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Entschuldigungsschreiben: Vorlagen & Formulierungen

Wer einen Fehler gemacht hat, entschuldigt sich – so lernen wir es von Kindesbeinen an. Je schwerwiegender das Fehlverhalten, desto unangenehmer wird es. Und manchmal ist das Gegenüber so sauer, dass ein direktes Gespräch gar nicht möglich ist. Oder es handelt sich um einen Kunden: Da ist eine formale Entschuldigung in Form eines Entschuldigungsschreibens die adäquate Reaktion auf seinen Ärger. Auch in der Berufsschule müssen Fehlzeiten entschuldigt werden. Wie Sie solche Entschuldigungsschreiben formulieren können, lesen Sie hier…

Entschuldigungsschreiben: Vorlagen & Formulierungen

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Entschuldigungsschreiben: Vorlagen für jeden Anlass

Ob in der Schule, privat oder geschäftlich: Wer sich für Fehler entschuldigt, übernimmt Verantwortung für Fehltritte. Damit Sie einen Eindruck von der Gestaltung solcher Entschuldigungsschreiben bekommen, finden Sie nachfolgend acht Beispiele. Am Ende können Sie sich jeweils die Vorlage als Word-Dokument herunterladen und Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen.

Entschuldigungsschreiben für die Schule

Im Falle minderjähriger Schüler verfassen die Eltern ein Entschuldigungsschreiben an die Schule. Wichtig: Am Ende muss die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten stehen. Eine Vorlage dafür kann wie folgt aussehen:


Sehr geehrte(r) Frau/Herr Müller,

aufgrund einer Operation konnte mein Sohn (VORNAME NAME) in dem Zeitraum vom (DATUM) bis einschließlich (DATUM) nicht am Unterricht teilnehmen. Ich bitte Sie, sein Fehlen zu entschuldigen.

Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)



Das obige Entschuldigungsschreiben für die Schule können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigungsschreiben für die Berufsschule

Hier finden Sie eine Formulierungshilfe für die Berufsschule. Als volljähriger Schüler beziehungsweise volljährige Schülerin dürfen Sie sich selbst für Ihr Fehlen entschuldigen. Daher unterschreiben Sie auch selbst am Ende Ihr Entschuldigungsschreiben.


Sehr geehrte(r) Frau/Herr Müller,

aufgrund einer Operation kann ich (VORNAME NAME) die Berufsschule vom (DATUM) bis zum (DATUM) nicht besuchen. Ich bitte Sie dieses zu entschuldigen. Den verpassten Schulstoff werde ich selbstverständlich nachholen.

Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)



Das obige Entschuldigungsschreiben für die Berufsschule können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigungsschreiben Polizei

Gerade im alkoholisierten Zustand kommt es immer wieder vor, dass Menschen sich im Ton vergreifen. Beleidigungen – etwa wenn Sie einem Polizisten den Mittelfinger zeigen – können mit bis zu 4.000 Euro geahndet werden. Ein Entschuldigungsschreiben ist das Mindeste. Abzusehen ist allerdings von persönlichen Wiedergutmachungsversuchen – die könnte man als Bestechung missverstehen.


Sehr geehrte (r) Frau/Herr (Name),

hiermit möchte ich mich für den Mangel an Respekt und mein schlechtes Benehmen am TT.MM.JJJJ entschuldigen. Mir ist der Vorfall sehr unangenehm und ich bitte höflichst um Verzeihung.

Mit freundlichen Grüßen
(Unterschrift)



Das obige Entschuldigungsschreiben für die Polizei können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigungsschreiben an einen Kunden

Unternehmen wollen negative Mundpropaganda vermeiden. Spricht sich etwa schlechter Kundenservice herum, schädigt das nicht nur die Reputation, sondern führt auch zu finanziellen Einbußen. So könnte ein Entschuldigungsschreiben an einen verärgerten Kunden aussehen:


Sehr geehrte Frau Musterfrau,

wir danken Ihnen für Ihr Schreiben vom TT.MM.JJJJ mit dem Hinweis auf das beschädigte Produkt.

Der Fehler liegt in der Produktion und wurde bereits behoben. Wir bitten Sie die Unannehmlichkeiten, die Ihnen daraus entstanden sind, zu entschuldigen. Um Sie für die Zeit zu entschädigen, in der Sie das schadhafte Produkt nicht benutzen konnten, haben wir Ihnen neben dem intakten neuen Produkt einen Rabattgutschein für Ihren nächsten Einkauf beigelegt.

