Feedbackgespräch: Ablauf, Vorbereitung, Tipps

Das Feedbackgespräch ist ein Instrument der Personalführung. In regelmäßigen Abständen setzen sich Mitarbeiter und Vorgesetzter zusammen und sprechen über bisherige Leistungen, Erfolge und Kritikpunkte und definieren künftige Ziele.

Durch die Rückmeldung wird die Selbstwahrnehmung durch eine – soweit möglich – objektive Fremdeinschätzung ergänzt. Dabei werden mindestens einmal im Jahr die bisherige Arbeit beurteilt, Verbesserungspotenziale formuliert und die Rollen für die Zusammenarbeit definiert. Sinn und Zweck ist die Entwicklung sowie das Fordern und Fördern des Mitarbeiters.

Richtig eingesetzt, kann das Feedbackgespräch enorm wirkungsvoll sein. Feedback ist allerdings nicht immer willkommen und braucht klare Regeln…

Anzeige
Feedbackgespräch: Ablauf, Vorbereitung, Tipps

Anzeige

Feedbackgespräch: Tipps zur Vorbereitung

Es gibt drei große Termine für das jährliche Feedbackgespräch:

  • Anfang des Jahres
  • Am Ende des ersten Quartals
  • Ende des Jahres

Der zweite Termin hängt damit zusammen, dass einige Unternehmen erst dann ihren Jahresabschluss fertig haben und folglich erst jetzt bilanzieren können, wie das vergangene Geschäftsjahr (das nicht dem kalendarischen Jahr entsprechen muss) gelaufen ist. Erst dann lässt sich auch den Beitrag des Mitarbeiters ermitteln.

Wer also nicht regelmäßig Rückmeldungen bekommt, wo er beruflich steht, sollte spätestens zu einem der drei Termine das Feedbackgespräch gezielt suchen.

Aber auch ebenso gründlich vorbereiten:

Wie gut war ich im vergangenen Jahr?

Kurz vor dem anstehenden Feedbackgespräch stellt sich wahrscheinlich jeder Mitarbeiter diese Frage.

Aus gutem Grund: Sie hilft dabei, die eigenen Leistungen zu reflektieren und sich besser auf das Gespräch vorzubereiten. Wer die Frage allerdings allein subjektiv beantwortet, kann beim Feedbackgespräch eine böse Überraschung erleben.

Nicht wenige Mitarbeiter sehen vor allem sich und die eigene Leistung – und diese in rosarotem Licht und vielleicht noch im Vergleich zu manch faulerem Kollegen.

Der Vorgesetzte aber sieht das oft aus einem anderen, übergeordneten Blickwinkel.

Er kann und wird die Leistung mit dem Team, aber auch mit Kennzahlen und anderen Abteilungen im Unternehmen vergleichen. Womöglich hat er auch andere Ansprüche an seine Mitarbeiter und deren Entwicklungspotenzial.

Aus dieser Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung (durch den Chef) entstehen häufig recht unterschiedliche Einschätzungen, die zu Missverständnissen oder atmosphärischen Störungen führen können.

Daher ist es enorm wichtig – soweit möglich -, schon im Vorfeld die „War-ich-gut“-Frage aus beiden Perspektiven zu betrachten.

Wer dabei ergebnisoffen bleibt, kann viel über sich lernen. Und sei es nur, dass Selbstbild und Fremdbild deutlich differenzieren. Spätestens dann wissen Sie aber, dass Ihre Leistung nicht erkannt wird.

Das ist nicht nur die Schuld des Vorgesetzten, sondern geht meist auf mangelhaftes Eigenmarketing zurück.

Feedbackgespräch Ablauf: 3 Phasen

Um sich auf das Feedbackgespräch optimal vorzubereiten, sollten Sie sich den typischen Ablauf vor Augen zu führen. In der Regel enthält ein Jahres- oder Mitarbeitergespräch drei wichtige Phasen:

Phase Themen im Gespräch
Gesprächseinstieg Smalltalk
Phase 1
Analyse & Feedback
➠ Aktuelle Arbeitsaufgaben
➠ Bisherige Erfolge
➠ Zielerreichung
➠ Eventuelle Kritikpunkte
➠ Arbeitszufriedenheit
Phase 2
Planung & Ziele
➠ Veränderungen
➠ Aufgabenplanung
➠ Zielformulierung
Phase 3
Perspektive & Entwicklung
➠ Berufliche Perspektiven
➠ Persönliche Wünsche
➠ Entwicklungsoptionen
➠ Weiterbildung
➠ Förderplanung
Gesprächsabschluss Dank & Freude über weitere Zusammenarbeit



(Das Ablaufschema können Sie sich hier gratis als PDF herunterladen und als Leitfaden nutzen.)

