Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps und Vorlage

Vor allem Freiberufler und Berufseinsteiger profitieren von einem Empfehlungsschreiben. Beide können ihrer Bewerbung in der Regel kein Arbeitszeugnis beifügen. Entweder, weil die Berufserfahrungen fehlen – oder weil es zuvor kein Beschäftigungsverhältnis gab. Empfehlungsschreiben und ihre nahen Verwandten – die sogenannten „Referenzen“ können die Bewerbung enorm aufwerten. Im englischsprachigen Raum sind die „Letter of Recommendation“ längst Standard. Auch hierzulande werden Sie in den Bewerbungsunterlagen immer öfter verlangt. Mindestens aber gerne gesehen. Dennoch sollten Sie beim Empfehlungsschreiben ein paar Punkte beachten…

Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps und Vorlage

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Empfehlungsschreiben Bedeutung: Wann ist es sinnvoll?

Empfehlungsschreiben gehören zu den Anlagen einer Bewerbung und können eine Alternative oder Ergänzung zum klassischen Arbeitszeugnis sein. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis sind Empfehlungsschreiben inhaltlich an keine gesetzlichen Vorgaben gebunden. Es besteht auch kein Anspruch darauf. Genau diese Freiwilligkeit macht sie so wertvoll. Der Fürsprecher ist nicht nur wohlwollend – er WILL Sie empfehlen. Freiwillig. Und bürgt dafür mit seinem vollen Namen. Ziel und Zweck des Schreibens ist, Bewerber für einen Job zu empfehlen. Entsprechend kann es die Bewerbung enorm aufwerten. Im englischsprachigen Raum sind die „Letter of Recommendation“ längst Standard. Auch hierzulande werden Sie beliebter. Schätzungen zufolge nutzt nur jeder vierte Bewerber solche Referenzen in der Bewerbung. Damit werden sie zur Chance, um sich positiv von der Masse abzuheben und die Bewerbung aufzuwerten.

Empfehlungsschreiben Anlässe

Empfehlungsschreiben eignen sich für verschiedene Anlässe. Wenn ein Arbeitgeber ein Empfehlungsschreiben wünscht, findet sich die Nachfrage meist schon in der Stellenanzeige. Zum Einsatz kommen Empfehlungsschreiben ebenso für…

  • ein Praktikum
  • ein Stipendium
  • die Zulassung zum Studium an einer privaten Hochschule
  • die Zulassung zu einem zulassungsbeschränkten Studiengang
  • die Zulassung zu einem Auslandssemester
  • die Zulassung zum Master-Studium (oder MBA-Studium)
  • die Zulassung zur Promotion
  • eine Festanstellung
  • eine Beförderung
  • einen Jobwechsel
  • eine Bewerbung als Führungskraft
  • Freiberufler als Referenz
  • die Anmietung einer Wohnung

Gerade Studenten, die nach dem Bachelor noch einen Master-Abschluss anstreben, werden von Hochschulen oft gebeten, ein Empfehlungsschreiben von ehemaligen Dozenten oder Professoren vorzulegen.

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Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Am meisten eignen sich Empfehlungsschreiben für Berufseinsteiger. Sie besitzen kaum Berufserfahrung und daher auch kaum Arbeitszeugnisse. Ein solcher „Empfehlungsbrief“ kann daher den bisherigen Berufsweg aufwerten und ihm mehr Aussagekraft verleihen. Gleiches gilt für Kandidaten, die sich für eine Beförderung empfehlen oder auf eine Führungsposition bewerben wollen. Hier helfen Fürsprecher enorm, die den Betroffenen entsprechende Fähigkeiten bescheinigen. Aber auch ehemalige Praktikanten, Trainees oder Bewerber für ein Stipendium können per Empfehlungsschreiben punkten.

Vor allem Freiberufler profitieren von den Referenzen. Sie haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, weil sie für kein Unternehmen festangestellt arbeiten. Bei ihnen heißt das Empfehlungsschreiben allerdings „Referenzschreiben“ oder „Testimonial„. Grundsätzlich gilt: Sie können Ihrer Bewerbung zwei bis maximal drei hochwertige Empfehlungsschreiben beifügen, um Ihre Bewerbungschancen zu verbessern.

