SWOT-Analyse: Vorlagen, Anleitung, Beispiele, Vor- und Nachteile

Bekannt ist die SWOT-Analyse in erster Linie aus der Unternehmensstrategie. Sie soll dabei helfen Pläne zu entwickeln, mit denen Chancen genutzt und Gefahren gleichzeitig minimiert werden.

Doch auch Arbeitnehmer und besonders Bewerber können von der SWOT-Analyse profitieren, um die eigenen Chancen auf beruflichen Erfolg zu steigern – sei es nun der anvisierte Traumjob, für den Sie eine Zusage erhalten wollen oder die längst überfällige Beförderung, die bisher ausgeblieben ist.

Der Grundgedanke bleibt erhalten: Sie analysieren Stärken, Schwächen und das Umfeld, um Schritte daraus abzuleiten, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Hier erfahren Sie, wie die SWOT-Analyse funktioniert, wie Sie Ihre persönliche SWOT-Analyse erstellen und welche Strategien sich daraus für die jeweilige Situation ergeben…

SWOT-Analyse: Vorlagen, Anleitung, Beispiele, Vor- und Nachteile

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SWOT-Analyse: Definition, Matrix, Beispiel

Die SWOT-Analyse in ihrer heutigen Form wurde in den Sechzigerjahren an der Harvard Business Schoolentwickelt. Die Wissenschaftler erschufen dabei ein Modell, das geeignet ist, die aktuelle Lage eines Unternehmens zu analysieren und durch Betrachtung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken passende Strategien zu wählen, die zum Erfolg beitragen.


Wofür steht SWOT-Analyse?

Der Begriff SWOT ist ein Akronym, eine Abkürzung für die Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe:

➠ Strenghts (Stärken)
➠ Weaknesses (Schwächen)
➠ Opportunities (Chancen)
➠ Threats (Risiken)



Für eine umfassende Betrachtung bezieht die SWOT-Analyse zwei Perspektiven mit ein: Auf der einen Seite die interne Ansicht im Unternehmen – diese wird in den Stärken und Schwächen wiedergegeben. Auf der anderen Seite werden ebenso äußere Faktoren berücksichtigt, die als Chancen oder Risiken in die SWOT-Analyse einfließen.

Alle vier zusammen bilden vier Quadranten einer Matrix, in denen die jeweiligen Punkte abgebildet werden. In der Praxis werden die vier Quadranten der SWOT-Matrix also mit den Erkenntnissen der jeweiligen und vorherigen Analyse gefüllt (siehe Beispiel/Grafik):

SWOT-Analyse erstellen: Beispiel Vorlage Definition

Mit welchen Punkten die SWOT-Analyse gefüllt wird, ist dabei natürlich stets individuell. Für jedes Unternehmen ergeben sich bei der genauen Analyse unterschiedliche Stärken, Schwächen, Chancen und auch Risiken.

Für ein besseres Verständnis und eine erste Orientierung in der SWOT-Analyse haben wir einige Beispiele für die unterschiedlichen Bereiche aufgelistet:

Strenghts (Stärken)

In die Kategorie der Stärken fallen Aspekte, die Unternehmen besser können als direkte Konkurrenten. Es handelt sich dabei um konkrete Vorteile, die genutzt werden können, um sich abzuheben und zu präsentieren. Dazu zählen beispielsweise…

➠ Geringere Kosten
➠ Besseres Know How
➠ Starke Internetpräsenz
➠ Besonders gute Führungsarbeit / Führungsstil
➠ Experten unter den Mitarbeitern
➠ Gut gelegener Standort
➠ Bessere Produktionsanlagen
➠ Modernere Technologien
➠ Gute Infrastruktur

Weaknesses (Schwächen)

Auf der anderen Seite werden in der SWOT-Analyse die Schwächen eines Unternehmens identifiziert und aufgelistet. Als genaues Gegenstück zu den oben genannten Stärken sind dies Nachteile gegenüber den Konkurrenten, bei denen ein Betrieb (noch) nicht mit anderen mithalten kann. Dies sind etwa…

➠ Fehlende Kapazitäten
➠ Schlechter ausgebildetes Personal
➠ Schädliches Betriebsklima
➠ Viele Fehltage
➠ Hohe Fluktuationsrate
➠ Veraltete Technologien / Prozesse
➠ Schlechteres Marketing / schlechterer Vertrieb
➠ Geringere Kundenbindung
➠ Geringere finanzielle Möglichkeiten

Opportunities (Chancen)

Bei Chancen wird nicht das Unternehmen selbst, sondern das Umfeld betrachtet. Aufgelistet werden bei der SWOT-Analyse als Chancen all die Entwicklungen, Trends oder äußeren Faktoren, aus denen sich Vorteile für das Unternehmen entwickeln können. Der Blick wird dafür über den eigenen Tellerrand hinaus gerichtet. Zu möglichen Chancen zählen…

