Bewerbungsverfahren: Das kommt auf Sie zu

Der Weg zu einem neuen Job führt über ein Bewerbungsverfahren. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, fühlen Personaler jedem Kandidaten sehr genau auf den Zahn, um für die freie Stelle die beste Besetzung zu finden und durch richtige Personalentscheidungen zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Für Sie als Jobsuchenden bedeutet dies, dass Sie sich zunächst durch ein durchaus anstrengendes und teilweise langwieriges Bewerbungsverfahren kämpfen müssen, um es bis zu Ihrem Traumjob zu schaffen. Ihre Chancen steigen, wenn Sie wissen, was dabei auf Sie zukommt und worauf es in den einzelnen Stationen ankommt – und auch wenn Sie auf mögliche Schwierigkeiten und Frustauslöser vorbereitet sind. Denn auch wenn der Ablauf eines Bewerbungsverfahrens meist einem ähnlichen Muster folgt, gibt es viele Aspekte, die Bewerber verärgern können…

Bewerbungsverfahren: Das kommt auf Sie zu

Bewerbungsverfahren Definition: Eine kurze Erklärung

Bewerbungsverfahren Definition Ablauf Unternehmen Dauer Allgemein AblaufplanAls Bewerbungsverfahren wird der gesamte Auswahlprozess zur Besetzung einer Position im Unternehmen bezeichnet. Dieser beginnt üblicherweise mit dem Einreichen der Bewerbungsunterlagen und endet mit der Entscheidung über die Einstellung eines Kandidaten.

Als Vorbereitung zum Bewerbungsverfahren wird beim Arbeitgeber die zu besetzende Stelle analysiert, ein Anforderungsprofil erstellt und eine Stellenanzeige – intern, extern oder beides – geschaltet, in der die Aufgaben, Verantwortungen, Voraussetzungen und Erwartungen an Mitarbeiter bekannt gegeben werden.

Bewerbungsverfahren: Umfang hängt von Unternehmen und Stelle ab

Ein Telefonat, ein Blick in die Bewerbungsmappe, vielleicht noch ein kurzes persönliches Gespräch und schon gibt es hoffentlich eine Zusage. Manche Bewerbungsverfahren funktionieren über den kurzen Dienstweg, während andere ein wahres Bürokratiemonster sind, das über zahlreiche Stationen aufgebaut wird.

Bewerber wünschen sich in der Regel ein möglichst einfaches und schnelles Bewerbungsverfahren – wenig überraschend, wer möchte schon gerne mehrmals auf die Probe gestellt werden? Außerdem ist mit jeder neuen Station im Auswahlverfahren das Risiko des Ausscheidens verbunden.

Ob Sie sich in einem umfangreichen Bewerbungsverfahren wiederfinden oder nur eine verkürzte Variante durchlaufen, hängt vor allem von zwei Faktoren ab: dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben und der Position, die Sie anstreben.

Bei großen Unternehmen oder international tätigen Konzernen steht mit großer Wahrscheinlichkeit ein ausgiebiges Bewerbungsverfahren an, bei kleinen Betrieben ist der Umfang deutlich reduziert.

Wenn Sie sich auf höhere Positionen bewerben, kann auch der Prozess umfangreicher sein – sicherlich steigt aber die Qualität des Bewerbungsverfahrens – die Interviews und Aufgaben werden eine größere Herausforderung und Sie müssen sich umso mehr beweisen.

Bei Positionen, auf die sich sehr viele Kandidaten bewerben, greifen Unternehmen fast immer auf umfangreiche Prozeduren zurück, um den Bewerberkreis Schritt für Schritt zu reduzieren.

Wie lange dauert ein Bewerbungsverfahren?

Bewerbungsverfahren Ablauf Dauer Unternehmen DefinitionJe länger die Jobsuche dauert, desto größer können die Probleme für Bewerber werden. Nicht jeder befindet sich in einer festen Anstellung, während er sich auf die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz macht und wer aus der Arbeitslosigkeit heraus in ein Bewerbungsverfahren kommt, hat die finanzielle Situation im Hinterkopf. Ein wenig Geduld müssen Sie jedoch in jedem Fall mitbringen, denn von heute auf morgen werden nur in seltenen Ausnahmefällen Jobs vergeben.

Schon die Frist, die Unternehmen in der Stellenausschreibung setzen, beträgt mehrere Wochen – bis überhaupt die weiteren Phasen des Bewerbungsverfahrens beginnen können, vergeht entsprechend einige Zeit.

Abhängig davon, für welche Schritte im Bewerbungsverfahren ein Unternehmen sich entscheidet, müssen noch einmal mehrere Wochen für Gesprächsrunden und die Entscheidungsfindung einkalkuliert werden. Im Normalfall sollte die Dauer eines Bewerbungsverfahrens daher nicht unter zwei Monaten angesetzt werden – tendenziell eher länger.

