Einladung zum Vorstellungsgespräch: Richtig antworten

Endlich ist sie da: die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gratulation, ein gutes Zeichen! Die erste Hürde auf dem Weg zum Traumjob ist genommen, die schriftliche Bewerbung hat überzeugt, Sie sind eine Runde weiter. Die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Sie allerdings nicht einfach nur hinnehmen oder bestätigen. Sie ist eine erstklassige Chance, Kontakt aufzunehmen und die Bewerbungschancen zu verbessern. Wir zeigen, wie Sie auf das Einladungsschreiben richtig reagieren und wie Bewerber auf die Einladung optimal antworten…

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Richtig antworten

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Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten: Und jetzt?

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein gutes Zeichen. Es hätte auch eine Absage werden können – ist es aber nicht. Stattdessen steht im Einladungsschreiben sowas wie: „Wir freuen uns, Sie zu einem Gespräch einzuladen…“ Oder: „Gerne würden wir Sie persönlich kennenlernen…“ Erste wichtige Reaktion: Freuen Sie sich – Sie sind eine Runde weiter! Und das ist Ihr Erfolg ganz allein.

Zweite Reaktion: Lesen Sie sich das Einladungsschreiben aufmerksam durch. Um sich optimal auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten, sollten Sie auf folgende Informationen achten und sich diese gegebenenfalls notieren:

  • Datum: Wann findet das Jobinterview statt?
  • Ort: Gibt es eine Adresse für das Bewerbungsgespräch?
  • Dauer: Wie lange soll das Vorstellungsgespräch dauern?
  • Teilnehmer: Wer lädt ein, wer ist anwesend?
  • Formalia: Müssen Sie zum Gespräch etwas mitbringen?
  • Kosten: Wer übernimmt die Fahrtkosten?

All diese Informationen können Ihnen viel darüber verraten, was auf Sie zukommt. Die Anzahl der Teilnehmer oder Dauer des Vorstellungsgesprächs ist beispielsweise ein gutes Indiz dafür, ob es sich um eine erste Vorauswahl, ein strukturiertes Interview oder vielleicht sogar um ein Assessment Center handelt.

Fehlen einige Information ist das nicht mal schlimm, im Gegenteil: Das gibt Ihnen DIE Gelegenheit, zu antworten, den Termin zu bestätigen und gleichzeitig danach zu fragen. Das unterstreicht nicht nur Ihr Interesse, sondern auch Ihre Professionalität und sorgt so für einen weiteren guten Eindruck und Pluspunkt.

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Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie bestätigen?

Grundsätzlich können Sie auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per Mail oder per Telefon antworten. In den meisten Fällen reicht eine kurze eMail aus, um den Termin zu bestätigen und zuzusagen.

Sollten Sie noch Fragen haben, die vor dem Gespräch geklärt werden müssen, ist wiederum ein Telefonanruf sinnvoller. Das Telefonat bietet zugleich gute Ansätze, an die Sie im späteren Gespräch anknüpfen können. Wenn Sie sich für die telefonische Zusage entscheiden, sollten Sie aber einen Grund nennen, warum Sie anrufen – wichtige offene Fragen zum Beispiel.

Wie schnell muss ich auf die Einladung reagieren?

Wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, sollten Sie möglichst zeitnah darauf antworten. Idealerweise noch am selben oder darauffolgenden Tag. Alles andere nährt Zweifel an Ihrer Motivation. Sein Gegenüber warten zu lassen, um eine hohe Nachfrage zu suggerieren, ist riskant. Unter Umständen ist Ihr potenzieller Arbeitgeber ebenfalls gefragt. Der Markt an vergleichbaren Stellen leergefegt oder Ihre Konkurrenz stark. Ebenso kann es unhöflich oder unsicher wirken, den angeblichen „Wunscharbeitgeber“ warten zu lassen.

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie antworten?

Haben Sie keine Fragen und wollen den Vorstellungstermin nur bestätigen, sollte Ihre Antwort generell zwei Botschaften enthalten:

  • Bedanken Sie sich zunächst für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und sagen Sie, dass Sie sich darüber freuen. Das unterstreicht Ihre Motivation und das anhaltende Interesse.
  • Bestätigen Sie den Termin – und zwar explizit. Formulieren Sie eine konkrete Zusage, dass Sie zum angegebenen Zeitpunkt zum Gespräch kommen werden.