Feedbackgespräch: 2 Arten Mitarbeiter

Trotz angestrebter Objektivität, lässt sich die subjektive Bewertung der eigenen Leistungen nie ganz ausschalten. Immerhin handelt es sich um Ihre Arbeit, bei der Sie Ihr Bestes gegeben haben und von der Sie überzeugt sind, sie gut gemacht zu haben.

Für die Wahrnehmung ist der eigene Charakter daher meist ein wichtiger Faktor. Er entscheidet, welches Bild wir von uns und damit auch von unseren Aufgaben haben.

Beim Thema Feedbackgespräch lassen sich generell zwei Arten von Mitarbeitern unterscheiden:

  • Kritische
    Diese Mitarbeiter nehmen ihre Projekte genau unter die Lupe und prüfen sie selbstkritisch. Ins Gespräch nehmen sie nur, was der Rede wert ist.
  • Gutmütige
    Bei der Aufzählung ihrer Leistungen lässt dieser Typ gerne mal Fünfe gerade sein. Die eigene Arbeit wird eher positiv gesehen.

Zu welchem Typ Mitarbeiter Sie gehören, sollten Sie sich ebenfalls vorab fragen. Das Optimum liegt in der goldenen Mitte. Entsprechend sollten Sie Ihre Tendenz zur anderen Richtung hin ausgleichen.


Warum ist regelmäßiges Feedback wichtig?

  • Feedback objektiviert Selbsteinschätzung
  • Feedback dient der Erfolgskontrolle
  • Feedback verhindert den Tunnelblick
  • Feedback reflektiert Arbeitsweisen
  • Feedback hilft, Ziele zu überprüfen
  • Feedback verbessert die Zusammenarbeit
  • Feedback ermöglicht persönliche Entwicklung
  • Feedback motiviert*

*Laut Studien kann regelmäßiges Feedback – im Gegensatz zu Gehaltserhöhungen – die Motivation und Leistung von Mitarbeitern um zehn Prozent steigern. Wer obendrein dabei erreichte Ziele und gute Leistungen würdigt, hebt die Motivation um stolze 17 Prozent.


Anzeige

Feedbackgespräch: Checkliste für Mitarbeiter

Für ein erfolgreiches Feedbackgespräch ist entscheidend, dass wichtige Themen und Fragen offen angesprochen werden. Dafür muss zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ein Vertrauensverhältnis bestehen.

Ohne gegenseitiges Vertrauen ist ein sinnvoller Austausch nahezu ausgeschlossen. Wenn Sie nicht an das grundsätzliche Wohlwollen des Vorgesetzten glauben, werden Sie stets eine Defensivhaltung einnehmen. Effekt: Das Gespräch bleibt unter seinen Möglichkeiten.

Andersrum haben Sie mehr davon: Reflektieren Sie vor dem Gespräch Ihre Arbeit und sammeln Sie so sachliche fundierte Argumente für die Themen, die SIE ansprechen wollen. Oder überzeugende Gegenargumente falls der Chef Sie kritisiert.

Die folgenden Fragen können Ihnen bei dieser Art der Vorbereitung helfen sowie als Leitfaden während des Gesprächs dienen. So vergessen Sie keinen wichtigen Punkt:

Orientierungs- und Reflexionsfragen für das Gespräch

  • Was habe ich alles erreicht?
  • Welche Herausforderungen habe ich bewältigt?
  • Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
  • Was war das Ergebnis?
  • Welche der vergangenen Ziele konnte ich realisieren?
  • Welche der Ziele habe ich übererfüllt?
  • Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
  • Welchen Mehrwert habe ich geschaffen?
  • Lässt sich das künftig fortsetzen oder steigern?
  • Woran muss ich noch weiterarbeiten?
  • Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
  • Welche Veränderungen kann ich dazu anbieten?
  • Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
  • Woran möchte ich zukünftig arbeiten?
  • Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
  • Welche Weiterbildungen würde ich gerne absolvieren?
  • Was nutzen diese dem Arbeitgeber?
  • Welche Ziele setze ich mir selbst?
  • Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
  • Wo führt dieser rote Faden hin?
  • Was könnte ich für das Unternehmen noch erreichen?
  • Welche meiner Talente und Fertigkeiten werden nicht genutzt?
  • Wo könnte ich sie künftig gewinnbringend einsetzen?

Feedbackgespräch: Wie reagieren auf Kritik?

Derart vorbereitet könnte das Gespräch perfekt laufen. Es gibt allerdings auch eine Kehrseite: Der Chef sieht alles ganz anders und ist mit Ihnen und der Arbeit unzufrieden.