Bleiben Sie uns auch in Zukunft gewogen, wir sind stets daran interessiert, uns zu verbessern.

Mit freundlichen Grüßen
Wilhelm Wichtig



Das obige Entschuldigungsschreiben an Kunden können Sie als kostenlose Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigungsschreiben geschäftlich

Wichtig auch, sich bei internen Fehlern zu entschuldigen. Wer seinen Geschäftspartner aus falschem Stolz verprellt, erschwert die weitere Zusammenarbeit und schadet sich am Ende nur selbst.


Lieber Tobias,

mir ist unser Meeting vorgestern und mein Verhalten dort nochmals durch den Kopf gegangen. Ich möchte mich an dieser Stelle ausdrücklich für meine völlig überzogene Reaktion entschuldigen.

Es tut mir leid, dass ich den Eindruck erweckt habe, nicht voll und ganz hinter dem Projekt zu stehen. Ich werde das Freitagmorgen im Team ansprechen und geraderücken.

Liebe Grüße
Max



Das obige Entschuldigungsschreiben für geschäftliche Kontakte können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigung an Kollegen

Im Job ist man nicht immer einer Meinung, manchmal werden Diskussionen zu hitzig geführt und auch mit der Konkurrenz kann es übertrieben werden. Dann ist es professionell und zeigt wahre Größe, wenn Sie sich entschuldigen.


Lieber Michael,

ich möchte mich aufrichtig bei dir entschuldigen. Meine Reaktion war unprofessionell und überzogen. Deine Kritik war durchaus berechtigt und mit etwas Zeit, um darüber nachzudenken, sehe ich die Verbesserungsmöglichkeiten, die deine Vorschläge bringen. Ich hoffe, du kannst mir die emotionale Reaktion verzeihen und wir können das Projekt weiterhin gemeinsam erfolgreich gestalten.

Beste Grüße
Tobias



Das obige Entschuldigungsschreiben für einen Kollegen können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigung an den Chef

Nicht nur bei Kollegen, auch beim Chef müssen Sie sich möglicherweise entschuldigen. Ein blöder Fehler, der einen wichtigen Kunden verärgert oder eine Verzögerung, durch die eine Deadline bei Projekten nicht eingehalten werden kann – sowas kann zwar passieren, doch sollten Sie sich dann auch entschuldigen.


Sehr geehrter Herr Mustermann,

ein solcher Fehler hätte natürlich nie passieren dürfen. Dafür entschuldige ich mich in aller Form und übernehme die Verantwortung. Ich habe bereits mit Frau Mayer telefoniert und den Fehler schnellstmöglich behoben. So sollte dieser zumindest keine weiteren Auswirkungen haben.

Mit besten Grüßen
Anna Kühn



Das obige Entschuldigungsschreiben für den Chef können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

Entschuldigung an Freunde

Zu guter Letzt müssen Sie sich hin und wieder auch bei Freunden entschuldigen. Beispielsweise für eine unbedachte Aussage oder fehlende Hilfe, wenn ein Freund diese benötigt hätte. Eine Entschuldigung kann helfen, die Wogen wieder zu glätten.


Liebe Julia,

ich kann gar nicht in Worte fassen, wie leid es mir tut. Es war vollkommen dumm von mir und ich hoffe, du kannst mir irgendwie verzeihen. Du bist mir sehr wichtig und deine Freundschaft bedeutet mir viel. Vielleicht können wir uns auf einen Kaffee treffen, um darüber zu reden.

Liebe Grüße
Kathrin



Das obige Entschuldigungsschreiben für Freunde können Sie als kostenloses Word-Dokument HIER herunterladen.

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Wie formuliert man eine Entschuldigung?

Je nachdem, an wen Ihre Entschuldigung gehen soll und welche Konsequenzen Ihr Fehler hat, sollte Ihr Entschuldigungsschreiben gewählt werden. Mit einem einfachen „Sorry, kommt nicht nochmal vor“ ist es nicht unbedingt getan. Einer Untersuchung der Ohio State University zufolge sind es sechs Bestandteile, die eine Entschuldigung ausmachen:

  1. Entschuldigung ankündigen.
  2. Erklären, was schiefgelaufen ist.
  3. Volle Verantwortung dafür übernehmen.
  4. Reue bekunden.
  5. Wiedergutmachungsangebot unterbreiten.
  6. Um Vergebung bitten.

