Abschlussgespräch: Definition, Vorteile und Tipps

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, gehen auch wichtiges Know How, Erfahrung und Geld verloren, dass in die Aus- und Weiterbildung gesteckt wurde. Umso schlimmer, wenn ein Talent zur Konkurrenz wechselt. Ein Abschlussgespräch kann helfen, für die Zukunft zu lernen und wichtige Informationen zu sammeln. Für ein erfolgreiches Abschlussgespräch gilt es jedoch einige Aspekte und Regeln zu beachten. Wer hier falsch vorgeht, hinterlässt zum Abschied keinen guten Eindruck, sondern einen faden Beigeschmack. Hier erfahren Sie, was genau ein Abschlussgespräch überhaupt ist, wieso es sich für Unternehmen sowie Mitarbeiter lohnt und mit welchen Tipps das Abschlussgespräch zum Erfolg wird…

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Abschlussgespräch: Definition, Vorteile und Tipps

Definition: Was ist ein Abschlussgespräch?

Ganz allgemein ist ein Abschlussgespräch, ein Austausch zwischen Mitarbeiter und Unternehmen am Ende eines bestimmten Zeitraumes. So werden beispielsweise oftmals Abschlussgespräche am Ende der Probezeit geführt, aber auch nach der Ausbildung oder sogar zum Ende eines Praktikums setzen einige Arbeitgeber auf ein persönliches Gespräch zum Abschluss.

Eine besonders wichtige Variante des Abschlussgesprächs ist die Aussprache am Ende der Zusammenarbeit, wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat. Unternehmen können in einem solchen Abschlussgespräch viele wichtige Informationen erhalten, allen voran: Warum hat der Mitarbeiter sich entschlossen, die Kündigung einzureichen und in Zukunft woanders zu arbeiten?

Damit zählt das Abschlussgespräch zu den Methoden und Instrumenten der Personalentwicklung und kann wichtigen Input für die zukünftige Gestaltung des Arbeitsplatzes sowie Bedürfnisse und Erwartungen von Mitarbeitern liefern.

Gerade in der heutigen Zeit, in der das Employer Branding, also das Image eines Unternehmens, von großer Bedeutung ist, müssen Arbeitgeber zuhören und handeln – nur so können talentierte Mitarbeiter angeworben und langfristig gebunden werden.

Vorteile: Darum lohnt sich ein Abschlussgespräch

Einige Arbeitgeber stehen dem Abschlussgespräch weiterhin kritisch gegenüber. Die Kündigung wird zur Kenntnis genommen, der Mitarbeiter freundlich verabschiedet und dabei wird es belassen. Ein Abschlussgespräch ist natürlich kein Zwang, doch für Unternehmen ein großes Potenzial, das ansonsten ungenutzt bleibt.

Schade, denn die Vorteile eines Abschlussgesprächs sind eindeutig:

  • Der Abschluss verläuft im Guten

    Nicht nur während der Zusammenarbeit, sondern auch im Falle einer Kündigung sollte ein freundlicher und professioneller Umgang miteinander erhalten bleiben. Im Abschlussgespräch kann ein versöhnlicher Abschluss gefunden werden, selbst wenn es vorher zu Meinungsverschiedenheiten kam. Doch selbst bei einer stets guten Zusammenarbeit zeigt der Arbeitgeber, dass der Mitarbeiter weiterhin ernst genommen und respektvoll behandelt wird.

  • Der Mitarbeiter kann offen sprechen

    Der vielleicht größte Vorteil eines Abschlussgesprächs ist die Ehrlichkeit des Angestellten. Dieser hat die Kündigung bereits eingereicht und kann deshalb ganz offen sagen, was seiner Ansicht nach gut und schlecht war. Oft sind Mitarbeiter eher vorsichtig mit Kritik am Chef, um sich nicht selbst ins Aus zu schießen. Im Abschlussgespräch wird diese Vorsicht abgelegt und offen über Schwächen geredet.

  • Sie lernen über mögliche Verbesserungen

    Für Unternehmen ist das Abschlussgespräch ein guter Anhaltspunkt, um über Veränderungen und Verbesserungen in der Personalpolitik nachzudenken. Gerade wenn in mehreren Gesprächen ähnliche Punkte angesprochen wurden, ist es an der Zeit, darauf zu reagieren. Als Arbeitgeber müssen Sie attraktiv bleiben und bekommen hier auf dem Silbertablett serviert, wie dies gelingen kann.

