Bewerbungsverfahren: Ablauf, Dauer, Tipps für Bewerber

Was ist ein Bewerbungsverfahren?

Als Bewerbungsverfahren wird der gesamte Auswahlprozess zur Besetzung einer Position im Unternehmen bezeichnet. Dieser beginnt üblicherweise mit dem Schalten einer Stellenanzeige und der Einsendung der Bewerbungsunterlagen. Das Verfahren endet schließlich mit der Entscheidung und Einstellung eines Kandidaten.

Zur Vorbereitung des Bewerbungsverfahrens analysieren Arbeitgeber die zu besetzende Stelle und erstellen ein genaues Anforderungsprofil mit allen wichtigen Muss- und Kann-Qualifikationen der Bewerber. Daraus abgeleitet, wird eine Stellenanzeige formuliert und – intern, extern oder beides – geschaltet. Darin werden die Voraussetzungen und Erwartungen, Aufgaben und Verantwortungsbereiche für Mitarbeiter in spe bekannt gegeben.

Bewerbungsverfahren Umfang

Bewerber wünschen sich in der Regel ein möglichst einfaches und schnelles Bewerbungsverfahren. Wer möchte schon gerne mehrmals auf die Probe gestellt werden? Wie umfangreich das Bewerbungsverfahren ist, hängt allerdings von der zu besetzenden Stelle ab. Bei Führungspositionen ist der Auswahlprozess in der Regel komplexer als bei einfachen Tätigkeiten. So reicht für einen Job als Aushilfe meist eine Kurzbewerbung aus Anschreiben und Lebenslauf. Wer sich dagegen als Fachkraft bewirbt, muss eher eine „vollständige“ Bewerbungsmappe einreichen – inklusive Deckblatt, Arbeitszeugnissen und Referenzen.

Ob Bewerber an einem umfangreichen Bewerbungsverfahren teilnehmen oder nur eine verkürzte Variante durchlaufen, hängt ebenso vom Unternehmen ab. Bei großen Unternehmen oder international tätigen Konzernen steht mit großer Wahrscheinlichkeit ein ausgiebiges Bewerbungsverfahren an, bei kleinen Betrieben ist der Umfang deutlich reduzierter. Und bei Positionen, auf die sich viele Kandidaten bewerben, greifen Unternehmen fast immer auf strukturierte mehrstufige Prozesse zurück, um den Bewerberkreis Schritt für Schritt zu reduzieren.

Wie lange dauert ein Bewerbungsverfahren?

Im Normalfall liegt die Dauer eines Bewerbungsverfahrens nicht unter zwei Monaten – tendenziell dauert es länger. Allein bis die Stellenausschreibung formuliert, genehmigt und budgetiert ist, kann es mehrere Wochen dauern. Die Bewerbungsfrist liegt in der Regel bei vier Wochen, danach folgt das Auswahlverfahren mit Bewerbungsgesprächen und teilweise Eignungstests oder Einstellungstests.

Bewerber müssen daher bei der Jobsuche viel Geduld mitbringen. Immerhin: Eine kürzere Dauer ist möglich, wenn Unternehmen eine freie Stelle schnellstmöglich besetzen möchten oder müssen (siehe auch: Speed-Recruiting).

Bewerbungsverfahren Ablauf

Ein Bewerbungsverfahren ist kein Sprint, sondern ein Hürdenlauf, bei dem Sie verschiedene Stationen überwinden müssen, um ans Ziel zu kommen – den Traumjob. Im Folgenden finden Sie einen typischen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens mit einzelnen Phasen:

1. Erstauswahl der Bewerbungsunterlagen

Das Bewerbungsverfahren beginnt mit der Einsendung von Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und weiteren Dokumenten beim Arbeitgeber. Dies kann schriftlich per Post erfolgen oder digital als eMail-Bewerbung oder Online-Bewerbung. In diesem ersten Schritt wird bereits mehr als die Hälfte der Bewerber wegen fehlerhafter oder unvollständiger Unterlagen aussortiert und bekommt eine Absage. Oft sind es bis zu 75 Prozent.

Wer diese Stufe im Bewerbungsverfahren überstehen will, muss unbedingt sorgfältig erstellte und individuell formulierte Unterlagen einsenden. Massenbewerbungen haben keine Chance. Ebenso wenig Bewerbungen, die geforderte Angaben (z.B. Gehaltsvorstellungen, Eintrittstermin) oder Bewerbungswege ignorieren.

2. Telefoninterview oder Videointerview

Wer die Erstauswahl überstanden und es in die nächste Runde des Bewerbungsverfahrens geschafft hat, bekommt oft eine Einladung zum Telefoninterview oder Videointerview. Auch hierbei handelt es sich noch um eine Vorstufe, die den Bewerberkreis weiter reduzieren soll – jedoch zu geringeren Kosten für beide Parteien und bei weniger Zeitaufwand.

So ein Telefonat oder Videoanruf dauert selten länger als 20-30 Minuten. Bewerber punkten hierbei mit ihrer Persönlichkeit und hoher Motivation für die Stelle. Manchmal werden dabei auch Stationen aus dem Werdegang abgefragt und vorhandene Fähigkeiten verifiziert. Wichtig ist, dass Sie das Interview ungestört, voll konzentriert und gut vorbereitet führen.

