Personalvermittlung: Der direkte Weg zum Job?

Um trotz Fachkräftemangel passende und qualifizierte Mitarbeiter zu finden, greifen Unternehmen zunehmend zu einer Personalvermittlung. Diese soll helfen, vakante Stellen und geeignete Kandidaten zusammenzubringen. Gerade für Führungspositionen und bei Spezialisten ist die Personalvermittlung eine beliebte Option. Im besten Fall läuft der Prozess von Suche bis Einstellung schneller ab und bringt passgenaue Mitarbeiter. Zudem kann eine Personalvermittlung aus Sicht von Bewerbern interessant sein. Wir erklären Ihnen, was eine Personalvermittlung macht und welche Vor- oder Nachteile damit verbunden sind…

Personalvermittlung: Der direkte Weg zum Job?

Definition: Was ist eine Personalvermittlung?

Personalvermittlung Definition KostenSeit Mitte der 1990er Jahre gibt es in Deutschland Personalvermittlungen, die Bewerber aus allen Berufssparten und Arbeitgeber zusammenbringen. Davor lag das Monopol dafür bei der Agentur für Arbeit. Personalvermittler (auch Headhunter oder Recruiter genannt) aquirieren dafür zu besetzende Stellen bei Unternehmen.

Dann folgt das sogenannte Profiling, bei dem die Personalvermittlung versucht herauszufinden, welche Anforderungen an die Bewerber für diese Stellen gestellt werden und gleicht dies mit ihren Interessenten ab. Dafür greifen Personalvermittlungen auf eine selbst aufgebaute Bewerberdatenbank zurück, aus der sie für ein Unternehmen den passenden Bewerber wählt.

Nebendem schaltet eine Personalvermittlung im Auftrag des suchenden Unternehmens Stellenanzeigen in Print- und Online-Medien. Im Idealfall kommt es zu einem Vertragsabschluss zwischen einem Arbeitgeber und einem von der Personalvermittlung vorgeschlagenen Kandidaten.

Für diese Maklertätigkeit erhält die Personalvermittlung dann eine Provision, weshalb Personalvermittlungen auch dem Maklerrecht zugeordnet werden.

Unterschiede: Personalvermittlung, Personalberatung und Zeitarbeitsfirma

Personalvermittlung Definition Unterschiede Vorteile NachteileOftmals werden Personalvermittlungen, Headhunter und Zeitarbeitsfirmen in einem Atemzug genannt und gleichgesetzt – es gibt etliche Überschneidungen, so dass die Übergänge fließend sind. Allerdings bleiben einige Unterschiede. Auf diese sollten Sie achten, um zu wissen, mit welcher Art von Vermittlung oder Beratung Sie es zu tun haben.

Ein Headhunter oder Personalberater ist in erster Linie damit beschäftigt, einen Mitarbeiter für seinen Auftraggeber zu finden. Das sind häufig Unternehmen, die Bedarf an Spezialisten oder Führungskräften haben, die über die klassische Suche am Arbeitsmarkt eher schwer zu finden sind.

Daher auch die häufig verbreitete Vorstellung vom Headhunter, der Fachkräfte aus anderen Unternehmen abwirbt. Das kann vorkommen, muss aber nicht. Personalberater werden erfolgsunabhängig nach erbrachter Leistung vergütet, nicht nach Erfolg honoriert.

Sogenannte Lebenslauf-Händler agieren hingegen meist ohne konkreten Auftrag von Unternehmen. Sie senden Profile und Lebensläufe von potenziellen Mitarbeitern an Unternehmen und verlangen eine Provision, wenn Arbeitgeber näheren Kontakt zu Bewerbern wollen oder diese einstellen. Dies benötigt einen großen Pool an Kandidaten, der auf verschiedenen Wegen aufgebaut wird:

  • Durch direkte Kontaktaufnahme am Telefon oder per Mail
  • Durch berufliche Netzwerke wie Xing oder Linkedin
  • Durch Job- und Lebenslauf-Datenbanken
  • Durch Kontakte auf Messen oder Events

Solche Lebenslauf-Händler stehen teilweise in der Kritik, weil Erwartungen von Bewerbern auf der Strecke bleiben können. Um die Wahrscheinlichkeit einer Vermittlung zu erhöhen, werden Profile an viele Unternehmen geschickt – so landen Ihre Unterlagen bei Arbeitgebern und Positionen, die nicht zu Ihnen und Ihren Vorstellungen passen.

Eine Zeitarbeitsfirma sucht zwar ebenfalls Personal für ein Unternehmen, allerdings wird dieses dann „mietweise“ zur Verfügung gestellt, denn angestellt bleiben die Mitarbeiter bei der Zeitarbeitsfirma.

Hier geht es teilweise darum, Auftragsspitzen abzudecken, die Vermittlung von Führungspositionen gehört nicht unbedingt zum Kerngeschäft.

