Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Mehr Effizienz ist der Traum eines jeden Arbeitnehmers, der sich einen stressfreieren Arbeitstag wünscht und vermutlich ebenso jedes Vorgesetzten, der bessere Ergebnisse und damit größeren Gewinn erzielen möchte. Oder anders ausgedrückt: Weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein. Das mag auf den ersten Blick nach Wunschdenken aussehen, aber Sie können an Ihrer Effizienz am Arbeitsplatz arbeiten. Wir räumen mit einem häufigen Missverständnis zwischen Effizienz und Effektivität auf und geben Ihnen einige Tipps an die Hand, die Ihnen dabei helfen, mit weniger Arbeit mehr Erfolg zu haben…

Effizienz: Weniger Arbeit, mehr Erfolg

Effizienz Definition: Was bedeutet das?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Effizienz als…

Beurteilungskriterium, mit dem sich beschreiben lässt, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise (zum Beispiel unter Wahrung der Wirtschaftlichkeit) zu erreichen.

Effizienz wird laut Duden mit Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit übersetzt. Unter wirtschaftswissenschaftlichen Gesichtspunkten ist das ungenau, denn es ist eine Vermengung der Begriffe Effektivität und Effizienz.

Die Unterschiede in den Bedeutungen lassen sich am leichtesten durch die Definitionen verdeutlichen:

  • Effektivität (englisch: effectiveness) ist das Maß für die Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem vorher angestrebten Ziel kommt. Hier spricht man auch von der Wirksamkeit.
  • Effizienz (englisch: efficiency) beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Es geht also um das Ergebnis in Anbetracht des nötigen Aufwands. Hier spricht man auch von der Wirtschaftlichkeit.

Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Effizienz Formel Definition Effektivität steigernEin einfaches Beispiel zeigt den Unterschied: Der Rasen im Garten kann mit einer Schere oder einem Rasenmäher geschnitten werden. Beides ist grundsätzlich effektiv, da das vorgegebene Ziel erreicht wird. Der Unterschied liegt in der Art und Weise.

Und hier ist der Rasenmäher aufgrund des eingesetzten Zeit- und Arbeitsaufwandes nicht nur effektiv, sondern vor allem effizient. Der Ökonom Peter Drucker beschrieb den Unterschied wie folgt:

Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun.

Drucker erkannte aber auch den Zusammenhang der beiden Begriffe und prägte den schönen Satz: Es gibt keine größere Verschwendung, als etwas effizient zu erledigen, was besser überhaupt nicht erledigt werden sollte.

Wie aus den vorangegangen Beispielen deutlich wird, kann vieles, das Sie tun, effektiv sein – denn es hat einen Effekt. Der Begriff stammt vom Lateinischen effectivus ab und bedeutet „bewirkend“. Deswegen muss es lange noch nicht effizient sein.

Leicht fällt die Unterscheidung anhand dieser beiden Leitfragen:

  • Effektivität

    Was muss getan werden?

  • Effizienz

    Wie muss etwas getan werden?

Wem die Unterscheidung schwerfällt, der kann sich diese Eselsbrücke merken:

  • Effizienz ist das kürzere Wort – das hilft Ihnen dabei, den kürzeren und damit schnelleren Weg zu finden. Effektivität hingegen ist das lange Wort; damit kommen Sie ebenfalls ans Ziel, aber eher über den langen Weg.

Unternehmen könnten effizienter werden

Obwohl es einen Unterschied gibt, lassen sich Effektivität und Effizienz nicht immer so leicht trennen. Am Anfang steht in Unternehmen die Zielerreichung: Was ist nötig, um bestimmte Ziele zu erreichen? Die Frage nach der Effizienz stellt sich erst danach.

Diese Reihenfolge ist sinnvoll, da andersherum unendlich über das Wie diskutiert werden könnte, ohne dem Ziel auch nur einen Schritt näher zu kommen. Wichtig ist nur, dass darüber nicht vergessen wird, genauer hinzuschauen. Denn oftmals schleifen sich umständliche Prozesse ein, ohne dass sie infrage gestellt werden.

Motto: Das haben wir schon immer so gemacht… Und das geht dann zulasten der Wirtschaftlichkeit. Die renommierte Unternehmensberatung Roland Berger untersuchte 2017 für ihre Studie 150 international tätige Unternehmen aus verschiedenen Branchen.

