Ideenmanagement: Vom Wissen aller profitieren

Jeder einzelne Mitarbeiter verfügt über großes Fachwissen. In der Summe besitzt ein Unternehmen in Gestalt seiner Mitarbeiter ein unglaubliches Know-how. Sich dies zunutze zu machen, ist Aufgabe des Ideenmanagements. Das mittlerweile fast schon historische Bonmot von Heinrich von Pierer bringt es auf den Punkt: Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß. Der Gedanke dahinter: Wie kommen wir an das Wissen unserer Mitarbeiter heran? Ganz neu sind diese Überlegungen nicht. Was Ideenmanagement bedeutet und wie es funktionieren kann…

Ideenmanagement: Vom Wissen  aller profitieren

Ideenmanagement Definition: Was ist darunter zu verstehen?

Ideenmanagement Beispiele Prozess einführen Prozessablauf VWDer Begriff Ideenmanagement stammt vom österreichischen Ingenieur Siegfried Spahl. Ihm ging es 1975 um ein System,…

das sich der Nutzung aller Ideen- und Kreativitätsmethoden auf breiter Basis verschreibt und das alle Aktivitäten, die in einem Nahverhältnis oder in einer Wechselbeziehug zum Vorschlagswesen stehen, mit einschließt.

Zum Ideenmanagement gehört es, geeignete Ideen zu entwickeln, zu sammeln und auszuwählen, um Verbesserungen und Neuerungen in Gang zu setzen. Dabei wird auf die stärkste Ressource im Unternehmen zurückgegriffen, nämlich die Mitarbeiter.

Wurden davor hauptsächlich die Ideen von Managern und Experten berücksichtigt, gelangt man nun zu der Erkenntnis, dass das Wissen der Belegschaft nicht ungenutzt bleiben sollte. Um an deren Wissen zu kommen, ist es wichtig, ein offenes und kreatives Arbeitsklima zu fördern.

Ideenmanagement wird als Ergänzung zum Innovationsmanagement gesehen, bei dem für gewöhnlich nicht die ganze Belegschaft beteiligt ist. Im Gegensatz zum Ideenmanagement liegt beim Innovationsmanagement der Unterschied darin, dass nicht nur kleinere Verbesserungen und Ideen, sondern ein regelrechter Innovationssprung am Ende erwartet wird.

Mit dieser Aufgabe wird dann ein Innovationsmanager betraut. Insofern muss beim Ideenmanagement Empowerment zum Konzept gehören, um das Wissen der Mitarbeiter anzapfen zu können.

Da Unternehmen unter ständigem Wettbewerbsdruck stehen, ist eine Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen sowie Prozesse unumgänglich. Ziel ist daher eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit, beispielsweise durch Einsparungen bei den Kosten.

Kritik am Verständnis von Ideenmanagement

Historische Vorläufer vom Ideenmanagement sind bereits deutlich älter. Der deutsche Industrielle Alfred Krupp kam 1872 auf die Idee, die spontanen Eingebungen seiner Mitarbeiter für sein Unternehmen zu nutzen und so etliche Vorteile zu gewinnen:

  • Optimierung der Abläufe im Unternehmen,
  • Verbesserung der Produkte,
  • Einsparung bei den Kosten und gleichzeitig
  • Stärkung der Mitarbeitermotivation.

Dies nennt sich betriebliches Vorschlagswesen (BVW) oder auch Verbesserungsvorschlagswesen (VV-Wesen) beziehungsweise kurz Vorschlagswesen. Wer Ideenmanagement mit Vorschlagswesen oder VV-Wesen vergleicht, wird erkennen, dass die Ziele sind recht ähnlich sind.

Kritiker stellen zurecht fest, dass längst nicht jede Idee eine Verbesserung darstelle. Überhaupt müsse man sich fragen, was Idee eigentlich bedeutete? Denn eine Idee zu haben, was man abends kochen möchte, hat für ein Unternehmen logischerweise nicht die gleiche Bedeutung wie die Überlegung, Störungen im Betriebsablauf zu beseitigen.

Denn beim Ideenmanagement geht es nicht um Ideen generell – selbst dann nicht, wenn sie Arbeitsbezug haben -, sondern vornehmlich um solche, die eine Verbesserung bei bestehenden Problemen versprechen. Insofern liegt Ideenmanagement wiederum nah beim Prinzip des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), der sich mit dem BVW ergänzt.

Im Gegensatz zum BVW sind es beim KVP vornehmlich Teams, die Verbesserungen entwickeln. Ursprünglich aus Amerika, hält das Konzept des KVP seit den neunziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts Einzug in deutsche Unternehmen. So wird unter Ideenmanagement seitdem eine Kombination aus BVW und KVP verstanden.

Ideenmanagement: Beispiele für hohe Einsparungen

Der Prophet gilt nichts im eigenen Lande: So war es lange Zeit auch in Unternehmen. Obwohl Ideenmanagement also bereits seit Jahrzehnten ein Begriff ist, wurde es in den ersten Jahren des neuen Jahrtausends nur von wenigen Unternehmen genutzt.

Statt auf das Potenzial im eigenen Unternehmen zurückzugreifen, lässt sich vor allem eine Bevorzugung für externes Wissen beobachten. Will heißen: Ideen wird vor allem dann Aufmerksamkeit geschenkt, wenn sie von externen Beratern oder sogar der Konkurrenz stammen. Was im eigenen Unternehmen entwickelt wird, gilt oftmals nichts.

