Abschlussgespräch: Definition, Vorteile und Leitfaden

Definition: Was ist ein Abschlussgespräch?

Das Abschlussgespräch (auch: Exit Gespräch oder Austrittsgespräch) ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine gute Gelegenheit, die bisherige Zusammenarbeit zu bilanzieren und offiziell zu beenden – sachlich und konstruktiv. Noch dazu unabhängig davon, wer den Job gekündigt hat.

Wertvoll ist das Abschlussgespräch vor allem für Unternehmen und Personalverantwortliche: Sie können im Abschlussinterview mehr über die Gründe der Kündigung (z.B. Gehalt, Arbeitsklima, Führungsfehler) erfahren und zugleich ihr Arbeitgeberimage verbessern. Arbeitnehmer wiederum können die Chance nutzen, konstruktive Kritik zu äußern und Kontakte zu pflegen. Schließlich begegnet man sich mindestens zweimal im Leben…

Abschlussgespräch führen: Gründe + Vorteile

Obwohl Jobwechsel im Berufsleben völlig normal sind, sind es Abschlussgespräche oft nicht. Nicht wenige Arbeitgeber und Arbeitnehmer trennen sich im Streit oder aus Frust und Enttäuschung.

Dabei hat ein professioneller Trennungsprozess zahlreiche Vorteile für beide Seiten und ist DIE Gelegenheit, Fehler zu erkennen und zu korrigieren sowie sich im Guten zu trennen. Damit zählt das Abschlussgespräch zu einem wichtigen Instrument und Werkzeug der Personalentwicklung und kann einen wichtigen Input für die zukünftige Gestaltung des Employer Brandings sein.

Abschlussgespräch Vorteile …

Abschlussgespräch Leitfaden: Tipps + Checkliste

Ziel des Abschlussgesprächs ist immer, sich im Guten zu trennen und den eigenen Offboarding Prozess zu verbessern. Damit selbst ein gut gemeintes Austrittsgespräch nicht plötzlich in einer Schlammschlacht endet und sich alle nur noch mit Vorwürfen anschreien, sollte das Abschlussgespräch gründlich vorbereitet werden.

Im Folgenden finden Sie einen Abschlussgespräch Leitfaden zur Vorbereitung und Durchführung des Exit-Gesprächs:

Zeitpunkt

Auch wenn Sie ein verständliches Interesse daran haben, sofort nach einer Kündigung die Gründe hierfür zu erfahren: Lassen Sie etwas Zeit vergehen (1-2 Wochen), bis sich die Wogen geglättet haben. Der richtige Zeitpunkt entscheidet viel über den erfolgreichen Ausgang des Abschlussgesprächs. Vereinbaren Sie einen Termin möglichst erst kurz vor Ende der Kündigungsfrist und vor dem endgültigen Abschied. Bis dahin sollte dem Mitarbeiter auch das Arbeitszeugnis schon vorliegen. So kann dieser frei und ohne die Angst über seine Gründe sprechen – ohne negative Konsequenzen zu fürchten.

Ablauf

Teilen Sie dem Mitarbeiter zusammen mit der Terminankündigung mit, wie das Abschlussgespräch ablaufen wird – idealerweise mit einer kurzen Agenda. So kann sich der Ex-Kollege darauf vorbereiten und weiß, was ihn oder sie erwartet. Planen Sie das Interview zudem auf neutralem Boden – mit oder ohne den direkten Vorgesetzten. Der Raum selbst sollte nicht wie ein Verhörzimmer wirken und die Möglichkeit bieten, sich nebeneinander oder über Eck (nie gegenüber) an einen runden Tisch zu setzen. Kurz: Sorgen Sie von Anfang an für eine entspannte Atmosphäre!

