Absageschreiben: Die ungenutzte Chance für Unternehmen

Ein Gastbeitrag von Julia-Eva Sima

„Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Unterlagen, müssen wir Ihnen leider mitteilen…“ – Wohin die Reise nach dieser Einleitung geht, ist für die meisten Bewerber klar: Endstation. Absageschreiben. Eine herbe Enttäuschung. Trotzdem können Personaler einiges tun, um die Absage für den Bewerber möglichst positiv zu gestalten und sogar an der Außenwirkung des Unternehmens (Stichwort: Employer Branding) zu feilen. Doch nicht nur der Ton macht die Musik – das Wichtigste ist, dass Sie überhaupt ein Absageschreiben verschicken…

Absageschreiben: Die ungenutzte Chance für Unternehmen

Viel Bedauern, wenig Konkretes: So sehen die meisten Absageschreiben aus

Standardsätze und 0815-Floskeln mag wohl niemand. Noch weniger, wenn man sich als Bewerber lange mit der Bewerbung und dem Unternehmen beschäftigt hat. Die meisten Bewerber stecken schließlich viel Zeit und Arbeit in ihre Bewerbung.

Knapp 60 Prozent der Kandidaten investieren bis zu eine Stunde, um Anschreiben und Lebenslauf auf Vordermann zu bringen und den Personaler zu überzeugen. Kommt als Antwort auf die Bewerbung dann aber keine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, sondern lediglich ein Absageschreiben (oder nicht einmal das), das nur aus Phrasen und Worthülsen besteht, ist Frust programmiert.

Besonders schlimm sind jene Floskeln, die mit Verneinungen arbeiten: „Bitte verstehen Sie die Absage nicht als Kritik an Ihrer Person“ oder auch eher informelle Aufmunterungen, wie „den Kopf nicht hängen zu lassen“. Die lösen beim Bewerber genau das aus.

Wie eine Studie von Psychologen der Tufts Universität in Boston zeigt, braucht das Gehirn 400 Millisekunden länger, um Sätze mit einer Verneinung zu verarbeiten und zu interpretieren. Bis der Sinn der Äußerung, das Absageschreiben nicht als Kritik zu verstehen, durchgesickert ist, wird der Bewerber genau das tun: Die Absage als Kritik auffassen.

Und das beeinflusst ihn stark in der Wahrnehmung der weiteren Sätze. Für Absageschreiben gilt daher, Sachverhalte möglichst positiv, also ohne Verneinungen, zu formulieren.

Zeigen Sie als Personalverantwortliche bei der Absage Größe

Auch negative Nachrichten wollen überbracht werden. Unternehmen in denen das noch eine Tugend ist, verdienen sich so den Respekt der Bewerber. Denn auch Bewerber, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben, verdienen eine wertschätzende Antwort und eine respektvolle Candidate Experience.

In diesem Sinne trägt ein gelungenes Absagen-Management ganz klar zu einer positiven Außenwirkung des Unternehmens bei.

Absageschreiben, die voll von negativen Formulierungen, oder lieblos und floskelhaft formuliert sind, werden nur von den wenigsten Bewerbern mit einem Lächeln im Gesicht aufgenommen. So wird sich der angesprochene Kandidat wohl kein zweites Mal mehr bei diesem Unternehmen bewerben.

Und nicht nur das: Schlimmstenfalls trägt ein solches Absageschreiben auch dazu bei, dass sich auch andere Kandidaten nicht bei Ihnen bewerben, weil sie von diesen (schlechten) Umgangsformen hören.

Die Sozialen Netzwerke werden schließlich nicht nur dafür genutzt, positive Dinge zu verbreiten. Es kann sich auf Bewertungsplattformen oder in den Sozialen Netzwerken schnell herumsprechen, dass in Ihrem Unternehmen nicht gerade wertschätzend mit Bewerbern umgegangen wird. Nicht nur in Zeiten des Fachkräftemangels sollte man eine derartige Außenwirkung unbedingt vermeiden.

Wie können Sie es also besser machen?

Schicken Sie unmittelbar nach Erhalt der Bewerbungsunterlagen eine Eingangsbestätigung und nennen Sie einen konkreten Ansprechpartner für eventuelle Fragen. So ist ein Absageschreiben nicht die erste Reaktion, die der Bewerber vom Unternehmen bekommt.

