Anforderungsprofil erstellen: Vorlage und Anleitung

Definition: Was ist ein Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil ist ein wichtiges Werkzeug in der Personalsuche und -auswahl eines Unternehmens. Es handelt sich dabei um eine meist tabellarische Darstellung aller Kompetenzen, Eigenschaften, Fähigkeiten, Arbeitsweisen oder auch Talente und andere Merkmale, die bei einem neuen Mitarbeiter gesucht und von Bewerbern erwartet werden, um für die freie Stelle optimal geeignet zu sein.

Mit einem solchen Anforderungsprofil soll die Personalentwicklung des Arbeitgebers verbessert werden. Ziel ist es, eine freie Stelle bestmöglich zu besetzen, einen Kandidaten zu finden, der alle Voraussetzungen mitbringt und langfristig den Herausforderungen gewachsen ist.

Der Begriff Stellenbeschreibung wird häufig synonym zum Anforderungsprofil verwendet, es kann jedoch eine klare Differenzierung vorgenommen werden: Während ein Anforderungsprofil den potenziellen, optimalen Bewerber und Mitarbeiter charakterisiert, ordnet die Stellenbeschreibung die Position in das organisatorische Gefüge eines Betriebs ein. Sie zeigt in erster Linie Schnittstellen zu anderen Bereichen, welchen anderen Stellen die Position über- beziehungsweise untergeordnet ist und welche Verantwortungen und Befugnisse damit verbunden sind.

Ein gutes und treffendes Anforderungsprofil sollte deshalb auf der Stellenbeschreibung aufbauen und vor deren Hintergrund erstellt werden. Der Erfolg eines jeden Anforderungsprofils hängt dabei von der Genauigkeit ab. Nur wenn das Profil möglichst detailliert ist und alle wichtigen Fähigkeiten und Eigenschaften enthält, die für die spätere Ausübung der Tätigkeit relevant sind, erfüllt es seinen Zweck.

Inhalt: Das gehört in jedes Anforderungsprofil

Um ein vollständiges Anforderungsprofil erstellen zu können, stellt sich die Frage: Was muss das Profil enthalten? Um ein strukturiertes und übersichtliches Anforderungsprofil zu erstellen, empfiehlt es sich, die gesuchten Kompetenzen und Eigenschaften in unterschiedliche Bereiche zu gliedern:

• Formale Anforderungen

  Gemeint sind damit eine benötigte Ausbildung, ein absolvierter Studiengang, erforderliche Berufserfahrung oder andere Qualifikationen, die der Mitarbeiter für die Position mitbringen muss.

• Fachliche Kompetenzen

  Davon abgegrenzt werden fachliche Kompetenzen. Dies kann beispielsweise der Umgang mit einer bestimmten Software sein, die zu den Grundvoraussetzungen für den Job zählt. Ebenso fallen in diesen bereiche spezielle Fachkenntnisse, Kenntnisse von Fremdsprachen und allgemein IT-Kompetenzen.

• Methodenkompetenzen

  Unter dem Begriff Methodenkompetenz werden Fähigkeiten zusammengefasst, die bei der Beschaffung, Analyse, Interpretation und Präsentation von Informationen nötig sind. Klassische Beispiele dieser Kategorie sind strategisches und analytisches Denken, Prioritäten setzen, rhetorische Fähigkeiten und Präsentationsgeschick.

• Soft Skills

  Heutzutage besonders wichtig sind Soft Skills, auch soziale Kompetenzen genannt. Die Liste möglicher Soft Skills ist lang: Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen, emotionale Intelligenz, Teamfähigkeit und auch Führungskompetenzen, wie Entscheidungsfähigkeit, Konfliktfähigkeit oder Verhandlungsgeschick – um nur einige Beispiele zu nennen.

• Persönliche Eigenschaften

  Unterschieden werden häufig noch einmal individuelle Eigenschaften oder persönliche Kompetenzen. Dabei kann es sich beispielsweise um die Motivation eines Mitarbeiters handeln, aber auch um die Lern- und Wachstumsbereitschaft, die Flexibilität oder die Eigenständigkeit im Arbeitsalltag. Die Grenzen zwischen dieser Kategorie und den Soft Skills sind nicht immer eindeutig, weshalb beide auch zusammengefasst werden können.

Wie dies aussehen kann, sehen Sie in der folgenden Vorlage, die Sie sich als PDF oder als Word-Datei kostenlos herunterladen können.

Tipps: Anforderungsprofile richtig nutzen

Abschließend haben wir noch ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen können, ein Anforderungsprofil optimal zu erstellen und zu nutzen:

• Beziehen Sie alle Aufgaben in die Erstellung ein

  Ein Fehler, der leider immer wieder gemacht wird: Bei der Erstellung des Anforderungsprofils wird sich ausschließlich auf die Hauptaufgabe konzentriert. Diese ist natürlich wichtig und sollte in den erwarteten Kompetenzen reflektiert werden, doch gibt es darüberhinaus weitere Aufgaben, Verantwortungen oder Teilbereiche, für die der neue Mitarbeiter gewappnet sein sollte.

• Denken Sie an die Arbeitsbedigungen

  Die Arbeitsbedingungen sind ein wichtiger Faktor, der in die Erstellung eines Anforderungsprofils einfließen sollte. Anhand der Rahmenbedingungen lässt sich ableiten, welche sozialen Kompetenzen, also Soft Skills, und persönlichen Eigenschaften besonders wichtig sind und benötigt werden. Wird eng mit den Kollegen zusammengearbeitet, braucht es Teamfähigkeit. Steht Kundenkontakt im Vordergrund, braucht es freundliches Auftreten und rhetorisches Geschick. Bei einem harten und anstrengenden Job ist Belastbarkeit eine Notwendigkeit.

• Gewichten Sie die unterschiedlichen Kompetenzen

  Für eine bestmögliche Auswahl anhand des Anforderungsprofils sollten die Kompetenzen gewichtet werden. Unterteilt werden die Fähigkeiten in Muss- und Kann-Qualifikationen. Wie der Begriff bereits verrät, sind Muss-Qualifikationen absolutes Pflichtprogramm während Kann-Qualifikationen ein guter Zusatz, aber nicht unbedingt notwendig sind. Erweitern können Sie durch sogenannte Wunsch-Qualifikationen, über die ein Wunschkandidat darüberhinaus verfügen sollte.

• Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen

  Üblicherweise wird das Anforderungsprofil für eine frei gewordene oder neu geschaffene Stelle in der HR- und Personalabteilung erstellt. Hier wird aus der Stellenbeschreibung abgeleitet, worauf bei einem Mitarbeiter geachtet wird. Dies sollte jedoch in Zusammenarbeit mit der Abteilung erfolgen, in der die Position besetzt wird. Der Vorgesetzte oder Teamleiter hat ein besseres Verständnis davon, was er von einem neuen Angestellten erwartet und welche Kompetenzen für den Berufsalltag benötigt werden.

• Aktualisieren Sie das Anforderungsprofil

  Es reicht nicht aus, ein Anforderungsprofil für eine Stelle einmal zu erstellen und nie wieder daran zu denken. Regelmäßige Aktualisierungen sind unerlässlich. Nur so kann auf Veränderungen in den Aufgaben oder den Bedingungen reagiert werden. Das ermöglicht eine erfolgreiche Personalentwicklung, beispielsweise durch Fortbildungen und Schulungen.