Weltweit können Unternehmen auf Gebäude, Maschinen und Betriebsausstattungen im Wert von 550 Billionen Euro zurückblicken. Diese Sachanlagen sind die Grundlage, auf der Unternehmen ihre Einkünfte erzielen. Allerdings lässt die Effizienz der Nutzung zu wünschen übrig: Durchschnittlich erwirtschaftet ein Unternehmen pro einem investierten Euro 2,50 Euro Umsatz.

Allerdings gibt es deutliche Abweichungen nach oben und unten: Unternehmen, die ein effizientes Sachanlagen-Management betreiben, haben mehr als dreimal so hohe Erträge als der Durchschnitt, nämlich 7,80 Euro. Weniger effiziente Unternehmen hingegen kommen auf vergleichsweise geringe Erträge pro gebundenem Euro.

Das Fazit der Studie: Gerade mal jedes vierte Unternehmen führt seine Sachanlagen mit Effizienz und kann flexibel auf Marktveränderungen reagieren. Mehr als ein Drittel aller Unternehmen hat zu optimistische Erwartungen und investiert daher zu viel, so dass die Rentabilität ihres Unternehmens leidet.

Effizienz und Effektivität von Prozessen

Effizienz und Effektivität werden vor allem in den Wirtschaftswissenschaften genau unterschieden. Wirtschaftlichkeit spielt eine große Rolle für Unternehmen. Letztlich geht es häufig darum, etwas einzusparen: Zeit, Geld, Anstrengung. Sie fragen sich also, wie Sie etwas tun müssen, um genau das zu erreichen.

Die Ziele bleiben dabei die gleichen, es wird allerdings das bisherige Handeln auf seine Leistung hin untersucht und bewertet. Die kann nach zwei Prinzipien erfolgen:

  • Minimalprinzip

    Im Fokus steht der geringste Aufwand bei gleichzeitigem Erreichen des Ziels.

  • Maximalprinzip

    Mit dem benötigtem Aufwand den größtmöglichen Ertrag erwirtschaften.

Eine Formel für Effizienz – gleichzeitig auch Effektivitätsformel – könnte folgendermaßen aussehen:

Effizienz Effektivitaet Formel Aufwand Grafik

Themen wie Globalisierung, Digitalisierung und Fachkräftemangel stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, weshalb Effizienz von Unternehmensprozessen eine immer größere Bedeutung gewinnt.

Die ist am ehesten gewährleistet, wenn jeder Mitarbeiter weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und entsprechend dafür qualifiziert ist. Ineffizient ist, wenn…

  • Aufgaben von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, weil aufgrund schlechter Absprache Unklarheit herrscht, wer verantwortlich ist.
  • hochqualifizierte Mitarbeiter Aufgaben erledigen, für die sie überqualifiziert sind.

Wirtschaftlichkeit nicht immer gewährleistet

So wichtig die Effizienz und Effektivität von Prozessen auch sind – nicht immer ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit umsetzbar. Angenommen, ein Angestellter muss etwas ausdrucken und der Kopierer muss genau jetzt mit neuem Toner befüllt werden.

Unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit betrachtet wird er zu gut bezahlt, als dass er Zeit für das Nachfüllen verschwenden sollte. Denn in dem Moment, wo er aus einer Kammer den Toner holt, den Behälter in den Kopierer setzt und wartet, bis das Gerät wieder einsatzbereit ist, geht er keiner wertschöpfenden Tätigkeit nach.

Ein Azubi, der noch ein entsprechendes Lehrgehalt bekommt, wäre wirtschaftlicher mit der Betreuung dieser Aufgabe. Andererseits würde es unter Umständen viel zu lange dauern, bis der Azubi von seiner derzeitigen Tätigkeit weggeholt worden wäre, um diese Aufgabe zu erledigen.

Würde er nur für solche Aufgaben eingesetzt, würde er nichts lernen und schließlich ist es auch nicht zielführend, wenn alle Tätigkeiten, die von weniger wertschöpfender Qualität sind, ausgelagert würden – dann käme es zu einer langweiligen, monotonen Routine in den jeweiligen Bereichen.

Auf den ersten Blick mag ressourcensparender Umgang immer erfolgversprechend sein. Aber oftmals gibt es mehrere Optionen. Um das obige Beispiel aufzugreifen:

Sie zeigen Effizienz bezogen auf Zeit und Anstrengung, wenn Sie den Rasenmäher für Ihren Rasen benutzen. Allerdings kostet er Geld – in Form von Strom, Benzin und Reparaturen. Das Mähen mit Sense könnte eine Alternative darstellen. Das dauert zwar länger als mit dem Rasenmäher, dafür ist die Handhabung selbsterklärend, umweltfreundlich und gleichzeitig tun Sie etwas für Ihre körperliche Fitness.

