Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps und Vorlage

Vor allem Freiberufler und Berufseinsteiger profitieren von einem Empfehlungsschreiben. Beide können ihrer Bewerbung in der Regel kein Arbeitszeugnis beifügen. Entweder, weil die Berufserfahrungen fehlen – oder weil es zuvor schlicht kein festes Beschäftigungsverhältnis gab.

Empfehlungsschreiben und ihre nahen Verwandten – die sogenannten „Referenzen“ als Ergänzung zu den Bewerbungsunterlagen schließen daher eine wichtige Lücke: die Einschätzung des Bewerbers durch einen unabhängigen Dritten. Im englischsprachigen Raum sind die „Letter of Recommendation“ längst Standard. Auch hierzulande werden Sie in den Bewerbungsunterlagen immer öfter verlangt. Mindestens aber gerne gesehen.

Zusätzliches Plus: Während für das Arbeitszeugnis strenge gesetzliche und formale Auflagen herrschen, können Empfehlungen wesentlich freier formuliert werden und auch mehr über die Persönlichkeit des Bewerbers verraten. Was Sie beim Empfehlungsschreiben beachten sollten…

Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps und Vorlage

Anzeige

Was ist der Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenz?

Sinn und Zweck des Empfehlungsschreibens ist, Gründe für die Eignung eines Bewerbers zu nennen, die den Kandidaten in ein gutes Licht rücken und ihn oder sie zur idealen Besetzung machen. Ein solches Schreiben wird meist der Bewerbung beigefügt.

Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben unterscheiden sich in Aufbau, Inhalt, Formulierungen und Zweck kaum. Der Hauptunterschied zwischen einem Empfehlungsbrief und Referenzschreiben ist:

  • Empfehlungsschreiben sind an einen konkreten Empfänger gerichtet.
  • Referenzschreiben sind dagegen eher unspezifisch und werden allgemein formuliert.

Beide Formen der Referenz sind absolut freiwillig. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben gibt es nicht.

Anzeige

Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen?

Grundsätzlich kann jeder, mit dem Sie bisher beruflich zusammengearbeitet haben, ein Empfehlungsschreiben verfassen: Bisherige Vorgesetzte, ehemalige Kunden, sogar Kollegen oder Verwandte und Freunde. Allerdings haben nicht alle Verfasser denselben Status und Rang bei der Bewertung des des Empfehlungsschreibens.

Sie sollten sich daher genau überlegen, wen Sie darum bitten, Ihnen eine Empfehlung zu schreiben.

Infrage kommen vor allem ranghohe Führungskräfte sowie Geschäftsführer oder Abteilungsleiter. Sie gelten nicht nur als erfahren bei der Bewertung von Fachkräften und Mitarbeitern, sondern auch als – halbwegs – objektiv.

Alles, was latent nach Gefälligkeitsschreiben aussieht, zu viel Lobhudelei oder auffällig viele Schmeicheleien enthält, entwertet das Empfehlungsschreiben gleich wieder und hat praktisch keinen Effekt.

Regelrecht schädlich wirken Empfehlungsschreiben, wenn…

  • sie ein schlecht beleumundeter Gutachter verfasst.
  • der Fürsprecher jemand ist, der das gar nicht beurteilen kann.
  • sie abgedroschene Floskeln enthalten.
  • sie Superlative enthalten, die nicht stimmen können.
  • sie nach Gefälligkeitsgutachten riechen.

Zu dem zweiten Punkt zählen vor allem die zunehmenden Online-Referenzen, die sich Mitglieder zum Beispiel auf Xing oder Linkedin bescheinigen. De facto sind diese Personaler wertlos. Erstens, weil die Fürsprecher etwaige Kompetenzen nur virtuell beurteilen. Zweitens, weil diese Empfehlungen oft nach dem Schema ablaufen: Empfiehlst du mich, empfehle ich dich…


Tipp für Referenzgeber

Wenn Sie eine Empfehlung schreiben, ist dies immer ein freiwilliger Akt. Sie sind dem Empfohlenen gegenüber wohlwollend eingstellt und wollen ihn fördern. Das ist nobel.

Bedenken Sie aber: Wann immer Sie ein Empfehlungsbrief oder Referenzschreiben ausstellen, kann dies auf Sie zurückfallen. Wer einen Kandidaten über den grünen Klee lobt, der später nicht halten kann, was Sie versprechen, schadet der eigenen Reputation.


Wo kommen Empfehlungsschreiben zum Einsatz?

Wenn ein potenzieller Arbeitgeber ein Empfehlungsschreiben wünscht, findet sich die Nachfrage dazu meist schon in der Stellenanzeige. Referenzen werden aber nicht nur bei Stellenangeboten verlangt.

