Feedbackgespräch: So bereiten Sie sich vor

Es gibt drei typische Termine für das jährliche Feedbackgespräch: Anfang des Jahres, am Ende des ersten Quartals und Ende des Jahres. Der zweite Termin hängt damit zusammen, dass einige Unternehmen erst dann ihren Jahresabschluss fertig haben und folglich erst jetzt bilanzieren können, wie das vergangene Geschäftsjahr (das nicht dem kalendarischen Jahr entsprechen muss) gelaufen ist. Erst dann lässt sich auch den Beitrag des Mitarbeiters ermitteln. Wer also nicht regelmäßig Rückmeldung bekommt, wo er beruflich steht, sollte spätestens im Frühjahr aufmerksam werden und das Feedbackgespräch gezielt suchen – aber auch ebenso gründlich vorbereiten…

Feedbackgespräch: So bereiten Sie sich vor

Feedbackgespräch: Tipps zur Vorbereitung

War ich im vergangenen Jahr gut? Kurz vor dem anstehenden Feedback stellt sich wahrscheinlich jeder Mitarbeiter diese Frage. Aus gutem Grund: Sie hilft dabei, die eigenen Leistungen zu reflektieren und sich besser auf das Gespräch vorzubereiten. Wer die Frage allerdings allein subjektiv beantwortet, kann beim Feedbackgespräch eine böse Überraschung erleben.

Nicht wenige Mitarbeiter sehen dabei vor allem sich und die eigene Leistung – und diese in rosarotem Licht und vielleicht noch im Vergleich manch faulerem Kollegen. Der Vorgesetzte aber sieht das oft aus einem anderen, übergeordneten Blickwinkel. Er kann und wird die Leistung mit dem Team, aber auch mit Kennzahlen und anderen Abteilungen im Unternehmen vergleichen. Womöglich hat er auch andere Ansprüche an seine Mitarbeiter und deren Entwicklungspotenzial.

Aus dieser Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung (durch den Chef) entstehen häufig recht unterschiedliche Einschätzungen, die zu Missverständnissen oder atmosphärischen Störungen führen können. Daher ist es enorm wichtig – soweit möglich -, schon im Vorfeld die „War-ich-gut“-Frage aus beiden Perspektiven zu betrachten.

Wer aber grundsätzlich offen ist, kann dabei auch einiges über sich lernen – und sei es nur, dass Eigen- und Fremdwahrnehmung deutlich differenzieren. Spätestens dann wissen Sie aber auch, dass Ihre eigentliche Leistung nicht erkannt wird. Und das ist nicht nur die Schuld des Vorgesetzten, sondern meist auch mangelhaftes Eigenmarketing.

Dabei hilft es natürlich auch, sich den typischen Ablauf eines solche Jahres- beziehungsweise Feedbackgesprächs vor Augen zu führen:

Grafik Feedbackgespraech Phasen

(Das Ablaufschema können Sie sich hier auch gratis als PDF herunterladen.)

Feedbackgespräch: Zwei Arten von Mitarbeitern

Trotz aller angestrebten Objektivität, lässt sich die subjektive Bewertung der eigenen Leistungen nicht gänzlich ausschalten. Immerhin handelt es sich um Ihre Arbeit, bei der Sie Ihr Bestes gegeben haben und von der Sie überzeugt sind, sie gut gemacht zu haben. Für die Wahrnehmung ist daher der eigene Charakter ein wichtiger Faktor, denn er entscheidet, welches Bild wir von uns und damit auch von unseren Aufgaben haben. Beim Thema Jahresgespräch lassen sich grundsätzlich zwei Arten von Mitarbeitern unterscheiden:

  1. Der Kritische.

    Er nimmt Projekt genau unter die Lupe und kritisch beäugen, was im Jahresgespräch der Rede wert ist und was nicht.

  2. Der Gutmütige.

    Bei der Aufzählung seiner Leistungen wird er schneller mal Fünfe gerade sein lassen und die Dinge eher positiv sehen.

Zu welchem Typ ein Mitarbeiter tendiert, hängt in der Regel von Erfahrungen ab, die zum Teil schon in der Kindheit gemacht wurden. Kritiker haben erlebt, dass es besser ist, auch gute Leistungen zu hinterfragen, während Gutmütige durch positive Leistungen eher ein Gefühl von Macht und Sicherheit erhielten.

Sie ahnen sicherlich schon, wo das hinführt: Denn für eine gute Vorbereitung eines Jahresgesprächs ist die goldene Mitte zwischen beiden Typen der beste Weg.

