Absageschreiben: Eine Pflicht für Unternehmen

Aus den zahlreichen Bewerbungen werden die passendsten ausgewählt und zum Gespräch eingeladen – der Rest kommentarlos aussortiert. Leider sieht in vielen Unternehmen so die Realität aus. Aus leidgeprüfter Erfahrung wissen viele Jobsuchende, dass ein Absageschreiben alles andere als selbstverständlich ist. Doch auch negative Nachrichten wollen überbracht werden.

Ein Absageschreiben ist immer schmerzhaft, aber doch besser als gar keine Antwort. Wochenlang auf eine Antwort zu warten, die doch nicht kommt, ist viel frustrierender und zeigt den Mangel an Respekt und Wertschätzung den Bewerbern gegenüber.

Schließlich ist der gesamte Bewerbungsprozess teil der Candidate Experience – ein Eindruck entsteht vom Einsenden der Unterlagen bis zum letzten Schritt – der Zusage oder eben dem Absageschreiben. Ein gutes und professionelles Absage-Management trägt somit zur positiven Wahrnehmung und dem Employer Branding bei.

Mehr als eine Standard-Absage

Der erste Schritt in die richtige Richtung ist getan, wenn überhaupt ein Absageschreiben verschickt wird. Wie dieses wirkt, hängt dann maßgeblich vom Inhalt ab. Es kann Mut für die weitere Jobsuche machen oder den Frust steigern und Selbstbewusstsein rauben.

Zahlreiche Unternehmen greifen jedoch auf Standard-Absagen zurück. Vorformulierte, immer gleiche Absageschreiben, die jeder Kandidat erhält. Darin zu finden: Viel Bedauern, wenig Konkretes. Ein Sammelsurium aus Standardsätzzen und 0815-Floskeln. Zu den Klassikern zählen:

„Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…“
„Bitte verstehen Sie die Absage nicht als Kritik an Ihrer Person.“
„Lassen Sie den Kopf nicht hängen.“
„Wir haben uns leider für einen anderen Kandidaten entschieden.“

Diese bringen zwar die Kernaussage rüber, stoßen beim Empfänger aber auf Ablehnung. Denn jedes Absageschreiben, das aus den immer gleichen Floskeln und Worthülsen besteht, sagt immer auch: Der Arbeitgeber hat weder Zeit noch Mühe in die Formulierung gesteckt – auch wenn Kandidaten oft mehrere Stunden in Anschreiben und Lebenslauf stecken, um die eigenen Bewerbungsunterlagen zu optimieren.

Vorteile eines guten Absageschreibens

Positive Außenwirkung
Ein schlechter Umgang bei Absageschreiben spricht sich rum – gerade über Social Media und Bewertungsportale für Unternehmen. Gleiches gilt jedoch für einen positiven Eindruck: Arbeitgeber können sich einen sehr guten Ruf erarbeiten.
Weniger Rückfragen
Keine oder schlechte Absageschreiben führen zu einem deutlichen Mehraufwand in der Personalabteilung. Kandidaten sind verunsichert oder suchen nach weiteren Antworten. Es kommen zahlreiche Mails und Anrufe, die durch eine gute Absage vorab beantwortet werden können.
Langfristiger Kontakt
Eine Absage muss nicht endgültig sein. Vielleicht passt es für die ausgeschriebene Stelle nicht oder bei einer Initiativbewerbung ist keine Position verfügbar. Ein gutes Absageschreiben kann zu einem langfristigen Kontakt und vielleicht zu einer späteren Zusammenarbeit führen.

Tipps für das perfekte Absageschreiben

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Kandidaten wünschen sich eine schnelle Rückmeldung auf die eigene Bewerbung. Dazu gehört eine möglichst schnelle Eingangsbestätigung nach Erhalt der Unterlagen. Auch der Zeitpunkt für das Absageschreiben sollte richtig gewählt sein. Unnötig langes Warten, wenn ein Bewerber längst aussortiert wurde, gilt es zu vermeiden. Im Schnitt müssen Kandidaten sich mehr als drei Wochen gedulden. Eine sehr lange Zeit, wenn gespannt auf die Antwort gewartet wird. Besser ist es, wenn Sie das Absageschreiben bereits nach einer bis höchstens zwei Wochen verschicken.
Drücken Sie Dankbarkeit aus

Der Bewerber hat das Unternehmen ausgesucht, drückt damit sein Vertrauen aus. Gleichzeitig hat er sich Mühe gegeben, zu recherchieren und seine Bewerbung anzupassen. Das Absageschreiben sollte entsprechend Dankbarkeit zeigen. Selbst bei einer negativen Antwort zeigen Sie als Vertreter des Unternehmens damit: Wir gehen respektvoll mit jedem Kandidaten um und wissen zu schätzen, welchen Aufwand die Bewerbung gekostet hat.
Verzichten Sie auf negative Begründungen

Fehlende Qualifikationen sind zwar eine der häufigsten Ursachen, warum ein Bewerber abgelehnt und ein anderer bevorzugt wird – trotzdem sollten Sie auf solche negativen Begründungen im Absageschreiben verzichten. Besser ist es, positiv zu formulieren, vorhandene Stärken noch einmal zu nennen, aber darauf zu verweisen, dass andere Kandidaten noch besser ins gesuchte Profil passten. So liefern Sie eine Begründung, aus der Bewerber lernen und verbessern können, ohne abwertend oder angreifend zu klingen.
Formulieren Sie individuell

