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Rückkehrgespräch: So führen Sie es richtig

Ein Rückkehrgespräch führen Sie, wenn ein Arbeitnehmer längere Zeit im Unternehmen gefehlt hat. Häufig finden die Gespräche statt, nachdem der Mitarbeiter eine schwere Krankheit überwunden hat. Dabei sind Fingerspitzengefühl und kluges Vorgehen gefragt, denn es gibt gesetzliche Vorgaben. Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, über ihre Erkrankung zu sprechen. Gleichzeitig sollten betriebliche Ursachen beseitigt werden. Wie Sie ein Rückkehrgespräch führen – mit Tipps zu Zielen und Ablauf…



Rückkehrgespräch: So führen Sie es richtig

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Definition: Was ist ein Rückkehrgespräch?

Das Rückkehrgespräch (auch: Krankenrückkehrgespräch) dient der Wiedereingliederung eines Mitarbeiters, der nach längerer Krankheit an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Das Rückkehrgespräch kann ein oder mehrere Gespräche des Vorgesetzten mit dem Mitarbeiter umfassen. Oft kommt noch ein Vertreter des Betriebsrats hinzu, um die Arbeitnehmerinteressen zu sichern.

Ziel des Rückkehrgesprächs ist, mögliche betriebliche Gründe für die Arbeitsunfähigkeit (z.B. Burnout) in Zukunft auszuschließen und die Rückkehr in den Job zu erleichtern. Rückkehrgespräche gibt es sowohl im öffentlichen Dienst wie in der Privatwirtschaft.

Unterschied: Rückkehrgespräch oder Fehlzeitengespräch?

Das Fehlzeitengespräch ist die Steigerung des Rückkehrgesprächs und wird vor allem dann geführt, wenn Arbeitnehmer häufig erkranken oder längere Folgeerkrankungen haben. Das Fehlzeitengespräch soll die Auswirkungen der häufigen Fehlzeiten thematisieren und nach Lösungen suchen – mit dem Ziel, die Ausfälle zu minimieren.


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Welche Funktionen hat das Rückkehrgespräch?

Je nach Unternehmen und Auffassung kann das Rückkehrgespräch schon nach einem Krankheitstag stattfinden, was aber unüblich ist. Umso häufiger werden Rückkehrgespräche geführt nach nach einer langen und schweren Krankheit eines Mitarbeiters. Dabei erfüllen sie gleich mehrere Funktionen:

  • Wertschätzung
    Das erste und wichtigste Signal an den Mitarbeiter ist: „Wir freuen uns, dass du wieder gesund und an Bord bist!“ Das entgegengebrachte Interesse und die menschliche Wärme dienen zugleich der Mitarbeiterbindung und Motivation.
  • Problemlösung
    Gleichzeitig soll das Rückkehrgespräch klären, ob die Erkrankung mit dem Job oder der Arbeitsumgebung in Verbindung steht. Sollte der Arbeitsplatz beigetragen haben, wird gemeinsam nach einer Lösung gesucht. Achtung: Etwaige Beschwerden dazu nie bagatellisieren oder verharmlosen! Zeigen Sie Verständnis und nehmen Sie Betroffene ernst.
  • Information
    Bei längerem Ausfall sollte der Mitarbeiter ebenso über Neuerungen und Veränderungen im Betrieb informiert werden. Das ermöglicht einen reibungslosen Wiedereinstieg.
  • Außenwirkung
    Das Rückkehrgespräch signalisiert allen Angestellten, dass das Unternehmen alles unternimmt, um zurückkehrende Mitarbeiter und Härtefälle optimal in den Arbeitsalltag einzugliedern und sie zu entlasten.
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Sensible Ursachenforschung im Rückkehrgespräch

Ein Krankengespräch bzw. Rückkehrgespräch ist ein sensibles Thema. Führungskräfte benötigen dafür viel Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen. Denn Arbeitnehmer sind nicht dazu verpflichtet, Details über ihre Erkrankung oder eine Diagnose preiszugeben (dies gilt nur für hochinfektiöse und meldepflichtige Erkrankungen).

Im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht müssen Führungskräfte aber sicherstellen, dass keine Gefährdung der Mitarbeiter mehr vorliegt. Es geht also um eine Balance zwischen Ursachenforschung auf der einen und gesetzlich zulässigen Fragen auf der anderen Seite.

Was im Rückkehrgespräch thematisieren?

Gleichzeitig sind Arbeitgeber dazu berechtigt, zu erfahren, ob die Erkrankung im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz und Unternehmen steht. Das sollten sie auch! Denkbar ist zum Beispiel ein krankheitsbedingter Ausfall aufgrund von…

  • Mobbing
    Gibt es Stress oder Streit mit Kollegen oder Vorgesetzten?
  • Überforderung
    Ist der oder die Mitarbeiterin den Aufgaben nicht gewachsen? Wurde die Stelle falsch besetzt?
  • Überlastung
    Hat der Umfang der Aufgaben übermäßig zugenommen und ist eine Entlastung notwendig?
  • Arbeitszeiten
    Sind die Arbeitszeiten zu starr und unvereinbar mit der Lebenssituation? Hat der Mitarbeiter Probleme mit Wechselschichten?
  • Ergonomie
    Wird die Arbeit nur im Sitzen verrichtet, was beispielsweise zu chronischen Rückenschmerzen führt? Gibt es Möglichkeit für eine Arbeit im Stehen? Müssen andere Büromöbel her?
  • Belastungen
    Ist der Mitarbeiter starken körperlichen Belastungen (Lärm, Temperaturwechsel, Feuchtigkeit oder ständige Zugluft) ausgesetzt?
  • Druck
    Werden zu hohe Erwartungen und zu knappe Deadlines gestellt? Wird zu viel Druck ausgeübt?