Der dib-Report 2013 „Benchmarking im Ideenmanagement“ zeigt, wie seit 2011 ein Wandel in vielen Unternehmen zu verzeichnen ist. Die an der Studie beteiligten Firmen konnten durch die Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter etwa 700 Millionen Euro einsparen.

Die Liste der Unternehmen wird von der Robert Bosch GmbH angeführt. Das Unternehmen sparte 2012 satte 215 Millionen Euro ein, Volkswagen beispielsweise 119 Millionen Euro und Daimler immer noch 61 Millionen Euro. Im Jahr darauf konnte das Unternehmen seine Einsparungen sogar um 14 Millionen steigern, so dass Daimler das Ideenmanagement 75 Millionen Euro einbrachte.

So funktioniert Ideenmanagement

Damit Ideenmanagement funktionieren kann, reicht es natürlich nicht, einfach nur kluge Mitarbeiter zu haben. Zumal die Vorstellungen davon abweichen, wie Ideen überhaupt generiert werden. Klar ist, dass es sich hierbei um einen kreativen Prozess handelt.

Umstritten ist, ob der forciert werden kann: Diverse Kreativitätstechniken wie Brainstorming haben sicherlich ihre Berechtigung, funktionieren allerdings nicht auf Knopfdruck.

Folgende sind typische Bestandteile des Ideenmanagements:

  • Freiraum

    Viel wichtiger als besondere Techniken anzuwenden ist es, seinen Mitarbeitern den benötigten Freiraum zu gewähren. Das sollte in Form von Zeiten geschehen, in denen sich die Mitarbeiter regenerieren können. Denn klar ist auch, dass ein überarbeiteter Mitarbeiter keinerlei Kapazitäten mehr hat, sich Gedanken über Verbesserungen zu machen.

  • Vorschlag

    Die Idee des Mitarbeiters – auch Einreicher genannt – muss bestimmte Kriterien erfüllen. Natürlich ist es wichtig, Missstände zu beheben und insofern sind auch Hinweise auf Probleme erwünscht. Das allein macht aber noch keine Idee aus. Vielmehr wird vom Mitarbeiter erwartet, dass nicht nur auf ein bestehendes Problem hingewiesen wird, sondern ein Lösungsvorschlag unterbreitet wird. Es gilt also die W-Fragen zu beantworten: Was soll verbessert werden, warum und wie?

  • Unternehmenskultur

    Nebendem ist eine vertrauensvolle Unternehmenskultur von Bedeutung: Ein Unternehmen, dass seine Mitarbeiter eher als Feind betrachtet, der zur Arbeit quasi gezwungen werden müsse, kann kaum auf Motivation und Engagement seiner Angestellten hoffen.

  • Empowerment

    Das Potenzial ist vorhanden. Damit Mitarbeiter sich trauen, jede noch so kleine Idee zu äußern, braucht es niedrige Hemmschwellen. Sie müssen darin bestärkt werden, dass sie wertvollen Anteil am Gelingen des Unternehmens haben und aktiv eingebunden werden. Der Erfolg vom Ideenmanagement hängt maßgeblich davon ab, dass das obere Management die Notwendigkeit erkennt und dieses Vorgehen aktiv unterstützt.

  • Übermittlungswege

    Je nachdem gibt es verschiedene Wege, wie die Idee vom Mitarbeiter zum Vorgesetzten oder Entscheidungsträger findet. In einigen Unternehmen gibt es dafür spezielle Ideenmanager, die die Ideen schriftlich, mündlich oder per Mail entgegennehmen. Andere Möglichkeiten sind, direkt beim Vorgesetzten oder beim Betriebsrat die Idee einzureichen oder sie in dafür vorgesehene Briefkästen zu werfen.

  • Beurteilung

    Nach ihrem Eingang wird die Idee einem Gutachter vorgelegt, der darüber entscheidet, ob die Idee umgesetzt wird und wie hoch die Prämie ausfällt. Dieser Schritt ist wichtig, denn es muss grundsätzlich geprüft werden, ob eine Idee überhaupt neu ist oder bereits von anderer Seite vorgeschlagen wurde. In diesem Fall hätte die zuerst eingereichte Idee Vorrang. Damit Ideenmanagement möglichst gut funktioniert, braucht es motivierte Mitarbeiter. Das gelingt unter anderem dadurch, dass die Mitarbeiter schnelle und qualifizierte Rückmeldungen auf ihre Ideen bekommen.

  • Prämie

    Kann ein Unternehmen infolge einer umgesetzten Idee Kosten einsparen oder anderweitigen Nutzen daraus ziehen, erhält der Mitarbeiter eine Prämie. Nicht selten wird die in Form eines festen Prozentsatzes gewährt. Dieser berechnet sich nach dem Erstjahresnutzen, das heißt dem Nutzen im ersten Jahr nach Abzug der Einführungskosten. Allerdings sind Prämien in dieser Form nicht ganz unproblematisch, da sie Neid verursachen können. Gerade wenn mehrere Personen eine Idee entwickelt haben, kann eine Aufteilung schwierig werden. Auch zählen Vorschläge aus dem eigenen Aufgabenfeld nicht zum Ideenmanagement. Sie werden über das Arbeitsverhältnis geregelt und damit bereits durch das Gehalt abgedeckt.

[Bildnachweis: by Shutterstock.com]
13. Juni 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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