Zum Einsatz kommen Empfehlungsschreiben ebenso für…

  • ein Praktikum
  • ein Stipendium
  • die Zulassung zum Studium an einer privaten Hochschule
  • die Zulassung zu einem zulassungsbeschränkten Studiengang
  • die Zulassung zu einem Auslandssemester
  • die Zulassung zum Master-Studiengang (oder MBA)
  • die Zulassung zur Promotion
  • eine Beförderung
  • die Bewerbung als Führungskraft
  • Freiberufler als Referenz
  • die Anmietung einer Wohnung

Gerade Studenten, die nach dem Bachelor noch einen Master-Abschluss anstreben, werden von Hochschulen oft gebeten, ein Empfehlungsschreiben von ehemaligen Dozenten oder Professoren vorzulegen. Auch das ist eine angelsächsische Tradition, die sich hierzulande immer mehr durchsetzt.

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Am meisten eignen sich diese Empfehlungsschreiben für Berufseinsteiger – sie besitzen schließlich noch kaum Arbeitszeugnisse und können durch einen solchen „Empfehlungsbrief“ ihren bisherigen Berufsweg aufwerten und mehr Aussagekraft verleihen.

Bis zu drei hochwertige Empfehlungsschreiben können daher die Bewerbungschancen deutlich verbessern.

Gleiches gilt für Kandidaten, die sich für eine Beförderung empfehlen oder auf eine Führungsposition bewerben wollen. Hier helfen Fürsprecher, die den Betroffenen entsprechende Fähigkeiten bescheinigen enorm.

Aber auch ehemalige Praktikanten, Trainees oder Bewerber, die im Ausland studiert oder gearbeitet haben sowie Stipendiaten in spe, können mit per Empfehlungsschreiben dokumentieren, dass sie nicht nur Erfahrungen gesammelt, sondern auch ihre bisherigen Chefs und Kollegen von ihrer Arbeit überzeugt haben.

Vor allem aber Freiberufler profitieren von den Referenzen. Sie haben schließlich keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, weil sie für kein Unternehmen festangestellt arbeiten. Bei ihnen heißt das Empfehlungsschreiben allerdings „Referenzschreiben“ oder „Testimonial“.

Anzeige

Wie wird das Empfehlungsschreiben aufgebaut?

Weil der Absender der Referenz als eine Art Bürge oder Gutachter auftritt, wird die Empfehlung – anders als das Arbeitszeugnis – in der Ich-Form verfasst.

Das Empfehlungsschreiben ist eine persönliche Einschätzung des Protegés durch seinen ehemaligen Mentor. So eine Empfehlung darf also auch persönlich und emotional gehalten sein. Das macht die Wertschätzung umso glaubhafter.

Entsprechend geht es hierin weniger um eine Tätigkeitsbeschreibung, sondern vielmehr um Fertigkeiten und Fachkenntnisse, mehr aber noch die erlebte Persönlichkeit.

Aufbau des Empfehlungsschreibens

    Briefkopf
  • Vorname, Nachname des Ausstellers
  • Name von Unternehmen, Organisation, Universität
  • Anschrift
  • Direkte Telefonnummer (für Rückfragen)
  • Formalia

  • Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten
  • Betreff („Empfehlungsschreiben für NAME BEWERBER“)
  • Inhalt

  • Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Verfasser, Gutachter?)
  • Verhältnis von Gutachter und Bewerber
  • Ausstellungsgrund (Jobwechsel, Ende des Praktikums, etc.)
  • Sachliche Empfehlung (Tätigkeitszeitraum, Aufgaben, etc.)
  • Erreichte Qualifikationen (Abschlüsse, Zertifikate, Weiterbildungen)
  • Erwähnenswerte Erfolge (Was ist wichtig für die neue Stelle?)
  • Subjektive Empfehlung (Persönlichkeit, Softskills, Eignung für die Position)
  • Schluss

  • Datum, Unterschrift

Eine Geheimsprache, wie in Arbeitszeugnissen üblich, müssen Sie hier nicht fürchten: Wer Sie nicht empfehlen kann, wird dies auch nicht tun. Wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie entsprechend loben.

Formale Anforderungen an Empfehlungsschreiben

Generell gilt:

  • Das Empfehlungsschreiben sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten.
  • Das Empfehlungsschreiben sollte es auf Firmenpapier gedruckt werden. Dann wirkt es „offiziell“.
  • Das Schreiben muss frei von Rechtschreib- oder Grammatikfehlern sein.
  • Die Bewerbung sollte maximal drei Empfehlungsschreiben oder Referenzen enthalten.

Je dosierter solche Empfehlungen erfolgen, desto überzeugender wirken sie.