Empfehlungsschreiben oder Referenzen? Der Unterschied

Während Empfehlungsschreiben an einen konkreten Empfänger gerichtet sind und persönliche und zwischenmenschliche Stärken betonen, legen Referenzschreiben den Schwerpunkt auf erworbene Qualifikation oder bislang ausgeübte Tätigkeiten und Erfolge. Weil das Referenzschreiben namentlich nicht an einen Adressaten gerichtet, lässt es sich mehrfach in der Bewerbung verwenden. Das Empfehlungsschreiben ist wegen der namentlichen Nennung des Empfängers nur einmal verwendbar.

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Empfehlungsschreiben Formulierungen: Inhalt & Aufbau

Weil der Absender der Referenz als eine Art Bürge oder Gutachter auftritt, wird das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form verfasst. Ehemalige Weggefährten – Vorgesetzte, Mentoren, Experten, Kollegen oder Kunden bewerten darin die bisherige Zusammenarbeit, die Stärken, Soft Skills und Qualifikationen der betreffenden Person. Entsprechend geht es bei den Formulierungen weniger um eine Tätigkeitsbeschreibung, sondern vielmehr um die erlebte Persönlichkeit. Das Empfehlungsschreiben darf daher gerne originell und emotional geschrieben werden. Das macht die Wertschätzung nur glaubhafter.

Aufbau des Empfehlungsschreibens

    Briefkopf
  • Vorname, Nachname des Ausstellers
  • Name von Unternehmen, Organisation, Universität
  • Anschrift
  • Direkte Telefonnummer (für Rückfragen)
  • Formalia

  • Aktuelles Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten
  • Betreff („Empfehlungsschreiben für NAME BEWERBER“)
  • Inhalt

  • Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Verfasser, Gutachter?)
  • Verhältnis von Gutachter und Bewerber
  • Ausstellungsgrund (Jobwechsel, Ende des Praktikums, etc.)
  • Sachliche Empfehlung (Tätigkeitszeitraum, Aufgaben, etc.)
  • Erreichte Qualifikationen (Abschlüsse, Zertifikate, Weiterbildungen)
  • Erwähnenswerte Erfolge (Was ist wichtig für die neue Stelle?)
  • Subjektive Empfehlung (Persönlichkeit, Soft Skills, Eignung für die Position)
  • Schluss

  • Datum, Unterschrift

Eine Geheimsprache, wie in Arbeitszeugnissen üblich, müssen Sie hier nicht fürchten: Wer Sie nicht empfehlen kann, wird dies nicht tun. Wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie entsprechend loben.

Formale Anforderungen an Empfehlungsschreiben

Generell gilt:

  • Das Empfehlungsschreiben ist eine DIN-A4-Seite lang.
  • Das Empfehlungsschreiben sollte auf Firmenpapier gedruckt werden (offiziell!).
  • Das Schreiben muss fehlerfrei sein.
  • Die Bewerbung sollte nicht mehr als drei Empfehlungsschreiben enthalten.

Je dosierter solche Empfehlungen erfolgen, desto überzeugender wirken sie. Das gilt nicht nur für die Anzahl der Referenzen, sondern ebenso für das Ausmaß des Lobes.


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Empfehlungsschreiben Vorlage: Word + Editor

Um Ihnen das Verfassen und Formulieren eines Empfehlungsschreibens zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Empfehlungsschreiben Vorlage (Word) bereitgestellt, die Sie ebenfalls hier online im Browser editieren können. Einfach auf den Kasten klicken und den Text umschreiben und anpassen. Anschließend können Sie das fertige Empfehlungsschreiben kopieren und ausdrucken.


Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer
TT.MM.JJJJ

Empfänger
Adresse
PLZ Unternehmenssitz
Empfehlungsschreiben für _____
Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau _____ dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau _____ dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Herr/Frau _____ in der Position als _____ für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.

Herr/Frau _____ genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau _____ durch Optimismus, Freundlichkeit und Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für die Position als _____ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich. Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT



Die Empfehlungsschreiben Vorlage können Sie sich HIER kostenlos als Word-Datei herunterladen.

Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen?