➠ Gesellschaftliche Entwicklungen
➠ Politische Veränderungen
➠ Neue Gesetze
➠ Neue Technologien
➠ Veränderte Erwartungen von Kunden
➠ Demografische Veränderungen

Threats (Risiken)

Nicht jede äußere Entwicklung, die sich auf das Unternehmen auswirken könnte, ist positiv. Ergeben sich aus den äußeren Trends und Umständen möglicherweise Nachteile, fallen diese in der SWOT-Analyse in die Kategorie der Risiken. Das können natürlich ebenso die oben unter Chancen bereits aufgelisteten Aspekte sein. Weitere mögliche Risiken sind…

➠ Änderungen an den Börsen / Aktienkursen
➠ Neue Konkurrenten im Markt
➠ Sinkende Nachfrage nach eigenem Produkt / eigener Dienstleistung
➠ Sinkendes Preisniveau


Ursprung der SWOT-Analyse

Der Grundgedanke hinter der SWOT-Analyse geht jedoch noch weiter zurück und hat ursprünglich überhaupt gar nichts mit Unternehmen, sehr wohl aber mit Strategien zu tun.

So wird dem chinesischen Militärstrategen und Philosophen Sunzi, der bereits vor 2500 Jahren lebte und vor allem durch sein Buch „Die Kunst des Krieges“ in Erinnerung geblieben ist, dieses Zitat zugeschrieben:

„Wenn du den Feind und dich selbst kennst, brauchst du den Ausgang von hundert Schlachten nicht zu fürchten. Wenn du dich selbst kennst, doch nicht den Feind, wirst du für jeden Sieg, den du erringst, eine Niederlage erleiden. Wenn du weder den Feind noch dich selbst kennst, wirst du in jeder Schlacht unterliegen.“



Die SWOT-Analyse folgt letztlich denselben Prinzipien. Nur wer sowohl die eigenen Stärken und Schwächen kennt als auch Bescheid weiß, welchen Herausforderungen er sich gegenübersieht, kann letzten Endes erfolgreich sein – ob nun in einer Schlacht im alten China oder im Wettbewerb zwischen Unternehmen, Mitarbeitern oder Bewerbern in der heutigen Zeit.

Auch wenn es bei der SWOT-Analyse zunächst um Unternehmensstrategien ging, wurde das Konzept längst auch auf einzelne Personen übertragen (siehe Bewerber-Beispiel weiter unten).

Fragen für die 4-Felder-Matrix der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist eine Bestandsaufnahme der gegenwärtigen Situation unter Einbeziehung möglicher Entwicklungen. In einigen Bereichen mögen die Antworten klar auf der Hand liegen. Beispielsweise unter „Schwächen“, wenn ein Bewerber mangels passendem Abschluss bestimmte Positionen nicht bekleiden kann.

In anderen Fällen – mit Blick auf die Konkurrenz etwa – wird Recherche notwendig sein. Je nachdem was Ihr Ziel ist, ist die Analyse entsprechend umfangreich und aufwendig. Um ein möglichst detailliertes Bild über die gegenwärtigen Entwicklungsmöglichkeiten zu entwerfen, sollten Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

Stärken für die SWOT-Analyse finden

  • Wo sind Sie besser als andere?
  • Welche Bereiche sind besonders wichtig für Ihren Erfolg?
  • Welches Alleinstellungsmerkmal haben Sie?
  • Worin liegen Gründe für vergangene Erfolge?
  • Worin versuchen Konkurrenten Sie zu kopieren?
  • Wodurch unterscheiden Sie sich von der Konkurrenz?
  • Welche Ressourcen lassen sich intern noch besser nutzen?

Schwächen für die SWOT-Analyse finden

  • Was sollte besser vermieden werden?
  • Welche Leistungen sind gering ausgeprägt?
  • Welche Bereiche sind schlecht ausgestattet?
  • Wie wirkt sich der Standort aus?
  • Was fehlt im eigenen Unternehmen?
  • Wo punktet die Konkurrenz?

Chancen für die SWOT-Analyse identifizieren

  • Welche neuen Trends zeichnen sich ab?
  • Wie entwickelt sich das Umfeld?
  • Welche Veränderungen in der Branche können Vorteile bringen?
  • Was lässt sich nutzen, was der Wettbewerb nicht kann?

Risiken für die SWOT-Analyse identifizieren

  • Was macht die Konkurrenz, wo baut sie aus?
  • Wie wirken sich Technologie- oder Politikwechsel aus?
  • Wo drohen Nachteile bei der aktuellen Strategie?
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SWOT-Analyse erstellen

Die SWOT-Analyse sollte immer mit einer möglichst konkreten Zielsetzung beginnen. Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen und welche Ergebnisse Sie sich von der Analyse erhoffen. Für Unternehmen sind dies beispielsweise Wachtumsziele, das Abhängen eines direkten Konkurrenten oder auch eine Gewinnsteigerung für das kommende Jahr.

