effektivitaet Formel Aufwand Grafik

Noch klarer macht es ein einfaches Beispiel: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Der nötige Aufwand ist jedoch bei den beiden Werkzeugen sehr unterschiedlich.

Hier ist der Rasenmäher aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes nicht nur effektiv, sondern vor allem effizient. Der Ökonom Peter Druckerbeschrieb den Unterschied wie folgt:

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.


Anzeige

Effizienz ist nicht immer möglich

So wichtig die Effizienz auch ist – nicht immer ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit umsetzbar. In manchen Situationen wäre eine strenge Umsetzung der Effizienz nicht sinnvoll und auch nicht praktikabel.

Angenommen, ein wichtiger Angestellter muss etwas ausdrucken und der Kopierer muss genau jetzt mit neuem Toner befüllt werden. Unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit wird der Mitarbeiter zu gut bezahlt, um seine Arbeitszeit damit zu verschwenden. Schließlich geht es in dieser Zeit keiner wertschöpfenden Tätigkeit nach.

Ein Azubi aus der Informatik-Abteilung, der noch ein entsprechendes Lehrgehalt bekommt, wäre wirtschaftlicher mit der Betreuung dieser Aufgabe. Andererseits würde es unter Umständen viel zu lange dauern, bis der Azubi von seiner derzeitigen Tätigkeit weggeholt worden wäre, um diese Aufgabe zu erledigen. Würde er nur für solche Aufgaben eingesetzt, würde er in seinem eigentlichem Feld, der Informatik, nichts lernen, was langfristig dem Unternehmen wieder schaden könnte, weil der Azubi nicht mit seinen Aufgaben betraut werden kann oder die Qualität der Ergebnisse nicht stimmt.

Es ist also nicht möglich, immer auf reine Effizienz zu pochen. Für einen wirtschaftlichen und ressourcensparenden Weg müssen Alternativen und Optionen verglichen werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Um das obige Beispiel mit dem Rasenmäher noch einmal aufzugreifen: Sie zeigen Effizienz bezogen auf Zeit und Anstrengung, wenn Sie den Rasenmäher für Ihren Rasen benutzen. Allerdings kostet er Geld – in Form von Strom, Benzin und Reparaturen. In diesen Punkten ist er nicht effizient. Erst durch die Abwägung und Priorisierung verschiedener Faktoren kann eine Methode gewählt werden.

Anzeige

Effizienz steigern

Die Verwirrung zwischen Effizienz und Effektivität zeigt sich auch in gut gemeinten, aber letztlich falschen Ratschlägen zur Steigerung der Effizienz. „Um die Effizienz zu steigern, muss mehr gearbeitet werden…“ Effizient zu sein, hat nichts mit der Dauer der Arbeitszeit zu tun. Ganz im Gegenteil geht es darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Im Arbeitsalltag ist das leider gar nicht so leicht. Nicht jeder schafft es, wirklich effizient zu arbeiten und so fragen sich viele am Ende des Arbeitstages: Wo ist die Zeit geblieben und warum ist die ToDo-Liste noch voll?

Sie müssen nicht gleich wie eine Maschine arbeiten, die auf Effizienz getrimmt wurde – trotzdem gibt es einige Tipps, mit denen Sie Ihre Effizienz steigern können, um mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu haben:

Konkretisieren Sie Ihre Ziele

Um effizient arbeiten zu können, müssen Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen und welche Rahmenbedingungen dafür relevant sind. Je besser Sie informiert sind, desto leichter können Sie unnötige Aufgaben vermeiden und Zeitverschwendungen umgehen.

Oft fehlt es an Effizienz, weil an falschen Stellen Zeit und Energie verschwendet wird. Es ist viel effizienter, wenn Sie die wichtigsten Aufgaben identifizieren und sich diesen mit voller Konzentration widmen.

Mehr dazu lesen Sie hier:
Zielstrebigkeit: Tipps wie Sie Ihre Ziele erreichen

Kontrollieren Sie Ihre Gefühle und Stimmungen

Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem – wie es so schön heißt – mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unsere Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr – effizient sind Sie auf keinen Fall, wenn Sie schlecht gelaunt sind.

Mehr dazu lesen Sie hier:
Einstellungssache: Wie Ihr Denken Erfolg beeinflusst

Klären Sie, was überhaupt erledigt werden muss

Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist eine bekannte Übung, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte. „Nein“ zu unwichtigen Aufgaben zu sagen, kann Ihre Effizienz bei wichtigen Projekten sofort steigern.

Mehr dazu lesen Sie hier:
Eisenhower-Prinzip: Wichtig versus Dringend

Kürzen Sie die verfügbare Zeit

Bei Aufgaben neigen wir dazu, die zur Verfügung stehende Zeit auszunutzen und erst auf den letzten Drücker fertig zu werden. Motto: Hat ja noch gereicht. Mit Effizienz hat das wenig zu tun. Setzen Sie sich stattdessen kürzere Zeitlimits, in denen Sie Ihre Aufgaben fertigstellen. Sie werden sehen, dass es trotzdem klappt, Sie weniger aufschieben, effizienter arbeiten und am Ende mehr schaffen.

Damit das funktioniert, müssen die zeitlichen Rahmen aber realistisch bleiben. Ein Projekt, dass mindestens zwei Stunden benötigt, können Sie nicht auf 20 Minuten begrenzen. Das führt nur zu Chaos und Frust.

Mehr dazu lesen Sie hier:
Deadlines: Abgabetermine sind dein Freund

Kümmern Sie sich nicht morgens um E-Mails

Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind – ob Eule oder Lerche – zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

Mehr dazu lesen Sie hier:
Chronobiologie: Wie Sie Ihre innere Uhr nutzen


Noch effizienter: 11 weitere Tipps als PDF

Sie wollen noch effizienter werden? Dann haben wir noch 11 weitere Tipps als kostenlosen Download für Sie bereit. Einfach auf den unten stehenden Link klicken:

11 Tipps für mehr Effizienz (PDF)


Was andere Leser noch gelesen haben

[Bildnachweis: FGC by Shutterstock.com]
Anzeige
14. August 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


Ebenfalls interessant:
Weiter zur Startseite