Verbesserungspotenzial Definition: Was ist darunter zu verstehen?

Der Begriff Verbesserungspotenzial ist ein Kompositum aus Verbesserung, also etwas besser machen, und Potenzial. Potenzial wird als die Fähigkeit zur Entwicklung verstanden. Und hier soll es um die Entwicklung zum Besseren gehen.

Voraussetzung dafür ist zunächst ein ausgiebiger Reflexionsprozess, in dem die existenten Strukturen und Prozesse nebst der bisherigen Ergebnisse kritisch beleuchtet werden. Von dort ausgehend werden entsprechende Qualitätsziele festgelegt.

Eine solche Betrachtung eignet sich theoretisch für jeden in jedem Bereich. Ganz gleich, ob Sie Ihre körperliche Fitness optimieren, Ihre Sprachkenntnisse erweitern oder allgemein an Ihrer Selbstorganisation arbeiten wollen.

Für Unternehmen hingegen kann es fürs eigene Überleben entscheidend sein, das notwendige Verbesserungspotenzial zu erkennen und entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Beispiele für Verbesserungspotenzial:

Sind die Aufgabenbereiche gerecht aufgeteilt?
Werden viele Überstunden gemacht?
Wird das Arbeitsumfeld den Anforderungen gerecht?
Wie sieht es mit Engagement und Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus?
Entspricht der Führungsstil der Führungskräfte den den Grundsätzen des Unternehmens?
Hält sich die Fluktuationsrate in Grenzen?

Diese Punkte wirken sich unmittelbar auf das Betriebsklima und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter aus. Verbesserungspotenzial kann ebenso bei Produktionsprozessen oder Hierarchieketten bestehen, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Abläufe nicht effizient genug sind.

Dabei ist mit Widerständen seitens der Mitarbeiter zu rechnen, wenn Veränderungsprozesse nicht transparent kommuniziert werden. Wird die Belegschaft nicht ordentlich informiert und vor allem motiviert, können Maßnahmen scheitern, die Verbesserungen bleiben am Ende aus.

Wie lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten erkennen?

Manche Dinge laufen augenscheinlich schief. Hat ein Unternehmen starke Umsatzeinbrüche zu verzeichnen, hagelt es auf sämtliche Bewerbungen nur Absagen, liegt es auf der Hand, dass sich etwas verbessern muss. Die Frage ist immer auch, an welchem Punkt die Bemühungen ansetzen.

Hier wurden zwei Extreme beschrieben. Selbst wenn ein Unternehmen keine Auftragsrückgänge hat und der Bewerber sich erfolgreich um eine Stelle bemüht, kann Verbesserungspotenzial vorhanden sein. Denn was in einer Situation und zu einer bestimmten Zeit noch gerade ausreichend ist, kann bei leicht veränderten Gegebenheiten nicht mehr ausreichen.

Wichtig ist, eine Balance zwischen „da ist noch Luft nach oben“ und einem Wahn zur Selbstoptimierung zu finden. Damit solche Veränderungsprozesse in Gang kommen, muss das Verbesserungspotenzial erkannt werden.

Bei Abläufen, die bereits recht gut sind, ist das nicht immer leicht. Manchmal wird dann von „Jammern auf hohem Niveau“ gesprochen. Das mag je nach Bereich stimmen, nur kann ein sehr hohes Niveau entscheidend für den Wettbewerbsvorsprung sein.

Um das Verbesserungspotenzial zu erkennen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Selbstreflexion: Der erste Schritt sind immer eigene Überlegungen. Die stoßen ab einem bestimmten Punkt automatisch an ihre Grenzen, denn meist fehlt die notwendige Distanz. Konstruktive Kritik von außen – ganz gleich, ob von Freunden, Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden – folgt in einem nächsten Schritt.
Ideenmanagement: Vor allem für Unternehmen, die ihr Verbesserungspotenzial ausloten wollen, ist das betriebliche Vorschlagswesen (BVW) eine gute Möglichkeit, neue Ideen für Veränderungen zu generieren.
Feedbackgespräch: In persönlichen Gesprächen wird die Leistung von Führungskräften und Mitarbeitern beurteilt. Das geschieht zum Beispiel beim 360-Grad-Feedback oder beim Mitarbeitergespräch.
Reklamationen: Hierbei handelt es sich um einen indirekten Weg, Verbesserungspotenzial zu erkennen.
Kundenbefragungen: Unternehmen befragen Kunden direkt zum Service oder bitten um Anregungen und Kritik.
Unternehmensberatung: Das kann in Form einer externen Beratungsfirma oder einer internen Abteilung erfolgen, dem sogenannten Inhouse Consulting.
Coaching: Analog dazu kann ein Arbeitnehmer Coaching wählen, um sein Verbesserungspotenzial zu erkennen und entsprechende Anstöße umzusetzen.

Verbesserungsmöglichkeiten kommunizieren

Sind Arbeitsabläufe von Mitarbeitern verbesserungswürdig, wird dies üblicherweise in einem Feedbackgespräch geklärt. Damit so ein Gespräch seinen Zweck erfüllt, gibt es einige Regeln zu beachten.