Übertragen auf ein Unternehmen heißt das, dass sorgfältig abgewägt werden muss, wie welches Ziel erreicht werden soll. Geht es beispielsweise um den Aufbau von Geschäftsbeziehungen, muss erst einmal das Vertrauen gewonnen werden. Hier beim Zeitfaktor die Daumenschraube anzusetzen, könnte das Unterfangen torpedieren.

Lange Arbeitszeiten machen nicht effizient

Effizienz Formel Definition Effektivität steigernEin Blick in deutsche Büros zeigt: In vielen Unternehmen wird die Leistung von Mitarbeitern leider immer noch mit ihrer Arbeitszeit gleichgesetzt. Anders formuliert: Wer länger im Büro anwesend ist, wird vom Chef auch höher geschätzt und für produktiver gehalten. Die Arbeitsergebnisse zeigen oft jedoch, dass diese Annahme meilenweit von der Realität entfernt ist.

Diese Einschätzung wird auch durch eine Studie (PDF) der Stanford Universität bestätigt. Diese zeigt, dass die Produktivität von Arbeitnehmern drastisch abnimmt, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird.

Soll heißen: In vielen Fällen macht es für die erbrachte Leistung einen kaum messbaren Unterschied, ob jeden Tag 12 Stunden geschuftet oder lediglich 8 Stunden gearbeitet werden. Das Zauberwort für die Erklärung dieses Phänomens lautet Effizienz..

Effizienz steigern: Tipps für Profis

Effizienz hat also nichts mit der wöchentlichen Arbeitszeit zu tun, sondern vielmehr geht es darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen.

So fand man bei einer Microsoft-Umfrage heraus, dass bei einer Wochenarbeitszeit von 45 Stunden insgesamt 17 Stunden im Job unproduktiv vertan wurden. Wie machen das eigentlich jene Menschen, die mit effizientem Arbeiten scheinbar so gar keine Probleme haben?

Es gibt sicher zahlreiche Varianten, individuelle Tipps und persönliche Tricks. Aber auch ein paar Gemeinsamkeiten, von denen sich lernen lässt. Diese sollten Sie kennen:

  1. Effizienz Tipp: Sie managen ihre Gefühle und Stimmungen.

    Wir alle haben mal bessere, mal schlechtere Tage. Je nachdem – wie es so schön heißt – mit welchem Bein man aufsteht. Gegen diese Gefühle kann man nichts machen? Falsch! Ärger beginnt im eigenen Kopf. Und ganz oft verlangt es lediglich eine Entscheidung von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht.

    Wir können uns auf die negativen Aspekte konzentrieren oder auf die positiven fokussieren. Aus der Forschung ist allerdings längst bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unseren Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert auch mehr.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

  2. Effizienz Tipp: Sie klären, was überhaupt erledigt werden muss.

    Warum bekommen manche so wenig Dinge geregelt? Die einfache Antwort: Weil sie sich zu viele Dinge vornehmen oder auf der Agenda stehen haben.

    Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Es ist die älteste aller Übungen, die schon zig Kandidaten im Assessment Center bewältigen mussten: die sogenannte Postkorbübung. Sie ist eng verwandt mit der Eisenhower-Methode.

    Aufgaben werden in den Bereichen Wichtig / Unwichtig sowie Dringend / Nicht dringend eingeteilt, um vorab zu entscheiden, was man überhaupt anpacken oder besser delegieren beziehungsweise vergessen sollte.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

  3. Effizienz Tipp: Sie lesen Ihre E-Mails nicht am Morgen.

    Es gibt gleich zwei gute Gründe dafür, den Morgen nicht mit E-Mail-Lesen zu verbringen: Es kann sofort schlechte Laune verursachen und es vergeudet die beste Zeit, um effizient zu arbeiten. Unabhängig davon, welcher Chronotyp Sie sind – ob Eule oder Lerche – zwischen 10 und 12 Uhr haben beide ihre Bestzeiten, um Probleme zu lösen oder anderweitig kreativ zu sein.

    Wer vorher schon begonnen hat, sich im Klein-Klein des Posteingangs, der Antworten und E-Mail-Verteiler zu verlieren, ist dann schon abgekämpft, wenn er eigentlich zur Höchstform auflaufen sollte.

    Mehr dazu lesen Sie hier:

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25. Juli 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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