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KOALA-Prinzip: Leitfaden für kritische Mitarbeitergespräche

Hinter dem KOALA-Prinzip steckt eine Methode, um kritische Mitarbeitergespräche respektvoll, konstruktiv und verbindlich zu strukturieren. KOALA ist ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf einzelnen Gesprächsphasen zusammensetzt. Die KOALA-Formel ist ein Instrument der partizipativen Gesprächsführung und hilft dabei, Gespräche nicht eskalieren zu lassen. Definition und Beispiele, wie das KOALA-Prinzip funktioniert…



KOALA-Prinzip: Leitfaden für kritische Mitarbeitergespräche

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Definition: Was ist das KOALA Prinzip?

Das KOALA Prinzip (auch: „KOALA Formel“ oder „KOALA Methode“) ist ein Leitfaden in 5 Schritten für den Aufbau und Ablauf von schwierigen Mitarbeitergesprächen. Der Begriff „KOALA“ ist ein Akronym und steht für fünf Phasen:

  1. Kontaktphase
  2. Orientierungsphase
  3. Analysephase
  4. Lösungsphase
  5. Abschlussphase

Ziel der KOALA-Formel ist, Kritikgespräche so aufzubauen, dass sie nicht eskalieren und ein konstruktives Ergebnis erreicht wird. Anwendung findet das KOALA-Prinzip vor allem bei Mitarbeitergesprächen beziehungsweise kritischen Personalgesprächen, nachdem ein schwerer Fehler passiert ist.

KOALA Prinzip Erfinder

Wer das KOALA Prinzip erfunden hat, ließ sich auch nach intensiven Recherchen nicht klären. Wir freuen uns über entsprechende Hinweise und Belege, die wir hier gerne ergänzen.


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KOALA-Formel für gute Mitarbeitergespräche

Die sogenannte KOALA-Formel gibt Ihnen einen kompakten Leitfaden zum Aufbau und Ablauf für ein kritisches Mitarbeitergespräch:

1. Kontaktphase

Beginnen Sie das Gespräch grundsätzlich wertschätzend und schaffen Sie schon beim Smalltalk eine respektvolle Atmosphäre, in der sich der oder die Mitarbeiterin öffnen kann. Tipp: Setzen Sie sich nicht gegenüber, sondern nebeneinander an einen runden Tisch!

2. Orientierungsphase

Sorgen Sie noch vor dem eigentlichen Gesprächsstart für Transparenz mit einer Agenda: Warum haben Sie zum Gespräch eingeladen? Was ist Ihr positives und konstruktives Ziel? So nehmen Sie dem Mitarbeiter die Angst, es könnte gleich zu einer Kündigung kommen.

3. Anlaysephase

Beschreiben Sie erst jetzt – sachlich und objektiv – den kritischen Anlass: Was ist aus Ihrer Sicht passiert? Welche Folgen hat das? Welche Bedeutung hat das für das Unternehmen und die Zukunft? Nutzen Sie für die konstruktive Kritik vor allem Ich-Botschaften („Mir ist aufgefallen, dass…“, „Mir kam es so vor, als…“) und geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine eigene Sichtweise darzustellen. Das beweist Fairness. Bei unklaren Schilderungen: unbedingt Nachfragen (siehe: Aktives Zuhören)!

💡 TIPP: Vermeiden Sie in diese Phase unbedingt Verallgemeinerungen, Pauschalaussagen und Bewertungen, die nur auf Mutmaßungen basieren. Das eskaliert nur. Besser ist, die generell gute Arbeit zu würdigen und zu Dissoziationen und einem Perspektivwechsel anzuregen: „Wenn Sie meine Lage betrachten: Wie würden Sie das bewerten?“

4. Lösungsphase

Nachdem der Sachverhalt geklärt ist, ermuntern Sie den Mitarbeiter und fordern Sie ihn dazu auf, gemeinsam mit Ihnen nach einer praktikablen und dauerhaften Lösung zu suchen: „Was könnte der nächste Schritt sein?“ „Was brauchen Sie, um dieses Ziel zu erreichen?“ „Bis wann können Sie das abstellen?“ – Ziel ist, den Fehler in Zukunft zu vermeiden und den Mitarbeiter dafür gleichzeitig in die Verantwortung zu nehmen.

5. Abschlussphase

Zum Schluss des Gespräches treffen Sie – gemeinsam! – eine verbindliche Vereinbarung. Diese sollte im Zweifel schriftlich in einem Besprechungsprotokoll festgehalten werden, das beide unterschreiben. Das unterstreicht nochmal die Ernsthaftigkeit und Verbindlichkeit des Feedbackgesprächs. Danken Sie dem Mitarbeiter für das konstruktive Gespräch und Ergebnis.

Einen kompakten Leitfaden zur KOALA-Formel können Sie sich hier kostenlos als PDF herunterladen:

Download: KOALA-Formel Leitfaden (PDF)

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KOALA Prinzip Beispiel

Das KOALA-Prinzip lässt sich nicht nur auf Mitarbeitergespräche anwenden, sondern eignet sich generell für alle Gespräche, bei denen Sie ein schwieriges Verhalten ansprechen und verändern möchten – ohne dass der Austausch eskaliert. Also zum Beispiel in der Beziehung mit dem Partner oder bei einem Thema unter Kollegen.

⚠ ACHTUNG: Eine Gefahr des KOALA-Prinzips ist, dass Ihr Gegenüber die Situation nutzt, um auch seine Themen und Kritikpunkte gleich zu besprechen. Blocken Sie das bitte ab! Hier und jetzt klären Sie ausschließlich IHR Thema, den Rest gerne in einem separaten Termin.

Beispiel Konflikt unter Kollegen

  1. Kontakt:
    „Hallo, darf ich kurz stören?! Wie läuft es bei dir gerade? Hättest du kurz Zeit: Ich würde gerne etwas mit dir besprechen…“
  2. Orientierung:
    „Erinnerst du dich an das letzte Meeting. Ich habe mich danach nicht so gut gefühlt und wollte dir kurz schildern wieso und wie das die Zusammenarbeit belastet…“
  3. Analyse:
    „Während meiner Präsentation hast du mit den Augen gerollt und anschließend gesagt, meine Analyse basiere auf reiner Spekulation. Beides hat mich verletzt und Letzteres stimmt auch nicht…“
  4. Lösung:
    „Du präsentierst ja auch hin und wieder deine Projekte: Wie würdest du dich fühlen, wenn das andere mit dir machen? Was schlägst du für eine Lösung vor, wie wir künftig damit umgehen?“
  5. Abschluss:
    „Ich freue mich, dass wir so schnell eine gemeinsame Lösung gefunden haben. Danke für deine Offenheit und das konstruktive Gespräch!“

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de, Shutterstock.com]

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