In seltenen Einladungen werden Sie darum gebeten, selbst einen Terminvorschlag in einem bestimmten Zeitraum zu machen. In diesem Fall wird die Bestätigung des Termins natürlich durch Ihren eigenen Vorschlag ersetzt.

TIPP: Gehen Sie bitte nie unvorbereitet in ein Telefonat. Aus der Terminbestätigung kann sich schnell ein Telefoninterview entwickeln. Bevor Sie das Vorstellungsgespräch zusagen, sollten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen hervorholen und sich kurz in das Stellenangebot vertiefen, um mögliche Rückfragen beantworten zu können.

Vorstellungsgespräch bestätigen: Muster

Bei der Bestätigung per Mail fassen Sie sich am besten kurz und finden die passenden Worte. Im Folgenden finden Sie ein Muster für die eMail-Bestätigung:

Sehr geehrter Herr _____,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am (Datum) um (Uhrzeit) wahr. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen. Bis dahin verbleibe ich

mit besten Grüßen
SIGNATUR

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Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie absagen?

Vielleicht haben Sie inzwischen auch ein besseres Jobangebot erhalten. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen. Unangenehm – kommt aber vor. In dem Fall sollten Sie unbedingt höflich und respektvoll bleiben. Aber auch nicht um den heißen Brei reden. Klare Kante und die Wahrheit kommen besser an.

Auch hierbei bleiben die Wege E-Mail oder Telefon. Als Faustregel können Sie sich merken: Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft (richtig) ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit guter Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Vorstellungsgespräch absagen: Muster

Sehr geehrte Frau _____,

vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR

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Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie verschieben?

So schön die Einladung zum Vorstellungsgespräch auch ist, es gibt ein Problem: Der Termin passt nicht. Den Termin zu verschieben, ist völlig legitim. Viele Kandidaten machen sich unnötig Sorgen, die Bitte um einen neuen Terminvorschlag könnte ihre Bewerbungschancen schmälern. Solange Sie begründet um eine Terminverschiebung bitten, ist das kein Problem.

Gute Gründe sind: ein lange geplanter und gebuchter Urlaub im Ausland; Geschäftstermine (falls Sie sich aus ungekündigter Position bewerben); private Verpflichtungen (Hochzeit des besten Freundes, Taufe des Patenkindes, eine wichtige Klausur oder der Abgabetermin der Hausarbeit), eine kurzfristige (!) Erkrankung.

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder gar wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das ist respektlos und verrät, wo Ihre Prioritäten liegen: nicht beim neuen Job. Der schlechteste Grund ist allerdings, gar keinen Grund zu nennen. „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an.

Immer Alternativtermine nennen

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben wollen, sollten Sie zudem immer zwei bis drei Alternativtermine anbieten. Das wirkt professioneller und lösungsorientierter, als auf neue Vorschläge mit „Da kann ich leider auch nicht“ zu antworten. Eine entsprechende Bitte sollten Sie nach folgendem Schema aufbauen:

  1. Für die Einladung bedanken.
  2. Freude darüber zum Ausdruck bringen.
  3. Mit Bedauern den Vorstellungstermin absagen.
  4. Um einen Alternativtermin bitten.
  5. Selber zwei bis drei Gesprächstermine vorschlagen.

Vorstellungstermin verschieben: Muster

Sehr geehrte Frau ____,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.

Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden. Als Alternative könnte ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

Mit besten Grüßen
SIGNATUR

Was kommt nach der Einladung?

Nachdem Sie sich um die Antwort gekümmert haben und der Termin aus der Einladung bestätigt ist, können Sie sich daran machen, das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Recherchieren Sie weitere Informationen über das Unternehmen, bereiten Sie sich auf die 5 verschiedenen Gesprächsphasen vor und üben Sie Ihre Selbstpräsentation. Auch ein paar clevere Rückfragen sollten Sie sich überlegen.

Entscheidend ist, dass Sie die Zeit zwischen Einladung zum Vorstellungsgespräch und Gesprächstermin bestmöglich nutzen, um Ihre Chancen zu steigern. Wir wünschen: viel Erfolg!

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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