Eine kürzere Dauer ist aber durchaus möglich, insbesondere wenn ein Unternehmen eine freie Stelle schnellstmöglich besetzen möchte.

Bewerbungsverfahren Ablauf: Diese Stationen müssen Sie überstehen

Ein Bewerbungsverfahren ist kein Sprint, sondern eher ein Hürdenlauf, bei dem Sie verschiedene Stationen überwinden müssen, um bis ans Ziel zu kommen. In der folgenden Auflistung haben wir den typischen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens in die einzelnen Phasen aufgeteilt:

  • Erstauswahl der Bewerbungsunterlagen

    Das Bewerbungsverfahren beginnt damit, dass Sie Ihr Anschreiben, Ihren Lebenslauf und weitere Dokumente beim Arbeitgeber einreichen. Dies kann klassisch über die Post erfolgen, viele Unternehmen setzen mittlerweile jedoch auf Online-Bewerbungen. In diesem ersten Schritt wird bereits ein Großteil der Bewerber aussortiert und bekommt eine Absage.

    Um eine Chance zu haben, müssen Ihre Qualifikationen mit den Anforderungen und Erwartungen übereinstimmen und Sie müssen in Ihrer Bewerbung deutlich machen, welchen Nutzen Sie dem Unternehmen bringen können. Hier können sich bereits erste Favoriten von Personaler herauskristallisieren, die nach der ersten Analyse am besten zur Position und dem Unternehmen passen.

    Weit mehr als die Hälfte der Bewerber schafft es nicht durch diesen ersten Punkt im Bewerbungsverfahren, oftmals sind es sogar eher 75 Prozent oder sogar mehr, die nicht weiter für die Stelle in Betracht gezogen werden. Das klingt hart – und ist es auch – doch nur so kann bei teilweise Hunderten von Bewerbungen eine genauere Auswahl vorgenommen werden.

  • Telefoninterview

    Wenn Sie es in die nächste Runde des Bewerbungsverfahrens geschafft haben, kann ein Telefoninterview anstehen. Nicht jeder Arbeitgeber führt diese durch, doch gerade bei größeren Unternehmen haben sie sich etabliert und Sie können damit rechnen, zu einem Telefonat geladen zu werden.

    In diesem können Sie Ihren positiven Eindruck verstärken, indem Sie auf die Fragen richtig reagieren und zeigen, dass Sie sowohl mit Ihren Fähigkeiten als auch mit Ihrer Persönlichkeit ins Team passen.

    Ihre Stimme ist dabei ein ausschlaggebender Faktor, üben Sie im Vorfeld einen ruhigen, aber gleichzeitig motivierten und begeisterten Ton. Sie wollen weder gelangweilt noch allzu nervös oder aufgeregt klingen.

  • Persönliches Vorstellungsgespräch

    Im persönlichen Vorstellungsgespräch sitzen Sie dem Personaler von Angesicht zu Angesicht gegenüber. Für viele Bewerber steigt dabei noch einmal die Nervosität, doch haben Sie gleichzeitig die Chance, sich noch einmal von Ihrer besten Seite zu präsentieren. Während des Vorstellungsgesprächs können Sie sich selbst präsentieren, müssen aber auch einige Fragen beantworten, mit denen Ihr Gesprächspartner mehr über Sie, Ihre Arbeitsweise und Persönlichkeit erfahren möchte.

    Außerdem sollten Sie darauf gefasst sein, nicht nur ein Gespräch unter vier Augen zu führen, sondern einem Gremium gegenüber zu sitzen. Neben der Personalabteilung sind oftmals noch ein Vertreter des Bereichs, auf den Sie sich bewerben, ein Betriebsratsmitglied und möglicherweise der Gleichstellungsbeauftragte des Unternehmens anwesend.

    Vorbereitung ist für diesen Teil des Bewerbungsverfahrens besonders wichtig, gerade von typischen Vorstellungsgespräch Fragen sollten Sie nicht überrumpelt werden, sondern souverän und selbstbewusst antworten können.

  • Assessment Center

    Ähnlich wie das Telefoninterview gehört auch das Assessment Center nicht zwangsläufig zum Bewerbungsverfahren. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Tests und Aufgaben zur Personalauswahl, die an einem oder oftmals auch zwei Tagen hintereinander erfolgen.

    Teile des Assessment Centers sind Aufgaben, die Sie alleine oder auch in einer Gruppe lösen müssen. Zusätzlich werden während dieses Auswahlverfahrens Interviews und Gespräche geführt. Für Bewerber ist es eine anstrengende und stressige Situation, da sie die ganze Zeit unter Beobachtung stehen und im direkten Vergleich mit anderen Kandidaten auftreten.

