Jour fixe: Definition, Bedeutung + 9 Regeln für das Meeting

Definition: Was ist ein Jour fixe?

Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Meeting für einen festgelegten Personenkreis, das zu festen Zeiten wiederholt wird. Beispiel: „Jeden Donnerstag, 10 Uhr Jour fixe für alle Teamleiter.“ Als optimal gilt eine Dauer von 30 Minuten.

Das regelmäßige Treffen hat eine hohe Bedeutung im Projektmanagement und soll Mitarbeiter auf den aktuellen Stand bringen und die Kommunikation fördern. Für den Erfolg braucht es aber klare Regeln für Ablauf und Organisation.

Bedeutung: Woher kommt der Begriff?

Der französischsprachige Begriff „Jour fixe“ lässt sich wörtlich mit „fester Tag“ übersetzen. Im Bürgertum des 18. Jahrhundert wurde damit ein gesellschaftlicher Termin bezeichnet, der zu einem bestimmten Tag im Monat oder in der Woche stattfand. Dabei handelt es sich um einen sogenannten Scheingallizismus. So werden Wörter bezeichnet, die nur scheinbar aus dem Französischen stammen.

Die Bezeichnung „Jour fixe“ gibt es in der französischen Arbeitswelt nicht. Sollten Sie mit Geschäftspartnern in Frankreich zusammenarbeiten, wird von „réunion de travail régulière“ gesprochen. Im Englischen heißt der Regeltermin „regular meeting“ oder „fixed day“. Die Teilnahme ist in allen Fällen für den definierten Personenkreis verbindlich.

Wann ist ein Jour fixe sinnvoll?

Wie bei jedem Meeting zählt auch beim Jour fixe: Überlegen Sie sich zuerst, was Sie damit erreichen wollen und ob ein regelmäßiges Treffen sinnvoll ist. Ziele und Ablauf eines Jour fixe können unterschiedlich sein und müssen nicht nur auf berufliche Aufgaben beschränkt sein.

Auch diese Anlässe rechtfertigen einen Jour fixe:

• Besprechung laufender Projekte

  Meistens wird der Jour fixe im Projektmanagement genutzt, um alle Beteiligten zusammenzubringen, Informationen und Zwischenstände auszutauschen und das weitere Vorgehen zu planen. Gerade bei langfristigen Projekten ist es sinnvoll, regelmäßig zu einem festen Termin zusammenzukommen.

• Information über aktuelle Ereignisse

  Nicht nur konkrete Projekte – auch Entwicklungen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens können in einem Jour fixe besprochen werden. Steht beispielsweise gerade eine Umstrukturierung an, kann es im Interesse aller Führungskräfte sein, sich regelmäßig über den aktuellen Stand auszutauschen.

• Fragen und Feedback

  Ebenso kann im Jour fixe Mitarbeitern die Chance gegeben werden, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder selbst Feedback zu erhalten. Statt nur alle paar Monate ein Mitarbeitergespräch zu führen, wird damit mehr Transparenz geschaffen.

• Verbesserung der Arbeitsatmosphäre

  Ein Jour fixe muss nicht im Konferenzraum stattfinden. Er kann genauso ein gemeinsames Mittagessen des Teams sein, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Zusammenhalt zu stärken. So kommen alle Kollegen abseits der stressigen Aufgaben ins Gespräch und bauen bessere Beziehungen auf und fühlen sich im Job insgesamt wohler.

Durch die Vielseitigkeit der Anlässe ergeben sich für den Jour fixe zahlreiche Optionen und Vorteile, wenn Teams und Unternehmen bereit sind, feste Zeiten dafür zu reservieren und zu analysieren, wie Sie den wiederkehrenden Termin optimal nutzen.

