Was ist ein Jour fixe?

Der französischsprachige Begriff „Jour fixe“ lässt sich wörtlich mit „fester Tag“ übersetzen. Gemeint ist damit ein regelmäßig stattfindender Termin eines bestimmten Personenkreises, der zu festen Zeiten wiederholt wird. Im Bürgertum des 18. Jahrhundert wurde damit ein gesellschaftlicher Termin bezeichnet, der zu einem bestimmten Tag im Monat oder in der Woche stattfand. Im Laufe der Zeit fand eine Übertragung des Begriffs ins Projektmanagement statt.

Beispielsweise kann im Team beschlossen werden, dass für jeden Dienstag um zehn Uhr ein Meeting angesetzt wird. Die französische Formulierung hat sich fest im deutschen Sprachgebrauch etabliert. Synonym wird auch von „Regelkommunikation“ oder „Regeltermin“ gesprochen. Alle Beteiligten tragen in dem Fall die Verantwortung, zu diesem Zeitpunkt teilnehmen zu können – Ausreden gelten nicht.

Korrekte Schreibweise von Jour fixe

Der Duden weist darauf hin, dass das Adjektive „fix“ von „Jour“ grundsätzlich mit -e geschrieben wird, auch wenn es sich beim Substantiv „Jour“ um ein Maskulinum handelt. Die Irritation rührt daher, dass im Französischen weibliche Adjektive oft mit -e signalisiert werden. In diesem Fall ist „fixe“ jedoch die Grundform, die nicht weiter flektiert wird.

Jour fixe im Französischen und Englischen

Bei dem Begriff handelt es sich zudem um einen sogenannten Scheingallizismus. Analog zu Anglizismen werden so Begriffe bezeichnet, die aus dem Französischen zu stammen scheinen, aber nur im Deutschen bekannt sind. Den Begriff „Jour fixe“ als regelmäßiges Meeting gibt es in der französischen Arbeitswelt nicht. Sollten Sie mit Geschäftspartnern in Frankreich zusammenarbeiten, wird von „réunion de travail régulière“ gesprochen. Im Englischen würden Sie wiederum von einem „regular meeting“ oder „fixed day“ sprechen.

8 Jour fixe Regeln für einen erfolgreichen Ablauf

Das grundsätzliche Prinzip ist simpel und leicht umzusetzen. Erfolgreich und zielführend ist das fixe Treffen dadurch jedoch noch nicht. Aus diesem Grund haben wir für Sie einige Jour-fixe-Regeln, mit denen Sie bessere Ergebnisse erzielen können:

1. Legen Sie die Teilnehmer fest

Bei einem Jour fixe trifft sich ein vorher festgelegter Personenkreis – klingt selbsterklärend, birgt aber Fehlerpotenzial. Wählen Sie mit Bedacht aus, wer beim regelmäßigen Meeting dabei sein muss und sollte. Für wen sind die Inhalte interessant und relevant? Wer ist direkt am Ziel oder Projekt beteiligt? Und für wen bringt es auf der anderen Seite nichts, wenn er am Jour fixe teilnimmt?

Zu viele Teilnehmer senken die Effizienz, gleichzeitig ist es für diese eine Zeitverschwendung, da sie ihre Ressourcen besser nutzen könnten. Werden wichtige Personen vergessen, kommen Informationen nicht dort an und es leiden Entscheidungen sowie Ergebnisse.

2. Sorgen Sie für Regelmäßigkeit

Ein Jour fixe hat erst dann Sinn, wenn dieser wirklich regelmäßig durchgeführt wird. In der Praxis zeigt sich leider immer wieder: Gar nicht so leicht, eine Gruppe zu einem Zeitpunkt zusammenzubringen – schon gar nicht regelmäßig. Die Tagesabläufe sind unterschiedlich, jeder ist beschäftigt, hat Telefonate und To-dos, die erledigt werden müssen.

Um Regelmäßigkeit zu gewährleisten, braucht es deshalb von Anfang an eine gute Absprache. Idealerweise berücksichtigen Sie familienfreundliche Zeiten, das heißt, nicht direkt morgens um 8 Uhr, aber auch nicht nachmittags um 17 Uhr. Nur so finden Sie einen Termin, den alle regelmäßig wahrnehmen können.

3. Kommunizieren Sie die Erwartungen

Worum geht es bei dem Jour fixe? Was soll mit dem Treffen erreicht werden? Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt? Wie sollte die Vorbereitung jedes einzelnen auf die Zusammenkunft aussehen? Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto erfolgreicher und zielführender wird der Jour fixe verlaufen.

Umgekehrt führen schwammige Inhalte dazu, dass keine Klarheit über die Inhalte und verfolgten Ziele besteht. Diese müssen dann erst mühsam während des Jour fixe erarbeitet werden. Das ist zeitaufwendig und frustrierend.

