Debriefing: Nachfolger richtig einarbeiten

Wer im aktuellen Job kündigt, hat in der Regel noch ein paar Tage oder Wochen bis zu seinem letzten Arbeitstag. Das ist die Zeit, in der Sie Ihren professionellen Abschied vorbereiten und – falls schon vorhanden – Ihren Nachfolger einarbeiten sollten. „Debriefing“ nennt sich dieser Prozess im Fachjargon.

Das Debriefing ist eine Art Übergabe mit Erklärung. Werkzeuge, Bedienungsanleitungen, Dokumente und Telefonlisten werden dabei ebenso weitergegeben wie der neue Kollege ganz praktisch dazu befähigt wird, die Position und Anforderungen des Jobs optimal zu erfüllen. Warum ein wirksames Debriefing so wichtig ist (auch für Ihre Reputation), wie es funktioniert und abläuft, zeigen wir Ihnen hier…

Debriefing: Nachfolger richtig einarbeiten

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Definition: Was ist ein Debriefing?

Der Begriff Debriefing hat zweierlei Bedeutung und Funktionen: Zum einen wird darunter eine Nachbesprechung – zum Beispiel nach einem Meeting – verstanden. Im Management wird damit zudem die Übergabe und Einarbeitung eines Nachfolgers im Job verstanden. Ursprünglich wurde das „Debriefing“ in militärischem Kontext verwendet. Dabei berichteten Soldaten ihren Einsatzleitern von dem Ablauf einer Operation. Es ging um Fragen wie: „Was ist wann passiert?“ „Welche Entscheidungen wurden getroffen?“ (daher auch „Schlussbesprechung“ genannt).

Im Arbeitsumfeld kommen Debriefings immer dann zum Einsatz, wenn ein Mitarbeiter aus einem Projektteam oder dem Unternehmen ausscheidet. Sie sorgen dann dafür, dass der neue Mitarbeiter und Nachfolger alle notwendigen Informationen für die Übernahme der bisherigen Tätigkeit erhält. Gleichzeitig sollen das gesammelte Wissen und die Erfahrungen des ausscheidenden Kollegen nicht verloren gehen. Damit ist das Debriefing zugleich ein unersetzliches Tool im Wissensmanagement.

Wie lange dauert das Debriefing?

Die Dauer des Debriefings hängt wesentlich mit der Komplexität des Arbeitsplatzes und dessen Aufgaben zusammen. Ebenfalls entscheidend: die Beschäftigungsdauer des baldigen Ex-Mitarbeiters. Je länger der oder die Beschäftigte im Unternehmen war, desto mehr Wissen und Erfahrungen haben sich dabei angesammelt, die nun – möglichst – weitergegeben werden sollten. Der Prozess der Einarbeitung kann sich entsprechend über mehrere Tage oder Wochen erstrecken – oder sich auf ein einzelnes Übergabegespräch beschränken.

Welche Voraussetzungen braucht das Debriefing?

Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Debriefing ist die Stimmung beziehungsweise die Lage, in der sich der ausscheidende Mitarbeiter befindet: Trennt man sich im Guten oder Schlechten? Im ersten Fall dürfte die Offenheit und Bereitschaft groß sein, einen Nachfolger einzuarbeiten und Wissen weiterzugeben. Vielleicht ist die Übergabe sogar Teil eines Aufhebungsvertrages oder einer Vereinbarung, damit der Mitarbeiter früher aus seinem Arbeitsvertrag kommt. War die Kündigung indes unfreiwillig, kann das Debriefing sogar negativ wirken – zum Beispiel, indem das Übergabegespräch auf den neuen Kollegen demotivierend wirkt oder gar Falschinformationen verbreitet werden. Hier ist also Vorsicht geboten.

Wer ist beim Debriefing dabei?

In der Regel nehmen an den Debriefinggesprächen mindestens der ausscheidende Mitarbeiter und dessen Nachfolger teil. Es kann aber auch sinnvoll sein, dass sich zusätzlich Vorgesetzte, die Teamleitung oder weitere Kollegen an den Gesprächen beteiligen. Vor allem Mitarbeiter, die bisher eng zusammengearbeitet haben, sollten über relevante Prozesse informiert werden. Schließlich geht es hierbei um Erfahrungen und Wissen, die dem Unternehmen erhalten bleiben sollen. Die Erklärungen dazu können jedenfalls nicht schaden.

In wenigen Ausnahmen kann es jedoch empfehlenswert sein, den Nachfolger von den Gesprächen auszuschließen. Insbesondere wenn – wie oben angesprochen – die Trennung eher unfreiwillig war. In dem Fall ist es ratsam, die erforderlichen Informationen (siehe Checkliste unten) vom ausscheidenden Mitarbeiter abzufragen und später gefiltert an dessen Nachfolger durch seine Führungskraft weiterzugeben.