Die Mitarbeiterbeurteilung gliedert sich grob in diese Stufen:

Erkennung

Es wird bei einem Mitarbeiter Verbesserungspotenzial erkannt. Beispielsweise ist sein Selbstmanagement verbesserungswürdig, da zeitliche Vorgaben nur mit Überstunden eingehalten werden, alles auf dem letzten Drücker fertig wird.
Analyse

Diese Arbeitsweise wird als problematisch identifiziert, da der Mitarbeiter permanent abgehetzt wirkt. Die Folgen sind absehbar: Ein wenig ausgeglichener Arbeitnehmer, keine zeitlichen Puffer, falls unvorhergesehene Aufgaben anfallen und somit keine Möglichkeit, anderen Teamkollegen unterstützend unter die Arme zu greifen.
Korrektur

Es wird ein Feedbackgespräch geführt, in dem die Problematik konstruktiv angesprochen wird. So wird beim Arbeitnehmer ein Problembewusstsein geschaffen und die Weichen für den letzten Schritt gestellt.
Prävention

In einem Feedbackgespräch geht es darum, dem Mitarbeiter das Verbesserungspotenzial vor Augen zu halten. Mit ihm gemeinsam werden Ziele entwickelt, um künftig ähnlich ungünstige Vorgehensweisen vorzubeugen.

Für das Gelingen der Aktion sind vor allem die beiden Punkte Korrektur und Prävention wichtig. Missstände und Fehler zu erkennen, fällt vielen Menschen recht leicht. Konstruktive Kritik zu äußern und lösungsorientierte Verbesserungsvorschläge zu entwickeln, sind jedoch ein anderes Kaliber.

Die Art und Weise, wie kommuniziert wird, ist entscheidend dafür, dass ein Mitarbeiter offen für Kritik ist und sie auch annimmt (sofern berechtigt). Ebenfalls wichtig: Ein Mitarbeiter ist mehr als die Summe seiner Fehler beziehungsweise optimierungswürdigen Verhaltensweisen.

Zu einer fairen Beurteilung gehört natürlich, dass auch alle anderen Bereiche betrachtet werden und dem Mitarbeiter Gelegenheit zu einer Stellungnahme gegeben wird, also:

Leistungsbereitschaft: Wie motiviert ist der Mitarbeiter, bringt er sich mit neuen Ideen ein?
Teamgeist: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Teamkollegen?
Belastbarkeit: Hält der Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum Stresssituationen gut aus?
Offenheit: Wie gut kann der Mitarbeiter mit Veränderungen umgehen?
Eigeninitiative: Sieht der Mitarbeiter die Arbeit und trifft eigenständig Entscheidungen?

Verbesserungspotenzial beim Mitarbeiter aufzeigen

Wer bei seinem Mitarbeiter Verbesserungspotenzial aufzeigen will, hat im Vorfeld bereits eine Analyse betrieben. Im obigen Beispiel geht es um das Selbstmanagement. Wie lässt sich das optimieren?

Planung

Es wird eine To-do-Liste mit den anstehenden Aufgaben erstellt. Das stellt sicher, dass der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die Aufgaben vor Augen hat und sich die Zeit entsprechend einteilen kann.
Priorisierung

Die Aufgaben müssen dann in eine Reihenfolge gebracht werden. Es verschiedene Methoden zur Priorisierung, bewährt hat sich das Eisenhower-Prinzip, das folgendermaßen unterscheidet: Aufgaben, die…
- eilig und wichtig,
- eilig, aber unwichtig,
- nicht eilig, aber wichtig,
- nicht eilig und unwichtig sind.
Zeitfresser

Gibt es Zeitfresser, die den Mitarbeiter daran hindern, die Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen? Das können Ablenkungen durch das eigene Smartphone oder Unterbrechungen durch Kollegen sein. Besteht die Verpflichtung, den E-Mailordner den ganzen Tag im Blick zu haben und sofort auf eingehende Nachrichten zu reagieren, trägt das zur Unterbrechung der Arbeitsabläufe und mangelnder Konzentration bei.
Organisation

Ein anderer Kritikpunkt kann die Organisation des Schreibtisches sein. Die Meinungen zum Schreibtisch Chaos gehen regelmäßig auseinander. Die einen wollen alles ständig griffbereit haben und finden sich darin zurecht, anderen ist ein unaufgeräumter Schreibtisch ein Graus. Fakt ist, dass das Suchen nach benötigten Informationen oder Utensilien Zeit und damit Geld kostet – manche Studien gehen davon aus, dass bis zu zweieinhalb Stunden pro Tag damit verbracht werden. Nur eine Stunde davon könnte bereits dazu beitragen, mit deutlich mehr Gelassenheit die Arbeit erledigen zu können.
Pausen

In dem Bemühen, alles doch noch termingerecht zu schaffen, vernachlässigt mancher Arbeitnehmer sein Erholungsbedürfnis. Statt einen Arbeitsprozess zu unterbrechen, wird die Mittagspause durchgearbeitet. Dabei ist die vermeintlich gewonnene Zeit oftmals verplemperte Zeit. Denn eine Pause stellt die Regenerationsfähigkeit wieder her und lässt den Mitarbeiter anschließend schneller und konzentrierter arbeiten als wenn er einfach weiterarbeitet. Das Bewusstsein dafür muss möglicherweise erst noch geschaffen werden.