Das muss zwar nicht gleich zu einem sogenannten Come-to-Jesus-Meeting ausarten, also einer klassischen Standpauke. Aber auf Kritik sollten Sie mindestens gefasst und (mental) vorbereitet sein.

Es wäre fatal, in dem Fall die Arme zu verschränken, innerlich dicht zu machen und alles abzustreiten. Schon aus drei Gründen:

  • Erstens, weil das wenig souverän ist.
  • Zweitens zeigen Sie sich beratungsresistent.
  • Drittens, weil das unreif wirkt.

Nehmen Sie die (hoffentlich) konstruktive Kritik lieber offen an. Hören Sie genau zu. Sie können davon letztlich nur lernen.

Kritik, die völlig ungerechtfertigt ist, dürfen Sie ruhig und sachlich widerlegen. Aber auch in dem Fall bitte verbunden mit souveräner Selbstkritik, Motto:


Ich bedauere, dass bei Ihnen dieser Eindruck entstanden ist. Das ist sicher auch mein Versäumnis, daran muss ich künftig arbeiten. Der Eindruck ist aber dennoch falsch. Tatsächlich habe ich…



Berechtigte Kritik hingegen sollten Sie dankbar annehmen und auch gezielt daran arbeiten. Schließlich wollen Sie sich in Ihrem Job weiterentwickeln.

Falls Sie einige Kritikpunkte nicht verstehen oder nachvollziehen können, sollten Sie nachfragen. Das ist legitim. Auch Ihr Chef hat ein Interesse daran, dass Sie sich verbessern. Sonst wäre das Feedbackgespräch eine Farce.

Tatsächlich ist es aber eine Chance – eine, die Sie nutzen sollten!

Checkliste für das Feedbackgespräch

Feedbackgespräch IMMER vorbereiten
Bisherige Leistungen & Erfolge quantifizieren
Themen & Ziele definieren
Berechtigte Kritik annehmen
Unberechtigte Kritik korrigieren
Perspektiven formulieren
Offene Punkte klären
Ergebnis protokollieren


Tabus im Feedbackgespräch

Emotionaler Ton
Unsachliche Argumente
Vergleiche mit Kollegen
Schuldzuweisungen
Private Probleme


Arbeitsrecht: Darf ich das Mitarbeitergespräch verweigern?

Kurze Antwort: Nein. Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt aufgefordert werden, ein Gespräch zu führen, das mit ihrer Arbeitstätigkeit zusammenhängt. Überdies müssen Angestellte auch Auskunft zu sämtlichen Sachverhalten geben, die in ihren Arbeitsbereich fallen. Verweigert der Mitarbeiter ein solches Gespräch, stellt das einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß dar.

Weniger eindeutig ist geregelt, ob der Arbeitnehmer auch Auskünfte geben muss, die ihn selbst belasten – etwa bei Compliance-Verstößen. In solchen Fällen werten Juristen in der Regel das Aussageverweigerungsrecht höher als die Auskunftspflicht.

Etwas anderes gilt bei Angaben außerhalb des Arbeitsbereichs. Hier greifen das Persönlichkeitsrecht und der Schutz der Privatsphäre nicht, wenn dem Arbeitgeber aus dem dortigen (Fehl-)Verhalten Schäden oder Nachteile drohen. Hier muss sich der Arbeitnehmer zum Sachverhalt äußern.

Anzeige

Wann ist der perfekte Zeitpunkt für das Gespräch?

Man kann vieles richtig machen – und trotzdem scheitern, wenn das Timingnicht stimmt.

Der Termin mit dem Chef steht seit drei Wochen, das Feedbackgespräch ist perfekt vorbereitet, im Gespräch werden vergangene Leistungen sowie der Mehrwert für das Unternehmen betont. Also ist es Zeit über das Gehalt zu sprechen…

Ganz dumme Idee. Der Chef würgt die Debatte sofort ab. Er habe selbst gerade eine Budgetkürzung erfahren. Alle müssen sparen. Sie übrigens auch!

Timing ist alles. Im Leben, in der Liebe und im Job gilt: Wer den Erfolg will, muss den perfekten Zeitpunkt dafür abpassen.

Idealerweise finden Feedbackgespräche regelmäßig im Unternehmen statt. Also nach einem festen Rhythmus oder Turnus. Sie sollten eine Art Ritual sein. So sinken auch die Hemmschwellen und Ressentiments.

Falls das bei Ihrem Arbeitgeber nicht der Fall ist, empfehlen wir, das Gespräch wenigstens halbjährlich, besser quartalsweise zu suchen. Wie oben schon beschrieben: Es hat für Sie mehr Vorteile als Nachteile.


Vereinbaren Sie für das Feedbackgespräch drei Wochen im voraus einen festen Termin im Büro des Chefs. Nichts zwischen Tür und Angel. Für das Gespräch sollten Sie mindestens 30 Minuten, besser eine Stunde einplanen.



