Offboarding: Tipps für den letzten professionellen Eindruck

Gutes Offboarding fällt Unternehmen häufig noch schwer. Dabei ist nicht nur die Eingliederung wichtig, sondern auch die professionelle Verabschiedung ehemaliger Mitarbeiter. Oft unterschätzen Personalverantwortliche den Nutzen eines strukturierten Offboarding-Prozesses. Dabei sind häufigere Jobwechsel heutzutage keine Seltenheit mehr, deshalb sollten Verantwortliche den Austritt aus dem Unternehmen gezielt gestalten. Wir geben Tipps für den letzten professionellen Eindruck…

Offboarding: Tipps für den letzten professionellen Eindruck

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Was ist Offboarding?

Offboarding bezeichnet im Personalmanagement die professionelle Begleitung eines ehemaligen Mitarbeiters beim Verlassen des Unternehmens. Synonym ist es auch als Exit-Management bekannt. Offboarding ist somit das Gegenstück zum Onboarding, das der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dient. Neue Mitarbeiter professionell willkommen zu heißen, hat sich längst in den Human Resources Abteilungen der Unternehmen etabliert. Eine gezielte Einarbeitung schont Kosten und Nerven, der Vorteil ist für alle Beteiligten klar ersichtlich.

Nicht so beim Offboarding: Oft kommt es zu kurz, weil gerade andere Projekte dringender sind. Oder die Bedeutung ist nicht jedem klar. Auch Konfliktscheu seitens der Vorgesetzten kann ein Grund sein. Schließlich erfolgt nicht jede Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in beiderseitigem Einvernehmen. Manchmal sind zähle Verhandlungen vorausgegangen. Oder schwierige Umstrukturierungsprozesse bei betriebsbedingter Kündigung. In solchen Fällen überwiegt womöglich die Erleichterung, dass ein unbequemer Mitarbeiter fort ist.

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Offboarding in verschiedenen Prozessen

Plötzlich ist der Mitarbeiter weg und hinterlässt eine Lücke: Abgesehen von der menschlichen Seite fehlt dem Unternehmen nun womöglich das Know-how. Es muss dafür sorgen, dass die Expertise anderweitig sichergestellt werden kann. Strukturiertes Offboarding sollte die Balance zwischen folgenden zwei Prozessen halten:

  • Offboarding als technischer Prozess
    Scheidet ein Mitarbeiter aus, sind die IT- und die Personalabteilung gefragt. Schlüssel und Ausweise muss der Mitarbeiter zurückgeben, das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Zugangsdaten deaktiviert sind. So verhindert es möglichen Diebstahl oder Missbrauch von Daten.
  • Offboarding als sozio-emotionaler Prozess
    Häufig unterschätzen Unternehmen die Auswirkungen auf den ausscheidenden sowie die verbleibenden Mitarbeiter. So wie der erste Eindruck zählt, ist eben auch der letzte Eindruck wichtig.
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Vorteile: Warum Offboarding wichtig ist

Gutes Offboarding besteht aus zuvor klar definierten Abläufen, damit auch dann alles reibungslos läuft, wenn es zu einer fristlosen Kündigung kommt oder ein Mitarbeiter plötzlich die Eigenkündigung vorlegt. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass in der Hektik wichtige Dinge übersehen werden.

Dennoch wird das Offboarding oft stiefmütterlich behandelt: Meist überlassen Unternehmen diesen Prozess Coaches, beispielsweise im Rahmen einer Outplacement-Beratung. Dabei gibt es – richtig gemacht – zahlreiche Vorteile:

Es bleibt ein guter Gesamteindruck

Offboarding hat nicht nur eine saubere Trennung zum Ziel, sondern die Arbeitszufriedenheit und das Arbeitgeberimage im Blick. Wie ein Unternehmen mit ehemaligen Mitarbeitern umgeht, wirkt sich auf Stimmung und Arbeitsmoral des scheidenden als auch der im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter aus.

Die Übergabe verläuft qualitativ besser

Fühlt sich der scheidende Mitarbeiter wertgeschätzt, ist er eher bereit, sein Wissen bei der Einarbeitung eines neuen Kollegen weiterzugeben. Das wiederum spart dem Unternehmen Zeit und Aufwand, eine anderweitige Übergabe organisieren zu müssen.

Sie gewinnen neue Erkenntnisse

Gut strukturiertes Offboarding sollte ein Exit-Gespräch beinhalten. Dabei handelt es sich um ein Feedbackgespräch zwischen scheidendem Mitarbeiter und Vorgesetzten unter vier Augen. Es gibt Ihnen die Gelegenheit, Verbesserungsvorschläge aufzunehmen. Diese können dazu beitragen, das Exit-Management zukünftig zu optimieren. Daran sollte jedem Unternehmen gelegen sein, denn nicht nur Kündigungen, auch Ruhestand oder Todesfälle erfordern klares Offboarding.

