Jour Fixe: Definition, Vorteile, Tipps

Regelmäßige Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in Teams – egal ob feste Kollegen in Abteilungen oder Teams in Projekten. Ein Jour Fixe bringt alle Beteiligten an einem festen Termin zusammen und ermöglicht so gegenseitigen Austausch und die weitere Planung. Das Prinzip eines Jour Fixe ist einfach, wird in der Praxis aber oftmals falsch umgesetzt. wodurch die möglichen Vorteile ungenutzt bleiben. Wir erklären Ihnen, was ein Jour Fixe ist, wie Sie im Team davon profitieren können und mit welchen Tipps Sie einen Jour Fixe richtig durchführen…

Jour Fixe: Definition, Vorteile, Tipps

Definition: Was ist ein Jour Fixe?

Jour Fixe Definition Bedeutung Projektmanagement AblaufDer Begriff des Jour Fixe stammt – wie Sie wahrscheinlich bereits vermutet haben – aus dem Französischen und lässt sich wörtlich mit fester Tag übersetzen. Gemeint ist damit ein regelmäßig stattfindender Termin eines bestimmten Personenkreises, der zu festen Zeiten wiederholt wird. So kann beispielsweise im Team beschlossen werden, dass jeden Dienstag um zehn Uhr ein Meeting stattfindet – dabei handelt es sich dann um einen sogenannten Jour Fixe.

Anders als bei normalen Meetings, die oftmals kurzfristig einberufen werden, steht der Termin für den Jour Fixe langfristig fest und alle Beteiligten tragen die Verantwortung, zu diesem Zeitpunkt wirklich teilnehmen zu können – kein Ich habe da aber aber einen anderen Termin hingelegt… oder Das hier muss wirklich fertig werden, ich habe gerade gar keine Zeit…

Trotz der Bezeichnung gibt es den Jour Fixe als regelmäßiges Meeting übrigens in der französischen Arbeitswelt nicht. Sollten Sie mit Geschäftspartnern in Frankreich zusammen arbeiten, sind diese eher verwirrt, wenn von einem Jour Fixe die Rede ist.

Ziele und Ablauf eines Jour Fixe können dabei sehr verschieden sein, werden an die jeweilige Situation angepasst und müssen nicht zwangsläufig nur auf berufliche Aufgaben bezogen sein. Klassischerweise wird ein Jour Fixe im Projektmanagement genutzt, um alle Beteiligten zusammenzubringen, Informationen und Zwischenstände auszutauschen und das weitere Vorgehen zu planen. Ein Jour Fixe kann aber beispielsweise auch ein gemeinsames Mittagessen des Teams sein, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Zusammenhalt im Team zu stärken.

Durch diese Vielseitigkeit ergeben sich beim Jour Fixe zahlreiche Möglichkeiten, wenn Teams und Unternehmen bereit sind, ein wenig Zeit zu investieren, um zu analysieren, wie Sie den wiederkehrenden Termin für sich optimal nutzen können.

Welche Vorteile hat ein Jour Fixe?

Jour Fixe Projektmanagement Vorteile Ablauf DefinitionAuf den ersten Blick scheint ein Jour Fixe kaum besonders zu sein. Meetings gibt es am Arbeitsplatz ohnehin genug, zahlreiche Angestellte sind davon genervt und längst wird die Wirksamkeit solcher Zusammenkünfte bezweifelt. Richtig umgesetzt bringt ein Jour Fixe allerdings durchaus einige Vorteile mit.

Zunächst einmal reduziert oder verhindert ein Jour Fixe das Meeting Chaos, das leider in vielen Büros herrscht. Ein verbreitetes Problem ist fehlende Koordination und damit sinkende Produktivität in Besprechungen. Es werden planlos Meetings einberufen, die am Ende zu nichts führen – nur um später ein Folgemeeting zu haben, um die vielen offenen Fragen zu klären. Reine Zeitverschwendung.

Durch ein Jour Fixe können andere Besprechungen überflüssig werden, weil an einem festen Termin alle Beteiligten zusammenkommen. Kein ewiges Hin und Her, kein ergebnisloses Diskutieren, kein unproduktives Herumsitzen.

Vorteilhaft ist zudem, dass alle Anwesenden besser vorbereitet sind, da der Termin lange bekannt ist. Das ist nicht nur für Sie als Teilnehmer angenehm, da Sie dem Ablauf besser folgen können, es werden auch insgesamt bessere Ergebnisse im Jour Fixe erzielt.