Ansonsten ist der perfekte Zeitpunkt für ein Mitarbeitergespräch kurz VOR Beendigung eines erfolgreichen Projektes.

Als Benjamin Converse und Ayelet Fishbach von der Universität von Chicago untersuchten, wie sich die Anerkennung für einen Mitarbeiter entwickelt, während der versucht, ein wichtiges Ziel zu erreichen, stellten Sie fest: Ihren Höhepunkt erreicht diese überraschenderweise nicht beim erfolgreichen Abschluss des Projekts, sondern kurz davor.

Dann, wenn man die betreffende Person eben noch braucht, um das Ziel auch wirklich zu erreichen, der Erfolg aber zum Greifen nah ist.

Dieser „Wertschätzungs-Klimax“ signalisiert aber zugleich den perfekten Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch (und eine Gehaltserhöhung, siehe Video).

Tipp für mehr Gehalt: Legen Sie eine Leistungsmappe an!

Ohne gute Argumente gibt es keine Gehaltserhöhung. Chefs und Arbeitgeber haben nunmal nichts zu verschenken. Eine sogenannte Leistungsmappe kann jedoch dabei helfen, mehr Gehalt durchzusetzen.

Kurz und übersichtlich beinhaltet sie alle Gründe, warum Sie eine bessere Bezahlung verdienen. Das folgende Video zeigt Ihnen, wie das funktioniert:

Anzeige

Jahresgespräch: Checkliste für Vorgesetzte

Falls Sie sich noch fragen, was Ihr Vorgesetzter möglicherweise in einem Feedback- oder Jahresgespräch von Ihnen wissen können wollte – oder falls Sie selbst Vorgesetzter sind: Die folgenden Fragen werden dabei immer wieder gestellt und decken die wichtigsten Themen ab, für die sich Vorgesetzte interessieren.

Auch damit können Sie sich gerne vorbereiten – egal, auf welcher Seite des Schreibtischs:

  • Wie lief das zurückliegende Jahr aus Sicht des Mitarbeiters?
  • Welche besonderen Leistungen hat der Mitarbeiter erbracht?
  • Wie unterscheidet sich die Wahrnehmung des Mitarbeiters von meiner?
  • Was sollte unbedingt beibehalten oder ausgebaut werden?
  • Wie läuft es im Team?
  • Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit seinem aktuellen Job?
  • Wo sieht der Mitarbeiter Verbesserungspotenzial?
  • Wie beurteilt der Mitarbeiter Ihre Arbeit als Vorgesetzter?
  • Hat er Wünsche im Hinblick auf mögliche Weiterbildungen?
  • Welche Weiterbildungen wird das Unternehmen im kommenden Jahr anbieten?
  • Welche Veränderungen strebt der Mitarbeiter an?
  • Welche Veränderungen erwarten ich von ihm?
  • Gibt es neue Aufgabengebiete, die der Mitarbeiter übernehmen kann und soll?
  • Fühlt sich der Mitarbeiter im Unternehmen wohl?
  • Welche anderen Themen und Anliegen beschäftigen den Mitarbeiter?
  • Welche Ziele habe ich für den Mitarbeiter?

Nachbereitung des Feedbackgesprächs

Beide Seiten sollten nach dem Gespräch immer nochmal ein Resümee ziehen und den Gesprächsverlauf reflektieren. Das dient nicht nur der Erfolgskontrolle, sondern gehört letztlich schon wieder zur Vorbereitung auf das nächste Gespräch. Und das soll ja mindestens genauso gut verlaufen, wenn nicht sogar besser werden.

Wichtige Fragen bei dieser (gemeinsamen) Selbstreflexion sind:

  • Wie war die Gesprächsatmosphäre?
  • Habe ich mich ausreichend vorbereitet?
  • Konnte ich meine Themen, Wünsche und Ziele ansprechen?
  • Wurde ich verstanden, habe ich alles verstanden?
  • Sind Fehler passiert – welche?
  • Wie lassen die sich künftig vermeiden?
  • Habe ich vergessen Themen anzusprechen – warum?
  • Konnten beide Seiten von dem Gespräch profitieren?
  • Was kann ich künftig besser machen?

Fertigen Sie am Ende des Gespräch unbedingt ein Gesprächsprotokoll an und halten Sie darin schriftlich die Ergebnisse und Vereinbarungen für die Zukunft fest. Das Protokoll wird von allen Gesprächspartnern unterschrieben, und alle erhalten eine eigene Fassung davon.


Vertiefende Artikel zum Thema

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
Anzeige
28. Juli 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt mehr als 20 Jahre als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


Ebenfalls interessant:

Weiter zur Startseite