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Willkommenskultur schaffen: Bedeutung, Beispiele, Tipps

Jeder Mensch möchte sich willkommen fühlen – und nicht als Fremdkörper: in Deutschland, im neuen Job, als Gast… Eine herzliche Willkommenskultur hat nicht nur eine hohe Bedeutung – sie ist dafür unverzichtbar. Sie schafft sowohl echte Integration und ein reibungsloses Onboarding, und sie senkt zahlreiche Folgekosten. Alle Tipps, wie Sie eine solche Willkommenskultur schaffen, plus Beispiele für eine gute Einarbeitung und Zusammenarbeit…



Willkommenskultur schaffen: Bedeutung, Beispiele, Tipps

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Willkommenskultur Bedeutung

Die ersten Tage im neuen Job stecken voller Unsicherheiten: Wo muss ich hin? Wo finde ich was? Eine fremde Umgebung, neue Kollegen und Aufgaben – alles prasselt auf den oder die Neue ein. Für viele ist das verwirrend und macht ihnen Angst. Greift der Chef jetzt nicht ein, sind die neuen Kollege schnell überfordert und finden keinen Einstieg. Die Folgen sind frühe Enttäuschung und hohe Fluktuartion. Echte Integration geht anders…

Eine funktionierende Willkommenskultur hat hier hohe Bedeutung. Sie geht deutlich über ein „herzliches Willkommen“ bei der Begrüßung hinaus, sondern schafft von Beginn an eine offene Atmosphäre des Ankommens und Einfindens. Eine echte Willkommenskultur wird nicht nur gehört – sie wird vor allem gespürt.

Mehr noch: Fehlt eine solche authentische Willkommenskultur, entsteht keine echte Bindung zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen. Vielleicht freuen sich die neuen Kollegen noch über den netten Empfang. Danach aber werden sie kaum noch ins Team integriert und haben eben nicht gleich das Gefühl, wirklich dazuzugehören. Nicht wenige verlassen deshalb das Unternehmen nach wenigen Wochen schon wieder und kündigen ihren Job…

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Willkommenskultur schaffen: Warum der erste Tag so wichtig ist

Die meisten neuen Mitarbeiter sind schon vor dem ersten Arbeitstag nervös. Schließlich wollen Sie sich von Anfang an von ihrer besten Seite präsentieren, einen guten Einstieg schaffen, schnell ins Team finden und mit guten Leistungen überzeugen. Nicht minder groß sind die Hoffnungen und Erwartungen an den neuen Job und Arbeitgeber.

Wer aus einem anderen Job kommt, wünscht sich, dass einige Dinge nun anders laufen. All die Gründe, die zu dem Jobwechsel geführt haben, sollen in Zukunft wegfallen. Studien zeigen: Fast immer wünschen sich neue Mitarbeiter mehr Wertschätzung, ein faires Gehalt und regelmäßiges Feedback zur Ihrer Arbeit sowie sinnvolle Aufgaben.

Der erste Tag hat dabei eine hohe Bedeutung und starken Symbolcharakter. Der erste Eindruck prägt die weitere Zusammenarbeit enorm. Und er ist eine enorme Chance für Unternehmen, hierbei respektvoll, interessiert und wertschätzend zu agieren. Das strahlt nicht nur auf die vorhandene Belegschaft aus, sondern auch auf das Image nach außen (siehe: Employer Branding)

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Vorteile einer Willkommenskultur

Eine Willkommenskultur zu schaffen, ist ein permanenter Prozess. Er beginnt mit der Begrüßung und Einarbeitung am ersten Tag, endet dort aber nicht. Wenn ein Unternehmen sich seine Willkommenskultur wirklich zu Herzen nimmt, hat das nur Vorteile und beide Seiten profitieren davon:

Die Zusammenarbeit beginnt sofort positiv

Die Gefühle, die den ersten Arbeitstag prägen, hallen noch lange nach. Sich sofort willkommen zu heißen, verstärkt die Gewissheit, den richtigen Job und Arbeitgeber gewählt zu haben. Zweifel verschwinden, dafür steigen Engagement und Kreativität.

