RACI Matrix: Erklärung, Vorlage, Vor- und Nachteile

RACI Matrix deutsch: Für was steht RACI?

Hinter dem Akronym RACI verbergen sich folgende Begriffe:

• Responsible (Verantwortlich)
• Accountable (Rechenschaftspflichtig)
• Consulted (Konsultiert)
• Informed (Informiert)

RACI Matrix Erklärung

Die RACI Matrix ist ein Tool, um das Durcheinander zu entwirren. Das kann beispielsweise passieren, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder jemand die Urlaubsvertretung übernimmt, der nicht im Detail eingeweiht ist. Das birgt die Gefahr, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt werden oder manche Personen sich nicht zuständig fühlen. Um das zu vermeiden, können Sie eine RACI Matrix anfertigen.

Andere Begriffe für RACI Matrix sind RACI Diagramm, RACI Methode oder RAM. Letzteres steht für „Responsibility Assignment Matrix“, zu Deutsch etwa: Matrix für die Zuweisung von Verantwortung. Und darum geht es letztlich: Darzustellen, welche Aufgaben anfallen, wer daran arbeitet und wer wofür verantwortlich ist.

So funktioniert die RACI Matrix

Die Matrix beantwortet zentrale W-Fragen. Hinter den vier Buchstaben stehen die Bedeutungen verschiedener Rollen beziehungsweise Mitarbeiter:

R für Responsible: Mitarbeiter

Welcher Mitarbeiter bearbeitet die Aufgabe, trägt also dafür die Verantwortung? An dieser Stelle steht meist eine operativ zuständige Person. Das bedeutet jedoch nicht, dass dieser Mitarbeiter allein verantwortlich ist. Es kann auch sein, dass er die Durchführung einer Aufgabe nur anstößt und andere Personen daran mitarbeiten.

A für Accountable: Manager

Hinter Accountable steht die rechenschaftspflichtige Person. Sie arbeitet womöglich nicht selbst an einzelnen Aufgaben, bestimmt aber die Verantwortlichen und delegiert. Das kann beispielsweise ein Projektmanager oder eine Führungskraft sein, die beendete Aufgaben genehmigt.

C für Consulted: Berater

Konsultierte Personen sind solche, deren Expertise im Zusammenhang mit einer Aufgabe wichtig ist. Die verantwortliche Person „R“ sollte Person „C“ in jedem Fall dazu befragen, da sie nützliche Informationen und Kenntnisse beisteuern kann, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

I für Informed: Informierte

Der Buchstabe „I“ steht für alle diejenigen Personen, die über Fortschritt und Ergebnisse einer Aufgabe informiert werden müssen. Hier ist es sinnvoll, noch einmal genauer zu unterscheiden:

• Informationspflicht
  Im Sinne der Bringschuld müssen Sie eine bestimmte Person über Tätigkeiten und Ergebnisse informieren.
• Informationsrecht
  Im Sinne der Holschuld gibt es Personen, die das Recht haben, Informationen einzuholen.

Beispiel: Wie funktioniert die RACI Matrix?

Oft ist die RACI Matrix als Tabelle dargestellt. Je umfangreicher, desto eher empfiehlt sich mit Excel zu arbeiten. Als Diagramm dargestellt, finden sich waagerecht entlang der X-Achse die Teammitglieder. Senkrecht entlang der Y-Achse listen Sie dann die einzelnen Tätigkeiten auf. In die Felder füllen Sie die jeweils zutreffenden Buchstaben. Zusätzlich können Sie die Verantwortlichkeiten farblich hervorheben. Das Ganze sieht dann beispielsweise so aus:

Wann ist die RACI Methode geeignet?

Das RACI Diagramm ist nicht uneingeschränkt geeignet. Bei kleineren Aufgaben und Projekten besteht die Gefahr, dass sie dadurch unnötig aufgebläht werden. Das kann Prozesse eher ausbremsen. Anders bei komplexen Projekten mit mehreren Beteiligten. Wichtig ist hierbei, dass Verantwortungsbereiche klar sind. Liegen in einer Person mehrere Aufgabenbereiche, kann es sinnvoll sein, sie aufzuteilen.

