Definition: Was ist ein Personalauswahlverfahren?
Das Personalauswahlverfahren ist ein systematischer Prozess, um geeignete Kandidaten für eine Position zu identifizieren. Es umfasst eine Reihe von Methoden und Instrumenten, wie z.B. Assessment Center und Interviews. Darin werden Fähigkeiten, Kenntnisse, Persönlichkeit und andere relevante Merkmale der Bewerber bewertet.
Die Personalauswahl ist ein wichtiger Teil der Personalwirtschaft. Ziel des Personalauswahlverfahrens ist, die Bestbesetzung für eine Stelle zu finden, die zum Unternehmen passt (siehe: Cultural Fit) und die Anforderungen der Position optimal erfüllt. Dazu gehören zum Beispiel die…
- Planung des Auswahlprozesses
- Bearbeitung von Bewerbungen
- Durchführung von Interviews und Tests
- die Entscheidungsfindung
Personalauswahlverfahren Ablauf: 4 Phasen
Unabhängig von den jeweiligen Methoden folgt der Ablauf eines Personalauswahlverfahrens in der Regel einem strukturierten Prozess in vier Phasen:
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Anforderungsprofil
Am Anfang steht die Frage: Wer wird überhaupt gesucht? Dazu muss ein Anforderungsprofil definiert, das sowohl relevante Qualifikationen und wichtige Erfahrungen oder Kenntnisse umfasst. Dafür ist eine genaue Analyse der Aufgaben und Verantwortungen notwendig.
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Ausschreibung
Passend zum Profil erstellt das Unternehmen eine Stellenanzeige und veröffentlicht diese zum Beispiel in Online-Jobbörsen. Unterschieden wird dabei häufig zwischen Muss- und Kann-Qualifikationen. Ungenaue Stellenangebote führen zwar zu mehr Bewerbungen, von denen aber die Mehrheit nicht zur Stelle passt.
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Auswertung
Auf die Ausschreibung und die Bewerbungen folgt eine Auswertung und Analyse der Bewerbungsunterlagen, um die Zahl der Bewerber zu reduzieren. Für diese Vorauswahl werden die Bewerbungen mit dem Anforderungsprofil. Wer nicht überzeugt, bekommt eine Absage.
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Auswahl
Die verbleibenden Kandidaten schaffen es schließlich in die Schlussrunde. Im Personalauswahlverfahren werden jetzt Methoden wie das Vorstellungsgespräch oder Probearbeitstage eingesetzt.
Personalauswahlverfahren Methoden und Beispiele
Für die Schlussrunde im Personalauswahlverfahren gibt es inzwischen zahlreiche Methoden, die miteinander kombiniert werden. Die Bewerbungsmappe ist meist nur der erste Schritt. Um ein umfangreiches Bild von Bewerbern zu bekommen, durchlaufen diese oft mehrere Runden.
Die häufigsten Methoden im Personalauswahlverfahren sowie wichtige Kriterien haben wir im Folgenden aufgelistet:
Bewerbungsgespräch
Der Klassiker im Personalauswahlverfahren ist das persönliche Bewerbungsgespräch: Bewerber werden eingeladen, werden interviewt und bekommen die Gelegenheit, sich selbst mit ihren Stärken und ihrer Persönlichkeit zu präsentieren, Fragen zu stellen und sich als ideale Besetzung zu positionieren. Im Interview wird der positive Eindruck aus der Bewerbung entweder bestätigt oder widerlegt.
Videobewerbung
Eine moderne Methode, die häufig ergänzend zur schriftlichen Bewerbung eingesetzt wird, ist die Videobewerbung. Hierbei senden Kandidaten ein Video von 2-3 Minuten von sich und stellen sich persönlich vor. Durch das Video können sich Personaler oft ein besseres und umfangreicheres Bild von den Kandidaten und ihrer Motivation machen. Ein bewährter Aufbau für ein solches Video ist das Schema: „Ich bin… ich kann… ich will…“
Telefon- oder Videointerview
In einem mehrstufigen Personalauswahlverfahren bei großen Unternehmen werden Bewerber häufig zuerst zu Telefon- oder Videointerview eingeladen. Das spart Zeit und Reisekosten. Das Telefon– oder Videointerviews wird dann dazu genutzt, um offene Fragen zu klären und ebenfalls eine erste Vorauswahl zu treffen. Meist geht es dabei um fachliche Kompetenzen oder die Motivation eines Kandidaten.
Empfehlungen
In anderen Ländern spielen sogenannte Referenzen bereits eine wichtige Rolle – wichtiger als das Arbeitszeugnis. In Deutschland können Bewerber Referenzen direkt im Lebenslauf angeben – oder als Anlagen mit einem Referenzschreiben des ehemaligen Arbeitgebers. Möglich ist auch, dass Personaler beim Ex-Arbeitgeber anrufen und sich dort über einen Mitarbeiter erkundigen. Das ist in Deutschland aber nur mit Einverständnis des Kandidaten erlaubt.
Arbeitsproben
Wollen Unternehmen sich von den tatsächlichen Fähigkeiten überzeugen, werden gerne Arbeitsproben im Personalauswahlverfahren verlangt – vor allem in kreativen Berufen. Das können dann zum Beispiel Texte, Grafikdesigns oder Mappen und Muster von Fotoarbeiten oder programmierten Apps sein. Behaupten lässt sich viel – Arbeitsproben vermitteln oft ein besseres Bild der tatsächlichen Ergebnisse.