Der konkrete Ansprechpartner hilft dem Bewerber zudem, sich an eine Person wenden zu können, wenn er Fragen zum Bewerbungsprozess hat.

Und noch einen weiteren Vorteil bietet die Bezugsperson im Unternehmen: Das schafft Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit und vermittelt dem Kandidaten das gute Gefühl, dass er oder sie sich jederzeit an das Unternehmen wenden kann.

Absageschreiben: Arbeitgeber sollten auf Zeitpunkt achten

Fassen wir noch einmal zusammen: Ein Mensch, der durch seine Bewerbung Interesse an Ihrem Unternehmen bekundet, verdient es, so schnell wie möglich von Ihnen zu hören. Am besten noch am gleichen Tag nach Eingang der Bewerbungsunterlagen.

Wie nervenaufreibend und demotivierend derartiges Verhalten von Personalern ist, haben schon vor einiger Zeit Karrierebibel-Leser in einer Umfrage beantwortet: Auf Platz zwei der schlimmsten Dinge, die ein Arbeitgeber machen kann, landet „Nach der Bewerbung nie wieder etwas zu hören“. Aber auch eine späte Antwort auf die Bewerbung wird nicht als fairer und respektvoller Umgang wahrgenommen.

Keine Antwort Nach Bewerbung Umfrage Infografik

Sollte Ihnen das wegen ihres großen Workloads nicht möglich sein, zügig auf die Bewerbung einzugehen, können Sie in diesem Prozess auf standardisierte Eingangsbestätigungen zurückgreifen. Allerdings sollten Sie sich trotzdem Zeit dafür nehmen, die Bewerber persönlich anzusprechen.

Anreden wie „Sehr geehrter Bewerber, …“ sollten nicht vorkommen. Die lösen bei dem Bewerber das ungute Gefühl aus, dass er es nicht einmal wert war, dass Sie noch einmal seinen Namen nachschlagen.

Eine zeitnahe Eingangsbestätigung ist also gut, doch wie sieht es mit dem Zeitpunkt des Absageschreibens aus?

  • Absage am Tag der Bewerbung: Ihnen wird nach einer kurzen Durchsicht der Bewerbungsunterlagen klar, dass es nichts mit der Bewerbung wird. Trotzdem sollten Sie das Absageschreiben nicht sofort am gleichen Tag verschicken. Eine zu schnelle und zu deutliche Absage kann bei Bewerbern den Eindruck hervorrufen, dass etwas mit ihm und der Bewerbung nicht stimmt. Warten Sie also zwei bis drei Tage ab, bevor Sie das Absageschreiben an die Kandidaten verschicken, die offensichtlich überhaupt nicht auf die Position passen.
  • Absage am Tag des Vorstellungsgesprächs: Hier gilt das, was auch für den Tag der Bewerbung gilt – vielleicht sogar noch etwas mehr: Kandidaten, die persönlich im Unternehmen waren und kurz nach dem Interview schon die Absage im E-Mail Postfach haben, können sich dadurch vor den Kopf gestoßen fühlen. Offensichtlich mussten Sie nicht lange überlegen, bevor Sie dem Bewerber die Absage zukommen lassen haben.
  • Absage nach zwei bis drei Wochen: Sofern Sie nichts anderes im Interview oder in Ihrer Bestätigungsmail auf die Bewerbung kommuniziert haben, sollten Sie das Absageschreiben spätestens nach zwei bis drei Wochen verschicken. Diese Bedenkzeit wird als noch akzeptabel wahrgenommen und vermittelt dem Bewerber den Eindruck, dass Sie sich Gedanken über Ihn und seine Performance gemacht haben.

Absageschreiben und AGG: Das sollten Personaler beachten

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt seit 2006 und ungefähr genauso lange fürchten Unternehmen Klagen auf dessen Grundlage. Gerade nach einem Absageschreiben, wenn der Bewerber ohnehin enttäuscht oder sogar wütend ist, ist die Gefahr dafür besonders groß.

Aus diesem Grund schrecken viele Personaler davor zurück, ein detailliertes Feedback zu geben. Schließlich kann man nie wissen, wie der Kandidat bestimmte Äußerungen interpretiert.

