Anforderungsprofil: Vorlage & Inhalt richtig erstellen

Definition: Was ist ein Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist ein wichtiges Werkzeug in der Mitarbeitersuche und Personalauswahl. Dabei handelt sich meist um eine tabellarische Darstellung aller gesuchten Qualifikationen, Kompetenzen, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften des neuen Wunschmitarbeiters.

Ziel des Anforderungsprofils ist, die Personalentwicklung des Unternehmens systematisch zu verbessern und eine freie Stelle bestmöglich zu besetzen. Das Anforderungsprofil ist damit eine zentrale Grundlage der späteren Stellenausschreibung und Stellenanzeige.

Anforderungsprofil Inhalt: Was gehört in das Profil?

Um ein vollständiges Anforderungsprofil erstellen zu können, sollten Sie einzelne Bereiche definieren und das Profil entsprechend strukturieren. Wir empfehlen aus Erfahrung folgende Rubriken für den Anforderungsprofil Inhalt:

1. Formale Anforderungen

   Im ersten Abschnitt listen Sie die unbedingt erforderlichen formalen Anforderungen auf. Typische Beispiele hierfür sind eine abgeschlossene Ausbildung, erforderliche Berufserfahrung sowie weitere Qualifikationen oder Weiterbildungen, die ein Bewerber für die Position mitbringen muss.

2. Fachliche Kompetenzen

   Spezifischer wird es bei den relevanten Fachkompetenzen. Beispiele hierfür können MS Office, spezielle Programme, IT-Kenntnisse, Fremdsprachen oder fachliche Kompetenzen wie Marketing, SEO oder Einkauf sein.

3. Methodenkompetenzen

   Der Abschnitt Methodenkompetenz fasst wiederum Fähigkeiten zusammen, die für die Arbeitsweise wichtig sind und bei der Beschaffung, Analyse, Interpretation und Präsentation von Informationen nötig sind. Beispiele sind: strategisches und analytisches Denken, Prioritäten setzen oder Kommunikations- bzw. Präsentationsstärke.

4. Soft Skills

   Sie werden immer wichtiger – die Soft Skills (auch: soziale Kompetenzen). Dazu zählen zum Beispiel: Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen, emotionale Intelligenz, Teamfähigkeit sowie Führungskompetenz.

5. Persönliche Eigenschaften

   Oft enthält ein Anforderungsprofil noch wünschenswerte individuelle Eigenschaften und persönliche Kompetenzen, wie zum Beispiel eine hohe Motivation, Eigeninitiative oder Leidenschaft für den Job… Die Grenzen zwischen dieser Kategorie und den Soft Skills sind allerdings nicht immer eindeutig, weshalb Sie beide auch zusammenfassen können.

Anforderungsprofil Fehler: Diese bitte vermeiden!

Umgekehrt werden in Anforderungsprofilen gerne auch mal Fehler gemacht, die Sie beim Erstellen möglichst vermeiden sollten:

❌ Standardtexte nutzen
Kopieren Sie Anforderungen nicht einfach aus anderen Stellen, sondern überlegen Sie sich jedes Mal: Was sind die spezifischen Anforderungen?

❌ Zu hohe Anforderungen
Zu viele und vor allem zu hohe Anforderungen schrecken nicht nur Bewerber ab – sie sind meist auch ein Indiz für eine ungenaue Stellenbeschreibung.

❌ Diskriminierende Formulierungen
Achten Sie darauf, die Anforderungen neutral zu formulieren. Also zum Beispiel nicht „junge Talente“, sondern „motivierte Nachwuchskräfte“. Landen solche Formulierungen in einer Stellenanzeige, machen Sie sich laut AGG rechtlich angreifbar und es droht eine Diskriminierungsklage.

Anforderungsprofil Vorlage und Beispiel

Ein möglichst genaues Anforderungsprofil kann die Personalsuche und -auswahl eines Arbeitgebers erheblich verbessern. Nur wenn das Profil detailliert genug ist und alle erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften enthält, die für den Job relevant sind, können die neuen Mitarbeiter die Aufgaben und Herausforderungen bestmöglich lösen.

Das folgende Anforderungsprofil Beispiel kann Ihnen bereits als erste Vorlage dienen: Die Suchprofile sind meist tabellarisch oder in Form einer Matrix aufgebaut und geben den gesuchten Anforderungen zusätzlich eine Bedeutung. Hier im Beispiel: 1 = geringe Bedeutung, 5 = hohe Bedeutung.