Nutzen Sie die SWOT-Analyse für sich selbst, können Sie sich beispielsweise als Ziel setzen, einen Job innerhalb von drei Monaten zu bekommen oder Sie fangen etwas kleiner an und wollen drei Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erhalten.

Diese Ziele und angestrebte Soll-Zustände sind wichtig, um aus der Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse wirklich passende Maßnahmen ableiten zu können, anstatt nur allgemein zu bleiben und sich innerhalb der theoretischen Grenzen des Modells zu verlieren.

Sind die Ziele klar, können Sie damit beginnen, Ihre SWOT-Analyse zu erstellen. An diesen drei Schritten sollten Sie sich dabei orientieren:

1. Rahmenbedingungen analysieren

Zunächst führen Sie eine externe Analyse durch. Auf Unternehmensebene bedeutet das: Wie sieht der Wettbewerb aus? Welche Veränderungen durchläuft die Branche? Welche Trends sind zu beobachten? Auch für Bewerber ist es wichtig, sich zunächst die äußeren Rahmenbedingungen klar zu machen. Schauen Sie sich den Arbeitsmarkt an, auf dem Sie sich befinden und analysieren Sie, mit welchen anderen Bewerbern Sie um Positionen konkurrieren.

Achten Sie besonders aufmerksam darauf, was die externe Analyse für Sie persönlich bedeutet. Hier gibt es kein eindeutiges und allgemeines Richtig oder Falsch. Was für den einen durchaus hilfreich und positiv sein kann, stellt für einen anderen Probleme dar, für die eine Lösung gefunden werden muss.

2. Stärken-Schwächen-Profil erstellen

Der zweite Schritt ist die interne Analyse. Hier braucht es eine gründliche Selbstreflexion und auch die nötige Ehrlichkeit, um sich die eigenen Schwachstellen einzugestehen. Fragen Sie sich, in welchen Bereichen Sie besonders gut sind, worauf Sie stolz sein können und wo es auf der anderen Seite noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Bei der internen Analyse geht es um Ihre persönlichen Kompetenzen und Qualifikationen, dennoch kann es helfen, sich hierbei auch an der Konkurrenz zu orientieren. Durch einendirekten Vergleich können Sie sehen, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen. Vielleicht haben Sie vielen anderen bereits wichtige Erfahrung voraus, schneiden aber bei den Durchschnittsnoten schlechter ab.

3. Strategien ableiten

Abschließend werden die beiden Analysen in der SWOT-Matrix gegenübergestellt. Aus der fertigen SWOT-Analyse ergeben sich im Anschluss verschiedene Maßnahmen und Strategien für die unterschiedlichen Bereiche. Stärken sollten ausgebaut und eingesetzt werden, um Chancen zu nutzen. Schwächen gilt es hingegen auszugleichen oder gänzlich zu vermeiden.

Wichtig dabei ist: Das Ergebnis der SWOT-Analyse ist nicht eine einzige Strategie oder Handlungsempfehlung. Aus der SWOT-Matrix ergeben sich unterschiedliche Maßnahmen für verschiedene Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Zum Erfolg führt deshalb eine Kombination mehrerer Strategien, um das volle Potenzial zu nutzen.

Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die Strategien hinter der SWOT-Analyse ein.

Gratis-Vorlagen zur SWOT-Analyse

Um Ihnen die Strategieplanung zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier noch eine kostenlose Vorlage für eine SWOT-Analyse zur Verfügung.

Ob Sie nun eine SWOT-Matrix schnell und einfach in Excel erstellen oder sich das Ganze als PDF speichern und ausdrucken wollen oder als Werkzeug lieber eine MS WORD-Datei nutzen… Sie finden hier gleich drei kostenlose Varianten der SWOT-Analyse zum Download – allesamt gratis.

SWOT-Analyse Vorlage als WORD-Datei (docx)
SWOT-Analyse Vorlage als PDF Dokument (pdf)
SWOT-Analyse Vorlage als Excel-Datei (xls)


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Strategien der SWOT-Analyse

Die SWOT-Matrix ist immer gleich aufgebaut und kann deshalb gut als Vorlage verwendet werden, die einzelnen Inhalte der verschiedenen Bereiche und die Analysen sind jedoch höchst individuell. Auch wenn es in einigen Punkten immer wieder Überschneidungen gibt, werden Sie wohl kaum jemanden finden, der komplett identische Stärken und Schwächen mitbringt.

