Rückkehrgespräch: So führen Sie es

Ein Rückkehrgespräch steht an, wenn ein Arbeitnehmer längere Zeit im Unternehmen gefehlt hat. Häufig finden sie statt, nachdem der Mitarbeiter eine Krankheit überwunden hat. Dabei sind Fingerspitzengefühl und kluges Vorgehen gefragt. Führungskräfte schwanken hier zwischen Fürsorgepflicht und Anteilnahme ihrem Mitarbeiter gegenüber; auf der anderen Seite haben sie eine Verantwortung gegenüber dem Unternehmen und anderen Angestellten. Und nicht zuletzt gibt es gesetzliche Vorgaben: Ihr Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, Ihnen die Details seiner Erkrankung zu erläutern. Was Sie dazu wissen müssen und wie Sie ein Rückkehrgespräch führen…

Rückkehrgespräch: So führen Sie es

Definition: Was ist unter einem Rückkehrgespräch zu verstehen?

Rückkehrgespräch DefinitionDas Rückkehrgespräch – auch Krankenrückkehrgespräch genannt – findet nach krankheitsbedingter Abwesenheit des Mitarbeiters statt. Je nach Unternehmen und Auffassung kann das bereits nach einem Krankheitstag stattfinden, wobei dann die Dauer des Gespräches und die zu ergreifenden Maßnahmen deutlich geringer ausfallen dürften als nach einer schweren, langwierigen Krankheit oder kurzen, aber häufigen Arbeitsausfällen.

Das Rückkehrgespräch zwischen Vorgesetztem und Arbeitnehmer erfüllt dabei mehrere Funktionen:

  • Interesse

    Einerseits wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass er vermisst wurde und eine wichtige Rolle im Unternehmen spielt. Ihm wird somit Wertschätzung und Interesse entgegengebracht, was zur Mitarbeiterbindung beiträgt und der Motivation dient.

  • Problemlösung

    Auf der anderen Seite dient das Rückkehrgespräch der Erörterung, inwieweit der Krankheitsausfall im Unternehmen begründet ist. Sollte der Arbeitsplatz zur Erkrankung beitragen, müssen Lösungen erarbeitet werden.

  • Information

    Bei längerem Ausfall geht es darum, den Mitarbeiter über Neuerungen und Veränderungen in Kenntnis zu setzen. Das Rückkehrgespräch ist gerade dann besonders wichtig, wenn sein Arbeitsplatz direkt betroffen ist und ermöglicht so einen guten Wiedereinstieg.

  • Außenwirkung

    Gleichzeitig wird den anderen Angestellten signalisiert, dass Bemühungen unternommen werden, den zurückgekehrten Mitarbeiter wieder in den Arbeitsalltag einzugliedern und sie somit zu entlasten.

Unterschied zwischen Rückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch

Rückkehrgespräch FehlzeitengesprächWie ersichtlich wurde, dient das Rückkehrgespräch mehreren Zwecken. Eine Steigerung des Rückkehrgesprächs ist das Fehlzeitengespräch. Von Bedeutung ist es vor allem dann, wenn ein Arbeitnehmer häufig erkrankt oder längere Folgeerkrankungen hat.

Gerade kleinere Unternehmen können längere Arbeitsausfälle nicht ohne Weiteres kompensieren, spätestens in der Urlaubszeit stoßen viele an ihre Grenzen. Aufgaben können nicht erledigt werden, finanzielle Einbußen sind die Folge und je nachdem wirkt sich das auf die Stimmung unter den verbliebenen Mitarbeitern aus, die zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen.

Ein Fehlzeitengespräch hat die Aufgabe, genau diese Auswirkungen der häufigen Fehlzeiten mit dem Mitarbeiter zu thematisieren und nach Lösungen zu suchen. Ziel ist es, den Ausfall zu minimieren. Dafür spielt Ursachenforschung eine große Rolle. Sind die Ausfälle Ausdruck von ungünstigen Arbeitszeiten? Schlechter Selbstorganisation?

