Fact-Finding-Übung: So bestehen Sie sie

Immer häufiger greifen Unternehmen im Auswahlprozess auf das Assessment Center zurück, um potenzielle Fachkräfte auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. Neben Aufgaben, mit denen die soziale Kompetenz getestet wird, erwartet Bewerber die sogenannte Fact-Finding-Übung. Hier wird unternehmerisches Denken anhand von Aufgaben beurteilt, die möglichst nah am späteren Arbeitsalltag sind. Was eine Fact-Finding-Übung ist, Beispiele dafür und wie Sie sich darauf vorbereiten können…

Fact-Finding-Übung: So bestehen Sie sie

Definition: Was ist eine Fact-Finding-Übung?

Fact-Finding-Übung Assessment Center exercise FallbeispielBei der Fact-Finding-Übung (englisch = fact-finding exercise) handelt es sich um eine analytisch-komplexe Aufgabe, die in Auswahlverfahren wie dem Assessment Center (AC) eingesetzt wird.

Im Laufe der letzten Jahre hat sie zunehmend die Fallstudie abgelöst, eine andere beliebte Übung. Auch anstelle der Postkorbübung kommt sie vor. Bei der Fact-Finding-Übung wird der Bewerber mit einem Unternehmensproblem konfrontiert, beispielsweise Umsatzeinbrüche oder eine erhöhte Fehlerquote in einem Produktionsbereich.

Ablauf: Der Bewerber erhält eine meist unvollständige und oberflächliche Problemschilderung. Nach einer Vorbereitung in Einzelarbeit folgt nun die eigentliche Bewältigung der Fact-Finding-Übung.

Er muss den Ursachen des Problems auf den Grund gehen und eine Lösung erarbeiten. Da dies nicht durch die dürftigen Informationen vorab möglich ist, steht steht ihm ein Rollenspieler zur Verfügung, der das Unternehmens vertritt und den Part des Auskunftgebers übernimmt.

Der Kandidat muss nun die geeigneten Fragen entwickeln, um an notwendige Informationen zu gelangen. Auf deren Basis gilt es eine passende Strategie zu entwickeln, um mit den zu ergreifenden Maßnahmen die derzeitige Schieflage des Unternehmens wieder auszubügeln.

Beispiele für eine Fact-Finding-Übung sind, dass Sie als Bewerber die Rolle eines Beraters einnehmen. Der Chef eines Unternehmens beauftragt Sie damit herauszufinden, warum bestimmte Planzahlen nicht erreicht werden. Oder aber die Mitarbeiterfluktuation so hoch ist.

Sie müssen dann Chancen und Risiken für bestimmte Maßnahmen identifizieren und anschließend präsentieren können. Bei der Lösung der Fact-Finding-Übung werden folgende Aspekte bewertet:

  • Interview

    Wie war das Interview aufgebaut? Hat der Bewerber in seiner Rolle als Berater dem Unternehmensvertreter die richtigen Fragen gestellt? Konnte er so sämtliche zur Verfügung stehenden Informationen in Erfahrung bringen?

  • Analysefähigkeit

    Wie gelangt der Bewerber zu seinen Schlussfolgerungen? Wie differenziert sind sie? Hat er die Fähigkeit zum lateralen Denken oder denkt er eher in monokausalen Zusammenhängen?

  • Schnelligkeit

    Wie schnell erfasst der Bewerber die Problemstellung? Wie schnell gelangt er zu entsprechenden Fragen und Schlüssen?

  • Strategie

    Hat der Bewerber aus den gewonnenen Informationen die richtigen Schlüsse gezogen? Werden seine Vorschläge umsetzbar sein? Wie erfolgversprechend und nachhaltig sind sie?

Da bei der Fact-Finding-Übung sowohl analytische, strategische und unternehmerische Kompetenzen des Bewerbers gefragt sind, wird sie auch als analytisch-strategische Fallstudie oder als Fact-Finding-Simulation bezeichnet.

Fallstudie und Fact-Finding-Übung ist gemein, dass sie ein denkbares Problem aufgreifen, das so oder ähnlich im Unternehmen auftreten könnte. Unterschiede bei dieser Assessment-Übung bestehen zum einen darin, dass die Informationsbeschaffung, also das Fact-Finding, deutlich überwiegt.

Zum zweiten findet die Analysephase nicht in Einzelarbeit, sondern gewissermaßen zu zweit statt, da der Bewerber mithilfe des Rollenspielers im Interview die Schwachstellen herausfindet.

Welche Branchen arbeiten mit AC?

Assessment Center sind eine kostspielige Sache. Teilweise werden sie vom Unternehmen selbst organisiert, teilweise wird ein darauf spezialisiertes Unternehmen mit der Durchführung betraut. Dabei wird entweder auf bewährte Fact-Finding-Übungen zurückgegriffen oder es werden eigens für den Auswahltag nach Vorgaben des Auftraggebers welche konzipiert.

