Was ist ein Briefkopf?
Der Briefkopf ist der Teil eines Briefes, der aus Informationen über Absender, Empfänger, Datum und Ort besteht. Folgende Angaben enthält ein Briefkopf:
Absender
- Vor- und Nachname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Wohnort
- Telefonnummer
- E-Mailadresse (und gegebenenfalls Website)
Empfänger
- Name des Unternehmens
- Vor- und Nachname des Ansprechpartners
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Wohnort
Die Gestaltung dieser Informationen kann variieren. Oft ist der Briefkopf eine Kopfzeile oben am Rand eines Briefes. Sie setzt sich aus Namen und Adresse des Absenders zusammen. Tatsächlich können diese Elemente aber auch getrennt sein und in der Fußzeile am Ende des Briefes wieder auftauchen. Optional sind außerdem Angaben wie Telefonnummer, E-Mailadresse und Website. Allerdings erleichtern Sie dem Empfänger so unkompliziertes und zeitnahes Kontaktieren.
Kostenlose Briefkopf-Vorlagen (Word)
Nachfolgend stellen wir Ihnen kostenlose Word-Vorlagen zur Verfügung, in denen der Briefkopf bereits formatiert ist. Sie müssen nur die Felder mit Ihren jeweils persönlichen Daten versehen:
Download: Briefkopf Vorlage 10
Download: Briefkopf Vorlage 11
Download: Briefkopf Vorlage 12
Download: Briefkopf Vorlage 13
Abstände: Nach DIN 5008 Briefkopf erstellen
Egal ob Sie den Briefkopf für eine Bewerbung, einen Geschäftsbrief oder einen Beschwerdebrief erstellen: Bei formalen Schreiben sind Sie mit der DIN 5008 auf der sicheren Seite. Der Begriff DIN steht für „Deutsche Industrie Norm“. Bei DIN 5008 handelt es sich um Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Diese legen Abstände, Seitenränder, Leerzeilen und Textausrichtung in Schreiben fest. Durch diese Norm erhält Ihr Briefkopf eine bestimmte Struktur und Übersichtlichkeit.
Gemäß der Norm gelten folgende Abstände: Der Absenderblock beginnt mit 1,69 Zentimetern Abstand zum oberen Blattrand, zum rechten Blattrand 10,97 Zentimeter und links 2,41 Zentimeter. Nach der neunten Zeile beginnt das Adressfeld des Empfängers, nach 21 Zeilen Orts- und Datumsangabe, die 0,81 Zentimeter vom rechten Blattrand entfernt sind. Den klassischen Aufbau spiegelt der nachfolgende Kasten wider:
Muster für einen Briefkopf
Im klassischen Design sieht ein Briefkopf beispielsweise so aus: Linksbündig Absender- und Empfängerdaten, rechtsbündig das Datum, gegebenenfalls den Ort (sofern er vom Absenderort abweicht). Es folgt die Betreffzeile, in die Sie lediglich Ihr Anliegen, nicht das Wort „Betreff“ hineinschreiben. Dann die Anrede Ihres Ansprechpartners, Inhalt Ihres Schreibens und schließlich Grußformel und Unterschrift:
Vorname Nachname (Absender)
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon
Firmenname + Rechtsform
Vorname Nachname (Empfänger)
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
(BETREFFZEILE)
Sehr geehrte(r) Frau/Herr,
(Text)
Mit freundlichem Gruß
Unterschrift
Alternative Gestaltungen möglich
Die Gestaltung nach DIN 5008 ist vor allem dann wichtig, wenn Sie ein Schreiben mit Sichtfenster verschicken. Denn Umschläge sind ebenfalls genormt. Das bedeutet: Sobald Sie die Abstände nicht einhalten, verrutscht womöglich der Block mit den Empfängerdaten. Es gibt aber durchaus alternative Gestaltungsoptionen. Die nachfolgende Grafik zeigt eine ebenso häufige und beliebte Variante der Gestaltung, die mehr Abwechslung fürs Auge bringt. Demnach haben wir folgende (aufgerundete) Abstände:
- Rechter Blattrand: 11 Zentimeter
- Linker Blattrand: 2,5 Zentimeter
- Oberer Blattrand: 4,5 Zentimeter
Und so sieht das Ganze dann aus:
Briefkopf in Word erstellen
Wenn Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word öffnen, gelangen Sie durch den Doppelklick in die Kopfzeile. Hier können Sie nun nach eigenem Gusto die Absenderdaten links, mittig oder rechts setzen. Wer auf Briefpapier mit einem Logo schreibt, wird den Briefkopf so gestalten, dass er mit dem Logo des Unternehmens harmoniert. Mit einem erneuten Doppelklick gelangen Sie wieder ins Textfeld.