Inhalt

Kündigungen sind selten eine Kurzschlussreaktion. Die meisten Mitarbeiter machen sich vorher viele Gedanken dazu und der Jobfrust staut sich über lange Zeit auf. Zwar sollte das Abschlussgespräch nicht der Ort sein, um dem Ärger ungefiltert Luft zu machen. Dennoch können Sie die Ventil-Funktion nutzen, um viele wertvolle Informationen zu erhalten. Bleiben Sie selbst daher stets sachlich und strukturieren Sie das Exit-Gespräch durch Fragen. Zum Beispiel…

Dokumentation

Das eigentliche Abschlussgespräch ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist, die erhaltenen Informationen auszuwerten und zu dokumentieren: Was sind häufige Austrittsgründe? Was können Sie in Zukunft besser machen? Was können Sie tun, um wichtige Leistungsträger besser zu halten oder Ihr Arbeitgeberimage zu optimieren? Erst wenn das Unternehmen das Abschlussgespräch konstruktiv nutzt und es Konsequenzen hat, entfaltet es sein volles Potenzial.

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Fehler: Worauf beim Abschlussgespräch achten?

Feste Regeln und Vorlagen für das Abschlussgespräch gibt es zwar nicht. Aber die Erfahrung zeigt: HR-Verantwortliche und Unternehmen erzielen bessere Ergebnisse, wenn sie typische Fehler vermeiden und ein paar bewährte Erfahrungen beachten:

• 4-Augen-Gespräch

  Abschlussgespräche sollten vertraulich geführt werden. Bedeutet: Suchen Sie sich einen geschützten Raum dafür und führen Sie ein 4-Augen-Gespräch. Idealerweise setzen Sie sich dazu an einen runden Tisch und nicht gegenüber. Bauen Sie zudem keinen Druck auf, dann steigen die Chancen, dass sich der Mitarbeiter öffnet und Sie mehr über die wahren Kündigungsgründe erfahren.

• Timing

  Ein Abschluss-Interview sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Planen Sie ausreichend Zeit dafür ein – 30 Minuten Minimum. Auch das drückt Wertschätzung aus und dass Sie den Termin ernst nehmen. Schließlich erwarten Sie umgekehrt ein möglichst ehrliches Feedback.

• Fragebogen

  Manche HR-Abteilungen nutzen für das Exit-Gespräch einen Fragebogen, der dem Ex-Mitarbeiter zugemailt wird. Einfacher kann man sich nicht aus der Affäre stehlen… Wir empfehlen ganz klar, das Austrittsgespräch immer persönlich zu führen. Dort können Sie gerne einen Fragebogen nutzen, um das Interview zu strukturieren. Aber ernsthaftes Interesse zeigt sich immer auch darin, dass Sie vor dem Abschied ein individuelles Gespräch führen.

• Atmosphäre

  Überzeugen Sie den Mitarbeiter davon, dass das Gespräch auch für ihn Vorteile hat. Zum Beispiel, weil er oder Sie so noch einmal etwas bewegen kann – oder weil man sich vielleicht nochmal begegnet. Eine Rückkehr muss ja nicht ausgeschlossen sein. Auch das können Sie den Betroffenen im Abschlussgespräch durchaus noch mitteilen.

• Vorgesetzte

  „Mitarbeiter kommen für Jobs und gehen wegen Chefs“ – in dem Spruch steckt einer der häufigsten Gründe, warum Arbeitnehmer kündigen. Falls die Personalabteilung den Verdacht hat, es könnte daran liegen, sollten Sie den oder die Vorgesetzte aus dem Gespräch heraushalten. Der Mitarbeiter muss vertrauen können, dass sensible Aussagen vertraulich bleiben. Führen Sie ein neutrales Gespräch mit einem HR-Mitarbeiter und Betriebsrat und teilen Sie das Ergebnis später der Führungskraft anonymisiert als Protokoll mit.

Kündigungen sind selten erfreulich. Gute Vorbereitung und strukturierte Exit-Gespräche helfen allerdings enorm, das Personalmanagement zu verbessern und wichtige Leistungsträger besser zu binden. Überdies lassen sich so negative Mitarbeiterbewertungen und ein größerer Imageschaden verhindern.

Das Themenspektrum eines Abschlussgesprächs ist breit. Nicht nur der Kündigungsgrund ist dabei relevant, sondern auch allgemeine Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit. Denken Sie daran: Sie führen das Abschlussgespräch im Wesentlichen für die verbleibenden und künftigen Mitarbeiter!

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