Offboarding: Tipps für den letzten professionellen Eindruck

Die klar definierte Eingliederung neuer Mitarbeiter ist fest in Unternehmen verankert. Das Offboarding hingegen, der professionelle Abschied ehemaliger Angestellter, wird zu oft stiefmütterlich behandelt. Dabei unterschätzen Personalverantwortliche häufig den Nutzen eines Offboarding-Prozesses. Warum Verantwortliche den Austritt aus einem Unternehmen gezielt gestalten sollten sowie Tipps für den letzten professionellen Eindruck…

Offboarding: Tipps für den letzten professionellen Eindruck

Anzeige

Was ist Offboarding?

Unter Offboarding versteht man im Personalmanagement die professionelle Begleitung eines ehemaligen Mitarbeiters beim Verlassen des Unternehmens. Synonym ist es auch als Exit-Management bekannt. Offboarding ist somit das Gegenstück zum Onboarding, das der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dient. Neue Mitarbeiter professionell willkommen zu heißen, hat sich längst in den Human Resources Abteilungen der Unternehmen etabliert. Eine gezielte Einarbeitung schont Kosten und Nerven, der Vorteil ist für alle Beteiligten klar ersichtlich.

Nicht so beim Offboarding: Oft kommt es zu kurz, weil gerade andere Projekte dringender sind. Oder die Bedeutung ist nicht jedem klar. Auch Konfliktscheu seitens der Vorgesetzten kann ein Grund sein. Schließlich erfolgt nicht jede Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in beiderseitigem Einvernehmen. Manchmal sind zähle Verhandlungen vorausgegangen. Oder schwierige Umstrukturierungsprozesse bei betriebsbedingter Kündigung. In solchen Fällen überwiegt womöglich die Erleichterung, dass ein unbequemer Mitarbeiter fort ist.

Anzeige

Offboarding in verschiedenen Prozessen

Plötzlich ist der Mitarbeiter weg und hinterlässt eine Lücke: Abgesehen von der menschlichen Seite fehlt dem Unternehmen nun womöglich das Know-how. Es muss sicherstellen, dass die Expertise anderweitig sichergestellt werden kann. Das Offboarding ehemaliger Mitarbeiter lässt sich unter zwei Gesichtspunkten betrachten, die gleichermaßen wichtig sind:

  • Offboarding als technischer Prozess
    Scheidet ein Mitarbeiter aus, sind die IT- und die Personalabteilung gefragt. Schlüssel und Ausweise muss der Mitarbeiter zurückgeben, das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Zugangsdaten deaktiviert sind. So verhindert es möglichen Diebstahl oder Missbrauch von Daten.
  • Offboarding als sozio-emotionaler Prozess
    Häufig unterschätzen Unternehmen die Auswirkungen auf den ausscheidenden sowie die verbleibenden Mitarbeiter. So wie der erste Eindruck zählt, ist eben auch der letzte Eindruck wichtig.
Anzeige

Welche Bedeutung hat Offboarding?

Gutes Offboarding besteht aus zuvor klar definierten Abläufen, damit auch dann alles reibungslos läuft, wenn es zu einer fristlosen Kündigung kommt oder ein Mitarbeiter plötzlich die Eigenkündigung vorlegt. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass in der Hektik wichtige Dinge übersehen werden. Die Vorteile eines gut gemachten Offboardings:

Es bleibt ein guter Gesamteindruck

Offboarding hat nicht nur eine saubere Trennung zum Ziel, sondern die Arbeitszufriedenheit und das Arbeitgeberimage im Auge. Wie ein Unternehmen mit ehemaligen Mitarbeitern umgeht, wirkt sich auch auf Stimmung und Arbeitsmoral des scheidenden als auch der im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter aus.

Die Übergabe verläuft qualitativ besser

Fühlt sich der scheidende Mitarbeiter wertgeschätzt, ist er eher bereit, sein Wissen bei der Einarbeitung eines neuen Kollegen weiterzugeben. Das wiederum spart dem Unternehmen Zeit und Aufwand, eine anderweitige Übergabe organisieren zu müssen.

Es lassen sich Fehler vermeiden

Ein gut organisiertes Offboarding sorgt für weniger Fehler. Beispielsweise solcher Art, dass Gehaltsüberweisungen weiter laufen, obwohl der Arbeitnehmer längst aus dem Unternehmen geschieden ist. Oder dass bestimmte Unterlagen nicht ausgehändigt wurden. Solche Fehler kosten Zeit, können zu Rechtsstreitigkeiten und damit Ärger und weiteren Kosten führen.