Vor- und Nachteile der RACI Matrix

Vorteile

Als Hilfsmittel zur Vereinfachung bietet die RACI Matrix einige Vorteile:

• Visualisierung
  Die RACI Matrix bietet eine graphische Darstellung. Das veranschaulicht den Beteiligten ihre eigene Rolle im Rahmen eines Projekts. So lässt sich die Überlastung Einzelner vorbeugen.
• Verantwortlichkeit
  Jeder kennt seinen Aufgabenbereich, kann sich dem nicht so leicht entziehen. Mithilfe der Matrix lassen sich Rollen besser festlegen.
• Kommunikation
  Die Informationen gelangen dorthin, wo sie benötigt werden. Das sorgt für bessere Kommunikation
• Klarheit
  Die klare Rollenverteilung verringert das Konfliktpotenzial aufgrund unklarer Zuständigkeiten.
• Einfachheit
  Sie benötigen für die RACI Matrix keine komplizierte Software. Ein einfaches Whiteboard reicht oder für etwas umfangreichere Projekte Excel.

Nachteile

Allerdings stößt die RACI Matrix in der Praxis auch an ihre Grenzen:

• Unübersichtlichkeit
  Je höher die Zahl der Beteiligten und die Anzahl der Aufgaben, desto unübersichtlicher kann die Matrix geraten. Bei Software und Online Anwendung kann es sein, dass wichtige Spalten nur durch Scrollen sichtbar sind. Die Lesbarkeit leidet je nach Darstellung.
• Zuständigkeiten
  In Unternehmen mit flacher Hierarchie ist die Verantwortung längst nicht so klar wie es scheint.
• Lücken
  Kleinteilige Aufgaben erfasst die RACI Matrix nicht, weshalb weitere Tools notwendig sein können.
• Akteure
  Die RACI Matrix legt zwar fest, dass bestimmte Personen konsultiert oder informiert werden sollen. Unklar bleibt allerdings, wer die zu Konsultierenden aufsucht beziehungsweise wer zuständig ist, die Informationen weiterzugeben.

RACI Matrix Alternative und Varianten

Neben der RACI Matrix gibt es einige alternative Tools, die ganz ähnlich funktionieren. Oft ergänzen sie die vorhandene Matrix um einen weiteren Aspekt. Folgende Varianten existieren:

RASCI

Eine der beliebtesten Alternativen ist RASCI. Die Kürzel dieser Variante stehen für: Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed. Das „S“ von Support bezeichnet denjenigen, der die Verantwortlichen bei einer Aufgabe unterstützt. Unterschied zu „C“ für Consulted wirkt er aktiv an einer Aufgabe mit, während „C“ nur Informationen bereitstellt.

DRASCI

Diese Methode baut auf RASCI auf und ergänzt um „D“ wie Driver. Diesem Mitarbeiter kommt ebenfalls unterstützende Funktion zu. Im Gegensatz zum Support („S“), der auf der Ausführungsebene hilft, ist der Driver auf der Managementebene tätig.

RACIO/CAIRO

RACIO ergänzt die RACI Matrix um den Buchstaben „O“. Das Akronym steht für: Responsible, Accountable, Consulted, Informend, Omitted (Ausgelassen). Dieses Tool ist auch unter dem Namen CAIRO bekannt. Mit „O“ kennzeichnet man die Personen, die nicht an der Entwicklung einer Aufgabe beteiligt beziehungsweise bewusst ausgeschlossen sind.

RACI-VS/VARISC

Bei dieser Methode wird die RACI Matrix um die zwei Aspekte Verify und Signatory ergänzt. Verify steht für jemanden, der ein Ergebnis auf zuvor definierte Kriterien hin überprüfen soll. Signatory (auch Sign-Off für abschließen) bestätigt das überprüfte Ergebnis und segnet es ab. Anstelle von RACI-VS existiert auch die Bezeichnung VARISC.

REWA

Diese Variante löst die Kürzel etwas anders auf. REWA steht demnach für Responsible, Expert, Work, Approver. „R“ bezeichnet die für das Gesamte verantwortliche Person. „E“ kommt dem Consulted aus der RACI Matrix gleich. „W“ entspricht dem Mitarbeiter, der die eigentliche Arbeit erledigt (also eher „R“ in der RACI Matrix) und „A“ übernimmt die Verantwortung für das Ergebnis, nimmt es ab.

Daneben gibt es etliche weitere Varianten wie etwa CARS (Communicate, Approve, Resposible, Support) oder PACSI (Performed, Accountable, Control, Suggested, Informed). Das Problem bei vielen Alternativen ist, dass die Bezeichnungen ebenfalls nicht immer ganz eindeutig sind: Manchmal bezeichnet Responsible die Hauptverantwortung (REWA), mal steht es für die Durchführung (RACI/RASCI/DRASCI/RACIO). Wer sich für die RACI Matrix oder eine Alternative entscheidet, kommt nicht um eine klare Definition der einzelnen Rollen herum.

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