Fingerspitzengefühl bei der Ursachenforschung

Für Führungskräfte sind sowohl Rückkehrgespräch als auch Fehlzeitengespräch ein schmaler Grat:

Auf der einen Seite trägt er eine Fürsorgepflicht für seinen Mitarbeiter, auf der anderen Seite muss er sicherstellen, dass kein Fall schwindender Arbeitsmoral vorliegt. Hier sind Intuition und Fingerspitzengefühl gefragt, damit die Balance zwischen Ursachenforschung auf der einen und gesetzlich zulässigen Regelungen gewahrt wird.

Arbeitnehmer sind nicht dazu verpflichtet, Details über ihre Erkrankung oder eine Diagnose preiszugeben, sofern diese nicht das Kollegium gefährden würde (dies gilt in der Regel nur für hochinfektiöse und damit meldepflichtige Erkrankungen).

Wohl aber sind Arbeitgeber dazu berechtigt zu erfahren, ob die Erkrankung im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen steht. Denkbar wäre ein krankheitsbedingter Ausfall aufgrund von:

  • Mobbing: Gibt es vielleicht Stress mit Kollegen oder Vorgesetzten?
  • Überforderung: Ist der Mitarbeiter seinen Aufgaben nicht gewachsen, wurde die Stelle womöglich falsch besetzt?
  • Überlastung: Hat der Umfang der Aufgaben in letzter Zeit unzulässig zugenommen und ist eine Entlastung notwendig?
  • Arbeitszeiten: Sind die Arbeitszeiten zu starr, hat der Mitarbeiter Probleme mit Wechselschichten?
  • Ergonomie: Wird die Arbeit nur im Sitzen verrichtet? Gibt es Möglichkeit für Arbeit im Stehen? Müssen andere Büromöbel besorgt werden?
  • Druck: Werden zu knappe Deadlines gestellt? Wird ständig Druck ausgeübt?
  • Belastungen Ist der Mitarbeiter starken körperlichen Belastungen, Lärm, Temperaturwechsel, Feuchtigkeit oder ständiger Zugluft ausgesetzt?

Liegt eine der genannten Ursachen vor, ist es wichtig davon zu erfahren, nur so kann der Arbeitgeber entsprechende Maßnahmen ergreifen und Abhilfe schaffen.

Ablauf des Rückkehrgesprächs

Wer nicht von vornherein dazu beitragen möchte, das Betriebsklima zu vergiften, sollte mit Wohlwollen und Empathie auf seinen Mitarbeiter zugehen. Gerade bei einem Rückkehrgespräch nach kurzer Erkrankung wie es einige Konzerne (darunter die Adam Opel GmbH) führen, ist nicht davon auszugehen, dass Arbeitnehmer mutwillig ihren Arbeitgeber hintergehen und durch Absentismus schädigen wollen.

Auch geht die Rechnung viele kurze Fehltage = mangelnde Motivation nicht immer auf: Hier könnte es sich umgekehrt eher sogar um eine Form von Präsentismus handeln; dass Arbeitnehmer wegen ernster Erkrankungen ausfallen und nur dann wegbleiben, wenn sie sich überhaupt nicht mehr halten können, ansonsten aber umgehend wieder zur Arbeit erscheinen, anstatt sich richtig auszukurieren.

Wie sollten Sie als Führungskraft also vorgehen? Dafür empfehlen wir diese fünf Schritte:

  • Begrüßung

    In einem ersten Rückkehrgespräch spielt eine freundliche Atmosphäre eine große Rolle, die dazu beiträgt, dass der Mitarbeiter sich öffnet. Begrüßen Sie freundlich und heißen Sie den Mitarbeiter willkommen, bohren Sie keinesfalls bezüglich einer Diagnose nach! Die Praxis zeigt ohnehin: Sofern das Verhältnis nicht von Grund auf gestört ist oder die Erkrankung das Schamgefühl des Mitarbeiters berührt, geben viele Mitarbeiter von sich aus bereits Informationen preis, um nicht als arbeitsunwillig zu gelten.