Grundsätzlich kann jeder, mit dem Sie bisher beruflich zusammengearbeitet haben, ein Empfehlungsschreiben verfassen. Allerdings haben nicht alle Verfasser denselben Status und Rang bei der Bewertung des Empfehlungsschreibens. Sie sollten sich daher genau überlegen, wen Sie darum bitten, Ihnen eine Empfehlung zu schreiben. Infrage kommen vor allem ranghohe Führungskräfte sowie Geschäftsführer oder Abteilungsleiter. Sie gelten nicht nur als erfahren bei der Bewertung von Fachkräften und Mitarbeitern, sondern auch als objektiv. Alles, was nach Gefälligkeitsschreiben aussieht, zu viel Lobhudelei oder auffällige Schmeicheleien enthält, entwertet das Empfehlungsschreiben und hat keinen Effekt.

Regelrecht schädlich wirken Empfehlungsschreiben, wenn…

  • sie ein schlecht beleumundeter Gutachter verfasst.
  • der Fürsprecher jemand ist, der das gar nicht beurteilen kann.
  • sie abgedroschene Floskeln enthalten.
  • sie Superlative enthalten, die nicht stimmen können.
  • sie nach Gefälligkeitsgutachten riechen.

Zum zweiten Punkt zählen vor allem die zunehmenden Online-Referenzen, die sich Mitglieder zum Beispiel auf Linkedin oder Xing bescheinigen. Diese sind für Personaler wertlos. Erstens, weil die Fürsprecher etwaige Kompetenzen meist nur virtuell beurteilen. Zweitens, weil die Empfehlungen oft nach dem Schema ablaufen: „Empfiehlst du mich, empfehle ich dich.“

Tipp für Referenzgeber

Wenn Sie eine Empfehlung schreiben, ist dies immer freiwillig. Sie sind dem Empfohlenen gegenüber wohlwollend eingestellt und wollen ihn fördern. Das ist nobel. Bedenken Sie aber: Wann immer Sie ein Empfehlungsbrief oder Empfehlungsschreiben ausstellen, kann dies auf Sie zurückfallen. Wer einen Kandidaten über den grünen Klee lobt, der später nicht halten kann, was Sie versprechen, schadet das eigenen Reputation!


Empfehlungsschreiben Tipps: Richtig fragen

Ein Empfehlungsschreiben wird nicht automatisch ausgestellt. Es ist eine Holschuld. Sie müssen darum aktiv bitten beziehungsweise danach fragen. Nachdem Sie einen geeigneten Verfasser gefunden haben, der Ihnen eine Empfehlung ausstellt, können Sie so vorgehen…

Empfehlungsschreiben Studium: Den Professor fragen

An der Universität sind es Professoren gewohnt, um Empfehlungsschreiben gebeten zu werden. Jedoch sollten Sie darauf achten, einen Professor auszuwählen, der Sie persönlich kennt und bei dem Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben. Besonders gut eignet sich der Professor, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren. So fragen Sie den Professor:

  • Zeitpunkt
    Schreiben Sie eine E-Mail oder vereinbaren Sie einen Termin in der Sprechstunde. Eine Anfrage zwischen Tür und Angel macht keinen guten Eindruck.
  • Präzision
    Der Professor muss wissen, ob es um eine Einschätzung der persönlichen oder der fachlichen Eignung geht. Bei einem Stipendium für ein Forschungsvorhaben steht beispielsweise die fachliche Eignung des Kandidaten im Vordergrund.
  • Inhalt
    Erklären Sie dem Professor genau, was Sie machen möchten und warum Sie dieses Ziel anstreben. Das hilft dabei, das Empfehlungsschreiben auf Ihr Vorhaben auszurichten.
  • Unterlagen
    Machen Sie es dem anderen so leicht wie möglich. Liefern Sie von sich aus alle notwendigen Unterlagen, wie eventuelle Vordrucke, Ihre Zeugnisse und Ihren Lebenslauf.
  • Zeitpuffer
    Professoren haben viel zu tun. Daher sollten Sie damit rechnen, dass Sie Ihr Empfehlungsschreiben nicht innerhalb von ein paar Tagen erhalten. Sprechen Sie ihn mindestens vier bis fünf Wochen vor dem Abgabetermin an.
  • Formalia
    Gelten bestimmte Richtlinien für das Schreiben, ist es an Ihnen, den Professor darüber zu informieren. Dazu zählt auch, in welcher Sprache Sie das Schreiben brauchen. An einigen Hochschulen gibt es feste Regeln für Empfehlungsschreiben. Zur Orientierung haben wir hier die Merkblätter von drei Universitäten verlinkt: Uni Potsdam, Uni Bayreuth, Uni Bochum.