Da so ein AC teuer ist, sind es vornehmlich größere Unternehmen und Konzerne, die so ihre Fachkräfte rekrutieren, also Banken, Unternehmensberatungen und Versicherungen. Seit zehn Jahren lässt sich ein kontinuierlicher Anstieg beobachten.

Immerhin 27 von 30 DAX-Unternehmen in Deutschland wählen diese Methode, beispielsweise Lufthansa oder Daimler. Mittlerweile greifen auch Anwaltskanzleien, Behörden und Ministerien auf das Assessment Center zurück.

Ein Vorstellungsgespräch dauert üblicherweise nicht länger als eine Stunde – ein Assessment Center kann sich schon mal über drei Tage hinziehen. Der Vorteil für Arbeitgeber: Hier können sie dem Bewerber viel eher auf den Zahn fühlen.

In einer Dreiviertelstunde oder gar 60 Minuten im Vorstellungsgespräch lässt sich vielleicht noch der schöne Schein von der Teamfähigkeit aufrecht erhalten – im AC geht es darum, die tatsächlich zu beweisen.

Häufig werden AC für Managementpositionen veranstaltet, dann handelt es sich zumeist um ein Einzelassessment. Allerdings werden Stellen für Traineeprogramme ebenso vergeben. Wer im IT-Bereich oder Vertrieb arbeitet, sollte sich ebenfalls auf eine Fact-Finding-Übung einstellen.

Aufgrund der Kosten ist das AC bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) seltener zu finden. Allerdings finden neben dem Vorstellungsgespräch einzelne Aufgaben so wie die Fact-Finding-Übung oder Präsentationen auch dort Eingang.

Diese Dinge sollten Sie beachten

Fact-Finding-Übung Assessment Center exercise FallbeispielPersonelle Fehlentscheidungen kommen Unternehmen teuer zu stehen, weshalb verstärkt auf Assessment Center zurückgegriffen wird. Die Fact-Finding-Übung stellt eine Möglichkeit dar, wie sowohl analytisches Vorgehen und Problemlösungskompetenz, als auch die Sozialkompetenz des Bewerbers unter die Lupe genommen werden können.

Um entsprechend gut abzuschneiden, sollten Sie bestimmte Dinge in der Fact-Finding-Übung gewährleisten:

  • Sorgen Sie dafür, dass Sie die komplexe Ausgangslage richtig verstanden haben.
  • Stellen Sie genügend und vor allem vielseitige Fragen.
  • Gehen Sie dabei systematisch mit den W-Fragen vor, also: Wer, was, wie, wann, wodurch?
  • Achten Sie auch auf Details, indem Sie bei unpräzisen Antworten nachfragen.
  • Bringen Sie die gewonnenen Informationen in die richtige Reihenfolge, indem Sie sie gewichten.
  • Ziehen Sie entsprechende Schlussfolgenerungen aus Ihren Erkenntnissen und leiten Sie daraus ein Konzept ab.
  • Formulieren Sie eine Strategie nebst Handlungsempfehlung.

Was erwartet Sie im AC?

Die Fact-Finding-Übung ist für Unternehmen recht vorbereitungsintensiv, denn es muss zunächst ein standardisierter Informationskatalog erarbeitet werden, der der Beantwortung der Fragen dient. Daneben braucht es einen Beobachtungsbogen, anhand dessen die Vorgehensweise des Bewerbers und die von ihm erfragten Bereiche kontrolliert werden können.

Dennoch zahlt sich der Einsatz aus, denn mithilfe der Fact-Finding-Übung lassen sich viel eher Beobachtungen darüber machen, welche Fragetechnik ein Kandidat entwickelt, ob er systematisch vorgeht, wie flexibel und wie aufmerksam er im Interview mit seinem Gesprächspartner ist.

Aber diese Aufgabe ist für Bewerber meist nur einer von mehreren Bestandteilen. Ebenfalls denkbar:

  • Fallstudien

    Diese können sowohl in Einzelarbeit als auch in Gruppen vorgelegt werden. Bei kurzen Fallstudien müssen meist mehrere Aufgaben hintereinander gelöst werden, bei langen Fallstudien wird für gewöhnlich viel Informationsmaterial mitgegeben, das der Lösung der Aufgabe dienen soll. Ziel ist hierbei, vor allem das Fachwissen des Bewerbers zu ermitteln. Die Fallstudie ist zeitlich oft zu kurz bemessen, um zu sehen, wie der Bewerber mit Druck umgehen kann. Je nach Art kann sie inhaltlich nah am Unternehmen ausgerichtet sein, denkbar sind aber ebenso Schätzfragen und Brainteaser.

