Beurteilungsgespräch führen: Tipps für das Feedback

Viele Mitarbeiter macht bereits der Gedanke daran nervös: das Beurteilungsgespräch steht mal wieder an… Dabei ist es für das berufliche Vorankommen enorm wichtig von seinem Arbeitgeber und Chef in regelmäßigen Feedback und Rückmeldungen zu den bisherigen Leistungen und dem eigenen Verhalten zu bekommen. Letztlich können beide Seiten von einem Beurteilungsgespräch nur profitieren – vorausgesetzt, es wird konstruktiv geführt und von beiden gut vorbereitet. Nur dann kommt das Feedback an, wie es gemeint war, wird angenommen und entsprechend umgesetzt. Hier erfahren Sie, wie ein gutes Beurteilungsgespräch geführt werden sollte…

Beurteilungsgespräch führen: Tipps für das Feedback

Checkliste: Warum Beurteilungsgespräche so wichtig sind

Wenn der Chef per Mail oder Vorzimmer mal wieder ein Beurteilungsgespräch ansetzt, reagieren die meisten Mitarbeiter zunächst alert: Was hab ich jetzt wieder verbockt? Droht mir eine Abmahnung? Was könnte er von mir wollen? Den meisten kommen erst einmal viele negative Gedanken in den Sinn.

Die meisten dieser Sorgen sind allerdings oft völlig unbegründet. Feedback wird nicht nur gegeben, wenn etwas schief gelaufen ist. Vielmehr sollten Beurteilungsgespräche eine feste Instanz in Unternehmen sein, da sie viele Vorteile bieten und zur Verbesserung der Leistungen und des Miteinanders beitragen können.

Hier mal ein Beispiel für ein Beurteilungsgespräch, wie dieses typischerweise und in drei Phasen abläuft. Sie können diesen Ablauf natürlich ebenso als Checkliste betrachten, auf welche Punkte Sie sich vorbereiten sollten und können:

Beurteilungsgespraech-Checkliste-Beispiel-Ablauf

Werden Mitarbeiter dennoch von der Nachricht und Gesprächseinladung überrascht oder vielleicht sogar verunsichert, spricht Einiges dafür, dass eine positive Feedback-Kultur beim Arbeitgeber noch nicht etabliert ist. Die ist aber ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung, auf das nicht verzichtet werden sollte.

Gute Gründe, um regelmäßige Beurteilungsgespräche zu führen:

  • Die Fähigkeiten der Mitarbeiter können entwickelt werden.
  • Fehler werden langfristig vermieden.
  • Ungenutztes Potenzial wird aufgedeckt.
  • Die Entwicklung des Mitarbeiters lässt sich besser nachvollziehen.

Damit die genannten Punkte allerdings tatsächlich eintreten, bedarf es einer korrekten Durchführung des Beurteilungsgesprächs – und an dieser Stelle bedarf es bei vielen Unternehmen und Vorgesetzten noch einiger Hilfestellung.

Feedback geben: Frei von Ängsten

Beurteilungsgespräch Tipps: Leitfaden für ein besseres Mitarbeitergespräch

  1. Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung

    Bereits im Vorfeld sollte die Organisation des Beurteilungsgespräches klar sein. Dazu gehören neben dem genauen Termin und der Dauer des Gesprächs auch inhaltliche Aspekte. Vorgesetzte sollten sich frühzeitig auf anstehendes Feedback vorbereiten, um auch tatsächlich die wichtigsten Punkte zu kennen und zu wissen, welche Aspekte sie ansprechen wollen.

    Es kann auch hilfreich sein, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er sich auf eine kurze Selbsteinschätzung vorbereiten soll. So wird sichergestellt, dass dieser sich bereits einige Gedanken gemacht hat und gleichzeitig hat man sofort einen Ausgangspunkt, an dem man mit der Beurteilung beginnen kann.

  2. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre

    Da Mitarbeiter vor dem Beurteilungsgespräch vermutlich nervös sind, sollten Vorgesetzte für eine positive Atmosphäre sorgen. Die Stimmung kann nicht nur entscheidend dafür sein, wie angenehm das Gespräch wird, sondern beeinflusst auch, ob das Feedback angenommen wird oder auf Trotz und Gegenwehr stößt. Nicht nur der Raum, in dem das Treffen stattfindet, sondern vor allem auch das Verhalten des Chefs ist für die Atmosphäre maßgeblich.

    Ein entspannter Gesprächseinstieg mit ein wenig Smalltalk kann das Eis brechen. Auch sollte möglichst der Eindruck entstehen, dass man sich auf Augenhöhe begegnet – auch wenn dies mit Blick auf die Hierarchie vielleicht nicht der Fall ist. Wer von Beginn an eingeschüchtert ist, weil er seinem Chef gegenübersitzt, wird auch während des Gesprächs kaum etwas beitragen, sondern sich sehr zurückhaltend verhalten.

  3. Entwickeln Sie einen Dialog

    Ja, es heißt Beurteilungsgespräch und genau als solches sollte es auch geführt werden. Natürlich hat der Chef dabei in der Regel einen größeren Anteil an der Gesprächsführung, doch sollte es sich dabei trotzdem um einen Dialog handeln. Sollte der Mitarbeiter nicht von sich aus das Wort ergreifen, sollte er immer wieder dazu ermutigt werden, seine Sicht der Dinge zu schildern und seine Meinung zu äußern.

    Auf diese Weise erhält man zusätzliche Einblicke und Informationen und es entsteht nicht der Eindruck, der Mitarbeiter würde nur mit Kritik überschüttet werden.

  4. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand

    Ein wichtiges Ziel des Beurteilungsgespräch ist es, die aktuelle Situation festzuhalten und diese mit dem Mitarbeiter zu besprechen. Dazu gehören all die positiven Dinge, die unbedingt erwähnt werden sollten. Sprechen Sie Erfolge ganz bewusst an, beispielsweise Projekte, die der Mitarbeiter betreut hat oder auch Entwicklungen, die er seit dem letzten Gespräch gemacht hat. Auf der anderen Seite muss in einem solchen Gespräch natürlich auch Platz für Kritik sein.

    Diese sollte jedoch unbedingt konstruktiv ausfallen. Dem Mitarbeiter nur Fehler unter die Nase zu reiben, wird keine positiven Auswirkungen haben. Nach Abschluss des Gesprächs sollte der Mitarbeiter genau wissen, wo er gerade steht, was gut läuft und woran noch gearbeitet werden kann.

  5. Erstellen Sie einen Plan

    Das zweite große Ziel ist es, gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Plan zu erstellen, um das bisher ungenutzte Potenzial auszuschöpfen, Fehler zu vermeiden und Fähigkeiten zu entwickeln. Nach dem Ist-Zustand geht es also um den Soll-Zustand. Die hier festgelegten Ziele sollten jedoch überschaubar bleiben. Wird hier in kurzer Zeit zu viel verlangt, wird ein sehr großer Druck erzeugt.

    Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass der Mitarbeiter mit diesem Vorhaben nicht alleine gelassen wird. Es sollten immer auch Ansprechpartner ausgemacht werden, die bei der Zielerreichung unterstützend zur Seite stehen.

[Bildnachweis: Dragon Images by Shutterstock.com]
1. Juni 2016 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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