Agiles Arbeiten: Definition, Voraussetzungen, Tipps

Definition: Was ist agiles Arbeiten?

In der Zeit seit dem Jahrtausendwechsel hat sich die Arbeitswelt auf eine Weise verändert, wie es bis dahin nicht vorstellbar war. Riesige technische Entwicklungen, immer schnellere Innovationen in allen Bereichen und insgesamt eine Geschwindigkeit, auf die Unternehmen schlichtweg nicht vorbereitet waren. Die starren Strukturen, sowie die langsamen und bürokratischen Prozesse, die sich gerade in größeren Betrieben und Konzernen etabliert hatten, haben Schwierigkeiten, dieses Tempo mitzugehen.

Aus diesem Anlass heraus entsteht agiles Arbeiten. Es beschreibt die Arbeitsweise, die Unternehmen und auch Teams dazu befähigt, sich schnellen Veränderungen anzupassen, kurzfristig zu reagieren und somit erfolgreich zu arbeiten. Entwickelt wurden erste Ansätze des agilen Arbeiten bereits Anfang der 2000er Jahre in der Softwareentwicklung, doch hat sich der Trend längst auf alle Branchen und Betriebe ausgeweitet.

Im Kern bedeutet agiles Arbeiten größere Flexibilität, schnellere Handlungsfähigkeit und die Bereitschaft, innovativ zu denken und zu arbeiten, statt an veralteten Prozessen festzuhalten. Dazu müssen bürokratische Hürden abgebaut werden, um Platz für mehr Dynamik zu schaffen.

Agiles Arbeiten ist dabei sowohl reaktiv, um auf auftretende Veränderungen schnell und bestmöglich reagieren zu können, als auch proaktiv, indem mögliche Szenarien analysiert und vorausschauend gehandelt werden kann.

Richtig umgesetzt bringt agiles Arbeiten somit mehrere Vorteile:

• Bessere Ergebnisse

  Durch agiles Arbeiten steigt die Qualität der Ergebnisse, da sich zu jedem Zeitpunkt optimal an die Bedingungen und Erwartungen angepasst werden kann. Durch die dynamische Organisation kann angemessen auf jede Situation reagiert werden. Wo langsame und träge Strukturen auf der Stelle treten, kann agiles Arbeiten mit besseren Ergebnissen punkten.

• Geringere Anfälligkeit

  Entwicklungen auf dem Markt und innerhalb einer Branche lassen sich nicht immer langfristig abschätzen. Unternehmen müssen langfristig denken und das Risiken minimieren. Agiles Arbeiten und macht Betriebe weniger anfällig für große oder schnelle Veränderungen. Statt an dem Wandel zu scheitern, können agile Unternehmen weiterhin konkurrenzfähig bleiben und sogar profitieren, wenn die Konkurrenz unter den Veränderungen leidet.

• Stärkere Mitarbeiterbindung

  Agiles Arbeiten kann sehr positive Auswirkungen auf das Employer Branding sowie die Motivation und Loyalität der Mitarbeiter haben. Jeder Mitarbeiter wird stärker eingebunden, trägt einen wichtigen Teil bei und identifiziert sich mehr mit den Werten des Unternehmens.

Voraussetzungen: Das braucht es für agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten lässt sich nicht einfach anordnen und Unternehmen können nicht beschließen, von nun an flexibler zu reagieren oder schnellere Prozesse einzuführen. Damit agiles Arbeiten tatsächlich funktionieren kann, müssen vielmehr die nötigen Voraussetzungen erfüllt werden.

Das bedeutet: Unternehmen müssen die gesamte Organisation und Struktur umdenken, wenn sie wirklich agil arbeiten wollen. Die folgenden Voraussetzungen bilden dabei die Basis für agiles Arbeiten:

• Eigenverantwortliches Arbeiten

  Teams und Mitarbeiter können nur agil arbeiten, wenn ihnen die nötige Verantwortung übertragen wird. Es muss deshalb ein Rahmen geschaffen werden, in dem alle Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten und auch Entscheidungen treffen können. So werden Entscheidungen direkt im Team getroffen, statt den langen und bürokratischen Weg gehen zu müssen.

• Umfangreiche Kommunikation

  Agiles Arbeiten erfordert ein Höchstmaß an Kommunikation, damit jeder zu jedem Zeitpunkt über die für ihn relevanten Abläufe informiert ist. Dies kann durch regelmäßige Meetings erfolgen, doch sollte die Kommunikation im Idealfall dauerhaft stattfinden und nicht auf bestimmte Zeiten in der Woche begrenzt sein. Um agil arbeiten zu können, sollten alle Beteiligten stets für alle transparent ihre eigenen Fortschritte, Ideen und Informationen teilen.

• Klares Leitbild

  Bei all den Veränderungen und flexiblen Ansätzen bei agiler Arbeit braucht es eine Konstante, an der sich alle orientieren. Dies sollte ein klares Leitbild sein, eine Vision, die zur Grundlage für Entscheidungen und als Ziel der Vorhaben gesehen wird. Das Leitbild entsteht aus den Werten und Zielen, mit denen sich ein Unternehmen identifiziert. Dies sollte klar formuliert und den Mitarbeitern kommuniziert werden.