Bei 50 Bewerbern ist es natürlich leichter, ein allgemeines Absageschreiben zu formulieren und an alle zu verschicken. Wie Sie von Kandidaten eine individuelle Bewerbung erwarten, sollten Sie aber auch die Absage möglichst individuell verfassen. Dazu gehört eine persönliche Anrede (nicht „Sehr geehrte/r Bewerber/in…) sowie eine passende Grußformel am Ende. Gehen Sie auch auf einzelne Formulierungen oder Aspekte der Bewerbung ein oder welche Punkte besonders gut waren. Das zeigt, dass Sie sich wirklich mit den Unterlagen und dem einzelnen Bewerber beschäftigt haben.
Weiteren Kontakt ermöglichen

Dieser Punkt gilt gleich doppelt: Zum einen kommt es gut an, wenn Sie anbieten, für weitere Rückfragen telefonisch erreichbar zu sein. Bei Unklarheiten wird der Kandidat nicht allein gelassen, sondern kann seine Fragen stellen. Auf der anderen Seite erhalten auch grundsätzlich Kandidaten manchmal ein Absageschreiben, wenn andere noch besser waren. In einem solchen Fall ist es sinnvoll, den Kontakt nicht komplett zu beenden. Im Schreiben können Sie beispielsweise erwähnen, dass Sie die Daten (mit Zustimmung des Bewerbers) gerne speichern würden und sich noch einmal melden, wenn eine Stelle besetzt wird.

Absageschreiben und AGG

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) macht klare Vorgaben, was bei der Absage und dem Schreiben erlaubt und nicht erlaubt ist. Dies ist auch ein Grund, warum viele lieber auf detailliertes Feedback verzichten: Aus Angst, sich rechtlich angreifbar zu machen, wenn Äußerungen als Diskriminierung interpretiert werden.

Laut AGG dürfen Bewerber nicht diskriminiert werden wegen…

ihres Alters.
der Religion.
ethnischen Herkunft.
ihres Geschlechts.
ihrer sexuellen Orientierung.
einer Behinderung.

Im Absageschreiben muss entsprechend genau auf die Formulierungen und Begründungen geachtet werden. Eine Anmerkung, dass ein jüngerer Bewerber bevorzugt eingestellt wurde, kann eine unzulässige Diskriminierung darstellen. Es kann ratsam sein, bei detaillierten und ausführlichen Absageschreiben die Rechtsabteilung hinzuzuziehen, um die Inhalte vorher abklären zu lassen.

Absageschreiben: Vorlagen und Muster für Formulierungen

Wie genau sieht nun ein mögliches Absageschreiben aus, das zwar die unangenehme Botschaft übermittelt, aber trotzdem den bestmöglichen Eindruck hinterlässt? Wir haben verschiedene Muster und Vorlagen erstellt, an denen Sie sich bei der Formulierung orientieren können:

Absageschreiben nach einer Bewerbung

„Sehr geehrte Frau Müller,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbungsunterlagen, das entgegengebrachte Vertrauen und Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position als Sachbearbeiterin. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns im Laufe des Auswahlprozesses für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Trotzdem hat uns Ihre Bewerbung sehr beeindruckt, gerade Ihre Fachkenntnisse und Motivation sind uns positiv aufgefallen.

Daher würden wir Sie gerne in unsere Datenbank aufnehmen und Sie kontaktieren, wenn eine weitere Stelle frei wird, die zu Ihrem Profil passt. Sollten Sie dies nicht wünschen, geben Sie mir bitte Bescheid. Wenn Sie Fragen haben oder ein weiteres Feedback wünschen, erreichen Sie mich weiterhin unter 01234/56789.

Bis dahin wünschen wir Ihnen weiterhin alles Gute und viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
Peter Personaler“
Absageschreiben nach einer Initiativbewerbung

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihre aussagekräftige Initiativbewerbung und das damit verbundene Interesse an unserem Unternehmen. Aktuell können wir Ihnen leider keine passende Position anbieten, sind jedoch von Ihren Qualifikationen und Ihrer Leidenschaft für den Beruf angetan. Eine mögliche Zusammenarbeit können wir uns für die Zukunft daher durchaus vorstellen.

Wenn es für Sie in Ordnung ist, würden wir Ihre Daten gerne speichern und Sie kontaktieren, falls eine geeignete Position in unserem Unternehmen geschaffen wird oder neu zu besetzen ist. Wenn Sie dies nicht wünschen, informieren Sie mich bitte darüber. Für etwaige Rückfragen können Sie mich gerne unter 01234/56789 kontaktieren.

Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg und verbleiben

mit freundlichen Grüßen
Peter Personaler
Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch

„Sehr geehrte Frau Schmidt,

ich möchte mich noch einmal herzlich für das nette Gespräch am TT.MM.JJJJ und Ihre vorangegangene Bewerbung für die Position als Sachbearbeiterin bedanken. Nach Abschluss der letzten Auswahlrunde müssen wir Ihnen heute leider mitteilen, dass wir uns letztlich für einen anderen Bewerber entschieden haben, dessen Profil noch ein wenig besser zu den Anforderungen der Stelle passt.

Trotzdem haben sowohl Ihre Unterlagen als auch Ihr Eindruck im Gespräch uns gut gefallen. Sollte der Kandidat die Stelle doch nicht antreten oder in naher Zukunft eine weitere Position frei werden, würden wir Sie gerne erneut kontaktieren. Hierfür nehmen wir Ihre Bewerberdaten in unsere interne Datenbank auf. Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, lassen Sie es mich bitte wissen und wir löschen Ihre Informationen auf Ihren Wunsch.

Sollten Sie noch weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne unter 01234/56789 zur Verfügung.

Beste Grüße und weiterhin viel Erfolg
Peter Personaler“