4. Verschicken Sie die Agenda per Mail

Die genaue Agenda eines Jour fixe kann sich von Woche zu Woche beziehungsweise von Termin zu Termin durchaus ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen und zukünftige Planung, mal stehen andere Fragen im Mittelpunkt. Es empfiehlt sich daher, zwei oder drei Tage vorher eine kurze Mail mit der groben Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken.

Diese muss nicht zwangsläufig bis ins kleinste Detail gehen, hilft aber aber bei der konkreten Vorbereitung. Teilnehmer können sich so Fragen vorab notieren und gegebenenfalls Materialien zusammenstellen.

5. Beginnen Sie mit Informationen

Bevor im Jour fixe diskutiert, gearbeitet, besprochen und geplant wird, sollte der Anfang des Termins aus Informationen bestehen. Sie können nicht erwarten, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand mitbringen. Beginnen Sie damit, alle Teilnehmer auf einen Stand zu bringen.

Dies funktioniert am besten, wenn jeder kurz über seine Bereiche und Fortschritte berichtet. Auf dieser gemeinsamen Grundlage kann das weitere Meeting aufgebaut werden, ohne dass noch einmal unterbrochen werden muss.

6. Arbeiten Sie sich von leichten zu schweren Themen

Geht es mit den eigentlichen Themen im Jour fixe los, empfiehlt es sich, mit den einfachen und leichteren Themen anzufangen. So wird ein schnellerer Einstieg in das Meeting und die Diskussion ermöglicht. Alle können sich schon einmal beteiligen, ersten Input liefern und das Gespräch eröffnen.

Anschließend kann zu schwierigeren und komplexeren Themen übergegangen werden. Zum Abschluss sollte jedoch noch einmal ein positives Thema zur Sprache kommen. Das verhindert, dass ein Jour fixe mit negativer Stimmung und geringer Motivation endet.

7. Halten Sie es kurz

Viele Meetings werden viel zu lang angesetzt, was dazu führt, dass Themen unnötig in die Länge gezogen werden und Zeit verschwendet wird. Planen Sie das Jour fixe deshalb von Anfang an so kurz wie möglich. Fälschlicherweise wird oftmals angenommen, dass mindestens 60 oder gar 90 Minuten notwendig sind, um bei einem Treffen alles zu besprechen.

Tatsächlich reichen 30 bis maximal 45 Minuten vollkommen aus. Gerade bei einem Jour fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen knapper zu wählen und falls nötig lieber die Frequenz zu erhöhen. Statt alle zwei Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.

8. Erstellen Sie ein Protokoll

Um Ablauf, Inhalte, Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollte unbedingt ein Protokoll zu jedem Jour fixe erstellt werden.

Mit diesem Dokument haben alle noch einmal die wichtigsten Punkte schriftlich zur Hand. Die Arbeitsaufträge sind klar; jeder kann entsprechend handeln und entscheiden und sich das letzte Treffen (beispielsweise als Vorbereitung für den nächsten Jour fixe) noch einmal in Erinnerung rufen.

Muster für ein Jour fixe Protokoll

Nachfolgend stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung, wie ein Meeting-Protokoll aussehen kann:

Wann ist ein regelmäßiger Termin sinnvoll?

Wie bei jeder Form von Meetings zählt auch beim Jour fixe: Sie sollten sich zuvor überlegen, was Sie damit erreichen wollen und ob es sinnvoll ist, ein solches Treffen einzuberufen. Ziele und Ablauf eines Jour fixe können dabei sehr verschieden sein, werden an die jeweilige Situation angepasst und müssen nicht zwangsläufig nur auf berufliche Aufgaben bezogen sein.

Als Beispiel haben wir einige sinnvolle Gründe und Situationen zusammengestellt, die einen Jour fixe rechtfertigen können:

Besprechung laufender Projekte

Klassischerweise wird ein Jour fixe im Projektmanagement genutzt, um alle Beteiligten zusammenzubringen, Informationen und Zwischenstände auszutauschen und das weitere Vorgehen zu planen. Gerade bei langfristigen Projekten ist es dann sinnvoll, regelmäßig an einem festen Termin zusammenzukommen.

Information über aktuelle Ereignisse

Nicht nur konkrete Projekte, sondern Entwicklungen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens können in einem Jour fixe besprochen werden. Steht beispielsweise gerade eine Umstrukturierung an, kann es im Interesse aller Beteiligten sein, regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht zu werden.

Möglichkeit für Fragen und Feedback

In einem Jour fixe kann Mitarbeitern die Chance gegeben werden, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder selbst Feedback zu erhalten. Statt nur alle paar Monate ein Gespräch mit dem Chef zu führen, kann so größere Regelmäßigkeit geschaffen werden.

Verbesserung der Arbeitsatmosphäre

Ein Jour fixe kann aber beispielsweise auch ein gemeinsames Mittagessen des Teams sein, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Zusammenhalt im Team zu stärken. So kommt man abseits der stressigen Aufgaben ins Gespräch, baut bessere Beziehungen zu den Kollegen auf und fühlt sich im Job insgesamt wohler.