Die Mitarbeiter sind mit ihrem Job zufriedener

Eine echte Willkommenskultur schafft echte Integration – von Anfang an. Im Idealfall wissen so beide Seiten noch in der Probezeit ob es passt. Das schafft frühzeitig zufriedene Mitarbeiter – und die bringen auch bessere Leistungen und tragen ihrerseits zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Das Image des Unternehmens verbessert sich

Um besonders talentierte und leistungsstarke Mitarbeiter gibt es viel Wettbewerb. Das Arbeitgeberimage hat entscheidende Bedeutung beim Kampf um Talente und um dem Fachkräftemangel etwas entgegensetzen zu können. Selbst wenn Mitarbeiter irgendwann wieder gehen: Die Willkommenskultur spricht sich herum – und lockt entweder Fachkräfte an oder schreckt sie ab.

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Perfekter Start: Wie Sie eine Willkommenskultur schaffen

Das Ziel einer Willkommenskultur und guter Einarbeitung (siehe: Onboarding) ist möglichst zügige Integration. Neue Kollegen sollen sich sofort aufgenommen und wohlfühlen. So schaffen Sie diese Willkommenskultur:

Planung

Was muss ein neuer Mitarbeiter wissen? Was braucht er oder sie, um mit der Arbeit beginnen zu können? Oft scheitert das Onboarding an fehlender Zuständigkeit: Wer kümmert sich um was? Ist diese Frage geklärt, sollte es einen genauen Plan geben, wie die Einarbeitung Schritt für Schritt abläuft.

Kontakt vor Arbeitsbeginn

Warten Sie nicht auf den ersten Arbeitstag. Eine professionelle Willkommenskultur beginnt schon vorher: Lassen Sie der neuen Kollegin schon vor dem Arbeitsbeginn wichtige Informationen oder Unterlagen zukommen. Das können Unternehmensbroschüren, Videos, Mitarbeiterzeitschriften oder Ähnliches sein.

Arbeitsplatzvorbereitung

Welche technischen Geräte werden gebraucht? Funktionieren alle – auch die Logins und Account-Daten? All das sollte am ersten Arbeitstag freigeschaltet sein. Funktioniert beispielsweise der Zugang zum Intranet nicht, erschwert das den Einstieg enorm.

Einführungsgespräch

Der Vorgesetzte oder Teamleiter sollte sich für den neuen Kollegen mindestens eine Stunde Zeit nehmen und genau besprechen, wie die Einarbeitungsphase abläuft oder wer weitere Ansprechpartner sind. Gerade in den ersten Wochen sind (tägliche) Feedbackgespräche unverzichtbar. Nur so werden Probleme schneller erkannt und behoben.

Bekanntgabe

Nicht nur jene Mitarbeiter, die sich um die Einarbeitung der neuen Kollegen kümmern, sollten über deren Eintreffen informiert sein. Das gesamte Team sowie andere Abteilungen sollten Bescheid wissen. Eine Rundmail mit wichtigen Informationen über den oder die neue Kollegin sollte selbstverständlich sein.

Begrüßung

Unverzichtbar und von hoher Bedeutung ist dann die eigentliche Begrüßung im Team. Der oder die Neue wird allen vorgestellt und von allen begrüßt. Ein kurzes Teammeeting eignet bestens dafür. Dann haben sich alle schon mal kurz gesehen und den Neuen fällt es leichter, im Anschluss auf Kollegen zuzugehen.

Organisatorisches

Vergessen Sie nicht, den neuen Kollegen zu zeigen, wo was zu finden ist oder welche wichtigen Abläufe und internen Regeln es gibt – auch die ungeschriebenen. Dazu gehören etwa der technische Support, die Personalabteilung oder die Arbeitszeit-Regelungen und -Erfassungssysteme. Wir empfehlen immer wieder, hierfür ein Memo oder Handbuch zu erstellen. Das sollte aber die persönliche Erklärung nie ersetzen!

Mentoren oder Paten

In den ersten Tagen und Wochen brauchen neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner, an den sie sich mit Fragen wenden können. Finden und benennen Sie solche Mentoren (oder „Paten“) direkt am ersten Tag. Sie sind wichtige Schnittstellen zu anderen Kollegen und Abteilungen und unterstützen bei der raschen Integration. Deshalb sollten die Paten auch vorab speziell geschult werden.