9 Jour fixe Regeln für den Ablauf

Das grundsätzliche Prinzip des Jour fixe ist einfach und leicht umzusetzen. Erfolgreich und zielführend wird das Meeting aber erst, wenn Sie ein paar bewährte Jour fixe Regeln für den Ablauf beachten:

1. Legen Sie die Teilnehmer fest

Bei einem Jour fixe trifft sich ein vorher festgelegter Personenkreis – klingt selbsterklärend, birgt aber Fehlerpotenzial: Wählen Sie mit Bedacht aus, wer beim regelmäßigen Meeting dabei sein muss: Für wen sind die Inhalte interessant und relevant? Wer ist direkt am Projekt beteiligt? Für wen bringt es nichts, wenn er oder sie am Jour fixe teilnimmt?

Zu viele Teilnehmer senken die Effizienz; für die falschen Teilnehmer ist es pure Zeitverschwendung. Werden hingegen wichtige Personen vergessen, kommen Informationen dort nicht an oder es leiden Entscheidungen und Ergebnisse.

2. Sorgen Sie für Regelmäßigkeit

Ein Jour fixe hat nur dann Sinn, wenn dieser regelmäßig durchgeführt wird und alle Teilnehmer pünktlich erscheinen. In der Praxis zeigt leider: Es ist nicht leicht, eine Gruppe zu einem fixen Zeitpunkt zusammenzubringen – schon gar nicht regelmäßig. Die Tagesabläufe sind zu unterschiedlich, jeder ist gerade anders eingespannt und beschäftigt.

Um diese Regelmäßigkeit zu gewährleisten, braucht es von Anfang an eine klare Absprache. Idealerweise berücksichtigen Sie familienfreundliche Zeiten. Bedeutet: nicht direkt morgens um 8 Uhr und auch nicht nachmittags ab 16 Uhr. Nur so finden Sie einen Termin, den alle gerne wahrnehmen.

3. Kommunizieren Sie die Erwartungen

Die Inhalte und Tagesordnungspunkte sollten für alle Teilnehmer nachvollziehbar und bedeutsam sein. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Worum geht es beim Jour fixe?
• Was soll mit dem Treffen erreicht werden?
• Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt?
• Wie sollte jeder darauf optimal vorbereiten?

Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto zielführender wird der Jour fixe. Umgekehrt führen schwammige Inhalte dazu, dass diese dann oft erst mühsam während des Jour fixe erarbeitet werden müssen. as ist zeitaufwendig und frustrierend.

4. Verschicken Sie die Agenda per Mail

Die Agenda des Jour fixe kann sich von Woche zu Woche, von Termin zu Termin ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen im Projekt, mal um die zukünftige Pläne. Wir empfehlen, 2-3 Tage vorher eine kurze Mail mit der groben Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken. Die E-Mail muss nicht ins Detail gehen, hilft aber den Teilnehmern bei der Vorbereitung. Diese können sich vorab Fragen notieren oder Informationen zusammenstellen.

5. Bestimmen Sie gemeinsame Regeln

Für mehr Verbindlichkeit und Engagement sorgt zudem, wenn Sie mit allen Beteiligten vorab die wichtigsten Regeln für den Jour fixe festlegen. Das macht den Termin effizienter und erfolgreicher. Gute Fragen für die Organisation sind:

1. Wer leitet das Meeting?
2. Wer koordiniert die Tagesordnungspunkte?
3. Wie ist der Ablauf?
4. Wann können Vorschläge gemacht werden?
5. Wann werden offene Fragen beantwortet?

6. Bringen Sie alle auf denselben Stand

Bevor im Jour fixe diskutiert, gearbeitet und geplant wird, sollte der Anfang des Termins aus Informationen bestehen: Sie können nicht erwarten, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand mitbringen. Beginnen Sie damit, alle Teilnehmer auf einen aktuellen Stand zu bringen.

Dies funktioniert am besten, wenn jeder kurz über seine Bereiche und Fortschritte berichtet. Auf dieser gemeinsamen Grundlage kann das weitere Meeting aufgebaut werden, ohne dass noch einmal unterbrochen werden muss.