Warum ist das Debriefing wichtig?

Jobwechsel, interne Versetzung, Elternzeit, Sabbatical oder Ruhestand – im Unternehmen herrscht eine ständige Fluktuation an Mitarbeitern. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter geht, geht dem Unternehmen damit wertvolles Know-how und Erfahrung verloren. Es entsteht eine Lücke, die von einer anderen Person erst wieder gefüllt werden muss. Ein systematisches Debriefing sorgt dafür, dass diese Lücke erst gar nicht entsteht. Wissen wird weitergeben, gesammelte Erfahrungen für die Zukunft genutzt und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Das bringt zwei Vorteile mit sich:

  • Die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters wird erleichtert.
  • Die Qualität der Arbeit wird aufrecht erhalten.

Auch für den ausscheidenden Mitarbeiter ist ein erfolgreiches Debriefing wichtig. Ab dem Moment, in dem die Kündigung ausgesprochen wurde, arbeitet der Mitarbeiter nicht mehr nur für den Chef, sondern vor allem für seine Reputation. Wer seinen Nachfolger gewissenhaft einarbeitet, zeigt damit, dass er auch in den letzten Wochen nicht nur Dienst nach Vorschrift schiebt, sondern sich engagiert und weiterhin am Wohl der Firma interessiert ist. Danach kann man auch mit ruhigem Gewissens gehen.


Das gehört nicht ins Debriefing

Achtung: Das Debriefing ist kein Beurteilungsgespräch. Dabei werden grundsätzlich nicht die bisherige Arbeit und die Leistungen des Mitarbeiters bewertet. Schuldzuweisung oder eine Manöverkritik sind vollständig tabu. Sinn und Zweck der Übergabe und Einarbeitung sind alle einen reibungslosen Ablauf bei der Nachfolge zu gewährleisten, vermeidbare Fehler zu eliminieren und Erfahrungswissen zu sichern. Im günstigsten Fall erfährt der scheidende Kollege so noch eine Wertschätzung für seine Arbeit und eine Art Expertenstatus.


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Nachfolger richtig einarbeiten

Sobald ein Nachfolger für die Position feststeht, sollte der Prozess des Debriefings starten. Umso leichter wird der neue Mitarbeiter in seine neuen Aufgaben hineinfinden und von bisherigen Erfahrungen und Know-how profitieren. Schließlich weiß der Ex-Kollege in spe am besten, worauf es in dem Job ankommt, wo Fallstricke lauern, welche Kunden wie ticken oder wie man am besten mit ihnen umgeht. Damit das Debriefing zum Erfolg wird und alle wichtigen Informationen weitergegeben werden, haben wir sieben praktische Tipps für den erfolgreichen und professionellen Debriefing-Prozess zusammengestellt.

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Debriefing Methode: 7 praktische Tipps

Beginnen Sie frühzeitig

Sobald die finale Entscheidung über Ihren Weggang gefallen ist und alle informiert sind, sollte das Debriefing beginnen. Haben Sie sich um alle formalen Angelegenheiten gekümmert, sollte es Ihr Anliegen sein, für eine saubere Übergabe zu sorgen. Auf diese Weise laufen Sie nicht Gefahr, dass das Debriefing hinten runterfällt und den verbleibenden Kollegen notwendiges Wissen fehlt. Und sei es nur, um den Nachfolger selbst anzuleiten. Planen Sie hierfür ausreichend Zeit ein, je nach Aufgabenbereich und Anzahl der Kunden und Projekte ist das in einer Stunde erledigt oder dauert mehrere Tage.

Protokollieren Sie den Ist-Zustand

Eine grundlegende Information ist der Status Quo. Damit informieren Sie Ihren Nachfolger, aber auch Ihre Kollegen über den aktuellen Stand und die nächsten Entwicklungen. Welche Projekte sind noch nicht abgeschlossen? Was ist bereits passiert? Was muss noch getan werden und welche Ziele werden verfolgt?

Listen Sie Prozesse und Arbeitsabläufe auf

Sie wollen den Nachfolger befähigen, Ihren Job zu übernehmen. Ein Einblick in Ihre Arbeitsabläufe kann dabei sehr hilfreich sein. Gehen Sie dabei systematisch vor und gliedern die Arbeit in Themenblöcke entsprechend Ihrer Projekte und Ihrer Kunden. Weisen Sie dabei auch auf Eigenheiten sowie Herausforderungen hin. So können Kunden vom Nachfolger ähnliche Leistungen erwarten und Sie verhindern, dass Ihr Nachfolger ins kalte Wasser geworfen wird.