Die Entfernung des Empfängerfelds beträgt etwa 4,5 Zentimeter vom oberen Blattrand. So können Sie sicher sein, dass Briefpapier und Brieffenster übereinstimmen. Dafür sollten Sie Ihr Schreiben so falten, dass etwa drei gleich große Teile entstehen mit den Empfängerdaten zuoberst.
Welche Schriftgröße und Schriftart verwenden?
Sowohl für Schriftgröße als auch Schriftart gilt folgender Grundsatz: Ihr Gegenüber sollte das Schreiben mühelos lesen können. Für den Fließtext gilt 11-Punkt-Schrift vielen als Untergrenze. In manchen Fällen ist 12-Punkt-Schrift besser zu lesen. Der Briefkopf kann – je nach Platzbedarf – in 10-Punkt-Schrift verfasst sein. Sollten Sie darüber eine sogenannte Rücksendeangabe setzen, muss die in einer deutlich kleineren Schriftgröße – etwa 6- bis 8-Punkt – verfasst sein. Diese Angabe ist einzeilig und enthält erneut Ihre Adressdaten. Sie dient als Hinweis für Postboten, falls Ihr Brief nicht zustellbar sein sollte.
Die Wahl der passenden Schriftart ist ebenfalls Geschmacksache. Allzu extravagante Arten sollten Sie zumindest in formellen Briefen vermeiden. Ebenso sollten Sie keine Schriftarten mischen. Klassiker sind Times New Roman (Schriftart mit Serifen, kleinen Verbindungen zwischen den Buchstaben) und Arial (Schriftart ohne Serifen, schnörkellos). Beide kommen allerdings häufig vor, so dass Sie – beispielsweise bei einer Bewerbung – damit nicht gerade hervorstechen. Alternativ können Sie auf Helvetica beziehungsweise Georgia zurückgreifen. Zur besseren Lesbarkeit ist ein anderthalbzeiliger Zeilenabstand üblich.
Position der Betreffzeile
Mit der Betreffzeile geben Sie dem Leser gewissermaßen eine Zusammenfassung dessen, was ihn im Schreiben erwartet. Zwei Zeilen unter dem Anschriftenfeld mit den Empfängerdaten setzen Sie den Betreff. Der steht immer linksbündig und ohne Zusatz wie „Betreff“.
Bei der Gestaltung können Sie mit Schriftgröße und Fettungen arbeiten. Manche greifen auf die 11-13-15-Regel dafür zurück: 11-Punkt-Schrift für den Fließtext. 13-Punkt-Schrift für Zwischenüberschriften oder beispielsweise die Betreffzeile. Und 15-Punkt-Schrift für besonders hervorhebenswerte Bestandteile – beispielsweise Ihren Namen im Lebenslauf
Häufige Fragen und Antworten zu Briefköpfen
Wo Sie den Absender im Briefkopf platzieren, ist Geschmacksache. Unsere Vorlagen zeigen verschiedene Varianten, wonach Sie sowohl rechts- als auch linksbündig den Absender schreiben können. Oder Sie setzen ihn als Kopfzeile mittig über Ihr Schreiben. Wichtig ist nur, dass Sie Flüchtigkeitsfehler vermeiden.
Beim Briefumschlag mit Fenster muss der Absender links oben stehen, damit er nach Falten des Briefs sichtbar ist. Auch beim fensterlosen Briefumschlag steht der Absender oben links, unten rechts steht der Empfänger.
Ein offizieller Briefkopf sollte sich an DIN 5008 orientieren. Üblich ist er in kaufmännischen und juristischen Zusammenhängen, beispielsweise bei einem Kündigungsschreiben.
Für einen offiziellen Briefkopf nach DIN 5008 sollten Absender und Datum rechtsbündig stehen. Der Abstand beträgt 4,5 Zentimeter vom oberen Blattrand. Versetzt darunter steht linksbündig die Empfängeranschrift.
Der Vorteil einer Briefvorlage in Word: Sie wählen das passende Design und müssen sich nicht mehr um Abstände oder Seitenränder kümmern.
Dazu öffnen Sie das Programm und klicken unterhalb der Suchleiste auf „Briefe“. Sie suchen sich die passende Vorlage heraus und klicken „Erstellen“. Es öffnet sich ein Dokument, dass Sie nur noch mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen müssen.
Ihren Brief beenden Sie mit einer Grußformel. Nach der Grußformel kommt KEIN Komma! Die Formel selbst sollte dem Anlass angemessen ausfallen. Geschäftsbriefe können Sie beispielsweise so beenden:
- Mit freundlichem Gruß
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit den besten Empfehlungen
- Herzliche Grüße nach…
- Freundliche Grüße aus…
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