Liegt eine der genannten Ursachen vor, ist es wichtig, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und als Arbeitgeber Abhilfe zu schaffen.

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Leitfaden: Ablauf des Rückkehrgesprächs

Das Rückkehrgespräch nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit ist in erster Linie eine fürsorgliche Maßnahme des Arbeitgebers. Es soll die Sichtweise der Arbeitnehmer klären, den Wiedereinstieg erleichtern und zugleich die Arbeitsbedingungen verbessern. Folgender Rückkehrgespräch Ablauf hat sich dabei bewährt:

  1. Termin

    Das Rückkehrgespräch sollte möglichst ein vertrauliches 4-Augen-Gespräch in einem geschützten Raum sein. Laden Sie den Mitarbeiter dazu rechtzeitig mit einem Vorlauf von 1-2 Wochen per E-Mail ein und reservieren Sie dafür einen möglichst neutralen Ort – das Chefzimmer ist dafür eher ungeeignet. Nehmen Sie sich für das Krankengespräch ausreichend Zeit – mindestens 30-60 Minuten.

  2. Begrüßung

    In einem ersten Rückkehrgespräch spielt die Atmosphäre eine zentrale Rolle. Heißen Sie den Kollegen herzlich willkommen und bauen Sie auf keinen Fall neuen Druck auf. Erkundigen Sie sich nach dem aktuellen Wohlbefinden und zeigen Sie, dass Sie sich über die Rückkehr freuen. Tabu sind dagegen direkte Fragen zur Diagnose und Erkrankung. Sofern das Verhältnis nicht von Grund auf gestört ist oder die Erkrankung das Schamgefühl des Mitarbeiters berührt, geben viele Mitarbeiter im Gespräch von sich aus Informationen dazu preis, um nicht als arbeitsunwillig zu gelten.

  3. Anlass

    Erklären Sie den Grund für das besondere Mitarbeitergespräch. Welche Ziele verfolgen Sie damit? Was hat der Mitarbeiter davon? Schildern Sie ebenfalls, wie sich der Ausfall auf den Betrieb und den Arbeitsalltag ausgewirkt hat: Welche Schwierigkeiten ergeben sich dadurch für Kollegen, Kunden oder normale Betriebsabläufe? Formulieren Sie dies aber möglichst vorwurfsfrei. Es geht hierbei nur um die Bedeutung längerer krankheitsbedingter Ausfälle.

  4. Ursachenforschung

    Sofern es das Arbeitsrecht erlaubt, versuchen Sie gemeinsam zu klären, wie es zu der Erkrankung kam. Teils sind private Probleme die Ursache, teils hängt es mit dem Job zusammen. Hören Sie aktiv zu, was Ihnen der oder die Mitarbeiterin sagt – nicht nur im Rückkehrgespräch, sondern auch bei anderen Gelegenheiten. Wer sich verstanden und unterstützt fühlt, ohne eine Bestrafung zu fürchten, wird sich eher öffnen.

  5. Vereinbarung

    Falls sich an den Ursachen etwas ändern lässt, treffen Sie eine Vereinbarung darüber, wie Sie beide zukünftig derartige Krankheitsausfälle verhindern wollen. Lösungen können eine Umstellung auf Teilzeitarbeit oder flexiblere Arbeitszeiten sowie eine generelle Versetzung in eine andere Abteilung sein.

⚠ ACHTUNG: Falls vorhanden, sollte stets der Betriebsrat einbezogen werden. Verpflichtend ist das, bei standardisierten Rückkehrgesprächen. In dem Fall muss der Betriebsrat zuvor informiert und angehört werden. Er kann über den Ablauf und die Gestaltung möglicher Fragebögen bestimmen und als Begleitperson dem Rückkehrgespräch beiwohnen.


BEM: Bei längerem Arbeitsausfall

Fehlt ein Mitarbeiter wiederholt und innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt, muss der Arbeitgeber gemäß § 84 Absatz 2 SGB IX ein sogenannte betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Zusammen mit einem Vertreter des Unternehmens (oft Personaler), einem Betriebsratsmitglied und weiteren Experten (Arbeitsmediziner) suchen alle gemeinsam nach Lösungen, wie die Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt werden kann.

Bei Härtefällen und andauernder Leistungsunfähigkeit ist das BEM oft die letzte Maßnahme, bevor es zu einer personenbedingten beziehungsweise krankheitsbedingten Kündigung kommt. Diese ist bei schlechter Gesundheitsprognose möglich und auch zulässig. Allerdings sind Arbeitgeber dann in der Pflicht nachzuweisen, dass das BEM in keinem Fall bei der Wiedereingliederung geholfen hätte.


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[Bildnachweis: Karrierebibel.de, KI]