Dabei gilt: Je mehr davon sich in Ihrer Entschuldigung wiederfinden, desto besser und überzeugender wird sie. Auch wenn der letzte Punkt, um Vergebung bitten, auf den ersten Blick etwas altmodisch erscheinen mag: Seine Wirkung ist nicht zu unterschätzen.

Opfer von Gewalttaten beklagen genau dies: Dass die Täter (sofern die Schuldigen gefasst werden konnten) anschließend häufig noch nicht einmal um Vergebung für ihre Tat bitten. Diese mangelnde Reue empfinden die Geschädigten also als großes Problem. Entschuldigungen sind der Kitt einer funktionierenden Gesellschaft: Die meisten Alltagsfehler dürften in irgendeiner Form verzeihlich sein – zumindest, sofern sie keine Katastrophe ausgelöst oder Personen zu Tode gebracht haben.

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Warum sind Entschuldigungsschreiben nötig?

Warum wir uns entschuldigen, kann mehrere Gründe haben:

  • Schuldeingeständnis
    Für gewöhnlich hat eine Person sich in irgendeiner Form fehlerhaft verhalten und möchte dies wieder gutmachen. Wir bitten um Entschuldigung, wenn wir es bereuen und uns die andere Person so wichtig ist, dass sie uns verzeihen möge.
  • Harmoniebedürfnis
    Manchmal ist es auch kein Schuldeingeständnis, sondern lediglich der Wunsch nach Harmonie, der Menschen dazu veranlasst sich zu entschuldigen.
  • Höflichkeitsform
    Nebendem gibt es auch die Entschuldigung als eine Form der Höflichkeit. Beispielsweise wenn jemand eine Auskunft haben möchte, etwa nach dem Weg oder der Uhrzeit fragt.

Dabei richtet sich die Form der Entschuldigung immer danach, wie schwerwiegend das eigene Fehlverhalten war beziehungsweise, in welcher Situation/Position wir uns befinden. Wer jemanden versehentlich im Bus anrempelt, braucht kein förmliches Entschuldigungsschreiben aufzusetzen – meist begnügen sich die Verursacher mit einem kurzen „Entschuldigung!“, was genau genommen nicht ganz korrekt ist, ebenso wenig wie die Langform: „Ich möchte mich entschuldigen.“

Was ist das „Entschuldigen“?

Der Hintergrund: Eigentlich bedeutet ent-schuldigen, dass einem die Schuld gewissermaßen genommen wird, und zwar von einer anderen Person. Sich selbst kann man nicht von Schuld befreien, sondern lediglich darum bitten. Diese Bedeutungsverschiebung hat vor längerer Zeit stattgefunden. Daher ist es heutzutage völlig üblich zu sagen „Ich entschuldige mich“, wenn es um einen Fehler geht.

Entschuldigung im Englischen

Die Unterscheidung zwischen sich selbst entschuldigen beziehungsweise um Entschuldigung bitten ist übrigens auch immer noch im Englischen üblich. Das greift dafür auf unterschiedliche Begriffe zurück:

„I apologise for…“
Steht für: „Ich entschuldige mich für…“

„Please excuse me.“
Steht für: „Bitte entschuldigen Sie mich.“

„I beg your pardon?“
Das wäre wörtlich genommen die nächsthöhere Stufe für „Ich bitte um Verzeihung“. Allerdings kann das ganz schnell zu einem „false friend“ werden: Üblicherweise benutzt man diese Phrase, um etwas nachzufragen, was man nicht genau verstanden hat – oder um zu signalisieren, dass man nicht einverstanden ist: dann folgt nämlich das einschränkende „but“. Im Deutschen entspricht es häufig einem „Wie bitte?“ oder „Entschuldigen Sie, aber das sehe ich anders.“ Dann doch lieber „Sorry!“ für kleinere Vergehen.