3. Persönliches Vorstellungsgespräch

Nach dem Telefoninterview (manchmal wird es auch übersprungen) folgt das persönliche Vorstellungsgespräch beim Arbeitgeber vor Ort. Hier sitzen die Kandidaten einem oder mehreren Personalentscheidern (Recruiter, Betriebsrat, zukünftiger Chef und Kollegen) gegenüber. Das Gespräch dauert in der Regel 45-60 Minuten und gliedert sich in 5 typische Gesprächsphasen:

Die gute Nachricht: Auf häufige Fragen im Vorstellungsgespräch, eigene Rückfragen und die Selbstpräsentation können sich Bewerber zuhause gut vorbereiten. Das Wichtigste: Bleiben Sie stets authentisch und nutzen Sie die Gelegenheit, auch den Arbeitgeber besser kennenzulernen!

4. Assessment Center

Ähnlich wie das Telefoninterview gehört das Assessment Center nicht zwingend zum Bewerbungsverfahren. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Tests, Übungen und Aufgaben zur Personalauswahl, die oft an 1-3 Tagen hintereinander erfolgen. Dabei müssen Kandidaten Fallstudien lösen, Fact-Finding-Übungen absolvieren, in Gruppendiskussionen bestehen und Einzelassessments mit den Prüfern durchführen. Meist unter Zeitdruck und ständiger Beobachtung.

5. Abschließende Auswahl

Das Bewerbungsverfahren endet mit der Entscheidung für einen Kandidaten. Bei der Auswahl spielen die Unterlagen und gesammelten Eindrücke aus den vorherigen Phasen eine unterschiedliche Rolle. Meist zählt der Gesamteindruck und das Gefühl, dass zwischen beiden „die Chemie stimmt“. Auch wenn viele Personaler das nicht zugeben: Das Bewerbungsverfahren ist oft subjektiver als behauptet. Es ist eine Art Wette, bei der sich die Finalisten im Anschluss und in der Probezeit erst wirklich bewähren müssen – on the job.

Sobald der beste Bewerber den neuen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, erhalten alle anderen, die bis hierhin weitergekommen sind, aber trotzdem nicht eingestellt werden, schriftlich oder telefonisch eine Bewerbungsabsage. Das Bewerbungsverfahren ist damit beendet, die Stelle besetzt.

Bewerbungsverfahren: Was Bewerber am meisten nervt

Bewerbungsverfahren sind immer anstrengend, langwierig und nervenaufreibend. Damit einher gehen auf beiden Seiten Hoffnungen und Erwartungen – und manchmal auch reichlich Frustration. Natürlich weiß jeder Bewerber, dass die Jobchancen mit jedem weiteren Kandidaten sinken. Ein faires und transparentes Verfahren wünschen sich aber alle. Zu Recht.

Leider sind optimale Bewerbungsverfahren selten. Immer wieder erleben Jobsuchende Prozesse und verschiedene Verfahren, die nervig und ärgerlich sind. Wir haben dazu unsere Leser befragt. Das ärgert sie am meisten:

1. Keine Antwort

   Das Schlimmste, was Arbeitgeber Bewerbern antun können, ist das sogenannte Ghosting. Keine Empfangsbestätigung, keine Antwort, keine Absage, keine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Nichts. Rund 24 Prozent reagieren darauf empört. Respektlos ist es sowieso.

2. Komplizierte Verfahren

   Manche Unternehmen machen es Bewerbern so leicht wie möglich: Ein paar Klicks oder eine eMail – schon sind die Kandidaten im Rennen. Und dann gibt es die anderen: kryptische Stellenanzeigen, fehlende Ansprechpartner, komplizierte Online-Formulare, lange Ladezeiten… Das kann ein Filter für wirklich hartnäckige Bewerber sein. Meist ist es aber nur ein Indiz für eine mittelmäßige HR-Abteilung.

3. Unerfüllbare Erwartungen

   In manchen Stellenausschreibungen suchen Arbeitgeber nach der eierlegenden Wollmilchsau. Gut ausgebildet, jung, flexibel, frisch von der Universität, aber mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung und einem Auslandsaufenthalt. Bewerber fühlen sich zwangsläufig nicht gut genug, wenn sie so etwas lesen. Frauen schreckt das, laut Studien, sogar noch mehr ab als Männer. Teilweise handelt es sich dabei auch um sogenannte Pro-forma-Ausschreibungen. Nicht weniger ärgerlich.

4. Stressfragen

   Im Vorstellungsgespräch werden Bewerber gefragt und getestet. Bei sogenannten Stressfragen geht es vor allem um die Stressresistenz. Das ist nervig, aber zulässig. Manche Personaler schießen aber über das Ziel hinaus, provozieren persönlich oder stellen unzulässige Fragen. Das geht zu weit.

5. Überqualifizierung

   Überqualifizierung ist ein vergiftetes Kompliment. Sie sind zu gut für den Job, ja. Trotzdem haben Sie sich beworben, sind also im Zweifel bereit, sich ausbeuten zu lassen. Dennoch lehnt der Arbeitgeber ab. Hinter der Diagnose „überqualifiziert“ steckt meist die Angst, der Kandidat könnte sich schnell langweilen oder bald wieder kündigen. Wer den Job will, muss das Vorurteil in der Bewerbung unbedingt ansprechen und entkräften.