Beispielformulierung:

Sehr geehrter Professor Muster,

wie Sie sich bestimmt erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am TT.MM.JJJJ. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.

Empfehlungsschreiben Job: Den Chef fragen

Planen Sie einen Jobwechsel, wollen diesen aber nicht an die große Glocke hängen, können Sie nicht Ihren direkten Vorgesetzten fragen. Der würde den Braten sofort riechen. In diesem Fall können Sie einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen fragen. Vorsicht ist geboten, wenn Sie im eigenen Unternehmen fragen. Dies sollten Sie nur tun, wenn Sie absolutes Vertrauen zu der Person haben, die Sie fragen. Ansonsten sickert die Information höchstwahrscheinlich zum Chef durch. So fragen Sie den (ehemaligen) Chef:

  • Persönlich
    Geht es um eine Beförderung, vereinbaren Sie eine persönlichen Termin mit Ihrem Chef. Möchten Sie eine Referenz vom ehemaligen Chef, melden Sie sich am besten telefonisch. E-Mail geht auch. Bedenken Sie aber: Schriftliche Anfragen werden automatisch dokumentiert und könnten gegen Sie verwendet werden, wenn sie in die falschen Hände geraten.
  • Überzeugend
    Nur wer gute Leistung bringt, wird auch empfohlen. Halten Sie Beispiele bereit, die das belegen.
  • Begründet
    Begründen Sie zunächst selbst, warum Sie für den künftigen Job geeignet sind. Damit geben Sie eine grobe Richtung des Schreibens vor und erklären, wo Sie Ihre Stärken sehen. Das macht es dem Referenzgeber zudem leichter.

Beispielformulierung:

Liebe Frau Muster,

nachdem ich nun fünf Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig bin, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung XY bewerben. Sie haben in diesen fünf Jahren meinen Werdegang im Unternehmen begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten aber auch am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Empfehlungsschreiben auszustellen.

Empfehlungsschreiben Freiberufler: Kunden fragen

Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Leistung sind. So fragen Sie diese nach Empfehlungen, Referenzen oder Testimonials:

  • Dokumentation
    Fragen Sie nach einem abgeschlossenen Projekt, ob der Kunde zufrieden mit Ihrer Arbeit war. Viele Kunden sind zwar zufrieden, vergessen dies aber zu äußern. Umgekehrt: Erhalten Sie Lob von Kundenseite, sollten Sie dieses unbedingt aufschreiben und nachfragen, ob Sie dieses verwenden dürfen.
  • Einverständnis
    Würden Sie gerne ein positives Statement Ihres Kunden auf Ihrer Website verwenden, brauchen Sie das schriftliche Einverständnis. Erläutern Sie, wofür Sie das Statement verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist.
  • Firmenpapier
    Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier ausstellen zu lassen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.

Beispielformulierung:

Lieber Herr Muster,

herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: „Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert.“ Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis würde ich mich freuen.

Empfehlungsschreiben Wohnungssuche: Den Vermieter fragen

Immer mehr Vermieter verlangen von potenziellen Mietern nicht nur eine Bürgschaft, sondern auch eine Empfehlung (bisheriger Vermieter). Das macht die Wohnungssuche nicht gerade leichter. Fragen und bitten Sie also bisherige Vermieter (insbesondere wenn Sie im Guten ausziehen), ob der oder die Sie bei der Suche nach einer neuen Wohnung unterstützt und Ihnen eine Empfehlung schreiben kann.

Beispielformulierung:

Sehr geehrter Frau Vermieterin,

leider muss ich aufgrund eines Jobwechsels umziehen und mir eine neue Wohnung suchen. Hierzu möchte ich Sie höflich bitten, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Damit würden Sie meine Chancen bei der Wohnungssuche erheblich verbessern. Unser langjähriges Mietverhältnis und die Erfahrung mit mir als zuverlässigen und gewissenhaften Mieter, geben Ihnen sicher ein paar Anhaltspunkte, um mich als Mieter gut bewerten. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit dazu nehmen. Weitere Details oder eine erste Vorlage übermittle ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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12. April 2021 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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