Eignungsschreiben: Definition, Bedeutung und Tipps

Manche Personaler verlangen bei der Bewerbung nur das Wesentliche: Anschreiben, Lebenslauf, fertig. Andere Arbeitgeber wünschen sich „vollständige“ Unterlagen. Zeugnisse, Zertifikate Motivationsschreiben, Arbeitsproben – und manchmal auch ein Eignungsschreiben. Wird es verlangt, müssen Sie es mit den Bewerbungsunterlagen mitschicken. Aber was ist ein Eignungsschreiben? Und warum wird es in der Bewerbung verlangt? Wir erklären, was sich dahinter verbirgt und worauf Sie bei dem Dokument achten sollten…

Eignungsschreiben: Definition, Bedeutung und Tipps

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Was ist ein Eignungsschreiben?

Das Eignungsschreiben ist im deutschsprachigen Raum noch relativ unbekannt. Es ist dem Empfehlungsschreiben oder Referenzschreiben ähnlich. Der Aussteller bescheinigt dem Bewerber damit die generelle Eignung und Qualifikation für eine bestimmte Position oder einen Beruf. Anders als bei einer „Empfehlung“ erklärt der Verfasser damit relativ nüchtern, dass die Person das nötige Wissen, die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen für die Stelle mitbringt. Er oder sie bestätigt damit im Wesentlichen relevante Angaben im Lebenslauf.

Eignungsschreiben werden im Bewerbungsprozess nur selten verlangt. Falls es aber in der Stellenanzeige vorkommt, dürfen Bewerber das keinesfalls ignorieren, sondern müssen es der Bewerbung beifügen. Andernfalls riskieren sie eine Absage.

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Wer erstellt ein Eignungsschreiben?

Es gibt viele Menschen, die ein Eignungsschreiben (auch: Beurteilungsschreiben) ausstellen können. Das muss nicht einmal der aktuelle oder ehemalige Arbeitgeber sein. Infrage kommen ebenso berufliche Weggefährten, Ausbilder oder Mentoren. Grundsätzlich kann das Dokument von jeder Person geschrieben werden, mit der Sie schon zusammengearbeitet haben und die Ihre Eignung glaubwürdig beurteilen kann. Zum Beispiel:

  • Berufseinsteiger (Ausbilder, Dozenten, Doktorvater)
  • Praktikanten (Betreuer)
  • Trainees (Mentor, Vorgesetzte)
  • Studenten (Dozenten)
  • Stipendiaten (Professor, Förderer)
  • Azubis (Ausbilder)
  • Schüler (Lehrer)
  • Ehrenamtler (Verein, Stiftung)

Idealerweise besitzt der Aussteller allerdings hohes Ansehen und Renommee in Fachkreisen oder in der Branche. Das verleiht dem Eignungsschreiben mehr Gewicht und Seriosität.

Tipp: Schätzungen zufolge enthält erst jede vierte Bewerbung ein Eignungsschreiben. Daraus ergibt sich eine enorme Chance, um sich positiv von anderen Bewerbungen abzuheben.

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Wann wird ein Eignungsschreiben verlangt?

Eignungsschreiben kommen vor allem bei der internen Bewerbung zum Einsatz. Oder bei einer Beförderung. In beiden Fällen kann es die Bewerbungschancen erhöhen, wenn bisherige Vorgesetzte, Mentoren oder Kunden die generelle Eignung für den nächsten Karriereschritt bestätigen.

Auch am Anfang der Karriere kann das Eignungsschreiben ein wichtiger Faktor sein, um sich von anderen Bewerbern positiv abzuheben – oder wenn Ihnen noch einschlägige Berufserfahrungen und Qualifikationen fehlen. Statt die Lücken mit einem Praktikum zu schließen, fügen Sie der Bewerbung ein Eignungsschreiben bei.

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Eignungsschreiben: Inhalt, Aufbau + Tipps

Das Eignungsschreiben wird als offizielles Dokument für Ihre Bewerbung genutzt und sollte professionelle Kriterien erfüllen. Das steigert dessen Glaubwürdigkeit und Bedeutung. Der Aufbau des Eignungsschreibens orientiert sich dabei an Geschäftsbriefen nach DIN 5008 beziehungsweise einem klassischen Empfehlungsschreiben.

Unverzichtbar ist ein offizieller Briefkopf, der alle Informationen zum Aussteller enthält. Dazu zählen Name, Anschrift sowie das Unternehmen und die dortige Position. Wichtig sind zudem die Kontaktdaten, wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Personaler fragen gerne nach und lassen sich das Eignungsschreiben telefonisch bestätigen. Zum offiziellen Aufbau gehören zudem noch ein aktuelles Datum und die Betreffzeile sowie eine (eigenhändige) Unterschrift am Ende des Dokuments.

Eignungsschreiben Inhalt

Beim Inhalt eines Eignungsschreibens hat der Ersteller viele Freiheiten. Formelle Regeln gibt es dafür nicht. Inhaltlich müssen aber natürlich die persönliche Eignung und Beurteilung des Bewerbers enthalten sein. Darauf sollten Sie in Ihrem Eignungsschreiben achten:

  1. Beschreibung der eigenen Person

    Im Eignungsschreiben sollte zu Beginn kurz darauf eingegangen werden, wer der Aussteller ist. So kann sich der Personaler ein Bild davon machen, wer das Dokument verfasst hat und in welchem Verhältnis Bewerber und Aussteller zueinander stehen. Diese Vorstellung muss nicht lang sein – 3-4 Sätze reichen. Es sollte aber klar werden: Wer ist der Gutachter? Welches Verhältnis bestand zwischen beiden? Warum kann er oder sie die Eignung beurteilen?

  2. Erklärung des Ausstellungsgrunds

    Im nächsten Abschnitt sollte der Grund für das Eignungsschreiben genannt werden. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um die Entscheidung des Bewerbers, sich nach einer neuen Position umzusehen, weshalb die Zusammenarbeit beendet wurde.

  3. Beschreibung des zu Beurteilenden

    Der Hauptteil des Eignungsschreibens besteht aus der subjektiven Beurteilung. Diese wird beim Eignungsschreiben immer in der Ich-Form formuliert. Das Augenmerk sollte auf jenen Fähigkeiten und Kompetenzen liegen, die für die neue Stelle relevant sind und vom Arbeitgeber gefordert werden.

  4. Empfehlung des Bewerbers

    Neben den Qualifikationen kann am Ende noch eine persönliche Empfehlung ausgesprochen werden. Die Formulierung bleibt dem Referenzgeber überlassen. Im Kern sollte es darum gehen, dem Unternehmen nahezulegen, dass es sich bei diesem Bewerber um einen Mitarbeiter handelt, den man gerne im eigenen Team hätte behalten wollen. Übertrieben sollte die Empfehlung auch nicht sein. Das schadet wieder der Glaubwürdigkeit.

[Bildnachweis: Nataletado by Shutterstock.com]

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