Jour fixe: Bedeutung, Vorteile + 9 wichtige Regeln

Definition: Was ist ein Jour fixe?

Der Jour Fixe (Aussprache: „Schur fiks“) ist ein regelmäßig wiederkehrendes, meist wöchentliches Meeting für einen vorab definierten Personenkreis zu einer festen Uhrzeit. Oft dauert der Jour Fixe nur 30 Minuten und folgt einem klaren Ablauf.

Das regelmäßige Meeting hat eine hohe Bedeutung im Projektmanagement: Es soll Mitarbeiter auf den aktuellen Stand bringen sowie Kommunikation und Teamgeist fördern. Für den Erfolg braucht ein Jour Fixe (Abkürzung: JF) aber klare Regeln.

Jour fixe Beispiele

• Abteilungs-Jour-Fixe
  Die Abteilungsleiter planen jeden Montag um 9 Uhr die Ziele der Woche.
• Team-Jour-Fixe
  Das Remote-Team trifft sich jeden ersten Dienstag im Monat und tauscht sich aus.
• Projekt-Jour-Fixe
  Die Personalentscheider koordinieren donnerstags alle Onboarding-Maßnahmen.

Jour Fixe Meeting: Wichtige Kennzeichen

Die Schreibweisen „Jour fix“ bzw. „Jourfixe“ sind laut Duden falsch.

Wichtige Jour fixe Regeln für den Ablauf

Das grundsätzliche Prinzip des Jour fixe ist einfach und leicht umzusetzen. Erfolgreich und zielführend wird das Meeting aber erst, wenn Sie ein paar bewährte Jour fixe Regeln für den Ablauf beachten:

1. Teilnehmer definieren

Der Jour fixe ist nur für einen vorher festgelegten Personenkreis, sonst ufert das regelmäßige Meeting aus. Was einfach klingt, birgt Fehlerpotenzial: Zu viele Teilnehmer senken die Effizienz; für die falschen Teilnehmer ist der Termin Zeitverschwendung; werden wichtige Entscheider vergessen, leiden die Ergebnisse…

Wählen Sie deshalb mit Bedacht aus, wer beim Meeting dabei sein muss:

• Wer muss teilnehmen, für wen bringt es nichts?
• Für wen sind die Inhalte relevant?
• Wer ist direkt (am Projekt) beteiligt?

2. Termin fixieren

Ein Jour fixe bringt nur etwas, wenn er regelmäßig durchgeführt wird und alle Teilnehmer pünktlich erscheinen. In der Praxis zeigt leider: Es ist nicht leicht, eine Gruppe zu einem fixen Zeitpunkt zusammenzubringen – schon gar nicht regelmäßig. Die Tagesabläufe sind unterschiedlich, jeder ist gerade woanders eingespannt oder beschäftigt.

Ohne Regelmäßigkeit geht es aber nicht.. Sorgen Sie daher von Anfang an für eine verbindliche Absprache und Pünktlichkeit! Idealerweise berücksichtigen Sie familienfreundliche Zeiten – also nicht gleich morgens um 8 Uhr und auch nicht nachmittags ab 16 Uhr. Finden Sie einen Termin, den alle gerne wahrnehmen.

3. Agenda verschicken

Die Jour fixe Agenda kann sich von Woche zu Woche, von Termin zu Termin ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen im Projekt, mal um die zukünftige Pläne. Dennoch sollten alle den Inhalt und Ablauf vorab kennen und sich dafür vorbereiten, sonst fehlt der Fokus.

Wir empfehlen, 2-3 Tage vorher eine kurze E-Mail mit der Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken. Die Mail muss nicht ins Detail gehen, hilft den Teilnehmern aber zur Vorbereitung – z.B. um Fragen zu notieren oder Informationen zusammenzustellen.

4. Erwartungen kommunizieren

Die Inhalte und Tagesordnungspunkte der Agenda sollten überdies für alle Teilnehmer nachvollziehbar und relevant sein. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Worum geht es beim Jour fixe?
• Was soll mit dem Treffen erreicht werden?
• Wie sollte jeder darauf optimal vorbereiten?
• Welche Erwartungen werden an wen gestellt?

Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto zielführender wird der Jour fixe. Umgekehrt führen schwammige Inhalte dazu, dass diese erst mühsam im Meeting erarbeitet werden – und das klaut Zeit.

5. Regeln festlegen

Sorgen Sie für mehr Verbindlichkeit und Engagement, indem Sie mit allen Beteiligten vorab die wichtigsten Jour fixe Regeln gemeinsam festlegen. Wichtige Fragen für die Organisation sind zum Beispiel3:

• Wer leitet das Meeting?
• Wer koordiniert die Tagesordnungspunkte?
• Wie ist der Ablauf?
• Wann können Vorschläge gemacht werden?
• Wann werden offene Fragen beantwortet?
• Wer protokolliert die Besprechung?

Für das Meeting gibt es vor allem zwei wichtige Rollen: den Organisator bzw. Moderator und den Protokollführer. Der Organisierende lädt ein, erstellt die Agenda und kümmert sich um den Raum und Ablauf; der oder die Protokollführende dokumentiert die Erkenntnisse, Ideen und Ergebnisse des Meetings.

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6. Ablauf optimieren

Beginnen Sie die Besprechung nicht gleich mit schweren und komplexen Themen. Bewährt hat sich eine kurze Runde, in der die Teilnehmer zunächst kurz über ihren Status, etwaige Fortschritte oder Probleme informieren. So sind alle beim eigentlichen Start auf demselben aktuellen Stand.

Beispiel für Aufbau und Struktur eines Jour Fixe

1. Begrüßung
   Der Moderator eröffnet das Meeting, begrüßt die Teilnehmer und stellt die Agenda vor.
2. Statusbericht
   Die Teilnehmer bringen sich gegenseitig auf den aktuellen Stand und geben einen Überblick.
3. Besprechung
   Diskussion aller Punkte laut Agenda – eventuell unter fester Zeitvorgabe.
4. Zusammenfassung
   Am Ende des Meetings folgen Beschluss und Zusammenfassung des Meetings durch den Moderator.
5. Aussicht
   Der Moderator erinnert an den nächsten Termin und verteilt mögliche Aufgaben dafür.

7. Zeit begrenzen

Viele Meetings ufern aus oder verlieren sich ohne bewusstes Zeitmanagement in Details. Planen Sie den Jour fixe von Anfang an so kurz wie möglich. 30-45 Minuten haben sich bewährt; 60-90 Minuten sind für einen Regeltermin schon zu lang.

Gerade beim Jour fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen zu begrenzen (siehe: Parkinsonsches Gesetz) und – falls nötig – lieber die Frequenz zu erhöhen. Statt alle 2 Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.

8. Protokoll erstellen

Um Inhalte und Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollten Sie unbedingt ein Protokoll schreiben. Nach jedem Jour fixe! Das Protokoll bekommen anschließend alle Teilnehmer per Mail zugesandt. Mit dem Dokument halten Sie nicht nur schriftlich fest, was besprochen wurde und erhöhen so die Verbindlichkeit. Auch sind so die Arbeitsaufträge klar: Jede(r) weiß, was zu tun ist und kann nichts vergessen.

Muster für ein Jour fixe Protokoll

Zusätzlich können Sie sich hier eine kostenlose Vorlage für ein Meeting-Protokoll herunterladen:

• Jour-fixe-Protokoll Muster: Word | PDF

9. Jour fixe nachbereiten

Vergessen Sie nicht eine kurze Nachbereitung nach dem Meeting: Haben alle das Protokoll bekommen und gelesen? Profitieren alle Beteiligten weiterhin von dem festen Intervall und Termin? Werden die Entscheidungen und Beschlüsse konsequent umgesetzt? Die Nachbereitung stellt sicher, dass das regelmäßige Treffen auch wirklich zu Ergebnissen führt und etwas im Unternehmen bewirkt.

Wann sind Jours fixes nützlich?

Wie bei jedem Meeting gilt auch beim Jour fixe: Überlegen Sie sich zuerst, was Sie erreichen wollen und ob ein regelmäßiges Treffen sinnvoll ist! Ziele und Ablauf können unterschiedlich sein und müssen nicht auf berufliche Aufgaben beschränkt sein.