Es lassen sich Fehler vermeiden

Ein gut organisiertes Offboarding sorgt für weniger Fehler. Beispielsweise solcher Art, dass Gehaltsüberweisungen weiter laufen, obwohl der Arbeitnehmer längst aus dem Unternehmen geschieden ist. Oder dass bestimmte Unterlagen nicht ausgehändigt wurden. Solche Fehler kosten Zeit, können zu Rechtsstreitigkeiten und damit Ärger und weiteren Kosten führen.

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Offboarding Leitfaden: So läuft es ab

Der nachfolgende Leitfaden fürs Offboarding dient der Orientierung und kann individuell von Ihnen ergänzt werden:

1. Personalabteilung kontaktieren

Klären Sie, wie viel Resturlaub der scheidende Mitarbeiter noch hat und wann der letzte Arbeitstag ist. Für ein gutes Offboarding sollte sich das Unternehmen bemühen, den Austritt möglichst einvernehmlich zu gestalten. Hat beispielsweise der Mitarbeiter bei einer arbeitnehmerseitigen Kündigung die Möglichkeit, einen neuen Job früher anzutreten, sollte das Unternehmen Entgegenkommen signalisieren. Beispielsweise könnte es mit einem Aufhebungsvertrag die Kündigungsfrist ausschalten und einen früheren Austritt ermöglichen.

2. Unterlagen fertigstellen

Veranlassen Sie die Fertigstellung von Unterlagen wie der letzten Gehaltsabrechnung, Meldung zur Sozialversicherung, Steuerkarte und Arbeitszeugnis. Ein Arbeitszeugnis ohne versteckte Geheimcodes begünstigt nicht nur einen leichteren Jobeinstieg woanders, sondern steigert die Chancen auf eine gute Bewertung in Arbeitgeber-Bewertungsportalen.

Offboarding im Todesfall

Eine unangenehme, aber nicht weniger wichtige Aufgabe ist ein klares Offboarding im Todesfall. Hier kommt es neben dem technischen Prozess besonders auf einen empathischen Umgang mit den Betroffenen an:

  • Sprechen Sie den Angehörigen mit einem Kondolenzschreiben Ihr Beileid aus.
  • Organisieren Sie die Formalitäten, etwa ausstehende Gehälter, Urlaubsabgeltung und händigen Sie persönlichen Besitz des Verstorbenen aus.
  • Überbringen Sie ehemaligen Kollegen die Nachricht vom Todesfall, bieten Sie Gelegenheit zur Trauer.
  • Kontaktieren Sie den Rentenversicherungsträger und die Krankenkasse, um den Verstorbenen abzumelden.

3. Transparenz herstellen

Vorgesetzte sollten beim Offboarding mit der jeweiligen Abteilung kommunizieren, die der Mitarbeiter verlässt. So vermeiden Sie, dass Gerüchte entstehen und unnötige Unruhe aufkommt. Key Account Manager sollten auch ihre Kunden im Blick behalten und diese rechtzeitig persönlich informieren: Wer übernimmt anstelle des scheidenden Mitarbeiters künftig die Aufgaben? Existiert noch kein Nachfolger, sollte auch das offen kommuniziert werden.

4. Feedbackgespräch führen

Vorgesetzte sollten immer ein letztes Mitarbeitergespräch führen. Hier geben Sie Ihrem scheidenden Mitarbeiter eine Rückmeldung und schildern den weiteren Ablauf des Offboardings. Des Weiteren sollten Sie Motive und Feedback des Mitarbeiters erfragen. Das kann besonders aufschlussreich sein, wenn Arbeitnehmer bereits nach kurzer Zeit das Unternehmen wieder verlassen. So lässt sich womöglich künftig stärker an der Mitarbeiterzufriedenheit arbeiten oder bestimmte Prozesse besser gestalten.

Erfolgt eine unternehmensseitige Kündigung, ist es wichtig, den Austritt professionell abzuwickeln. Lassen Sie sich keinesfalls auf Diskussionen über die Beweggründe des Unternehmens ein. Erstellen Sie vorab einen Leitfaden mit den wichtigsten Punkten. Das hilft Ihnen dabei, sich an die Reihenfolge zu halten und das Gespräch in geordnete Bahnen zu lenken.

5. Übergabe sichern

Klären Sie mit dem scheidenden Mitarbeiter, welche Aufgaben noch beendet, welche gegebenenfalls an andere Kollegen delegiert werden müssen. Wichtig auch eine Dokumentation einzelner Abläufe: So haben neue Mitarbeiter direkt ein Briefing zur Hand, das ihnen bei der Arbeit hilft.

6. Neubesetzung planen

Um mögliche Verzögerungen bei den Arbeitsabläufen zu vermeiden, sollte möglichst schnell die Nachfolge klar sein. Das erfordert einen zügigen Rekrutierungsprozess. Existiert noch kein Nachfolger, müssen Sie die täglich zu erledigenden Aufgaben fair unter den restlichen Mitarbeitern verteilen.