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Diese Fehler im Entschuldigungsschreiben besser vermeiden

Bei massiven Pannen können sogar Existenzen bedroht sein. Nicht zu unterschätzen ist daher der Ärger, der von unzufriedenen Kunden ausgeht, wenn beispielsweise beschädigte Ware geliefert wurde. Entschuldigungsschreiben sind also auch im Mikrokosmos Arbeitswelt der Kitt, der alles zusammenhält. Und damit Sie auf den ursprünglichen Fehler nicht noch einen draufsetzen, gilt es einige Dinge zu beachten. Wenn Sie sich aufrichtig entschuldigen wollen, sollten Sie diese sechs Fehler vermeiden:

  • Sie entschuldigen sich zu spät

    Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit. Es könnte der Eindruck entstehen, dass Sie es nicht ehrlich meinen, aus Kalkül so handeln und Ihren Fehler im Grunde genommen gar nicht einsehen.

  • Sie entschuldigen sich schriftlich

    Im direkten Gespräch einen Fehler einzugestehen, kostet zwar größere Überwindung. Aber genau das wertet Ihre Entschuldigung auf. Ihr Gesprächspartner hat so auch die Möglichkeit, Ihre Mimik einzuordnen und zu beurteilen, wie ernst es Ihnen ist. Bei schweren Kränkungen oder Fehlern könnte Ihr Gegenüber das persönliche Gespräch jedoch verweigern. Dann können Sie ein Entschuldigungsschreiben aufsetzen. Je nach Situation und Verhältnis zur Person empfiehlt sich ein Brief, eine Mail oder vielleicht sogar eine Nachricht im Messengerdienst. Dass man dem Chef die Beichte, dass man einen Kunden verloren hat nicht unbedingt per SMS mitteilt, versteht sich von selbst.

  • Sie nehmen sich keine Zeit

    Wer das Entschuldigungsgespräch zwischen zwei Termine quetscht, kann sich kaum auf das Wesentliche konzentrieren. Sie sollten sich für das Entschuldigungsgespräch Zeit nehmen. So vermitteln Sie Ihrem Gegenüber, dass es Ihnen wichtig ist, die Angelegenheit in Ruhe zu klären. Dafür eignet sich neutraler Boden – etwa ein ruhiges Café oder ein Park.

  • Sie reden sich heraus

    Das ist so ziemlich das Gegenteil von dem, was Ihr Gegenüber erwartet, nämlich Verantwortung zu übernehmen. Indem Sie außerdem noch Ihr Entschuldigungsschreiben mit Wörtern wie „aber“ oder „trotzdem“ garnieren, geben Sie ihm den finalen Dolchstoß: Eine Formulierung wie „Ich hätte dies und jenes wissen müssen, aber…“ bedeutet, dass Sie den ersten Teil des Satzes im Prinzip wieder zurücknehmen. Bei einer Formulierung wie „In unserer mehr als hundertjährigen Firmenhistorie ist so etwas noch nie vorgekommen. Trotzdem möchten wir uns entschuldigen…“ wecken Sie eher den Eindruck, es sei fast schon unter Ihrer Würde, sich bei dem Kunden für Ihren Fehler zu entschuldigen.

  • Sie beginnen auszuführen

    Besser ist es, wenn Sie kurz und prägnant direkt am Anfang zur Sache kommen: Was ist das Problem, wofür entschuldigen Sie sich. Etwas anders kann es aussehen, wenn durch eine Verkettung unglücklicher Umstände ein Kunde verprellt wurde. Sie wollen den Eindruck vermeiden, dass im Unternehmen das pure Chaos herrscht, also können Sie zumindest einige Kausalitäten formulieren, beispielsweise: „Bedingt durch die Fusion kam es zu personellen Veränderungen, so dass Ihre Anfrage den Zuständigkeitsbereich wechselte. Wir bitten Sie die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und schicken Ihnen diese kleine Aufmerksamkeit als Wiedergutmachung.“

  • Sie machen den gleichen Fehler erneut

    Das lässt andere an Ihrer Lernfähigkeit zweifeln, aber stellt eben auch Ihre Selbstreflexion und Reue infrage.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

Jochen Mai Autor Über UnsErfolg. Einfach. Machen. Wir ❤️ es, Menschen dabei zu unterstützen, ihre beruflichen Ziele zu erreichen und mehr Erfolg in Job und Leben zu realisieren. Dafür steht die Karrierebibel mit über 4000 Artikeln, Vorlagen, Checklisten und Services seit mehr als 15 Jahren.

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