Definition: Was versteht man unter Retention?

Der Anglizismus Retention bedeutet Aufrechterhaltung, Beibehaltung. Konkret geht es darum, Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden. Der einfachste Weg führt über Zufriedenheit: Zufriedene Mitarbeiter sehen keine Notwendigkeit, den Arbeitgeber zu wechseln. Und darum geht es im Kern: Hohe Fluktuation zu vermeiden und zu verhindern, dass High Potentials sich anderweitig umsehen. Was allerdings so simpel klingt, erfordert eine Reihe von Maßnahmen.

Diese koordiniert und gezielt an die Mitarbeiter zu bringen, nennt sich Retention Management, zu Deutsch etwa Bindungsmanagement. Die systematische Mitarbeiterbindung ist Aufgabe der Human Resources Abteilung. Sie setzt je nach Bedarf die jeweiligen Retention Management Programme für einzelne, besonders qualifizierte Mitarbeiter oder die gesamte Belegschaft ein.

Warum ist Mitarbeiterbindung so wichtig?

Die jährlich vorgelegten Zahlen des Gallup Engagement Index sind beunruhigend: Zwar ist während der Corona-Pandemie die Loyalität der Mitarbeiter leicht gestiegen. Dennoch sind immer noch fast zwei Drittel aller Befragten so unzufrieden, dass sie Dienst nach Vorschrift schieben. Das allerdings geht zu Lasten des unternehmerischen Erfolgs: Unmotivierte Arbeiter bringen sich nicht mit voller Leistung und frischen Ideen ein.

Gutes Retention Management setzt bereits vorher an und lässt es erst gar nicht soweit kommen, dass Mitarbeiter in die innere Kündigung gehen. Denn von dort ist es irgendwann nur noch ein kleiner Schritt zur tatsächlichen Kündigung. Nicht zu unterschätzen ist außerdem die demoralisierende Wirkung auf andere Kollegen. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels bedeutet Retention Management, dass Unternehmen vor allem zwei Aspekte fokussieren: Neue Fachkräfte für sich zu interessieren und die Leistungsträger und Spezialisten zu halten. Ersteres ist eine Frage des Employer Brandings. Letzteres eine Frage der passenden Retention-Strategie.

Beispiele für Retention: Welche Maßnahmen gibt es?

Zur Klärung: Nicht jeder Mitarbeiter ist unersetzlich. Aber neben Leistungsträgern und Spezialisten müssen Unternehmen ein Auge auf jene Angestellte haben, die wichtige Funktionen übernehmen. Bricht aus einer der drei Mitarbeitergruppen eine Position weg, kann sich das negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken. Im „War For Talents„, also dem Konkurrenzkampf um die besten Talente, setzt Retention Management diverse Mittel ein. Grundvoraussetzung ist ein Betriebsklima, dass vom Förderungswillen und der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern getragen wird.

Eine wichtige Möglichkeit, das auszudrücken, spiegelt sich im Gehalt. Nur wer faire Löhne zahlt, kann glaubwürdig vermitteln, dass ihm auch am Wohlergehen der Mitarbeiter gelegen ist. Geld und geldwerte Vorteile wie Tankgutscheine sind beliebt. Gemäß der Zwei-Faktor-Theorie von Herzberg sind diese Dinge auch wichtig, um ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln (Hygienefaktoren). Aber es bedarf zusätzlich sogenannter Motivationsfaktoren, und die lassen sich schwer in Geld ausdrücken. Retention Management enthält auch eine Reihe solcher Maßnahmen, die auf die Mitarbeitermotivation, das Vertrauen und den Spaß an der Arbeit einzahlen:

Freizeit- und Arbeitszeitmodelle

Besonders jüngere Mitarbeiter fühlen sich häufig von der Möglichkeit angezogen, ein Sabbatical zu machen. Die Möglichkeit, die zur Verfügung stehende Zeit ganz neu einteilen zu können, ist für viele reizvoll. Was im großen Stil funktioniert, findet auch im Kleinen viele Anhänger: Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen den Mitarbeitern eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wichtig dabei: Solche Angebote – wie etwa zum Homeoffice – sollten eine freiwillige Option und niemals eine Vorschrift darstellen.

