Briefkopf: Vorlage Absender/Empfänger + Wie erstellen?

Was ist ein Briefkopf?

Der Briefkopf ist der Teil eines Briefes, der aus Informationen über Absender, Empfänger, Datum und Ort besteht. Folgende Angaben enthält ein Briefkopf:

Absender

• Vor- und Nachname
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Wohnort
• Telefonnummer
• E-Mailadresse (und gegebenenfalls Website)

Empfänger

• Name des Unternehmens
• Vor- und Nachname des Ansprechpartners
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Wohnort

Die Gestaltung des Briefkopfes und dieser Informationen kann variieren. Oft ist der Briefkopf eine Kopfzeile oben am Rand eines Briefes. Sie setzt sich aus Namen und Adresse des Absenders zusammen. Tatsächlich können diese Elemente aber auch getrennt sein und in der Fußzeile am Ende des Briefes wieder auftauchen. Optional sind außerdem Angaben wie Telefonnummer, E-Mailadresse und Website. Allerdings erleichtern Sie dem Empfänger so unkompliziertes und zeitnahes Kontaktieren.

Briefkopf Vorlage (Word) – kostenlos

Nachfolgend stellen wir Ihnen kostenlose Word-Vorlagen zur Verfügung, in denen der Briefkopf bereits formatiert ist. Sie müssen nur die Felder mit Ihren jeweils persönlichen Daten versehen:

Abstände: Nach DIN 5008 Briefkopf erstellen

Egal, wofür Sie den Briefkopf erstellen – für eine Bewerbung, einen Geschäftsbrief oder Beschwerdebrief: Bei formalen Schreiben sollten Sie sich an der DIN 5008 orientieren. Die DIN 5008 regelt die Schreib- und Gestaltungnormen für Geschäftsbriefe. Diese legen Abstände, Seitenränder, Leerzeilen und Textausrichtung in einem Schreiben fest. Durch diese Norm erhält der Briefkopf eine klare Struktur und mehr Übersichtlichkeit.

Gemäß der Norm gelten folgende Abstände: Der Absenderblock beginnt mit 1,69 cm Abstand zum oberen Blattrand, zum rechten Blattrand 10,97 cm und links 2,41 cm. Nach der neunten Zeile beginnt das Adressfeld des Empfängers, nach 21 Zeilen Orts- und Datumsangabe, die 0,81 cm vom rechten Blattrand entfernt sind.

Muster für einen Briefkopf

Im klassischen Design sieht ein Briefkopf beispielsweise so aus: Linksbündig Absender- und Empfängerdaten, rechtsbündig das Datum, gegebenenfalls den Ort (sofern er vom Absenderort abweicht). Es folgt die Betreffzeile, in der lediglich das Anliegen steht – nicht das Wort „Betreff“!

Danach folgt die Anrede des Ansprechpartners, Inhalt Ihres Schreibens und schließlich Grußformel und Unterschrift:

Alternative Gestaltungen möglich

Die Gestaltung nach DIN 5008 ist dann wichtig, wenn Sie ein Schreiben mit Sichtfenster verschicken. Umschläge sind ebenfalls genormt. Bedeutet: Sobald Sie die Abstände nicht einhalten, verrutscht womöglich der Block mit den Empfängerdaten und taucht nicht mehr im Sichtfenster auf.

Es gibt aber alternative Gestaltungsoptionen. Die nachfolgende Grafik zeigt eine ebenso häufige und beliebte Variante der Gestaltung, die mehr Abwechslung fürs Auge bringt. Demnach haben wir folgende (aufgerundete) Abstände:

• Rechter Blattrand: 11 Zentimeter
• Linker Blattrand: 2,5 Zentimeter
• Oberer Blattrand: 4,5 Zentimeter

Das Ergebnis sieht zum Beispiel so aus:

Briefkopf in Word erstellen

Wenn Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word öffnen, gelangen Sie durch den Doppelklick in die Kopfzeile. Hier können Sie nun einen individuellen Briefkopf erstellen und die Absenderdaten links, mittig oder rechts setzen. Wer auf Briefpapier mit einem Logo schreibt, wählt ein Design, das mit dem Logo des Unternehmens harmoniert. Mit einem erneuten Doppelklick gelangen Sie wieder ins Textfeld.

