Jour fixe: Bedeutung + 8 Regeln für Meeting und Ablauf

Definition: Was ist ein Jour fixe?

Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Meeting für einen festgelegten Personenkreis, das zu festen Zeiten wiederholt wird. Beispiel: „Jeden Donnerstag, 10 Uhr Jour fixe für alle Teamleiter.“ Das Treffen hat eine hohe Bedeutung im Projektmanagement und soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen fördern.

Synonym zum Jour fixe wird auf Deutsch auch von „Regeltermin“ oder „Regelkommunikation“ gesprochen. Optimal für das regelmäßig wiederkehrende Meeting ist eine Dauer von 30 Minuten.

Bedeutung: Woher kommt der Begriff?

Der französischsprachige Begriff „Jour fixe“ lässt sich wörtlich mit „fester Tag“ übersetzen. Im Bürgertum des 18. Jahrhundert wurde damit ein gesellschaftlicher Termin bezeichnet, der zu einem bestimmten Tag im Monat oder in der Woche stattfand. Dabei handelt es sich aber um einen sogenannten Scheingallizismus. Analog zu Anglizismen werden so Wörter bezeichnet, die aus dem Französischen zu stammen scheinen, aber nur im Deutschen bekannt sind.

Die Bezeichnung für ein regelmäßiges Meeting gibt es in der französischen Arbeitswelt nicht. Sollten Sie mit Geschäftspartnern in Frankreich zusammenarbeiten, wird von „réunion de travail régulière“ gesprochen. Im Englischen würden Sie wiederum von einem „regular meeting“ oder „fixed day“ sprechen.

8 Jour fixe Regeln für einen erfolgreichen Ablauf

Das grundsätzliche Prinzip des Jour fixe ist einfach und leicht umzusetzen. Erfolgreich und zielführend wird das Meeting aber erst, wenn Sie ein paar bewährte Jour fixe Regeln für den Ablauf beachten:

1. Legen Sie die Teilnehmer fest

Bei einem Jour fixe trifft sich ein vorher festgelegter Personenkreis – klingt selbsterklärend, birgt aber Fehlerpotenzial: Wählen Sie mit Bedacht aus, wer beim regelmäßigen Meeting dabei sein muss und sollte. Für wen sind die Inhalte interessant und relevant? Wer ist direkt am Ziel oder Projekt beteiligt? Und für wen bringt es auf der anderen Seite nichts, wenn er am Jour fixe teilnimmt?

Zu viele Teilnehmer senken die Effizienz, gleichzeitig ist es für diese eine Zeitverschwendung, da sie ihre Ressourcen besser nutzen könnten. Werden wichtige Personen vergessen, kommen Informationen nicht dort an und es leiden Entscheidungen sowie Ergebnisse.

2. Sorgen Sie für Regelmäßigkeit

Ein Jour fixe hat erst dann Sinn, wenn dieser regelmäßig durchgeführt wird. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Gar nicht so leicht, eine Gruppe zu einem Zeitpunkt zusammenzubringen – schon gar nicht regelmäßig! Die Tagesabläufe sind unterschiedlich, jeder ist beschäftigt, hat Telefonate und To-dos, die erledigt werden müssen.

Um Regelmäßigkeit zu gewährleisten, braucht es von Anfang an eine gute Absprache. Idealerweise berücksichtigen Sie familienfreundliche Zeiten. Bedeutet: nicht direkt morgens um 8 Uhr, aber auch nicht mehr nachmittags ab 16 Uhr. Nur so finden Sie einen Termin, den alle regelmäßig wahrnehmen können.

3. Kommunizieren Sie die Erwartungen

Worum geht es bei dem Jour fixe? Was soll mit dem Treffen erreicht werden? Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt? Wie sollte die Vorbereitung jedes einzelnen auf die Zusammenkunft aussehen? Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto erfolgreicher und zielführender wird der Jour fixe verlaufen.