7. Starten Sie mit leichten Themen

Wir empfehlen für den Ablauf, nicht gleich mit den schweren und komplexen Inhalten anzufangen. Indem Sie mit kleinen und leichten Themen beginnen, senken Sie die Hürden, jeder kann einen Input liefern und das Meeting und die Diskussion gewinnen an Dynamik. Zum Abschluss sollte jedoch noch ein positives Thema zur Sprache kommen. Das verhindert, dass der Jour fixe mit negativer Stimmung endet.

8. Halten Sie das Meeting kurz

Viele Meetings werden zu lang angesetzt oder ufern aus. Das führt dazu, dass sich die Themen ziehen und Zeit verschwendet wird. Planen Sie den Jour fixe von Anfang an so kurz wie möglich. 60-90 Minuten sind für das Treffen meist zu lang – 30-45 Minuten haben sich im Regeltermin bewährt.

Gerade beim Jour fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen zu begrenzen (siehe: Parkinsonsches Gesetz) und falls nötig lieber die Frequenz zu erhöhen. Statt alle 2 Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.

9. Erstellen Sie ein Protokoll

Um Ablauf, Inhalte, Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollten Sie unbedingt ein Protokoll schreiben – nach jedem Jour fixe. Das Protokoll bekommen anschließend alle Teilnehmer.

Mit diesem Dokument haben alle die wichtigsten Punkte schriftlich zur Hand. Die Arbeitsaufträge sind klar; jeder kann entsprechend handeln, entscheiden und sich das letzte Treffen (beispielsweise zur Vorbereitung) noch einmal in Erinnerung bringen.

Welche Vorteile hat der Jour fixe?

Noch ein Meeting – und dann auch noch wiederkehrend? Für viele Arbeitnehmer und Führungskräfte klingt das wie ein Nachteil. Richtig umgesetzt hat der Jour fixe aber einige Vorteile:

• Mehr Überblick
  Der Jour fixe reduziert oder verhindert das Meeting-Chaos, weil er nicht planlos stattfindet, sondern eine übergeordnete und strukturierende Funktion hat. Durch die regelmäßigen Treffen werden oft sogar andere Besprechungen überflüssig.
• Bessere Vorbereitung
  Ist der Termin lange im Voraus bekannt, können sich alle Anwesenden besser vorbereiten. Das macht den Ablauf kompakter, die Gespräche stringenter und sorgt für insgesamt bessere Ergebnisse.
• Größerer Teilnehmerkreis
  Die Verbindlichkeit und Regelmäßigkeit im Jour fixe sorgen für mehr Anwesenheit und Austausch zwischen den Teilnehmern: Jede(r) kann sich einbringen, alle Perspektiven werden gehört, niemand verpasst wichtige Informationen.
• Stärkere Motivation
  Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Dank genauer Planung vermeidet der Jour fixe genau das: In 30 Minuten wird alles Wichtige besprochen, keine Zeit wird verplempert. Das stärkt die Motivation.

Häufige Fehler beim Jour fixe

Bei einem Jour fixe können Sie mit den obigen Tipps Vieles richtig machen. Fehler können sich trotz der Einfachheit einschleichen. Immerhin: Die meisten davon lassen sich leicht vermeiden:

• Keine Ausreden zulassen
  „Heute geht es bei mir eher schlecht…“ – Ausreden gelten bei dem Regelmeeting nicht. Der Termin ist seit Wochen bekannt und sollte Priorität haben. Lassen Sie nur wirklich dringliche Gründe (zum Beispiel Krankheit) als Entschuldigung für das Fehlen zu.
• Keine Zeit verschwenden
  Beim Jour fixe geht es um Effizienz. Labern und abgeschweifen sind tabu. Alle sollten stets zum Punkt kommen und nur besprechen, was wichtig ist. Das erfordert Disziplin, ist aber entscheidend, um keine Zeit zu verschwenden.
• Keine sinnlosen Treffen abhalten
  Das Erfolgsgeheimnis des festen Termins liegt im regelmäßigen Turnus. Gleichzeitig sollten Sie keine Besprechung ohne Grund festsetzen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Jour fixe noch sinnvoll und zielführend ist. Sonst passen Sie Teilnehmer und Agenda neu an – oder streichen den Regeltermin ganz.

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