Eine Personalvermittlung ist insgesamt sehr breit aufgestellt und deckt vom Lageristen zum Ingenieur sämtliche Karrierestufen ab. Der Hauptunterschied zur Zeitarbeitsfirma liegt für den Arbeitnehmer darin, dass er direkt bei der Firma unter Vertrag steht, in der er arbeitet. Sie werden in einen neuen Job vermittelt und arbeiten in der Regel Vollzeit für den neuen Arbeitgeber.

Es gibt auch Personalvermittlungen, die befristete Arbeitsverhältnisse in Führungspositionen in die Wege leiten, das ist beispielsweise bei Interim Managern der Fall.

Personalvermittlung aus Bewerbersicht

Nicht nur für Unternehmen, auch für Bewerber können Personalvermittlungen interessant sein. Da längst nicht nur Top-Positionen besetzt werden, stellt eine Personalvermittlung für Berufsanfänger eine gute Möglichkeit dar, für Stellen ausgewählt zu werden, die ihnen anderenfalls verborgen blieben.

Je nachdem bietet eine Personalvermittlung Hilfe beim Bewerbungsprozess, indem die Bewerbungsunterlagen optimiert werden. Interessant ist sie für Spezialisten aus:

  • Finanzbranche
  • Rechnungsbranche
  • Bankwesen
  • kaufmännischen Bereich
  • IT-Branche
  • Controlling
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Konstruktion

Abhängig davon, welche Branchen eine Personalvermittlung betreut und mit welchen Qualifikationen ein Bewerber ausgestattet ist, ergeben sich weitere Möglichkeiten. Manche Dienstleister vermitteln beispielsweise aus dem Handwerk.

Die Vorgehensweise ist allerdings recht unterschiedlich, daher sollten sowohl Bewerber als auch Unternehmen sich Personalvermittlungen gut anschauen: Bei manchen beschränkt sich die Arbeit im Wesentlichen darauf, dass sie dem Unternehmen eine Auswahl an mehr oder weniger passenden Kandidaten vorlegen.

Andere managen den gesamten Auswahlprozess, führen Bewerbungsgespräche mit den Kandidaten oder sogar eine Auswahl per Assessment Center.

Tipps: Darauf sollten Sie bei einer Personalvermittlung achten

Die meisten Personalvermittlungen arbeiten seriös und sollten nicht unter einen Generalverdacht gestellt werden. Wie in jeder Branche gibt es leider trotzdem einige schwarze Schafe. Um sicher zu gehen, dass Sie mit einem Vermittler zusammenarbeiten, der Ihre Interessen schätzt, können Sie auf einige Dinge achten:

  • Fragen Sie, ob konkrete Suchaufträge von Unternehmen vorliegen oder ob die Unterlagen ohne Auftrag verschickt werden.
  • Lassen Sie sich Details zu Unternehmen und Position geben. Arbeitgeber geben Beratern und Personalvermittlungen häufig ein Dossier an die Hand, das alle wichtigen Informationen enthält.
  • Fragen Sie nach, wie Ihre Bewerberdaten genutzt werden und an wen diese geschickt werden. Vereinbaren Sie, dass Ihre Unterlagen nur mit Ihrer Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet werden dürfen.
  • Lassen Sie sich fortlaufend über den gesamten Ablauf der Personalvermittlung informieren. So sind Sie immer im Bilde, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen verschickt werden und erfahren auch, wie Unternehmen darauf reagieren.

Vor- und Nachteile einer Personalvermittlung

Wer eine Personalvermittlung einschaltet, sollte sich im Vorfeld bestimmte Aspekte verdeutlichen, denn sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber gibt es Vor- und Nachteile:

Personalvermittlung Vor- und Nachteile

Pro und Contra für Arbeitnehmer

  • Zeitersparnis

    Der Arbeitnehmer nimmt Kontakt zur Personalvermittlung auf, die nimmt ihn in eine Bewerberdatenbank auf und der Rest läuft im Prinzip allein. Als Dienstleister versucht sie nun, den Bewerber an ein Unternehmen zu vermitteln, das vakante Stellen hat.

  • Stellenpool

    Eine Personalvermittlung ist meist auf bestimmte Branchen spezialisiert und hat somit einen Überblick über die Stellensituation auf dem Arbeitsmarkt. Häufig haben Sie Insiderkenntnisse von Stellen, die Unternehmen nicht öffentlich ausgeschrieben haben und die Ihnen als Bewerber verborgen blieben.

  • Service

    Da Personalvermittlungen auf Erfolgsbasis arbeiten, haben sie ein Interesse an der erfolgreichen Vermittlung ihrer Bewerber. Im Idealfall wird der Bewerber im gesamten Bewerbungsprozess betreut, seine Unterlagen optimiert und regelmäßig über die Stellensituation informiert.

  • Netzwerk

    Häufig können Personalvermittlungen auf ein großes Netzwerk in etlichen Branchen zurückgreifen. Ihre Kontakte tragen dazu bei, dass Bewerber und Unternehmen matchen. Große Personalvermittlungen haben zudem Standorte in ganz Deutschland, so dass Bewerber leichter ihren regionalen Schwerpunkt setzen können.