Durch diese Vielseitigkeit ergeben sich beim Jour fixe zahlreiche Möglichkeiten, wenn Teams und Unternehmen bereit sind, ein wenig Zeit zu investieren, um zu analysieren, wie Sie den wiederkehrenden Termin für sich optimal nutzen können.

Welche Vorteile hat ein Jour fixe?

Auf den ersten Blick scheint ein Jour fixe kaum besonders zu sein. Meetings gibt es am Arbeitsplatz ohnehin genug, zahlreiche Angestellte sind davon genervt und längst wird die Wirksamkeit solcher Zusammenkünfte bezweifelt. Richtig umgesetzt bringt ein Jour fixe allerdings einige Vorteile mit:

Mehr Überblick
Zunächst einmal reduziert oder verhindert ein Jour fixe das Meeting Chaos, das leider in vielen Büros herrscht. Ein verbreitetes Problem ist fehlende Koordination und damit sinkende Produktivität in Besprechungen. Es werden planlos Meetings einberufen, die am Ende zu nichts führen – nur um später ein Folgemeeting zu haben, um die vielen offenen Fragen zu klären. Reine Zeitverschwendung. Durch ein Jour fixe können andere Besprechungen überflüssig werden, weil an einem festen Termin alle Beteiligten zusammenkommen. Kein ewiges Hin und Her, kein ergebnisloses Diskutieren, kein unproduktives Herumsitzen.
Bessere Vorbereitung
Ist ein Termin lange im Voraus bekannt, haben alle Anwesenden die Möglichkeit, sich besser vorzubereiten. Das ist nicht nur für Sie als Teilnehmer angenehm, da Sie dem Ablauf besser folgen können, es werden auch insgesamt bessere Ergebnisse im Jour fixe erzielt.
Größerer Teilnehmerkreis
Zuletzt profitiert der Jour fixe durch seine Regelmäßigkeit von der Anwesenheit aller Teilnehmer. Während in klassischen Meetings fast immer irgendjemand fehlt, weil etwas dazwischen kommt, schnell noch etwas erledigt werden muss oder ein anderer Termin genau in den Zeitraum des Meetings fällt, halten sich alle Beteiligten den Jour fixe gezielt frei. So kann sich jeder einbringen, seine Perspektive vorstellen und niemand verpasst wichtige Informationen oder muss im Nachhinein auf den aktuellen Stand gebracht werden.
Stärkere Motivation
Zahlreiche Studien untersuchen Zeitfresser. Einer der größten: Meetings. Topmanager kommen auf jährlich 7.000 Stunden, mit Folgebesprechungen sogar auf 300.000 Stunden in Meetings. Auch der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt von seinen 40 Wochenstunden im Durchschnitt 21 Stunden in Meetings. Acht Stunden davon werden in sinnlosen Konferenzen verbracht. All das frustriert – lässt sich dank besserer Planung eines Jour fixe vermeiden und zahlt sich vor allem auf Dauer aus: Verlaufen die Treffen erfolgreich, weil entsprechend gut geplant wurde, stärkt dies die Motivation.

Häufige Fehler beim Jour fixe

Bei einem Jour fixe können Sie mit den obigen Tipps viel richtig machen – leider gibt es aber auch häufige Fehler, die sich trotz der Einfachheit immer wieder einschleichen und dafür sorgen, dass der Termin eher im Chaos versinkt und nicht zur Kommunikation beiträgt. Einige von diesen lassen sich aber leicht vermeiden, wenn Sie wissen, worauf zu achten ist:

Keine Ausreden zulassen
„Heute ist es bei mir eher schlecht…“ oder „Ich habe da noch was anderes zu tun…“ – Ausreden haben bei einem Jour fixe nichts zu suchen, da es sich um einen vorher bekannten und regelmäßigen Termin handelt, der Priorität haben sollte. Nur wirklich dringliche Gründe sollten als Entschuldigung für das Fehlen beim Jour fixe durchgehen, andere Ausreden sollten auch nicht ausnahmsweise zugelassen werden.
Keine Zeit verschwenden
Beim Jour fixe geht es um Regelmäßigkeit, aber auch um Effizienz. Es wird nicht ewig um den heißen Brei geredet, sondern Sie sollten zum Punkt kommen und die wichtigsten Informationen und Entwicklungen des Projekts besprechen. Dabei wird nicht abgeschweift oder über Unwichtiges gesprochen, um das Jour fixe kurz zu halten und keine Zeit zu verschwenden.
Keine sinnlosen Treffen abhalten
Sinn und Zweck eines Jour fixe ist der regelmäßige Turnus. Gleichzeitig sollten Sie nicht ohne Not einen Termin festsetzen. Überprüfen Sie lieber, ob jedes Treffen wirklich sinnvoll ist. Vielleicht hat sich in der letzten Woche überhaupt nichts getan und verändert, weil auf die Zustimmung des Kunden gewartet wurde – muss dafür wirklich das Team zusammenkommen? Manchmal kann eine Anpassung der Zeiträume sinnvoll sein, je nach Projektfortschritt.

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