  • Der Ruf des Unternehmens profitiert

    Ausscheidende Mitarbeiter freuen sich oftmals über die Gelegenheit zur Aussprache und das ehrliche Interesse an der eigenen Meinung. Dies wird auch nach außen kommuniziert und verbessert das Employer Branding. Der Ex-Mitarbeiter berichtet bei Freunden, bekannten und auch an seiner neuen Wirkungsstätte von den positiven Dingen, statt von der unangenehmen Trennung vom letzten Arbeitgeber zu berichten.

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Tipps: Darauf kommt es im Abschlussgespräch an

Im Abschlussgespräch geht es darum, den Mitarbeiter ernst zu nehmen und für die Zukunft zu lernen. Dabei tragen zunächst Unternehmen und Vorgesetzte die Verantwortung, das Abschlussgespräch richtig zu gestalten. Falsch umgesetzt wird ansonsten aus dem freundlichen Gespräch zum Abschluss ein unangenehmes Treffen oder sogar ein Austausch gegenseitiger Vorwürfe.

Die folgenden Tipps können helfen, um das Abschlussgespräch zum Erfolg zu machen:

  • Finden Sie den richtigen Termin

    Das Abschlussgespräch sollte erst kurz vor dem Ende der Kündigungsfrist und damit kurz vor dem tatsächlichen Abschied des Mitarbeiters liegen. Es ist zudem empfehlenswert, dass das Arbeitszeugnis bereits ausgestellt wurde. Das nimmt die Angst, Kritik könnte sich negativ auswirken.

  • Achten Sie auf eine angenehme Atmosphäre

    In einem Abschlussgespräch werden durchaus heikle Themen angesprochen, Mitarbeiter sollen sich zu allem äußern, was sie als negativ, schlecht und störend empfunden haben und was letztlich zur Kündigung geführt hat. Eine angespannte Atmosphäre fällt es schwer, so offen zu sein. Besser ist eine lockere und eher entspannte Gesprächssituation, in der sich der Mitarbeiter wohlfühlt.

  • Führen Sie ein vertrauliches Gespräch

    Wenn Sie ehrliche Antworten suchen, ist Vertraulichkeit das oberste Gebot. Muss ein Mitarbeiter befürchten, dass seine Ausführungen und Kritik im gesamten Unternehmen verbreitet werden, wird er entweder gar nichts sagen oder höchstens an der Oberfläche des eigentlichen Problems kratzen. Sprechen Sie deshalb bereits am Anfang an, dass die Inhalte des Gesprächs vertraulich behandelt werden.

    Wichtig ist zudem der richtige Gesprächspartner. Hier empfiehlt sich ein Vertreter der Personalabteilung, um das Abschlussgespräch zu führen. Der Vorgesetzte ist oftmals selbst ein Teil des Problems, das zum Weggang geführt hat. Sitzt dieser am Tisch gegenüber, ist direkte Kritik für viele sehr schwierig.

  • Bitten Sie um Offenheit

    Neben einem Dank, dass der Mitarbeiter am Abschlussgespräch teilnimmt, sollte eine Bitte um Offenheit unbedingt zum Gesprächsanfang gehören. Mit einem einfachen Ich bitte Sie, in diesem Gespräch ganz offen zu sein und negative Dinge ruhig direkt anzusprechen… signalisieren Sie Ihre Bereitschaft, Kritik anzunehmen. Das senkt die Hemmschwelle bei Mitarbeitern und macht es leichter, die Schwachstellen zu benennen.

  • Gehen Sie der Kündigung auf den Grund

    Die Fragen im Abschlussgespräch sollten in erster Linie auf den Grund der Kündigung abzielen. Dabei können Sie sehr direkte Fragen stellen, Was ist der Hauptgrund, warum Sie zu einem anderen Arbeitgeber wechseln?, oder auch andere Formulierungen wählen, zum Beispiel: Was hoffen Sie, ist beim neuen Arbeitgeber anders und besser?

  • Leiten Sie nächste Schritte ab

    Mit der Durchführung eines Abschlussgesprächs können Sie einige Vorteile nutzen, doch für den Unternehmenserfolg besonders wichtig ist es, die Antworten zu analysieren und in konkrete Handlungen und Veränderungen umzuwandeln. Warum verlassen Mitarbeiter das Unternehmen? Was können Sie dagegen tun? Wie bleiben Sie ein attraktiver Arbeitgeber, der Talente anzieht und halten kann? Die Informationen aus dem Abschlussgespräch müssen genutzt werden, um diese Fragen zu beantworten.

[Bildnachweis: Maksym Poriechkin by Shutterstock.com]
31. Januar 2020 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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