Die Entfernung des Empfängerfelds beträgt etwa 4,5 Zentimeter vom oberen Blattrand. So können Sie sicher sein, dass Briefpapier und Brieffenster übereinstimmen. Dafür sollten Sie Ihr Schreiben so falten, dass etwa drei gleich große Teile entstehen mit den Empfängerdaten zuoberst.

Welche Schriftgröße und Schriftart verwenden?

Sowohl für Schriftgröße als auch Schriftart gilt der Grundsatz: Die Schrift sollte stets einfach zu lesen sein. Für den Fließtext gilt eine Größe von 11 Punkt als Untergrenze. In manchen Fällen sind 12 Punkt besser zu lesen. Der Briefkopf kann – je nach Platzbedarf – in 10-Punkt-Schrift verfasst sein. Sollten Sie darüber eine sogenannte Rücksendeangabe setzen, muss die in einer deutlich kleineren Schriftgröße – etwa 6-8 Punkt – verfasst sein. Diese Angabe ist einzeilig und enthält erneut Ihre Adressdaten. Sie dient als Hinweis für Postboten, falls Ihr Brief nicht zustellbar ist.

Die Wahl der passenden Schriftart ist Geschmacksache. Allzu extravagante Arten sollten Sie in formellen Briefen vermeiden. Ebenso sollten Sie keine Schriftarten mischen. Klassiker sind „Times New Roman“ (Schriftart mit Serifen, kleinen Verbindungen zwischen den Buchstaben) und „Arial“ (Schriftart ohne Serifen, schnörkellos). Beide kommen allerdings häufig vor, so dass Sie – beispielsweise bei einer Bewerbung – damit nicht hervorstechen. Alternativ können Sie auf „Helvetica“ beziehungsweise „Georgia“ zurückgreifen. Zur besseren Lesbarkeit ist ein anderthalbzeiliger Zeilenabstand üblich.

Position der Betreffzeile

Mit der Betreffzeile geben Sie dem Leser eine Zusammenfassung dessen, was ihn im Schreiben erwartet. Zwei Zeilen unter dem Anschriftenfeld mit den Empfängerdaten setzen Sie den Betreff. Der steht immer linksbündig und ohne den Zusatz „Betreff“ oder „Btr.“

Bei der Gestaltung können Sie mit Schriftgröße und Fettschrift arbeiten. Manche greifen auf die 11-13-15-Regel zurück: 11-Punkt-Schrift für den Fließtext; 13-Punkt-Schrift für Zwischenüberschriften und die Betreffzeile; 15-Punkt-Schrift für besondere Bestandteile – beispielsweise Ihren Namen im Lebenslauf

Häufige Fragen zu Briefköpfen

Wie erstelle ich eine Briefvorlage in Word?

Wenn Sie einen Briefkopf in Word erstellen wollen, klicken Sie unterhalb der Suchleiste auf „Briefe“. Dort suchen Sie sich eine passende Vorlage heraus und klicken auf „Erstellen“. Es öffnet sich ein Dokument, dass Sie nur noch mit Ihren persönlichen Daten ausfüllen müssen. Der Vorteil einer Briefvorlage in Word: Sie wählen das passende Design und müssen sich nicht mehr um Abstände oder Seitenränder kümmern.

Was schreibt man am Ende des Briefes?

Ihren Brief beenden Sie mit einer Grußformel. Achtung: Nach der Grußformel kommt KEIN Komma im Deutschen! Die Formel selbst sollte dem Anlass angemessen sein. Geschäftsbriefe können Sie beispielsweise so beenden:

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit besten Grüßen
• Herzliche Grüße nach…
• Freundliche Grüße aus…

Wie sieht ein offizieller Briefkopf aus?

Ein offizieller Briefkopf sollte sich an der DIN 5008 orientieren. Üblich ist er in kaufmännischen und juristischen Schreiben, zum Beispiel bei einem Kündigungsschreiben. Für einen offiziellen Briefkopf nach DIN 5008 sollten Absender und Datum rechtsbündig stehen. Der Abstand beträgt 4,5 Zentimeter vom oberen Blattrand. Versetzt darunter steht linksbündig die Empfängeranschrift.

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