Wie schreibe ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Die eingesandten Bewerbungsunterlagen sind gesichtet, die Vorauswahl ist getroffen. Nun ist die Einladung zum Vorstellungsgespräch der nächste Schritt im Bewerbungsprozess. Die vielversprechendsten Kandidatinnen und Kandidaten können Sie telefonisch, per Post oder per E-Mail zum Bewerbungsgespräch einladen.

Inhalt: Das gehört ins Einladungsschreiben:

Dank für die Bewerbung
Einladung zum persönlichen Gespräch
Termine (Datum, Uhrzeit)
Ort und Adresse
Namen und Funktion der Gesprächsteilnehmer
(Information zum Ablauf)
Ansprechpartner für Rückfragen
Bitte um Terminbestätigung
Angaben zur Fahrtkostenerstattung

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch hat eine große Bedeutung: Tonalität und Professionalität spiegeln nicht nur die Unternehmenskultur. Sie prägen auch den ersten Eindruck vom Arbeitgeber. Das Einladungsschreiben sollte daher unbedingt interessiert, herzlich und authentisch klingen.

Wer trägt die Kosten für das Vorstellungsgespräch?

Per Gesetz sind Unternehmen dazu verpflichtet, alle anfallenden Kosten die Anreise zum Vorstellungsgespräch zu erstatten. Dazu zählen Reise- oder Übernachtungskosten. Ausschließen können Sie das nur, indem Sie mit der Einladung diese Kosten explizit ausschließen. Beispiel-Formulierung: „Wir bitten Sie um Verständnis, dass anfallende Reisekosten nicht erstatten.“

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Vorlage und Mustertext

Wie eine gute Vorstellungsgespräch Einladung aussehen kann, zeigt Ihnen das folgende Beispiel und Muster. Die Vorlage dazu können Sie sich am Ende als PDF herunterladen:

Einladung zum Vorstellungsgespräch – Muster

Sehr geehrte(r) Frau/Herr Muster,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung für die Stelle als ___. Ihre Unterlagen haben uns sofort angesprochen. Deshalb möchten wir Sie noch besser kennenlernen und zu einem persönlichen Gespräch einladen:

Folgende Termine möchten wir Ihnen dazu vorschlagen:

Wochentag, TT.MM.JJJJ, Uhrzeit
Wochentag, TT.MM.JJJJ, Uhrzeit

Das Vorstellungsgespräch findet in unserer Zentrale in ___ statt. Daran teilnehmen werden unsere Personalchefin Vera Vorlage sowie die Abteilungsleiterin Bea Beispiel.

Bitte geben Sie uns kurzfristig Bescheid, welchen der Termine Sie wahrnehmen möchten. Sollten Sie verhindert sein, machen Sie uns bitte einen Alternativvorschlag.

Wir freuen uns schon auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen
(Name & Unterschrift)

Einladungsschreiben Vorlage: Muster als PDF

Einladungsschreiben Vorlage: Muster in Word

Tipps zum Einladungsschreiben

Falls Ihr Unternehmen in einem Gebäudekomplex und der Eingang schwer zu finden ist, sollten Sie der Einladung noch einen Lageplan hinzufügen. Das erleichtert Bewerbern die Anreise. Achten Sie bei den Terminvorschlägen auch auf kluge Alternative – zum Beispiel am Vormittag und Nachmittag. Zusätzlich können Sie noch ein ein Videointerview vorschlagen. Das spart Zeit und Kosten.

Als besonderen Service für Bewerber können Sie zur Vorbereitung nicht nur die anwesenden Ansprechpartner mit Funktion nennen, sondern noch ein paar Themen und Fragen. Zum Beispiel die Bitte um eine kurze (Selbst-)Präsentation.

Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten: Und jetzt?

Und die Bewerber? Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein gutes Zeichen. Dauer und Anwesende geben Ihnen erste Hinweise darauf, ob es sich um ein strukturiertes Interview oder Assessment Center handelt.

Entsprechend sollten sich Bewerber auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Fehlen Informationen oder haben Sie Fragen, scheuen Sie sich nicht den genannten Ansprechpartner zu kontaktieren. Das unterstreicht Ihr Interesse und macht einen professionellen Eindruck.

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie bestätigen?

Grundsätzlich können Sie auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per Mail oder per Telefon antworten. In den meisten Fällen reicht eine kurze E-Mail aus.

Auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Kandidaten möglichst zeitnah antworten. Idealerweise noch am selben oder darauffolgenden Tag. Alles andere nährt Zweifel an Ihrer Motivation. Wenn Sie den Vorstellungstermin bestätigen, sollte Ihre Antwort zwei Botschaften enthalten:

Bedanken Sie sich zunächst für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und sagen Sie, dass Sie sich darüber freuen. Das unterstreicht Ihre Motivation und das anhaltende Interesse.
Bestätigen Sie den Termin – und zwar explizit. Formulieren Sie eine konkrete Zusage, dass Sie zum angegebenen Zeitpunkt zum Gespräch kommen werden.

Vorstellungsgespräch bestätigen: Muster

Bei der Bestätigung per Mail fassen Sie sich bitte kurz. Der folgende Muster-Text reicht dazu völlig:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ___,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am (Datum) um (Uhrzeit) wahr. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen. Bis dahin verbleibe ich

mit besten Grüßen
Name + Signatur

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie absagen?

Auch das kommt vor: Vielleicht haben Sie inzwischen ein besseres Jobangebot erhalten. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen.

In dem Fall bleiben Sie unbedingt höflich, aber reden Sie Klartext. Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft (richtig) ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit guter Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Vorstellungsgespräch absagen: Muster

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ___,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider muss ich Ihnen aber absagen und werde den Termin nicht mehr wahrnehmen. Für die entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Name + Signatur

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie verschieben?

Manchmal passen auch die Terminvorschläge nicht. Den Termin zu verschieben, ist ebenfalls legitim. Gute Gründe sind ein lange geplanter und gebuchter Urlaub; Geschäftstermine; private Verpflichtungen (Hochzeit, Taufe, Klausur, etc.).

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das verrät, wo Ihre Prioritäten liegen: nicht beim neuen Job! Der schlechteste Grund ist, gar keinen Grund zu nennen. „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an.

Immer Alternativtermine nennen

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben, sollten Sie 2-3 Alternativtermine anbieten. Das wirkt lösungsorientiert. Die Terminverschiebung sollten Sie nach folgendem Muster aufbauen:

Dank und Freude für die Einladung
Bedauern über den Termin
Bitte um Alternativtermin
2-3 neue Gesprächstermine vorschlagen

Vorstellungstermin verschieben: Muster

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ___,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.

Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge). Daher müssen wir bitte einen anderen Termin finden. Als Alternative kann ich Ihnen Folgendes vorschlagen:

Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen!

Mit besten Grüßen
Name + Signatur

Was kommt nach der Einladung?

Nachdem der Termin gefunden und bestätigt ist, sollten beide – Arbeitgeber und Bewerber – das Vorstellungsgespräch vorbereiten – in allen 5 Gesprächsphasen.

Jetzt bloß keine Fehler machen!

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