Mitgestaltungs- und Entscheidungsmöglichkeit

Wie sieht die Arbeitsgestaltung beziehungsweise -organisation im Unternehmen aus? Einige Mitarbeiter wünschen sich mehr Handlungsfreiraum und die Möglichkeit, mehr Verantwortung zu übernehmen. Letztlich spiegelt es auch das Vertrauen eines Unternehmens in seine Mitarbeiter, wenn es ihnen erlaubt, eigene Entscheidungen zu treffen. Erreicht ein Unternehmen so die gesteckten Ziele, resultiert das meist in einer Beförderung. Hier können flache Hierarchien sich als nachteilig erweisen. Sie werden einerseits als das Nonplusultra gehandelt. Auf der anderen Seite können sie dazu führen, dass ein Unternehmen keine reizvollen Positionen zu besetzen hat. Entsprechend schwer können es solche Unternehmen haben, ehrgeizige Leistungsträger an sich zu binden.

Nachwuchs- und Förderprogramme

Die Werte und Normen eines Betriebes zeigen sich bereits im Onboarding: Wie geht das Unternehmen mit Neuzugängen um? Wissen neue Mitarbeiter, wo sie Informationen bekommen, wer ihr Ansprechpartner ist? Fühlen sie sich willkommen, gibt auch das Team sein Bestes, die neuen Kollegen zu integrieren? Idealerweise ist ein Unternehmen nicht nur zu Beginn an der Entwicklung seiner Mitarbeiter interessiert, sondern fördert sie über die gesamte Zeit im Unternehmen. Dazu können Traineeprogramme, fachliche Weiterbildungen oder Coaching gehören. Aber auch Zielvereinbarungen und regelmäßiges Feedback bringen Mitarbeiter voran.

4 Tipps fürs Vorgehen im Retention Management

Aufgabe des Retention Managements ist es, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass vor allem qualifizierte Mitarbeiter sich dem Unternehmen verbunden fühlen. Die folgenden vier Schritte sollten Unternehmen beachten:

Analyse des Ist-Zustandes

Bevor ein Unternehmen gezielte Maßnahmen des Retention Managements umsetzen kann, muss es den Ist-Zustand unter die Lupe nehmen. Das kann beispielsweise durch Mitarbeiterbefragung und einzelne Mitarbeitergespräche geschehen. An welchen Stellen hakt’s? Was würden sich die Befragten wünschen, um ihre Arbeit besser verrichten zu können? Aufschluss können auch Abschiedsgespräche von scheidenden Mitarbeitern geben. Entscheidend sind insgesamt die Rückmeldungen derjenigen, die zuvor als strategisch relevante Mitarbeiter beziehungsweise Fachkräfte identifiziert wurden.

Entwicklung einer Strategie

Anhand der Auswertungen sollte ein Unternehmen nun Ziele formulieren. Idealerweise orientieren sich diese an der SMART-Methode: Sind sie spezifisch, messbar, realistisch, attraktiv und terminiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich umsetzen beziehungsweise erreichen lassen. Ein konkretes Beispiel dafür wäre: Bei der nächsten Mitarbeiterbefragung im Herbst wollen wir die Mitarbeiterzufriedenheit auf vier von fünf Sternen heben. Ein Negativbeispiel wäre, allgemein größere Mitarbeiterzufriedenheit anzustreben.

Ergreifen geeigneter Maßnahmen

Nicht jedes Retention-Management-Programm passt auf jeden Mitarbeiter: Einem Vegetarier einen Delikatessen-Korb mit Westfälischem Schinken als Dankeschön in die Hand zu drücken, könnte nach hinten losgehen. Das Unternehmen sollte sich vorab mit den verschiedenen Instrumenten auseinandersetzen und dann entscheiden, welches sinnvollerweise auf welche Mitarbeiter und welches Problem passt. Nur so erfüllt es das Kriterium der Effektivität. Zwei weitere wichtige Kriterien: Effizienz und Nachhaltigkeit. Die Maßnahme sollte nicht das Unternehmensbudget sprengen. Ist sie außerdem nicht in einen wertschätzenden Gesamtkontext gebunden, besteht die Gefahr, dass einzelne Aktionen schnell verpuffen.

Überprüfen der Maßnahmen

Nach einer bestimmten Zeit sollte das Unternehmen prüfen, ob die Retention-Maßnahmen den erwünschten Effekt erzielen. Hierzu ist es einerseits wichtig, sich entsprechendes Feedback von Mitarbeitern, ehemaligen Mitarbeitern (beispielsweise durch Bewertungen in Arbeitgeberbewertungsportalen) und Kunden einzuholen. Auf der anderen Seite sollten harte Fakten analysiert werden: Die positivsten Rückmeldungen nützen nichts, wenn Umsätze zurückgehen und die Fluktuationsrate hoch bleibt.

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