Einstellungstest
Neben Gesprächen und Referenzen spielen ebenso Tests im Personalauswahlverfahren eine große Rolle. Der Klassiker ist der Einstellungstest: Hierbei werden Bewerbern Aufgaben aus dem Berufsalltag oder sog. Brainteaser gestellt. Diese sollen das Allgemeinwissen, logisches Denken oder die Problemlösungskompetenz der Kandidaten prüfen. Teilweise auch das Verhalten in Stresssituationen (siehe Stressinterview).
Bei der Auswahl der Methoden im Personalauswahlverfahren ist es wichtig, zuvor die Eignung, Effizienz und Fairness der Methoden zu beachten. Häufig trägt die Kombination verschiedener Methoden zu einer besseren Kandidatenauswahl bei.
Komplexe Personalauswahlverfahren: Assessment Center + Recrutainment
Je größer die Bedeutung der zu besetzenden Position und je höher das Gehalt, desto eher setzen Unternehmen und Arbeitgeber mehrstufige und komplexe Personalauswahlverfahren ein. Dazu gehört vor allem das sogenannte Assessment Center (AC).
Hierbei durchlaufen Bewerber einen oftmals mehrtägigen Test. Es werden verschiedene Aufgaben gestellt, Interviews geführt oder berufliche Situationen nachgestellt. Die Übungen im AC ähneln Live-Arbeitsproben und sollen tatsächliche Herausforderungen im Job simulieren. Das Assessment Center gilt als härteste Prüfung im Personalauswahlverfahren und ist enorm aufwändig.
Recrutainment als Online-Assessment
Recrutainment ist eine Wortschöpfung, die sich aus den englischen Begriffen „Recruiting“ und „Entertainment“ zusammensetzt. Beim Recrutainment ersetzen Unternehmen das klassische Bewerbungsverfahren durch spielerische Online-Assessments.
Hinter dem Recrutainment stecken dennoch psychologische und wissenschaftlich fundierte Tests, die potentielle Mitarbeiter für eine bestimmte Position im Unternehmen identifizieren. Viele Arbeitgeber setzen diese Methode zunehmend als Personalmarketing Instrument ein und kombinieren sie mit Berufsorientierungs-Tests und Studienorientierungs-Tests.
Vor- und Nachteile der Auswahlinstrumente
Die verschiedenen Personalauswahlverfahren bieten spezifische Vor- und Nachteile. Je nach Kontext und Zielsetzung des Unternehmens können diese erheblich variieren. Eine Übersicht:
Schriftliche Bewerbung
- Vorteile
Die einfache und bewährte Methode bietet einen schnellen Überblick über die Qualifikationen und Erfahrungen von Bewerbern.
- Nachteile
Die Angaben können übertrieben oder falsch sein. Es gibt keine Möglichkeit, die Fähigkeiten oder die Persönlichkeit des Bewerbers direkt zu bewerten.
Interviews führen
- Vorteile
Ein persönliches Gespräch ermöglicht ein tiefergehendes Verständnis des Bewerbers, er oder sie kann spezifische Fragen zu den Anforderungen der Position stellen.
- Nachteile
Interviews können subjektiv sein. Die Qualität hängt stark vom Interviewer ab, wenn es keine standardisierte Methode gibt, um die Bewerber zu bewerten.
Psychometrische Tests
- Vorteile
Tests zu Fähigkeiten und Soft Skills können objektive Daten liefern und die Persönlichkeit testen. Sie bieten eine standardisierte Methode zur Beurteilung der Bewerber.
- Nachteile
Die Ergebnisse sind nicht immer berufsrelevant, außerdem können solche Tests teuer sein. Ebenso liefern die Ergebnisse keine Sicherheiten über eine tatsächliche Jobperformance.
Arbeitsproben simulieren
- Vorteile
Können echte Arbeitssituationen simuliert werden, liefern sie gute Hinweise zu praktischen Fähigkeiten und geben einen realistischen Einblick in die Arbeitsweise von Kandidaten.
- Nachteile
Simulationen zu erstellen, ist zeitaufwendig. Auch ist vielen Kandidaten bewusst, dass es sich „nur“ um einen Test handelt. Das kann das Ergebnis verfälschen.
Online-Persönlichkeitstests
- Vorteile
Diese Tests können schnell durchgeführt werden und bieten eine breite Palette von Informationen über die Persönlichkeit und Werte des Bewerbers. Sie können eine erste gute Beurteilung der Eignung sein.
- Nachteile
Die Genauigkeit und Relevanz der Ergebnisse variiert. Es gibt keine direkte Beziehung zwischen den Ergebnissen der Tests und der späteren Passung in der Position.
Assessment Center
- Vorteile
Assessment Center liefern gute Indizien für das späteres Verhalten im Job und das Potenzial von Kandidaten. Sie sind zudem standardisiert und verbessern so die Vergleichbarkeit von Bewerbern.
- Nachteile
Die Methode erfordert große Erfahrung, viel Planung und geschultes Personal bei der Durchführung. Viel hängt von der Qualifikation der Beobachter und Interviewer ab. Außerdem ist das Personalauswahlverfahren zeitaufwändig uns teuer.
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