Umgekehrt führen schwammige Inhalte dazu, dass keine Klarheit über die Inhalte und verfolgten Ziele besteht. Diese müssen dann erst mühsam während des Jour fixe erarbeitet werden. Das ist zeitaufwendig und frustrierend.

4. Verschicken Sie die Agenda per Mail

Die genaue Agenda eines Jour fixe kann sich von Woche zu Woche beziehungsweise von Termin zu Termin durchaus ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen und zukünftige Planung, mal stehen andere Fragen im Mittelpunkt. Es empfiehlt sich daher, zwei oder drei Tage vorher eine kurze Mail mit der groben Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken.

Diese muss nicht zwangsläufig bis ins kleinste Detail gehen, hilft aber bei der konkreten Vorbereitung. Teilnehmer können sich so Fragen vorab notieren und gegebenenfalls Materialien zusammenstellen.

5. Beginnen Sie mit Informationen

Bevor im Jour fixe diskutiert, gearbeitet, besprochen und geplant wird, sollte der Anfang des Termins aus Informationen bestehen. Sie können nicht erwarten, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand mitbringen. Beginnen Sie damit, alle Teilnehmer auf einen Stand zu bringen.

Dies funktioniert am besten, wenn jeder kurz über seine Bereiche und Fortschritte berichtet. Auf dieser gemeinsamen Grundlage kann das weitere Meeting aufgebaut werden, ohne dass noch einmal unterbrochen werden muss.

6. Arbeiten Sie sich von leichten zu schweren Themen

Geht es mit den eigentlichen Themen im Jour fixe los, empfiehlt es sich, mit den einfachen und leichteren Themen anzufangen. So wird ein schnellerer Einstieg in das Meeting und die Diskussion ermöglicht. Alle können sich schon einmal beteiligen, ersten Input liefern und das Gespräch eröffnen.

Anschließend kann zu schwierigeren und komplexeren Themen übergegangen werden. Zum Abschluss sollte jedoch noch einmal ein positives Thema zur Sprache kommen. Das verhindert, dass ein Jour fixe mit negativer Stimmung und geringer Motivation endet.

7. Halten Sie es kurz

Viele Meetings werden viel zu lang angesetzt, was dazu führt, dass Themen unnötig in die Länge gezogen werden und Zeit verschwendet wird. Planen Sie den Jour fixe von Anfang an so kurz wie möglich. 60-90 Minuten sind für das Treffen meist schon zu lange.

Tatsächlich reichen 30 bis maximal 45 Minuten für den Regeltermin vollkommen aus. Gerade beim Jour fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen knapper zu wählen und falls nötig lieber die Frequenz zu erhöhen. Statt alle zwei Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.

8. Erstellen Sie ein Protokoll

Um Ablauf, Inhalte, Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollte unbedingt ein Protokoll zu jedem Jour fixe erstellt werden.

Mit diesem Dokument haben alle noch einmal die wichtigsten Punkte schriftlich zur Hand. Die Arbeitsaufträge sind klar; jeder kann entsprechend handeln, entscheiden und sich das letzte Treffen (beispielsweise als Vorbereitung für den nächsten Termin) noch einmal in Erinnerung rufen.

Wann ist ein regelmäßiger Termin sinnvoll?

Wie bei jedem Meeting zählt auch beim Jour fixe: Überlegen Sie sich zuerst, was Sie damit erreichen wollen und ob ein regelmäßiges Treffen sinnvoll ist. Ziele und Ablauf eines Jour fixe können verschieden sein, werden an die jeweilige Situation angepasst und müssen nicht zwangsläufig nur auf berufliche Aufgaben bezogen sein.

Als Beispiel finden Sie einige Gründe und Situationen, die einen Jour fixe rechtfertigen:

📆 Besprechung laufender Projekte

Meistens wird der Jour fixe im Projektmanagement genutzt, um alle Beteiligten zusammenzubringen, Informationen und Zwischenstände auszutauschen und das weitere Vorgehen zu planen. Gerade bei langfristigen Projekten ist es sinnvoll, regelmäßig zu einem festen Termin zusammenzukommen.