• Orientierung am Kunden

  Bei agiler Arbeit darf niemals die Perspektive der eigenen Kunden außen vor gelassen werden. Wichtige Fragen, die ständig analysiert und beantwortet werden sollten, sind deshalb: Was wollen unsere Kunden aktuell? Was wollen sie vielleicht in der Zukunft? Dabei hilft es, wenn der direkte Austausch mit Kunden gesucht wird oder diesen ermöglicht wird, Vorschläge, Ideen und Wünsche an das Unternehmen einzubringen. Diese sollten dann unbedingt berücksichtigt werden.

• Offenes Feedback

  Schnelle Anpassungen sind nur möglich, wenn erkannt wird, wo es Probleme gibt und welcher Handlungsbedarf besteht. Ein wichtiger Aspekt sind deshalb sogenannte Feedbackschleifen, in denen Ergebnisse und Abläufe immer wieder offen, aber konstruktiv kritisiert und hinterfragt werden. Dies sollte nicht erst nach dem Ende eines Projekts passieren, sondern schon während der Bearbeitung.

• Kürzere Zeiträume

  Insgesamt gilt für agiles Arbeiten: Verkürzen Sie die Zeiträume, in denen gedacht, geplant und gehandelt wird. Langfristige Projekte sollten in kleinere Teile und Abschnitte zerlegt werden, die nicht mehr über Monate gehen, sondern in Tagen oder höchstens wenigen Wochen zu bewältigen sind. Das ermöglicht ganz automatisch eine schnellere Anpassung und größere Dynamik.

Tipps: So lässt sich agiles Arbeiten umsetzen

Die Umstellung auf agiles Arbeiten ist eine besonders große Herausforderung. Gerade am Anfang treten immer wieder Probleme auf, die gewünschten Erfolge lassen noch auf sich warten und es ist schwierig, sich von alten Gewohnheiten zu trennen.

Trotzdem sollten Sie keine Angst haben, sich dem agilen Arbeiten zu widmen und den Schritt zu wagen. Gerade auf lange Sicht überwiegen die Vorteile den Aufwand und anfängliche Hürden. Die nachfolgenden Tipps können Ihnen helfen, agiles Arbeiten umzusetzen und im Unternehmen zu implementieren:

• Denken Sie um

  Bevor agiles Arbeiten eingeführt werden kann, braucht es im gesamten Unternehmen die richtige Einstellung und damit ein großes Umdenken. Alle Ebenen im Unternehmen sollten bereit sein, sich auf die neue Arbeitsweise einzulassen. Führungskräfte müssen selbst hinter dem Konzept stehen und mit Mitarbeitern kommunizieren. Es besteht Erklärungsbedarf, wenn es um die neuen Rollen im Unternehmen geht. Zudem sollte Mitarbeitern die nötige Sicherheit gegeben werden, falls diese sich erst an die neue und dynamischere Arbeit gewöhnen müssen.

• Schenken Sie mehr Vertrauen

  Agiles Arbeiten lebt von einer Kultur des gegenseitigen Vertrauens. Führungskräfte müssen nicht nur Aufgaben, sondern auch große Teile der Verantwortung an selbstständige und eigenverantwortliche Teams und Mitarbeiter abgeben. Dazu braucht es das nötige Vertrauen, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, im Sinne des Leitbilds des Unternehmens zu handeln und erfolgreiche Entscheidungen zu treffen.

• Nutzen Sie Methoden des agilen Arbeitens

  Es gibt zahlreiche Methoden des agilen Arbeitens, die sich gerade am Anfang leicht umsetzen lassen und die Eingewöhnung sehr erleichtern können. Diese helfen auch dabei, das Personal mit dem agilen Arbeiten vertraut zu machen und zu zeigen, in welche Richtung es in Zukunft gehen soll.

  Zu den bekanntesten und wichtigsten Methoden des agilen Arbeitens zählen:

  • SCRUM
  • Kanban
  • Timeboxing
  • Design Thinking

  Darüberhinaus gibt es jedoch zahlreiche weitere Methoden, die Sie je nach Bedarf anwenden können, um das agile Arbeiten zu fördern. User Stories definieren beispielsweise die Anforderungen und Wünsche an das eigene Produkt aus Sicht von Kunden oder Anwendern.

• Lernen Sie vom agilen Arbeiten

  Schon wenn Sie agiles Arbeiten ins Unternehmen implementieren, können Sie dies als ersten agilen Prozess ansehen und auch so behandeln. Soll heißen: Prüfen Sie in kurzen Zeitabständen, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Holen Sie sich Feedback von Mitarbeitern ein und passen Sie die Umsetzung stetig an. Durch die Einfühgung der agilen Arbeit lernen Sie schnell, wo es gut läuft und wo Schwierigkeiten auftreten. Darauf können und sollten Sie reagieren.

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