Laut AGG dürfen Bewerber weder wegen…

  • ihres Alters
  • der Religion
  • ethnischen Herkunft
  • ihres Geschlechts
  • ihrer sexuellen Orientierung
  • einer Behinderung

diskriminiert werden. Personaler müssen daher genau darauf achten, diese Punkte beim Absageschreiben unbedingt zu vermeiden.

Wie geht das?

Beziehen Sie sich in der Absage auf konkrete Anforderungen der Stelle, die der Bewerber nicht ausreichend erfüllt hat. Natürlich ist es immer ein schmaler Grad, eine Absage zu formulieren, die sich auf die persönlichen Fähigkeiten und Eigenschaften eines Bewerbers bezieht, gleichzeitig aber keinen Interpretationsspielraum für Diskriminierung laut AGG lässt.

Wenn Sie Klagen vermeiden möchten, sollten Sie daher bei detaillierten und ausführlichen Absagen die Rechtsabteilung hinzuziehen.

Auskunftsanspruch nach Bewerbung bei Verdacht auf Diskriminierung

Auskunftsanspruch nach Bewerbung bei Verdacht auf DiskriminierungAuf der Grundlage des AGG haben schon häufiger Bewerber versucht, Unternehmen auf Entschädigung zu verklagen. Ein Fall führte jedoch zu dem Urteil, des Europäischen Gerichtshof, das seitdem einige Personaler verunsichert (EuGH-Urteil vom 19.4.2012 C-415/10):

Es geht dabei um eine Ingenieurin, die in der ehemaligen Sowjetunion aufgewachsen ist und studiert hat. In Deutschland hat sie sich auf eine Stelle als Software-Entwicklerin beworben, erhielt jedoch noch vor einem Vorstellungsgespräch eine Absage. Sechs Monate später wurde die Stelle ein weiteres Mal ausgeschrieben, die Ingenieurin bewarb sich noch einmal – und erhielt auch dieses Mal eine Absage, ohne zu einem Interview eingeladen worden zu sein.

Da sie ihrer Ansicht nach alle nötigen Qualifikationen für den Job besaß, folgerte sie, dass es an ihrer Herkunft, ihrem Geschlecht oder Alter liegen müsse, dass sie zwei Mal sofort eine Absage kassierte. Sie klagte auf eine Entschädigung in Höhe von sechs Monatsgehältern und wollte Auskunft darüber, ob und wenn ja mit welcher Person die Stelle besetzt worden ist.

Das Gericht wies die Klage zwar ab. Trotzdem sollten sich Personaler mit dem Urteil beschäftigen: Wenn es offensichtlich ist, dass sich der Arbeitgeber quer stellt und dem Bewerber überhaupt keine Auskunft über die Stelle und den Besetzungsprozess geben möchte, kann das als sogenannte Indizwirkung angesehen werden. Das bedeutet, dass sich der Arbeitgeber damit verdächtig macht, etwas könnte nicht ganz AGG-konform abgelaufen sein.

Kommt auch das zuständige Arbeitsgericht zu diesem Schluss, kann es die Beweislast umkehren. Damit ist der Arbeitgeber verpflichtet, nachzuweisen, dass er bei der Besetzung der Stelle nicht gegen das AGG verstoßen hat. Und das kann mitunter schwierig werden.

Formulierungshilfe: So formulieren Arbeitgeber ein Absageschreiben

Dem einen fällt es leicht, andere tun sich schwer damit, die richtigen Worte für ein Absageschreiben zu finden. Für all diejenigen Personaler, die zur letzten Gruppe gehören, haben wir ein paar Formulierungshilfen und Beispiele:

  • Persönliche Ansprache: Sehr geehrte/r Herr/Frau… Bereits in der Anrede können Sie zeigen, dass Sie sich mit dem Anschreiben und Lebenslauf des Bewerbers auseinandergesetzt haben. In den Beginn des Absageschreibens gehört, dass Sie sich für die Bewerbung bedanken und auch die Zeit und Mühe wertschätzen, die der Kandidat in die Bewerbung investiert hat.
  • Textbausteine anpassen und regelmäßig überarbeiten. Manche Dinge ändern sich eben nicht – und die können Sie auch als Textbaustein für Ihr Absageschreiben verwenden. Achten Sie aber darauf, dass Sie auch diese Textbausteine in regelmäßigen Abständen überarbeiten. Nicht nur für den Fall, dass sich ein Kandidat in kurzen Abständen noch ein zweites Mal bei Ihnen bewirbt.
  • Interessante Kandidaten identifizieren und bei der Stange halten: Wenn die Bewerbung einen soliden Eindruck gemacht hat und der Bewerber in der engeren Auswahl war, sollten Sie ihm das auch mitteilen. Wenn Sie ein sehr konkretes Feedback geben möchten, nennen Sie ihm die Punkte, in denen er sich besonders positiv hervorgetan hat. In einem persönlichen Gespräch am Telefon wird das in der Regel als besonders zuvorkommend und wertschätzend empfunden. Wenn Sie dann noch auf die weiteren Stellenausschreibungen Ihrer Firma hinweisen, wird Sie der Bewerber bestimmt in guter Erinnerung behalten.
  • Individuelle Grußformel. Aus der Rhetorik ist bekannt, dass das zuletzt Genannte besonders gut im Gedächtnis bleibt. Das können Sie auch für Ihr Absageschreiben nutzen. Beenden Sie die Mail oder den Brief mit aufmunternden Worten, die – wir erinnern uns – positiv formuliert sein sollen. Und auch die Grußformel muss nicht zwingend das übliche „mit freundlichen Grüßen“ sein.

Nach einer Absage: Das müssen Unternehmen mit den Unterlagen machen

Nach einer Absage haben Firmen zwei Optionen:

  • Die Unterlagen zurückschicken/löschen, oder – wenn es sich um die Unterlagen eines interessanten Kandidaten handelt
  • die Unterlagen einbehalten.

Wenn Sie letzteres tun möchten, müssen Sie die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers dazu einholen. Denn gemäß den DSGVO-Richtlinien dürfen personengebundene Daten nur zweckbezogen gespeichert und verarbeitet werden.

Mit der Besetzung der Stelle oder dem Absageschreiben an den Kandidaten ist dieser Zweck erfüllt und die Daten müssen gelöscht werden. Das gilt übrigens auch für Notizen, die Sie während des Gesprächs gemacht haben.

Wie ist also das Vorgehen?

  • Bewerbungsunterlagen per Post: Wenn Sie die Unterlagen auf dem Postweg erhalten haben, müssen Sie sie innerhalb von zwei bis drei Monaten an den Kandidaten zurückschicken. Ausnahme: Er hat zugestimmt, dass sie vernichtet werden.
  • Bewerbungsunterlagen per E-Mail: Die heute wohl häufigste Form der Bewerbung ist datenschutztechnisch kompliziert. Der Kandidat bewirbt sich auf eine Stelle per E-Mail, seine Bewerbung wird gesichtet und wenn er für die Position infrage kommt, wird die Bewerbung an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Somit sind schon mindestens zwei Personen in den Prozess involviert. Kommen noch mehr hinzu, weil das Unternehmen beispielsweise mehrere hundert Bewerbungen, darunter auch Initiativbewerbungen, pro Tag erhält, wird die Bewerbung von einem PC zum nächsten weitergeleitet – inklusive der Speicherung in verschiedenen Postfächern. Die Gefahr liegt nun darin, dass bei einem Absageschreiben an den Bewerber nicht alle Stellen informiert werden und das ist letztlich ein Verstoß gegen die DSGVO. Unternehmen sollten sich einen schlüssigen Ablauf überlegen, wie diese Bewerberdaten von allen Rechnern im Unternehmen und auch aus der Cloud nach der Absage gelöscht werden können. Dieses Verfahren sollte ein Bestandteil des Verfahrensverzeichnisses sein, dass nun ohnehin geführt werden muss.

Über die Autorin

Julia-Eva Sima arbeitet als Texterin und freie Journalistin und hat einen bewegten Lebenslauf: Nach dem Studium der Germanistik, Sprechwissenschaft und Sprecherziehung war sie mehrere Semester Dozentin an der University of Limerick und Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in der Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.

[Bildnachweis: Kinga by Shutterstock.com]
8. September 2018 Autor: Redaktion

Dieser Artikel wurde von der Redaktion lediglich bearbeitet und minimal redigiert, um ihm dem Redaktionssystem anzupassen. Verantwortlich für den Inhalt und die Richtigkeit der darin gemachten Aussagen und Links ist allein der genannte (Gast)Autor.

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