  • Matching

    Da die Personalvermittlung beim Profiling genau die Stärken und Schwächen der Bewerber analysiert, können gezielt passgenaue Stellen ermittelt werden. Je mehr das gewährleistet ist, desto wahrscheinlicher der Vermittlungserfolg.

Personalvermittlung Vor- und NachteileAber es gibt auch Nachteile für Arbeitnehmer:

  • Auswahl

    Die Anforderungen der Unternehmen an einen Bewerber sind mitunter sehr streng. Es kann daher vorkommen, dass eine Personalvermittlung ihrem Kandidaten bestimmte Stellen vorenthält. Auch besteht die Möglichkeit, dass ein Berater aufgrund seiner persönlichen Schwerpunktsetzung die Kompetenzen und Erfahrungen eines Bewerbers falsch einschätzt.

  • Köder

    Eine Personalvermittlung verdient im Erfolgsfalle. Um dem suchenden Unternehmen einen bestimmten Kandidaten besonders schmackhaft zu machen, kann es sein, dass zusätzlich andere, weniger passende Bewerber vorgeschlagen werden. Wenn Sie Pech haben, gehören Sie zu so einem Lockvogel, der die Qualifikationen eines anderen besser herausstreichen soll. Leider geht es auf dem Arbeitsmarkt nicht immer ehrlich zu. Personaler rücken Positionen ebenfalls ins beste Licht und machen falsche Versprechungen. Einige davon haben wir in diesem PDF zusammengestellt.

Personalvermittlung Vor- und Nachteile

Pro und Contra für Arbeitgeber

  • Aufwand

    Wenn ein Unternehmen eine Personalvermittlung einschaltet, bedeutet es in erster Linie, dass eine zeit- und kostenintensive Suche sich erübrigt: Aufwendige Recruiting-Verfahren werden durch die Personalvermittlung erledigt. Das kann für kleinere und mittlere Unternehmen interessant sein, wenn sie über keine entsprechend ausgestattete Personalabteilung verfügen, um langwierige Auswahlprozesse selbst zu erledigen.

  • Matching

    Der Arbeitgeber profitiert bei großen Personalvermittlungen häufig von einem weltweiten Netzwerk. Er erreicht somit Interessenten, die ihm anderenfalls verborgen blieben und bekommt passgenaue Bewerber.

  • Bedarf

    Personalvermittlungen kommen auch infrage, wenn nur für einen begrenzten Zeitraum ein Mitarbeiter benötigt wird. Ist das Projekt beendet oder die Auftragsspitze abgeklungen, benötigt das Unternehmen die Leistungen des Mitarbeiters nicht mehr. Ein Personalvermittler kann für solche kurzen Zeiträume geeignete Arbeitskräfte zur Verfügung stellen.

Personalvermittlung Vor- und NachteileAllerdings sind auch für Unternehmen einige Nachteile mit einer Personalvermittlung verbunden:

  • Kontrolle

    Als Unternehmen geben Sie die Kontrolle ab. Ihnen bleibt nur die Wahl darauf zu warten, welche Bewerber die Personalvermittlung Ihnen nun vorschlägt.

  • Kosten

    Es entstehen womöglich höhere Kosten, als wenn das Unternehmen die Stelle auf klassischem Wege ausgeschrieben und etwas Zeit einkalkuliert hätte.

  • Interna

    Je nach Befähigung und Seriosität kann es passieren, dass Betriebsgeheimnisse verraten werden. Das liegt daran, dass es sich bei Begriffen wie Personalvermittler und Personalberater nicht um geschützte Berufsbezeichnungen handelt. Unternehmen sollten daher die Personalvermittlung gründlich auf Erfahrungen und Referenzen prüfen, bevor sie sie engagieren.

Kosten: Wie teuer ist eine Personalvermittlung?

Ob Kosten für den Arbeitnehmer anfallen, kommt auf die Ausgangslage an. Die einen machen Seriosität einer Personalvermittlung daran fest, dass sie für den Bewerber kostenlos ist und viele Personaldienstleister werben auch genau damit.

Wer allerdings als Arbeitssuchender bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gemeldet ist, hat womöglich Anspruch auf einen Vermittlungsgutschein. Hier erlaubt eine Neuregelung des § 296 Sozialgesetzbuch (SGB) III, dass auch Arbeitnehmern gegenüber ein Honorar erhoben werden darf.

Dies darf 2.000 Euro (inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer) nicht überschreiten und muss in einem schriftlichen Vermittlungsvertrag geregelt sein.

Ansonsten wird eine Personalvermittlung häufig auf der sogenannten Contingency-Basis bezahlt. Der Personalvermittler erhält bei Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses ein zuvor vereinbartes Honorar, das meist etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresgehaltes beträgt, das der vermittelte Bewerber im neuen Job erhält.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
25. Juni 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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