Diese Anlässe rechtfertigen einen Jour fixe:

• Besprechung laufender Projekte

  Meistens wird der Jour fixe im Projektmanagement genutzt, um das Projektteam über Fortschritte und Zwischenergebnisse zu informieren und das weitere Vorgehen zu planen. Gerade bei langfristigen Projekten ist der kontinuierliche Austausch sinnvoll.

• Information über aktuelle Ereignisse

  Auch Entwicklungen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens können im Jour fixe besprochen werden. Ist zum Beispiel eine Umstrukturierung erforderlich, können Führungskräfte die Belegschaft regelmäßig auf den aktuellen Stand bringen und sich austauschen.

• Fragen und Feedback

  Ein Jour fixe kann ebenso eine regelmäßige Fragestunde sein, die Mitarbeitern die Chance gibt, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder zu bekommen. Statt alle paar Monate ein Mitarbeitergespräch zu führen, schafft das Meeting zusätzliche Transparenz.

• Verbesserung der Arbeitsatmosphäre

  Der Regeltermin muss nicht im Konferenzraum stattfinden, sondern kann genauso ein gemeinsames Mittagessen sein, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Zusammenhalt zu stärken. So kommen alle Kollegen abseits der stressigen Aufgaben ins Gespräch, bauen Beziehungen auf und fühlen sich im Job insgesamt wohler.

Durch die Vielseitigkeit der Anlässe ergeben sich für den Jour fixe zahlreiche Optionen und Vorteile, wenn Teams und Unternehmen bereit sind, feste Zeiten dafür zu reservieren und zu analysieren, wie Sie das wiederkehrende Meeting optimal nutzen.

Welche Vorteile hat der Jour fixe?

Noch ein Meeting – und dann auch noch wiederkehrend? Für viele Arbeitnehmer und Führungskräfte klingt das wie ein Nachteil. Richtig umgesetzt hat der Jour fixe aber einige Vorteile:

• Mehr Überblick

  Der Jour fixe reduziert oder verhindert typisches Meeting-Chaos, weil er nicht planlos stattfindet, sondern eine übergeordnete und strukturierende Funktion hat. Durch die regelmäßigen Treffen werden andere Besprechungen oft überflüssig.

• Bessere Vorbereitung

  Ist der Termin lange im Voraus bekannt, können sich alle Anwesenden besser vorbereiten. Das macht den Ablauf kompakter, die Gespräche stringenter und sorgt für insgesamt bessere Ergebnisse.

• Größerer Austausch

  Die Verbindlichkeit und Regelmäßigkeit sorgen für mehr Austausch zwischen den Teilnehmern: Jede(r) kann sich einbringen, alle Perspektiven werden gehört, niemand verpasst wichtige Informationen.

• Höhere Effizienz

  Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Der Jour fixe vermeidet genau das: In 30 Minuten wird alles Wichtige besprochen und keine Zeit verplempert. Das steigert die Effizienz.

Häufige Fehler beim Jour fixe

Beim Jour fixe können sich trotz der Einfachheit Fehler und damit Nachteile einschleichen. Die meisten davon lassen sich leicht vermeiden, wenn man sie kennt:

• Ausreden zulassen

  „Heute geht es bei mir nicht!“ – Ausreden gibt es beim Regelmeeting nicht! Der Termin ist seit Wochen bekannt und muss eingehalten werden. Lassen Sie nur wirklich dringliche Gründe (z.B. Krankheit) für das Fehlen zu.

• Zeit verschwenden

  Beim Jour fixe geht es um Effizienz. Labern ist tabu. Alle sollten zum Punkt kommen und nur besprechen, was wichtig ist. Das erfordert Disziplin, ist aber entscheidend, um keine Zeit zu verschwenden.

• Sinnlose Treffen

  Das Erfolgsgeheimnis des festen Meetings liegt im regelmäßigen Turnus. Gleichzeitig sollten Sie keine Besprechung ohne Grund festsetzen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Jour fixe noch sinnvoll und zielführend ist. Sonst passen Sie Teilnehmer und Agenda an – oder streichen den Regeltermin.

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