Inhalte

Damit neue Mitarbeiter zügig ihr eigentliche Arbeit aufnehmen und an Projekten mitarbeiten können, brauchen sie eine ausführliche fachliche Einarbeitung. Das betrifft dann jene Kollegen, die mit den Neuen später eng zusammenarbeiten. Sie sollten sich die Zeit nehmen (und dafür bekommen), die frisch Eingestellten auf den aktuellen Stand zu bringen. Dazu gehören Hintergründe, Informationen zu Projekten und Kunden. Auch sollten Sie den Kollegen gelegentlich über die Schulter schauen und Hilfe anbieten.

Mittagessen und Kennenlernen

Bei der gemeinsamen Mittagspause oder Kaffee-Plausch kommt man sich deutlich näher als beim offiziellen Onboarding. Deshalb sollten Neue in der ersten Woche direkt eingebunden und eingeladen werden – von unterschiedlichen, aber für die weitere Arbeit wichtigen Kollegen UND Vorgesetzten!

Willkommenskultur Beispiele: So bitte nicht!

Leider gibt es zur professionellen Willkommenskultur Beispiele, die allenfalls zeigen, wie es nicht ablaufen sollte. Die meisten Arbeitnehmer kennen solche Geschichten – teils aus eigener Erfahrung. Noch immer wird das Thema Willkommenskultur von manchen Unternehmen regelrecht ignoriert. Andere versuchen es dilettantisch und scheitern kläglich. Deshalb finden Sie hier noch einige Beispiele, die Sie bei Begrüßung und Einarbeitung unbedingt vermeiden sollten:

  • Spürbares Desinteresse

    Manche Mitarbeiter werden gar nicht begrüßt, sondern einfach sich selbst überlassen. Im besten Fall wird man von einem Assistenten in Empfang genommen und zum Schreibtisch eskortiert. Das war’s. Deutlicher kann man nicht sagen: „Du bist hier nicht willkommen, sondern nur eine Nummer!“

  • Überbleibsel des Vorgängers

    Die Maus klebt; die Tastatur besteht zu 87 Prozent aus Krümeln und in den Schubladen lebt sogar Yoghurt… Brrr! Der neue Arbeitsplatz sollte immer frisch, aufgeräumt und sauber sein. Besser noch: geschmückt! Vom Vorgänger sollte es jedenfalls keine Spuren mehr geben.

  • Nicht vorhandener Arbeitsplatz

    Leider kein Scherz! Ankommen bedeutet, auch einen festen Arbeitsplatz zu haben. Studien zeigen immer wieder: Mitarbeiter brauchen dieses Territorium, um sich sicher zu fühlen und wirklich anzukommen. Sorgen Sie also rechtzeitig dafür, dass Schreibtisch, Stuhl und Computer oder Werkzeuge fertig eingerichtet und funktionstüchtig sind. In einer Bruchbude will niemand arbeiten.

Willkommenskultur: Ausländern den Einstieg erleichtern

In Zeiten der Globalisierung ist es in Deutschland und internationalen Unternehmen üblich, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen. Für die Willkommenskultur in Deutschland und diesen Unternehmen bringt dies eine weitere Herausforderungen: Neue Fachkräfte müssen sich gleichzeitig in Land, Kultur UND Job eingewöhnen. Unsere Empfehlungen dazu:

  • Helfen Sie außerhalb des Arbeitsplatzes

    Wohnungssuche und Behördengänge können in Deutschland eine große Hürde sein. Arbeitgeber sollten ihre ausländischen Mitarbeiter dabei unbedingt unterstützen – zum Beispiel über die Personalabteilung. Zeigen Sie so, dass Sie wirklich am Wohl der neuen Kollegen interessiert sind und daran arbeiten, dass diese sich in der neuen Umgebung zuhause fühlen.

  • Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung

    Arbeitgeber sollten bei Problemen immer ansprechbar sein. In diesem Fall gilt das aber noch mehr: Haben Sie ein offenes Ohr für Integrationsprobleme aller Art. Ganz besonders für eine mögliche Diskriminierung. So etwas darf in Ihrer Willkommenskultur keinen Platz haben! Und wer mit einem offenen Ohr empfangen wird, fühlt auch besser integriert und sofort zugehörig.

  • Beugen Sie Heimweh vor

    Nicht jeder ist davon betroffen. Aber Heimweh kann ein veritables Problem werden. Binden Sie den oder die neue Kollegin deshalb mitten im Team ein. Auch sprachlich – zum Beispiel durch Sprachkurse. Das Gefühl der Isolation führt noch schneller zu Heimweh und sollte unbedingt vermieden werden.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]

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