  • Anlass

    Erklären Sie ihm den Grund dieses besonderen Mitarbeitergesprächs, beispielsweise dass Ihnen aufgefallen ist, dass er bereits zum wiederholten Male ausgefallen ist. Schildern Sie, wie sich das auf den Arbeitsalltag ausgewirkt hat, welche Schwierigkeiten sich beispielsweise durch Kündigungen, weitere Krankheitsausfälle und/oder Urlaub anderer Mitarbeiter ergeben haben.

  • Dringlichkeit

    Wichtig ist, dass Sie das Ganze möglichst vorwurfsfrei formulieren und den Mitarbeiter wieder ins Boot holen: Im Idealfall wollen Sie seine Arbeitskraft und Expertise. Damit er wieder motiviert an die Arbeit geht, sind positive Äußerungen wichtig, etwa dass er bereits vermisst wurde, Kunden nachgefragt haben und Ähnliches.

  • Ursachenforschung

    Nicht selten spielen auch private Probleme mit in Erkrankungen hinein. Hören Sie zu, was Ihnen Ihre Mitarbeiter sagen, nicht nur beim Rückkehrgespräch, sondern auch beim Jahresgespräch oder wann sich die Gelegenheit ergibt. Jemand, der sich verstanden fühlt, wird eine andere Bindung zum Unternehmen aufbauen als ein Mitarbeiter, der sich nur wie eine Nummer fühlt. Klären Sie, ob die Rahmenbedingungen so sind, dass obige Ursachen für eine Erkrankung ausgeschlossen werden können.

  • Vereinbarung

    Treffen Sie genaue Aussagen darüber, wie Sie beide zukünftig derartige Krankheitsausfälle verhindern wollen: Ist der Mitarbeiter seit Kurzem beispielsweise alleinerziehend, könnten Lösungen in einer Umstellung auf Teilzeitarbeit oder flexibleren Arbeitszeiten liegen.

Betriebsrat muss mit einbezogen werden

Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, sollte der mit einbezogen werden. Verpflichtend ist das, wenn das Unternehmen plant, standardisierte Rückkehrgespräche zu führen. Das Betriebsverfassungsgesetz sieht vor, dass der Betriebsrat dank seines Mitbestimmungsrechts zu informieren und anzuhören ist.

Des Weiteren kann er über den Ablauf und die Gestaltung möglicher Fragebögen bestimmen und darf als Begleitperson des Mitarbeiters zum Rückkehrgespräch erscheinen. In seiner Funktion als Arbeitnehmervertretung wird er besonders auf die Rechte des Mitarbeiters achten.

Da Fragen zur Krankheit das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers berühren, ist es ihm erlaubt, nicht zu antworten. Statt keiner Antwort darf er ebenso gut eine falsche Antwort geben. Dies ist keine arglistige Täuschung und somit kein Kündigungsgrund.

BEM: Bei längerem Arbeitsausfall

Fehlt ein Mitarbeiter wiederholt oder lange, ist seit 2004 sieht der Gesetzgeber für eine Wiedereingliederung nach längerer Krankheit das sogenannte betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) vor. Das ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausgefallen ist.

Das BEM bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gemäß § 84 Absatz 2 SGB IX anbieten, in Zusammenarbeit mit einem Vertreter des Unternehmens (meist der Personaler), einem Betriebsratsmitglied und möglichen weiteren Experten wie einem Arbeitsmediziner gemeinsam nach Lösungen zu schauen, wie die Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt werden kann.

Bei besonders schwerwiegenden Fällen und andauernder Leistungsunfähigkeit ist das BEM oft die letzte Maßnahme, bevor es zur personenbedingten beziehungsweise krankheitsbedingten Kündigung kommt. Die wäre bei schlechter Gesundheitsprognose auch so möglich.

Allerdings sind Arbeitgeber dann in der Pflicht nachzuweisen, dass das BEM in keinem Fall bei der Wiederherstellung der Arbeitskraft und Leistungsfähigkeit geholfen hätte – ein eher schwieriges Unterfangen.

[Bildnachweis: Jacob Lund by Shutterstock.com]
17. Mai 2019 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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