Das gilt übrigens nicht nur für die Anzahl der Referenzen, sondern ebenso für das Ausmaß des Lobes.

Vorlage für ein Empfehlungsschreiben

Um Ihnen das Verfassen und Formulieren eines Empfehlungsschreibens zu erleichtern, haben wir hier eine kostenlose Empfehlungsschreiben Vorlage bereitgestellt, die Sie sogar gleich hier online im Browser editieren können. Dazu einfach auf den Kasten klicken und den Text überschreiben und anpassen.

Anschließend können Sie das fertige Empfehlungsschreiben kopieren und ausdrucken…

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer
TT.MM.JJJJ

Empfänger
Adresse
PLZ Unternehmenssitz


Empfehlungsschreiben für _____________


Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau _____________ dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau _____________ dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Herr/Frau _____________ in der Position als _____________ für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.

Herr/Frau _____________ genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau _____________ durch Optimismus, Freundlichkeit und Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für die Position als _____________ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT



Selbstverständlich können Sie sich diese Empfehlungsschreiben Vorlage in WORD auch hier nochmal kostenlos herunterladen:

Download Empfehlungsschreiben

Anzeige

Wie Sie nach einer Empfehlung oder Referenz fragen

Ein Empfehlungsschreiben wird nicht automatisch ausgestellt. Es ist eine Holschuld – Sie müssen darum aktiv bitten beziehungsweise danach fragen.

Nachdem Sie einen geeigneten Verfasser gefunden haben, der Ihnen eine Empfehlung ausstellt, können Sie so vorgehen…

Empfehlungsschreiben an der Universität

An der Universität sind Professoren es gewohnt um Empfehlungsschreiben gebeten zu werden. Jedoch sollten Sie darauf achten, einen Professor auszuwählen, der Sie persönlich kennt und bei dem Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben. Besonders gut eignet sich der Professor, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren.

So fragen Sie den Professor:

  • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt. Schreiben Sie eine E-Mail oder vereinbaren Sie einen Termin in der Sprechstunde. Eine Anfrage zwischen Tür und Angel macht keinen guten Eindruck.
  • Sagen Sie präzise, was Sie brauchen. Der Professor muss wissen, ob es um eine Einschätzung der persönlichen oder der fachlichen Eignung geht. Bei einem Stipendium für ein Forschungsvorhaben steht beispielsweise die fachliche Eignung des Kandidaten im Vordergrund.
  • Erläutern Sie Ihr Vorhaben. Erklären Sie dem Professor genau, was Sie machen möchten und warum Sie dieses Ziel anstreben. Das hilft dabei, das Empfehlungsschreiben auf Ihr Vorhaben auszurichten.
  • Liefern Sie alle notwendigen Unterlagen. Machen Sie es dem anderen so leicht wie möglich. Liefern Sie von sich aus alle notwendigen Unterlagen, wie eventuelle Vordrucke, Ihre Zeugnisse und Ihren Lebenslauf.
  • Planen Sie genügend Zeit ein. Professoren haben viel zu tun. Daher sollten Sie damit rechnen, dass Sie Ihr Empfehlungsschreiben nicht innerhalb von ein paar Tagen erhalten. Sprechen Sie ihn mindestens vier bis fünf Wochen vor dem Abgabetermin an.
  • Informieren Sie über formale Kriterien. Gelten bestimmte Richtlinien für das Schreiben, ist es an Ihnen, den Professor darüber zu informieren. Dazu zählt auch, in welcher Sprache Sie das Schreiben brauchen.

Beispielformulierung:


Sehr geehrter Professor Mustermann,

wie Sie sich bestimmt erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am xx.yy.zzzz. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.


Empfehlungsschreiben im Job

Als Angestellter ist die Entscheidung, wen Sie fragen, von großer Bedeutung. Planen Sie einen Jobwechsel, wollen diesen aber noch nicht an die große Glocke hängen, können Sie nicht Ihren direkten Vorgesetzten fragen. Der würde den Braten sofort riechen.

In diesem Fall sollten Sie einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen fragen. Vorsicht ist geboten, wenn Sie im eigenen Unternehmen fragen. Dies sollten Sie nur tun, wenn Sie absolutes Vertrauen zu der Person haben, die Sie fragen. Ansonsten sickert die Information höchstwahrscheinlich zum Chef durch.

Wechselt Ihr Vorgesetzter, sollten Sie immer nach einer Referenz fragen. Es ist die optimale Gelegenheit, sich gute Leistungen bescheinigen zu lassen. Damit sichern Sie sich auch ab, falls es mit dem neuen Chef nicht klappt.