Anzeige

Offboarding Leitfaden: So läuft es ab

Der nachfolgende Leitfaden fürs Offboarding dient der Orientierung und kann individuell von Ihnen ergänzt werden:
1. HR-Abteilung kontaktieren
Klären Sie, wie viel Resturlaub der scheidende Mitarbeiter noch hat, wann der letzte Arbeitstag ist und ob eine Freistellung erforderlich ist.

2. Unterlagen fertigstellen
Veranlassen Sie die Fertigstellung von Unterlagen wie der letzten Gehaltsabrechnung, Meldung zur Sozialversicherung, Steuerkarte und Arbeitszeugnis. Ein Arbeitszeugnis ohne versteckte Geheimcodes begünstigt nicht nur einen leichteren Jobeinstieg woanders, sondern steigert die Chancen auf eine gute Bewertung in Arbeitgeber-Bewertungsportalen.

3. Transparenz herstellen
Vorgesetzte sollten beim Offboarding mit der jeweiligen Abteilung kommunizieren, die der Mitarbeiter verlässt. So vermeiden Sie, dass Gerüchte entstehen und unnötige Unruhe aufkommt. Key Account Manager sollten auch ihre Kunden im Blick behalten und diese rechtzeitig persönlich informieren: Wer übernimmt anstelle des scheidenden Mitarbeiters künftig die Aufgaben? Existiert noch kein Nachfolger, sollte auch das offen kommuniziert werden.

4. Feedbackgespräch führen
Vorgesetzte sollten immer auch ein letztes Mitarbeitergespräch führen. Hier geben Sie Ihrem scheidenden Mitarbeiter eine Rückmeldung und schildern den weiteren Ablauf des Offboardings. Außerdem gibt Ihnen das Gespräch die Möglichkeit, Motive und Feedback des Mitarbeiters zu erfragen. So lässt sich womöglich künftig stärker an der Mitarbeiterzufriedenheit arbeiten oder bestimmte Prozesse besser gestalten.

5. Übergabe sichern
Klären Sie mit dem scheidenden Mitarbeiter, welche Aufgaben noch beendet, welche gegebenenfalls an andere Kollegen delegiert werden müssen. Wichtig auch eine Dokumentation einzelner Abläufe: So haben neue Mitarbeiter direkt ein Briefing zur Hand, das ihnen bei der Arbeit hilft.

6. Neubesetzung planen
Um mögliche Verzögerungen bei den Arbeitsabläufen zu vermeiden, sollte möglichst schnell die Nachfolge klar sein. Das erfordert einen zügigen Rekrutierungsprozess. Existiert noch kein Nachfolger, müssen die täglich zu erledigenden Aufgaben fair untereinander verteilt werden.

7. IT-/Sicherheitsabteilung kontaktieren
Stellen Sie sicher, dass Schlüssel, Karten und Ausweise zurückgegeben, Zugangsdaten zu Benutzerkonten gesperrt werden. Üblicherweise geschieht dies gegen Ende des Offboardings.

8. Abschied nehmen
Je nachdem, wie der Austritt des ehemaligen Mitarbeiters zustande kommt, kann beim Offboarding eine kleine Abschiedsfeier – beispielsweise mit einer Dankesrede – gehalten werden. Typischerweise kommt das bei verdienten Mitarbeitern infrage, die beispielsweise nach langer Betriebszugehörigkeit aus dem Arbeitsleben ausscheiden. Oder für längere Zeit in den Mutterschutz gehen. Oft sammeln auch Kollegen für den scheidenden Kollegen und überreichen ein kleines Geschenk.

9. Kontakt halten
Man begegnet sich immer zweimal im Leben, daher ist es wichtig, im Guten auseinanderzugehen. Für Arbeitgeber heißt das, dass eine saubere Trennung eine spätere Rückkehr – beispielsweise auf eine neue Position – bedeuten kann. Hinzu kommt, dass beide Seiten vom fachlichen Austausch profitieren. Für ehemalige Kollegen gilt außerdem, dass sie Arbeitskontakte pflegen sollten. Über soziale Medien oder professionelle Netzwerke lässt sich heutzutage leicht Kontakt halten.

Den obigen Leitfaden können Sie auch als Checkliste (PDF) hier kostenlos herunterladen:

Offboarding Checkliste PDF

Was andere Leser dazu gelesen haben

[Bildnachweis: FGC by Shutterstock.com]
★★★★★ Bewertung: 4,73/5 - 135 Bewertungen.
19. Januar 2021 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

Weiter zur Startseite