7. IT-/Sicherheitsabteilung kontaktieren

Stellen Sie sicher, dass Schlüssel, Karten und Ausweise zurückgegeben, Zugangsdaten zu Benutzerkonten gesperrt werden. Üblicherweise geschieht dies gegen Ende des Offboardings. Dieser Punkt ist schon aus Datenschutzgründen wichtig, vor allem, wenn dem Firmenaustritt eine fristlose Kündigung vorausgegangen ist. Weitere firmeneigene Besitztümer wie Smartphones, Laptops oder Dienstwagen gehören ebenfalls zu einer geordneten Rückgabe. Tipp: Wer bereits beim Onboarding eine detaillierte Liste mit allen Firmenbesitztümern geführt (und aktualisiert) hat, braucht nun nur noch diese Liste durchgehen und abhaken.

8. Abschied nehmen

Je nachdem, wie der Austritt des ehemaligen Mitarbeiters zustande kommt, kann beim Offboarding eine kleine Abschiedsfeier – beispielsweise mit einer Dankesrede – gehalten werden. Typischerweise kommt das bei verdienten Mitarbeitern infrage, die beispielsweise nach langer Betriebszugehörigkeit aus dem Arbeitsleben ausscheiden. Oder für längere Zeit in den Mutterschutz gehen. Oft sammeln auch Kollegen für den scheidenden Kollegen und überreichen ein kleines Geschenk.

9. Kontakt halten

Man begegnet sich immer zweimal im Leben, daher ist es wichtig, im Guten auseinanderzugehen. Für Arbeitgeber heißt das, dass eine saubere Trennung eine spätere Rückkehr – beispielsweise auf eine neue Position – bedeuten kann. Hinzu kommt, dass beide Seiten vom fachlichen Austausch profitieren. Für ehemalige Kollegen gilt außerdem, dass sie Arbeitskontakte pflegen sollten. Über soziale Medien oder professionelle Netzwerke lässt sich heutzutage leicht Kontakt halten.

Leitfaden zum kostenlosen Download

Den obigen Leitfaden können Sie auch als Checkliste (PDF) hier kostenlos herunterladen:

Offboarding Checkliste PDF


Typische Fehler beim Offboarding

Fehlt die Routine, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, können sich Fehler einschleichen. Diese sollten Sie unbedingt vermeiden:

Der Datenschutz wird vernachlässigt

Bei einem unkoordinierten Offboarding besteht die Gefahr, dass sensible Daten oder Betriebsgeheimnisse an Dritte gelangen. Gerade wenn die Trennung nicht einvernehmlich war und die Zugänge des ehemaligen Mitarbeiters noch nicht gesperrt wurden. Solange Zugriff auf alte Benutzerkonten möglich ist, könnte ein ausgeschiedener Angestellter beispielsweise aus Rache dem Unternehmen Schaden zufügen.

Unternehmen sehen nur die technische Seite

Arbeitnehmer investieren zum Teil lange Jahre in das Vorankommen des Unternehmens, manche sogar bis zum Burnout. Bei langgedienten Mitarbeitern (womöglich aus Effizienzgründen) nur die Formalitäten zu klären, wird ihnen nicht gerecht. Es wäre genau die Definition von Human Resources als „Humankapital“, die im Allgemeinen abgelehnt wird. Eine vermeintlich „saubere“ oder „lautlose“ Trennung ist wenig wertschätzend und birgt das Risiko, schlecht aufs Employer Branding zu wirken.

Sie planen den Austritt nicht frühzeitig

Es kann immer etwas Unerwartetes eintreten: Verlässt ein Arbeitnehmer aus Altersgründen das Unternehmen, zeichnet sich das langfristig ab. Aber ein Todesfall oder ein schwerer Unfall, der den Arbeitnehmer von heute auf morgen berufsunfähig macht, kommt plötzlich. Für solche Fälle sollte ein Unternehmen ebenfalls vorbereitet sein. Wer mit Offboarding-Prozessen nicht vertraut ist, übersieht leicht Details. Zudem führt eine ungeordnete Übergabe zu unnötigem Stress und schlechter Stimmung auf beiden Seiten.

Der Wissenstransfer kommt zu kurz

Der letzte Arbeitstag rückt näher. Wenn das Unternehmen bisher keinen Ersatz gefunden hat, konnte kein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden. Handelt es sich beim ausscheidenden Mitarbeiter um einen Experten auf seinem Gebiet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er sein Know-how mitnimmt, ohne sein Wissen an die Kollegen weitergeben zu können – zumindest nicht im erforderlichen Umfang. Über Jahre erworbenes Wissen lässt sich nicht kurzfristig weitergeben. Das gilt erst recht, wenn die ehemaligen Teamkollegen neben ihrer Haupttätigkeit neues Wissen erwerben und Aufgaben übernehmen sollen.

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