Feedbackgespräch Checkliste für Mitarbeiter

In einem Mitarbeitergespräch, wie es auch genannt wird, ist es entscheidend, dass wichtige Themen und Fragen offen angesprochen werden. Dafür muss zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ein Vertrauensverhältnis bestehen. Ohne diese Basis ist ein sinnvoller Austausch nahezu ausgeschlossen. Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Vorbereitung helfen, aber auch als Leitfaden während des Gesprächs dienen, damit Sie keine wichtigen Punkte vergessen:

  • Was habe ich in den vergangenen Jahren bereits erreicht?
  • Welche Herausforderungen habe ich im vergangenen Jahr bewältigt?
  • Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
  • Was war das Ergebnis?
  • Welche der Ziele aus dem vergangenen Jahresgespräch habe ich erreicht oder übererfüllt?
  • Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
  • Welche Mehrwerte habe ich geschaffen?
  • Lässt sich das im kommenden Jahr fortsetzen oder gar steigern?
  • Woran muss ich noch weiterarbeiten?
  • Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
  • Welche Veränderungen kann ich dazu anbieten?
  • Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
  • Woran möchte ich unbedingt zukünftig arbeiten?
  • Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
  • Welche Weiterbildungen würde ich gerne absolvieren und was nutzen sie dem Arbeitgeber?
  • Welche Ziele setze ich mir selbst?
  • Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
  • Wo führt dieser rote Faden hin? Wo soll er hinführen?
  • Was konnte ich für das Unternehmen noch erreichen?
  • Welche meiner Talente und Fertigkeiten werden noch nicht genutzt?
  • Wo könnte ich sie künftig gewinnbringend für das Unternehmen einsetzen?

Chefgespräch: So bereiten Sie sich vor

Wenn Sie sich auf das nächstes Jahresgespräch vorbereiten, schauen Sie vorher, welcher Typ Sie (eher) sind. Das erfordert zwar eine gewisse Selbstreflexion und ist nicht immer einfach, doch die Mühe lohnt sich.

Überlassen Sie anschließend ganz bewusst diesem Typ den ersten Teil der Vorbereitung. Gehen Sie also entweder bewusst kritisch oder besonders gutmütig mit Ihren Leistungen ins Gericht. Auf diese Weise erhalten Sie ein erstes Bild Ihrer eigenen Leistung inklusive einer Reihe an nennenswerten Projekten oder Fortschritten des letzten Jahres.

Um das Bild abzurunden, nehmen Sie nun die Gegenposition ein. Hinterfragen Sie Ihr bisher gutmütiges Bild und überprüfen Sie, ob tatsächlich alle Punkte erwähnenswert sind oder ob Sie einige der Erfolge vielleicht auch anderen Kollegen zu verdanken haben. Andersherum gilt natürlich das Gleiche: Schauen Sie noch einmal gutmütig über Ihr letztes Jahr und finden vielleicht doch noch etwas, das Sie hervorheben wollen.

Derart vorbereitet können Sie nicht nur besser auf das Feedback Ihres Chefs eingehen – Sie können auch das Gespräch sogar führen und zu einem echten Dialog wandeln, indem Sie auch Ihre Ziele und Optionen einbringen. Je nach Verlauf lässt sich dabei der Grundstein für eine baldige Gehaltserhöhung legen.

Oder aber Sie können Ihren Vorgesetzten davon überzeugen, Ihre Weiterbildung zu fördern – auch finanziell.

Das gelingt umso besser, je überzeugender Sie bisherige Leistungen und Erfolge argumentieren, wichtiger aber noch in Zahlen transformieren können. Sicher, das ist nicht immer leicht. Aber Zahlen haben in solchen Feedbackgesprächen eine ungeheuer suggestive Macht. Es wirkt einfach ganz anders, wenn Sie sagen „Unser Markenimage hat sich verbessert“ oder eben: „Unsere Imagewerte haben sich in den Umfragen seitdem um 20 Prozent verbessert.“ Was beim Chef hängen bleibt, sind: 20 Prozent Plus!