  • Abschließende Auswahl

    Das Bewerbungsverfahren endet, wenn im Unternehmen die letztliche Entscheidung für einen Kandidaten getroffen wird. Anhand der Unterlagen und Eindrücke, die in den vorherigen Phasen gesammelt wurden, machen Personaler sich ein möglichst genaues Bild von jedem Bewerber und suchen denjenigen aus, der ihrer Meinung nach am besten geeignet ist und zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.

    Zum Teil stehen vor der Auswahl weitere Gesprächsrunden, wodurch das Bewerbungsverfahren verlängert wird. Als Kandidat erfahren Sie entweder schriftlich oder telefonisch von der Entscheidung.

Bewerbungsverfahren: Was Bewerber am meisten nervt

Bewerbungsverfahren Ablauf Dauer Fehler FrustEin Bewerbungsverfahren ist immer anstrengend, schließlich gehen Sie mit großen Hoffnungen an die Sache heran, geben sich große Mühe und verbringen Stunden oder Tage damit, Unterlagen einzureichen, Gespräche vorzubereiten und diese zu führen.

Natürlich wissen Kandidaten, dass es nicht bei jeder Bewerbung klappen kann – das verursacht verständlicherweise trotzdem Frust über die verpasste Chance, doch geht dieser auch wieder vorbei. Es gibt jedoch einige Faktoren im Bewerbungsverfahren, die fast alle Bewerber unglaublich nervig und ärgerlich finden und die schon so manchen Wutausbruch verschuldet haben:

  • Schwierige Bewerbung

    Manche Unternehmen haben verstanden, wie sie es potenziellen Mitarbeitern so leicht wie möglich machen, eine Bewerbung einzureichen. Eine übersichtliche Homepage, ein paar Klicks und schon sind die Dokumente hochgeladen und an den Arbeitgeber versendet. Leider gibt es auch das genaue Gegenteil: Bewerbungsseiten, die so kompliziert sind, dass ein eigener Studiengang nötig ist, um sie zu verstehen und die Bewerbung einzureichen. Das kostet eine Unmenge Zeit, die viel besser genutzt werden könnte.

  • Unerfüllbare Erwartungen

    In Stellenausschreibungen suchen Arbeitgeber gerne nach der sogenannten eierlegenden Wollmilchsau. Ein Kandidat, der einfach alles mitbringt. Gut ausgebildet, jung und flexibel, gerade frisch von der Universität, aber bitte mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung und einem Auslandsaufenthalt. Bewerber fühlen sich zwangsläufig nicht gut genug und haben das Gefühl, auf dem Arbeitsmarkt keine Chance zu haben, wenn sie solch unrealistischen Erwartungen entsprechen müssen.

  • Stressfragen

    Im Vorstellungsgespräch werden Bewerber getestet, manche Personaler gehen dabei besonders weit und quälen ihre Gesprächspartner mit Stressfragen. Wie der Name bereits andeutet, sind diese speziell darauf ausgelegt, Kandidaten aus dem Konzept zu bringen und diesen zu verunsichern. Aus Sicht des Personalers liefert das vielleicht interessante Einblicke, Bewerber reagieren darauf meist nur mit Ärger über die provokativen oder schlichtweg unlösbaren Fragen.

  • Überqualifizierung

    Es tut uns sehr leid, aber leider sind Sie für die ausgeschriebene Stelle überqualifiziert. Absagen dieser Art werden häufig verschickt und obwohl sie die Qualifikationen betonen, sind sie kein Trost. Einen Job nicht bekommen, weil Sie zu gut sind? Diese Schlussfolgerung erschließt sich meist nicht. Überqualifiziert können Sie jedoch durchaus sein, weshalb Unternehmen befürchten, dass die Aufgaben Ihnen zu langweilig sind und Sie sich deshalb schnell neu orientieren.

  • Fehlende Rückmeldungen

    Die für Bewerber mit Abstand nervigste Unart, die sich leider bei vielen Unternehmen findet, ist das völlige Ausbleiben einer Rückmeldung. Bewerbungsunterlagen wurden eingereicht, es gab vielleicht sogar noch eine Eingangsbestätigung und dann hören Sie überhaupt nichts mehr. Zwei Wochen vergehen, vier Wochen ziehen ins Land und von einer Aussage zum Stand der Bewerbung oder selbst einer Absage fehlt jede Spur. Arbeitgeber, die sich nicht melden, sind ungemein nervig für Bewerber, die nicht wissen, woran sie sind.

[Bildnachweis: stockfour by Shutterstock.com]

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16. August 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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