So fragen Sie den (ehemaligen) Chef:

  • Fragen Sie persönlich. Geht es um eine Beförderung, vereinbaren Sie eine persönlichen Termin mit Ihrem Chef. Möchten Sie eine Referenz von einem ehemaligen Chef, melden Sie sich am besten telefonisch bei diesem. E-Mail geht auch. Aber alles, was schriftlich passiert, wird auch dokumentiert und könnte gegen Sie verwendet werden, wenn es in die falschen Hände gerät.
  • Bringen Sie gute Leistungen, bevor Sie fragen. Nur wer gute Leistung bringt, wird auch empfohlen. Halten Sie Beispiele bereit, die das belegen.
  • Begründen Sie in der Anfrage. Insbesondere, warum Sie für den künftigen Job geeignet sind. Damit geben Sie bereits eine grobe Richtung des Schreibens vor und erklären, wo Sie Ihre Stärken sehen.

Beispielformulierung:


Lieber Herr Mustermann,

nachdem ich nun fünf Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig bin, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung XY bewerben. Sie haben in diesen fünf Jahren meinen Werdegang im Unternehmen begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten aber auch am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Empfehlungsschreiben auszustellen…


Empfehlungsschreiben als Freiberufler

Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Leistung sind:

  • Gehen Sie aktiv auf Ihre Kunden zu. Fragen Sie nach einem abgeschlossenen Projekt, ob der Kunde zufrieden mit Ihrer Arbeit war. Viele Kunden sind zwar zufrieden, vergessen dies aber zu äußern.
  • Halten Sie Lob schriftlich fest. Erhalten Sie Lob von Kundenseite, sollten Sie dieses unbedingt aufschreiben und nachfragen, ob Sie dieses verwenden dürfen.
  • Holen Sie sich ein schriftliches Einverständnis. Würden Sie gerne ein positives Statement Ihres Kunden auf Ihrer Website verwenden, brauchen Sie das schriftliche Einverständnis. Erläutern Sie, wofür Sie das Statement verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist.
  • Bitten Sie um Firmenpapier. Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier ausstellen zu lassen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.

Beispielformulierung:


Lieber Herr Mustermann,

herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: „Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert.“ Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis hierfür würde ich mich freuen.


Empfehlungsschreiben für die Wohnungssuche

Immer mehr Vermieter verlangen von potenziellen Mietern nicht nur eine Bürgschaft, sondern auch eine Empfehlung (bisheriger Vermieter). Das macht die Wohnungssuche nicht gerade einfacher, gibt Ihnen aber auch eine Chance, als Mieter in spe positiv aus der Masse der Bewerber herauszustechen.

Fragen und bitten Sie also bisherige Vermieter (insbesondere wenn Sie im Guten ausziehen), ob der oder die Sie bei der Suche nach einer neuen Wohnung unterstützt und Ihnen eine Empfehlung schreiben kann.

Beispielformulierung:


Sehr geehrter Herr/Frau VERMIETER,

leider muss ich aufgrund eines Jobwechsels umziehen und mir eine neue Wohnung suchen. Hierzu möchte ich Sie höflich bitten, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Damit würden Sie meine Chancen bei der Wohnungssuche erheblich verbessern.

Unser langjähriges Mietverhältnis und die Erfahrung mit mir als zuverlässigen und gewissenhaften Mieter, geben Ihnen sicher ein paar Anhaltspunkte, um mich als Mieter gut bewerten.

Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit dazu nehmen. Weitere Details oder eine erste Vorlage übermittle ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.


[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

Weiterführende Quellen und Ratgeber

Tipps zur Bewerbung
Bewerbungsvorlagen
11 Bewerbungsformen
ABC der Bewerbungstipps
Bewerbungsmappe
Bewerbungsfoto
Deckblatt
Kurzprofil

Tipps zum Lebenslauf
Tabellarischer Lebenslauf
Lebenslauf Vorlagen
Praktika im Lebenslauf
Hobbys im Lebenslauf
Arbeitslosigkeit im Lebenslauf
Lücken im Lebenslauf

Tipps zum Anschreiben
Bewerbungsschreiben
Einleitungssatz im Anschreiben
Schlusssatz im Anschreiben
Interessen im Anschreiben
Stärken im Anschreiben
Anlagenverzeichnis

Tipps zum Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnis bewerten
Geheimcodes im Zeugnis
Zwischenzeugnis
Tätigkeitsbeschreibung
Referenzen & Muster

Besondere Bewerbungen
Initiativbewerbung
Interne Bewerbung
Diskrete Bewerbung
E-Mail-Bewerbung
Online-Bewerbung
Bewerbung als Aushilfe
Bewerbung für Minijobs
Bewerbung nach Kündigung

Anzeige
18. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


Ebenfalls interessant:
Weiter zur Startseite