Sprechen Sie mit Ihren Kollegen

Je nachdem ab wann Ihr Nachfolger die Stelle antritt, bleibt Ihnen nicht viel Zeit, um diesen ausführlich einzuarbeiten. Im schlimmsten Fall beginnt dieser erst nach Ihrem Weggang mit der Arbeit. Dann liegt es an Ihren Kollegen die Einarbeitung zu übernehmen. Für Ihre Kollegen ist es unnötiger Stress sich nach Ihrem Weggang alle Informationen zusammenzusuchen. Machen Sie Ihnen das Leben leichter, und schreiben Sie ein detailliertes Übergabeprotokoll. In diesem können alle wichtigen Aspekte nachgeschlagen werden. Sprechen Sie dieses gemeinsam durch, um Unklarheiten zu beseitigen.

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte

Es geht darum, Ihrem Nachfolger die fachliche Basis zu vermitteln, damit dieser übernehmen kann. In der Regel ist die Zeit kurz und es gibt viel zu erzählen. Achten Sie jedoch darauf den neuen Mitarbeiter nicht zu überfrachten. Legen Sie den Fokus auf all jene Punkte, die unerlässlich sind. Als Ergänzung zu Ihren Erklärungen dient Ihr Übergabeprotokoll sowie die Erfahrung Ihrer Kollegen. Sorgen Sie auch dafür, dass Ihr Nachfolger weiß, an wen er sich bei Fragen nach Ihrem Weggang wenden kann.

Zeigen Sie Ihrem Nachfolger auch die Praxis

Die theoretische Vermittlung der Inhalte ist das eine, doch diese auch umzusetzen das andere. Bauen Sie nicht nur auf Erklärungen, sondern lassen Sie Ihren Nachfolger unter Ihrer Aufsicht und Anleitung Aufgaben übernehmen. Denn erst in der Praxis tauchen Fragen auf, werden Probleme und Unklarheiten deutlich. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit zu reagieren und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef

Auch Ihr Chef sollte über den aktuellen Stand Ihrer Arbeit informiert sein. Ein abschließendes Gespräch bietet die Gelegenheit über Ihre Erfahrungen zu sprechen und diese Weiterzugeben. Sie können Anregungen zur Verbesserung der Kunden- und Projektarbeit geben. Dieses Feedback kann für Ihren Chef nützlich sein und dafür sorgen, dass die Dinge bei Ihrem Nachfolger zukünftig anders gehandhabt werden. Doch Vorsicht! Das sollte keine Einladung zur Schimpftirade sein. Nur konstruktive Vorschläge sind wertvoll.

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Debriefing Checkliste: Bitte nichts vergessen

Organisatorisches

➠ Arbeitsplatzbeschreibung
➠ Aufgabenbeschreibung
➠ Arbeitsabläufe
➠ Arbeitsanweisungen
➠ Zielvereinbarungen
➠ Prozessbeschreibungen
➠ Bedienungsanleitungen
➠ Werkzeuge & Hilfsmittel
➠ Vorlagen & Formulare
➠ Ablagefächer
➠ Checklisten
➠ Ansprechpartner
➠ Telefonlisten

Zu klärende Fragen

  • Was sollte der Nachfolger unbedingt wissen?
  • Welche Aufgaben wurden bereits in welchem Umfang erledigt?
  • Welche Aufgaben müssen umgehend erledigt werden?
  • Was sind die größten Herausfoderungen des Jobs?
  • Wo lauern aktuell die größten Probleme?
  • Erfahrungen: Was funktioniert, was nicht?
  • Mit wem wird zusammengearbeitet?
  • Wem muss wann was berichtet werden?
  • Welche Verbesserungspotenziale gibt es?

Eine weitere Checkliste für die letzten Arbeitstage im alten Job können Sie sich HIER kostenlos als PDF herunterladen.


Extra-Tipp: Debriefing Wiki

Wenn bei Ihnen häufiger die Mitarbeiter wechseln, sollten Sie über ein Debriefing Wiki beziehungsweise eine ausführliche Dokumentation der Aufgaben und Arbeitsabläufe im Intranet nachdenken. Auch ein solches Wiki bildet eine wichtige Grundlage für das Wissensmanagement im Unternehmen. Dort lassen sich zum Beispiel auch die Gesprächsprotokolle aus den Übergabegesprächen archivieren sowie weitere Checklisten oder Erfahrungsberichte bereitstellen. Auf diese Weise bleiben ebenfalls wertvolle Informationen dem Unternehmen dauerhaft erhalten und sind von den Mitarbeitern jederzeit abrufbar.


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[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]
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17. August 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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