Aber was sind nun die richtigen Maßnahmen, um aus der SWOT Analyse wirklich erfolgreiche Schritte abzuleiten, die dem eigenen Ziel näher bringen? Die Antwort darauf finden Sie in der Matrix, genauer gesagt in der Betrachtung von jeweils zwei gemeinsamen Bereichen – Stärken und Chancen, Stärken und Risiken, Schwächen und Chancen, Schwächen und Risiken.

Für jede dieser vier Kombinationen empfiehlt die SWOT-Analyse eine andere Strategie:

SWOT Analyse: Die SO-Strategie – Ausbauen

Dieser Bereich ist im Idealfall besonders groß. Wenn Ihre Stärken auf Chancen treffen, können Sie Ihre Fähigkeiten sehr gewinnbringend einsetzen, die sich bietenden Möglichkeiten nutzen und sich so einen Vorteil verschaffen. Stellen Sie Ihre Qualitäten den identifizierten Chancen gegenüber und versuchen Sie Anschlusspunkte zu finden – dabei handelt es sich um sogenannte Matching-Strategien.

SWOT Analyse: Die ST-Strategie – Absichern

Ihre Stärken können nicht nur hilfreich sein, um Chancen zu nutzen, sondern auch um Risiken abzumildern und Gefahren zu vermeiden. Im Fokus steht bei diesen Strategien, erkannte Risiken durch die eigenen Fähigkeiten zu verhindern. Daher ist die Rede von Neutralisierungsstrategien.

SWOT Analyse: Die WO-Strategie – Aufholen

Nicht jeder ist ein Experte in genau den Bereichen, die die größten Chancen versprechen. Die Devise lautet deshalb: Aufholen und gezielt daran arbeiten. Durch Umwandlungsstrategien sollen Schwächen in Stärken verwandelt werden, um die sich bietenden Chancen besser wahrnehmen zu können. Besonders wichtig ist dies, wenn die Konkurrenz sich bereits einen Vorsprung erarbeitet hat.

SWOT Analyse: Die WT-Strategie – Vermeiden

Fallen Schwächen und Risiken zusammen, droht Gefahr. Diesen Bereich gilt es deshalb so klein wie möglich zu halten. Das ist allerdings nicht immer möglich und so geht es bei den Vermeidungsstrategien im Kern darum, möglichen Schaden zu verhindern, während an den Schwächen gearbeitet wird, um langfristig in eine bessere Situation zu kommen.

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Vor- und Nachteile der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist ein beliebtes Tool, vor der Nutzung sollten Sie sich aber trotzdem Gedanken über die Vor- und Nachteile machen.

Nachfolgend haben wir diese übersichtlich für Sie aufgelistet:


Vorteile

➠ In der Anwendung recht einfach und leicht umsetzbar ist.

➠ Gezielte Reflexion ermöglicht einen schnellen Überblick über die Lage.

➠ Mit Beteiligung aller Mitarbeiter stärkt sie die interne Kommunikation.



Nachteile

➠ Stärke oder Schwäche, Chance oder Risiko hängt von subjektiven Bewertungen ab.

➠ Leicht manipulierbar, welche Informationen (Stärken, Schwächen Chancen und Risiken) in die SWOT-Analyse übernommen werden.

➠ Stärken und Schwächen können nur im Rückblick beurteilt werden, Chancen und Risiken müssen auf zukünftiger Entwicklungen abgeschätzt werden.

➠ Vergleich mit Konkurrenz ohne Insiderwissen unmöglich.

➠ SWOT-Analyse wird genutzt, um getroffene Entscheidungen zu legitimieren.



Die SWOT-Analyse ist längst nicht so neutral und objektiv, wie oft suggeriert wird. Als Unternehmen können Sie das positiv beeinflussen, indem die Belegschaft daran beteiligt wird. Auch können Experteninterviews und Marktstudien Anhaltspunkte geben, wenn es für Unternehmen darum geht, die Marktsituation besser einzuschätzen.

Fallbeispiel: SWOT-Analyse für Bewerber

Zwar stammt die SWOT-Matrix ursprünglich aus dem Management beziehungsweise der strategischen Unternehmensführung. Das heißt aber nicht, dass sich die Analyse nicht auch für andere Zwecke einsetzen ließe – für die Bewerbung zum Beispiel.

Tatsächlich können Sie – wie das folgende Grafik-Beispiel zeigt – mithilfe einer SWOT-Analyse ebenso Ihre persönliche Bewerbungsstrategie optimieren. Oder auch gezielt Argumente für sich suchen, die Sie wiederum im Bewerbungsschreiben einsetzen.

So oder so: Sehen Sie sich die exemplarischen Quadranten der SWOT-Matrix einfach mal genauer an. Sicher fallen Ihnen noch andere Bereiche ein, wie Sie die SWOT-Analyse im Alltag nutzen können…

Swot Analyse Beispiel Matrix Bewerber Vorlage Grafik

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[Bildnachweis: DRogatnev by Shutterstock.com]
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4. September 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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