Bringen Sie drei von diesen Zahlen in vergleichbarer Höhe und deuten dann ein Gehaltswunsch von zehn Prozent Plus an, wirkt das auf den Vorgesetzten immer noch wie ein gutes Geschäft…

Jahresgespräch Checkliste für Vorgesetzte

Sie fragen sich, was Ihr Vorgesetzter möglicherweise in einem Jahresgespräch von Ihnen wissen möchte oder sind vielleicht selbst in der Position, ein Mitarbeitergespräch zu führen und sind unsicher, wonach Sie fragen sollen? Diese Fragen decken die häufigsten Themen ab, für die Vorgesetzte sich in Jahresgesprächen interessieren:

  • Wie lief das zurückliegende Jahr aus Sicht des Mitarbeiters?
  • Welche besonderen Leistungen hat der Mitarbeiter erbracht?
  • Wie unterscheidet sich die Wahrnehmung des Mitarbeiters von meinem Eindruck?
  • Was sollte unbedingt beibehalten oder ausgebaut werden?
  • Wie läuft es im Team?
  • Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit seinem aktuellen Job?
  • Wo sieht der Mitarbeiter Verbesserungspotenzial?
  • Wie beurteilt der Mitarbeiter Ihre Arbeit als Vorgesetzter?
  • Hat er Wünsche im Hinblick auf mögliche Weiterbildungen?
  • Welche Weiterbildungen wird das Unternehmen im kommenden Jahr anbieten?
  • Welche Veränderungen strebt der Mitarbeiter an?
  • Welche Veränderungen erwarten ich von ihm?
  • Gibt es neue Aufgabengebiete, die der Mitarbeiter übernehmen kann und soll?
  • Fühlt sich der Mitarbeiter im Unternehmen wohl?
  • Welche anderen Themen und Anliegen beschäftigen den Mitarbeiter?
  • Welche Ziele habe ich für den Mitarbeiter?

Feedbackgespräch: Bereiten Sie sich auf Kritik vor

Bislang könnte das Gespräch perfekt laufen. Es gibt aber auch die Kehrseite: Der Chef ist mit Ihnen unzufrieden, so richtig. Es muss nicht gleich zu einem Come-to-Jesus-Meeting ausarten, aber auch auf Kritik sollten Sie gefasst und (mental) vorbereitet sein.

In dem Fall die Arme zu verschränken, innerlich dicht zu machen und alles abzustreiten, wäre ein großer Fehler:

  • Erstens, weil das wenig souverän wirkt;
  • zweitens beratungsresistent;
  • drittens unreif.

Nehmen Sie die offen Kritik an, hören Sie genau zu, Sie können davon letztlich nur lernen. Kritik, die völlig ungerechtfertigt ist, können Sie ruhig und sachlich widerlegen. Aber auch in dem Fall bitte verbunden mit souveräner Selbstkritik, Motto:

Ich bedauere, dass bei Ihnen dieser Eindruck entstanden ist. Das ist sicher auch mein Versäumnis, daran muss ich künftig arbeiten. Aber der Eindruck ist falsch. Tatsächlich habe ich…

Berechtigte Kritik hingegen sollten Sie dankbar annehmen und auch gezielt daran arbeiten. Schließlich wollen Sie sich ja auch in Ihrem Job weiterentwickeln.

Falls Sie einige Kritikpunkte nicht verstehen oder nachvollziehen können, sollten Sie ruhig nachfragen, das ist völlig legitim. Auch Ihr Chef hat ja ein Interesse daran, dass Sie sich verbessern. Sonst wäre das Feedbackgespräch eine Farce.

Tatsächlich ist es aber eine Chance – eine, die Sie nutzen sollten!

Arbeitsrecht: Darf ich das Mitarbeitergespräch verweigern?

ParagrafKurze Antwort: Nein. Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt aufgefordert werden, ein Gespräch zu führen, das mit ihrer Arbeitstätigkeit zusammenhängt. Überdies müssen Angestellte auch Auskunft zu sämtlichen Sachverhalten geben, die in ihren Arbeitsbereich fallen. Verweigert der Mitarbeiter ein solches Gespräch, stellt das einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß dar.

Weniger eindeutig ist geregelt, ob der Arbeitnehmer auch Auskünfte geben muss, die ihn selbst belasten – etwa bei Compliance-Verstößen. In solchen Fällen werten Juristen in der Regel das Aussageverweigerungsrecht höher als die Auskunftspflicht. Etwas anderes gilt bei Angaben außerhalb des Arbeitsbereichs. Hier greifen das Persönlichkeitsrecht und der Schutz der Privatsphäre nicht, wenn dem Arbeitgeber aus dem dortigen (Fehl-)Verhalten Schäden oder Nachteile drohen. Hier muss sich der Arbeitnehmer zum Sachverhalt äußern.

Weiterführende Artikel

P.S. In diesem PDF finden Sie weitere Tipps für ein besseres Mitarbeitergespräch.

[Bildnachweis: EDHAR by Shutterstock]
13. April 2013 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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