Zuletzt profitiert der Jour Fixe durch seine Regelmäßigkeit von der Anwesenheit aller Teilnehmer. Während in klassischen Meetings fast immer irgendjemand fehlt, weil etwas dazwischen kommt, schnell noch etwas erledigt werden muss oder ein anderer Termin genau in den Zeitraum des Meetings fällt, halten sich alle Beteiligten den Jour Fixe gezielt frei. So kann sich jeder einbringen, seine Perspektive vorstellen und niemand verpasst wichtige Informationen oder muss im Nachhinein auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Mit diesen Tipps wird Ihr Jour Fixe zum Erfolg

Das grundsätzliche Prinzip eines Jour Fixe ist simpel und leicht umzusetzen. Erfolgreich und zielführend ist das Treffen dadurch jedoch noch nicht. Aus diesem Grund haben wir abschließend noch einige Tipps aufgelistet, mit denen Sie das Jour Fixe verbessern können:

  • Legen Sie die Teilnehmer fest

    Bei einem Jour Fixe trifft sich ein vorher festgelegter Personenkreis – klingt selbsterklärend, birgt aber Fehlerpotenzial. Wählen Sie mit Bedacht aus, wer beim regelmäßigen Meeting dabei sein muss und sollte. Für wen sind die Inhalte interessant und relevant? Wer ist direkt am Ziel oder Projekt beteiligt? Und für wen bringt es auf der anderen Seite nichts, wenn er am Jour Fixe teilnimmt?

    Zu viele Teilnehmer senken Produktivität, gleichzeitig ist es für diese eine Zeitverschwendung, da sie ihre Ressourcen besser nutzen könnten. Werden wichtige Personen vergessen, kommen Informationen nicht dort an und es leiden Entscheidungen sowie Ergebnisse.

  • Sorgen Sie für Regelmäßigkeit

    Ein Jour Fixe macht erst dann Sinn, wenn dieser wirklich regelmäßig durchgeführt wird. Es klingt fast banal, einen wiederkehrenden Termin festzulegen und zum Jour Fixe zu erklären. In der Praxis zeigt sich leider immer wieder: Gar nicht so leicht, eine Gruppe zu einem Zeitpunkt zusammenzubringen – schon gar nicht regelmäßig. Die Tagesabläufe sind unterschiedlich, jeder ist beschäftigt, hat Telefonate, andere Treffen und ToDos, die erledigt werden müssen.

    Um die Regelmäßigkeit zu gewährleisten, braucht es deshalb von Anfang an eine gute Absprache. Nur so kann ein Termin gefunden werden, den alle regelmäßig wahrnehmen können.

  • Kommunizieren Sie die Erwartungen

    Worum geht es bei dem Jour Fixe? Was soll mit dem Treffen erreicht werden? Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt? Wie sollte die Vorbereitung jedes einzelnen auf die Zusammenkunft aussehen?

    Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto erfolgreicher und zielführender wird der Jour Fixe verlaufen.

  • Verschicken Sie die Agenda per Mail

    Die genaue Agenda eines Jour Fixe kann sich von Woche zu Woche beziehungsweise von Termin zu Termin durchaus ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen und zukünftige Planung, mal stehen andere Fragen im Mittelpunkt. Es empfiehlt sich daher, zwei oder drei Tage vorher eine kurze Mail mit der groben Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken.

    Diese muss nicht zwangsläufig bis ins kleinste Detail gehen, hilft aber enorm bei der konkreten Vorbereitung des Meetings.

  • Beginnen Sie mit Informationen

    Bevor im Jour Fixe diskutiert, gearbeitet, besprochen und geplant wird, sollte der Anfang des Termins aus Informationen bestehen. Sie können nicht erwarten, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand mitbringen. Beginnen Sie damit, alle Teilnehmer auf einen Stand zu bringen.

    Dies funktioniert am besten, wenn jeder kurz über seine Bereiche und Fortschritte berichtet. Auf dieser gemeinsamen Grundlage kann das weitere Meeting aufgebaut werden, ohne dass noch einmal unterbrochen werden muss.

  • Halten Sie es kurz

    Viele Meetings werden viel zu lang angesetzt, was dazu führt, dass Themen unnötig in die Länge gezogen werden und Zeit verschwendet wird. Planen Sie das Jour Fixe deshalb von Anfang an so kurz wie möglich. Fälschlicherweise wird oftmals angenommen, dass mindestens 60 oder gar 90 Minuten notwendig sind, um bei einem Treffen alles zu besprechen.

    Tatsächlich reichen 30 bis maximal 45 Minuten vollkommen aus. Gerade bei einem Jour Fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen knapper zu wählen und falls nötig lieber die Frequenz zu erhöhen. Statt alle zwei Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.

  • Erstellen Sie ein Protokoll

    Um Ablauf, Inhalte, Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollte unbedingt ein Protokoll zu jedem Jour Fixe erstellt werden.

    Mit diesem Dokument haben alle noch einmal die wichtigsten Punkte schriftlich zur Hand, können entsprechend handeln und entscheiden und sich das letzte Treffen auch als Vorbereitung für das nächste Jour Fixe noch einmal in Erinnerung rufen.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
6. Dezember 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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