  • Gruppendiskussionen

    Kommen bei AC für Managementpositionen kaum vor. Bei Gruppendiskussionen wird gerne ein diskutierwürdiges Thema genommen. Das Fiese daran: Als Teilnehmer einer solchen Runde vertreten Sie seltenst Ihre eigene Überzeugung. Dennoch müssen Sie die Position, die man Ihnen zugewiesen hat, überzeugend darlegen können. Hier werden Ihre Sozialkompetenz und Ihr Diskussionsverhalten beobachtet: Können Sie auf andere Teilnehmer eingehen? Oder versuchen Sie dominant Ihre Meinung durchzudrücken?

  • Persönlichkeitstests

    Im AC kommen auch psychologische Instrumente zum Einsatz, so beispielsweise der Persönlichkeitstest. Der lässt sich im Gegensatz zu anderen Übungen nicht trainieren, denn hier geht es um Ihre Persönlichkeit. Daher gibt es keine richtigen oder falschen Antworten, vielmehr sollten Sie so antworten, wie es Ihrer Überzeugung am nächsten kommt. Ein Persönlichkeitstest orientiert sich am Stellenprofil. Das ermöglicht dem Personaler zu vergleichen, welcher Kandidat am ehesten den Vorstellungen des Unternehmens entspricht. Diese Tests stehen für ein gewisses Maß an Objektivität, da für diese Fragen wenig auswendig gelerntes Wissen abgespult werden kann. Der wichtigste Tipp für Bewerber: Seien Sie möglichst entspannt und Sie selbst.

  • Postkorbübungen

    Diese Übung kommt immer seltener vor. Der Bewerber bekommt hier verschiedene Nachrichten, Dokumente und Termine vorgelegt und muss unter Zeitdruck die Unterlagen nach Wichtigkeit sortieren. Durch Telefonate oder Zwischenrufe wird der Stresspegel des Kandidaten erhöht. Ziel ist es festzustellen, wie gut der Bewerber unter schwierigen Bedingungen arbeiten kann. Daneben geht es darum, Aufgaben möglichst schnell zu priorisieren und gegebenenfalls zu delegieren.

  • Rollenspiele

    Hier wird gerne auf eine Dilemmasituation zurückgegriffen, die es zu entschärfen gilt: Der Bewerber muss etwa in der Rolle des Chefs ein unangenehmes Gespräch mit seinem ständig kranken Mitarbeiter führen. Oder es geht um eine Reklamation in einem Gespräch als Mitarbeiter mit einem Kunden. Ziel ist es immer authentisch, dabei gleichzeitig einfühlsam und ruhig zu bleiben. Wer beim Rollenspiel die Contenance verliert, herrisch oder aggressiv reagiert, fällt durch. Soft Skills stehen bei dieser Aufgabe ganz weit vorne.

  • Selbstpräsentation

    Wie bei einem normalen Bewerbungsgespräch ist ein Teil meist der Selbstpräsentation im Assessment Center vorbehalten. Hier geht es darum, in möglichst kurzer Zeit eine überzeugende Darstellung der eigenen Vita mit allen berufsrelevanten Fakten zu liefern. Üben können Sie das am besten mit einer Kurzvorstellung.

So können Sie sich vorbereiten

Wie sollten Sie die Fact-Finding-Übung angehen? Inhaltlich können Sie sich auf solche Aufgaben, Persönlichkeitstests oder Rollenspiele nur schwer vorbereiten, da die Aufgabenstellung immer verschieden sein kann. Was Sie allerdings tun können: Sie können anhand von recherchierbaren Informationen sich methodisch vorbereiten:

  • Gehen Sie die verschiedenen Arten der Aufgaben durch. Einen Überblick darüber erhalten Sie in diesem Artikel. Des Weiteren können (und sollten!) Sie sich auf der Unternehmensseite informieren, die häufig einen Überblick darüber liefert, welche Erwartungen an den Bewerber gestellt werden. Mit der Einladung zu einem Assessment Center – teilweise verbirgt sich das hinter so wohlklingenden Bezeichnungen wie Bewerber-Workshop, Potenzialtag, Professionals on Stage oder Meet and Greet – informieren Unternehmen oft über den genaueren Ablauf.
  • Hinweise in Bewerberforen lassen sich recherchieren, indem Sie den Unternehmensnamen in Kombination mit den Begriffen „Assessment Center“ und „Forum“ in die Suchmaschine eingeben. Eine andere Möglichkeit sind Erfahrungsberichte wie beispielsweise auf der Seite squeaker.net.
  • Informieren Sie sich über das Unternehmen. Wählen Sie dafür nicht nur die Unternehmensseite als Quelle, sondern beispielsweise Unternehmens- und Handelsregister. Halten Sie die Augen offen, was Nachrichten in der Tagespresse über Politik und Wirtschaft anbelangt. Die wichtigsten Projekte, Zahlen und Daten und wofür das Unternehmen steht, sollten Bewerber wissen.
[Bildnachweis: Africa Studio by Shutterstock.com]

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29. August 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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