Anforderungsprofil erstellen: Kostenlose Vorlage

Das obige Beispiel für ein Anforderungsprofil können Sie sich hier kostenlos als Vorlage und Muster herunterladen – in Word oder als PDF:

Anforderungsprofil Vorlage (PDF)

Anforderungsprofil Vorlage (Word)

Vorteile: Warum sind Anforderungsprofile wichtig?

Anforderungsprofile definieren klare Erwartungen und eine präzise Beschreibung eines Wunschkandidaten. Damit geben Sie dem HR-Management ein genaues Ziel für die Bewerberauswahl vor. Das erleichtert den Auswahlprozess nicht nur, sondern macht ihn auch langfristig erfolgreicher.

Weitere Vorteile der Anforderungsprofile sind:

• Passende Bewerbungen

  Weil Anforderungsprofile die Stellenausschreibungen genauer machen, verbessern sich die eingehenden Bewerbungen. Die Kandidaten wissen, was erwartet wird und passen besseer zum Team und zur Stelle.

• Objektive Kandidatenauswahl

  Das Anforderungsprofil gibt objektive Kriterien vor, mit denen Bewerber bewertet und verglichen werden können. Das beschleunigt die Auswahl: In der ersten Phase können so mehr Bewerbungsunterlagen gesichtet und aussortiert werden. Die Kandidatenauswahl wird insgesamt fokussierter.

Überdies haben Anforderungsprofile Vorteile für Bewerber und zukünftige Mitarbeiter: Sie geben indirekt Einblick in die Anforderungen der Stelle und liefern damit einen guten Abgleich, ob das eigene Profil zur Position passt. Im positiven Fall kann die Bewerbung gezielter formuliert und überzeugender an das Profil angepasst werden.

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Tipps: Anforderungsprofile erstellen und richtig nutzen

Wenn Sie ein Anforderungsprofil erstellen wollen, finden Sie hier noch ein paar bewährte Tipps, die diese noch einmal verbessern können:

Angrenzende Aufgaben beachten

Viele Personaler konzentrieren sich bei Erstellen des Anforderungsprofils auf die Hauptaufgaben des Jobs. Diese sind natürlich wichtig, doch gibt es darüberhinaus oft noch weitere, angrenzende Aufgaben, Verantwortungen und Herausforderungen. Beziehen Sie diese bei den gesuchten Kompetenzen und Qualifikationen unbedingt mit ein!

Arbeitsbedingungen berücksichtigen

Prüfen Sie vorab die Arbeitsbedingungen und Abläufe: Wird viel mit anderen Kollegen zusammengearbeitet? Gibt es häufige Meetings? Braucht es rhetorisches Geschick und freundliches Auftreten gegenüber Kunden? Diese Rahmenbedingungen sollten sich in der Auswahl der Soft Skills und persönlichen Kompetenzen spiegeln.

Kompetenzen gewichten

Sie sehen bereits in der obigen Anforderungsprofil Vorlage, dass die jeweiligen Anforderungen im Beispiel auf einer Skala von 1-5 gewichtet wurden. So können Sie beispielsweise Fähigkeiten in Muss- und Kann-Qualifikationen einteilen bzw. unterscheiden. Fehlen dann wichtige Muss-Qualifikationen bei Kandidaten, sind sie sofort raus.

Abteilungen einbeziehen

Häufig wird das Anforderungsprofil für eine frei gewordene oder neu geschaffene Stelle in der HR- und Personalabteilung erstellt. Dies sollte jedoch stets zusammen mit allen von dem Job betroffenen Mitarbeitern und Abteilungen geschehen – also auch Vorgesetzte, Teamleiter oder spätere Kollegen. Die wissen oft noch genauer, welche Kompetenzen im Berufsalltag erforderlich sind und gebraucht werden.

Anforderungsprofile aktualisieren

Natürlich reicht es nicht aus, ein Anforderungsprofil für eine Stelle zu erstellen und dann immer wieder als Vorlage zu nutzen, wenn die Stelle frei wird. Regelmäßige Aktualisierungen sind unerlässlich! Nur so kann frühzeitig auf Veränderungen bei den Aufgaben reagiert werden. Erst das ermöglicht eine erfolgreiche Personalentwicklung – auch durch gezielte Fortbildungen und Schulungen…

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