📆 Information über aktuelle Ereignisse

Nicht nur konkrete Projekte – auch Entwicklungen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens können in einem Jour fixe besprochen werden. Steht beispielsweise gerade eine Umstrukturierung an, kann es im Interesse aller Führungskräfte sein, sich regelmäßig über den aktuellen Stand auszutauschen.

📆 Fragen und Feedback

Ebenso kann im Jour fixe Mitarbeitern die Chance gegeben werden, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder selbst Feedback zu erhalten. Statt nur alle paar Monate ein Mitarbeitergespräch zu führen, wird damit mehr Transparenz geschaffen.

📆 Verbesserung der Arbeitsatmosphäre

Ein Jour fixe muss nicht im Konferenzraum stattfinden. Er kann genauso ein gemeinsames Mittagessen des Teams sein, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Zusammenhalt zu stärken. So kommen alle Kollegen abseits der stressigen Aufgaben ins Gespräch und bauen bessere Beziehungen auf und fühlen sich im Job insgesamt wohler.

Durch diese Vielseitigkeit der Anlässe ergeben sich für den Jour fixe zahlreiche Optionen und Vorteile, wenn Teams und Unternehmen bereit sind, ein die festen Zeiten dafür zu reservieren und zu analysieren, wie Sie den wiederkehrenden Termin optimal nutzen.

Welche Vorteile hat der Jour fixe?

Noch ein Meeting – und dann auch noch wiederkehrend? Für viele Arbeitnehmer und Führungskräfte klingt das wie ein Nachteil. Richtig umgesetzt hat der Jour fixe aber einige veritable Vorteile:

• Mehr Überblick
  Der Jour fixe reduziert oder verhindert das Meeting-Chaos, weil er nicht planlos stattfindet, sondern eine übergeordnete und strukturierende Funktion hat. Durch die regelmäßigen Treffen werden oft sogar andere Besprechungen überflüssig.
• Bessere Vorbereitung
  Ist der Termin lange im Voraus bekannt, können sich alle Anwesenden besser vorbereiten. Das macht den Ablauf kompakter, die Gespräche stringenter und sorgt für insgesamt bessere Ergebnisse.
• Größerer Teilnehmerkreis
  Die Verbindlichkeit und Regelmäßigkeit im Jour fixe sorgen für mehr Anwesenheit und Austausch zwischen den Teilnehmern: Jede(r) kann sich einbringen, alle Perspektiven werden gehört, niemand verpasst wichtige Informationen.
• Stärkere Motivation
  Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Dank genauer Planung vermeidet der Jour fixe genau das: In 30 Minuten wird alles Wichtige besprochen, keine Zeit wird verplempert. Das stärkt die Motivation.

Häufige Fehler beim Jour fixe

Bei einem Jour fixe können Sie mit den obigen Tipps Vieles richtig machen. Fehler können sich trotz der Einfachheit einschleichen. Immerhin: Die meisten davon lassen sich leicht vermeiden:

• Keine Ausreden zulassen
  „Heute geht es bei mir eher schlecht…“ – Ausreden gelten bei dem Regelmeeting nicht. Der Termin ist seit Wochen bekannt und sollte Priorität haben. Lassen Sie nur wirklich dringliche Gründe (zum Beispiel Krankheit) als Entschuldigung für das Fehlen zu.
• Keine Zeit verschwenden
  Beim Jour fixe geht es um Effizienz. Labern und abgeschweifen sind tabu. Alle sollten stets zum Punkt kommen und nur besprechen, was wichtig ist. Das erfordert Disziplin, ist aber entscheidend, um keine Zeit zu verschwenden.
• Keine sinnlosen Treffen abhalten
  Das Erfolgsgeheimnis des festen Termins liegt im regelmäßigen Turnus. Gleichzeitig sollten Sie keine Besprechung ohne Grund festsetzen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Jour fixe noch sinnvoll und zielführend ist. Sonst passen Sie Teilnehmer und Agenda neu an – oder streichen den Regeltermin ganz.

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